SIGC-SUA

INFORME DE NO CONFORMIDAD
R.[PD 04]-01

Auditora Interna N: 01/2013 N No Conformidad: 05

PROCEDENTE DE:
22/03/2013
Fecha: 22/03/2013

IDENTIFICACIN DE LA NO CONFORMIDAD
PCO9. GESTIN ACADMICA ADMINISTRATIVA.
PROCESO/S: PC 09.12 Gestin de las Pruebas de Acceso. PC 09.13 Gestin de la Preinscripcin. Gestin
de la Matriculacin en Enseanzas Oficiales. PC 09.24. Gestin de ttulos oficiales.
DESCRIPCIN:
Falta de sistematizacin en la obtencin y disponibilidad de los valores de los indicadores asociados al
proceso, tal como estn identificados en las fichas correspondientes de documentacin del proceso,
considerando que limita la constatacin del seguimiento de la capacidad y eficacia de los procesos, que es la
finalidad que tienen los indicadores en el sistema de gestin de la calidad.

Evidencias La verificacin realizada en las mediciones de los indicadores asociados al proceso indica que en
un porcentaje significativo no queda constancia de disponibilidad del valor anual (segn las observaciones
que se anotan en el informe de auditora).

CAUSA:

La gestin de los procesos han sufrido sutiles cambios que han provocado, en la prctica, modificaciones al
sistema de registros asociados que, a su vez, han incidido en las mediciones de algn indicador, sin que se
haya realizado las revisiones necesarias en la documentacin de los procesos.

DETECTADA POR: FIRMA RESPONSABLE PROCESO AUDITADO:

Informe de auditora interna anual de fecha
22/03/2013.

Auditor Jefe: Antonio Martnez Olea. Nombre:

La firma procede en caso de no conformidades identificadas en Alfonso Miguel Chico Medina
auditoras o seguimientos realizados por auditores internos.
observacin:

IDENTIFICACIN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS

PROCEDE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS: S X No
JUSTIFICACIN, EN SU CASO, DE LA NO PROCEDENCIA DE ACCIONES

DESCRIPCIN BSICA DE LA SOLUCIN O ACCIONES TOMADAS

Ver acciones de mejora
 FICHA DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS
N ACCIN/ES PROPUESTA/S: IMPLANTACIN
1 ACCIN: RESPONSABLE:
Revisin de los indicadores y registros asociados al PC 09.12 y Juan Carlos Morales Camacho
PC 09.13
FECHA PREVISTA DE IMPLANTACIN:
2013
FIRMA DEL RESPONSABLE:

PROPUESTA POR: Alfonso Miguel Chico Medina

FICHA DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS

N ACCIN/ES PROPUESTA/S: IMPLANTACIN
2 ACCIN: RESPONSABLE:
Enrique Garca Tudela (Jan)
Revisin de los indicadores y registros asociados al PC 09.21 Jos Mara Garca Moreno (Linares)
FECHA PREVISTA DE IMPLANTACIN:
2013
FIRMA DEL RESPONSABLE:

PROPUESTA POR: Auditora Interna

FICHA DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS

N ACCIN/ES PROPUESTA/S: IMPLANTACIN
3 ACCIN: RESPONSABLE:
Victoria Moreno Ratia
Revisin de los indicadores y registros asociados al PC 09.24
FECHA PREVISTA DE IMPLANTACIN:
2013
FIRMA DEL RESPONSABLE:

PROPUESTA POR: Auditora Interna

CONTROL DE AUTORIZACIONES

FIRMA DEL GERENTE

SIGC-SUA
INFORME DE NO CONFORMIDAD
R.[PD 04]-01

Auditora Interna N: 01/2013 N No Conformidad: 05

PROCEDENTE DE:
22/03/2013
Fecha: 22/03/2013

FICHA DE VERIFICACIN
RESPONSABLE DE LA VERIFICACIN: FECHA PREVISTA DE VERIFICACIN:
Antonio Martnez Olea (Auditor jefe interno, Coordinacin Programa de Auditora Interna
Tcnica). anual.
MTODO DE VERIFICACIN:
1. Verificacin de las acciones de revisin de los indicadores y registros asociados a los procesos
indicados en las acciones de mejora.

EVIDENCIAS Y REGISTROS CONSTATADOS:

1. Con fecha de 23/01/2014 se procede en visita de auditora a reunin con el responsable de la

Unidad, realizando, inicialmente una valoracin global de la aplicacin de las acciones correctivas
planificadas.

2. Se informa por el responsable de la Unidad que no se ha abordado la revisin de los indicadores y

registros, tal como en principio se haba planificado para el ao 2013.

3. Asimismo, los resultados de la auditora interna conclua con una verificacin de la gestin de los
procesos y los registros asociados, sin incidencias significativas, y valorndose en algunos procesos
la verificacin conforme de los registros. Sin embargo, se mantienen observaciones significativas
respecto al sistema general de medicin de los indicadores, coincidentes, en parte, con la
descripcin de esta no conformidad, as como otras observaciones indicadas en el informe de
auditora interna del ciclo de gestin 2013 no abordadas.

4. Se concluye por el auditor que no es posible el cierre de esta no conformidad. Sin embargo se
considera como lo ms adecuado, reconducirla a una nueva no conformidad actualizada a este ciclo
de gestin con la finalidad que, tras el anlisis de causas por parte de la Unidad, se proceda a
planificar las acciones correctivas oportunas para abordar definitivamente la revisin de la
documentacin de los procesos, especialmente referidos a los flujogramas, sistema de
responsabilidades de gestin, registros e indicadores, incluyendo en dicha revisin las
observaciones del informe de auditora interna del actual ciclo de gestin.

5. Se concluye por el auditor que no es posible el cierre de esta no conformidad. Sin embargo se
considera como lo ms adecuado, reconducirla a una nueva no conformidad actualizada a este ciclo
de gestin con la finalidad de que, tras el anlisis de causas por parte de la Unidad, se proceda a
planificar las acciones correctivas oportunas para abordar definitivamente la revisin de la
documentacin de los procesos, especialmente referidos a los flujogramas, sistema de
responsabilidades de gestin, registros e indicadores, incluyendo en dicha revisin las
observaciones del informe de auditora interna del actual ciclo de gestin.
FIRMA DE RESPONSABLE DE VERIFICACIN: FECHA CIERRE DE LA VERIFICACIN:
23/01/2013

Fdo.: Antonio Martnez Olea.

OBSERVACIONES:

El auditor concluye como resultado de la auditora en que mantenga la no conformidad abierta para el
siguiente ciclo de gestin del SIGC-SUA, aunque incorporada de forma global en una nueva no
conformidad junto con los resultados de la auditora interna del actual ciclo.

Se propone que se incorpore como objetivo especfico de auditora interna de seguimiento.

No conformidad no cerrada.
SIGC-SUA
INFORME DE NO CONFORMIDAD
R.[PD 04]-01

Auditora Interna N: 01/2013 N No Conformidad: 05

PROCEDENTE DE:
22/03/2013
Fecha: 22/03/2013

FICHA DE VERIFICACIN
RESPONSABLE DE LA VERIFICACIN: FECHA PREVISTA DE VERIFICACIN:
Jess Daz Ortiz. Auditor coordinador del proceso. Programa de Auditora Interna
Antonio Martnez Olea (Auditor jefe interno, Coordinacin anual.
Tcnica).
MTODO DE VERIFICACIN:
2. Verificacin de las acciones de revisin de los indicadores y registros asociados a los procesos
indicados en las acciones de mejora.

EVIDENCIAS Y REGISTROS CONSTATADOS EN AUDITORA INTERNA ANUAL 2014:

1. Con fecha de 10/02/2015 se procede en visita de auditora interna anual 2014 a verificar el nivel de
implantacin de las acciones correctivas propuestas que permita realizar una valoracin global de la
aplicacin del plan de actuacin correctivo planificado.

2. Se informa por parte del responsable de la Unidad que si bien, durante el ciclo de gestin 2014 se
ha planteado una revisin del cuadro de indicadores del proceso, a fecha de auditora, se encuentra
pendiente de propuesta definitiva la necesaria revisin de flujogramas y sistema de registros del
proceso, por lo que no ha sido abordada en su totalidad y de forma integral esta no conformidad
que supona plantear las adecuadas modificaciones normativas e instrucciones internas aplicadas a
los servicios prestados por la Unidad y que, por tanto, afectaba a la gestin de los procesos.

3. Asimismo, los resultados de la auditora interna concluyen una verificacin de la gestin de los
procesos y los registros asociados, sin incidencias significativas, y valorndose en algunos procesos
la verificacin conforme de los registros. Sin embargo, se mantienen observaciones significativas
respecto al sistema general de medicin de los indicadores, coincidentes, en parte, con la
descripcin de esta no conformidad, as como otras observaciones indicadas en el informe de
auditora interna del ciclo de gestin 2014 no abordadas.

4. Por todo ello, al igual que en el ciclo de gestin anterior 2013, en el que adems se propuso una
reconduccin de acciones correctivas y de mejora que facilitase el anlisis de causas por parte de la
Unidad tendente a la planificacin de acciones oportunas que permitiesen abordar definitivamente
la necesaria revisin de la documentacin de los procesos, especialmente referidos a los
flujogramas, sistema de responsabilidades de gestin, registros e indicadores, incluyendo en dicha
revisin las observaciones del informe de auditora interna 2013, se concluye que, a fecha de
auditora interna anual 2014, no es posible el cierre de esta no conformidad.

FIRMA DE RESPONSABLE DE VERIFICACIN: FECHA CIERRE DE LA VERIFICACIN:

16/03/2015

Fdo.: Antonio Martnez Olea.

16/03/2015
OBSERVACIONES:

El auditor concluye como resultado de la auditora en que mantenga la no conformidad abierta para el
siguiente ciclo de gestin del SIGC-SUA.

Se propone que se incorpore como objetivo especfico de auditora interna de seguimiento.

No conformidad no cerrada.