QU ES EL EFECTIVO Y EL EQUIVALENTE DE EFECTIVO?

Es la primera partida que aparece en un balance general y representa unos de los

reglones ms importantes del activo disponible en una entidad. Se puede definir como la
moneda de curso legal o sus equivalentes, propiedad de una entidad y disponibles para
llevar acabo sus operaciones.
El efectivo est representado por el dinero disponible en los bancos, el segregado para
fines especficos, como son los fondos fijos para gastos menores (caja chica), u otras
partidas que se pueden considerar equivalentes de efectivo.
Clasificacin del efectivo: el efectivo est constituido atreves de diferentes cuentas
contable que representan el numerario o sus equivalentes a una fecha dada.
Equivalente de efectivo: estn relacionados con inversiones que se realizan a corto plazo
y que se consideren valores con una gran liquidez, las cuales deben cumplir con ciertas
condiciones.
La primera de ellas: est referida a que las inversiones deben ser fcilmente convertibles
en efectivo.
La segunda de ellas: es que debe estar relacionadas con el vencimiento de la inversin, la
que debe estar lo ms cercana posible para que no exista riesgo de su conversin en
efectivo.
Las partidas equivalentes de efectivo son las siguientes:
Depsitos a plazo fijo
Bonos cero cupn
Ttulos de estabilizacin monetaria
Papeles comerciales
Colocaciones en mesa de dinero
Letras del tesoro
Bonos de deuda pblica nacional
CLASIFICACIN DEL EFECTIVO (CAJA, FONDO FIJO O CAJA CHICA, EQUIDAD)
Caja:
De conformidad con la definicin, la moneda de curso legal en caja es parte del efectivo.
La cuenta caja est conformada por el efectivo que se recibe o desembolsa con fines
especficos y predeterminados.
Se caracteriza por tener movimientos de forma continuada y que son afectados
diariamente. Se constituye para agilizar ciertas operaciones que permiten a la empresa
recibir cobranzas de clientes menores, efectuar pagos hasta un lmite preestablecido,
entregar dinero a empleados como anticipo o recibir reembolsos de cantidades
previamente entregadas.
Fondo fijo o caja chica:
Es el nombre con que contablemente se identifica la existencia de fondo fijo o poca
cuanta, generalmente utilizado para realizar pagos menores que no requieren la emisin
de un cheque. Los siguientes nombres son utilizados para referirse al mismo concepto de
caja chica, como: fondo para gastos menores, fondos para gastos miscelneos.
Se enumeran a continuacin una serie de normas para su manejo eficiente y
transparente.
1. El fondo debe aperturarse con la autorizacin de un funcionario competente.
2. Debe elaborarse un instructivo para su uso y manejo.
3. Debe utilizarse documentos pre numerados para el control de los desembolsos de
fondo.
4. Los pagos con el fondo deben contar con la autorizacin de un funcionario
responsable.
5. Todo pago debe ser respaldado o soportado con documentos (facturas y/o
recibos), que lo justifiquen.
6. Debe fijarse un monto mximo para el pago con fondos de caja chica.
7. Los documentos que respalden los pagos deben emitirse a nombre de la institucin
y/o entidad y deben ser originales, no deben contener borrones o enmendaduras.
8. El fondo no debe utilizarse para realizar prstamos personales.
9. Debe realizarse arqueos peridicos y sorpresivos al fondo.
10. Los reembolsos deben solicitarse en forma oportuna, es decir , cuando el monto se
haya utilizado en un porcentaje considerable, tomando en cuenta el tiempo que
lleva la reposicin o reembolso .
El riesgo ms generalizado en su manejo es el jineteo de fondos
Este consiste en tomar dinero del fondo, utilizarlo para provecho personal durante un
tiempo y luego reponer el monto tomado.
Los registros contables bsico que se representan en el manejo del fondo de caja chica,
son :
Creacin del fondo de caja chica
Se determina la cantidad necesaria para formar el fondo, el cual debe entregarse a la
persona designada por la gerencia o la persona competente para su manejo. El asiento
de diario que se aplica es el siguiente:
Se carga: Fondo fijo o caja chica Se abona: Efectivo en banco
Erogaciones a travs del fondo de caja chica
El custodio de caja chica debe llevar un control adecuado de los desembolsos que realiza
mediante recibos o comprobantes de caja, en los cuales es conveniente que anote el
concepto desembolso y el nombre de la persona que lo solicita. El custodio debe tener
disponible la totalidad del fondo, sea en efectivo, con comprobantes o ambos

Solicitud de reembolso de caja chica

Cuando el encargado del fondo considera que est por agotarse, debe solicitar que se lo
repongan los desembolsos realizados. Para ello elabora un reporte en el que especifica
los conceptos de cada desembolso, solicitando un cheque a su nombre.
REGLAS DE VALUACIN DE EQUIVALENTES A EFECTIVO
Segn el boletn C-1 (efectivo e inversiones temporales) del IMCP (Instituto Mexicano de
Contadores Pblicos). El efectivo se valuara a su valor nominal, por lo tanto, la existencia
de efectivo en caja se valuara a su valor nominal. El cual se define como la cantidad en
unidades monetarias expresadas en billetes, monedas, ttulos e instrumentos.
El efectivo representado por metales preciosos amonedados y moneda extranjera, se
valuara a la cotizacin aplicable a la fecha de los estados financieros. En las notas de los
estados financieros debe relevarse informacin acerca de la integracin del efectivo y
equivalentes de efectivo.
La valuacin del efectivo y los equivalentes de afectivo debe hacerse al inicio y al final
como se describe a continuacin:
Reconocimiento inicial de los equivalentes de afectivo:
La NIF (Normas de Informacin Financiera) C-1 establece que todos los equivalentes de
efectivo en su reconocimiento inicial deben reconocerse a su costo de adquisicin, el cual
se define como el fondo monto pagado de efectivo o equivalentes por un activo o servicio
al momento de su adquisicin.
Con base en lo anterior, podemos decir que las monedas extranjeras, los metales
precisos amonedados y las inversiones disponibles a la vista, su reconocimiento inicial
deben reconocerse a su costo de adquisicin, es decir, segn las cantidades del efectivo
o equivalente pagados al momento de su adquisicin.
Reconocimiento posterior de los equivalentes de efectivo:
En trminos de la NIF C-1, los equivalentes de efectivo denominado en monedas
extranjeras deben convertirse o reexpresarse a la moneda de informe utilizando el tipo de
cambio con el que pudieran haberse realizado a la fecha del cierre de los estados
financieros. Los efectos de tales conversiones deben reconocerse en el estado de
resultado conforme se devenguen.
De conformidad con la NIF C-1, los equivalentes de efectivo representados por los
metales preciosos amonedados y las inversiones disponibles a la vista deben valuarse a
su valor razonable. Para tal efecto debe utilizarse a su valor neto de realizacin a la fecha
de cierre de los estados financieros. Los efectos de cambios en su valor deben
reconocerse en el estado de resultados conforme se devengue.
ARQUEO DE CAJA:
Consiste en el recuento fsico de la existencia del efectivo y sus equivalentes en posesin
del cajero. Sirve para conocer si los controles internos se estn aplicando
adecuadamente. El arqueo de caja es una operacin que la realiza diariamente el cajero.
Al comprar el saldo obtenido segn arqueo de caja contra el saldo que muestra el libro
mayor, pueden presentarse dos situaciones:
Que el importe del arqueo sea igual al importe registrado en el mayor, en cuyo
caso no ser necesario efectuar ningn ajuste, puesto que el saldo contabilizado
coincide con la realidad.
Que el importe del arqueo sea diferente al registro en el mayor, en cuyo caso la
diferencia puede ser de dos tipos:

a) Cuando el importe del arqueo sea mayor que el saldo segn libros
En este caso, este faltante (segn mayor) o sobrante (segn arqueo) puede originarse
por:
Causas fcilmente identificables:
Dentro de los faltantes debidos a causas fcilmente identificables, pueden mencionarse
las operaciones no reportadas por el cajero o cantidades cobradas de ms. Cuando se
trate de operaciones no reportadas por el cajero, el asiento de ajuste ser el de la
operacin realizada y no reportada por el cajero; es decir, se cargar a la cuenta Caja y
se abonar a la cuenta que corresponda.

Causas difcilmente identificables

En el caso de faltantes por causas difcilmente identificables, es decir, que no se cuenta
con todos los elementos necesarios para determinar el origen del faltante en libros, se
proceder de la siguiente manera:
Si el importe del faltante es considerable, con base en la caracterstica de la importancia
relativa, ya sea en relacin con el monto de la partida o su naturaleza, y apoyados en el
juicio profesional, el cual se basa en el criterio prudencial, se debe optar por la alternativa
que refleje menor optimismo, lo que implica no adelantar utilidades, porque no se
afectarn cuentas de resultados, ya que se estaran registrando utilidades que an no se
han devengado; por tanto, se afectan cuentas de balance, en este caso la de acreedores,
para reflejar la obligacin de entregar el efectivo a quien demuestre ser su propietario
legtimo, anotando como subcuenta la de Faltantes en caja, segn libros.
 b) Cuando el importe del arqueo sea menor que el saldo segn libros
En este caso, este sobrante (segn mayor) o faltante (segn arqueo) puede ser originado
por:
Causas fcilmente identificables
Dentro de los sobrantes debidos a causas fcilmente identificables, se pueden mencionar
las operaciones no reportadas por el cajero, o cantidades pagadas de ms. Cuando se
trate de operaciones no reportadas por el cajero, el asiento de ajuste ser el de la
operacin realizada y no reportada por el cajero, es decir, se cargar a la cuenta de la
operacin no reportada, con abono a la cuenta Caja.

Causas difcilmente identificables

Cuando no se cuenta con todos los datos necesarios para determinar el origen del
sobrante en libros, se proceder de la siguiente manera: Si el importe del sobrante es
considerable, de acuerdo con la importancia relativa, y nuevamente guiados por el juicio
profesional basado en el criterio prudencial, afectaremos cuentas de balance, quedando el
ajuste con cargo a la cuenta Deudores, subcuenta Nombre del cajero, en virtud de que l,
como responsable de la custodia del efectivo, es tambin responsable de las diferencias
que se presenten, con abono a la cuenta Caja. De esta manera se registra el derecho de
exigir el pago de tales diferencias al cajero.
CONCILIACIN BANCARIA:
Este es un procedimiento atreves del cual se trata de igualar o conciliar el saldo mostrado
por el libo mayor del banco de la empresa con el saldo mostrado en el estado de cuenta
bancario, que enva el banco al final de cada mes. La conciliacin bancaria es importante,
dado que el efectivo es el activo circulante ms tentador para robos, se debe de llevar un
control interno peridico y exacto de este recurso, manteniendo registros detallados de
sus operaciones en efectivo.
Objetivo:
La conciliacin bancaria tiene como objetivo justificar los valores que constituyen la
diferencia entre los saldos obtenidos al finalizar el periodo, a la vez que permite encontrar
faltantes sin justificacin, que pueden tener su explicacin en malos manejos de los
recursos o en acciones indebidas, tales como robos, malversacin de fondos, etc.
Mtodos de la conciliacin bancaria:
Mtodo de fondos disponibles o de saldos ajustados: Consiste en partir al mismo
tiempo del saldo que refleja el libro auxiliar del banco y el estado de cuenta
bancario para llegar a dos saldos coincidentes que independientemente de los
montos iniciales se igualan. Una de las principales ventajas de este mtodo,
consiste en que se hace una separacin entre las partidas que generan un ajuste
de aquellas que no lo generan.
Mtodo de saldos encontrados: Consiste en partir uno de los saldos posibles: el
reflejado en el estado de cuenta bancaria y llegar a uno u otro segn sea el caso,
por lo que se pueden presentar dos variantes.
Partir del saldo reflejado segn el estado de cuenta bancaria y llegar a encontrar el
saldo segn libro.
Partir del saldo segn libros y llegar a encontrar el saldo segn el estado de cuenta
bancario.
Partida de conciliacin bancaria:
Como partidas de conciliacin se identifican aquellos aspectos o razones que nos
permiten, a una fecha determinada (cierre de periodo), que el saldo presentado por la
institucin bancaria atreves del estado de cuenta sea igual o coincida con el saldo
presentado por la empresa a travs de su libro mayor de banco.
Partidas registradas por la compaa pero no registradas a un por el banco.
Depsitos en trnsito (depsitos pendientes). La empresa ha registrado estos
depsitos pero el banco no lo ha hecho.

Cheques en circulacin (cheques flotantes). Estos cheques han sido emitidos

por la empresa y registrados en sus libros pero an no han sido pagados por
su banco.
Partidas registradas por el banco pero no registradas aun por la empresa.
Cobros realizados por el banco: esta prctica conocida como un sistema de
caja de seguridad, reduce la posibilidad de robo y tambin pone en circulacin
el efectivo de la semana con ms rapidez que si se estuviera que esperar a
que el personal de la empresa cobrara el efectivo y lo depositara. El banco
puede notificar al depositante estos cobros realizados directamente, en el
estado de cuenta mensual.

Cargos por servicios: este importe corresponde a los honorarios del banco por
procesar las operaciones del depositante. Por lo general los bancos determinan
el cargo por servicios de acuerdo al saldo de la cuenta

Ingresos por intereses sobre cuentas de cheques: muchos bancos pagan

intereses a los depositantes que mantienen un saldo de efectivo lo
suficientemente grande en la cuenta. El banco le notifica al depositante de estos
intereses en el estado de cuenta.

Cheques SSF( cheques sin suficiente fondos) recibidos de clientes.

Cheques cobrados, depositados y devueltos al beneficiario por el banco por

motivos diferentes a SSF

El costo de los cheques impresos: Este cargo contra el salariado de la cuenta

de la empresa en el banco se maneja como un cargo por servicios.