PAPEL DE LA TI EN LA ADMINISTRACIN DEL INVENTARIO

Los sistemas de TI para mejorar la administracin del inventario ha contribuido

mucho a los ahorros en costo logrados hasta ahora en la mayora de las cadenas
de suministro.

Hasta la dcada de los ochenta, el inventario se administraba por lo general

mediante reglas generales, como mantener inventarios para tres meses de
demanda en el almacn. Estos niveles con frecuencia (aunque no siempre)
estaban lejos de ser apropiados, lo que daba como resultado muchos artculos
que no se necesitaban y muy pocos de los que s se requeran.

La primera contribucin de los sistemas de TI fue pasar la administracin del

inventario de las reglas generales al establecimiento de inventarios con base en
la demanda histrica y el nivel de servicio deseado. Tales sistemas permitieron
este anlisis para millones de SKU y para que los niveles de inventario fueran
recalculados conforme la demanda cambiaba. Esta capacidad de analizar y
modificar los inventarios en respuesta a los cambios en la demanda a menudo
produce una disminucin significativa de los inventarios y mejores niveles de
servicio al mismo tiempo.

Uno de los mayores avances desde mediados de la dcada de los noventa ha

sido la incorporacin de modelos multiescaln que permiten el anlisis de
inventarios a lo largo de la red de la cadena de suministro en lugar de en cada
ubicacin por separado. Por lo comn, los anlisis locales llevan a la duplicacin
de los inventarios ya que cada uno establece sus niveles de inventario de manera
independiente. El anlisis multiescaln, por el contrario, trata de reducir los
inventarios totales de la red mediante el posicionamiento adecuado de los
inventarios.

Los sistemas de TI permiten que las aplicaciones de administracin del inventario

se relacionen con la planeacin de la produccin de modo que las decisiones
sobre el inventario se tomen en conjunto con las de produccin.

Con el aumento en la variedad de productos, la reduccin de los ciclos de vida

de stos y las rpidas fluctuaciones de la demanda, es casi imposible administrar
inventarios en la actualidad sin el uso de sistemas informticos. stos mejoran
la administracin de los inventarios gracias a su capacidad de actuar sobre un
gran nmero de productos, a que pueden actualizarse con frecuencia y, por
ltimo, a que se coordinan con otros sistemas de planeacin de la oferta y la
demanda tanto dentro de la empresa como a lo largo de la cadena de suministro.

Los sistemas de administracin de inventarios han desempeado un papel

central en el mejoramiento de la cadena de suministro. Es probable que la
importancia de la TI crezca en el futuro a medida que ms socios de la cadena
empiecen a establecer sus niveles de inventario con base en el inventario y
capacidad de los socios.

ESTIMACIN Y ADMINISTRACIN DEL INVENTARIO DE SEGURIDAD EN

LA PRCTICA

1. Tomar en cuenta el hecho de que la demanda de la cadena es

irregular:

En la prctica, el fabricante o distribuidor no ordena una unidad a la vez, sino

que ordena un lote grande. Por tanto, la demanda observada en las diferentes
etapas de la cadena tiende a ser irregular. La irregularidad se suma a la
variabilidad de la demanda.

2. Ajustar las polticas de inventario si la demanda es estacional:

En la prctica, la demanda es estacional, con la media y la desviacin

estndar de la demanda variando con la poca del ao. De este modo, un
punto de reorden dado o nivel de referencia puede corresponder a diez das
de demanda durante la temporada de demanda baja y slo a dos das de
demanda durante la estacin de la demanda pico. En presencia de
estacionalidad, no es apropiado seleccionar una demanda promedio o
desviacin estndar durante el ao para calcular puntos de reorden y niveles
de referencia fijos. Tanto la media como la desviacin estndar de la
demanda deben ajustarse al momento del ao para reflejar el cambio de la
demanda.

3. Usar la simulacin para probar las polticas de inventario:

Dado que es probable que la demanda no est distribuida normalmente y

que sea estacional, es una buena idea probar y ajustar las polticas de
inventario con una simulacin por computadora antes de que sean
implementadas. La simulacin debe utilizar un patrn de demanda que en
verdad refleje la demanda real, incluyendo cualquier irregularidad y
estacionalidad. Las polticas de inventario obtenidas empleando los modelos
analizados en el captulo pueden probarse y ajustarse si se necesita para
obtener los niveles de servicio deseados. Simulaciones eficaces pueden
construirse si se usa Excel.

4. Comenzar con un piloto:

Incluso una simulacin no puede identificar todos los problemas que pueden
surgir al utilizar una poltica de inventario. Una vez que una poltica de
inventario ha sido seleccionada y probada empleando la simulacin, es una
buena sugerencia comenzar con la implementacin de un programa piloto de
productos que son representativos de toda la gama de productos en
inventario. Al iniciar con un piloto, muchos de los problemas (en las polticas
de inventario mismas y en el proceso de aplicar las polticas) se solucionan.
Resolver tales conflictos antes de aplicar la poltica a todos los productos
puede ahorrar mucho tiempo y dinero.

5. Vigilar los niveles de servicio:

Una vez que se ha implementado la poltica es importante que su desempeo

tenga un seguimiento y que sea vigilado. Esto es crucial ya que permite a la
cadena identificar cundo la poltica no funciona bien y hacer los ajustes
antes de que el desempeo se vea afectado de manera considerable. El
monitoreo requiere no slo dar seguimiento a los niveles de inventario, sino
a cualquier desabasto que pudiera ocurrir.

6. Enfocarse en la reduccin de inventarios de seguridad:

Dado que a menudo el inventario de seguridad constituye una gran fraccin

de todo el inventario en la cadena, la capacidad de reducir el inventario de
seguridad sin perjudicar la disponibilidad del producto puede incrementar
considerablemente la rentabilidad de la cadena. Esto es particularmente
importante en la industria de alta tecnologa, donde los ciclos de vida de los
productos son breves. Los gerentes de la cadena deben enfocarse en reducir
los inventarios de seguridad sin perjudicar la disponibilidad. Los gerentes de
la cadena de suministro tienen que centrarse continuamente en utilizar estas
herramientas para reducir los inventarios de seguridad.

ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS EN ALKO INC.

ALKO empez en 1943 en un taller instalado por John Williams en la cochera

de su casa en Cleveland. A John siempre le haba gustado arreglar aparatos
elctricos y en febrero de 1948 obtuvo una patente para uno de sus diseos
de accesorios de iluminacin. Decidi producirlo en su taller e intent
venderlo en el rea de Cleveland. El producto se vendi bien, y para 1957,
ALKO haba crecido y se haba convertido en una compaa de 3 millones de
dlares. Sus accesorios de iluminacin eran famosos por su excelente
calidad. Para entonces, venda un total de cinco productos.

En 1963, la compaa de John empez a cotizar en la bolsa de valores.

Desde entonces, ha sido muy exitosa y ha comenzado a distribuir sus
productos en todo Estados Unidos. Conforme se increment la competencia
en la dcada de los ochenta, ALKO introdujo muchos diseos nuevos. Sin
embargo, la rentabilidad de la empresa empez a deteriorarse a pesar del
hecho de que se haba asegurado de que la calidad del producto no sufriera.
El problema era que los mrgenes haban empezado a reducirse conforme la
competencia en el mercado se intensificaba. En ese momento, el consejo de
administracin decidi que era necesaria una reorganizacin completa,
iniciando en los niveles ms altos. Se contrat a Gary Fisher para reorganizar
y reestructurar la compaa. Cuando Fisher lleg en 1999, encontr una
compaa tambalendose. Pas los primeros meses tratando de entender el
negocio de la compaa y la manera en que estaba estructurada. Fisher se
dio cuenta de que la clave estaba en el desempeo de la operacin.Aunque
la compaa siempre haba sobresalido en el desarrollo y fabricacin de
nuevos productos, haba dejado a un lado su sistema de distribucin. El sentir
dentro de la compaa era que una vez que uno fabricaba un buen producto,
el resto se solucionaba por s mismo. Fisher estableci un grupo de trabajo
para revisar el sistema de distribucin actual con el fin de que hiciera sus
recomendaciones.
EL SISTEMA DE DISTRIBUCIN ACTUAL

El grupo de trabajo observ que ALKO tena 100 productos en su lnea de

1999. Toda la produccin se realizaba en tres instalaciones ubicadas en el
rea de Cleveland. Para propsitos de venta, Estados Unidos estaba dividido
en cinco regiones, como se muestra en la Ilustracin 1. Un CD propiedad de
ALKO operaba en cada una de estas regiones. Los clientes colocaban los
pedidos en los CD, los cuales trataban de surtirlos con producto en inventario.
Conforme el inventario de cualquier producto disminua, el CD lo ordenaba a
las plantas. Las plantas programaban la produccin con base en los pedidos
de los CD. Los pedidos eran transportados desde las plantas hasta los CD
en cantidades de remolque completo (TL, por sus siglas en ingls) de carga
puesto que los tamaos de los pedidos tendan a ser grandes. Por otro lado,
los envos desde el CD al cliente se realizaban en cargas consolidadas (LTL,
por sus siglas en ingls). ALKO empleaba a otra compaa de camiones para
ambos transportes. En 1999, los costos de TL de las plantas a los CD
promediaban 0.09 dlares por unidad. Los costos de los embarques de LTL
a los CD promediaban 0.10 dlares por unidad. En promedio, se requeran
cinco das entre el momento en que el CD colocaba un pedido con la planta
y el tiempo en que el pedido era entregado desde la planta. La poltica en
1999 era almacenar cada artculo en todos los CD.

Ilustracin 1- Regin de ventas de ALKO

 Ilustracin 2- Distribucin de la demanda diaria en ALKO

Un estudio detallado de la lnea de productos haba demostrado que existan tres

categoras bsicas de productos en trminos del volumen de ventas. stos se
clasificaron como tipos Alto, Mediano y Bajo. Los datos de la demanda de un
producto representativo de cada categora se ilustran en la Ilustracion 2. Los
productos 1, 3 y 7 son representativos de los productos Alto, Medio y Bajo,
respectivamente. De los 100 productos que ALKO vendi, 10 eran del tipo Alto,
20 del tipo Medio y 70 del tipo Bajo. Cada una de sus demandas era idntica a
la de sus productos representativos 1, 3, y 7 respectivamente. El grupo de trabajo
identific que las capacidades de la planta permitan la produccin de cualquier
pedido razonable en cuatro das. Por tanto, la planta enviaba el pedido cuatro
das despus de recibirlo. Despus de un da en trnsito, el pedido llegaba al
CD. Los CD ordenaban con una poltica de revisin peridica en un intervalo de
reorden de seis das. El costo de mantener inventario en que incurran era de
0.15 dlares por unidad por da ya fuera que la unidad estuviera en trnsito o en
almacn. Todos los CD mantenan inventarios de seguridad para asegurar un
CSL de 95%.

SISTEMAS ALTERNATIVOS DE DISTRIBUCIN

El grupo de trabajo recomend que ALKO construyera un centro de distribucin

nacional (NDC, por sus siglas en ingls) a las afueras de Chicago. El grupo
recomend que ALKO cerrara sus cinco CD y trasladara todo su inventario al
NDC. La capacidad del almacn se midi en trminos del nmero total de
unidades manejadas por ao (es decir, la capacidad del almacn estaba dada
en trminos de la demanda que satisfaca el almacn). El costo de construir un
almacn se muestra en la Ilustracin 3. Sin embargo, ALKO esperaba recuperar
50,000 dlares por cada almacn que cerraba. El CSL del NDC continuara
siendo 95%.

Ilustracin 3- Costos de construccin para NDC

Dado que Chicago est cerca de Cleveland, el costo del transporte entrante de
las plantas al NDC caera a 0.05 dlares por unidad. El tiempo de espera de
resurtido para el NDC de Chicago continuara siendo de cinco das (cuatro das
para produccin un da de trnsito). No obstante, dado que se increment la
distancia promedio, el costo del transporte saliente a los clientes desde el NDC
aumentara a 0.24 dlares por unidad. Otras posibilidades que el grupo de
trabajo consider fueron la construccin de un centro de distribucin nacional al
tiempo que se mantenan los CD regionales abiertos. En este caso, algunos
productos seran almacenados en los CD regionales, mientras que los dems
seran almacenados en el NDC.