Inventario

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Inventario

Gua rpida del flujo:

1: Antes del inventario

Limpiar los pedidos de venta y de compra del

sistema

Haz dibujos en Furnish de la exposicin

Asegrate de que todos los accesorios estn bien

etiquetados

Transferir todos los artculos a su almacn

correspondiente

Cuadrar el valor de tu stock con el de contabilidad

Cerrar el stock

2: Inventario

Dividir tu almacn/exposicin por zonas

Crear los diarios de recuento de etiquetas

Hacer el recuento fsico

Importar los datos a los diarios de recuento de

etiquetas

Transferir los diarios de recuento de etiquetas a

diarios de recuento

Crear un diario de recuento de artculos no contados

Contabilizar los diarios

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3. Despus del inventario

Comprobar las diferencias en el stock

Cuadrar el valor de tu stock con el de contabilidad

Cerrar el stock

Hacer seguimiento del recuento del stock

IMPORTANTE: Por favor, haced TODOS los pasos explicados en el manual 8.052-2 Pre
Inventario antes de seguir con este manual

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Crear situacin del stock por artculos

Para ello vamos a Gestin del inventario/Diarios/Recuento de artculos/Crear situacin
del stock por artculos

Pincha en ok y empezar el programa. Con esto nos aseguramos que los artculos estn contados
en sus correctos almacenes.

NOTA: El proceso puede durar 10 minutos o ms.

Divide tu almacn/exposicin en zonas

Necesitas dividir tu almacn/exposicin en zonas bien definidas porque te dar una visin de las
reas en las que se deberan haber contado y para hacer ms fcil los recuentos.

Asegrate de que las zonas estn bien definidas para que todo el mundo pueda localizarlas y que
artculos pertenecen a cada zona. Por ejemplo: Una zona de la exposicin es claramente un
ambiente (debera encajar con los dibujos creados en Furnish).

Ejemplo de como dividir tu exposicin:

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Crear diarios de recuento de etiquetas

Para ellos vamos a Gestin del inventario/Diarios/Recuento de artculos/recuento de

etiquetas

Presiona las teclas `Ctrl+N para crear un nuevo diario de recuento de etiquetas

Aqu debes pinchar en el campo Almacn

Pincha en Aceptar.

NOTA: si trabajas con zonas y escneres necesitars una configuracin especial para crear estos
diarios de recuento. Por favor, mirad el manual 13.011-x Tag counting scanners and locations.

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Aqu tienes que elegir que tipo de diario necesitas.

Tag_1: Este diario NO admite combinaciones.

Tag_BOM: Este diario admite combinaciones.

Introduce una descripcin del almacn que ests contando, el estado de la zona contada, quien
es el que hace el conteo y cuando se ha hecho. Debes crear un diario de recuento de etiquetas
para cada zona del almacen/ambiente de la exposicin. Mira el ejemplo ms abajo:

Diario n: Axapta lo rellena automticamente con un nmero secuencial.

Descripcin: Escribe la ubicacin del almacn y la zona. Sew recomienda escribir las
inciales de la persona que hace el conteo Show ambiente 1 xxx

Lneas: Nmero de lneas del diario se rellena automticamente cuando metemos el

nmero de lneas.

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Fecha de contabilidad: Introduce la fecha del da del inventario.

rea de almacenamiento: Introduce la zona donde se ha contado. Ejemplo:

Para la exposicin: ambiente 1
Para el almacn remoto: columna 1, fila 1
Para el almacn own: ambiente 1

Pincha en la pestaa Configurar

Empleado: Introduce tu cdigo de vendedor.

Departamento: Introduce el cdigo de tu tienda.

Almacn: Introduce el almacn donde realizamos el inventario.

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Contar el inventario

Para evitar confusiones sobre lo que fsicamente ha sido contado o contabilizado en Axapta es
importante que no se haga ningn tipo de transaccin en Axapta mientras estamos realizando el
inventario y ajustes.

NOTA: Esto significa no hacer ni pedidos de venta ni de compra ni actualizarlos hasta que los
diarios de inventarios se hayan hecho y contabilizados.

Tambin es importante que cuentes la cantidad de los artculos que estn fsicamente en stock, y
NO contar la cantidad de cajas. Por ejemplo, algunas sillas vienen en cajas de dos unidades, en
este caso deberas contar 2 unidades.

Aadir el stock contado a los diarios de recuento de etiquetas

Encuentra el diario de recuento de la zona del almacn que ests contando.

Pincha en Lneas o presiona Alt+L

Aqu introduces todas las lneas que se han contado para esa zona en concreto. Puedes poner ese
artculo en diferentes lneas tantas veces como lo hayas contado.

NOTA: Si tienes una pistola de de cdigos de barra (para accesorios) la puedes utilizar para
escanear la referencia e incluirla en el diario (los requisitos son wifi, portatil y pistola de codigo de
barras)

Una vez introducidas todas las lneas de esa zona, sal de la pantalla presionado la tecla ESC.

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Importar los artculos contados al diario de recuento de

etiquetas

Los dibujos de Furnish (que fueron exportados de Furnish en la preparacin del inventario) de los
ambientes de tu exposicin se pueden importar a los diarios de recuento de etiquetas de cada
ambiente.

Para ello debes pinchar en Funciones/Importar desde Furnish

A continuacin busca el archivo a exportar en la carpeta de Furnish import.

Una vez solicitado el archivo, pincha en Aceptar.

A continuacin las lneas del dibujo de furnish se importarn al diario de recuento de etiquetas.

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Si has contado el inventario y lo has guardado en un archivo de excel, puedes importar el archivo
de excel haciendo lo siguiente:

Asegurate de que las referencias estn en la columna A y las cantidades en la columna B.

Selecciona las dos columnas y cpialas

Abre un archivo de notas y pega esas dos columnas

Ahora si puedes importar el archivo como un dibujo de Furnish.

Si te sale un error, te aparecer una ventana de informacin con la referencia que no est incluida
en la base de datos de Axapta.

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Entonces debes quitar esa referencia del archivo de notas o reemplazarla por la referencia correcta
y volver a intentarlo hasta que hayamos quitados todos los artculos no existentes.

Si quitas las referencias del archivo de notas, recuerda modificar manualmente esa referencia en el
diario de recuento.

Cuando todos los ambientes o zonas se han metido por separado en sus respectivos diarios de
recuento de etiquetas se deben transferir a un diario de recuento.

Transferir los diarios de recuento de etiquetas a diarios de

recuento

Todos los diarios de recuento de etiquetas deben transferirse a un solo diario de recuento para
cada uno de los almacenes.

Marca todos los diarios de recuento de etiquetas que necesitas aadir al diario de recuento.
(Mantn pulsado la tecla Ctrl mientras pinchas con el botn izquierdo del raton en cada diario de
recuento de etiquetas).

Por ejemplo, todos los diarios de recuento de etiquetas del almacn own se deben transferir a un
solo diario de recuento.

Esto hay que hacerlo de la misma forma para los otros dos almacenes (remstock y show).

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NOTA: los diarios de recuento de etiquetas que has seleccionado tienen que tener la misma fecha,

departamento y almacn.

Cuanod tengas tods los diarios seleccionados, pincha en la opcin Actualizacin seleccionada

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Axapta te muestra una lista con los diarios seleccionados. Comprueba que esos diarios son los que
quieres transferir y que no te falta ninguno. Pincha en aceptar para crear el diario de recuento.

NOTA: Es muy importante que recuerdes marcar todos los diarios de recuento de etiquetas para
cada almacn antes de la actualizacin si no recuerdas todos los diarios de recuento de etiquetas
tienes que eliminar el diario de recuento y crear todos los diarios de recuento de etiquetas otra vez
y realizar el mismo proceso descrito anteriormente.

Los diarios de recuento de etiquetas se han transferido y se creado un diario de recuento.

Ahora debes ir a diarios de recuento y cambia el texto de la descripcin del diario

Para ellos vamos a Gestion del inventario/Diarios/Recuento de artculos/Recuento

Aqu tienes el diario de recuento creado.

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Rellena el campo descripcin con el almacen contado y la fecha del recuento.

Ejemplo: Show art. contados 12-01-2009

Cuando todos los diarios de recuento de etiquetas se han transferido a un diaro de recuento tienes
que crear diarios no contados.

Crear un diario de recuento no contado

Necesitas crear un diario de recuento no contado para cada uno de los almacenes.

La razn por la que creamos un diario de recuento no contado es que queremos identificar si hay
en Axapta artculos disponibles que fsicamente no estaban durante el recuento en los almacenes
(es decir, no contados).

Artculos no contados

Para identificar los artculos no contados tenemos que crear un nuevo diario de recuento.

Para ellos vamos a Gestion del inventario/Diarios/Recuento de artculos/Recuento

Presiona las teclas `Ctrl+N para crear un nuevo diario de recuento.

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Aqu debes pinchar en el campo Almacn

Introduce una descripcion que figure que es un diario de recuento no contado y que almacn es
el elegido.

Nombre: Elige Count_1

Diario n: Axapta lo rellena automticamente con un nmero secuencial.
Descripcin: Introduce una descripcin que tenga sentido/fecha/iniciales por ej:

1. Show no contado 12.01.09 xxx

2. Rem no contado 12.01.09 xxx
3. Own no contado 12.01.09 xxx

Selecciona la pestaa Configurar

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Reserva: Elige automtico entonces Axapta har la reserva contra stock por ti, cuando
tengas un stock negativo en la columna cantidad.

Departamento: Introduce el cdigo de tu tienda.

Almacn: Introduce el almacn para los artculos no contados.

Pincha en la opcin Lneas o presiona las teclas (Alt+L)

Pincha en Crear y selecciona Disponible.

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La siguiente ventana aparecer.

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Fecha de recuento: Introduce la fecha correcta del recuento.

Reset available physical: Activa la casilla.
Sin contar desde: Dejarlo en blanco.

Pincha en Seleccionar

Elige el alamcen correspondiente para el diario de recuento no contado y excluye los artculos
de servicios.

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Pincha en Aceptar dos veces

Importante!
Si aparece cantidad en la columna contado siginifica que el artculo est reservado contra un
pedido de venta de un cliente. Sin embargo, como este es el diario de los no contados, todos los
artculos que aparecen como disponible son artculos que Axapta cree que deberas tener en stock
pero no los has contado en tu almacen al hacer el recuento fsico.

Para agrupar todos los artculos que tienen una cantidad en la columna contado, debes pinchar
en la parte de arriba donde est la palabra contado (en el encabezado).

Lo primero es hacer una doble comprobacin de lo que has contado para ver si realmente tienes
ese artculo en stock o no.

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Si tienes ese artculo en stock, debras aadir ese artculo a tu diario de recuento para ese
almacen.

Si no lo tienes en stock, necesitas encontrar en que pedido de venta est reservado y quitar la
reserva.

Cuando hayas quitado todas las reservas debes eliminar por completo el diario de receutno no
contado utilizando las teclas ALT+F9.

Ahora vuelve a crear el diario de recuento no contado de la misma manera que la ultima vez (de
esta forma ahorrars tiempo en lugar de ir haciendo los cambios en el diario de recuento inicial).

Ahora tienes el diario no contado con todos los artculos que tu beberas dar de baja de tu
inventario.

Contabilizar los diarios

El siguiente paso es contabilizar los diarios y hacer efectivo las correciones.

Contabiliza tanto los diarios de recuento como los no contados.

Antes de contabilizar los diarios tiene la opcion de validar para asegurarte que se pueden
contabilizar.

Pincha en Validar.

Cuando la validacin es correcta aparecer la siguente ventana de informacin.

Ahora ya puedes contabilizar el diario. Pincha en Registrar y la siguiente ventana aparecer.

Pincha en Aceptar y el diario se contabilizar.

NOTA! Cuando contabilizas el sistema previamente lo valida.

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La ventana de informacin que ves a continuacin te dir que todo se ha contabilizado

correctamente. Los ajustes de inventario ahora son efectivos.

NOTA! Los diarios se deben contabilizar en el mismo da en el que el recuento se ha hecho en los
almacenes.

IMPORTANTE:

No has terminado tu inventario hasta que hayas completado todos los pasos en el
manual 8.054-x Despues del inventario

Comprueba los diarios de recuento por posibles diferencias y corrgelas

Cuadra el valor del stock con el de contabilidad
Cierra el inventario
Vuelve a meter pedidos de clientes

Manuales relacionados:

En relacin con el proceso de inventario:

8.052-x Pre inventario
8.054-x Despues del inventario

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