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Portaria n. 272/2000
de 22 de Maio
Considerando que o crescimento constante da documentao produzida e recebida pelos rgos integrados na
estrutura do Exrcito exige a aplicao de normas especficas com o objectivo de racionalizar o ciclo de vida dos
documentos de arquivo, o controlo do seu crescimento e a minimizao dos seus custos de conservao, princpios
estes consubstanciados no Decreto-Lei n 121/92 de 2 de Julho;
Considerando o elevado interesse de muita da documentao produzida pelo Exrcito, quer do ponto de
vista administrativo e tcnico quer do ponto de vista histrico, designadamente no que respeita salvaguarda da
sua memria histrica e para apoio investigao no campo da histria militar, poltica e institucional;
Considerando que compete aos servios de origem a implantao de sistemas de gesto de documentos,
definindo os critrios de avaliao, seleco e eliminao, bem como os prazos de conservao, de acordo com o
Decreto-Lei n 16/93 de 23 de Janeiro;
Considerando a necessidade de dotar os servios do Exrcito de meios indispensveis aplicao de
critrios de racionalidade e eficcia ao nvel da gesto de documentos;
Considerando que com a aprovao do Regulamento Provisrio do Arquivo Geral do Exrcito, aprovado
pela Portaria daquele Ministrio de 9 de Janeiro de 1964, o Exrcito passou a dispor de rgos prprios com
competncia nestas matrias;
Obtido o parecer do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, nos termos do disposto na alnea s)
do n l do artigo 3 do Decreto-Lei n 60/97 de 20 de Maro;
Nestes termos, e ao abrigo do disposto no n l do artigo l do Decreto-Lei n 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo pelos Ministros da Defesa Nacional e da Cultura o seguinte:
1. aprovado o Regulamento de Conservao Arquivstica do Exrcito publicado em anexo presente
Portaria, da qual faz parte integrante.
2. A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicao.
Em 20 de Abril de 2000.
O Ministro da Defesa Nacional, Jlio de Lemos Castro Caldas. - O Ministro da Cultura, Manuel Maria
Ferreira Carrilho.
Artigo l
mbito de aplicao
Artigo 2
2 - Para efeitos de avaliao e seleco dos fundos arquivsticos a Comisso integra um representante do Arquivo
Histrico Militar.
Artigo 3
Avaliao
1 - O processo de avaliao dos documentos de arquivo do Exrcito tem por objecto a determinao do seu valor
para efeitos de conservao permanente ou eliminao, findos os prazos de conservao administrativa.
2 da competncia da CCD, sob proposta dos servios do Exrcito, a atribuio dos prazos mnimos de
conservao administrativa.
3 Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a aprovao do
destino final dos documentos, sob proposta da CCD.
4 Os prazos de conservao dos documentos so os que constam da tabela de seleco, que constitui o anexo n.
1 ao presente Regulamento.
5 - Sempre que os documentos a avaliar estejam integrados em processos, coleces ou registos, o prazo de
conservao administrativa conta-se a partir da data da concluso dos processos ou da juno do ltimo
documento.
Artigo 4
Seleco
1 A seleco dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela CCD,
de acordo com as orientaes estabelecidas na tabela de seleco.
2 Os documentos aos quais for reconhecido valor de conservao permanente devem ser conservados em arquivo
no suporte original.
Artigo 5
Tabela de Seleco
l - A tabela de seleco consigna e sintetiza as disposies relativas avaliao documental devendo ser objecto
de reviso sempre que se verifique a necessidade da sua adequao s alteraes da produo documental.
2 - Para efeitos do disposto no nmero anterior a CCD dever elaborar proposta fundamentada que ser objecto de
parecer favorvel do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da poltica arquivstica nacional.
3 - Na tabela de seleco, as sries documentais so organizadas por reas funcionais e ordenadas alfabeticamente.
4 O nmero de referncia constitudo por dois campos, o primeiro dos quais corresponde rea funcional e o
segundo sequncia alfabtica das sries, mantendo-se permanente a relao entre a referncia e a respectiva srie.
Artigo 6
Remessa para arquivo intermdio
1 - O Arquivo Geral do Exrcito, enquanto arquivo intermdio, deve ser entendido como a entidade
arquivstica que, de acordo com critrios de racionalidade e eficcia, gere a documentao que lhe seja
remetida pelas unidades, estabelecimentos e rgos do Exrcito.
2 - Os documentos que decorrido o prazo de conservao administrativa tenham deixado de ser de utilizao
corrente, sendo, todavia, utilizados ocasionalmente, em virtude do seu interesse administrativo, so remetidos ao
Arquivo Geral do Exrcito, de acordo com a disponibilidade deste, pelas unidades, estabelecimentos e rgos.
3 - Sem prejuzo dos prazos de conservao fixados na tabela de seleco, o Arquivo Geral do Exrcito dever
estabelecer a periodicidade das remessas.
4 - As remessas para o Arquivo Geral do Exrcito implicam a transferncia de propriedade dos documentos, sendo
considerados, para todos os efeitos, propriedade deste arquivo.
Artigo 7
1 O Arquivo Histrico Militar a entidade arquivstica com competncia para proceder guarda, tratamento e
preservao de todos os documentos de valor histrico relativos ao Exrcito.
2 - Os documentos cujo valor arquivstico justifique a sua conservao permanente devem ser remetidos pelo
Arquivo Geral do Exrcito para o Arquivo Histrico Militar no qual so incorporados.
3 So tambm remetidos para o Arquivo Histrico Militar todos os instrumentos de controlo e de referncia
complementares, que durante as fases de conservao administrativa tenham permitido a recuperao da
informao.
Artigo 8
Artigo 9
Eliminao de documentos
l - Os documentos destitudos de valor secundrio devero ser eliminados decorrido o prazo de conservao
administrativa fixado na tabela de seleco.
2 - A eliminao dos documentos da competncia do responsvel pelo servio detentor dos mesmos, carecendo
de aprovao prvia da CCD.
3 - Na deciso de eliminao a entidade competente deve atender a critrios de confidencialidade e racionalidade.
4 - A eliminao de documentos de arquivo que no estejam consignados na tabela de seleco depende de parecer
favorvel do IAN/TT.
Artigo 10
Formalidades da eliminao
Artigo l1
Substituio de suporte
l A substituio do suporte dos documentos pode ser feita por microfilme, como forma de conservao da
respectiva informao, obedecendo esta s normas tcnicas fixadas pela International Standard Organization, e
tendo especialmente em conta:
a) As microformas no podem apresentar cortes ou emendas que ponham em causa a sua integridade e devem
conter obrigatoriamente a reproduo de quadros e termos de abertura, de autenticao e de encerramento;
b) No termo de autenticao exarada a declarao de que as imagens constantes da microforma so
reprodues totais e exactas dos documentos originais, devidamente autenticada pela assinatura do
responsvel pela substituio de suporte;
c) Dos termos de abertura e encerramento dever constar obrigatoriamente a identificao dos responsveis
pela transferncia da informao e respectivas assinaturas e carimbos, e o local e a data dessa mesma
transferncia;
d) As microformas em arquivo devem ser registadas em livro prprio, com termos de abertura e encerramento
e folhas rubricadas pelos responsveis dos centros de filmagem;
e) Devero ainda constar do livro de registo das microformas as emendas e alteraes que eventualmente as
mesmas contenham, conforme preceituado na alnea b).
2 - As cpias ou fotocpias obtidas a partir das microformas nos termos do disposto no artigo 3 do Decreto-Lei n
477/88 de l0 de Dezembro, tm a fora probatria dos originais, desde que devidamente autenticadas com o selo
branco em uso nos servios.
3 - A substituio do suporte dos documentos de conservao permanente s poder ser efectuada mediante
parecer favorvel do IAN/TT, nos termos do n 2 do artigo 5 do Decreto-Lei n 121/92 de 2 de Julho.
Artigo 12
l - Sem prejuzo do regime de acesso aos documentos da administrao, o Arquivo Geral do Exrcito e o Arquivo
Histrico Militar podem adoptar normas internas que regulem o acesso do pblico aos documentos que constituem
o seu arquivo.
2 - Os documentos com classificao de segurana esto sujeitos a interdio de acesso, ou a acesso sob
autorizao, no decurso do prazo de validade do acto de classificao.
ANEXO N. 1
Tabela de seleco
10.960 Requerimentos/Exposies 10 x g)
(Processos com Origem em)
Destino Final
Prazos Mnimos de
N de Sries e Sub-Sries Conservao
Conservao Permanente
Ref. Documentais Administrativa
Eliminao
(Anos) Por Amos-
Global
tragem
30.025 Apoio Areo (Processos sobre) 10 x
Destino Final
Prazos Mnimos de
N de Sries e Sub-Sries Conservao
Conservao Permanente
Ref. Documentais Administrativa
Eliminao
(Anos) Por Amos-
Global
tragem
40.010 Actividade Aduaneira (Processos sobre) 10 x c)
Destino Final
Prazos Mnimos de
N de Sries e Sub-Sries Conservao
Conservao Permanente
Ref. Documentais Administrativa
Eliminao
(Anos) Por Amos-
Global
tragem
45.100 Acesso Internet 2 h) x
(Processos de)
Destino Final
Prazos Mnimos de
N de Sries e Sub-Sries Conservao
Conservao Permanente
Ref. Documentais Administrativa
Eliminao
(Anos) Por Amos-
Global
tragem
50.025 Aces de Formao (Processos sobre) 5 x c)
Destino Final
Prazos Mnimos de
N de Sries e Sub-Sries Conservao
Conservao Permanente
Ref. Documentais Administrativa
Eliminao
(Anos) Por Amos-
Global
tragem
60.050 Atribuio de Crditos 12 x a)
(Notas de)
Destino Final
Prazos Mnimos de
N de Sries e Sub-Sries Conservao
Conservao Permanente
Ref. Documentais Administrativa
Eliminao
(Anos) Por Amos-
Global
tragem
70.050 Acordos de Assistncia Mdica e Hospitalar 10 h) x c)
Destino Final
Prazos Mnimos de
N de Sries e Sub-Sries Conservao
Conservao Permanente
Ref. Documentais Administrativa
Eliminao
(Anos) Por Amos-
Global
tragem
80.050 Acidentes em Servio (Processos de) 2 h) x
Destino Final
Prazos Mnimos de
N de Sries e Sub-Sries Conservao
Conservao Permanente
Ref. Documentais Administrativa
Eliminao
(Anos) Por Amos-
Global
tragem
90.025 Actas (Coleces de) 20 x
90.550 Estatsticas 10 x
EXRCITO PORTUGUS
O Cmdt/Dir/Chefe:
Auto de Entrega
., .. de . de
O representante de 8: 9
O representante de .10: .11
EXRCITO PORTUGUS
O Cmdt/Dir/Chefe:
1
Designao da U/E/O destinatria
2
Nome e posto do responsvel da U/E/O remetente
3
Nome e posto do responsvel da U/E/O destinatria
4
Diploma legal ou despacho que autoriza o acto
5
Natureza do acto: transferncia, incorporao, depsito, doao, aquisio, etc.
6
Designao da U/E/O remetente
7
Designao da U/E/O destinatria
8
Designao da U/E/O remetente
9
Assinatura do responsvel da U/E/O remetente
10
Designao da U/E/O destinatria
11
Assinatura do responsvel da U/E/O destinatria
Guia de Remessa
Fundo13:
Srie:
Datas extremas:
N de Ref. Tabela de Seleco: Suporte:
N e Tipo de U.I. 14: Dimenso: m
Unidades de Instalao
N Ref. Tipo U.I. Ttulo Datas Classificao
12
Unidades de Instalao (caixas, pastas, maos, etc.)
13
U/E/O a que diz respeito
14
Unidades de Instalao (caixas, pastas, maos, etc.)
ANEXO N. 3
EXRCITO PORTUGUS
O Cmdt/Dir/Chefe:
Auto de Eliminao
Ttulo da srie/sub-srie.
Cdigo de classificao: ______________ N de Ref Tabela de Seleco: ___________
Datas extremas: ____________________ Suporte: _____________________________
N e Tipo de U.I. 15 Dimenso: ___________________________
___________________
Unidades de Instalao
Cota Ttulo Datas Extremas
15
Unidades de Instalao (caixas, pastas, maos, etc.)
00.010 Aces de Interesse Pblico 10 x c)
(Processos)
10.960 Requerimentos/Exposies 10 x g)
(Processos com Origem em)
90.550 Estatsticas 10 x
ANEXO N. 2
EXRCITO PORTUGUS
O Cmdt/Dir/Chefe:
Auto de Entrega
16
Designao da U/E/O destinatria
17
Nome e posto do responsvel da U/E/O remetente
18
Nome e posto do responsvel da U/E/O destinatria
19
Diploma legal ou despacho que autoriza o acto
20
Natureza do acto: transferncia, incorporao, depsito, doao, aquisio, etc.
.21 conforme o constante na guia de remessa anexa, que rubricada e autenticada por aqueles
representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.
O identificado conjunto documental ficar sob a custdia de ..22 e a sua utilizao sujeita aos regulamentos internos,
podendo ser objecto de todo o necessrio tratamento tcnico arquivstico no que respeita conservao, acessibilidade e sua
comunicao.
Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado, e assinado pelos representantes das duas U/E/O.
., .. de . de
O representante de 23: 24
O representante de .25: .26
EXRCITO PORTUGUS
O Cmdt/Dir/Chefe:
Guia de Remessa
Fundo28:
Srie:
Datas extremas:
N de Ref. Tabela de Seleco: Suporte:
N e Tipo de U.I. 29: Dimenso: m
Unidades de Instalao
21
Designao da U/E/O remetente
22
Designao da U/E/O destinatria
23
Designao da U/E/O remetente
24
Assinatura do responsvel da U/E/O remetente
25
Designao da U/E/O destinatria
26
Assinatura do responsvel da U/E/O destinatria
27
Unidades de Instalao (caixas, pastas, maos, etc.)
28
U/E/O a que diz respeito
29
Unidades de Instalao (caixas, pastas, maos, etc.)
N Ref. Tipo U.I. Ttulo Datas Classificao
ANEXO N. 3
EXRCITO PORTUGUS
O Cmdt/Dir/Chefe:
Auto de Eliminao
Ttulo da srie/sub-srie.
Cdigo de classificao: ______________ N de Ref Tabela de Seleco: ___________
Datas extremas: ____________________ Suporte: _____________________________
N e Tipo de U.I. 30 Dimenso: ___________________________
___________________
Unidades de Instalao
Cota Ttulo Datas Extremas
30
Unidades de Instalao (caixas, pastas, maos, etc.)