M

Miinniisstteerruull IInntteeggrrrriiii E
Euurrooppeennee ((M
MIIE
E))

D
Diirreecciiaa A
Auuddiitt

MANUAL DE AUDIT INTERN

privind programele
finanate din fonduri PHARE

Versiunea 3

30 iunie 2006

1
CUPRINS:

ABREVIERI ___________________________________________________________________ 6
INTRODUCERE________________________________________________________________ 7
GLOSAR ______________________________________________________________________ 8
1. Organizarea sistemului de audit public intern n Romnia ___________________________ 12
1.1. Structura organizaional a auditului intern din cadrul MIE___________________________ 13
1.1.1. Organigrama auditului intern pentru EDIS n Romnia _______________________________________ 16
1.1.2. Diagrama inter - instituional___________________________________________________________ 17
1.1.3. Relaia Direciei Audit (MIE) cu ministrul integrrii europene __________________________________ 18
1.1.4. Relaia Direciei Audit (MIE) cu Responsabilul cu Autorizarea Programului (PAO) _________________ 18
1.1.5. Relaia Direciei Audit (MIE) cu Responsabilul Naional pentru Autorizarea Finanrii (NAO) ________ 18
1.1.6. Relaia Direciei Audit (MIE) cu auditul extern ______________________________________________ 18
1.2. Autoritate i responsabiliti _______________________________________________________ 19
1.2.1. Baza legal __________________________________________________________________________ 19
1.2.2. Autoritatea __________________________________________________________________________ 20
1.2.3. Limitarea autoritii i responsabilitii____________________________________________________ 20
1.3. Scop____________________________________________________________________________ 21
1.3.1. Misiunea Direciei Audit________________________________________________________________ 21
1.3.2. Obiective ____________________________________________________________________________ 21
1.3.3. Valori ______________________________________________________________________________ 22
1.4. Standardele de audit intern ________________________________________________________ 22
1.5. Codul privind conduita etic a auditorului intern______________________________________ 22
1.6. Amendamente la Manualul/procedurile de audit intern ________________________________ 25
2. Aria de cuprindere a auditului intern ____________________________________________ 26
2.1. Controlul intern i pista de audit____________________________________________________ 27
2.1.1. Controlul intern ______________________________________________________________________ 27
2.1.2. Criterii _____________________________________________________________________________ 27
2.1.3. Pista de audit ________________________________________________________________________ 28
2.2. Tipuri de audit intern _____________________________________________________________ 28
2.3. Audit ad-hoc_____________________________________________________________________ 28
2.4. Consiliere managerial ____________________________________________________________ 29
3. Personal i instruire __________________________________________________________ 30
3.1. Competena _____________________________________________________________________ 30
3.2. Resurse _________________________________________________________________________ 30
3.3. Instruire i dezvoltare personal ____________________________________________________ 32
3.3.1. Instruire i planuri de dezvoltare profesional_______________________________________________ 32
3.3.2. Educaiei profesional continu __________________________________________________________ 32
3.3.3. Personalul nou angajat_________________________________________________________________ 32
4. Administrarea auditului intern__________________________________________________ 33
4.1. Rolul efului auditului intern _______________________________________________________ 33
4.2. Repartizarea misiunilor de audit intern ______________________________________________ 33
4.4. Examinri ad-hoc i testri ale sistemelor de management i control______________________ 34
4.5. Controlul auditului _______________________________________________________________ 34

2
5. Planificarea auditului intern ___________________________________________________ 35
5.1. Evaluarea riscurilor ______________________________________________________________ 35
5.1.1. Riscul inerent ________________________________________________________________________ 35
5.1.2. Riscul de control ______________________________________________________________________ 36
5.1.3. Auditurile anterioare/iregulariti ________________________________________________________ 37
5.1.4. Evaluarea riscurilor ___________________________________________________________________ 37
5.1.5. Selectarea misiunilor de audit pe baza analizei riscurilor ______________________________________ 38
5.1.6. Factori de risc specifici misiunilor de audit privind fondurile europene ___________________________ 38
5.2. Planul strategic de audit ___________________________________________________________ 38
5.2.1. Raionament _________________________________________________________________________ 38
5.2.1.1. Viziune de ansamblu _____________________________________________________________ 39
5.2.1.2. Abordarea participativ ___________________________________________________________ 40
5.2.2. Procesul de planificare strategic a auditului _______________________________________________ 40
5.2.2.1. Fazele elaborrii planului strategic de audit intern ____________________________________ 40
5.3. Planul anual de audit intern________________________________________________________ 47
5.3.1. Scop i cuprins _______________________________________________________________________ 47
5.3.2. Resursele de audit_____________________________________________________________________ 48
5.4. Programul de audit intern (Agenda de audit) _________________________________________ 49
5.4.1. Scopul Programului misiunii de audit intern ________________________________________________ 49
5.4.3. Cuprinsul Programului misiunii de audit intern______________________________________________ 49
5.5. Analize i edine _________________________________________________________________ 50
5.6. Timpul auditorului _______________________________________________________________ 50
6. Metodologia de audit_______________________________________________________ 51
6.1. Introducere _____________________________________________________________________ 51
6.2. Fazele auditului __________________________________________________________________ 51
6.3. Iniierea procesului de audit _______________________________________________________ 54
6.3.1. Repartizarea auditorilor ________________________________________________________________ 54
6.3.2. Notificarea entitii auditate_____________________________________________________________ 54
6.3.3. Notificarea prilor interesate ___________________________________________________________ 54
6.4. Analiza preliminar _____________________________________________________________ 54
6.4.1. Obiectivele analizei preliminare__________________________________________________________ 54
6.4.2. Colectarea informaiilor ________________________________________________________________ 55
6.4.3. Prelucrarea informaiilor _______________________________________________________________ 55
6.4.4. Identificarea obiectelor auditabile ________________________________________________________ 56
6.4.5. Analiza riscurilor _____________________________________________________________________ 56
6.5. Elaborarea programului misiunii de audit intern (Agenda de audit) ______________________ 61
6.5.1. Programul de audit (agenda de audit) _____________________________________________________ 61
6.5.2. Programul preliminar al interveniilor la faa locului _________________________________________ 61
6.6. edina de deschidere (edina iniial)_______________________________________________ 61
6.6.1. Minuta edinei de deschidere ___________________________________________________________ 62
6.7. Confirmarea ariei i obiectivelor auditului ___________________________________________ 62
6.8. Intervenia la faa locului (Munca de teren) _________________________________________ 62
6.8.1. Definire i etapele muncii de teren ________________________________________________________ 62
6.8.2. Obiectivele muncii de teren _____________________________________________________________ 63
6.8.3. Documentaia muncii de teren ___________________________________________________________ 63
6.8.4. Eantionarea_________________________________________________________________________ 64
6.8.4.1. Definiie ________________________________________________________________________ 64
6.8.4.2. Obiectivele eantionrii___________________________________________________________ 64
6.8.4.3. Metode de selectare a eantionului ________________________________________________ 65
6.8.4.4. Procesul de eantionare __________________________________________________________ 65
6.8.4.5. Testarea managementului riscurilor, a controalelor interne i testarea de detaliu _________ 66
6.9. Constatrile auditului _____________________________________________________________ 68
6.9.1. Fia de identificare i analiz a problemei (FIAP - uri)________________________________________ 68

3
 6.9.2. Constatarea iregularitilor _____________________________________________________________ 69
6.9.3. Revizuirea documentelor de lucru ________________________________________________________ 69
6.10. edina de nchidere _____________________________________________________________ 69
6.11. Proiectul Raportului de audit intern________________________________________________ 70
6.12. Revizuirea proiectului de Raport de audit public intern _______________________________ 71
6.13. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la structura auditat ________________ 71
6.14. Reuniunea de conciliere __________________________________________________________ 72
6.15. Raportul de audit public intern (final) ______________________________________________ 72
6.16. Difuzarea Raportului de audit public intern_________________________________________ 72
6.17. Urmrirea recomandrilor _______________________________________________________ 73
6.17.1. Procesul de urmrire a implementrii recomandrilor _______________________________________ 73
6.17.2. Raportul privind stadiul implementrii recomandrilor auditului intern__________________________ 74
6.18. Feed-back ul din partea structurii auditate ________________________________________ 74
7. Documentaia de audit ________________________________________________________ 75
7.1. Introducere _____________________________________________________________________ 75
7.2. Cerine _________________________________________________________________________ 76
7.3. Referina ncruciat______________________________________________________________ 76
7.4. Politica de arhivare _______________________________________________________________ 76
7.5. Dosarele de audit _________________________________________________________________ 77
7.5.1. Dosarul permanent ____________________________________________________________________ 77
7.5.2. Dosarul documentelor de lucru __________________________________________________________ 80
7.6. Controlul i administrarea documentelor ____________________________________________ 81
7.7. Codificarea documentelor _________________________________________________________ 81
8. Probleme generale de securitate_________________________________________________ 82
8.1. Securitatea informaiei n cadrul Direciei Audit ______________________________________ 82
9. Controlul calitii ____________________________________________________________ 83
9.1. Criterii generale de calitate a auditului ______________________________________________ 83
9.2. Programul de asigurare a calitii___________________________________________________ 83
9.2.1. Evaluarea intern _____________________________________________________________________ 83
9.2.2. Evaluarea extern_____________________________________________________________________ 84
9.2.3. Supervizarea activitii de audit intern ____________________________________________________ 84
9.3. Raportarea activitii Direciei Audit ________________________________________________ 85
10. Relaia dintre Direcia Audit - MIE i Ageniile de Dezvoltare Regional_______________ 86
10.1. O abordare de colaborare ________________________________________________________ 86
10.2. Clauze referitoare la audit intern __________________________________________________ 86
11. Principii i linii directoare eseniale pentru procesul de audit ________________________ 90
11.1. Principii aplicabile relaiilor umane n procesul de audit_______________________________ 90
11.2. Alte principii ___________________________________________________________________ 90
11.2.1. Generale ___________________________________________________________________________ 90
11.2.2. Obinerea de informaii________________________________________________________________ 90
11.2.3. nregistrarea informaiilor _____________________________________________________________ 91
11.2.4. Natura testelor de conformitate _________________________________________________________ 91
11.2.5. Perioada de timp_____________________________________________________________________ 91
11.2.6. Mrimea testelor_____________________________________________________________________ 91

4
 11.2.7. Eficacitatea sistemelor de control________________________________________________________ 92
11.2.8. Eficiena sistemelor de control __________________________________________________________ 92
12. Proceduri operaionale _______________________________________________________ 93
12.1. Introducere ____________________________________________________________________ 93
12.2. Lista de proceduri operaionale____________________________________________________ 93
13. Revizuirea Manualului de audit intern __________________________________________ 94
13.1. nregistrarea amendamentelor ____________________________________________________ 94
13.2. Distribuia Manualului de audit intern______________________________________________ 94

5
ABREVIERI

AI Agenii de Implementare
CAPI Comitetul de Audit Public Intern
CE Comisia Europeana
DGFP Direcia General pentru Finane Publice
DIS Sistemul de Implementare Descentralizat
DL Document de Lucru
EDIS Sistemul Extins de Implementare Descentralizat
EU Uniunea European
FN Fondul Naional
IAI Insitutul Auditorilor Interni
TIC Tehnologia Informaiei i Comunicrii
IT Tehnologia Informaiei
MIE Ministerul Integrrii Europene
MoU Memorandumul de nelegere
NAC Coordonatorul Naional al Asistenei
NAO Responsabilul Naional cu Autorizarea Finanrii
PAO Responsabilul cu Autorizarea Programului
PHARE Polonia Ungaria Ajutor pentru Restructurarea Economiei
PO Procedura Operaional
PRAG Ghidul Practic de Proceduri de Contractare pentru proiectele
finanate din bugetul general al Comunitilor Europene
RP Responsabilul de Program
SIA Standardele Internaionale de Audit
SIC Standardele Internaionale de Contabilitate
DA Direcia Audit din MIE
UCAAPI Unitatea Central pentru Armonizarea Auditului Public Intern

6
INTRODUCERE

Acest Manual de Audit Intern este proiectat s ofere un ghid pentru Direcia Audit din
Ministerul Integrrii Europene.

Manualul de Audit Intern:

- descrie strategia de audit intern legat de administrarea Asistenei Comunitare

PHARE;
- ofer un ghid pentru auditorii interni atunci cnd i desfoar sarcinile i atribuiile
repartizate, constituind un instrument important pentru instruirea on the job.

In contextul Manualului prezent de Audit Intern pentru Direcia Audit din cadrul MIE:

Manual se refer la Manualul de Audit Intern

DA se refer la funciile/personalul Direciei Audit din MIE n

msura n care au legtur cu auditul intern al
administrrii fondurilor de dezvoltare regional la
MIE,

Directorul de Audit Intern

se refer la Directorul Direciei Audit din MIE,

Auditor(i) Intern(i) Personalul

De Audit se refer la Auditorii Interni ce desfoar auditul fondurilor
PHARE gestionate de MIE,
sau Auditor

Entitatea auditat se refer la Departamentul(ele)/Divizia (Diviziile)/Unitatea

(Unitile) implicate n implementarea/
administrarea fondurilor PHARE n cadrul MIE.
Entitatea auditat se poate referi i la ADR, acolo
unde este specificat ca atare.

Standardele de Audit Intern se

refer la Procedurile i metodologiile elaborate n acest
Manual de Audit Intern se refer la Standardele
naionale de audit public intern elaborate de
Unitatea Central pentru Armonizarea Auditului
Public Intern, i au avut n vedere standardele
internaionale de audit intern elaborate de IIA.

7
GLOSAR
Valoare adaugat
In procesul de colectare de date pentru
nelegerea i evaluarea riscului, auditorii
interni i formeaz o perspectiv n ceea
ce privete operaiunile i oportunitile
pentru mbuntirea activitilor ce pot fi
extrem de benefice pentru organizaie.
Aceast informaie valoroas poate fi
furnizat sub form de consultan,
consiliere, comunicri scrise, sau prin alte
mijloace. Toate acestea trebuie s fie
comunicate n mod adecvat personalului
corespunztor de conducere i celui
operaional.
Control Adecvat
Acesta este instituit atunci cnd
conducerea a planificat i a organizat
(proiectat) operaiunile ntr-o manier
care ofer o asigurare rezonabil c
riscurile organizaiei au fost gestionate n
mod eficace i c scopurile i obiectivele
organizaiei vor fi atinse n mod eficient i
economic.
Servicii de Asigurare
O examinare obiectiv a dovezilor n
scopul oferirii unei evaluri independente
n ceea ce privete procesele de gestiune
a riscurilor, control sau de conducere
dintr-o organizaie. De exemplu: servicii
de asigurare privind securitatea
financiar, performanele, de conformitate
i de sistem, asumarea angajamentelor n
mod responsabil.
Aria de cuprindere a auditului
Se refer la activitile acoperite de
auditul intern. Aria de cuprindere a
auditului include:
Obiectivele auditului
Natura i msura n care au fost
desfurate procedurile de
auditare.
Perioada de timp auditat
Activitatile anexe ce nu sunt de
audit, ce descriu limitele auditului.
Programul misiunii de audit
Programul de lucru ale auditului include:
a. activitatile ce trebuie auditate
b. cand vor fi ele auditate
c. timpul necesar estimat, lund n
considerare aria de curprindere a
activitii de audit desfurat de
alii.
Documentele de lucru ale auditului
nregistrarea informaiilor obinute,
analizele efectuate i concluziile atinse n
timpul auditului. Documentele de lucru ale
auditului trebuie s sprijine constatrile i
recomandrile raportate.
Activiti auditabile
Constau n acele activiti/subactiviti ce
sunt capabile de a fi definite i evaluate.
Activiti auditabile pot fi:
Politici, proceduri i practici
Sisteme informaionale
Programe, proiecte i/sau
contracte
Uniti organizaionale
Funcii precum tehnologia
informaiei, achiziii, relaia cu
mass media, managementul
proiectului, finane, contabilitate i
resurse umane
Sisteme de tranzacie pentru
activiti precum achiziii, pli,
inventar i contabilitatea costurilor,
trezorerie, statul de plat i active
de capital.
Situaii financiare.
Entitatea auditat
Include orice unitate sau activitate a unei
organizaii ce este auditat.
Autorizaie
Implic faptul c autoritatea ce ofer
autorizaia a verificat i a validat c
activitatea sau tranzacia este conform
cu politicile i procedurile stabilite.
8

Autorizarea
nseamn iniierea sau oferirea
permisiunii de a desfura activiti sau
tranzacii.
Carta
Carta activitii de audit intern este un
document scris ce definete scopul,
autoritatea i responsabilitatea activitii.
Scopul cartei este:
a. s stabileasc poziia activitii de
audit intern n cadrul organizaiei
b. s autorizeze accesul la
nregistrri, personal i proprieti
fizice relevante pentru
desfurarea angajamentelor,
c. s defineasc aria de cuprindere i
desfurarea activitilor de audit
intern.
eful auditului intern
Poziia superioar n cadrul organizaiei
responsabile de activitile de audit
intern.
Codul de Etic
Scopul Codului de Etic este de a
promova o cultur etic n auditul intern.
Un cod de etic este necesar i adecvat
pentru profesia de audit intern, deoarece
ea este bazat pe ncrederea n obiectivul
su: asigurarea privind riscul, controlul i
conducerea.
Conformitate
Abilitatea de a asigura n mod rezonabil
conformitatea i aderena la politicile,
planurile, procedurile, legile,
regulamentele i contractele organizaiei.
Cerina de conformitate
Se refer la condiiile stabilite de
conducere pentru a fi ndeplinite de
organizaie. Termenul se refer, de
asemenea, la condiiile ce pot fi impuse
organizaiei prin lege sau regulamente
sau pot fi agreate printr-un acord
contractual. Aceste condiii afecteaz
maniera n care se desfoar
operaiunile organizaiei i modul n care
se ating obiectivele. Cerinele de
conformitate le includ pe cele stabilite,
impuse sau agreate n scopul protejrii
activelor organizaiei, inclusiv prevenirea
i/sau detectare de achiziii, folosire sau
dispunere neautorizat de resurse.
Concluzii (opinii)
Evaluarea auditorului intern a efectelor
constatrilor referitoare la activitile
analizate. Concluziile ofer de obicei un
cadru general pentru constatri bazat pe
implicatiile lor globale.
Condiie
Starea de fapte pe care auditorul a
gsit-o n timpul examinrii (ceea ce
exist).
Conflict de interese
Orice relaie ce este sau pare a nu fi n
cel mai bun interes al organizaiei. Un
conflict de interese ar prejudicia abilitatea
unui individ de a-i desfura ndatoririle
i responsabilitile n mod obiectiv.
Servicii de consultan
Gama de servicii, dincolo de serviciile de
asigurare ale auditului intern, oferite
pentru a asista conducerea n
ndeplinirea obiectivelor sale. Natura i
aria de cuprindere a activitii sunt
agreate cu Directorul.
Exemple: facilitarea, proiectarea
procesului, instruire i servicii de
consiliere.
Control
Orice aciune ntreprins de conducere i
de alte pri interesate pentru a
mbunti gestiunea riscurilor i a mri
probabilitatea ca obiectivele i scopurile
stabilite s se ndeplineasc. Conducerea
planific, organizeaz i conduce un
numr suficient de aciuni pentru a oferi o
asigurare rezonabil c obiectivele i
scopurile vor fi atinse.
Mediul de control
Atitudinea i aciunile conducerii n ceea
ce privete semnificaia controlului n
cadrul organizaiei. Mediul de control
ofer disciplina si structura pentru
9
atingerea obiectivelor primare ale Controale directive
sistemului de control intern. Mediul de Aciuni ntreprinse pentru a cauza sau a
control include urmtoarele elemente: ncuraja ca un eveniment dorit s aib
Integritatea i valorile etice loc.
Filozofia i stilul de operare al
conducerii
Structura organizaional Performana economic
Repartizarea de autoritate i Atingerea obiectivelor i scopurilor n
responsabilitate condiii de eficien, eficacitate i
Politicile i practicile n domeniul economicitate.
resurselor umane
Competena personalului Efect
Managementul informaiei Riscul sau expunerea pe care entitatea
auditat, organizaia i/sau altele le
Managemeentul riscului
ntmpin datorit faptului c condiiile nu
Comunicarea i monitorizarea
sunt aceleai cu criteriile.
Relaia cost - beneficiu
Control eficace
nseamn c orice pierdere potenial
Este prezent atunci cnd managementul
asociat cu orice expunere sau risc este
conduce sistemele ntr-o manier ce
msurat pe baza costului implicat pentru
ofer o asigurare rezonabil c
a o controla.
obiectivele i scopurile organizaiei vor fi
atinse.
Procesele de control
Politicile, procedurile i activitile ce fac
Performana eficient
parte dintr-un cadru de control, proiectat
Atingerea obiectivelor i scopurilor ntr-o
pentru a se asigura c riscurile sunt
manier corect i la timp cu minimum de
pstrate n limitele tolerate ale riscurilor,
resurse.
stabilite n cadrul procesului de
management al riscurilor.
Angajament
O activitate, sarcina specific auditului
Criterii
intern precum o analiz a auditului intern,
Standardele, msurile sau ateptrile
auto-evaluarea, examinarea fraudei sau
folosite n realizarea unei evaluri i/sau
consultan. Un angajament poate
verificri (ce ar trebui s existe).
include sarcini sau activiti multiple
proiectate s ndeplineasc un set
Controale de detectare
specific de obiective.
Aciuni ntreprinse pentru a detecta
evenimente nedorite ce au avut loc.
Obiectivele angajamentelor
Declaraii generale elaborate de auditorii
Sistemul descentralizat de
interni ce definesc sarcinile planificate ale
implementare (DIS)
angajamentelor.
Sistem de implementare al programelor
cu finanare UE unde o parte din
Eroare
management i responsabiliti au fost
n ceea ce privete rapoartele de audit
transferate rii beneficiare n timp ce
intern, este o declaraie greit sau
Comisia European deine
omisiune a unei informaii importante n
responsabilitatea final, conform
mod involuntar ntr-un raport de audit
tratatelor Consiliului Europei.
final.

10
Sistemul extins de implementare
descentralizata (EDIS)
Sistem de implementare a programelor
finanate de UE unde ntreg
managementul i toate responsabilitile
au fost transferate rii beneficiare, iar
Comisia European realizeaz doar
controlul ex-post.
Auditori Externi
Se refer la acei profesioniti n audit
care desfoar misiuni anuale
independente de audit ale declaraiilor
financiare ale organizaiei.
Furnizor extern de servicii
O persoan sau firm, independent fata
de organizaie, care are cunotinele,
abilitile i experiena specific ntr-o
anumit disciplin.
Constatri
Declaraii pertinente ale faptelor.
Constatrile auditului reies dintr-un
proces de comparare a ceea ce este cu
ceea ce trebuie s fie.
nelegere
Abilitatea de a aplica o nelegere larg
situaiilor ce vor fi probabil ntlnite, de a
recunoate deviaiile semnificative i de a
fi n stare s ntreprind cercetarea
necesar pentru a ajunge la soluii
rezonabile.
11
1. Organizarea sistemului de audit public intern n Romnia

Structurile de Audit Intern din cadrul instituiilor administraiei publice au fost stabilite n
Legea nr.672/2002 privind auditul public intern i includ:

Comitetul pentru Audit Public Intern (C.A.P.I.), organism cu caracter consultativ,

pentru a aciona n vederea definirii strategiei i a mbuntirii activitii de audit
public intern, n sectorul public. C.A.P.I. este compus din 11 membri: preedintele
Camerei Auditorilor Financiari din Romnia, directorul general al U.C.A.A.P.I.,
experi, profesori universitari, specialiti n domeniul auditului public intern. Membrii
C.A.P.I., cu excepia directorului general U.C.A.A.P.I., nu pot face parte din
structura Ministerului Finanelor Publice.

Unitatea Central pentru Armonizarea Auditului Public Intern (U.C.A.A.P.I.)

nfiinat n cadrul Ministerului Finanelor Publice, n subordinea direct a
ministrului finanelor publice. Directorul General al U.C.A.A.P.I. este funcionar
public i este numit de ctre ministrul finanelor publice, cu aprobarea C.A.P.I..
n realizarea obiectivelor sale U.C.A.A.P.I. are urmtoarele atribuii principale:
a) elaboreaz, conduce i aplic o strategie unitar n domeniul auditului public
intern i monitorizeaz la nivel naional aceast activitate;
b) dezvolt cadrul normativ n domeniul auditului public intern;
c) dezvolt i implementeaz proceduri i metodologii uniforme, bazate pe
standardele internaionale, inclusiv manualele de audit intern;
d) dezvolt metodologiile n domeniul riscului managerial;
e) elaboreaz Codul privind conduita etic a auditorului intern;
f) avizeaz normele metodologice specifice diferitelor sectoare de activitate n
domeniul auditului public intern;
g) dezvolt sistemul de raportare a rezultatelor activitii de audit public intern i
elaboreaz raportul anual, precum i sinteze, pe baza rapoartelor primite;
h) efectueaz misiuni de audit public intern de interes naional cu implicaii
multisectoriale;
i) verific respectarea normelor, instruciunilor, precum i a Codului privind
conduita etic a auditorului intern de ctre compartimentele de audit public
intern i poate iniia msurile corective necesare, n cooperare cu conductorul
entitii publice n cauz;
j) coordoneaz sistemul de recrutare i de pregtire profesional n domeniul
auditului public intern;
k) avizeaz numirea/destituirea efilor compartimentelor de audit public intern din
entitile publice;
l) coopereaz cu Curtea de Conturi i cu alte instituii i autoriti publice din
Romnia;
m) coopereaz cu autoritile i organizaiile de control financiar public din alte
state, inclusiv din Comisia European.

Compartimente de audit intern constituite la nivelul instituiilor publice

Compartimentul de audit public intern se organizeaz astfel:

a) conductorul instituiei publice sau, n cazul altor entiti publice, organul de
conducere colectiv are obligaia instituirii cadrului organizatoric i funcional
necesar desfurrii activitii de audit public intern;

12
 b) conductorul entitii publice subordonate poate stabili i menine un
compartiment funcional de audit public intern, cu acordul entitii publice de la
nivelul ierarhic imediat superior, iar dac acest compartiment nu se nfiineaz,
auditul entitii respective se efectueaz de ctre compartimentul de audit public
intern al entitii publice de la nivelul ierarhic imediat superior.

Compartimentul de audit public intern se constituie n subordinea direct a conducerii

entitii publice i, prin atribuiile sale, nu trebuie s fie implicat n elaborarea procedurilor
de control intern i n desfurarea activitilor supuse auditului public intern.

Conductorul compartimentului de audit public intern este numit/destituit de ctre

conductorul entitii publice, cu avizul U.C.A.A.P.I.; pentru entitile publice subordonate
numirea/destituirea se face cu avizul organului ierarhic superior.

Conductorul compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea

i desfurarea activitilor de audit.

Funcia de auditor intern este incompatibil cu exercitarea acestei funcii ca activitate

profesional orientat spre profit sau recompens.

1.1. Structura organizaional a auditului intern din cadrul MIE

Activitatea de audit intern din cadrul MIE este organizat la nivel de direcie Direcia
Audit, structur funcional independent, aflat n subordinea direct a ministrului
integrrii europene.

Direcia Audit are urmtoarea structur organizatoric:

a) un director;
b) un director adjunct;
c) 2 compartimente:
C1. Compartimentul audit public intern pentru fonduri PHARE i
activitatea intern
C2. Compartimentul de audit public intern pentru fonduri structurale i
activitatea intern

Auditul intern este o activitate funcional independent i obiectiv care d consiliere i

asigurare managementului asupra faptului c sistemele de control intern exist i
funcioneaz eficace.

Auditorii interni din cadrul MIE:

raporteaz direct ministrului MIE i sunt independeni fa de orice alt
departament sau angajat al MIE,
informeaz PAO i NAO asupra problemelor majore descoperite n timpul misiunilor
de audit asupra modului de gestionare a fondurilor europene
nu au putere, autoritate, funcii sau ndatoriri executive sau manageriale, cu
excepia celor legate de gestionarea funciei de audit intern,
nu sunt implicai n operaiunile/activitile curente ale MIE,
nu sunt responsabili pentru elaborarea detaliat sau implementarea de noi sisteme
dar pot fi consultai n timpul procesului de elaborare n ceea ce privete msurile
de control ce trebuie ncorporate n sistemele noi sau modificate, cu meniunea c

13
 este interzis n mod expres ca acelai auditor s dea consultan ntr-un
domeniu i ulterior s-l auditeze,
atunci cnd este necesar utilizarea mai eficient a resurselor din domeniul
auditului, auditorii din cadrul MIE pot efectua misiuni de audit mpreun cu alte
instituii publice (M.F.P., U.C.A.A.P.I., D.L.A.F. etc.),
auditorii din cadrul MIE mpreun cu cei din ADR-uri pot efectua misiuni comune de
audit n ceea ce privete gestionarea fondurilor europene, conform prevederilor
contractuale,
auditorii interni din cadrul Direciei Audit nu vor fi desemnai s efectueze misiuni de
audit intern la aceeai structur mai mult de 5 ani consecutiv,

Structura i procedurile de audit intern din cadrul ADR - rilor n ceea ce privete
administrarea fondurilor PHARE sunt supuse acelorai prevederi legale ca acelea ce sunt
aplicabile auditului public intern dac sunt stipulate n acordurile contractuale dintre MIE i
ADR.

Organigrama Direciei Audit

14
 Diagrama 1 - Organigrama Direciei Audit

FP se refer la existena
fiei de post. Se bifeaz cu
FP DIRECIA AUDIT Pers. necesar 1
X cmpul Da sau Nu,
Da/Nu Nume i prenume Director: Lenuta Bancila Pers. incadrat 1 funcie de situaia real.
Numit prin (Baza legal) Ordinul MIE 144/06.03.2006. Post. libere 0
X

FP Nume i prenume Director Adjunct: Delia Cristea Pers. necesar 1

Da/Nu Numit prin (Baza legal).. Pers. incadrat 1
X Post. libere 0
Compartimentul FP
Audit Intern Da /NU
Pentru Fonduri
Phare si Activitate
Compartimentul Audit FP Interna
Intern pentru Fondurile Personal de
Structurale si Activitate executie:
Interna Da Nu Nicolae Burdeanca X
Octavian Gune X
Personal de executie: Adrian Sarivan X
Daniel Trandafir Georgetta Enache X
X Aura Iftode X
Vacant X
Vacant Victor Pironescu X
X Gina Vythoulkas X
Vacant
Vacant X Vacant X
Vacant X
Pers. necesar 8
Vacant X
Pers. incadrat 7
Post. libere 1
Pers. necesar 7
Pers. incadrat 1
Post. libere 6
15
 1.1.1. Organigrama auditului intern pentru EDIS n Romnia

Diagrama 2 Structura Auditului Intern pentru EDIS n Romnia

NAO Internal Audit Structure for EDIS in Romania

UCAAPI CAPI

Minister of European
Integration

MEI Directorates IAU of MEI

RDB 1 RDB 2 RDB 3 RDB 4 RDB 5 RDB 6 RDB 7 RDB 8

RDA 1 RDA 2 RDA 3 RDA 4 RDA 5 RDA 6 RDA 7 RDA 8

RDA IA 1 RDA IA 2 RDA IA 3 RDA IA 4 RDA IA 5 RDA IA 6 RDA IA 7 RDA IA 8

Management Management
Auditor - Auditee Audit Reporting Methodological
Reporting contract for RD Relationship Guidance
Relationship funds

Contracted IA
services based on 16
Mgmt contract
1.1.2. Diagrama inter - instituional

Direcia Audit din MIE funcioneaz conform schemei descrise n Diagrama 2 (vezi
sectiunea 1.1.1):

Pornind din partea de jos a organigramei, auditorul intern din ADR auditeaz att
activitile interne ale ADR ct i activitile referitoare la derularea fondurilor PHARE de
dezvoltare regional.

Acest auditor intern raporteaz directorului Ageniei de Dezvoltare Regional (ADR),

deoarece directorul este autoritatea managerial cea mai nalt n ceea privete activitile
curente. n mod similar, Direcia Audit din MIE rapoarteaz PAO i ministrului integrrii
europene. Ministrul MIE comunic cu NAO n ceea privete misiunile de audit intern
desfurate de ctre Direcia Audit din MIE.

UAI din ADR i Direcia Audit din MIE (linia punctat roz) colaboreaz n auditarea
activitilor interne ale ADR i a fondurilor de dezvoltare regional; termenii i condiiile
acestei relaii de colaborare, ct i aria de acoperire i nivelul activitilor implicate n
activitatea de audit comun, sunt definite n contractul de management/protocolul ncheiat
ntre ADR i MIE (care este indicat n organigrama cu o linie roz continu); Acest contract
de management definete, de asemenea, i fluxul de informaii privind activitatea de audit
intern ntre UAI din ADR i Direcia Audit din MIE (ce poate fi sau nu formalizat ca un
schimb de informaii oficiale, depinznd de clauzele specifice din contractul de
management). Comunicarea continu ntre UAI din ADR i Direcia Audit din MIE este o
component esenial a unui proces coordonat de planificare strategic i anual a
auditului.

Sgeile roii indic faptul c subiectului auditului, entitatea auditat, este ADR. n mod
similar, n partea de sus a diagramei, Direcia Audit auditeaz ntregul proces MIE de
implementare a fondurilor PHARE. Rapoartele de audit elaborate sunt transmise spre
avizare ministrului integrarii europene.

Relaiile de management sunt indicate cu verde, i sunt ntre ADR - uri i CDR n cazul
ageniilor regionale, i ntre direciile MIE i ministrul integrrii europene.

n ceea ce privete metodologia de Audit Intern utilizat, aceasta este avizat de ctre
U.C.A.A.P.I., care ofer o coordonare i ndrumare pe linie de audit ct i instruire n
domeniu tuturor compartimentelor de audit.

U.C.A.A.P.I. este un colaborator extrem de important n ceea ce privete acreditarea

EDIS. U.C.A.A.P.I. primete consiliere metodologic de la C.A.P.I., un grup de experi
independeni avnd rolul de organism consultativ pentru U.C.A.A.P.I.

Fluxul de consiliere metodologic se desfoar ntre U.C.A.A.P.I. i Direcia Audit din

MIE (linia albastr punctat), care la rndul ei ofer consiliere metodologic Unitilor de
Audit Intern din ADR - uri (linia albastr punctat).

17
1.1.3. Relaia Direciei Audit (MIE) cu ministrul integrrii europene

Responsabilitatea general a Direciei Audit este s asiste ministerul n mbuntirea

managementului financiar, controlului intern i proceselor de administrare prevzute de
legislaia i regulamentele UE i cele romneti.

Rolul ministrului MIE, n relaia sa specific cu funcia de audit intern, include:

avizarea rapoartelor de audit i asigurarea c orice deficien identificat n

controlul intern primete atenia adecvat i se ntreprind msurile adecvate,
aprobarea normelor/procedurilor/manualelor de audit intern, a planurilor strategice
i anuale de audit,
aprobarea raportului anual privind activitatea de audit intern desfurat n cadrul
ministerului,
aprobarea bugetului, a personalului i a atribuiilor Direciei Audit,
evaluarea performanelor profesionale ale auditorilor interni din cadrul Direciei
Audit.

Directorul Direciei Audit este direct responsabil fa de ministrul integrrii europene i i va

raporta direct.

Direcia Audit va avea cel puin o ntlnire trimestrial cu ministrul integrrii europene.

1.1.4. Relaia Direciei Audit (MIE) cu Responsabilul cu Autorizarea Programului

(PAO)

Direcia Audit trebuie s transmit ctre PAO modificrile aduse manualului de audit n
vederea trimiterii acestuia ctre NAO.

Direcia Audit raporteaz ctre PAO problemele majore descoperite ca urmare a misiunilor
de audit efectuate asupra modului de gestionare a fondurilor PHARE.

1.1.5. Relaia Direciei Audit (MIE) cu Responsabilul Naional pentru Autorizarea

Finanrii (NAO)

Deoarece NAO are responsabilitatea general pentru administrarea financiar a fondurior

PHARE, acestuia trebuie s i se transmit, de ctre Direcia Audit din MIE, toate
rapoartele de audit referitoare la gestionarea fondurilor europene dup aprobarea acestora
de ctre ministrul integrrii europene.

1.1.6. Relaia Direciei Audit (MIE) cu auditul extern

Direcia Audit va intra n legtur cu auditorii externi ai MIE pentru:

a ntreine o relaie de lucru profesionist i de cooperare;
a reduce situaiile de apariie a paralelismelor n activiti;
a asigura valorificarea adecvat a informaiilor;
a coordona efortul general de audit.

18
Direcia Audit se va concentra n special pentru:
a fundamenta planul anual i ca urmare a solicitrilor auditoruui extern facilita;
a primi copii ale rapoartelor elaborate de auditul extern;
a fi informat despre programul de audit extern i metodologia specific aplicat de
acesta;
a facilita comunicarea, unde este necesar, ntre auditul extern i conducerea MIE.

1.2. Autoritate i responsabiliti

1.2.1. Baza legal

Baza legal a auditului public intern n Romnia este constituit de:

Legea nr.672/2002 privind auditul public intern
Ordinul ministrului finanelor publice nr.38/2003 privind aprobarea Normelor
generale de exercitare a auditului public intern
Legea nr.315/2004 privind dezvoltarea regional.

Atribuiile Direciei Audit, n conformitate cu art.11 al Legii nr.672/2002 privind auditul

public intern sunt:
a) elaboreaz norme metodologice specifice MIE, cu avizul U.C.A.A.P.I.;
b) elaboreaz proiectul planului anual de audit public intern;
c) efectueaz activiti de audit public intern pentru a evalua dac sistemele de
management financiar i control ale entitii publice sunt transparente i sunt conforme cu
normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien i eficacitate;
d) informeaz U.C.A.A.P.I. despre recomandrile nensuite de ctre conductorul
entitii publice auditate, precum i despre consecinele acestora;
e) raporteaz periodic asupra constatrilor, concluziilor i recomandrilor rezultate din
activitile sale de audit;
f) elaboreaz raportul anual al activitii de audit public intern; Rapoartele anuale privind
auditul public intern includ principalele constatri, concluzii i recomandri ce au rezultat
din activitatea de audit, progresul nregistrat dup implementarea recomandrilor,
iregularitile i/sau pierderile identificate n timpul misiunilor de audit public intern, ca i
informaiile legate de activitile de instruire profesional ntreprinse. Rapoartele anuale
privind auditul public intern sunt transmise la U.C.A.A.P.I. pn la data de 25 ianuarie anul
urmtor;
g) n cazul identificrii unor iregulariti sau posibile prejudicii, raporteaz imediat
conductorului entitii publice i structurii de control intern abilitate.
Not: Detalii referitoare la sarcinile menionate la punctele a) i b) sunt prezentate n seciunea 6,
subseciunile 6.1.3, respectiv 6.1.1
n eventualitatea identificrii de iregulariti majore auditorul intern poate continua
misiunea sau o poate suspenda cu aprobarea managerului care a aprobat-o, dac din
rezultatele preliminare ale verificrii se poate estima c dac misiunea ar continua nu ar
ajunge la ndeplinirea obiectivelor stabilite (de ex. limitarea accesului, informaie
insuficient);
h) s verifice conformitatea cu normele, instruciunile, Codul de Etic n Unitile de
Audit Intern ale entitilor subordonate sau aflate n coordonarea sau sub autoritatea MIE,
i s ia msuri corective adecvate n cooperare cu managerii acelor entiti.

Legea nr.315/2004 stabilete cerinele pentru activitatea de audit intern din fiecare Agenie
de Dezvoltare Regional. Art.8 lit.9 din Legea nr.315/2004 privind dezvoltarea regional

19
stipuleaz faptul c capacitatea instituional i administrativ a Ageniilor de Dezvoltare
Regional de a ntreprinde activiti de audit intern este verificat de Unitatea de Audit
Intern a autoritii naionale responsabile pentru administrarea unui program anume. Acest
lucru nseamn c Direcia Audit din MIE are responsabilitatea i autoritatea de a verifica
dac ADR-urile au capaciti adecvate de audit intern.

O.M.F.P. nr.38/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale pentru

organizarea i funcionarea auditului intern ofer detaliile privind metodologia de derulare
a misiunilor de audit public intern.

1.2.2. Autoritatea

Auditorii interni au acces la toate datele i informaiile, inclusiv la cele existente n format
electronic, pe care le consider relevante pentru scopul i obiectivele precizate n ordinul
de serviciu.

Personalul de conducere i de execuie din structura auditat are obligaia s ofere

documentele i informaiile solicitate, n termenele stabilite, precum i tot sprijinul necesar
desfurrii n bune condiii a auditului public intern.

Auditorii interni pot solicita date, informaii, precum i copii ale documentelor, certificate
pentru conformitate, de la persoanele fizice i juridice aflate n legtur cu structura
auditat, iar acestea au obligaia de a le pune la dispoziie la data solicitat. Totodat
auditorii interni pot efectua la aceste persoane fizice i juridice orice fel de reverificri
financiare i contabile legate de activitile de control intern la care acestea au fost
supuse, care vor fi utilizate pentru constatarea legalitii i a regularitii activitii
respective.

Reprezentanilor autorizai ai Comisiei Europene i ai Curii de Conturi Europene li se

asigur drepturi similare celor prevzute pentru auditorii interni, cu scopul protejrii
intereselor financiare ale Uniunii Europene; acetia trebuie s fie mputernicii n acest
sens printr-o autorizaie scris, care s le ateste identitatea i poziia, precum i printr-un
document care s indice obiectul i scopul controlului sau al inspeciei la faa locului.

Personalul din cadrul MIE va oferi orice asistenta rezonabila auditorilor interni n timpul
misiunilor lor de audit.

Efectuarea unui audit intern nu diminueaz responsabilitile financiare i operaionale ale

conducerii MIE pentru executarea i controlul corespunztor al activitii lor, incluznd
responsabilitile pentru evaluri periodice ale sistemului.

1.2.3. Limitarea autoritii i responsabilitii

n desfurarea activitii lor auditorii interni nu au autoritate/responsabilitate direct

asupra activitilor auditate.

Auditorii interni nu vor elabora sau institui proceduri, nu vor lua decizii de management i
nu se vor implica n nicio activitate care ar putea compromite independenta lor. De
asemenea, auditorul implicat ntr-o misiune de consiliere nu va putea audita tot el
activitatea n care a oferit consilierea.

20
Evalurile auditului intern nu pot substitui sau elibera alte persoane din MIE/ADR de alte
responsabiliti ce le sunt desemnate.

1.3. Scop

1.3.1. Misiunea Direciei Audit

Misiunea Direciei Audit este de a da asigurri i consiliere conducerii pentru buna

administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, perfecionnd activitile MIE; ajut MIE s
i ndeplineasc obiectivele printr-o abordare sistematic i metodic, care evalueaz i
mbuntete eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului,
a controlului i a proceselor de administrare.

Scopul auditului intern este s contribuie la realizarea obiectivelor MIE oferind o evaluare
independent a sistemelor de control intern ale MIE.

Auditul public intern ajut MIE s menin un sistem de control adecvat prin evaluarea
eficacitii i eficienei acestuia, contribuind la mbunatirea lui continu.

Evaluarea pertinenei i eficacitii sistemului de control intern se va face pe baza

rezultatelor evalurii riscurilor i va viza procedurile i sistemele MIE din urmtoarele
puncte de vedere:
- fiabilitii i integritii informaiilor financiare i operaionale;
- eficacitii i eficienei operaiilor;
- protejrii patrimoniului;
- respectrii legilor, reglementrilor i procedurilor.

1.3.2. Obiective

Obiectivele Direciei Audit sunt:

a) asigurarea obiectiv i consilierea, destinate s mbunteasc sistemele i
activitile entitii publice;
- s determine c Departamentele/Unitile MIE:
o aplic n mod eficient, eficace i adecvat politicile, procedurile i sistemele,
o utilizeaz resurse ntr-o manier economic i eficien,
o rezultatele obinute sunt n concordan cu scopurile i obiectivele stabilite,
o sistemul informaional funcioneaz ntr-o manier corect i la timp, n
conformitate cu sistemele de control adecvate i eficace,
o asigur protejarea bunurilor,
o opereaz n conformitate cu legile, regulamentele, manualele, procedurile i
contractele.
- s contribuie la calitatea managementului general al MEI i la atingerea
obiectivelor strategice oferind consiliere obiectiv i imparial n legatur cu:
o oportunitile de mbuntire a practicilor i sistemelor de control ale
conducerii;
o optimizarea rezultatelor resurselor care s respecte relaia valoare pre,
o meninerea celor mai nalte standarde de etic n cadrul MIE, evaluarea
riscurilor privind organizarea, execuia, atingerea rezultatelor i aciunile
ntreprinse n acest sens.

21
 b) sprijinirea ndeplinirii obiectivelor entitii publice printr-o abordare sistematic i
metodic, prin care se evalueaz i se mbuntete eficacitatea sistemului de conducere
bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor administrrii.

1.3.3. Valori

Direcia Audit se angajeaz fa de valorile MIE n legatur cu:

mbuntirea continu a administrrii fondurilor publice, inclusiv a asistenei
comunitare,
legturi strnse i responsabile cu NAO, NAC, UE, alte autoriti de implementarea
PHARE,
promovoarea eficacitii n utilizarea fondurilor CE.

ndeplinirea misiunii MIE este susinut de urmtoarele valori:

independea i integritate etic,
angajament i dedicare,
hotrre i persisten,
mputernicirea personalului,
efort pentru mbuntire i excelen continu,
sprijin reciproc i munca n echip,
deschiderea i dorinta de a nva,
accesibilitate i intercomunicare,
politee, respect i toleran,
tact, diplomaie, confidenialitate i discreie,
educaie i instruire profesional continu.

1.4. Standardele de audit intern

Procedurile i metodologiile elaborate n acest Manual de audit au la baz Normele

metodologice de exercitare a auditului intern aprobate prin O.M.F.P. nr.38/2003,
armonizate cu Standardele de Practic Profesionist a Auditului Intern ale Institutului
Auditorilor Interni (IIA) din SUA.

Vezi website: www.theiia.org

Direcia Audit din MIE se ghideaz i dup Declaraia Responsabilitilor Auditorului Intern
i dup Standardele pentru Practica Profesionist ale Auditului Intern.

1.5. Codul privind conduita etic a auditorului intern

Codul privind conduita etic a auditorului intern a fost elaborat de U.C.A.A.P.I. i aprobat
prin O.M.F.P. nr.252/2004.

Codul privind conduita etic a auditorului intern reprezint un ansamblu de principii i

reguli de conduit care trebuie s guverneze activitatea auditorilor interni. Scopul Codului
privind conduita etic a auditorului intern este de a promova cultura etic n viziunea

22
global a profesiei de auditor intern. Codul privind conduita etic a auditorului intern
cuprinde regulile pe care auditorii interni trebuie s le respecte n exercitarea atribuiilor.

Scopul Codului privind conduita etic a auditorului intern este crearea cadrului etic
necesar desfurrii profesiei de auditor intern, astfel nct acesta s i ndeplineasc cu
profesionalism, loialitate, corectitudine i n mod contiincios ndatoririle de serviciu i s
se abin de la orice fapt care ar putea s aduc prejudicii instituiei sau autoritii publice
n care i desfoar activitatea.

Realizarea scopului prezentului cod privind conduita etic a auditorului intern presupune
ndeplinirea urmtoarelor obiective:
a) performana - profesia de auditor intern presupune desfurarea unei activiti la cei
mai ridicai parametri, n scopul ndeplinirii cerinelor interesului public, n condiii de
economicitate, eficacitate i eficien;
b) profesionalismul - profesia de auditor intern presupune existena unor capaciti
intelectuale i experiene dobndite prin pregtire i educaie i printr-un cod de valori
i conduit comun tuturor auditorilor interni;
c) calitatea serviciilor - const n competena auditorilor interni de a-i realiza sarcinile
ce le revin cu obiectivitate, responsabilitate, srguin i onestitate;
d) ncrederea - n ndeplinirea sarcinilor de serviciu, auditorii interni trebuie s
promoveze cooperarea i bunele relaii cu ceilali auditori interni i n cadrul
profesiunii, iar sprijinul i cooperarea profesional, echilibrul i corectitudinea sunt
elemente eseniale ale profesiei de auditor intern, deoarece ncrederea public i
respectul de care se bucur un auditor intern reprezint rezultatul realizrilor
cumulative ale tuturor auditorilor interni;
e) conduita - auditorii interni trebuie s aib o conduit ireproabil att pe plan
profesional, ct i personal;
f) credibilitatea - informaiile furnizate de rapoartele i opiniile auditorilor interni trebuie
s fie fidele realitii i de ncredere.

Codul privind conduita etic a auditorului intern este structurat n dou componente
eseniale:
a) principiile fundamentale pentru profesia i practica de audit public intern;
b) regulile de conduit care impun normele de comportament pentru auditorii interni.

CODUL DE ETIC DIRECIA AUDIT DIN MIE

n desfurarea activitii lor auditorii interni din MIE vor aplica i susine urmtoarele
principii fundamentale:

A. Integritatea
Conform acestui principiu, auditorul intern trebuie s fie corect, onest i incoruptibil,
integritatea fiind suportul ncrederii i credibilitii acordate raionamentului auditorului
intern.

B. Independena i obiectivitatea
1. Independena. Independena fa de entitatea auditat i oricare alte grupuri de
interese este indispensabil; auditorii interni trebuie s depun toate eforturile pentru a fi
independeni n tratarea problemelor aflate n analiz; auditorii interni trebuie s fie

23
independeni i impariali att n teorie, ct i n practic; n toate problemele legate de
munca de audit independena auditorilor interni nu trebuie s fie afectat de interese
personale sau exterioare; auditorii interni au obligaia de a nu se implica n acele activiti
n care au un interes legitim/ntemeiat.
2. Obiectivitatea. n activitatea lor auditorii interni trebuie s manifeste obiectivitate i
imparialitate n redactarea rapoartelor, care trebuie s fie precise i obiective; concluziile
i opiniile formulate n rapoarte trebuie s se bazeze exclusiv pe documentele obinute i
analizate conform standardelor de audit; auditorii interni trebuie s foloseasc toate
informaiile utile primite de la entitatea auditat i din alte surse. De aceste informaii
trebuie s se in seama n opiniile exprimate de auditorii interni n mod imparial.
Auditorii interni trebuie, de asemenea, s analizeze punctele de vedere exprimate de
entitatea auditat i, n funcie de pertinena acestora, s formuleze opiniile i
recomandrile proprii; auditorii interni trebuie s fac o evaluare echilibrat a tuturor
circumstanelor relevante i s nu fie influenai de propriile interese sau de interesele
altora n formarea propriei opinii.

C. Confidenialitatea
1. Auditorii interni sunt obligai s pstreze confidenialitatea n legtur cu faptele,
informaiile sau documentele despre care iau cunotin n exercitarea atribuiilor lor; este
interzis ca auditorii interni s utilizeze n interes personal sau n beneficiul unui ter
informaiile dobndite n exercitarea atribuiilor de serviciu.
2. n cazuri excepionale auditorii interni pot furniza aceste informaii numai n condiiile
expres prevzute de normele legale n vigoare.

D. Competena profesional
Auditorii interni sunt obligai s i ndeplineasc atribuiile de serviciu cu
profesionalism, competen, imparialitate i la standarde internaionale, aplicnd
cunotinele, aptitudinile i experiena dobndite.

E. Neutralitatea politic
1. Auditorii interni trebuie s fie neutri din punct de vedere politic, n scopul ndeplinirii
n mod imparial a activitilor; n acest sens ei trebuie s i menin independena fa
de orice influene politice.
2. Auditorii interni au obligaia ca n exercitarea atribuiilor ce le revin s se abin de la
exprimarea sau manifestarea convingerilor lor politice.

Reguli de conduit

Regulile de conduit sunt norme de comportament pentru auditorii interni i

reprezint un ajutor pentru interpretarea principiilor i aplicarea lor practic, avnd rolul
s ndrume din punct de vedere etic auditorii interni.
1. Integritatea:
a) exercitarea profesiei cu onestitate, bun-credin i responsabilitate;
b) respectarea legii i acionarea n conformitate cu cerinele profesiei;
c) respectarea i contribuia la obiectivele etice legitime ale entitii;
d) se interzice auditorilor interni s ia parte cu bun tiin la activiti ilegale i
angajamente care discrediteaz profesia de auditor intern sau entitatea public din care
fac parte.
2. Independena i obiectivitatea:
a) se interzice implicarea auditorilor interni n activiti sau n relaii care ar putea s fie
n conflict cu interesele entitii publice i care ar putea afecta o evaluare obiectiv;
b) se interzice auditorilor interni s asigure unei entiti auditate alte servicii dect cele

24
 de audit i consultan;
c) se interzice auditorilor interni, n timpul misiunii lor, s primeasc din partea celui
auditat avantaje de natur material sau personal care ar putea s afecteze
obiectivitatea evalurii lor;
d) auditorii interni sunt obligai s prezinte n rapoartele lor orice documente sau fapte
cunoscute de ei, care n caz contrar ar afecta activitatea structurii auditate.
3. Confidenialitatea: se interzice folosirea de ctre auditorii interni a informaiilor
obinute n cursul activitii lor n scop personal sau ntr-o manier care poate fi contrar
legii ori n detrimentul obiectivelor legitime i etice ale entitii auditate.
4. Competena:
a) auditorii interni trebuie s se comporte ntr-o manier profesional n toate
activitile pe care le desfoar, s aplice standarde i norme profesionale i s
manifeste imparialitate n ndeplinirea atribuiilor de serviciu;
b) auditorii interni trebuie s se angajeze numai n acele misiuni pentru care au
cunotinele, aptitudinile i experiena necesare;
c) auditorii interni trebuie s utilizeze metode i practici de cea mai bun calitate n
activitile pe care le realizeaz; n desfurarea auditului i n elaborarea rapoartelor
auditorii interni au datoria de a adera la postulatele de baz i la standardele de audit
general acceptate;
d) auditorii interni trebuie s i mbunteasc n mod continuu cunotinele, eficiena
i calitatea activitii lor; eful compartimentului de audit public intern, respectiv
conductorul entitii publice, trebuie s asigure condiiile necesare pregtirii profesionale
a auditorilor interni, perioada alocat n acest scop fiind de minimum 15 zile lucrtoare pe
an;
e) auditorii interni trebuie s aib un nivel corespunztor de studii de specialitate,
pregtire i experien profesionale elocvente;
f) auditorii interni trebuie s cunoasc legislaia de specialitate i s se preocupe n
mod continuu de creterea nivelului de pregtire, conform standardelor internaionale;
g) se interzice auditorilor interni s i depeasc atribuiile de serviciu.

Carta auditului intern

Carta auditului intern definete obiectivele, drepturile i obligaiile auditului intern i este
elaborat de ctre fiecare ef al structurii de audit public intern i aprobat de
conductorul entitii publice. Carta auditului intern informeaz despre obiectivele i
metodele de audit, clarific misiunea de audit, fixeaz regulile de lucru ntre auditor i
auditat i promoveaz regulile de conduit.

1.6. Amendamente la Manualul/procedurile de audit intern

Directorul Direciei Audit din MIE este responsabil pentru coordonarea i implementarea
propunerilor de a mbunti Manualul de audit intern. Revizuirile Manualului de audit
intern se formalizeaz n Formularul de revizuire a Manualului de audit intern (Anexa 38).
Orice revizie/amendament propus trebuie s fie avizat de ctre U.C.A.A.P.I.; actualizrile
aduse acestui Manual trebuie s fie aprobate de ctre ministrul MIE nainte s devin
aplicabile.

Vezi Procedura operaional PO 23

25
2. Aria de cuprindere a auditului intern

Aria de acoperire a funciei de audit intern include auditarea tuturor activitilor Ministerului
Integrrii Europene.

n conformitate cu art.13 din Legea nr.6723/2002 privind auditul public intern auditul
public intern se exercit asupra tuturor activitilor desfurate ntr-o entitate public,
inclusiv asupra activitilor entitilor subordonate, cu privire la formarea i utilizarea
fondurilor publice, precum i la administrarea patrimoniului public.

Sfera auditului public intern cuprinde:

a) activitile financiare sau cu implicaii financiare desfurate de entitatea public din
momentul constituirii angajamentelor pn la utilizarea fondurilor de ctre beneficiarii finali,
inclusiv a fondurilor provenite din asisten extern;
b) constituirea veniturilor publice, respectiv autorizarea i stabilirea titlurilor de crean,
precum i a facilitilor acordate la ncasarea acestora;
c) administrarea patrimoniului public, precum i vnzarea, gajarea, concesionarea sau
nchirierea de bunuri din domeniul privat/public al statului ori al unitilor administrativ-
teritoriale;
d) sistemele de management financiar i control, inclusiv contabilitatea i sistemele
informatice aferente.
Compartimentul de audit public intern auditeaz, cel puin o dat la 3 ani, fr a se
limita la acestea, urmtoarele:
a) angajamentele bugetare i legale din care deriv direct sau indirect obligaii de plat,
inclusiv din fondurile comunitare;
b) plile asumate prin angajamente bugetare i legale, inclusiv din fondurile
comunitare;
c) vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul privat al
statului ori al unitilor administrativ-teritoriale;
d) concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul public al statului ori al unitilor
administrativ-teritoriale;
e) constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare i stabilire a titlurilor de
crean, precum i a facilitilor acordate la ncasarea acestora;
f) alocarea creditelor bugetare;
g) sistemul contabil i fiabilitatea acestuia;
h) sistemul de luare a deciziilor;
i) sistemele de conducere i control, precum i riscurile asociate unor astfel de sisteme;
j) sistemele informatice.
Aria de cuprindere acoper i desfurarea de investigaii speciale, consultan i analize
independente n domeniile conexe de control al fraudei, prevenirea corupiei, gestiunea
riscurilor, sigurana, securitate i alte domenii solicitate de ministrul MIE, U.C.A.A.P.I. sau
NAO.

Aria de cuprindere acoper, de asemnea, orice entiti din subordinea sau autoritatea MIE
sau care se afl ntr-o relaie juridic cu acesta.

n cazurile n care o funcie de audit intern este operaional n cadrul entitii auditate, aria
de cuprindere a funciei de audit intern a MIE referitor la acea entitate va lua n
considerare responsabilitatea sa de coordonare n ceea ce privete asigurarea c NAO i
ministrul s fie informai asupra rezultatelor auditului n mod periodic.

26
Aria de cuprindere a auditului intern nu include:
exercitarea unor funcii executive sau manageriale, cu excepia celor care au
legatur cu funcia de audit intern;
implicarea n orice fel de activiti/operaiuni ale MIE sau n funciile sale curente de
control intern.
Atentie !
Auditorului intern i este interzis participarea la activiti de design, dezvoltare i
implementare de sisteme.

2.1. Controlul intern i pista de audit

2.1.1. Controlul intern

Procedurile de control intern sunt fundamentale pentru administrarea fondurilor de

dezvoltare regional, inclusiv a fondurilor comunitare. Evaluarea sistemelor de control
intern este de o importan major.

Cheia unui control intern eficace i semnificativ este de a obine o nelegere complet a
operaiunilor MIE. Acea nelegere trebuie s fie suficient de complet astfel nct auditorul
s poat identifica i nelege fluxurile principalelor tranzacii, procedurile, responsabilitile
personalului i ariile majore de risc. Fr acest fundament de baz, evaluarea controlului
intern nu poate avea loc.

Pe lng aceasta, riscurile trebuie s fie identificate n mod corespunztor i s aib

ataate sistemele de control intern adecvate (Ref. Manualul de Gestiune a Riscurilor).

2.1.2. Criterii

Criteriile ce sunt folosite pentru a determina dac un control intern funcioneaz se

bazeaz pe 3 elemente:

1) Controlul intern trebuie s fie o politic (program, strategie)

Acest lucru este realizat de obicei sub forma unor manuale, precizri sau
memorandumuri. Cel mai bun mijloc de a controla operaiunile este elaborarea unui
manual de proceduri operaionale. Un Manual operaional trebuie s conin
declararea politicilor majore, organigramele i procedurile detaliate pentru efectuarea
operaiunilor. Un asemenea manual este un element cheie pentru control i pentru
aplicarea consecvent a operaiunilor. Este de o valoare inestimabil pentru auditori
deoarece descrie standardele conform crora o operaiune poate fi evaluat.

2) Politica trebuie s fie comunicat n mod adecvat personalului

Politica ce conine standardele i sistemele de control trebuie s fie publicat i
fcut cunoscut n mod corespunztor ntregului personal. Sistemele de control nu
pot fi puse n practic dac nu sunt cunoscute.

3) Controlul trebuie exercitat n mod corespunztor i consecvent (n mod corect

i cu rigoare de ctre angajatul cruia i s-a repartizat sarcina)
Elementul final din procesul de evaluare a funcionalitii unui control intern este
disciplina, rigoarea cu care este exercitat. Acest lucru trebuie definit pn la nivelul

27
 de baz al executrii unei operaii. Permanent cineva trebuie s efectueze o
activitate, cum ar fi analiza i semnarea unui document, pregtirea unei reconcilieri.
Acestea sunt controale de baza i trebuie s existe o disciplina astfel nct ele s fie
eficace.

2.1.3. Pista de audit

Circuitul auditului (pista de audit) reprezint stabilirea fluxurilor informaiilor, atribuiile i

responsabilitile referitoare la acestea, precum i arhivarea documentaiei justificative
complete, pentru toate stadiile desfurrii unei aciuni, care s permit totodat
reconstituirea operaiunilor de la suma total pn la detalii individuale i invers.
Pista de audit este deci o nregistrare cronologic a activitilor din sistem pentru a permite
reconstrucia i examinarea succesiunii de evenimente i/sau schimbri ntr-un proces.

O pist de audit conform regulamentelor comunitare va fi considerat suficient dac

permite:
a) reconcilierea sumelor certificate Comisiei cu nregistrrile de cheltuieli individuale i
documentele suport deinute la diverse nivele administrative i de ctre beneficiarii
finali, inclusiv unde cei din urm nu sunt beneficiarii finali ai finanrii, organismele
sau firma ce desfoar operaiunile,
b) verificarea alocrii i transferurilor fondurilor disponibile comunitare i naionale.

O descriere orientativ a cerinelor de informaii pentru o pist de audit suficient este

oferit n Regulamentul Comunitilor Europene nr.438/2001.

Este responsabilitatea auditorului intern s informeze conducerea cnd consider

c o pist de audit este necorespunztoare pentru procesul pe care l auditeaz.

2.2. Tipuri de audit intern

Tipurile de audit sunt urmtoarele:

a) auditul de sistem, care reprezint o evaluare de profunzime a sistemelor de
conducere i control intern, cu scopul de a stabili dac acestea funcioneaz economic,
eficace i eficient, pentru identificarea deficienelor i formularea de recomandri pentru
corectarea acestora;
b) auditul performanei, care examineaz dac criteriile stabilite pentru implementarea
obiectivelor i sarcinilor entitii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor i
apreciaz dac rezultatele sunt conforme cu obiectivele;
c) auditul de regularitate, care reprezint examinarea aciunilor asupra efectelor
financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectrii
ansamblului principiilor, regulilor procedurale i metodologice care le sunt aplicabile.

2.3. Audit ad-hoc

Aceste misiuni de audit nu sunt planificate din timp dar sunt iniiate, de la caz la caz, ca
rspuns la cererile din partea conducerii sau la informaii ce ajung la auditori i care pot
justifica iniierea unei misiuni. Entitile auditate sunt ntiinate n acest caz cu cel puin 3
zile n avans.

28
2.4. Consiliere managerial

Consilierea reprezint activitatea desfurat de auditorii interni menit s aduc

plusvaloare i s mbunteasc administrarea entitii publice, gestiunea riscului i
controlul intern, fr ca auditorul intern s-i asume responsabiliti manageriale.

Tipuri de consiliere

Activitile de consiliere desfurate de ctre auditorii interni din cadrul compartimentelor

de audit intern cuprind urmtoarele tipuri de consiliere:
a. consultan avnd ca scop identificarea obstacolelor care mpiedic
desfurarea normal a proceselor, stabilirea cauzelor, determinarea
consecinelor, prezentnd totodat soluii pentru eliminarea acestora;
b. facilitarea nelegerii destinat obinerii de informaii suplimentare pentru
cunoaterea n profunzime a funcionrii unui sistem, standard, sau
prevedere normativ, necesare personalului care are ca responsabilitate
implementarea acestora;
c. formarea i perfecionarea profesional destinat furnizrii
cunotinelor teoretice i practice referitoare la managementul financiar,
gestiunea riscurilor i controlul intern prin organizarea de cursuri i
seminarii.

Organizarea i desfurarea activitii de consiliere

Activitatea de consiliere se organizeaz i se desfoar sub form de:

1. misiuni de consiliere formalizate, cuprinse ntr-o seciune distinct a planului de
audit anual, efectuate prin abordri sistematice i metodice conform unor proceduri
prestabilite avnd un caracter formalizat, aa se prevede n O.M.F.P. nr.1702/2005
pentru aprobarea normelor privind organizarea i exercitarea activitii de
consiliere;
2. misiuni de consiliere cu caracter informal, realizate prin participarea n cadrul
diferitelor comitete permanente sau la proiecte de durat determinat, la reuniuni
punctuale, schimburi curente de informaii;
3. misiuni de consiliere pentru situaii excepionale, cuprinznd participarea n
cadrul unor echipe constituite n vederea relurii activitilor urmare a unei situaii
de for major sau alte evenimente excepionale.

eful organizaiei sau al departamentelor/unitilor poate cere Direciei Audit s

desfoare activiti specifice de consiliere, ce nu sunt incluse n Planul de Audit (vezi
Sectiunea 5.3.), cum ar fi:
emiterea unei opinii profesioniste privind calitatea noilor procese i proceduri;
supravegherea implementrii noilor procese sau sistemelor informaionale;
asigurarea conformitii cu noile cerine legislative.

Planul anual de audit va ine cont de asemenea activiti n fiecare an.

Natura i aria de cuprindere a angajamentului de consultan se supun acordului cu
conductorul instituiei.
Pentru desfurarea activitii de consultan, auditorul intern trebuie s-i pstreze
obiectivitatea i s nu i asume responsabilitatea conducerii.

Este interzis, n mod expres, ca acelai auditor s ofere servicii de consultan ntr-
un domeniu iar ulterior s-l auditeze.

29
3. Personal i instruire
3.1. Competena

Auditul intern al MIE va fi desfurat de ctre:

- eful auditului intern
- auditorul(ii) intern(i).

eful auditului intern este responsabil pentru meninerea unei echipe ce mpreun au
cunotinele, deprinderile i disciplina necesare pentru atingerea obiectivelor auditului
intern. n special, eful auditului intern trebuie:
s se asigure c personalul posed calificrile i experiena necesare;
s ncurajeze i s faciliteze dezvoltarea profesional continu a personalului.

Pregtirea i experiena auditorilor interni constituie un element esenial n atingerea

eficacitii activitii de audit.
Auditorii interni trebuie s posede cunotine, ndemnare i alte competene necesare
pentru a-i exercita responsabilitile individuale, mai ales:
- competen n vederea aplicrii normelor, procedurilor i tehnicilor de audit;
- competen n ceea ce privete principiile i tehnicile contabile;
- cunoaterea principiilor de baz n economie, n domeniul juridic i n domeniul
tehnologiilor informatice;
- cunotine suficiente pentru a identifica elementele de iregularitate i fraud,
nefiind n sarcina auditorilor interni investigarea acestora;
- capacitatea de a comunica oral i n scris, de a putea expune clar i eficient
obiectivele, constatrile i recomandrile fiecrei misiuni de audit public intern.

Compartimentul de audit public intern trebuie s dispun n mod colectiv de toat

competena i experiena necesar n realizarea misiunilor de audit.
Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi ncredinate acelor persoane
cu o pregtire i experien corespunztoare nivelului de complexitate al sarcinii.
Compartimentul de audit public intern trebuie s dispun de metodologii i sisteme IT
moderne, de metode de analiz analitic, eantioane statistice i instrumente de control a
sistemelor informatice.

Fie de post detaliate cuprinznd toate activitile Direciei Audit, repartizarea de roluri i
responsabiliti poziiilor de ef al auditului intern i auditorilor interni, sunt pregatite de
ctre directorul Direciei Audit mpreun cu Direcia Resurse Umane, meninute i revizuite
de ctre aceasta din urm pe baza procedurilor din acest manual.

Ori de cte ori n efectuarea auditului public intern sunt necesare cunotine de strict
specialitate, conductorul compartimentului de audit public intern poate decide asupra
oportunitii contractrii de servicii de expertiz/consultan din afara entitii.

3.2. Resurse

Directorul Direciei Audit din MIE trebuie s elaboreze un necesar de for de munc i un
plan de pregtire profesional care s acopere nevoile muncii de audit intern necesare
pentru auditul fondurilor PHARE derulate de MIE. Acesta trebuie s in cont i de

30
necesitatea efecturii unor aciuni n comun cu ADR-urile i/sau de activitatea de evaluare
a capacitilor de audit din autoritile de implementare PHARE.

n condiii normale, activitatea de audit intern trebuie s fie desfurat de ctre personalul
Direciei Audit. Se pot ivi situaii n care resursele de personal din cadrul Direiei Audit s
necesite o suplimentare, prin contractarea de servicii de consultan.

Direcia Audit poate folosi serviciile unui furnizor de servicii de audit pentru:

a satisface nevoile de personal ale direciei n timpul perioadelor cu volum de mare

munc;
a asista Direcia Audit n desfurarea eficace a responsabilitilor sale;
a asista n evaluarea riscurilor i a controlului lor;
a avea acces la persoane cu cunotine i competene specializate;
a desfura un audit IT.

Asemenea suplimentare de resurse umane presupune formularea unei propuneri detaliate

i justificate corespunztor de ctre directorul Direciei Audit.

Acordul formal i scris ntre MIE i furnizorul de servicii de audit trebuie s descrie n
detaliu drepturile i obligaiile furnizorului de servicii (adic cine ce trebuie s fac, cnd i
unde).

Cererea de propunere ca suport pentru aranjamentele contractuale trebuie s includ:

specificaia unei activiti, care s ncorporeze:
o informaii generale
o aria de acoperire a activitii
o detaliile propunerii
o structura raportrii i cerinele
informaii generale despre contract, care s includ:
o contacte pentru mai multe informaii
o aria de acoperire a activitii
o accesul la informaie
o perioada contractului
o detaliile despre ofert i procesul de evaluare a acesteia
o standardele de audit ce trebuie respectate
o variaii
o ncheierea unui acord formal
o cerinele de confidenialitate
condiiile comerciale ale contractului.

Toat activitatea de audit intern n asemenea circumstane trebuie supravegheat de ctre

directorul Direciei Audit.

Conform prevederilor art.16 din Legea nr.672/2002: ori de cte ori n efectuarea auditului
public intern sunt necesare cunotine de strict specialitate, conductorul
compartimentului de audit public intern poate decide asupra oportunitii contractrii de
servicii de expertiz/consultan din afara entitii publice.

31
3.3. Instruire i dezvoltare personal

Auditorii trebuie s fie instruii i s realizeze schimburi de experien cu ali auditori

profesioniti. Fiecare auditor intern este responsabil pentru meninerea unui nivel
corespunztor de competen i pricepere tehnic n domeniul de activitate al MIE,
precum i n procese i sisteme asemntoare.

3.3.1. Instruire i planuri de dezvoltare profesional

Pregtirea profesional a auditorilor va permite acestora s capete i s rein abilitile

necesare pentru activitatea de audit intern. Directorul Direciei Audit trebuie s
pregteasc planuri de dezvoltare profesional i de instruire anuale. Elaborarea acestor
planuri trebuie s fie coroborat cu procesul de elaborare a Planurilor anuale de audit.

Este sarcina directorului Direciei Audit s se asigure c personalul su i actualizeaz

calificrile profesionale n concordan cu planurile de instruire proiectate.

Raportul anual n ceea ce privete funcionarea sistemului de audit intern trebuie s

includ un raport despre implementarea instruirii i a planurilor de dezvolare profesional,
i s includ i urmtoarele informaii:
- cursurile de instruire urmate,
- misiuni de audit desfurate i metodologia aplicat,
- calificri profesionale necesare.

3.3.2. Educaiei profesional continu

Fiecare auditor este responsabil pentru continuarea pregtirii sale profesionale i trebuie:
- s aib un set de cunotine specializate,
- s menin un proces recunoscut i continuu de educaie pentru a susine o
cretere profesional continu n domeniul auditului intern.
Membrii personalului sunt ncurajati s se pregteasc i s ia parte la examene pentru
obinerea calificrile profesionale din domeniul auditului (mastere, certificari IIA, doctorate
etc).
Auditorul intern va participa la seminarii i la instruiri atunci cnd se consider c este
necesar i n concordan cu nevoile personale de pregtire. Directorul Direciei Audit,
respectiv conducerea ministerului, va asigura conditiile necesare pregtirii profesionale,
perioada destinat n acest scop fiind de minim 15 zile pe an.

3.3.3. Personalul nou angajat

Toi noii membri ai personalului vor primi o sesiune de introducere de la directorul Direciei
Audit care le va prezenta:
- rolul MIE/ADR (funcii, structuri, mediu);
- regulamentele romneti i ale UE relevante privind auditul intern;
- regulamentul de organizare i funcionare al MIE;
- codul (urile) de etic aplicabile;
- manualele de proceduri ale MIE, inclusiv Manualul de audit intern;
- procedurile de raportare;
- sistemul de arhivare;
- sistemele IT;
- politicile de dezvoltare a personalului/instruire.

32
4. Administrarea auditului intern
4.1. Rolul efului auditului intern

eful auditului intern trebuie s asigure organizarea, coordonarea i ndrumarea n mod

corespunztor a activitii UAI (Direcia Audit) i anume :
s se asigure c un Plan strategic este elaborat i implementat prin Planuri anuale
pentru toate fondurile PHARE gestionate de MIE.
s se asigure c resurse financiare i umane sunt alocate pentru implementarea
eficace a planurilor anuale de audit.
s se asigure c planificarea auditului, munca de teren, raportarea i urmrirea
implementarii recomandrilor sunt realizate conform standardelor din Manualul de audit
intern.
s analizeze i s evalueze politica de asigurare a calitii n cadrul Direciei Audit prin
evaluri interne i externe.
s realizeze coordonarea cu auditorii externi pentru a evita duplicarea efortului de
audit. De obicei, planurile de audit trebuie comunicate, documentele de lucru trebuie
analizate de ambele pri, i trebuie inute ntlniri periodice.
s determine dac obiectivele i indicatorii de msurare sunt elaborai mpreun cu
oficialii responsabili din MIE (i NAO):
- obiectivele sunt ndeplinite n cadrul planurilor de aciune i a bugetelor
specificate
- obiectivele trebuie s fie msurabile,
- s evalueze tehnicile i datele folosite pentru msurarea eficacitii i actiunile
ntreprinse ca rspuns la aceste msurtori.
s se asigure c documentele de lucru conin o analiz a bugetului de timp care
identific:
- orele bugetate pe fiecare segment de audit,
- orele reale pe fiecare segment de audit,
- variaii ntre buget i orele efectiv utilizate, cu explicaii despre variaiile materiale,
s analizeze rezumatele perioadelor de timp pentru a decide dac orele totale sunt
rezonabile pentru numrul de auditori. Pe baza acestei analize, s determine dac
numrul total de ore este corect i complet.
s elaboreze raportul de activitate al Direciei Audit (Vezi Capitolul 9 Controlul
Calitii).

4.2. Repartizarea misiunilor de audit intern

Este responsabilitatea directorului Direciei Audit s aloce volumul de munc, lund n

considerare factorii ce influenteaz programarea i repartizarea misiunilor de audit:
gradul de risc sau expunere la pierderi
tipul de audit
disponibilitatea resurselor corespunztoare de personal din cadrul entitii auditate
abiliti i disponibilitate a personalului de audit intern
disponibilitatea redus a resurselor de personal datorit unor misiuni de audit ne-
anticipate

Auditorul ce conduce un audit anume trebuie s fie specificat n planul anual de audit.

33
Directorul Direciei Audit repartizeaz misiunile de audit i sarcinile unui auditor intern pe
baza naturii i complexitii misiunii de audit i experienei i pregtirii speciale ale
auditorului intern.

Se recomand ca interviurile cu entitatea auditat s fie desfurate de ctre doi auditori.

4.3. Procedurile de audit intern

Directorul Direciei Audit trebuie s se asigure c auditorul (auditorii) interni din cadrul MIE
desfoar misiuni de audit conform standardelor de audit acceptate la nivel naional
folosind programele, tehnicile i procedurile stabilite.

n realizarea funciei de audit trebuie s fie respectate urmtoarele:

- declararea responsabilitilor (Fia de post),
- Codul de etic pentru auditorii interni
- Manualul de audit intern.

Procedurile descrise n acest Manual de audit intern pentru realizarea funciei de audit
intern sunt elaborate pe baza urmtoarelor:
Standardele pentru Practica Profesionist de Audit Intern (Institutul Auditorilor
Interni din SUA).
Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile
ulterioare.
O.M.F.P. nr.38/2003 privind aprobarea Normelor generale privind exercitarea
activitii de audit public intern.
O.M.F.P. nr.252/2004 privind aprobarea Codului privind conduita auditorilor interni.

4.4. Examinri ad-hoc i testri ale sistemelor de management i control

Pe teren, auditorul trebuie s ncerce s obin dovezi suficiente, convingtoare,

corespunztoare i de ncredere care s ateste c sistemele de management i control
instituite funcioneaz aa cum este stabilit, i c ele sunt corespunztoare pentru a
asigura regularitatea cheltuielilor i corectitudinea i integritatea informaiilor financiare sau
de alt natur. n desfurarea acestor misiuni de audit, auditorii trebuie s verifice dac
sistemul descris exist n realitate, i dac mecanismele adecvate exist pentru a pstra
documentaia sistemului la zi.

Testarea funcionrii sistemelor este realizat prin examinarea unui eantion de tranzacii.
O testare suficient ar trebui realizat pentru a permite extragerea unor concluzii relevante
privind eficacitatea sistemelor examinate.

4.5. Controlul auditului

Directorul Direciei Audit trebuie s verifice conformitatea activitii efectuate cu

standardele, concluziile i dovezile cu constatarile auditului, dar i s supervizeze c
orarul planificat este respectat i c timpul alocat pentru audit este folosit n mod eficace
(vezi seciunea 5.5).

34
5. Planificarea auditului intern

Planificarea activitii de audit trebuie s fie abordat pe trei nivele:

- planificarea strategic de audit
- planificarea anual
- planificarea (programarea) misiunilor de audit.

Planificarea strategic i anual a misiunilor de audit trebuie s se bazeze pe evaluarea

riscurilor cu care se confrunt obiectivele i activitile organizaiei (MIE).

5.1. Evaluarea riscurilor

Importana auditului intern const nu numai n identificarea riscurilor ci i n faptul c

recomand msuri pentru gestiunea acestor riscuri.

n procesul de realizare a unei evaluri a riscurilor, auditorii trebuie s ia n considerare cel

puin urmtoarele tipuri de riscuri (lista nu este exhaustiv):
- risc inerent
- risc de control

Vezi Manualul de management al riscurilor

5.1.1. Riscul inerent

Riscul inerent este sensibilitatea sistemului de management la factori ce apar din mediul n
care opereaz, cum ar fi legile i regulamentele naionale i mediul de lucru.

Riscul inerent apare atunci cnd exist fore externe ce pot afecta performana unei
organizaii sau poate s fac nvechite sau ineficace alegerile sale privind strategiile,
operaiunile, relaiile externe, structura organizaional sau finanarea.

Categoriile de riscuri inerente sunt:

1. Riscul privind schimbarea legislaiei i regulamentelor
- Schimbri ale regulamentele UE,
- Schimbri a legislaiei romneti,
- Schimbri ale structurilor administrative din Romnia.

2. Riscul privind disponibilitatea capitalului

- Riscul ca MIE s nu aib un buget adecvat.

3. Riscul tehnologic
- Riscuri legate de implementare/operarea software-ului.

4. Riscul legat de nevoi externe

- Schimbri n numrul de tranzacii (numrul de proiecte).

5. Riscul privind pierderile cauzate de catastrofe

- Pierderea de dosare, fiiere i nregistrri n urma unui incendiu sau al altor dezastre.
35
5.1.2. Riscul de control
Riscul de control este riscul ca sistemele de control intern din MIE s nu fie suficient de
adecvate pentru a asigura c fondurile sunt utilizate n mod economic i eficace i pentru
scopul intenionat, i c folosirea fondurilor este raportat n mod corespunztor.
Exemple de riscuri de control:

1. Riscuri privind eficiena

- Proceduri i procese ineficiente,
- Dezvoltarea necorespunzatoare a funciei de audit intern,
- Dezvoltarea inadecvat a Manualului/procedurilor de contabilitate,
- Dezvoltarea inadecvat a Manualelor operaionale,
- Dezvoltarea inadecvata a sistemului IT.

2. Riscuri privind timpul

- Riscul c informaiile/datele externe nu sunt primite n timp util (extrase de cont,
rapoarte)
- Riscul s nu fie respectate termenele limit prevzute n proceduri.

3. Riscuri privind eficacitatea cash-flow-ului

- Transferuri improprii dintr-un cont n altul (nerealizate la timp, incorecte, controlate n
mod necorespunztor),
- Raportri externe improprii,
- Cererile de fonduri i transferurile de fonduri nu sunt realizate la timp.

4. Riscul privind autoritatea

- Inexistena liniilor de autoritatea stabilite (structur organizatoric necorespunztoare,
descrierea neadecvat a fielor de post, inexistena responsabilitilor i a regulilor
privind nlocuirile, inexistena unor limite financiare pentru competene, relaii de
raportare nedefinite).

5. Riscul procesrii informaiei

- Restricionarea necorespunztoare a accesului la informaii (date sau programe) poate
cauza o folosire sau schimbare neautorizat de informaie confidenial, n timp ce
restricionarea prea mare a accesului la informaie poate mpiedica personalul s i
desfoare responsabilitile n mod eficace i eficient.

6. Riscul insatisfaciei partenerului

- O relaie de lucru slab cu partenerii cheie,
- Comunicare/Coordonare intern slab,

7. Riscuri privind resurselor umane

- Angajaii nu au calificrile/abilitile corespunztoare,
- Numrul de angajai este necorespunztor,

36
- Lipsa unui plan de recrutare/rezerv privind resursele umane,
- Lipsa instruirii,
- Fluctuaia personalului.

8. Riscul fraudei
- Frauda din partea conducerii,
- Complicitate ntre angajai,
- Segregarea necorespunztoare a sarcinilor,
- Folosirea neautorizat a resurselor,
- Conflict de interese,
- Meninerea necorespunztoare a dosarelor/informaiilor confideniale.

5.1.3. Auditurile anterioare/iregulariti

Diferit de evaluarea privind riscurile inerente i de control, auditorul trebuie s ia n
considerare i ali factori atunci cnd face evaluarea riscurilor asociate cu operaiunile de
cofinantare:
- erori sau iregulariti anterioare dac anterior operaiunii de evaluare a riscurilor
au fost raportate erori sau iregulariti sau un raport critic, poate fi un indiciu care
s arate un nivel mai ridicat de risc,
- audituri anterioare constatrile auditurilor anterioare ale Direciei Audit MIE sau
ale altor audituri (interne sau externe) trebuie s fie analizate i s conduc la un
nivel ridicat sau scazut de risc,
- mediul de audit auditurile frecvente i eficace ajut auditorul n msurarea
riscului rezidual (riscul ca o eroare s scape detectrii sistemelor de control).
Auditurile rare sau inadecvate las loc nesiguranei privind eficacitatea sistemelor
de control. Astfel, poate fi prioritar auditarea unei operaiuni/program/proiect care
nu a fost subiectul unor audituri frecvente sau recente.

5.1.4. Evaluarea riscurilor

Riscurile sunt evaluate ca fiind ridicate, medii sau sczute. Produsul final al evalurii
riscurilor va fi o list de procese/domenii de activitate cu numrul corespunztor de puncte
(scorul riscului care este raportat n planurile de audit strategice i anuale), care va
permite stabilirea prioritilor.

n timp ce auditorul intern trebuie s evalueze riscul nainte de a desfura munca de

teren, una dintre sursele cheie pentru informaii privind riscurile poate veni de la evaluarea
riscurilor realizat de ctre conducere. Aceasta nu trebuie s substituie sau s
desconsidere evaluarea riscurilor realizat de ctre auditorul intern.

O parte din planificarea auditorului intern va fi o judecat a msurii n care se poate

ncrede n evaluarea riscurilor realizat de conducere pentru a-i planifica munca de audit.

Principalul instrument pentru evaluarea riscurilor de ctre manager este Registrul

riscurilor.

Vezi Manualul de management al riscurilor

37
5.1.5. Selectarea misiunilor de audit pe baza analizei riscurilor

Evaluarea riscurilor se face n 3 etape distincte:

a) pentru fiecare tip de program/memorandum de finanare, se selecteaz
componenta(ele)/schema(ele)/subprogramul(ele) cu riscul cel mai ridicat,
b) pentru fiecare din componenta(ele)/schema(ele)/subprogramul(ele) selectate la
punctul a) se selecteaz entitatea/activitatea care va fi auditat,
c) pentru fiecare entitate/activitate selectat la punctul b) se selecteaz
proiectele/operaiunile care vor fi auditate.

5.1.6. Factori de risc specifici misiunilor de audit privind fondurile europene

a. Pentru selectarea componentei/schemei/subprogramului:

- complexitatea reglementrilor/normelor/operaiunilor
- nivele n cascad
- procentul cofinanrii
- tipul beneficiarului: public/privat, constituit recent/constituit de mai mult timp
- iregulariti sau erori raportate anterior.

b. Pentru selectarea entitii/activitii care urmeaz a fi auditat:

- procedurile (manuale, circuite informaionale, organizaionale etc)
- competena personalului (calificri i pregtire)
- mobilitatea personalului (experiena, noi angajai, angajai temporari)
- presiunea asupra personalului (personal puin, volum mare de tranzacii, sarcini
nerezolvate)
- iregulariti sau erori raportate anterior
- mediul de audit (exist/nu exist audituri anterioare recente)
- evidene privind verificri efectuate (spot checks)
- tipul organizaiei (nou nfiinat/cu vechime)
- tipul organizaiei (public/privat).

c. Pentru selectarea proiectelor/operaiunilor:

- iregulariti sau erori raportate anterior
- audituri anterioare (regulate, recente)
- tipul schemei de finanare (de grant)
- complexitatea proiectului (ex. up-gradarea unor bunuri existente sau
construirea/achiziionarea unora noi)
- informaii privind creterea costurile proiectului (overruns)
- procentul finanrii din fondurile europene pentru fiecare proiect n parte (dac difer).

5.2. Planul strategic de audit

5.2.1. Raionament

Funcia primar a auditului intern trebuie s fie cea de a adauga valoare eficienei i
eficacitii globale a organizaiei, i n cele din urm capacitii sale de a-i atinge
obiectivele.

n faza de planificare a auditului, Direcia Audit Intern va realiza aceast funcie prin:

38
 adoptarea unei viziuni cuprinztoare i a unei perspective strategice asupra
riscurilor i oportunitilor mediului n care organizaia opereaz;
asigurarea c exist o abordare participativ auditor entitate auditat n procesul
de planificare a auditului intern prin implicarea factorilor superiori de decizie ai
organizaiei n exerciiul de planificare strategic.
Entitatea auditat se ateapt ca Direcia Audit Intern s adauge valoare, s aib rol de
consultant n a o asista la mbuntirea activitii i nu n a fi un controlor intern.

5.2.1.1. Viziune de ansamblu

Pentru a-i ndeplini rolul, auditorii interni trebuie s evalueze nu numai riscurile cu care
organizaia se confrunt ci i oportunitile ce pot fi exploatate.

Riscul i oportunitatea sunt ambele variaii de la plan. Riscul este potenialul de rezultate
negative (mai puin dect era anticipat), iar oportunitate este potenialul pentru rezultate
pozitive (mai mult dect era anticipat).

Pe termen scurt, riscul este ridicat datorit deficienelor de sistem, cum ar fi erorile,
omisiunile, ntrzierile i frauda care mpiedic organizaia s i ating scopurile. n
schimb, oportunitatea pe termen scurt este minor deoarece nu exist suficient timp
pentru a exploata ntregul potenial pentru rezultatele pozitive ce pot exista.

Pe termen lung, riscul se diminueaz deoarece organizaia are mai mult timp s i
ajusteze sistemul de control. Pe de alt parte, numrul i valoarea oportunitilor crete n
mod semnificativ.

Datorit efectului diferit al timpului asupra celor dou variabile (risc versus oportunitate),
rezult c auditorii interni trebuie s ia n considerare riscurile i oportunitile nu numai pe
termen scurt, dar i pe termen mediu i lung.

Cu o perspectiv pe termen scurt, oportunitatea este prea mic pentru a avea un efect, n
timp ce riscul este ridicat. Rezultatul unei asemenea abordri este planul de audit care se
concentreaza pe domeniile cu cel mai ridicat risc imediat.

Dac auditorii interni se concentreaz n planul de audit pe oportunitile pe termen mediu

i lung, ei pot crete valoarea auditului intern. Auditorul intern care adopt o perspectiv
pe termen mai lung poate adauga etape n programul de audit pentru a testa sistemele de
control pe care organizaia le folosete pentru a identifica i a utiliza oportunitile sau
pentru a diminua riscurile n timp.

n concluzie, dac auditorii interni vor sprijini n mod real obiectivele i scopurile
organizaiei, ei trebuie s aib o gndire strategic, adic s adopte o perspectiv larg
care s cuprind att riscurile i oportunitile pe perioade mai mari de timp. De aici reiese
nevoia unei abordri strategice n procesul de planificare a auditului intern.

Principiile elaborrii Planului de audit intern:

1. Principiul completitudinii: nici o structur sau activitate nu poate fi exclus de la
exercitarea auditului intern.
2. Principiul prudenial: toate activitile trebuie auditate cel puin o dat la trei ani.
3. Activitile obligatorii a fi auditate, conform Legii nr.672/2002 privind auditul public
intern.

39
4. Criteriile semnal/sugestiile conductorului entitii publice: deficiene constatate
anterior n rapoartele de audit; deficiene constatate n procesele-verbale ncheiate n
urma inspeciilor; deficiene consemnate n rapoartele Curii de Conturi; alte informaii
i indicii referitoare la disfuncionaliti sau abateri; aprecieri ale unor specialiti,
experi etc. cu privire la structura i dinamica unor riscuri interne sau de sistem;
analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcionrii sistemului;
evaluarea impactului unor modificri petrecute n mediul n care evolueaz sistemul
auditat;
5. Principiul oportunitii, potrivit cruia obiectivele prevzute n plan sunt stabilite prin
analiza i evaluarea riscului asociat.

Fiecare misiune de audit intern trebuie s conduc la:

- o mai bun stpnire de ctre management a riscului asociat,
- o mbuntire a calitii controlului intern,
- creterea gradului de ndeplinire a obiectivelor fiecrei srtucturi, activiti.

5.2.1.2. Abordarea participativ

Managerii la diferite nivele n cadrul organizaiei pot sprijini procesul de audit intern oferind
cunotine valoroase n ceea ce privete gestionarea riscurilor de zi cu zi.

Managerii de nivel superior trebuie s aplice cunotinele lor strategice despre riscurile i
oportunitile pe termen mediu i scurt pentru a oferi sprijin echipei de audit intern n
efortul lor de a ntreprinde planificarea strategic.

5.2.2. Procesul de planificare strategic a auditului

5.2.2.1. Fazele elaborrii planului strategic de audit intern

Dei planul strategic de audit acoper un termen mediu (de obicei 3 ani), este o activitate
ce trebuie realizat anual. Mediul organizaiei se schimb n permanen, i tot aa i
riscurile i oportunitile, iar acest lucru face necesar o revizuire a prezumiilor pe care s-a
bazat iniial planul strategic. Fiecare Plan strategic de audit pe 3 ani analizeaz domeniile
auditabile i aloc resursele de audit intern.

40
 Diagrama 3 Ciclul planificrii strategice de audit pe 3 ani

Strategic
3 Year SAP
Planning
Internal Audit 05-07
Process
Report
(see Diag 2)

Annual Audit Annual Audit Annual Audit

02 AAP 05 AAP 06 AAP 07
03 04

Strategic
3 Year SAP
Planning
Internal Audit 06-08
Process
Report
(see Diag 2)

Annual Audit Annual Audit Annual Audit

03 AAP 06 AAP 07 AAP 08
04 05

Strategic
3 Year SAP
Planning
Internal Audit 07-09
Process
Report
(see Diag 2)

Annual Audit Annual Audit Annual Audit

04 AAP 07 AAP 08 AAP 09
05 06
Key

SAP = Strategic Audit Plan

AAP = Annual Audit Plan

41
Aceast linie directoare propune un proces de Planificare strategic de audit, aa cum
este descris n Diagrama 4, de mai jos, defalcat n trei faze:

a) Faza de cercetare
b) Faza de analiza
c) Faza de elaborare a planului strategic de audit

Diagrama 4 Procesul strategic de audit intern

1. Review the Mission

Statement and the
Strategic Objectives of the
Implementing Agency

2. Identify all auditable

areas: Inventory of Auditable
- Programmes
(Romanian and non -Romanian
Areas: Box A
funded)
-Non-programmes (support
departments / units)

3. Calculate theaverage
budget expenditure for
each auditablearea for the
past 3 years
Table of average
percentage split of
expenditure across all
auditable areas: Box B

Summary 3-Year
Internal Audit Report
:
Box C

4. Prepare for the SWOT

Analysis Meeting with
Senior Management Discussion paper
highlighting strategic
risks / opportunities in
the view of the IA Unit:
Box D
I. Research Phase

5. Host a SWOT Analysis Panel average

Meeting with the Senior percentage split of IA
Management Team. Work across auditable
Moderate a discussion of areas:
short and medium term Proposed % Split Box E
risks and opportunities . of IA Work
Ask each participant to across auditable
propose a percentage areas
allocation of internal audit
work time across all
auditable areas
II. Panel Review Phase

Time Resources of
6. Calculate the number of Internal Audit Unit
:
auditor-days available over Box F
the coming 3 years

7. Allocate the total auditor

days available across Auditor Time
auditable areas based on Allocation:
the average percentages Box G
proposed by the panel
review

Strategic Audit Plan:

8. Prepare and submit the Box H
Strategic Audit Plan

III . Strategic Plan Development Phase

42
a. Faza de cercetare

Procesul ncepe prin activitatea de cercetare preliminar desfaurat de ctre echipa de

audit intern care include analiza valorilor i obiectivelor organizaiei.

b. Analiza riscului

Etapele analizei riscurilor:

1. inventarierea activitilor, proceselor i gruparea lor pe programe i activiti principale
2. identificarea pentru fiecare activitate sau program a riscurilor generale asociate
acestora i anume acele riscuri care afecteaz:
- fiabilitatea i integritatea sistemului informaional
- realizarea obiectivelor activittii sau programului n condiii de economicitate i
eficien
- integritatea activelor folosite n realizarea activitii sau programului respectiv
- conformitatea cu legile, regulamentele etc
3. evaluarea riscurilor i ncadrarea acestora pe clase de riscuri:
- riscuri mici de la 1 la 3
- riscuri medii de la 3,01 pn la 6
- riscuri mari de la 6,01 pn la 9

Formula utilizat n evaluarea riscurilor:

N= Impact *Probabilitate unde N = nivelul riscului
Scala de msurare a fiecrui termen este de la 1 la 3.
Pentru evaluarea riscului asociat se folosesc criteriile din diagrama nr.4.

Valoarea impactului = (scorul acordat *ponderea criteriului)

4. clasarea activitilor/programelor n funcie de suma riscurilor aferente activitilor/

programelor diagrama 5.

c. Elaborarea planului strategic de audit

Ca urmare a seleciei domeniilor, n funcie de analiza riscului i criteriile semnal, rezult

planul strategic - din care se extrage planul anual.
Directorul Direciei Audit calculeaz numrul de zile auditor disponibile n urmtorii trei ani
i delimiteaz aria de cuprindere a planului strategic.

43
 Criteriile utilizate n msurarea impactului pentru structurile MIE

Exemple

Nr. Nivel Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Pondere

Criterii

1. Impact financiar 0 - 50.000 mii RON 50.001 - 100.000 mii RON Peste 100.000 mii RON 35%

2. Complexitatea cadrului Cadrul normativ naional Cadrul normativ naional Cadrul normativ naional i
normativ cu aplicabilitate redus cu aplicabilitate mare internaional cu aplicabilitate 10%

3. Numrul nivelelor de 1 nivel 2 - 3 nivele peste 3 nivele 10%

gestiune implicate

4. Proceduri de lucru Sunt complete, aprobate, Procedurile nu sunt Nu exist 15%

documentate cunoscute, aplicate i aplicate n mod consecvent
funcionale

5. Sistemul de control intern Eficient Insuficient Lipsa 20%

6. Eficiena aciunilor corective Aciunile corective au fost Aciunile corective au fost Aciunile corective nu au fost 10%
implementate i au adus implementate parial sau implementate, nu au adus
un plus de valoare cu ntrziere niciun plus de valoare

Etc..

44
 Criteriile utilizate n msurarea impactului pentru programele PHARE - exemple
Nr. Nivel
crt. Criterii
1. Impact financiar
2. Complexitatea cadrului
normativ
3. Numrul nivelelor de
gestiune implicate
4. Proceduri de lucru
documentate
5. Sistemul de control
6. Eficiena aciunilor corective
7. Tipul de beneficiari
8. Complexitatea proiectului
Nivel 1
1 - 3 mil. Euro
Cadrul normativ naional
cu aplicabilitate redus
1 nivel
Sunt complete, aprobate,
cunoscute, aplicate i funcionale
Eficient
Aciunile corective au fost
implementate i au adus un
plus de valoare
Instuii publice sau organizaii
private cu experien
n derularea fondurilor comunitare
i sistemelor de gestiune i
control adecvate
Buget mic, durat de
implementare
redus, 1-2 componente
Nivel 2 Nivel 3 Pondere
3 - 30 mil. Euro peste 30 mil. Euro 40%
Cadrul normativ naional cu Cadrul normativ naional i
aplicabilitate mare internaional cu aplicabilitate 10%
2 - 3 nivele peste 3 nivele 10%
Nu sunt aplicate in mod Nu exist 5%
consecvent
Insuficient Lips 10%
Actiunile corective au fost Aciunile corective nu au fost 5%
implementate parial sau implementate, nu au adus
cu ntrziere niciun plus de valoare
Instituii publice sau Instituii publice sau 10%
organizaii private cu organizaii private nou
experien medie n nfiinate, fr experien n
derularea fondurilor n derularea fondurilor
comunitare i comunitare i
sistemelor de gestiune i sistemelor de gestiune i
control funcionale control
Buget mediu, mai multe Buget mare, mai multe 10%
componente, durata medie componente,
de derulare mai multi factori implicai,
durat de derulare mare
45
 Planul strategic de audit public intern pentru perioada 200N 200N+2

Exemplu
CRITERII SEMNAL Anul
Nr. DOMENIUL DE Nivel L M H Ultimul SOLICITRI
crt. AUDIT/PROCESUL/ risc audit
PROGRAMUL MINISTRU NAO U.C.A.A.P.I. Schimbri N N+1 N+2

1. Direcia Asisten Tehnic 5,09 M N-1 X X X

2. Direcia Cooperare
Transfrontalier 5,08 M N-2 X X X
3. Direcia Pli Programe 6,21 H N -1 X X X
4. Compartimentul verificare tehnic
i conformitate 2,95 L - X X X
5. Compartimentul Control Financiar
Preventiv Propriu 2,57 L - X
6. Direcia Resurse Umane 3,42 M N -1 X
7. Direcia Buget i Financiar -
Contabilitate 1,67 L N-3 X
8. Direcia Logistic i Administraie 2,65 L - X
9. Direcia Tehnologia Informaiei 2,71 L N-1 X
10. Direcia Implementare 3,76 M - X X X
11. Direcia Monitorizare 3,80 M - X X X
12. Program PHARE 2001 - IMM 5,24 M - X
13. Program PHARE 2001 - Servicii
sociale 5,13 M - X

46
5.3. Planul anual de audit intern

5.3.1. Scop i cuprins

Un plan anual de audit ce include obiectivele, prioritatea i cerinele legate de timp i
resurse trebuie s fie elaborat pentru fiecare an. Planul anual de audit este n primul rnd
un rezumat desprins din Planul Strategic de Audit. Acest lucru este fundamentul pentru
analiza continu a planului strategic de audit.

Planul anual de audit al Direciei Audit din MIE este elaborat de ctre Direcia Audit i
trebuie aprobat de ctre ministrul MIE i de ctre NAO.

Selectarea misiunilor de audit public intern se face n funcie de urmtoarele elemente de

fundamentare:
a) Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activiti, programe/proiecte sau
operaiuni;
b) Criteriile semnal/sugestiile conductorului entitii publice, respectiv: deficiene
constatate anterior n rapoartele de audit; deficiene constatate n procesele - verbale
ncheiate n urma inspeciilor; deficiene consemnate n rapoartele Curii de Conturi;
alte informaii i indicii referitoare la disfuncionaliti sau abateri; aprecieri ale unor
specialiti, experi etc. cu privire la structura i dinamica unor riscuri interne sau de
sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcionrii
sistemului; evaluarea impactului unor modificri petrecute n mediul n care evolueaz
sistemul auditat;
c) Temele defalcate din planul anual al U.C.A.A.P.I.. Conductorii entitilor publice sunt
obligai s ia toate msurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de ctre
U.C.A.A.P.I. s fie introduse n planul anual de audit public intern al entitii publice,
realizate in bune conditii si raportate in termenul fixat;
d) Numrul entitilor publice subordonate;
e) Respectarea periodicitii n auditare, cel puin o dat la 3 ani;
f) Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonat;
g) Recomandrile Curii de Conturi.

Proiectul planului anual de audit public intern este ntocmit pn la data de 30 noiembrie a
anului precedent anului pentru care se elaboreaz.
Conductorul entitii publice aprob proiectul planului anual de audit public intern pn la
20 decembrie a anului precedent.
Planul anual de audit public intern reprezint un document oficial. El este pstrat n arhiva
instituiei publice mpreun cu referatul de justificare, n conformitate cu prevederile Legii
Arhivelor Naionale.

Referatul de justificare
Proiectul planului anual de audit public intern este nsoit de un referat de justificare a
modului n care sunt selectate misiunile de audit cuprinse n plan.
Referatul de justificare trebuie s cuprind pentru fiecare misiune de audit public intern,
rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal si alte
elemente de fundamentare, care au fost avute n vedere la selectarea misiunii respective.

47
 Structura planului de audit public intern
Planul anual de audit intern are urmtoarea structur:
- scopul aciunii de auditare;
- obiectivele aciunii de auditare;
- identificarea/descrierea activitii/operaiunii supuse auditului public intern;
- identificarea/descrierea entitii/entitilor sau a structurilor organizatorice la care se va
desfura aciunea de auditare;
- durata aciunii de auditare;
- perioada supus auditrii;
- numrul de auditori proprii antrenai n aciunea de auditare;
- precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunotine de specialitate, precum
i a numrului de specialiti cu care urmeaz s se ncheie contracte externe de
servicii de expertiz/consultan (dac este cazul);
- numrul de auditori care urmeaz s fie atrai n aciunile de audit public intern din
cadrul structurilor descentralizate.

Actualizarea planului de audit public intern

Actualizarea planului de audit public intern se face n funcie de:
- modificrile legislative sau organizatorice, care schimb gradul de semnificaie a
auditrii anumitor operaiuni, activiti sau aciuni ale sistemului;
- solicitarile U.C.A.A.P.I., ale conductorului instituiei, ale NAO, PAO sau Comisiei
Europene de a introduce/nlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern.
Actualizarea planului de audit public intern se realizeaz prin ntocmirea unui Referat de
modificare a planului de audit public intern, aprobat de conductorul entitii publice.

Un plan anual de audit trebuie s cuprind i alte activiti ale Direciei Audit, cum ar fi
instruiri i seminarii pentru auditori, elaborarea raportului de activitate al direciei etc.

Vezi Procedura operaional PO 00

5.3.2. Resursele de audit

Punctul de nceput pentru alocarea resurselor de audit trebuie s fie Planul strategic de
audit intern (punctul 5.2 din acest Manual). O planificare mai detaliat a timpului poate fi
realizat prin planul anual de audit, dac este necesar.

Aproximativ 10-20% din timpul fiecrui auditor poate fi lsat nedistribuit n planul anual
pentru a permite o flexibilitate i pentru a asigura executarea altor activiti ale Direciei
Audit.

Directorul Direciei Audit este responsabil pentru organizarea i desfurarea activitilor

de audit public intern i trebuie s asigure resursele necesare ndeplinirii planului de audit
public intern n mod eficient.

48
5.4. Programul de audit intern (Agenda de audit)

Planificarea sarcinilor este asigurat folosind un Program al misiunii de audit (Agenda de

audit).

5.4.1. Scopul Programului misiunii de audit intern

Programul misiunii de audit este un plan de sarcini elaborat ca un cadru de desfurare a

activitilor de audit i ca un ghid pentru auditori. Scopul unui Program al misiunii de audit
este de a planifica etapele de audit ce trebuie derulate n timpul auditului care s ajute la
atingerea obiectivelor specifice de audit.

Ofer o baz pe care se bugeteaz i controleaz modul de realizare a sarcinilor

auditorului. Un program al misiunii de audit aprobat i detaliat va impiedica auditorul s se
abat de la drumul stabilit i/sau s se concentreze pe aspecte irelevante.

Asigur directorul Direciei Audit c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare
la obiectivele misiunii de audit public intern.

5.4.2. Programul preliminar al interveniilor la faa locului

Programul preliminar al interveniilor la faa locului se ntocmete n baza programului de

audit public intern i prezint n mod detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s
le efectueze, respectiv studiile, cuantificrile, testele, validarea acestora cu materiale
probante i perioadele n care se realizeaz aceste verificri la faa locului.

5.4.3. Cuprinsul Programului misiunii de audit intern

Programul de audit public intern este un document intern de lucru al Direciei Audit, care
se ntocmete n baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica
detaliat aciunile concrete de efectuat, necesare atingerii obiectivului, precum i
repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Programul de audit include informaii sub urmtoarele titluri:

Cadrul general
La nceputul auditului, se ofer o privire general asupra operaiunilor entitii auditate.

Planificarea
Programul planificrii trebuie s fie scris nainte de munca de teren.

Aria de acoperire a auditului

Aria de acoperire a auditului trebuie s menioneze ce perioad/domeniu/operaiune
trebuie acoperite de audit.

Obiectivele auditului
Obiectivele trebuie s se ncadreze n cadrul ariei de acoperire globale a auditului. Fiecare
procedur de audit trebuie s rspund la unul dintre obiective i fiecare obiectiv trebuie
abordat n proceduri sau n pai. Toate obiectivele declarate trebuie s fie sprijinite de
munca de testare, cu referire la Programele de audit elaborate de auditori.

49
 Vezi Procedura operaional PO 06

Auditorii trebuie s i foloseasc imaginaia, ingeniozitatea i inteligena n procesul de

creare a etapelor de audit care s rspund obiectivelor.

Administrativ i finalizare

Acesta include toate etapele ce nu au legatur cu planificare i testarea, de ex.

completarea de formulare, scrierea de rapoarte.

Programul misiunii de audit indic, de asemenea, cerinele de resurse.

5.5. Analize i edine

Directorul Direciei Audit trebuie s ofere ministrului MIE rapoarte scrise sau orale
periodice privind progresul n ceea ce privete planurile de audit anuale i strategice.

Rapoartele intermediare cu privire la probleme semnificative i probleme ce necesit

atenie imediat, schimbri n aria de acoperire a auditului i alte probleme importante
trebuie s fie oferite n forma scris.

Procesul de audit va fi acoperit de analize i edine regulate. Va avea loc o edin

sptmnal cu membrii echipei. ntlnirile la cerere sunt programate n mod detaliat n
proceduri operaionale. Fiecare analiz i edin este nregistrat n documentele de
lucru aa cum este stipulat n Procedurile operaionale.

Toate analizele desfurate vor fi nregistrate n documentul prezentat la elaborarea i

implementarea etapelor de audit (Vezi Anexa nr.25 Nota centralizatoare a documentelor de
lucru i Anexa nr.26 Fia de analiz a documentelor de lucru) i vor fi n dosarul de audit ce
ofer dovada conducerii c activitatea a fost finalizat.

Supervizorul va semna toate documentele examinate din dosarul de audit.

5.6. Timpul auditorului

Auditul intern trebuie s nregistreze timpul de audit petrecut pentru realizarea misiunilor
de audit, planificarea viitoarelor misiuni de audit i proiecte, precum i evaluarea
personalului de audit.

Auditorii interni trebuie s elaboreze Fia de pontaj sptmnal (Anexa nr.36) i

Centralizatorul fielor de pontaj sptmnal (Anexa nr.37).

Vezi Procedura operaional PO 22

50
6. Metodologia de audit
6.1. Introducere

Aceast seciune a manualului explic etapele pentru desfurarea unei misiuni de audit
de la activitatea iniial pn la raportul final.

Diagrama prezentat pe urmtoarea pagin ofer o imagine de ansamblu a procesului.

- partea din stnga a diagramei indic fiecare pas al procesului cu o referin la o

procedur operaional

- partea din dreapta a diagramei indic ieirea (output) din proces cu o referin la o
procedur operaional i documentul corespunztor, cu referin la un document de
lucru.

n capitolul 12 Proceduri Operaionale i n Anexe sunt incluse formulare standarde i

modele. Referinele date formularelor standard se refer la ndosarierea n dosarele
documentelor de lucru.

Vezi Capitolul 8 Documentaia de audit

6.2. Fazele auditului

Procesul de audit este similar pentru majoritatea angajamentelor i n mod normal const
n 4 faze:
Pregtirea misiunii de audit
Intervenia la faa locului (munca de teren)
Raportul de audit public intern
Urmrirea recomandrilor.

Implicarea conducerii are o importanta critica in fiecare faza a procesului de audit.

De obicei, orice misiune de audit planificat trebuie s se desfoare respectnd

succesiunea descris n urmtoarea diagram.

Misiunile de audit adhoc i alte activiti speciale (investigaii) pot necesita o abordare
diferit ce trebuie s fie definit de la caz la caz.

51
 Etapele auditului - Proceduri operaionale Documente anexe

Etapa COD PO PROCEDURA Ref. Anexa DENUMIRE ANEXA

Anexa nr.
PO 00 Elaborarea 01. Memorandum privind solicitarea de
planului de audit informatii
Planificare

02. Planul anual de audit public intern

03. Referat de justificare privind planul de
audit
04. Planul strategic de audit public intern
PO 01 Ordin de serviciu A01 05. Ordin de serviciu
PO 02 Declaraia de A02 06. Declaratia de independenta si calificare
independen i
calificare
PO 03 Notificarea B01-1 07. Notificarea structurii auditate
structurii auditate
PO 03-1 Notificarea B01-2 08. Notificarea prilor interesate
prilor interesate
PO 04 Colectarea i B04-1 09. Chestionar de auto-evaluare
Pregtirea misiunii de audit

prelucrarea C01-1 10. Memorandum de verificare preliminar

informaiilor A04-3 11. Rezumatul interviului, dac este cazul
A05-1 FIAP-uri, dac este cazul
PO 05 Analiza riscurilor C02-1 12. Lista centralizatoare a obiectelor
auditabile
C02-2 13. Matricea riscurilor
C02-3 14. Tabelul puncte tari-puncte slabe
C02-4 15. Matricea de evaluare a controlului intern
PO 06 Elaborarea A03-1 16. Programul de audit (agenda de audit)
programului A03-2 17. Programul interveniei la fata locului
misiunii de audit
(agenda de audit)
PO 07 edina de B02 18. Minuta edinei de deschidere
deschidere
PO 08 Confirmarea ariei B03 19. Memorandumul de confirmare a ariei i
i obiectivelor obiectivelor auditului
auditului
PO 09 Colectarea A04-1 20. Test
dovezilor A04-2 21. Foaia de lucru
A05-1 22. Fia de identificare i analiza a
Interventia la fata locului

problemei (FIAP)
A04-4 23. Lista de verificare/chestionar
PO 10 Constatarea i A06-1 24. Formular de constatare i raportare a
raportarea iregularitilor
iregularitilor
PO 11 Revizuirea D01-1 25. Nota centralizatoare a documentelor de
documentelor de lucru
lucru D01-2 26. Fisa de analiza a documentelor de lucru
PO 12 edinta de D01-2 27. Minuta edintei de nchidere
nchidere
PO 13 Elaborarea A07-1 28. Proiectul raportului de audit public
Raportul
de audit
public

proiectului de intern
raport de audit
i

public intern

52
 PO 14 Revizuirea D01-3 29. Fia de revizuire a proiectului de raport
proiectului de de audit public intern
raport de audit
public intern
PO 15 Transmiterea - - Nu exist formular standard
proiectului de
raport de audit
public intern la
structura auditata
PO 16 Reuniunea de B07 30. Minuta reuniunii de conciliere
conciliere
PO 17 Raportul de audit A07-2 31. Raportul de audit public intern
public intern
PO 18 Difuzarea - - Nu exist formular standard
raportului de audit
public intern
PO 19 Urmrirea A08 32. Fia de urmrire a implementrii
recomandrilor recomandrilor
recomandrilor
Urmrirea

PO 20 Evaluarea D02-1 33. Fia de evaluare a performani

performanei auditului
Analiza calitii

auditului i D02-2 34. Fia de evaluare a performantei

auditorilor auditorului
PO 21 Supervizarea D01-4 35 Lista de supervizare a documentelor de
audit
PO 22 Pontajul A09-1 36. Fia de pontaj sptmnal
A09-2 37. Centralizatorul fielor de pontaj
sptmnal
PO 23 Revizuiri ale - 38. Formular de revizuire a Manualului de
Manualului de audit intern
audit intern
39. Opis documente de audit

53
6.3. Iniierea procesului de audit

6.3.1. Repartizarea auditorilor

Pe baza Planului anual de audit public intern, aprobat, directorul Direciei Audit va
repartiza misiuni de audit auditorilor, astfel nct s poat ncepe analiza preliminar. Se
ntocmete un Ordin de serviciu (Anexa 05 - ref. A01).

Vezi Procedura Operaional PO 01

Independena auditorilor selectai trebuie s fie stabilit i documentat. Pentru a

documenta independena auditorului repartizat s efectueze o misiune de audit o
Declaraie de independen i calificare este ntocmit i semnat de fiecare auditor
(Anexa 06 - ref. A02).

Vezi Procedura Operationala PO 02

6.3.2. Notificarea entitii auditate

Direcia Audit va ntiina entitatea auditat printr-o notificare (Anexa 07 - ref. B01-1) c o
misiune de audit a fost programat a se efectua.
Direcia Audit notific entitatea/structura auditat cu 15 zile nainte de declanarea misiunii
de audit public intern, despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum i
despre faptul c pe parcursul misiunii vor avea loc intervenii la faa locului al cror
program va fi stabilit ulterior, de comun acord.

Vezi Procedura Operaional PO 03

6.3.3. Notificarea prilor interesate

Pentru a asigura ca Programul de audit va lua n considerare toate aspectele care

preocup conducerile structurilor auditate, o notificare (Anexa 08 ref. B01-2) este
transmis tuturor prilor interesate pentru a le informa c auditul intern iniiaz o misiune
de audit i pentru a determina dac prile interesate au cerine, interese sau ngrijorri cu
privire la obiectivul auditului.

Vezi Procedura Operaional PO 03-1

6.4. Analiza preliminar

6.4.1. Obiectivele analizei preliminare

Analiza preliminar are 2 obiective importante:

1. Folosirea judecii profesionale i a informaiilor disponibile pentru a determina
obiectele auditabile corespunztoare i aria de cuprindere ale misiunii de audit (adic
declararea limitelor auditului).

54
 Obiectele auditabile, aria de cuprindere i bugetul de timp al auditului trebuie s fie re-
evaluate n mod constant pe parcursul procesului de audit pentru a asigura o folosire
eficient a resurselor de audit (de ex. dac restul etapelor din procesul de audit sunt
eliminate, dac obiectele auditabile sau aria de cuprindere trebuie limitate sau extinse,
dac au fost identificate proceduri mai eficiente sau dac au fost alocate ore
suplimentare). Dac prin aceasta reevaluare constant se produc schimbri
semnificative obiectivului sau/i ariei de curpindere convenit iniial cu ministrul MIE,
atunci ele trebuie comunicate ministrului MIE.
2. Elaborarea Programului de Audit (Agendei de Audit) i determinarea aciunilor
necesare pentru a colecta dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare pentru
a realiza obiectivele stabilite.

6.4.2. Colectarea informaiilor

n aceast etap auditorii interni solicit i colecteaz informaii cu caracter general despre
entitatea/structura auditat. Aceste informaii trebuie s fie pertinente i utile pentru a
atinge urmtoarele scopuri:
a) identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socio-economic n
care entitatea/structura auditat i desfoar activitatea;
b) cunoaterea organizrii entitii/structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru i a
diferitelor nivele de administrare, conform organigramei;
c) identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii/structurii auditate i ale
sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe;
d) identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ;
e) identificarea informaiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor
controlului i selecionrii tehnicilor de investigare adecvate.

Un Chestionar de auto-evaluare (Anexa nr.09 - ref.B04-1) este transmis structurii auditate.

6.4.3. Prelucrarea informaiilor

Prelucrarea informaiilor const n :

a) analiza structurii/entitii auditate i activitii sale (organigrama, regulamente de
funcionare, fie ale posturilor, circuitul documentelor);
b) analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea entitii/structurii auditate;
c) analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit
public intern;
d) analiza rezultatelor controalelor precedente;
e) analiza informaiilor externe referitoare la entitatea/structura auditat.

Toate informaiile colectate de auditorii interni pn n aceast etap sunt cuprinse n

Memorandumul de verificare preliminar (Anexa 10 ref.C01-1).

Vezi Procedura Operaional PO 04

55
6.4.4. Identificarea obiectelor auditabile

Obiectul auditabil
Obiectul auditabil reprezint activitatea elementar a domeniului auditat, ale crei
caracteristici pot fi definite teoretic i comparate cu realitatea practic.

Etapele identificrii obiectelor auditabile

Identificarea obiectelor auditabile se realizeaza n 3 etape:
a) detalierea fiecrei activiti n operaii succesive descriind procesul de la realizarea
acestei activiti pn la nregistrarea ei (circuitul auditului);
b) definirea pentru fiecare operaiune n parte a condiiilor pe care trebuie s le
ndeplineasc din punct de vedere al controalelor specifice i al riscurilor aferente
(ce trebuie s fie evitate);
c) determinarea modalitilor de funcionare necesare pentru ca entitatea s ating
obiectivul i s elimine riscul.

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor
specifice i ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor (Anexa 12
ref.C02-1).

6.4.5. Analiza riscurilor

Analiza preliminar presupune i identificarea i analizarea riscurilor.

Definiie
Riscul reprezint orice eveniment, aciune, situaie sau comportament cu impact
nefavorabil asupra capacitii entitii publice de a realiza obiectivele.

Principalele categorii de riscuri

a) Riscuri de organizare, cum ar fi: neformalizarea procedurilor; lipsa unor responsabiliti
precise; insuficienta organizare a resurselor umane; documentaia insuficient,
neactualizat;
b) Riscuri operaionale, cum ar fi: nenregistrarea n evidenele contabile; arhivare
necorespunztoare a documentelor justificative; lipsa unui control asupra operaiilor cu risc
ridicat;
c) Riscuri financiare, cum ar fi: pli nesecurizate, nedetectarea operaiilor cu risc financiar;
d) Alte riscuri, cum ar fi cele generate de schimbrile legislative, structurale, manageriale
etc.

Componentele riscului
Componentele riscului sunt:
a. probabilitatea de apariie;
b. nivelul impactului, apreciat prin gravitatea consecinelor i durata acestora.

Obiectivul analizei riscurilor este de a direciona resursele auditului ctre domeniile cu

risc ridicat, lundu-se n considerare riscurile inerente, riscurile de control i auditurile
anterioare/iregularitile (neregulile) raportate.

56
O abordare global privind analiza riscurilor implic identificarea riscurilor asociate cu
principalele procese derulate pentru implementarea fondurilor, complexitatea
regulamentelor, legilor, procedurilor i valoarea finanrii acordate de ctre UE.

Prile din program identificate ca fiind cu nivel ridicat de risc, trebuie introduse cu
prioritate n planul de audit iar selectarea operaiunilor trebuie facut alegnd metoda de
eantionare cea mai potrivit. Dac se efectueaz o eantionare n timpul derulrii unui
program, la finalul programului trebuie extins eantionarea pentru a se asigura o
acoperire adecvat i pentru a se ndeplini cerinele de reprezentativitate ale eantionului.
Analiza riscurilor efectuat periodic trebuie s in cont de rezultatele verificrilor
anterioare.

Scopul analizei riscurilor

Analiza riscului reprezint o etap major n procesul de audit public intern, care are drept
scop:
a) s identifice pericolele din entitatea/structura auditat;
b) s identifice dac controalele interne sau procedurile entitii/structurii auditate pot
preveni, elimina sau minimiza pericolele;
c) s evalueze structura/evoluia controlului intern al entitatii/structurii auditate.

Fazele analizei riscurilor

Fazele analizei riscurilor sunt urmtoarele :
a) analiza activitii entitii/structurii auditate;
b) identificarea i evaluarea riscurilor inerente, respectiv a riscurilor de eroare
semnificativ a activitilor entitii/structurii auditate, cu inciden asupra operaiilor
financiare;
c) verificarea existenei controalelor interne, a procedurilor de control intern, precum i
evaluarea acestora;
d) evaluarea punctelor slabe, cuantificarea i mprirea lor pe clase de risc.

Auditorii interni trebuie s integreze n procesul de identificare i evaluare a riscurilor

semnificative i pe cele depistate n cursul altor misiuni.

Msurarea riscurilor
Pentru realizarea msurrii riscurilor se utilizeaz drept instrumente de msurare, criteriile
de apreciere.

Fiecare risc este msurat prin prisma probabilitii, consecinelor (impactului) i

controalelor interne existente.

De cele mai multe ori impactul este evaluat n termeni finaciari.

Cel mai adesea pentru evaluarea riscurilor se utilizeaz matricea pe trei nivele. Nu exist
un standard absolut pentru matricea riscurilor.

Scale analitice mai detaliate pot fi utilizate mai ales dac o evaluare cantitativ clar poate
fi aplicat unui anumit risc.

Nu valoarea absolut a riscului evaluat este important, ci mai degrab dac riscul este
sau nu perceput ca tolerabil sau ct de mult deviaz de la nivelul tolerabil.

57
 Probabilitate Consecine (impact) Control intern
Nivel 3 = mare Nivel 3 = ridicat Nivel 3 = corespunztor
Nivel 2 = medie Nivel 2 = moderat Nivel 2 = mediu
Nivel 1 = mic Nivel 1 = sczut Nivel 1 = cu lipsuri grave

Probabilitatea de apariie a riscului variaz de la imposibilitate la certitudine i este

exprimat pe o scal de valori pe trei nivele:
- probabilitate mic;
- probabilitate medie;
- probabilitate mare.

Criteriile utilizate pentru msurarea probabilitii de apariie a riscului sunt:

a) Aprecierea vulnerabilitii entitii;

Pentru a efectua aprecierea vulnerabilitii, auditorul va examina toi factorii cu inciden
asupra vulnerabilitii domeniului auditabil, cum ar fi:
- resursele umane;
- complexitatea operaiilor;
- mijloacele tehnice existente.

Vulnerabilitatea se exprim pe trei nivele:

Vulnerabilitatea este Cnd

Vulnerabilitate mare Acest punctaj va fi acordat n cazul n care resursele umane nu ar fi suficiente,
(Nivel 3) complexitatea operaiunilor ar fi ridicat i mijloacele tehnice existente necesare
desfurrii activitii sunt insuficiente.

Vulnerabilitate medie Acest punctaj va fi acordat n cazul n care resursele umane nu ar fi suficiente,
(Nivel 2) ori complexitatea operaiunilor ar fi ridicat, ori mijloacele tehnice existente
necesare desfurrii activitii sunt insuficiente;

Vulnerabilitate redus Acest punctaj va fi acordat n cazul n care resursele umane ar fi suficiente,
(Nivel 1) complexitatea operaiunilor ar fi redus, iar mijloacele tehnice existente necesare
desfurrii activitii sunt suficiente;

b) Aprecierea controlului intern

Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calitii controlului intern al
entitii auditate, pe trei nivele:
- control intern corespunztor;
- control intern de nivel mediu;
- control intern cu lipsuri grave.

Ghidul de evaluare al controlului intern

Controlul intern este Dac
cu lipsuri grave (Nivel 3)
de nivel mediu (Nivel 2)
conducerea i/sau personalul demonstreaz o atitudine necooperant i
nepstoare cu privire la conformitate, pstrarea dosarelor, sau reviziile
externe;
auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme
deosebite, iar conducerea nu a luat msuri de remediere i nu a rspuns
satisfctor la recomandrile auditului;
analiza dezvluie c nu sunt n funciune tehnici de control adecvate i
suficiente;
procedurile de control intern lipsesc sau nu sunt utilizate.
conducerea i personalul demonstreaz o atitudine cooperant cu privire la

58
 conformitate, pstrarea dosarelor i reviziilor externe;
auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme,
dar conducerea a luat msuri de remediere i a rspuns satisfctor la
recomandrile auditului;
analiza arat c sunt n funciune tehnici de control insuficiente.
corespunztor (Nivel 1) conducerea i personalul demonstreaz o atitudine constructiv, existnd
preocuparea de a anticipa i nltura problemele;
auditurile anterioare i studiile preliminare nu au descoperit probleme
semnificative;
analiza arat c sunt n funciune tehnici de control intern eficiente;
procedurile sunt bine susinute de documente.

Nivelul impactului reprezint efectele riscului n cazul producerii sale i se poate exprima
pe o scar valoric pe trei nivele:
- impact sczut;
- impact moderat;
- impact ridicat.

Probabilitate

mare

medie

mic

Impact

0
sczut moderat ridicat

Metoda - model de analiz a riscurilor

Prezentul Manual exemplific efectuarea analizei riscurilor prin parcurgerea urmtorilor

pai, pornind de la obiectivele structurii auditate:
a) identificarea (listarea) operaiilor/activitilor auditabile, respectiv a obiectelor auditabile.
n aceast faz se analizeaz i se identific activitile/operaiile precum i
interdependenele existente ntre acestea, fixndu-se perimetrul de analiz.
b) identificarea ameninrilor, riscurilor inerente, asociate acestor operaiuni/activiti i
determinarea eventualului impact financiar al acestora;
c) stabilirea criteriilor de apreciere a riscului. Se recomand utilizarea urmtoarelor criterii:
- aprecierea controlului intern,
- aprecierea cantitativ,
- aprecierea calitativ;
d) stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scri de valori pe
trei nivele, astfel:

59
 d1) pentru aprecierea controlului intern:
- control intern CORESPUNZTOR - nivel 1;
- control intern de nivel MEDIU - nivel 2;
- control intern CU LIPSURI GRAVE - nivel 3;
d2) pentru aprecierea cantitativ:
- impact financiar slab - nivel 1;
- impact financiar potrivit - nivel 2;
- impact financiar puternic - nivel 3;
d3) pentru aprecierea calitativ:
- vulnerabilitate redus - nivel 1;
- vulnerabilitate medie - nivel 2;
- vulnerabilitate mare - nivel 3.
e) stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate i un
nivel de risc fiecrui criteriu. Produsul acestor doi factori d punctajul pentru criteriul
respectiv iar suma punctajelor pentru o anumit operaie/activitate auditabil conduce la
determinarea punctajului total al riscului operaiei/activitii respective. Punctajul total al
riscului se obine utiliznd formulele:

n
__
T = \ Pi x Ni
/__
i=1

Unde:
Pi = ponderea riscului pentru fiecare criteriu;
Ni = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;

f) clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obinute anterior, n: risc mare, risc mediu,
risc mic;
g) ierarhizarea operaiunilor/activitilor ce urmeaz a fi auditate, respectiv elaborarea
Tabelului puncte tari i puncte slabe. Tabelul puncte tari - puncte slabe prezint
sintetic rezultatul evalurii fiecrei activiti/operaiuni/teme analizate i permite
ierarhizarea riscurilor n scopul orientrii activitii de audit public intern, respectiv
stabilirea tematicii n detaliu. Tabelul prezint n partea stng rezultatele analizei riscurilor
(domeniile/obiectele auditabile, obiectivele specifice, riscuri, indicatori i indici), iar n
partea dreapt opinia i comentariile auditorului intern. Tabelul puncte tari - puncte slabe
conine i informaiile din lista centralizatoare a obiectelor auditabile.

La tabelul Puncte tari i puncte slabe semnificaia T = punct tare, va fi stabilit n funcie
de aprecierea riscului. Dac auditorii apreciaz c vulnerabilitatea i impactul sunt relativ
sczute iar controlul intern asigur meninerea riscului la un prag acceptabil, se constituie
un punct tare.

Semnificaia S = punct slab, va fi stabilit n funcie de scorul final al riscului. Dac

auditorii apreciaz c vulnerabilitatea i impactul sunt relativ ridicate iar controlul intern nu
asigur meninerea riscului la un prag acceptabil, se constituie un punct slab.

Gradul de ncredere reprezint msura ncrederii auditorului n informaiile colectate n

etapa de pre audit. Astfel, dei aceste informaii pot conduce la o concluzie preliminar c
exist un punct tare sau un punct slab, experiena auditorului sau analiza altor factori n
afara vulnerabilitii, impactului i controlului intern pot conduce la un grad de ncredere

60
sczut cu privire la faptul dac aspectul analizat constituie ntr-adevr un punct tare sau
un punct slab. Ori de cte ori auditorul exprim un grad de ncredere sczut n punctul tare
sau slab analizat, este obligatorie proiectarea de teste care s asigure verificarea
concluziilor etapei de analiz a riscurilor. Din punct de vedere formal, rubrica grad de
ncredere din cadrul tabelului puncte tari i puncte slabe va fi completat cu meniunile
sczut sau ridicat.

Dup etapa interveniei la faa locului, auditorii vor revedea rezultatele iniiale din tabelul
puncte tari i puncte slabe n corelaie cu rezultatul testelor aplicate i cu meniunile din
fiele de identificare i analiz a problemelor, identificnd cauzele care au condus ca un
element considerat, pe baza datelor iniiale, ca fiind un punct tare, s constituie, n final, un
punct slab.

n aceast etap a auditului, auditorii interni vor ntocmi urmtoarele documente:

- Lista centralizatoare a obiectelor auditabile (Anexa 12 ref.C02-1),
- Matricea riscurilor (Anexa 13 ref.C02-2),
- Tabelul puncte tari - puncte slabe (Anexa 14 ref.C02-3),
- Matricea de evaluare a controlului intern (Anexa 15 ref.C02-4).

Vezi Procedura Operaional PO 05

6.5. Elaborarea programului misiunii de audit intern (Agenda de audit)

6.5.1. Programul de audit (agenda de audit)

Programul de audit public intern este un document intern de lucru al structurii de audit
public intern, care se ntocmete n baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv
din tematica detaliat aciunile concrete ce trebuie efectuate n scopul atingerii obiectivului
auditului, precum i repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.
Programul de audit public intern (Anexa 16 ref.A03-1) are drept scop:
a) asigur eful structurii de audit public intern c au fost luate n considerare toate
aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern;
b) asigur repartizarea sarcinilor i planificarea activitilor, de ctre supervizor.

6.5.2. Programul preliminar al interveniilor la faa locului

Programul preliminar al interveniilor (Anexa 17 ref.A03-2) la faa locului se ntocmete n

baza programului de audit public intern i prezint n mod detaliat lucrrile pe care auditorii
interni i propun s le efectueze, respectiv studiile, cuantificrile, testele, validarea
acestora cu materiale probante i perioadele n care se realizeaz aceste verificri la faa
locului.

Vezi Procedura Operaional PO 06

6.6. edina de deschidere (edina iniial)

edina de deschidere se deruleaz la unitatea auditat, cu participarea auditorilor interni

i a personalului entitii/structurii auditate.

61
Ordinea de zi a edinei de deschidere trebuie s cuprind:
a) prezentarea auditorilor interni;
b) prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern;
c) stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificrilor;
d) prezentarea tematicii n detaliu;
e) acceptarea calendarului ntlnirilor;
f) asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii de audit public intern.

Entitatea auditat poate solicita amnarea misiunii de audit, n cazuri justificate (interese
speciale, lipsa de timp, alte circumstane). Amnarea trebuie discutat cu compartimentul
de audit public intern i notificat la conducatorul entitii publice.

n timpul edinei iniiale este important ca un membru din conducerea superioar a

entitii auditate i orice membru al personalului pe care acesta l alege s participe la
aceast edin, s identifice problemele i domeniile ce reprezint un posibil risc i care
trebuie abordate.

n aceast faz este necesar s se ofere entitii auditate explicaii sau linii directoare
scrise pentru a accelera procesul de audit, astfel minimaliznd ntreruperile n operaiunile
de zi cu zi ale departamentelor.

Vezi Procedura operaional PO 07

6.6.1. Minuta edinei de deschidere

Data edinei de deschidere, participanii i problemele importante discutate n cadrul

edinei de deschidere care au legatur direct cu aria de cuprindere, obiectivele,
perioada de timp trebuie consemnate n Minuta edinei de deschidere (Anexa 18 ref.
B02).

Vezi Procedura operaional PO 07

6.7. Confirmarea ariei i obiectivelor auditului

Ca urmare a edintei de deschidere, un Memorandum ce confirm aria de cuprindere i

obiectivele misiunii de audit (Anexa 19 ref. B03) este trimis de ctre Direcia Audit
entitii auditate pentru a confirma nelegerea reciproc a obiectivelor i ariei de
cuprindere a misiunii de audit.

Vezi Procedura operaional PO 08

6.8. Intervenia la faa locului (Munca de teren)

6.8.1. Definire i etapele muncii de teren

Intervenia la faa locului const n colectarea documentelor, analiza i evaluarea acestora,
intervievarea persoanelor responsabile, efectuarea testelor etc.
Munca de teren este procesul de adunare de dovezi pentru msurtori i evaluare.
Dovezile auditului sunt obinute prin observarea condiiilor, intervievarea persoanelor
responsabile i examinarea rapoartelor. Dovezile de audit trebuie s fie baza pentru

62
opiniile, concluziile i recomandrile auditului. Munca de teren se finalizeaz cu o list de
constatri semnificative, din care auditorul va pregati o form final a raportului de audit.
Munca de teren include:
Obinerea unei nelegeri a activitii, sistemului sau procesului ce este analizat i a
procedurilor i politicilor stabilite.
Observarea condiiilor sau a operaiunilor.
Intervievarea personalului.
Examinarea operaiilor contabile i a altor nregistrri operaionale.
Analizarea datelor i informaiilor.
Analizarea sistemelor de control intern i identificarea punctelor de control intern.
Evaluarea deciziilor, evaluarea sistemelor de control intern din punct de vedere al
adecvrii acestora (eficacitate i eficien).
Realizarea de teste de conformitate.
Realizarea de teste de detaliu.
S determine dac observaiile i recomandrile raportate n misiunile de audit
anterioare au fost corectate i/sau implementate.

6.8.2. Obiectivele muncii de teren

Munca de teren este destinat s realizeze procedurile de audit prevzute n agenda de

audit ca rspuns la obiectivele auditului i pentru a sprijini concluziile auditului. Aceste
proceduri de obicei testeaz sistemele de control intern majore i corectitudinea
tranzaciilor.

n munca de teren, judecata profesional trebuie exercitat n urmtoarele scopuri:

a) s determine dac dovezile adunate sunt suficiente, relevante, competente i
folositoare pentru a lua o decizie n ceea ce privete obiectivele stabilite,
b) pe baza informaiilor disponibile s reevalueze obiectivele, aria de cuprindere a
auditului i procedurile pentru a asigura o folosire eficient a resurselor de audit (de ex.
dac restul de etape ale auditului trebuie eliminate, dac obiectivul sau aria de
cuprindere trebuie modificate, dac proceduri mai eficiente au fost identificate, dac ar
trebui alocate ore adiionale pentru a atinge un obiectiv de audit mai extins).

Pe masur ce munca de teren progreseaz auditorul discut toate constatrile

semnificative cu entitatea auditat. Se poate spera c entitatea auditat poate oferi o
perspectiv din interior i poate lucra mpreun cu auditorul pentru a determina cea mai
bun metod de rezolvare a constatrii. De obicei, aceste comunicri se fac oral. Totui,
n situaii mai complexe, se poate comunica i n scris pentru a asigura o nelegere
complet de ctre entitatea auditat i auditor.

Toate testrile realizate n cadrul muncii de teren se realizeaz n baza eantionrii

populaiei asupra creia se dorete realizarea unei evaluri/verificri.

6.8.3. Documentaia muncii de teren

Toat activitatea de audit realizat trebuie documentat. Aceasta este o cerin absolut
pentru administrarea fondurilor PHARE sub EDIS i pentru programele cu finanare de la
bugetul naional.

Fiecare program de audit trebuie s fie sprijinit i s aib o referin ncruciat la

documente de lucru, care documenteaz testele realizate i rezultatele obinute:
63
 - Teste (Anexa 20 ref.A04-1),
- Foi de lucru (Anexa 21 ref.A04-2)
- Liste de verificare / chestionare (Anexa 23 ref.A04-4)

Constatrile auditului sunt prezentate n Fia de identificare i analiz a problemei (Anexa

22 ref.A05-1).

Vezi Procedura operaionala P0 09

6.8.4. Eantionarea

6.8.4.1. Definiie

Eantionarea n audit (eantionare) presupune aplicarea procedurilor de audit pentru mai

puin de 100% din elementele din cadrul unei clase de tranzacii, activiti etc. astfel nct
toate elementele eantionului s aib posibilitatea de a fi selectate. Acest fapt va permite
auditorului s obin i s evalueze probele de audit asupra ctorva caracteristici ale
elementelor selectate, cu scopul de a formula sau de a asista la formularea unei concluzii
referitoare la populaia (ntreg set de date din rndul crora este selectat un eantion i
despre care un auditor dorete s trag concluzii) din cadrul careia a fost extras
eantionul. Eantionarea n audit poate folosi att o abordare statistic, ct i una non-
statistic.

Eantioanele operaiunilor auditate trebuie s fie reprezentative, s acopere o

structur (mix) adecvat de operaiuni de diverse tipuri i mrimi, i s se bazeze pe
analiza riscurilor.

6.8.4.2. Obiectivele eantionrii

Pentru determinarea tipului de eantionare ce trebuie folosit auditorii vor lua n

considerare:
- cantitatea, calitatea i natura populaiei asupra creia se fac evalurile
- riscul sistemului de management
- apetitul managerilor pentru risc
- obiectivele i beneficiile diferitelor metode de eantionare
- scopul i obiectivele eantionului
- constrngerile privind resursele utilizate
- respectarea legislaiei n vigoare i a Regulamentelor europene (ex. minim 15% din
cheltuielile eligibile pentru fiecare program n parte).

Atunci cnd realizeaz eantionarea, auditorii i pot propune unul din urmtoarele
obiective strategice, fr a se limita ns la acestea:
- validarea managementului riscului i testarea eficacitii proceselor (evaluarea i
selectarea proiectelor, contractarea proiectelor, aprobarea cererilor de plat, avizarea
achiziiilor, monitorizarea proiectelor i programelor, evalurile intermediare i ex-post
ale proiectelor i programelor etc.),
- determinarea conformitii cu procedurile i normele interne, standardele de evaluare,
legislaia romneasc i european,
- identificarea slbiciunilor administrative,
- calitatea i pregtirea personalului implicat n derularea fondurilor finanate de la
bugetul de stat i din bugetul UE.

64
 6.8.4.3. Metode de selectare a eantionului

Eantionarea n audit poate fi aplicat folosindu-se metode de eantionare nestatistice sau

statistice.

Principalele metode de selectare a eantioanelor sunt:

a. utilizarea unui generator computerizat de numere aleatoare sau a unor tabele
de numere aleatoare
b. selecia sistematic, n care numrul unitilor de eantionare din cadrul populaiei
este mprit la mrimea eantionului, obinnd un interval de eantionare n, iar
dup determinarea unui punct de plecare, cuprins n primele n, se selecteaz
fiecare a n-a unitate de eantionare. Dei punctul de plecare ar putea fi determinat
la ntmplare, eantionul are o probabilitate mai mare de a fi aleator dac este
determinat prin utilizarea unui generator computerizat de numere aleatoare sau a
unor tabele de numere aleatoare. Cnd se utilizeaz selectarea sistematic,
auditorul va avea nevoie s determine ca unitile de eantionare din cadrul
populaiei s nu fie structurate n aa fel nct intervalul de eantionare s
corespund cu un anumit tipar din populaie.
c. selectarea la ntamplare, n care auditorul alege eantionul fr a urma o tehnic
structurat. Dei nu este utilizat nici o tehnica structurat, auditorul ar trebui cu
toate acestea s evite orice prtinire contient sau predictibil (ex. evitnd
permanent primele sau ultimele intrri pe o pagin) i astfel s ncerce s se
asigure c toate elementele din populaie au ansa de a fi selectate. Selectarea la
ntmplare nu este adecvat atunci cnd se utilizeaz eantionarea statistic.
d. selecia n bloc implic selectarea unui (unor) bloc(uri) de elemente continue din
cadrul populaiei. Selecia n bloc nu poate fi folosit n mod obinuit la
eantionarea n audit deoarece majoritatea populaiilor sunt structurate n aa fel
nct este probabil ca elementele unui ir s aib caracteristici similare unul fa de
altul, dar caracteristici diferite fa de elementele din alt parte a populaiei. Dei, n
unele circumstane, examinarea blocurilor de elemente poate fi o procedur de
audit corespunztoare, rareori va fi o tehnic adecvat de selectare a eantionului,
atunci cnd auditorul intenioneaz s realizeze deducii corecte despre ntreaga
populaie bazndu-se pe eantion.

6.8.4.4. Procesul de eantionare

Principalii pai ai procesului de eantionare care vor fi urmrii de ctre auditori:

adunarea informaiilor pentru planificarea eantionrii
definirea populaiei i stratificarea n subpopulaii (atunci cnd este necesar)
determinarea valorilor de baz
stabilirea corespondenelor ntre elementele eantionrii
alegerea tipului de eantionare i determinarea mrimii eantionului
selectarea elementelor eantionului
realizarea unei evaluri preliminare
realizarea unui test preliminar
evaluarea testului preliminar i luarea deciziei de a continua sau de a opri
testarea
ncheierea examinrii eantionului
proiectarea rezultatelor obinute asupra ntregii populaii
evaluarea rezultatelor eantionrii.

65
Eantionul trebuie s reprezinte minim 15% din valoarea total a cheltuielilor
eligibile pe fiecare program n parte.

Eantionarea trebuie s acopere fiecare din tipurile principale de proiecte, precum i

entitile principale responsabile cu implementarea proiectelor (la nivel naional, regional,
local).

Cnd n cadrul unui program exist doar cteva proiecte cu o valoare mare, pentru a se
asigura reprezentativitatea n limita unui minim de 15%, eantionarea nu trebuie s se
focalizeze numai pe cteva proiecte care vor fi subiectul unei verificri a tranzaciilor de
100%, ci trebuie verificate trane mai mici de tranzacii de la mai multe proiecte.

Proiectele pot fi auditate de mai multe ori, asigurndu-se astfel acoperirea adecvat a
acestora pe ntreaga perioad a derulrii lor, iar n cazul n care sunt detectate probleme
permit s se ia msuri corective i astfel s poata fi reverificate ulterior.

Eantionarea se efectueaz de ctre audit (nu de ctre managementul organizaiei), la

determinarea eantionului putnd participa i persoane care nu fac parte din structura
auditului sau din structura auditat.

6.8.4.5. Testarea managementului riscurilor, a controalelor interne i testarea de

detaliu

Pe teren, auditorul trebuie s obin probele potrivite, de ncredere i suficient de

convingtoare c sistemele de control i managementul riscurilor funcioneaz adecvat
pentru a asigura regularitatea cheltuielilor din fondurile europene i de la bugetul de stat,
precum i acurateea i deplintatea informaiilor financiare (i nu numai). n desfurarea
auditurilor, auditorii trebuie s verifice c sistemele descrise funcioneaz n practic i c
exist mecanisme corespunztoare pentru actualizarea documentaiei.

Testarea trebuie s implice documentarea sistemelor prin verificarea dosarelor,

suplimentat cnd este cazul prin interviuri cu personalul relevant, mpreun cu testarea
operaiilor acelor sisteme. Testarea operaiilor sistemelor se desfoar prin examinarea
unor eantioane de tranzacii (documente).

Eantionarea este folosit n testarea controalelor interne, a managementului riscurilor

precum i n cadrul controalelor de detaliu.

Un element cheie al auditului activitilor care intr n sfera gestionrii fondurilor europene
i de la bugetul de stat l reprezint examinarea sistemelor de control i a managementului
riscurilor i de a da asigurri c acestea opereaz eficace la toate nivelele relevante.
Aceast examinare implic documentarea sistemelor relevante mpreun cu testarea
(testarea controalelor interne) pentru a examina dac sistemele operez n mod practic
i eficace.

n cadrul testrii controalelor interne trebuie verificat dac sistemele de control i

management opereaz consistent i eficace. Testarea trebuie fcut pe un eantion de
beneficiari care vor fi verificai n auditurile pe teren. Cnd eficacitatea sistemelor de
control i de management este posibil s difere (atunci cnd personal diferit este
responsabil pentru aplicarea acelorai tipuri de verificri asupra unor tipuri de tranzacii
diferite), auditorul trebuie s se asigure c eantionul este reprezentativ fa de aceste
posibile diferene. Este important ca n timpul testrii controalelor interne s fie identificate

66
motivele fiecrei erori sau omisiuni identificate, care pot indica slbiciuni n sistemele de
control i de management.

Rezultatele testrilor controalelor interne se documenteaz n documente care vor fi

prezentate n raportul de audit. Auditorii vor descrie n documente separate problemele
sau erorile identificate n timpul misiunii de audit, efectele lor i soluiile recomandate.

Toate slbiciunile i erorile trebuie discutate cu cei auditati. Documentele de lucru, inclusiv
analiza problemelor, a efectelor i a soluiilor trebuie folosite n pregtirea raportului de
audit. Orice slbiciuni identificate n timpul misiunii de audit, mpreun cu recomandrile
aferente, trebuie notificate ctre cel/cei auditai.

n plus, fa de aceast asigurare c sistemele de control intern i de management

financiar funcioneaz, aceste misiuni de audit includ, n general, i testrile de detaliu
(substantive testing), adic cercetarea amnunit ale unor cereri de plat, de exemplu,
alese n urma eantionrii, prin verificarea documentelor originale i a altor informaii
relevante care stau la baza acestei cereri. Scopul acestei verificri este de a formula o
concluzie privind acurateea i validitatea cheltuielilor examinate, precum i de a evalua
calitatea controalelor efectuate de ctre autoritile responsabile cu gestionarea i
implementarea fondurilor europene i de la bugetul de stat. Testarea de detaliu poate
include, de asemenea, o examinare analitic (de exemplu: comparaii dintre diferite
proporii, tendine etc. pentru a identifica posibile arii pentru investigaii ulterioare).

Testarea poate include i reconcilierile dintre cheltuielile declarate de ctre cel auditat
ctre o autoritate superioar i documentele financiare inute de ctre cel auditat. Mai
mult, pentru verificarea cererilor de plat, asemenea verificri pot fi un indicator folositor
asupra eficacitii auditurilor desfurate de ctre o autoritate superioar i asupra
funcionrii corespunztoare a pistei de audit.

Obiectivele testrii de detaliu pot fi (fr a se limita numai la acestea):

legalitatea i regularitatea activitii dac activitatea curent este conform cu

baza legal
exhaustivitatea nregistrrilor/dosarelor financiare, tehnice etc dac
sistemele financiare i informatice conin toate detaliile relevante
realitatea operaiunilor dac operaiunile nregistrate n documentele financiare
sau n alte sisteme au avut ntr-adevar loc
msurarea activitii dac suma/totalitatea tranzaciilor este calculat pornind de
la o baz corect (ex. rata de schimb este corect)
corecta nregistrare (evaluare) dac, de exemplu, bunurile achiziionate au fost
nregistrate corect n dosarele financiare, verificnd facturile originale
existena dac bunurile achiziionate exist la locaia proiectului
integritatea activelor (proprietatea) dac bunurile sunt ntr-adevr proprietatea
beneficiarului sau dac sunt utilizate n mod corespunztor
calitatea resurselor/rezultatelor dac intrrile/ieirile sunt adecvate.

67
6.9. Constatrile auditului

Scopul Fiei de identificare i analiz a problemei (FIAP) este de a colecta opiniile

auditorului cu privire la constatrile din timpul misiunii de audit (Anexa 22 ref. A05-1).

Un document de lucru trebuie s fie creat n momentul n care auditorul identific o

posibil:
(a) oportunitate pentru mbuntire operaional,
(b) eroare,
(c) iregularitate,
(d) slbiciune
(e) deviere de la standardele de control intern, regulamente sau politici.

Vezi Procedura operaional PO 09

6.9.1. Fia de identificare i analiz a problemei (FIAP - uri)

Formularele de constatri ale auditului marcheaz rezultatele procesului de analiz/

soluionare a problemelor. Formularul nu este o reet pas cu pas pentru desfurarea
activitii propriu-zise, deoarece procesul de analiz/soluionare a problemelor nu este un
proces linear. Completarea pur si simplu a formularului nu este un substitut pentru o
analiz critic a situaiei. Auditorul trebuie s rspund urmtoarelor ntrebri:
1. Am neles situaia?
2. Entitatea auditat este de acord c exist o problem?
3. nelegem gravitatea problemei?
4. Exist o soluie practic pentru problem?
5. Celelalte persoane, n special cei responsabili pentru executarea soluiei, au
acceptat recomandrile noastre?

Vezi Procedura operaional PO 09

Deoarece Fiele de identificare i analiz a problemelor (FIAP) conin analiza profesionist

a auditorului asupra situaiilor problem, ele sunt printre cele mai importante documente
de lucru create.

Rapoartele de audit anterioare i formularele conexe ale constatrilor auditului trebuie

analizate i folosite ct de mult posibil pentru a evita re-crerea unei constatri deja
elaborate.

Fiele de identificare i analiz a problemelor (FIAP) trebuie s fie de sine stttoare i s

marcheze analiza auditorului n legtura cu constatarea (probleme, constatri, cauze,
consecine i recomandri). Se ntocmete pentru fiecare disfuncionalitate constatat,
prezint rezumatul acesteia, cauzele i consecinele, precum i recomandrile pentru
rezolvare. FIAP trebuie s fie semnat de auditori, supervizat de eful compartimentului
de audit (sau de ctre nlocuitorul acestuia), confirmat de luare la cunotin de
reprezentanii entitii/structurii auditate.

68
6.9.2. Constatarea iregularitilor

n cazul n care auditorii interni constat abateri de la regulamentele, regulile procedurale

i metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile structurii/activitii/operaiunii
auditate, care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice, se ntocmete
Formularul de constatare i raportare a iregularitilor (FCRI). Acesta se transmite
imediat efului structurii de audit public intern, care va informa n termen de 3 zile
conductorul entitii publice i structura de control abilitat pentru continuarea verificrilor
(Anexa 24 ref. A06-1).

Vezi Procedura operaional PO 10

6.9.3. Revizuirea documentelor de lucru

naintea demarrii procesului de elaborare a unui raport de audit intermediar auditorii

trebuie s se asigure c documentele de lucru sunt elaborate n mod corespunztor i c
ele ofer un sprijin adecvat activitii desfurate i dovezilor de audit colectate n timpul
misiunii.

Revizuirea se efectueaz de ctre auditorii interni, nainte de ntocmirea proiectului

Raportului de audit public intern, pentru a se asigura c documentele de lucru sunt
pregtite n mod corespunztor. Auditorii ntocmesc Nota centralizatoare a documentelor
de lucru (Anexa 25 ref. D01-1).

O analiz este realizat i de ctre supervizor, ntocmind o Fia de analiz a documentelor

de lucru (Anexa 26 ref. D01-2).

Vezi Procedura operaional PO 11

Cnd analiza documentelor de lucru conduce la o concluzie satisfctoare versiunea

raportului poate fi elaborat pe baza documentelor de lucru aprobate. Un format standard
trebuie folosit pentru a se asigura c toate aspectele majore sunt acoperite.

6.10. edina de nchidere

edina de nchidere a interveniei la faa locului are drept scop prezentarea opiniei
auditorilor interni, a constatrilor i a recomandrilor preliminare. La aceast edin
conducerea entitii auditate face comentarii privind constatrile i concluziile preliminare
prezentate, colaboreaz pentru a ajunge la o nelegere i la un acord cu privire la
constatrile auditului.
Se ntocmete o Minut a edinei de nchidere (Anexa 27 ref.B05).

Vezi Procedura operaional PO 12

69
6.11. Proiectul Raportului de audit intern

Scopul Raportului de audit intern este s ofere singurul mijloc acceptabil de comunicare a
ntregii activiti de audit entitii auditate.

Fiecare constatare din raport trebuie s fie sprijinit de dovezi suficiente i s se

regseasc n cadrul ariei de cuprindere i a obiectivelor misiunii de audit.

Fiecare recomandare trebuie s se potriveasc cu datele constatrii i s reduc material

riscul potenial aa cum este indicat de ctre datele constatrii.

Fiecare constatare trebuie s fie demonstrabil. Nu este important ce crede un auditor

intern, ceea ce este cu adevarat important este ceea ce un auditor poate dovedi. Opiniile
auditorului, fr documentaie corespunztoare, nu vor fi incluse n raport.

n elaborarea proiectului Raportului de audit public intern trebuie s fie respectate

urmtoarele cerine:
a) constatrile trebuie s aparin domeniului/obiectivelor misiunii de audit public intern
i s fie susinute prin documente justificative corespunztoare;
b) recomandrile trebuie s fie n concordan cu constatrile i s determine
reducerea riscurilor potentiale;
c) raportul trebuie s exprime opinia auditorului intern, bazat pe constatarile efectuate;
d) se ntocmeste pe baza FIAP-urilor.

n redactarea proiectului Raportului de audit public intern trebuie s fie respectate

urmtoarele principii:
a) constatrile trebuie s fie prezentate ntr-o manier pertinent i incontestabil;
b) evitarea utilizrii expresiilor imprecise (se pare, n general, uneori, evident), a stilului
eliptic de exprimare, limbajului abstract;
c) promovarea unui limbaj ct mai uzual i a unui stil de exprimare concret;
d) evitarea tonului polemic, jignitor, tendenios;
e) ierarhizarea constatrilor (numai cele importante vor fi prezentate n sintez sau la
concluzii);
f) evidenierea aspectelor pozitive i a mbuntirilor constatate de la ultima misiune
de audit public intern.

Structura proiectului de Raport de audit public intern

Proiectul Raportului de audit public intern (Anexa 28 ref.A07-1) trebuie s cuprind cel
puin urmtoarele elemente:
a) scopul i obiectivele misiunii de audit public intern;
b) date de identificare a misiunii de audit public intern (baza legal, ordinul de serviciu,
echipa de auditare, unitatea/structura organizatoric auditat, durata aciunii de
auditare, perioada auditat);
c) modul de desfurare a aciunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare;
proceduri, metode si tehnici utilizate; documente/materiale examinate; materiale
ntocmite n cursul aciunii de audit public intern);
d) constatri efectuate;
e) concluzii i recomandri;
f) documentaia-anex (notele explicative; note de relaii; situaii, acte, documente i
orice alt material probant sau justificativ).

Vezi Procedura operaional PO 13

70
6.12. Revizuirea proiectului de Raport de audit public intern

eful auditului intern este responsabil pentru analizarea i aprobarea versiunilor

intermediare a raportului de audit intern final (proiectul Raportului de audit intern).

Revizuirea proiectului de Raport de audit este un element important al controlului calitii

raportului de audit intern. Este realizat de ctre supervizorul misiunii de audit.

Proiectul Raportului de audit public intern care urmeaz a fi transmis entitii auditate
trebuie s fie ct mai complet posibil, constatrile trebuie s fac referire la fapte care pot fi
dovedite i susinute cu documente justificative, concluziile i recomandrile trebuie s fie
pertinente i fezabile.

Supervizorul trebuie s examineze logica i faptele proiectului de Raport de audit. Trebuie

s verifice fiecare declaraie de fapt urmrind-o pn la originile sale, respectiv
documentele de lucru suport. Documentele de lucru trebuie s reflecte detaliile dovezilor i
s enune cum au fost obinute. ntocmete Fia de revizuire a proiectului de Raport de audit
public intern (Anexa nr.29 ref. D01-3),

Vezi Procedura operaional PO 14

6.13. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la structura auditat

Entitatea auditat trebuie s aib oportunitatea de a analiza proiectul raportului de audit i

s elaboreze un rspuns pentru constatrile i recomandrile auditului.

Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditat, iar aceasta
poate trimite n maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere
primite trebuie analizate de ctre auditorii interni.

Rspunsul entitii auditate poate fi inclus sau ataat raportului final. Totui, dac entitatea
auditat decide s rspund dup ce raportul final a fost emis, la raportul final se va
anexa adresa prin care a fost solicitat punctul de vedere al entitii auditate.

n rspuns, entitatea auditat poate s explice cum constatrile raportului de audit intern
pot fi soluionate i poate include un orar de implementare. n unele cazuri, managerii pot
alege s rspund cu decizia de a nu implementa o recomandare a auditului i s accepte
riscurile asociate unei constatri ale auditului.

Entitatea auditat trebuie s transmit rspunsul privind punctul su de vedere tuturor

recipienilor Raportului de audit intern final, dac se gsete n situaia n care rspunsul
su nu a fost inclus/ataat n Raportul final de audit intern.

Vezi Procedura operaional PO 15

71
6.14. Reuniunea de conciliere

n termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaz

reuniunea de conciliere cu structura auditat n cadrul creia se analizeaz constatrile i
concluziile n vederea acceptrii recomandrilor formulate. Se ntocmete o Minut privind
desfurarea reuniunii de conciliere (Anexa 30 ref.B07).

Vezi Procedura operaional PO 16

6.15. Raportul de audit public intern (final)

Un raport scris de audit intern trebuie elaborat i aprobat de ctre directorul Direciei Audit
la finalizarea fiecrei misiuni de audit, folosind formularul standard de Raport de audit
intern (Anexa 31 ref. A07 2).
La redactarea versiunii finale a Raportului de audit intern trebuie s se ia n considerare
toate modificrile discutate i convenite n cadrul reuniunii de conciliere cu structura
auditat.
Raportul de audit public va fi nsoit de o sintez a principalelor constatri i recomandri.
eful auditului intern trebuie s analizeze versiunea final a Raportului de audit intern i
documentele de lucru conexe nainte de emiterea acestuia. Dup ce schimbrile au fost
analizate de ctre conducerea Direciei Audit, se emite Raportul de audit public interns.

Directorul Direciei Audit trebuie s informeze U.C.A.A.P.I. sau organul ierarhic imediat
superior, dac este cazul, despre recomandrile care nu au fost avizate de conductorul
entitii publice. Aceste recomandri vor fi nsoite de documentaia de susinere.

Vezi Procedura operaional PO 17

6.16. Difuzarea Raportului de audit public intern

Directorul Direciei Audit transmite Raportul de audit public intern, finalizat, mpreun cu
rezultatele concilierii i punctul de vedere al entitii/structurii auditate conductorului
entitii publice care a aprobat misiunea, pentru analiz i avizare.

Dup avizarea recomandrilor cuprinse n Raportul de audit public intern acestea vor fi
comunicate structurii auditate.

Curtea de Conturi are acces la Rapoartele de audit public intern n timpul verificrilor pe
care le efectueaz.

Direcia Audit listeaz i distribuie Raportul de audit public intern final ctre:
- ministrul MIE,
- entitatea auditat la nivel de conducere superioar (eful structurii)
- PAO i NAO n ceea ce privete gestionarea fondurilor europene.

n cazul n care mai trziu se detecteaz erori n Raportul de audit final, auditorul intern
trebuie s emit o not care s corecteze raportul de audit intern. Dup aprobarea de
ctre directorul Direciei Audit aceast not trebuie s fie distribuit tuturor celor care au
primit raportul final.

72
Pe lng beneficiarii formali ai rapoartelor de audit intern, poate exista o decizie din partea
conducerii entitii auditate prin care s se prevad faptul c rapoartele de audit intern pot
fi puse la dispoziia tuturor sau doar pentru anumite persoane.

Vezi Procedura operaional PO 18

6.17. Urmrirea recomandrilor

6.17.1. Procesul de urmrire a implementrii recomandrilor

Obiectivul acestei etape este asigurarea c recomandrile menionate n Raportul de audit

public intern sunt aplicate ntocmai, n termenele stabilite, n mod eficace i c,
conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandri.
Structura auditat trebuie s informeaze Direcia Audit asupra modului de implementare a
recomandrilor.

Responsabilitatea structurii auditate n aplicarea recomandrilor const n :

elaborarea unui plan de aciune, nsoit de un calendar privind ndeplinirea
acestuia;
stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare;
punerea n practic a recomandrilor;
comunicarea periodic a stadiului progresului aciunilor;
evaluarea rezultatelor obinute.

Responsabilitatea Direciei Audit

Direcia Audit verific i raporteaz la U.C.A.A.P.I. asupra progreselor nregistrate n

implementarea recomandrilor. Totodat, va comunica ministrului MIE stadiul
implementrii recomandrilor.

Obiectivul procesului de urmrire este de a determina dac tema misiunii de audit a fost
abordat n mod adecvat. Urmrirea realizat de ctre auditorii interni este definit ca un
proces prin care ei determin ct de adecvate, eficace i la timp sunt aciunile ntreprinse
de conducere cu privire la recomandrile auditului. Auditorii interni trebuie s se asigure ca
aciunile ntreprinse remediaz slbiciunile n mod fundamental.

Recomandrile fcute ca rezultat al misiunilor de audit trebuie s fie cuprinse n Fia de

urmrire a implementrii recomandrilor pentru a facilita procesul de urmrire (Anexa 32 -
ref. A08).

Semestrial, Direcia Audit va realiza o analiz de urmrire pentru a verifica soluionarea

constatrilor de audit.

Aceleai standarde pentru documentarea constatrilor auditului vor fi aplicate i pentru

activitatea de urmrire.

Cnd se desfoar o misiune de urmrire a implementrii recomandrilor, auditorul va

constata una dintre urmtoarele situaii:
problema a fost abordat n mod corespunztor prin implementarea
aciunilor corective,

73
 problema nu mai exist datorit modificrilor n procese,
aciunea corectiv a fost iniiat dar nu este complet,
problema nu a fost abordat.

Auditorul trebuie s determine care dintre aceste condiii se aplic.

6.17.2. Raportul privind stadiul implementrii recomandrilor auditului intern

Analiza se va ncheia cu un raport de urmrire a modului de implementare a

recomandrilor, care enumer aciunile ntreprinse de ctre entitatea auditat pentru a
soluia constatrile iniiale.

Recomandarea auditorului cu privire la statut (adic implementat, implementat parial,

implementarea retras, neimplementat) trebuie s fie nregistrat n Raportul privind
stadiul implementrii recomandrilor auditului (Anexa 32 - ref. A08).

Rezultatele urmririi trebuie comunicate de ctre auditor entitii auditate. Dac

problemele nu au fost abordate n mod adecvat, este necesar o ntlnire. Urmrirea i
discuiile cu entitatea auditat vor continua pn cnd se va lua o aciune corectiv.

Dac auditorii au ndoieli c o problem va fi abordat ei trebuie s nregistreze opinia lor

n documentele de lucru i s discute problema cu ministrul MIE, pentru ca aceasta s nu
rmn doar o problem curent.

Vezi Procedura Operaional PO 19

6.18. Feed-back ul din partea structurii auditate

Ca parte a programului de auto-evaluare a auditului intern (vezi Cap.10 Controlul

calitii), auditorii solicit un feed-back din partea entitii auditate, i anume s fac
comentarii cu privire la activitatea auditorilor interni astfel nct auditorii s poat opera
schimbri n proceduri ca rezultat al sugestiilor entitii auditate (vezi Fia de evaluare a
performanei auditului Anexa 33 ref. D02-1).

Vezi Procedura operaional PO 20

74
7. Documentaia de audit
7.1. Introducere

Personalul de audit nregistreaz activitatea realizat n documente de lucru. Documentele

de lucru servesc ca o legatur ntre activitatea de audit, munca de teren a auditorului i
raportul final.

Documentele de lucru conin nregistrri ale planificrii i analizelor preliminare,

procedurilor de audit, muncii de teren i alte documente ce au legatur cu misiunea de
audit.

Cel mai important, documentele de lucru nregistreaz concluziile auditorului i motivele

pentru care s-a ajuns la acele concluzii. Ele constituie baza pentru elaborarea raportelor
de audit ca i dovada pentru concluziile i recomandrile auditului.

Documentele de lucru trebuie s fie completate pe parcursul misiunii de audit. Direcia

Audit trebuie s foloseasc o metodologie de audit ce necesit producerea de documente
de lucru care s documenteze:
planificarea,
examinarea i evaluarea a ct de corespunztoare i eficace sunt sistemele de
control intern,
procedurile de audit folosite, informaiile obinute i concluziile la care s-a ajuns,
analiza,
raportarea
urmrirea.

Pe masur ce fiecare etap de audit din Programul de audit este realizat, auditorul
trebuie s revizuiasc documentele de lucru aferente. Documentele de lucru trebuie, de
asemenea, s fie o baz pentru evaluarea programului de asigurare a calitii auditului
intern i s demonstreze conformitatea auditului intern cu procedurile menionate n acest
Manual.

Dei cantitatea, tipul i cuprinsul documentelor de lucru vor varia de la o misiune la alta,
ele trebui s fie suficient de dezvoltate pentru:
a asista auditorii n activitatea lor,
a oferi un sprijin adecvat pentru opinia auditorului,
ca activitatea desfurat s poat fi analizat independent,
s ncurajeze o abordare metodologic fa de activitatea desfurat.

Accesul la documentele de lucru ale Direciei Audit, pentru persoanele ce nu fac parte din
Direcia Audit, poate fi permis doar de ctre directorul direciei n baza unei cereri scrise
sau orale aprobate anterior de ministrul MIE.

n cazurile n care alte persoane, care nu sunt angajai MIE, doresc s foloseasc
documentele de lucru ale auditului intern este necesar permisiunea n scris a ministrului
MIE.

75
7.2. Cerine

Toate misiunile de audit trebuie s aib un numr i un titlu.

Numrul de audit trebuie s includ:
- codul de identificare al entitii auditate (desemnat de ctre Direcia Audit),
- anul,
- numrul secvenial.
Documentele de lucru trebuie s fie clare i uor de neles. Auditorul trebuie s rein c
i alte persoane vor examina i vor face referine la aceste documente de lucru.
Documentele de lucru nu trebuie s aib nevoie de informaii suplimentare i trebuie s fie
de sine stttoare.

Oricine analizeaz documentele de lucru, fr s fac referin la alte documente i

fr s adreseze ntrebri, ar trebui s poat stabili ce au ncercat s fac auditorii,
ce au facut, ce au constatat i la ce concluzii au ajuns.

Auditorii trebuie s includ n documentele lor de lucru numai ceea ce este esenial i
trebuie s se asigure c fiecare document de lucru inclus are un scop ce are o legtur cu
procedura de audit.

Documentele de lucru trebuie s menioneze:

- un titlu i un numr de referin
- data elaborrii
- data analizei
- semnturile auditorului(ilor) i ale celor care analizeaz/supervizeaz documentul.

7.3. Referina ncruciat

Documentele de lucru trebuie s fie elaborate folosind un sistem corespunztor de

referine ncruciate: de la sinteza raportului de audit la Raportul de audit intern, de la
Raportul de audit intern la Programul de audit, la FIAP- ri, teste, foi de lucru, documentele
justificative. Sistemul de referine ncruciate trebuie s ofere referine despre locul unde a
fost desfurat activitatea.

Referina ncruciat trebuie s fie folosit pentru a face referina la informaia folositoare
n mai multe locuri sau la alte informaii relevante, inclusiv sursa informaiei sau alte
documente i exemple de tranzacii. Documentele/informaiile trebuie s se regseasc n
documentul de lucru numai o singur dat.

7.4. Politica de arhivare

Toate documentele de lucru trebuie s fie pstrate de ctre Direcia Audit pe baza
cerinelor de arhivare de mai jos:
documentele de lucru ale auditului sunt pstrate n cadrul Direciei Audit pn la
sfritul anului financiar n care toate recomandrile sunt implementate,

76
 la sfritul anului financiar n care toate recomandrile sunt implementate,
documentele de lucru vor fi transferate la arhiva ministrului, fiind arhivate la anul
financiar n care au fost create,
documentele de lucru de investigaie ce sunt finalizate vor fi mutate ntr-un fiier
din arhiv dac un proces sau un posibil proces nu mai este activ. Altfel,
documentele de lucru vor fi pstrate n arhiva direciei pn cnd procesul nu
mai este de actualitate i apoi vor fi mutate n arhiva ministerului,
dosarele privind misiunile de audit intern, precum i cele referitoare la proiecte
de twinning sau asisten tehnic gestionate de Direcia Audit vor fi pstrate 10
ani,
dosarele privind activitatea de consiliere vor fi pstrate 5 ani,
toate celelalte dosare, registre, lucrri vor fi pstrate o perioad de 5 ani.

Toate documentele de lucru vor fi puse la dispoziia CE n concordan cu cerinele

acordurilor n vigoare.

7.5. Dosarele de audit

Documentele de lucru pot fi realizate i pstrate n format electronic sau pe hrtie.

Dup fiecare misiune de audit, auditorii interni trebuie s elaboreze un fiier cu descrierea
tuturor documentelor de lucru de audit.

Dosarele de audit public intern prin informaiile coninute asigur legtura ntre munca de
audit, intervenia la faa locului i raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza
formularii concluziilor auditorilor interni.

Tipul dosarelor de audit public intern

7.5.1. Dosarul permanent

Scopul dosarului permanent este de a oferi auditorilor o surs de informaii privind cadrul
general al seciunilor ce sunt auditate permindu-le astfel s obin o nelegere mai vasta
asupra sistemelor.
Dosarul permanent trebuie s fie actualizat n fiecare an i astfel va oferi auditorului
informaia actualizat.

Dosarul permanent cuprinde urmtoarele seciuni :

77
 SECIUNEA A Seciunea Raportului
Vol. .

Nr. Documentul de audit Cod Nr. de

crt. pag.
1. Iniierea auditului A01
Ordinul de serviciu A01-1
2. Declaraia de independen i clarificare A02
Declaraia de independen i calificare pentru auditorul 1 A02-1
Declaraia de independen i calificare pentru auditorul 2 A02-2
Declaraia de independen i calificare pentru supervizor A02-3
3. Programul (agenda) de audit A03
Programul de audit A03-1
Programul interveniei la faa locului A03-2
4. Teste A04
Teste de control/detaliu A04-1
Foaia de lucru A04-2
Rezumatul interviului A04-3
Lista de verificare a documentelor justificative (sfritul etapei de A04-4
colectare a informaiilor)
5. FIAP A05
FIAP A05-1
6. Constatare i raportare iregulariti A06
Formular de constatare i raportare iregulariti A06-1
7. Rapoarte A07
Proiectul Raportului de audit intern + Planul de aciune+Adresa de A07-1
naintare
Raportul de audit intern - final A07-2
8. Urmrirea recomandrilor A08
Fia de urmrire a recomandrilor A08-1
9. Fiele de pontaj sptmnal A09
Fia de pontaj sptmna 1 auditorul 1 A09-1
.........
Fia de pontaj sptmna n auditorul 1 (similar se va proceda pentru
auditorul 2 i supervizor).
Centralizatorul fielor de pontaj
Numrul total al paginilor aferente Seciunii A

78
 SECIUNEA B Seciunea administrativ

Vol. .

Nr. Documentul de audit Cod Nr. de

crt. pag.
1. Notificarea B01
- Notificarea structurii auditate B01-1
- Notificarea prilor interesate B01-2
2. Minuta edinei de deschidere B02
Minuta edinei de deschidere B02-1
3. Confirmarea scopului i obiectivelor auditului B03
Memorandum de confirmare a scopului i obiectivelor auditului B03-1
Dovada transmiterii prin e-mail/pot/fax a Memorandumului de B03-2
confirmare a scopului i obiectivelor auditului
4. Chestionar de autoevaluare B04
Chestionar de autoevaluare transmis la structura auditat B04-1
Chestionar de autoevaluare completat de structura auditat B04-2
5. Minuta edinei de nchidere B05
Minuta edinei de nchidere B05-1
6. Punctul de vederea al structurii auditate B06
Punctul de vederea al structurii auditate privind proiectul Raportului de B06-1
audit public intern i Planul de aciune
7. Reconcilierea B07
Minuta reuniunii de conciliere B07-1
8. Alt coresponden cu structura auditat B08
- diferite adrese B08-1
Numrul total al paginilor aferente Seciunii B

SECIUNEA C Seciunea verificrii preliminare

Vol. ...

Nr. Documentul de audit Cod Nr. de

crt. pag.
1. Memorandumul de verificare preliminar i documentaia suport C01
Memorandumul de verificare preliminar C01-1
Organigrama structurii auditate C01-2
Legi i regulamente aplicabile C01-3
Manuale de proceduri scrise C01-4
ROF C01-5
Fiele posturilor C01-6
Informaii despre personal C01-7
Informaii financiare C01-8
2. Analiza riscurilor C02
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile C02-1
Matricea riscurilor C02-2
Tabelul Puncte tari puncte slabe C02-3
Matricea de evaluare a controlului intern C02-4
3. Revizuirea documentelor de lucru C03
Nota centralizatoare a documentelor de lucru C03-1
4. Rapoarte de audit intern i audit extern anterioare C04
Raportul de audit intern nr.2 C04-1
Numrul total al paginilor aferente seciunii C

79
 SECIUNEA D Seciune verificrii interne

Vol. ..

Nr. Documentul de audit Cod Nr. de

crt. pag.
1. Lista de revizuire a documentelor de audit D01
Nota centralizatoare a documentelor de lucru D01-1
Fia de analiz a documentelor de lucru D01-2
Fia de revizuire a proiectului Raportului de audit public intern D01-3
Lista de revizuire a documentelor de audit D01-4
2. Formularele evalurii misiunii de audit D02
- Fia de evaluare a performanei auditului D02-1
- Fia de evaluare a performanei auditorului 1 D02-2
- Fia de evaluare a performanei auditorului 2 D02-3
Numrul total al paginilor aferente seciunii D

Numrul total al paginilor aferente seciunilor A, B, C i D

*Fie de identificare i analiz a problemei (FIAP), Foi de Lucru (FL) i Teste de Control (TC)

7.5.2. Dosarul documentelor de lucru

Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii xerox a documentelor justificative, extrase

din acestea, care trebuie s confirme i s sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul
este indexat prin atribuirea de litere i cifre (E, F, G, ...) pentru fiecare seciune/obiectiv de
audit din cadrul Programului de audit. Indexarea trebuie s fie simpl i uor de urmrit.

Scopul dosarelor documentelor de lucru este de a oferi o nregistrare a activitii de audit

desfurate i de a permite oricrei persoane ce analizeaz misiunea de audit s observe
c a fost realizat o examinare adecvat a misiunii de audit.

SECIUNEA E Seciunea cuprinde documentele justificative aferente

Obiectivului nr.1 al misiunii de audit

Vol. ..

Nr. Documentul de audit Cod Nr. de

crt. pag.
1. Copii dup documentele justificative E01
Ex: cereri de fonduri, ordine de plat, extrase de cont, fie de cont, E01-1
balane de verificare sintetice sau analitice, situaii financiare

Numrul total al paginilor aferente seciunii E

80
SECIUNEA F Seciunea cuprinde documentele justificative aferente Obiectivului
nr.2 al misiunii de audit

Vol. ..

Nr. Documentul de audit Cod Nr. de

crt. pag.
1. Copii dup documentele justificative F01
Ex: documente privind licitaiile F01-1

Numrul total al paginilor aferente seciunii F

n mod similar se va proceda pentru restul obiectivelor misiunii de audit.

Numrul total al paginilor aferente seciunilor E, F, G..n

Dosarul de audit poate fi nchis cnd ministrul MIE a aprobat raportul final de audit.

7.6. Controlul i administrarea documentelor

Pentru a se asigura c exist o administrare a documentelor elaborate i emise n cadrul

Direciei Audit trebuie respectate urmatoarele principii:
Documentele vor primi un cod de identificare (Vezi punctul 7.7 Codificarea
documentelor).
Fiecare document de lucru va avea un numr unic de urmrire.
Fiecare document va meniona numrul total de pagini/foi si, pe fiecare pagin,
numrul documentului. Fiecare pagin va fi numerotat i va arata numrul de
identificare i referin a documentului.
Cnd documentul este distribuit trebuie s aib un circuit bine definit. Toi cei care
primesc copii controlate ale documentelor vor primi i amendamentele ulterioare i se
vor asigura c versiunile precedente sunt identificate n mod corespunztor pentru a
demonstra c au fost nlocuite.
Carta auditului intern i Manualul de proceduri vor avea o nregistrare a
amendamentelor pentru a identifica modificrile de la versiunea precedent.
Se vor conforma cu formatele de documente definite.

7.7. Codificarea documentelor

Documentelor de lucru li se confer un numr de referin ce este notat n colul din

dreapta sus al documentului.

81
8. Probleme generale de securitate
8.1. Securitatea informaiei n cadrul Direciei Audit

Urmtoarele informaii legate de liniile directoare ale politicii de securitate trebuie luate n
considerare:
informaii restricionate: toate informaiile analizate pe parcursul unei misiuni de
audit i informaiile la care auditorii au acces trebuie s fie considerate
confideniale.

documentele de lucru: la finalizarea auditului, documentele de lucru trebuie

pstrate ntr-un birou ncuiat din cadrul Direciei Audit. Accesul la dosarele de audit
intern va fi permis de ctre directorul Direciei Audit. Totui, dosarele nu trebuie s
prseasc Direcia Audit.

proprietatea asupra datelor: toate datele meninute pe computerele Direciei Audit

trebuie s in de activitatea profesional a auditorului. De aceea, aceste fiiere
sunt considerate proprietatea Direciei Audit i nu proprietatea individului care le-a
creat. Toate fiierele, fie n format hrtie, fie n format electronic, vor putea fi
accesate oricnd. Politica Direciei Audit este ca asemenea informaii s fie
accesibile tuturor celor care au dreptul de a le accesa.

Aceste proceduri sunt proiectate s permit accesul eficient la informaie celor care au un
motiv de a o folosi, dar n acelai timp s protejeze integritatea dosarelor originale.

82
9. Controlul calitii

Directorul Direciei Audit stabilete i menine un program de asigurare a calitii pentru

evaluarea operaiunilor direciei.

9.1. Criterii generale de calitate a auditului

Calitatea ntr-o misiune de audit este obinut atunci cnd:

Misiunea de audit are ca rezultat un impact pozitiv asupra proceselor unde o astfel
de oportunitate exist.
Exist o comunicare bun ntre auditor i entitate auditat.
Perspectiva i nevoile entitii auditate sunt ncorporate n procesul de audit.
Obiectivele, aria de cuprindere i procedurile auditului sunt re-evaluate n mod
constant pentru a asigura folosirea eficient a resurselor de audit.
Obiectivele auditului sunt atinse ntr-o manier eficient i la timp.
Activitatea de audit este documentat n mod corespunztor.
Entitatea auditat are oportunitatea de a revizui constatrile, concluziile i
recomandrile noastre n efortul de a se ajunge la o nelegere reciproc.
Sunt ntrunite Standardele Auditorilor Interni pentru Practica Profesional pentru
Audit intern.

9.2. Programul de asigurare a calitii

Scopul acestui program este de a oferi o asigurare rezonabil c activitatea de audit se

conformeaz Manualului de audit intern, politicilor i standardelor aplicabile.

Directorul Direciei Audit trebuie s elaboreze un program de asigurare i mbuntire a

calitii sub toate aspectele activitii de audit public intern. Programul trebuie s asigure
c normele, instruciunile i codul etic sunt respectate de auditorii interni.

Programul de Asigurare a Calitatii include urmatoarele elemente:

- evaluri interne
- evaluri externe
- supervizarea activitii auditorilor interni.

Auditul public intern necesit adoptarea unui proces permanent de supraveghere i

evaluare a eficacitii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie s permit
evaluri interne i externe.

9.2.1. Evaluarea intern

Evaluarea intern presupune efectuarea de controale permanente prin care directorul

Direciei Audit examineaz eficacitatea normelor interne de audit public intern pentru a
verifica dac procedurile de asigurare a calitii misiunilor de audit intern sunt aplicate n
mod satisfctor, garantnd calitatea rapoartelor de audit public intern.

n acest cadru supervizarea realizrii misiunilor de audit public intern va permite

depistarea deficienelor, iniierea mbuntilor necesare unei derulri corespunztoare a
83
viitoarelor misiuni de audit public intern i planificarea activitilor de perfecionare
profesional.

Pentru a oferi feedback personalului de audit n ceea ce privete activitatea lor pe

parcursul unei misiuni de audit i pentru a ajuta angajaii s lucreze pentru a-i mplini
potenialul, la finalul fiecrei misiuni de audit supervizorul trebuie s completeze pentru
fiecare membru al echipei de audit Fia de evaluare a performanei auditorului (Anexa 34
ref.D02-2).

Vezi Procedura operaional PO 20

Pe lng aceasta, la finalul fiecarei misiuni de audit intern, un feedback scris referitor la
eficacitatea auditului va fi solicitat entitii auditate, folosind formularul standard Fia de
evaluare a performanei auditului (Anexa 33 ref.D02-1).

Vezi Procedura operaional PO 20

Acest feedback va fi revizuit n mod regulat ca un mijloc de meninere i/sau mbuntire

a practicilor i proceselor interne, precum i ca o baz pentru dezvoltarea necesar a
personalului.

Auto-evaluri periodice pentru conformitatea cu standardele IIA pentru Practica

Profesionist a auditului intern vor fi realizate de ctre Direcia Audit.

9.2.2. Evaluarea extern

Evaluarea extern este efectuat de ctre U.C.A.A.P.I. prin:

- verificarea respectrii normelor, instruciunilor i a Codului privind conduita etic
a auditorului intern, cel puin o dat la cinci ani, iniindu-se msurile corective
necesare n colaborare cu conductorul entitii publice n cauz;
- avizarea numirii/destituirii efilor compartimentelor de audit public intern din
entitile publice.

Aceste evaluri trebuie s fie realizate de ctre persoane calificate care sunt independente
fa de organizaie i care nu au vreun conflict de interese real sau aparent.

Direcia Audit trebuie s se bazeze pe un raport scris care trebuie s exprime o opinie n
ceea ce privete conformitatea activitii de audit intern Standardele de Practic
Profesionist a Auditului Intern i s includ recomandri pentru mbuntire.

9.2.3. Supervizarea activitii de audit intern

Directorul Direciei Audit/supervizorul este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor de

desfurare a misiunii de audit public intern.

Scopul aciunii de supervizare este de a asigura c obiectivele misiunii de audit public

intern au fost atinse n condiii de calitate, astfel :
a) ofer instruciunile necesare (adecvate) derulrii misiunii de audit;
b) verific executarea corect a programului misiunii de audit;
c) verific existena elementelor probante;

84
 d) verific dac redactarea raportului de audit public intern, att cel intermediar ct i
cel final, este exact, clar, concis i se efectueaz n termenele fixate.

n cazul n care directorul Direciei Audit este implicat n misiunea de audit, supervizarea
este asigurat de un auditor intern desemnat de acesta.
Supervizorul ntocmete Lista de supervizare a documentelor de audit (Anexa 35
ref.D01-4).

Vezi Procedura operaional PO 21

9.3. Raportarea activitii Direciei Audit

Raportul de audit public intern finalizat, mpreun cu rezultatele concilierii, este

transmis conducatorului entitii publice care a aprobat misiunea, pentru analiz i avizare.

Direcia Audit asigur:

a) raportarea periodic asupra constatrilor, concluziilor i recomandrilor rezultate
din activitile sale de audit;
b) elaborarea raportului anual al activitii de audit public intern; Pn pe data de 25
ianuarie a fiecrui an, directorul Direciei Audit trebuie s prezinte ministrului MIE,
PAO, NAO i U.C.A.A.P.I. un Raport de activitate al funciei de audit intern la MIE;

Raportul de activititate al funciei de audit intern la MIE va trebui s acopere

urmtoarele:
deficienele detectate n cadrul sistemului de control intern al MIE,
implementarea unui plan anual de activitate al Direciei Audit care s indice
numrul de misiuni de audit planificate i numrul de misiuni de audit
realizate,
cazurile de limitare a ariei de cuprindere a auditului (dac exist), care s
indice cauzele i potenialele riscuri,
misiunile de audit realizate care nu au fost programate n planul anual de
audit al Direciei Audit sau alte nsrcinri din partea ministrului MIE,
indicaii privind faptul dac toate recomandrile auditului au fost
implementate,
analiza stadiului implementrii recomandarilor de audit i eliminarea
deficienelor,
recomandrile neimplementate pe care auditorul le consider a fi importante
i riscurile asociate,
suficiena resurselor materiale i umane pentru a realiza misiunile de audit
planificate,
instruirea i calificrile personalului Direciei Audit,
alte informaii importante.
Raportul trebuie s reflecte semnificaia auditului intern i s sublinieze
mbuntirea operaiilor MIE.
c) n cazul identificrii unor iregulariti sau posibile prejudicii, se raporteaz imediat
conductorului entitii publice i structurii de control intern abilitate;
d) informarea U.C.A.A.P.I. despre recomandrile nensuite de ctre conductorul
entitii publice auditate, precum i despre consecinele acestora;
e) verificarea i raportarea ctre U.C.A.A.P.I. asupra progreselor nregistrate n
implementarea recomandrilor.

85
10. Relaia dintre Direcia Audit - MIE i Ageniile de Dezvoltare
Regional

10.1. O abordare de colaborare

Procedurile pentru auditul intern ale UAI din cadrul ADR-urilor vor fi similare cu cele ale
Direciei Audit din MIE n ceea ce privete abordarea auditului intern al fondurilor PHARE.
Toi auditorii interni din sistem (MIE i ADR-uri) pot propune revizii ale manualului.
Coordonarea tuturor actualizrilor i reviziilor Manualului va fi asigurat de ctre directorul
Direciei Audit din MIE.

n ceea ce privete relaia dintre Direcia Audit din cadrul MIE i Unitatea de Audit Intern
din fiecare ADR cu referire la auditul programelor PHARE de dezvoltare regional,
principiile sale fundamentale sunt cele definite n seciunea 10.2 a acestui Manual.

Aceast relaie este reglementat de clauze specifice referitoare la auditul intern, incluse
n Contractul de Management/Acordul de Implementare semnat ntre MIE i fiecare ADR.

10.2. Clauze referitoare la audit intern

n ceea ce privete relaia de colaborare dintre Direcia Audit de la nivelul Ministerului

Integrrii Europene (MIE) i Unitile de Audit Intern (UAI) de la nivelul Ageniilor de
Dezvoltare Regional (ADR) aceasta se va realiza conform Anexei la Acordul de
implementare/Contractul de servicii ncheiat ntre Ministerul Integrrii Europene i Ageniile
de Dezvoltare Regional pentru administrarea fondurilor de dezvoltare regional
privind activitatea de audit intern, prezentat n continuare:

86
 ANEXA

la Acordul de implementare/Contractul de servicii ncheiat ntre

Ministerul Integrrii Europene i Ageniile de Dezvoltare Regional pentru
administrarea fondurilor de dezvoltare regional
privind activitatea de audit intern

1. Activitatea de ndrumare metodologic a activitii de audit intern

Unitile de Audit Intern (UAI) de la nivelul ADR trebuie s-i elaboreze propriile
Manuale de audit intern privind fondurile de dezvolare regional, conform reglementrilor
legale privind activitatea de audit intern n vigoare.
Direcia de Audit din cadrul MIE va asigura ndrumarea metodologic necesar
elaborrii acestor Manuale de audit intern, precum i alte activiti de ndrumare
metodologic, cnd este cazul.
Unitile de Audit Intern (UAI) de la nivelul ADR vor transmite Manualele de audit
intern privind fondurile de dezvolare regional spre avizare la Direcia Audit din cadrul
MIE, care se oblig s le avizeze, n termen de 30 de zile de la primirea lor, i s
ntiineze entitatea n cauz.
Dac este cazul, Direcia Audit (MIE) poate solicita eventuale clarificri, modificri,
completri ale Manualelor de audit intern privind fondurile de dezvoltare regional,
transmise pentru aviz, iar Unitile de Audit Intern (UAI) de la nivelul ADR vor lua msurile
necesare pentru soluionarea operativ a acestor solicitri.

2. Activitatea de coordonare a planificrii activitii de audit intern

Pn la data de 10 noiembrie a fiecrui an Unitatea de Audit Intern (ADR) va
transmite proiectele elaborate pentru Planul anual de audit intern pentru anul urmtor,
respectiv pentru Planul de audit strategic (pentru urmtorii 3 ani) la Direcia Audit (MIE).
Proiectele Planurilor de audit elaborate trebuie nsoite de analiza riscurilor i Referatul de
justificare.
Dup analizarea acestor propuneri privind Planul de audit anual, respectiv strategic,
Direcia Audit (MIE), avnd la baz propria analiza de risc efectuat, precum i sugestiile
U.C.A.A.P.I., Autoritii de Audit, ale auditorilor C.E., poate face recomandri privind
introducerea/nlocuirea/eliminarea unor misiuni de audit intern din Planul de audit
anual/strategic al Unitilor de Audit Intern (ADR) n vederea evitrii dublrii eforturilor de
audit intern.
Direcia Audit (MIE) va transmite recomandrile sale privind
introducerea/nlocuirea/eliminarea unor misiuni de audit intern din Planul de audit
anual/strategic al Unitilor de Audit Intern (ADR) pn la data de 30 noiembrie a fiecrui
an.
Unitatea de Audit Intern (ADR) va insera recomandrile Direciei Audit (MIE) n
proiectele Planurilor de audit intern (anual si strategic) i le va supune aprobrii conducerii
ADR.
ADR va implementa Planul de audit anual/strategic n conformitate cu prevederile
legislaiei nationale n vigoare care reglementeaz activitatea de audit intern (Legea
nr.672/20002 privind auditul public intern, O.M.F.P. nr.38/15.01.2003 pentru aprobarea
Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, cu modificrile i
completrile ulterioare), precum i cu metodologia i procedurile prevzute n Manualul de
audit intern pentru fondurile de dezvoltare regional.
Dac pe parcursul anului apare necesitatea de actualizare a Planului de audit intern
ca urmare a:
- modificrilor legislative i organizatorice, care schimb gradul de semnificaie al

87
 auditrii anumitor operaiuni, activiti sau aciuni ale sistemului,
- sugestiile U.C.A.A.P.I. / Autoritii de Audit / auditorilor C.E.,
- dispoziiile conductorului ADR pentru efectuarea unuor misiuni de audit intern ad-
hoc cu caracter deosebit,
- alte elemente fundamentale (riscuri nou aparute) etc.
Unitatea de Audit Intern (ADR) va informa Direcia Audit (MIE) n legtur cu modificrile
care se aduc Planului anual de audit intern aprobat n termen de 5 zile de la aprobarea
modificrii.

3. Activitatea de coordonare a raportrii activitii de audit intern

Avnd n vedere faptul c Direcia Audit (MIE), care asigur funcia de audit intern a
PAO, trebuie s-i furnizeze acestuia rapoarte centralizate care s ofere o imagine de
ansamblu a modului de administrare a fondurilor de dezvoltare regional, se impune
necesitatea coordonrii activitii de raportare dintre Direcia Audit (MIE) i Unitatea de
Audit Intern (ADR).
n acest sens, Unitatea de Audit Intern (ADR) va transmite Direciei Audit (MIE),
spre informare, rapoarte care privesc fondurile de dezvoltare regional, dup cum
urmeaz:
Rapoartele de audit intern aprobate de conducerea ADR, n copie, care vor fi
transmise n termen de 5 zile de la aprobare, electronic (n format PDF sau
Word) i pe suport hrtie,
Situaia privind stadiul implementrii recomandrilor inserate n Rapoartele
de audit intern, atunci cnd sunt solicitate,
Situaia privind recomandrile nensuite de ctre structurile auditate,
Raportul anual de activitate al Unitii de Audit Intern (ADR) privind auditul
fondurilor privind dezvoltarea regional,
Rapoartele de iregulariti, n copie, electronic (n format PDF sau Word) i
pe suport hrtie, care vor fi transmise trimestrial,

4. Activitatea de coordonare a pregtirii profesionale

n cadrul programului de asigurare a pregtirii profesionale continue, n vederea
realizrii unitare a pregtirii profesionale a auditorilor interni de la nivelul Unitilor de Audit
Intern (ADR), care au responsabiliti n ceea ce privete auditul intern al fondurilor de
dezvoltare regional, Direcia Audit (MIE) va asigura coordonarea elaborrii i
implementrii Planurilor de pregtire profesional.
n acest sens, la nivelul fiecrei ADR trebuie s existe o evaluare a nevoilor de
pregtire profesional a auditorilor interni care au responsabiliti n ceea ce privete
auditul intern al fondurilor de dezvoltare regional, precum i un Plan de pregtire
profesional a auditorilor interni, plan care trebuie aprobat de conducerea ADR.
Astfel, Direcia Audit (MIE) va elabora un Plan comun de pregtire profesional
pentru auditorii interni din cadrul structurilor implicate n gestionarea fondurilor de
dezvoltare regional, n baza evalurii nevoilor de pregtire profesional ale acestora.
n vedere transpunerii n practic a Planului comun de pregtire profesional pentru
auditorii interni Direcia Audit (MIE) se va implica n organizarea anual a doua seminarii
n domeniul auditului intern la care vor fi invitai s participe toi auditorii interni din cadrul
structurilor implicate n gestionarea fondurilor de dezvoltare regional (ADR).
n plus, Direcia Audit (MIE) va face demersurile necesare pe lng Direcia
General de Dezvoltare Regional (MIE), Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul
Public Intern (Ministerul Finanelor Publice), pe lng Institutul Naional de Administraie
(Ministerul Administraiei i Internelor) i alte instituii de a organiza cursuri de pregtire n
domenii de interes pentru auditorii interni implicai n auditarea fondurilor privind
dezvoltarea regional.

88
 Totodat, Direcia Audit (MIE) va ntreprinde demersurile necesare pe lng
Direcia General de Dezvoltare Regional (MIE) pentru a asigura includerea auditorilor
interni, n limita locurilor disponibile, n formele de pregtire profesional proprii.
De asemenea, Direcia Audit (MIE) va asigura difuzarea informaiilor, materialelor i
va contribui la generalizarea celor mai bune practici n domeniul auditului intern ctre
Unitatea de Audit Intern (ADR).

5. Evaluarea periodic a activitii de audit intern

n cadrul procesului permanent de supraveghere i evaluare a eficacitii globale a
programului de calitate Direcia Audit (MIE) va efectua evaluarea periodic (anual) a
Unitatii de Audit Intern (ADR), n baza Planului misiunilor de evaluare.
Aceste evaluri vor consta n verificarea respectrii normelor, instruciunilor i a
Codului privind conduita etic a auditorului intern, propunndu-se msurile corective
necesare n colaborare cu managementul ADR.

6. Accesul auditorilor interni din cadrul Direciei Audit (MIE) la informaiile i

documentele ADR privind fondurile de dezvoltare regional
Unitatea de Audit Intern (ADR) va permite accesul nengrdit al auditorilor interni
din cadrul Direciei Audit (MIE), mputernicii n acest sens printr-o autorizaie scris, care
s le ateste identitatea i poziia, precum i printr-un document care s indice obiectul i
scopul misiunilor de audit, verificare sau inspecie la faa locului, la toate dosarele, datele
i informaiile utile i probante (inclusiv cele n format electronic), bunuri i personal pe
care le consider relevante pentru scopul i obiectivele misiunii lor, n conformitate cu
prevederile legale n vigoare privind auditul public intern (art.16, pct.5 din Legea
nr.672/2002 privind auditul public intern).
Auditorii interni din cadrul Direciei Audit (MIE) vor respecta secretul profesional n
ceea ce privete informaiile colectate cu ocazia misiunilor de audit, verificrilor i
inspeciilor efectuate la ADR.

89
11. Principii i linii directoare eseniale pentru procesul de audit

Mai jos sunt prezentate linii directoare i sugestii ce trebuie luate n considerare cnd se
desfoar misiuni de audit.

11.1. Principii aplicabile relaiilor umane n procesul de audit

Un concept de baz al comportamentului uman este c fiecare persoan este diferit, cu

valori, scopuri, ambiii i standarde diferite. Auditorul poate dezvolta relaii bune i s
desfoare misiuni de audit mai bune dac acest concept funcioneaz. Urmtoarele
sugestii pot ajuta.
Abordai fiecare persoan contactat n timpul auditului cu o acceptare real a
persoanei ca individ. Ajustai abordarea pentru fiecare stil de aciune al persoanei.
A mai fost el/ea auditat pn acum? Cunoate programul i obiectivul nostru? Are
vreo problem special de care echipa de audit intern trebuie s fie contient?
Pstrai contactul cu conducerea i inei-i la curent cu toate progresele. Ei sunt
interesai de constatri.
Demonstrai c se pot pune ntrebri i se pot face sugestii de pe urma crora
conducerea va beneficia.
Luai n considerare cu atenie acele aspecte care sunt demne a fi aduse la
cunotina conducerii.
Returnai dosarele i documentele cu promptitudine i n condiii bune. Dai
exemplu de bun organizare.
Folosii feeback-ul pozitiv n interviul/discuia cu entitatea auditat. Facei clar
entitii auditate ce ai neles din aceast discuie. Entitatea auditate confirm sau
clarific.

11.2. Alte principii

11.2.1. Generale

inei seama de obiectivele globale n timpul misiunii de audit. Folosii suficiente

detalii pentru a acoperi corespunztor aceste obiective.
Folosii judecata pentru a determina prioritile i perioada de timp necesar pentru
diversele faze ale auditului.
Pstrai orarul destul de flexibil astfel nct s putei desfura activitatea. Cnd
perioada de timp este limitat, facei ce putei i amnai restul. Fii ateni la orarul
entitii auditate i la programul lor de munc.

11.2.2. Obinerea de informaii

Metode pentru obinerea de informaii privind activitatea, sistemul de control sau procesul
analizat sunt:
Intervievarea personalului,
Analizarea manualelor de proceduri, dac sunt disponibile,
Analizarea fielor de post, dac sunt disponibile,
Completarea chestionarelor de control intern,
Observarea operatiunilor.
90
11.2.3. nregistrarea informaiilor

Analiza sistemului de control intern realizat de auditorii interni trebuie nregistrat.

1. Procedurile de auditare: identificai etapele pentru testarea eficacitii sistemelor de
control intern identificate n analiza auditorului. Fiecare procedur trebuie s fie
conectat unui obiectiv al auditului i unui document de lucru suport ce
nregistreaz testul i rezultatul testului.
2. Documentele de lucru suport: pontajele i memorandumurile trebuie s nregistreze
testele auditorului privind sistemul de control intern, ca i alte proceduri de audit.
Scopul documentului de lucru trebuie s fie direct conectat unei proceduri de audit
specifice.
3. Concluzie: auditorul trebuie s ofere o concluzie global pentru fiecare etap de
audit finalizat. Punctele tari i slabe ale controlului trebuie identificate n
documentele de lucru.

11.2.4. Natura testelor de conformitate

Testele de conformitate au ca arie de interes urmtoarele:

Au fost desfurate procedurile necesare?
Cum au fost desfurate?
Cine le-a desfurat?
Au fost procedurile desfurate n mod consecvent?

11.2.5. Perioada de timp

Procedurile de control intern ce las o pist de audit ce marcheaz dovada regularitii

trebuie s fie testate pentru conformitate. Conceptul general de eantionare include
selectarea de elemente dintr-un set de date ce au fost obinute n perioada auditat.

Procedurile de control intern ce depind de segregarea responsabilitilor i care nu au o

pist de audit trebuie s fie testate pentru conformitate n mod diferit.
1. Anchetele trebuie s fie realizate pentru ntreaga perioad supus auditului.
2. Observaiile se menin n limitele perioadei n care auditorul este prezent i
realizeaz alte pri ale auditului.

11.2.6. Mrimea testelor

Volumul testelor de conformitate se bazeaz pe rezultatele evalurii controlului intern.

Testele de conformitate sunt folosite pentru a determina eficacitatea sistemelor de control
pentru a ne putea baza pe ele, atunci cnd se determin natura, msura i perioada de
timp a testrii de fond. Nu exist nici un beneficiu n aplicarea de teste de conformitate
unor sisteme de control intern ineficace sau cnd costurile testelor de conformitate
depesc beneficiile.

Msura testelor de conformitate va varia direct cu ncrederea n sistemele de control

intern, n timp ce msura testelor de fond va varia n mod indirect cu ncrederea n
sistemele de control intern.

91
n cazul n care exist slbiciuni de control intern grave, nu este practic s se realizeze
teste de fond, n acest caz fiind necesar ca auditorul s emita un raport negativ cu privire
la operaiunile departamentului auditat.

11.2.7. Eficacitatea sistemelor de control

Dei eforturile auditorului intern pot fi direcionate mai mult spre sistemele de control intern
ale MIE dect spre declaraiile financiare ce rezult, care sunt de fapt preocuparea
primar a unui auditor independent extern, abordarea de baz pentru ambii este aceeai
se bazeaz pe un sistem eficace de control intern.

Evaluarea controlului intern este realizat prin testarea de fond i cea a conformitii.

Scopurile pentru testarea de fond i de conformitate difer i vor fi atinse n timpul

interveniilor la faa locului (munca de teren).

1. Testarea conformitii se realizeaz pentru a oferi o asigurare rezonabil c

procedurile de control intern sunt aplicate n mod consecvent aa cum este
descris n proceduri, reguli, regulamente i practic.
2. Testarea de fond se realizeaz pentru a obine dovezi ale validitii
proceselor/operaiilor/activitilor sau a erorilor i iregularitilor.

Testele de conformitate sunt utilizate pentru a determina masura n care testarea de fond
este utilizat. Asemenea teste sunt necesare dac ne bazm pe proceduri n determinarea
naturii, perioadei de timp sau mrimii testelor de fond a claselor de tranzacii sau balane
specifice. Auditorul poate decide s nu se bazeze pe procedurile stabilite deoarece ajunge
la concluzia c:
1). Procedurile nu sunt adecvate pentru acest scop.
2). Efortul de audit necesar pentru a testa conformitatea cu procedurile, pentru a
justifica bazarea pe ele n desfurarea de teste de fond, trebuie s depeasc
reducerea n efort care ar putea fi fcut printr-o asemenea bazare.

n procesul de evaluare a sistemelor de control intern se folosesc diverse metode de

eantionare pentru a forma o opinie n ceea ce privete populaia testat. Auditorul
folosete eantionarea pentru a colecta informaii de la un numr limitat din ntreaga
populaie pentru analiza problemelor posibile, a cauzelor i a efectelor, materialitii
rezultatelor. Metodologia de eantionare folosit trebuie s fie explicate n procedurile de
audit.

11.2.8. Eficiena sistemelor de control

Evaluarea eficienei sistemelor de control este judecarea de ctre auditor a costului/

beneficiului implementrii, mbuntirii sau nlturrii unui control. Evalurile trebuie s fie
sprijinite, unde este posibil, de informaii matematice privind costul controlului i beneficiul
ce deriv din pierderea potenial ce este evitat.

92
12. Proceduri operaionale
12.1. Introducere

Graficul prezentat n capitolul 6 Metodologia de audit ofer o viziune global a

procesului de audit (pista de audit) i face trimitere la:
- procedura operaional aplicabil,
- rezultatul procesului, respectiv la documentul standard corespunztor.

Procedurile operaionale sunt detaliate pas cu pas n acest capitol.

Ele includ referine la formularele i documentele standard prezentate n Anexe.

12.2. Lista de proceduri operaionale

Cod procedura Denumire procedur

operaional
PO

PO 00 Elaborarea planului de audit

PO 01 Ordin de serviciu
PO 02 Declaraia de independen i calificare
PO 03 Notificarea structurii auditate
PO 03-1 Notificarea prilor interesate
PO 04 Colectarea i prelucrarea informaiilor
PO 05 Analiza riscurilor
PO 06 Elaborarea programului misiunii de audit (agenda de audit)
PO 07 edina de deschidere
PO 08 Confirmarea ariei i obiectivelor auditului
PO 09 Colectarea dovezilor
PO 10 Constatarea i raportarea iregularitilor
PO 11 Revizuirea documentelor de lucru
PO 12 edina de nchidere
PO 13 Elaborarea proiectului de Raport de audit public intern
PO 14 Revizuirea proiectului de Raport de audit public intern
PO 15 Transmiterea proiectului de raport de audit intern la structura
auditat
PO 16 Reuniunea de conciliere
PO 17 Raportul de audit public intern
PO 18 Difuzarea Raportului de audit public intern
PO 19 Urmrirea recomandrilor
PO 20 Evaluarea performanei auditului i auditorilor
PO 21 Supervizarea
PO 22 Pontajul
PO 23 Revizuiri ale Manualului de audit intern

93
13. Revizuirea Manualului de audit intern

Auditorii interni nainteaz directorului Direciei Audit din cadrul MIE propunerile de
revizuire/amendare a Manualului de audit intern folosind Formularul de revizuire a
Manualului de audit intern (Anexa nr.37).

Directorul Direciei Audit compileaz toate amendamentele, propunerile, comentariile i

sugestiile de revizuire primite de la toi auditorii interni din cadrul Direciei Audit. Dup
consultarea cu auditorii interni, ncorporeaz toate propunerile de revizuire care s-au
fcut n versiunea nou a Manualului de audit intern i o transmite la U.C.A.A.P.I. pentru
aviz.

Dup primirea avizului de la U.C.A.A.P.I. nainteaz noua versiune a Manualului de

audit intern pentru aprobare ministrului integrrii europene i PAO.

Vezi Procedura operaional PO 23

13.1. nregistrarea amendamentelor

Amendamentele/revizuirile aduse Manualului de audit public intern trebuie trebuie fcute

n scris, fundamentate i supuse aprobrii U.C.A.A.P.I., PAO i ministrului integrrii
europene.

Instruciunea nr.

Amendarea/revizuirea Manualului de audit intern

Versiunea.aprobat n data de.

Nr.crt. Referina documentului sau a Textul din Textul Motivaia

paginii din procedur procedur completat/modificat
aprobat
1.
2.

PAO Director Direcia Audit

13.2. Distribuia Manualului de audit intern

Att Manualul de audit public intern, ct i revizuirile/amendamentele ulterioare, dup

aprobarea de ctre PAO i ministrul Integrrii Europene, trebuie aduse la cunotina
auditorilor interni n vederea aplicrii.

Copii ale Manualul de audit public intern i ale revizuirilor/amendamentelor ulterioare vor fi
elaborate att n format electronic, ct i n format hrtie. Varianta n format electronic va fi
postat pe site-ul MIE.

94
Copia n Nume prenume Poziie Data Semnatura
1 BNCIL LENUA Director Direcia Audit
2 BURDEANCA NICOLAE Auditor intern
3 CRISTEA DELIA Auditor intern
4 ENACHE GEORGETTA Auditor intern
5 GUNE OCTAVIAN Auditor intern
6 IFTODE AURA Auditor intern
7 PIRONESCU VICTOR Auditor intern
8 SARIVAN ADRIAN Auditor intern
9 TRANDAFIR DANIEL Auditor intern
10 VYTHOULKAS GINA Euro consilier

95