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Una Universidad investigadora, innovadora y humanista al servicio de las regiones y del pas

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Gestin por Procesos

Edilma Benjumea Hincapi


edilma.benjumea@udea.edu.co
Docente U de A - Caucasia
Septiembre de 2017
Una Universidad investigadora, innovadora y humanista al servicio de las regiones y del pas

Qu es?

Gestin. Accin y efecto de gestionar Proceso. Conjunto de las fases


Llevar adelante una iniciativa o un proyecto sucesivas de un fenmeno natural o
de una operacin artificial.
Ocuparse de la administracin, organizacin y

funcionamiento de una empresa, actividad


econmica u organismo.

Manejar o conducir una situacin problemtica

Fuente: www.rae.es

ARAUJO MENCO WILMER ANTONIO


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Descripcin

Organizacin Procesos Holstica

Interrelaciones

Control y evaluacin Mejoramiento continuo

ARAUJO MENCO WILMER ANTONIO


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Justificacin

Los procesos son el soporte fundamental de la gestin


estratgica y ello implica flexibilidad y rapidez para adaptarse a
los cambios del mercado, a su vez constituyen la base para
actuar de forma efectiva y sostenida en el tiempo; no se
conciben procesos con estructuras ideales, por el contrario
deben ser sometidos a juicio de manera constante, para
satisfacer necesidades de clientes mediante el uso de nuevas
tecnologas.

ARBOLEDA CORTS JUAN FERNANDO


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Objetivos
Gestionar procesos bajo enfoques sistmicos comprendiendo la organizacin de una
manera holstica, mediante herramientas de control que garanticen el mejoramiento
continuo.

Identificar los procesos y su interrelacin

Adquirir una visin sistmica de las organizaciones

Establecer indicadores que permitan la generacin de controles en los procesos

ARENAS GONZALEZ JESUS ANDRES


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Objetivos

Diagnosticar el estado de los procesos organizacionales

Distinguir las herramientas de mejoramiento continuo como soporte para


gestionar por procesos.

Analizar el enfoque de procesos de la Norma ISO 9001 como sistema de gestin


para el mejoramiento continuo.

ARENAS GONZALEZ JESUS ANDRES


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1. Diseo Organizacional

2. Enfoque sistmico de las organizaciones


Contenido
Unidades: 3. Sistema de Gestin por Procesos

4. Indicadores de Gestin

5. Sistemas de Gestin de la Calidad ISO 9000


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Contenido Unidad 1
1. Diseo Organizacional:

1.1 Proceso de cambio organizacional

1.2 Las organizaciones y su estudio

1.3 Arquitectura y funcionamiento organizativo

1.4 El proceso de diseo organizativo


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1. Diseo Organizacional - conceptos

Proceso continuo mediante el cual determinados agentes construyen y


transforman la organizacin para su adaptacin al medio y la consecucin de los
objetivos estratgicos.

Herramienta de gestin imprescindible para todo directivo de empresa


moderna.

Eficiencia Competitividad

Innovacin Sustentabilidad

BAQUERO CALLE ZULLY CECILIA


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1. Diseo Organizacional

Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir


un efecto determinado.

Eficiencia Se refiere al uso racional de los medios para alcanzar un


objetivo predeterminado (es decir, cumplir un objetivo
con el mnimo de recursos disponibles y tiempo).

Responde al cmo.

Fuente: www.rae.es BAQUERO CALLE ZULLY CECILIA


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1. Diseo Organizacional

Es la introduccin de un nuevo o
significativamente mejorado, producto (bien o
servicio), un proceso, un nuevo mtodo de
Innovacin comercializacin o un nuevo mtodo organizativo,
en las prcticas internas de la empresa, la
organizacin del lugar de trabajo o las relaciones
exteriores.

Para que un producto se considere innovador,


debe llevarse al mercado.

BERRO MESA DANIELA


Fuente: Manual de Oslo
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1. Diseo Organizacional
Competitividad:

Capacidad de competir.

Igualar a otra anloga, en la perfeccin o en las propiedades. Est


determinada por las actividades que desempea da a da, desde la ms
especfica hasta la ms general.

La cadena de valor separa a cada una de las actividades de la empresa, con el


fin de entender a mayor profundidad los costos y las fuentes de diferenciacin
de cada una de ellas y lograr una mejor calidad.

CORREA CARDONA MARCELA


Fuente: www.rae.es
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1. Diseo Organizacional

Se puede sostener a lo largo del tiempo sin agotar


sus recursos o perjudicar el medio ambiente.
Sustentabilidad
La sustentabilidad econmica comprende la
implementacin de una serie de prcticas
econmicamente rentables y ticamente justas,
regida por criterios de responsabilidad social y
medioambiental.

Fuente: www.rae.es
BOLANOS IBANEZ VALENTINA
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1. Diseo Organizacional

Se refiere al gobierno corporativo global de la empresa (Consejo Administracin y


Direccin General).

Directivo disea cambios


Niveles de implantacin
Pone en prctica herramientas diseadas por otros

COBO MARTNEZ PABLO JOAN


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1. Diseo Organizacional

Es el modo en que se implanta la estrategia: el modo de encontrar la


mejor forma de crear valor para los participantes de la empresa.

Su valor depende de lo coherente que sea con el entorno y la estrategia


corporativa.

COBO MARTNEZ PABLO JOAN


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1.1 Proceso de cambio organizacional

Respuesta adaptativa continua

Ventaja Competitiva Capacidades Organizativas

Coordinar actividades Gestin procesos


Gestin de personal
Forma nica

Motivar al personal Cultura


Arquitectura
COCHERO CHAVEZ JULIANY
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La nica constante es el cambio

Cmo nos adaptamos?

Innovacin permanente

COCHERO CHAVEZ JULIANY


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1.2 Las organizaciones y su estudio

Robbins (1990), una organizacin la define como entidad social coordinada


de forma consciente, con un lmite relativamente identificable, que funciona
sobre bases relativamente continuas para lograr un objetivo comn.

DE LA ROSA BOHRQUEZ JORGE ANDRS


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1.2 Las organizaciones y su estudio

De La Fuente, et al., (1997):

Sistema o entidad. Conjunto elementos interdependientes y abierto para


relacionarse con el entorno.

Social. Formada por personas que se relacionan.

Coordinada de manera consciente. No surge de la nada y requiere direccin y


planificacin.

FERNANDEZ OYOLA KARLA VANESSA


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1.2 Las organizaciones y su estudio

Con lmite relativamente definido. Qu se va a hacer y cmo. Las actividades que


realizan internamente determinan su lmiteejemplo: proyectos.

Con carcter permanente. Tiempo

Para el logro de una misin. Tienen finalidad concreta

FERNANDEZ OYOLA KARLA VANESSA


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Para ser competitivos

Creacin de valor

Las empresas deben dejar de concentrarse en ser las mejores, para ser
las nicasdiferenciador frente a la competencia (preguntar a los
clientes, innovacin, ofrecer la mejor atencin, apoyarse en marketing,
encontrar lo que el mercado no hace).

FLREZ GUTIRREZ KEVIN ANDRES


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Cadena de valor

La conforman los procesos de la empresa desde la creacin


del producto hasta el servicio posventa, con el fin de que sta
sea ms apreciada por el cliente, a la vez que busca maneras
de reducir costos.

FLREZ GUTIRREZ KEVIN ANDRES


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Creacin de valor

Ventajas Comparativas. Los pases y las empresas tienden a


especializarse en la produccin y exportacin de aquellos
bienes que fabrican con un costo relativamente ms bajo
respecto al resto del mundo.

GONZLEZ LPEZ YORMAN ESTIBEN


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Creacin de valor

Ventajas Competitivas. Conforman la capacidad de una


empresa de sobreponerse a otra u otras de la misma
industria o sector mediante tcnicas que la diferencien por
la calidad de sus productos o servicios y para obtener
liderazgo en costos.

GONZLEZ LPEZ YORMAN ESTIBEN


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Creacin de valor

Especializacin y divisin del trabajo. Las personas son ms


productivas y eficientes.

Economas tecnolgicas:

De escala: Ahorro en costos produccin como consecuencia de aumento


en escala de produccin.

De alcance: Ahorro en costos produccin como consecuencia de


compartir recursosintangibles: conocimiento.

GONZALEZ OVIEDO LUIS MIGUEL


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Creacin de valor

Reducir costos de transaccin. Los que estn asociados a negociacin,


supervisin y control de los intercambios entre las personas.

Ejemplos:
Subcontratacin

Alianzas estratgicas

Para comprar algo, los costos no slo se limitarn al precio del producto
en s, sino tambin a la energa y esfuerzo que requiere averiguar cul de
los variados productos se prefiere, dnde se consiguen, el costo de
viajar hacia el punto de compra, el tiempo de espera para comprarlo;
todos estos costos son de transaccin.
GUARDIA FERNANDEZ PAULA ANDREA
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Creacin de valor

Ejercer poder y control. Disciplinar el comportamiento de los empleados,


incentivar trabajo bien hecho con promocin y recompensas econmicas
y no econmicas.

GUERRA AVILA TANIA


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Para Adam Smith las empresas existen para coordinar y motivar la


actividad econmica de las personascategoras organizativas:

Coordinacin. Realizar tareas sin duplicaciones, de forma eficiente, por la


persona correcta, del modo adecuado, en el momento y el lugar
correctosminimizar costos y crear valor.

Motivacin. Estimular el inters de los individuos y grupos para ser


solucin a la coordinacininters propio vs inters general.

GUERRA AVILA TANIA


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Institucin vs Organizacin

North (1990):
Institucin. Es un sistema de derechos de propiedad y de contratos
que define las relaciones de cooperacin y competencia en la
organizacinconforma las reglas de juego.

Organizacin. Ente dinmico, de interrelacin, que conforma el marco


institucional, las decisiones y estrategias que los participantes
adoptanse desenvuelven en el contexto externo.

GUTIRREZ MENDOZA BRANDO


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Institucin vs Organizacin

Galn (2006):
Las organizaciones son organismos vivos que continuamente estn
evolucionando y en algunos momentos experimentan revoluciones.

(Roberts, 2004; Saloner, Shepard y Podolny, 2001):


Identifican la organizacin como una coleccin de personas y un
conjunto de caractersticas organizativas: la arquitectura, las rutinas y
la cultura.

GUTIRREZ MENDOZA BRANDO


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1.3 Arquitectura y funcionamiento organizativo

Es la proyeccin y construccin de las organizaciones. La estructura


puede ser gestionada y cambiada.

Facilita respuestas eficientes a problemas de coordinacin y motivacin


en funcin de su entorno, el talento humano y los recursos financieros,
tecnolgicos disponibles, para adaptarse al entorno y alcanzar los
objetivos estratgicos.

GUZMAN CAMANO JUAN GUILLERMO


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1.3 Arquitectura y funcionamiento organizativo

Incluye lo que se encuentra en el organigrama:

Lmites verticales y horizontales de la empresa


Vnculos entre tareas y puestos
Relacin entre puestos de trabajo, departamentos, unidades de negocio,
divisiones.
Relaciones de autoridad y de informacin
Estructura de propiedad y gobiernoformal
Red que vincula a las personas a lo largo de la empresa y con otras
empresasinformal.

GUZMAN CAMANO JUAN GUILLERMO


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1.3 Arquitectura y funcionamiento organizativo

Atributos de la arquitectura (Migrom y Roberts, 1993):

Distribucin de derechos entre los miembros de la organizacinpatrones de


poder e incentivos.

Vnculos contractuales. La organizacin define su funcionamiento a travs de


contratos con empleados, financiadores, proveedores, clientes.

Flujos de informacin y de recursos al interior de la organizacin, y con el


entorno.

HERRERA MESA KEDYS


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1.3 Arquitectura y funcionamiento organizativo

Atributos de la arquitectura (Migrom y Roberts, 1993):

Relaciones de autoridad, asignacin de responsabilidades y mecanismos de


supervisin y control.

Normas organizativas explcitas sobre objetivos, toma de decisiones y


coordinacin de actividades.

Cultura organizativa

HERRERA MESA KEDYS


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Estructura organizativa

Distribucin y orden de las partes importantes de una empresa.

Formal. Conjunto de relaciones definidas por la direccin, conscientes e


intencionadas.

LPEZ GUTIRREZ CAMILO


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Estructura organizativa

Informal. Conjunto de relaciones no definidas que responden a las necesidades


de relacin entre los individuos que entran en contacto en el trabajo.
Actividades de adoctrinamiento
Gestin del comportamiento humano
Cultura organizacional

Para De la Fuente (1990) la estructura real de la organizacin resulta de la


combinacin de los aspectos formales e informales, siendo imposible separarlos.

LPEZ GUTIRREZ CAMILO

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Componentes de la estructura organizativa

Mintzberg (1988) identifica cinco elementos bsicos:

1. pice estratgico. Alta direccin de la empresa; su responsabilidad es


global y de conjunto. Garantiza que la compaa funcione de manera
adecuada para cumplir objetivos, realizando tareas coordinadas, y
proporcionando incentivos:

MEJA CALLE VALENTINA


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Componentes de la estructura organizativa

Supervisin directa. Asignacin de recursos, autorizacin de decisiones,


actividades de controlrequieren habilidades de liderazgo, motivacin y
comunicacin.

Relacin con el entorno. Agentes externos de la empresa; contacto permanente


y toma de decisiones para ajustarse a los cambioscaptacin y transferencia
de seales e informacin, negociacin, vigilancia tecnolgica.

MEJA CALLE VALENTINA


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Componentes de la estructura organizativa

Formulacin e implantacin de la estrategia. Encargada de establecer y dirigir el


rumbo de la organizacinevala el entorno, establece objetivos, recursos
internos, identifica y valora alternativas de actuacin, decide y pone en prctica
el curso de accin elegido.

Direccin empresas coherencia entre diseo organizativo


entorno
estrategia

Las decisiones tienen impacto a largo plazo; su visin es global y general

OROZCO CASARRUBIA ANDRES FELIPE


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Componentes de la estructura organizativa

2. Lnea media. Es el vnculo o enlace entre la direccin general y el ncleo de


operaciones:

Directivos funcionales: produccin, finanzas, comercializacin.


Supervisores: jefes de taller, de servicios.

Funciones:
Enlace vertical descendente. Canalizan directrices y decisiones de alta direccin
para ejecutar tareas conforme a objetivos fijados.

PATERNINA VAQUERO GENNY LUZ


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Componentes de la estructura organizativa

Funciones:

Enlace vertical ascendente. Proporcionan informacin agregada hacia los


directivos, en relacin con la ejecucin de las tareas encomendadas y los
resultados obtenidos.

PATERNINA VAQUERO GENNY LUZ


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Componentes de la estructura organizativa

Funciones:

Enlace horizontal. Gestionan diferentes aspectos inherentes a su actividad. Se


relacionan con directivos de otras unidades de la lnea media de la empresa,
con staff de apoyo, con la tecnoestructura, y con directivos de otras
empresas.

Tomar decisiones y resolver problemas. Solucionar lo que corresponda a su


actividad, para lo que est dotado de responsabilidad y conocimiento.

PENA VANEGAS MANUEL DOMINGO


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Componentes de la estructura organizativa

3. Ncleo de operaciones. Centro de la organizacin. Provisin de bienes y


servicios:

Compras, produccin (transformacin de factores productivos en bienes y


servicios), comercializacin, y actividades de apoyo (mantenimiento, control de
calidad).

RICARDO ZAPATA YULIANA


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Componentes de la estructura organizativa

4. Tecnoestructura. Para J.K. Galbraith es el conjunto de expertos especializados


en funciones complejas y especficas que exigen conocimiento sistemtico. Las
grandes empresas no pueden ser dirigidas por una sola persona, sino de forma
colegiada.

Su mecanismo de coordinacin en trminos generales es la normalizacin, y en los


grupos al interior es la adaptacin mutua (coordinacin de trabajo mediante
acuerdos y comunicacin informal; requiere un mnimo de conocimientos comunes,
permite responder de manera flexible a necesidades en la ejecucin del trabajo).

RICARDO ZAPATA YULIANA


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Componentes de la estructura organizativa

Los expertos de la Tecnoestructura desempean funciones de formacin.

Tipos de expertos:

Analistas de adaptacin. Estudian los cambios necesarios que requiere la


organizacin, relacionados con el entorno. Ejemplo: Vigilancia Tecnolgica,
Prospectiva, Inteligencia Competitiva.

RODRGUEZ QUIROZ OLGA LUZ


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Componentes de la estructura organizativa

Analistas de control. Buscan la estabilidad y normalizacin de las pautas de


actividad de la empresa. Se subdividen en:

De estudios de trabajo. Normalizan los procesos de trabajos realizados por otros


como los tiempos y movimientos: ingenieros industriales.

De planificacin y control. Normalizan los productos mediante sistemas de


planificacin y control: presupuestos y contables.

De personal. Normalizan las habilidades de las personas: reclutamiento, seleccin,


contratacin, formacin (gestin del talento humano).

RODRGUEZ QUIROZ OLGA LUZ


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Componentes de la estructura organizativa

5. Staff de apoyo. Conjunto de unidades especializadas que no participan


directamente en la produccin de bienes y servicios, sino que brindan soporte a
la organizacin mediante el desarrollo de tareas especficas.

Ejemplos: asesora jurdica, seguridad, cafetera, instalaciones deportivas,


gestin humana.

RODRGUEZ SUAREZ KELLY GREYS


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Las rutinas
Segn la Real Academia de la Lengua:

Costumbres o hbitos adquiridos de hacer las cosas por mera prctica y


de manera ms o menos automtica.

Secuencias invariables de instrucciones que forman parte de un


programa y se pueden utilizar de manera repetida.

RODRGUEZ SUAREZ KELLY GREYS


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Las rutinas
Incluyen todos los procesos directivos, polticas y procedimientos (formales y
no formales) que integran y determinan cmo se obtiene y transmite la
informacin, la toma de decisiones, los recursos asignados, las actividades
controladas y recompensadas.

Reflejan el entendimiento compartido de cmo las cosas deben ser hechas.

ROJAS RAMOS DAYANA


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La Cultura
Es el lado sensible de la organizacin, incluye:

Valores fundamentales y creencias compartidos por las personas.

Lenguaje especial usado dentro de la empresa, el cual forma el pensamiento y la


accin.

Modelos mentales de los miembros de la empresainfluyen en el modo como cada


persona se ve a s misma, percibe a la empresa e interpreta los eventos internos y
externos.

ROJAS RAMOS DAYANA


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La Cultura
Abarca normas de comportamiento que prevalecen en las relaciones entre las
personas.

Define el contexto en el cual las relaciones entre personas se desarrollan y operan;


sirve como un importante mecanismo de motivacin y control social.

SNCHEZ NARVEZ GEINER OVIDIO


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La Cultura Organizacional

NORMAS
Fuente: Segn Schein (1988), es el
conjunto de valores, normas y artefactos.

SNCHEZ NARVEZ GEINER OVIDIO


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1.4 Proceso de diseo organizativo

La arquitectura se vincula con el funcionamiento de las organizaciones en


el tiempo.

Tiempo. Transformacin de un contexto esttico a uno


dinmicoadaptacin, cambio, desarrollo, rediseo.

SERPA SINCELEJO ANGIE MELISSA


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1.4 Proceso de diseo organizativo

Cultura. Evoluciona la estructura y evoluciona la cultura:

Valores compartidos

Forma y controla el comportamiento dentro de la empresa

Puede modificarse por medio del proceso de diseo


organizativo

SERPA SINCELEJO ANGIE MELISSA


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1.4 Proceso de diseo organizativo

Los directivos seleccionan y dirigen la arquitectura, las personas, los procesos,


las rutinas, la cultura, para que la empresa pueda controlar y llevar a cabo las
actividades necesarias y alcanzar los objetivos.

Determina cmo y por qu se toman ciertas decisiones por parte de los


directivos.

Requiere equilibrio entre las presiones del entorno externo e interno, y sus
actuaciones.

VLEZ HERNANDEZ CARLOS ALBERTO


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1.4 Proceso de diseo organizativo

Roberts, (2004):
Directores Generales

Formulan estrategia Crean organizacin


Personas
Arquitectura Maximizar resultados
Rutinas
Cultura

Entorno

VILORIA RUIZ SHIRLEY


Ajuste Respuesta adaptativa a cambios - dinmica
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Importancia del diseo organizativo

Permite:
Proporcionar ventaja competitiva a largo plazodifcil de imitar.

Ayudar a conocer las contingencias de la organizacininvestigar evolucin de entornos.

Incrementar la habilidad para gestionar la diversidaduso ptimo del talento humano


que permita su crecimiento, fomente la cooperacin y la tolerancia.

VILORIA RUIZ SHIRLEY


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Importancia del diseo organizativo

Permite:
Acrecentar la eficienciacapacidad crear valor.

Incrementar la habilidad para generar nuevos bienes y serviciosinnovacin

Tener ms control sobre su entorno...vincular empleados con talento, contratos


gubernamentales.

ZAPATA VERGARA KARINA MARCELA


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Importancia del diseo organizativo

Permite:
Mayor coordinacin y motivacin de los empleados.

Ayudar a la organizacin a desarrollar e implantar la estrategiamaximizar valor


de la organizacin con los recursos disponibles, para clientes, empleados,
accionistas, y los dems grupos de inters.

ZAPATA VERGARA KARINA MARCELA


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Vdeo

https://www.youtube.com/watch?v=HbSjiWBsBi4
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Bibliografa

Daft, Richard L. Teora y Diseo Organizacional. Editorial Thomson. Novena


Edicin, Mxico, 2007. Parte I, Captulo 1.

Dubrin, Andrew. Fundamentos de Administracin. Thompson editores. Buenos


Aires, 2000.

Galn Zazo, Jos Ignacio. Diseo Organizativo. Editorial Thomson. Primera


Edicin. Madrid, 2006. Parte I, Captulos 1 y 2.

Hamel Gary, Breen Bill. El Futuro de la Administracin. Grupo Editorial


Norma. Primera Edicin. Bogot, 2008.
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