APLICAR TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN TENIENDO EN CUENTA LAS

NECESIDADES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

TERCER TRIMESTRE

APRENDICES:
BRAYAN CAMILO GARCA PRIETO
CRISTIAN FELIPE TRIANA CALVO
NICOLAS ALVAREZ PACHON
VIVIAN OME MEDINA

FICHA: 1323947

INSTRUCTORA:
ELIANA CHAVEZ ROMERO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGO GESTION ADMINISTRATIVA
CENTRO DE GESTIN ADMINISTRATIVA
BOGOT D.C
 Introduccin

Esta cartilla se hace con el fin de demostrar lo elaborado durante el proceso de formacin
del tercer trimestre en la competencia aplicar tecnologas de la informacin las cuales nos
ayudarn a fortalecer los conocimientos para la empresa la cual se est trabajando, de
manera que en el siguiente tema se evidenciara una parte lo que se est queriendo aplicar.

A Travs de esta explicacin la empresa podr crear planes de contingencia los cuales
ayudarn a disear un fortalecimiento basndose en lo ya elaborado para fomentar la
prctica de estos temas, de tal manera que si ya practican estos temas tener un breve
anlisis de este ya que vemos que es importante para la empresa, lo cual generar un
mejoramiento continuo dentro de la misma.
 OBJETIVO GENERAL

Identificar las diferentes tecnologas que la empresa pueda utilizar de tal manera que pueda
tener bases slidas donde se encuentre una informacin clara y concisa la cual le ayude a
determinar qu mejoras puede implementar la organizacin, para que de este modo se
puedan poner en prctica.
 OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Conocer de manera clara las diferentes herramientas que se pueden manejar en

Word.
2. Brindar informacin de que tipo de programas se pueden utilizar para tener una
buena seguridad informtica tanto en la informacin privada como pblica.
3. Aplicar lo aprendido en TICS de cada herramienta que nos ensearon de las
distintas plataformas que se pueden usar en la organizacin.
4. Identificar las herramientas que ayudarn a crear los distintos formatos que la
empresa pueda solicitar.
5. Tener claros los sistemas operativos que la empresa puede implementar mejorando
as la productividad, teniendo un adecuado aprovechamiento de los tiempos y
movimientos.
 SEGURIDAD INFORMTICA

Se debe de tener en cuenta que la seguridad informtica es muy importante puesto

que gracias a ella se mantendr un estricto control de la informacin que se tiene
tanto en la empresa como informacin personal.

Gracias a esto la empresa debe aplicar por tal motivo la seguridad informtica ya
que esta le ayudar a tener un adecuado y estricto control de la informacin ms
relevante que se maneja, puesto que si no la tienen puede otras empresas ajenas a
la empresa hagan un uso indebido de esta informacin afectando as en gran parte
la organizacin.

Se deben tener una serie de configuraciones o sistemas de seguridad los cuales nos
ayudan a proteger nuestra informacin de personas no deseadas, ya que esto puede
llegar a perjudicar no solo nuestra informacin personal sino que tambin nuestra
informacin laboral siendo esto un factor de gran importancia en la organizacin,
sabiendo que all se maneja una gran cantidad de informacin diariamente la cual es
de vital importancia para un buen funcionamiento de la misma. Cabe resaltar que si
por algn motivo esta informacin llega a caer en manos equivocadas esto puede ser
perjudicial en la organizacin, teniendo en cuenta que podra ser utilizada para
beneficios personales lo que podra poner en riesgo la imagen de la compaa.

La empresa debe tener en cuenta algunos tipos de controles estrictos para que la
informacin sea difcil de encontrar para personas ajenas a ella.

1. Utilizar contraseas que no se adivinan fcilmente.

2. Asegurarse de que el sistema operativo de los ordenadores est protegido por
parches de seguridad y las actualizaciones necesarias.
3. Asegurarse de que todos los ordenadores estn protegidos por un buen
antivirus.
4. No hacer clic en archivos adjuntos desconocidos o no solicitados.
5. No descargar programas desconocidos en ordenadores sin previo aviso.

Adems de esto las empresas deben contar con una red informtica que les pueda
ayudar a conocer qu riesgos puede tener la empresa en cuanto a la informacin
que all se maneja.

Se debe tener en cuenta que en el mercado existen varias herramientas de apoyo

para evaluar los riesgos que se puedan presentar, por tal motivo se evidenciara que
la herramienta que se est eligiendo tenga una buena recoleccin de datos y
anlisis, para que una vez terminada esta evaluacin dentro de nuestra empresa
sea precisa en el riesgo que este presentando y de este modo sabemos que costo y
tiempo se llevar para tener este problema solucionado.

Se pueden llegar a presentar algunas amenazas con estos programas ya que

pueden llegar a presentar alguna clase de vulnerabilidad y esta puede ser
aprovechada desde un sitio externo a la empresa y puede dejar comprometido toda
la seguridad de informacin que esta maneja, ac se puede ver algunos de los
posibles problemas que pueden existir en un programa de estos:

USUARIOS: Causa el mayor problema ligado a las seguridad de un sistema informtico.

PROGRAMA MALICIOSO: Son los programas destinados a perjudicar o hacer un uso ilcito
de los recursos con los que cuenta el sistema.

ERRORES DE PROGRAMACIN: La mala instalacin o el mal uso de los programadores

que genera una prdida de informacin.

INTRUSOS: Personas que lograr ingresar y obtener toda la informacin de la organizacin.

FALLOS ELECTRNICOS: Si no se cuenta con una buena seguridad se puede llegar a

perder toda la informacin.

Adems de estos problemas cabe resaltar que los hacker son una amenaza constante ya que
ellos pueden afectar una red informtica por el simple hecho de verse desafiados a querer la
informacin de una entidad o porque sean contratado por una empresa que est buscando
tener informacin de su competencia y por eso contratan un hacker para poder robar esta
informacin privada de una empresa y se pueda usar con fin de daar a est con su propia
informacin, aunque los hacker no todos son malos pues cada uno se caracteriza por un tipo
de sombrero de color denominados de la siguiente manera:

HACKER DE SOMBRERO NEGRO: Persona de amplios conocimientos, pero utiliza la

informacin para hacer dao, como la accin de atacar una empresa.

HACKER DE SOMBRERO GRIS: Persona que est al lado del bien y del mal, comparte
informacin, puede ayudar a una organizacin como hackear a esa misma para buscar
beneficios propios.

HACKER DE SOMBRERO BLANCO: Persona que trabaja a travs de la tica y los

valores, ayudando a proteger empresas.
 MANTENIMIENTO DE COMPUTADORES

El mantenimiento de los computadores es una de las tareas de mayor importancia

que se deben realizar en cuanto a la tecnologa de la organizacin, ya que no solo se
habla del mantenimiento de las partes fsicas (Hardware) del computador sino que
tambin de todos los programas (Software) que en l se encuentran.

Gracias a estos equipos la empresa puede llevar un adecuado cubrimiento con lo que
se est trabajando, porque si se tiene un buen ordenador la empresa puede ser ms
productiva en cambio de uno que est en mal estado va a hacer retrasar la produccin
que se tiene. De este modo la empresa debe contar con un personal especializado
para cuando un computador este presentando fallas este se debe revisar de manera
inmediata, cabe resaltar que este personal lo pueden tener situado dentro de la misma
empresa por seguridad o externo.

Cuando el personal es externo a la compaa se debe tener un control ms estricto

de seguridad, ya que no se puede confiar en cualquier persona, debe ser alguien que
ya lleve muchos aos trabajando con la empresa, puesto que si no se tiene un
adecuado seguimiento de las personas que arreglan nuestros equipos se pueden
presentar problemas que en muchas ocasiones son irreversibles.

Adems de esto la persona que est encargada del mantenimiento de los

computadores debe tener cierto tipo de elementos para la limpieza y control de lo que
est haciendo, pues no puede usar cualquier tipo de herramientas en un computador
ya sea para limpiarlo o cambiar alguna de sus piezas.

Contar con una planeacin preventiva es de vital importancia no solo porque se ahorra
dinero en la empresa sino que tambin no se pierde tiempo en grandes jornadas de
mantenimiento de los equipos de la organizacin generando esto una mayor
productividad y ganancia.

PLANEACIN DE UN MANTENIMIENTO PREVENTIVO

La necesidad de crear un plan para realizar el mantenimiento de los computadores es

evitar que estos presentan fallas debido a problemas tcnicos encontrando y
corrigiendo aquellos problemas antes de que se conviertan en fallas que solo se
pueda solucionar siendo analizadas y solucionadas por expertos.

El objetivo principal es mejorar aspectos operativos relevantes ampliar la vida til y

mantener en ptimo estado de funcionamiento de los equipos de acuerdo con los
mantenimientos preventivos, correctivos y as proteger toda la informacin procesada
y almacenada en cada computador.
PASOS DEL PLAN DE MANTENIMIENTO DE UN EQUIPO DE CMPUTO

1. Diagnostico situacional
2. Levantamiento de inventario
3. Mantenimiento preventivo de los equipos
4. Mantenimiento correctivo de los equipos
5. Cronograma de ejecucin de mantenimiento preventivo
6. Materiales necesarios para realizar el mantenimiento
7. Seguimiento y monitoreo

El mantenimiento preventivo es planificado y nos ayuda a garantizar la fiabilidad de

los equipos, antes de que se pueda producir un accidente o avera por algn deterioro.
Este mantenimiento se realiza peridicamente revisando aspectos tanto de hardware
como del software, lo cual se hace para mejorar o mantener un desempeo fiable del
computador.

Tipos de mantenimiento preventivo:

Programado: dependiendo del tiempo que se ha utilizado el equipo y antes de que se

presente una falla se planea el mantenimiento.
Predictivo: Es donde se realiza la intervencin prediciendo el momento que el equipo
quedara fuera de servicio esto seda mediante un seguimiento de funcionamiento y
evolucin.
De oportunidad: Es aprovechar los periodos en los cuales no se utilizan los equipos
para realizar el mantenimiento y as poder garantizar un eficiente funcionamiento.

Este tipo de mantenimiento garantiza y aumenta la durabilidad del computador y del

sistema revisando e integrando archivos incorrectos y correctos donde se necesitan
y los que sobran sean eliminados de la forma ms correcta posible, este
mantenimiento preventivo les permite a las organizaciones ahorrar tiempo, asegurar
sus datos, aumentar el rendimiento y ahorrar dinero.

Hay algunos tipos de mantenimiento correctivo que se deben tener en cuenta para un
buen control de los computadores, cabe resaltar que este mantenimiento se realiza
con el fin de solucionar los problemas que se presenta en el computador, pero como
su nombre lo indica este no es planeado, esto quiere decir que la falla o el dao se
presenta inesperadamente.

Cuando se realizan estos mantenimientos, el proceso productivo se detiene, por lo

que disminuyen las cantidades de horas productivas. Estos mantenimientos no se
aplican si no existe ninguna falla. Es impredecible en cuanto a sus gastos y al tiempo
que tomar realizarlo.
Tipos de mantenimiento correctivo:

Inmediato: Este mantenimiento se realiza en el momento en el cual se presenta la

falla o dao del equipo ya que es de emergencia y se realiza rpido porque el
problema se puede hacer ms grande.
Programado: en este tipo de mantenimiento se corrigen fallas con hechos ciertos, no
es necesario resolver el conflicto en el momento que se presenta el problema, ya que
permite utilizar el equipo, pero presenta la falla que debes solucionar programando el
mantenimiento.

Es de gran importancia ejecutar frecuentemente el mantenimiento del computador ya

que los diferentes factores como el tiempo que se utiliza, las actividades que se llevan
a cabo, el ambiente donde se encuentre el equipo no debe estar expuesto a la
humedad, evitar los golpes, todos estos factores hace que se presente un deterioro,
este uso continuo va desgastando considerablemente la vida til de la computadora.

En particular en un computador hay dos cosas distintas que deben cuidarse: el

hardware (la parte fsica) y el software (los programas y la informacin que el
computador tiene).
Gran parte de los problemas se presentan en los sistemas de computadores se
pueden evitar, realizando peridicamente el mantenimiento preventivo y teniendo en
cuenta las siguientes medidas preventivas:
1. Instale un antivirus.
2. Apaga tu equipo cuando no lo ests usando.
3. Debes de apagar tu equipo correctamente, cerrando todas las aplicaciones
y desde el men inicio.
4. Conctelo a un regulador de voltaje.
 WORD SMARTART

Creemos importante conocer este tema puesto que en la organizacin se debe saber cmo
manejar esta clase de temas ya que esta herramienta es una ayuda muy buena para
cuando se necesite crear ciertos listados o grficas que muchas veces se desconocen cmo
insertar en los documentos pues con esta ayuda se pueden insertar grficas tales como:
- Listas
- Procesos
- Ciclo
- Jerarqua
- Relacin
- Matriz
- Pirmide
- Imagen
a continuacin se mostrar cmo insertar algunos de estos campos mencionados
anteriormente.

- Nos dirigimos en la barra de herramientas insertar, buscamos ilustraciones.

Nos dirigimos a ilustraciones y SmartArt

le damos clic en SmartArt y nos debe salir un cuadro con las siguientes opciones.

Luego le damos en alguna de estas opciones, la cual escojamos nos dejara aparecer la
grfica para trabajar en ella. Cabe resaltar que podemos escoger la grfica que mejor se
adecue a lo solicitado.

Se escogi en este caso un organigrama, el cual si evidenciamos se puede dar color y se le

insertaran los nombres que debern ir en cada uno de los cuadros designados.

- luego de esto se dar clic sobre cualquier parte del organigrama ac evidenciamos que
aparecer un cuadro donde se irn agregando los nombres que irn en el organigrama.

Adems en esta opcin se puede al dar enter agregar ms cuadros por si el organigrama es
extenso.

CORRESPONDENCIA

Lo primero que vemos en esta ficha es el grupo crear

y vemos que este grupo se pueden crear sobres y etiquetas

SOBRES: En esta opcin se abre una nueva ventana llamada sobres en donde tiene la
opcin de escribir la direccin, los datos del remitente y se puede escoger su tamao y
automticamente este se convierte en un sobre.

ETIQUETAS: En esta opcin se coloca la direccin del remitente y se manejan las etiquetas
que se desee.

GRUPO INICIAR COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA

En esta opcin se crea un documento y se enva a diferentes personas, seleccionando el tipo de

documento que se est trabajando ya s cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etiquetas,
directorio o un documento normal, adems de que Word crea una copia de cada destinatario y
reemplaza dichos campos con la informacin personal estos campos quedan especificados.

AC PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA

- Seleccione el tipo de documento

- Seleccione el documento inicial

- Seleccione los destinatarios

- Escriba la carta

- Vista previa de las cartas

- Complete la combinacin

GRUPO ESCRIBIR E INSERTAR CAMPOS

BLOQUE DE DIRECCIONES: Para insertar un bloque de direcciones seleccionamos el lugar en donde

queramos que aparezcan los datos de los destinatarios, al seleccionar bloque de direcciones nos
aparece un cuadro de dilogo donde podemos elegir los datos que deseamos incluir en este bloque.

LNEA DE SALUDO: Al seleccionar esta opcin se despliega un cuadro de dilogo permitindonos

crear y personalizar la lnea de saludo de la manera que mejor nos parezca.

INSERTAR CAMPO COMBINADO: Agrega cualquier campo de la lista de destinatarios al documento,

cuando se haya terminado la combinacin de correspondencia, Word reemplazar estos campos con
la informacin de la lista de destinatarios.

GRUPO VISTA PREVIA DE RESULTADOS

VISTA PREVIA DE RESULTADOS: Es la opcin en donde se ver el documento ya acabado.

COMPROBACIN DE ERRORES: Es la opcin en donde se ve cualquier error y da la opcin de que

se pueda mejorar sin tener que borrar todo el documento.

GRUPO FINALIZAR

FINALIZAR Y COMBINAR: Esta opcin es la que al darle clic nos finaliza los cambios y hace la
combinacin deseada.