Cmo organizar una

conferencia
4 partes: Planificar la conferencia: Primeras etapas. Organizar la conferencia. Planificar el

contenido de la conferencia. Publicitar la conferencia

Una conferencia es una manera excelente en que las personas

que tienen intereses comunes pueden reunirse e intercambiar
las ideas ms vanguardistas de su campo. Por nombrar algunas,
las conferencias son eventos regulares en el mundo acadmico,
en muchos campos de la industria, en grupos de marketing de
diverso nivel y en grupos religiosos. Si has decidido organizar
una conferencia en tu campo, podras empezar dndote cuenta
de que una conferencia bien planificada tiene una lista de
tareas de casi 1 km de largo. Tendrs que planificar y pensar en
la sala de conferencias, la lista de participantes, los
implementos tecnolgicos e incluso en los descansos. Si
empiezas a lamentar la cantidad de trabajo al planificar,
ralentiza tu esfuerzo, tmate un respiro y reconoce que tienes
las habilidades para organizar una conferencia. La clave para la
planificacin exitosa de una conferencia es abordar cada tarea
un paso a la vez y mantener una lista detallada de lo que has
hecho y de lo que debes hacer despus.
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Parte 1 de 4: Planificar la conferencia: Primeras

etapas
 1
Empieza temprano. Debes empezar las primeras etapas de la
planificacin de la conferencia con al menos ocho meses de
anticipacin. Puede ser incluso ms tiempo si la conferencia
tendr muchos participantes o si su alcance es amplio.[1]

o Recuerda: muchas locales y servicios de comida y

bebida se deben reservar con meses de anticipacin, ya que
muchos participantes tendrn que viajar y hacer planificaciones
para estar presentes.
 2
Forma un comit. Un comit para la conferencia tomar todas
las decisiones respecto a ella y as habr ms de una persona
que se asegure de que tengas suficientes perspectivas para
tomar decisiones sobre los asuntos importantes. De este modo,
tendrs suficientes personas que realmente sacarn adelante
todo.

o Necesitars un coordinador de conferencia quien

ser el encargado de todas las decisiones importantes y que
terminar tomndose el mayor tiempo para aunar todos los
esfuerzos.[2] Tambin puedes contratar a un planificador de
eventos si tienes un presupuesto lo suficientemente grande, ya
que as te ahorrars el dolor de cabeza.
o Si esta conferencia es la repeticin de una que ya se
realiz antes, trata de ponerte en contacto con el coordinador
del ao anterior en el comit. Si no puede participar, pdele al
 menos algn material del ao anterior para que te ayude a
optimizar la planificacin.

3
Escribe tu agenda y objetivos. Tendrs que definir claramente lo
que esperas lograr con esta conferencia ya que esto
determinar el resto de tus decisiones. Saber lo que quieres
transmitir y a quin dirigirte antes de empezar una conferencia
que organices aliviar el estrs al seguir avanzando.

o Si nunca has planificado una conferencia, ser

sensato que te cias a un plan pequeo y relativamente simple
la primera vez que lo hagas. Hablando de manera prctica, eso
significar una conferencia de uno o dos das a lo mucho, con
no ms de 250 a 300 personas.[3]
 4
Elige la ciudad y las fechas. Si bien es posible que sin
planificacin no puedas elegir el lugar y fecha especficos, es
importante que tengas una buena idea de cunto tiempo tienes
para planificar.

o Probablemente habr muchas restricciones en la

fecha que elijas debido a tu situacin particular; sin embargo,
normalmente las conferencias se realizan durante periodos
determinados del ao y en das particulares de la semana. Por
ejemplo, en Europa, las conferencias normalmente se realizan
entre marzo y junio o entre setiembre y noviembre; en otro
periodo es menos probable que las personas asistan. De forma
similar, las conferencias tienden a realizarse de jueves a viernes
o de lunes a martes.[4] Encuentra cules son las normas de
industria en tu campo antes de elegir el mes y los das.
o La duracin de una conferencia depende de la
cantidad de personas que piensas que participarn y de todo
aquello que se tenga que lograr en la conferencia. Para una
conferencia de 250 a 300 personas, planifica casi dos das
completos.[5]
o En general, solo debes tratar de organizar una
conferencia en tu propia ciudad, y esta deber tener acceso a
hoteles, aeropuertos cercanos y a un abanico aceptable de
lugares. Tambin es mejor si la ciudad es una amplia zona
metropolitana que a las personas les gustara visitar de todos
modos; as, las personas que se sientan indecisas de ir
probablemente s asistirn si es un destino turstico.[6]

5
Ponle un nombre a la conferencia. Esto te ayudar cuando
empieces la difusin; sin embargo, tambin servir en la
planificacin dado que as logrars que tus materiales sean
coherentes y empezars a construir una presencia en las redes
sociales para la conferencia.
o Elige un nombre que aluda al objetivo o al pblico de
la propia conferencia. Busca nombres de conferencias similares
para conseguir ideas; sin embargo, asegrate de que el tuyo sea
original.[7]

Parte 2 de 4: Organizar la conferencia

1
Desarrolla tu presupuesto. No existe manera en que puedas
hacer algo ms sin saber cunto dinero debes gastar en general
y as luego dividir ese dinero en asignaciones, como para el
local de la conferencia, materiales y pago de los oradores.
Cete a tu presupuesto y, si delegas responsabilidades,
asegrate de que tus ayudantes se ajusten tambin a tus
lmites monetarios.

o El hecho de que t decidas o no reclutar

patrocinadores para tu evento podra influenciar en tu
presupuesto. Los patrocinadores pagarn un cargo por apoyar la
 conferencia; sin embargo, tambin obtendrn una presencia en
el contenido de la conferencia misma, normalmente tendrn
presentaciones o paneles con sus propios altavoces y
materiales de conferencia con anuncios y logos. El lado positivo
es que el patrocinador te pagar por adelantado y as tendrs
dinero para trabajar de acuerdo a tu plan. Los patrocinadores
podran ser filntropos o lderes industriales locales,
dependiendo del tema.[8]

2
Fija el precio de entrada y el mtodo de ventas. Algunas
conferencias son gratuitas para los participantes y otras tienen
un costo exorbitante. Existen varios factores a considerar
cuando fijes el precio de entrada y determines la manera en que
empezars a venderlas:

o Cules son los cargos asociados con la

planificacin de la conferencia? Si es una conferencia local y
pequea, con poco o ningn cargo, podra tener sentido no
 cobrar a las personas que asistan. Otra opcin es permitir que
los exponentes asistan gratuitamente, mientras que otras
personas s pagaran un cargo pequeo para cubrir los costos de
la conferencia.
o Las conferencias que duran varios das o aquellas
que sirven comidas normalmente cobran un cargo de
inscripcin, el cual vara desde $30 hasta varios cientos de
dlares en los Estados Unidos.[9]
o Muchas conferencias utilizan una escala variable de
pago para las personas que estn en distintas etapas de sus
carreras. Por ejemplo, las conferencias acadmicas
normalmente cobran un cargo ms bajo a los estudiantes que a
los profesores y tambin cobran un cargo ms bajo a los
miembros de las asociaciones patrocinadoras que al pblico en
general.

3
 Elige el local de la conferencia. Cuando busques locales, ten en
mente el nmero de participantes, la conveniencia del local, el
estacionamiento y la proximidad al transporte pblico,
aeropuertos y hoteles. Tu objetivo al encontrar un local para
realizar la conferencia debe ser que conlleve a que los
participantes asistan de la forma ms fcil posible.

o Fjate si tu ciudad tiene un centro de convenciones o

un hotel con salas de convenciones. Para las conferencias
pequeas, a menudo podrs alquilar un centro comunitario o
iglesia local.

4
Solicita la ayuda del personal del local. Si has elegido un local
que es conocido por realizar conferencias, entonces aprovecha
este recurso valioso. Eso es lo que el personal hace todos los
 das y deben poder responder todas las preguntas o inquietudes
y brindarte consejos cuando lo necesites.

o Algunos locales incluso tienen un planificador de

eventos en el personal y es quien podr manejar todos los
detalles restantes de tu conferencia. Incluso si el planificador
cobra un cargo, puede valer la pena evitar que esto se convierta
en tu propio trabajo a tiempo completo para las prximas
semanas.

5
Decide el men. Cuando organices una conferencia, tendrs que
recordar que los participantes no querrn sentarse todo el da
sin probar una comida decente y muchos no sabrn lo que hay
disponible en la zona. Determina si contratars un servicio de
comidas y bebidas que lleve el desayuno, almuerzo y refrigerios
 o si el local de la conferencia que elegiste brindar el servicio
de alimentos.

o Ten en cuenta que muchas personas tienen

restricciones alimentarias, alergias y preferencias que pueden
hacer que la planificacin de comidas sea bastante difcil. Si
eliges una empresa experimentada de comidas y bebidas, ellos
podrn hacer opciones para las personas vegetarianas,
opciones de comidas sin gluten y sin nueces, comida kosher y
otras preferencias de comidas.

6
Insiste en hacer un recorrido. Despus de haber pasado por la
mayor parte de actividades en la organizacin de tu
conferencia, no tendrs que dejar nada al azar. Para ello,
 debers hacer un recorrido con el resto de participantes cuando
la conferencia est programada para empezar.

o Dirgete al local de la conferencia y renete con el

personal el da anterior para que as ests seguro de que todo
est en su lugar y adems prestes atencin a cualquier detalle
de ltimo minuto.

Parte 3 de 4: Planificar el contenido de la

conferencia
 1
Planifica el programa. Ahora ya sabes el ttulo de la conferencia
y tienes una idea general del tema. Sin embargo, tendrs que
decidir cmo lo llevars a cabo realmente. Las conferencias son
de diversos tipos, y las distintas industrias toman diferentes
enfoques. Si no ests seguro de cmo proceder, considera
seguir un formato comn de conferencia:

o Empieza con una idea bsica o con un discurso

inaugural. Este es normalmente un discurso o presentacin que
lo da alguien de nombre reconocido en la industria o campo:
alguien que suele ser un conferencista muy conocido a quien
puedes convencer de ir. La idea bsica puede llevarse a cabo en
la tarde y luego finalizar con la cena. Tambin puede realizarse
a primera hora en la maana durante la primera conferencia del
da.
o El da o das restantes de la conferencia los debes
dividir en sesiones ms cortas. El contenido real de sesiones
normalmente lo determinar la persona que va a exponer (los
participantes enviarn propuestas); no obstante, tambin
puedes planificar talleres, proyecciones de pelculas u otros
formatos que sabes que deseas incluir. Dependiendo de la
cantidad de personas que asistan, puedes realizar una sesin a
la vez (lo que se conoce como plenaria) o puedes tener varias
sesiones que se realicen simultneamente (lo que se conoce
como grupos de trabajo). De este modo, los participantes
tendrn opciones a las cuales poder asistir.[10]
o Finaliza muy bien la conferencia, con un orador
motivacional o con un desafo al pblico.
 2
Decide el tipo de sesiones que vas a tener. Esto variar
dependiendo de los estndares de la industria; no obstante,
podras considerar conferencias, presentaciones con trabajos
en curso, talleres, actualizaciones de polticas o discursos
sobre situaciones, sesiones interactivas o alguna presentacin
abierta de carteles.

o El tipo de sesiones que esperas tener influenciar en

la manera en que publicitars la conferencia, por lo tanto,
decide con anticipacin el tipo de contenido que ser ms
significativo para tu pblico objetivo.
o La duracin de las sesiones puede variar de 45
minutos a tres horas cada una, dependiendo del nmero de
presentaciones y contenido.[11]
 3
Planifica si debes incluir alguna otra actividad. Conocer la
manera en que puedes ajustar otros eventos importantes en el
programa de tu conferencia ser importante para que sea un
evento exitoso.

o Tambin puedes programar tiempo para eventos

organizacionales, como premios o reuniones comerciales.
o Puedes incluir comidas y bebidas o pedir a los
asistentes que lleven su comida (normalmente solo elegirn la
ltima opcin si no cobras un cargo por la asistencia; de lo
contrario, las personas esperarn que el cargo de registro cubra
al menos una comida). Tambin puedes dar un descanso y dejar
que los asistentes almuercen en restaurantes cercanos si tu
local est en la ciudad.
o Decide si es posible que tus asistentes quieran algn
tipo de entretenimiento, como recorridos por la zona local, una
noche en un club de comedia o una pelcula u obra de teatro. En
algunas ciudades y en algunas industrias se espera que esto se
realice, pero en otras es posible que parezca fuera de lugar.

Parte 4 de 4: Publicitar la conferencia

1.

1
Determina quin participar. Existen muchos tipos de
conferencias, entre ellas las conferencias acadmicas,
religiosas e industriales; y a su vez, cada uno de estos tipos
difiere en el tipo de participante. Tendrs que asegurarte de que
existe suficiente inters en el segmento al que apuntas antes
de proceder con la planificacin.
o Si solo te diriges a un grupo pequeo, por ejemplo, a
los empleados de tu empresa o a los miembros de tu iglesia, no
tendrs que seguir muchos pasos para publicitar la conferencia.
Uno o dos correos electrnicos sencillos, junto con una mencin
en un boletn o en una reunin administrativa, debe ser
suficiente para publicitar la conferencia.

2
Busca lderes en la industria que puedan participar. Necesitars
a una gran estrella o a un orador principal que te ayude a
convencer a otras personas de la industria.

o Una vez que sepas con seguridad los nombres

importantes del campo que participarn, podrs incluir esta
informacin en tus materiales de la conferencia. Por ejemplo, en
los avisos para los participantes.
 3
Crea una pgina web de la conferencia. Hoy en da, es casi
obligatorio tener presencia digital para que una conferencia sea
exitosa. Encuentra una URL que incluya el nombre de la
conferencia o un derivado lgico de la misma, de este modo
ser fcil encontrarla. Incluye toda la informacin importante
sobre la conferencia en la pgina web y asegrate de incluir la
URL en todos los materiales impresos y anuncios que estn
relacionados con la conferencia.

o En la pgina web, asegrate de incluir la fecha, hora

y direccin del local de la conferencia, as como los nombres de
los oradores prominentes. Tambin puedes incluir informacin
sobre transporte, alojamiento, atracciones del lugar y puedes
adjuntar el programa de la conferencia cuando est disponible
si lo deseas.
o Tambin puedes actualizar la pgina web con un
enlace para registrarse cuando ests listo para abrir el registro.
 4
Publicita. Empieza con anticipacin (incluso hasta con un ao
de anticipacin) de modo que los presentadores puedan
comenzar a enviar propuestas para las ideas de sesiones.
Dependiendo del tamao de tu conferencia y de tu pblico
objetivo, tu enfoque ser diferente. Ten en cuenta el lugar donde
los miembros de tu pblico objetivo obtienen informacin sobre
esta industria o grupo. Estos podran incluir:[12]

o redes sociales (como una cuenta de Twitter y

Facebook de la organizacin patrocinadora);
o servidores automticos de listas de correo y listas
de contacto de correos electrnicos;
o peridicos, boletines, revistas o blogs comerciales;
o carteles, volantes u otros avisos que se envan a
empresas, organizaciones o grupos relevantes.
 5
Solicita propuestas. En tus materiales de publicidad tambin
debes incluir una convocatoria de participantes o una
solicitud de propuestas, de modo que pidas a las personas o
grupos que enven documentos, paneles o propuestas de
talleres.

o Dependiendo de tu industria, puedes indicar una

extensin especfica de la propuesta. En el mbito acadmico,
las conferencias ms pequeas normalmente piden un resumen
de unas cuantas palabras, mientras que las conferencias ms
grandes piden los manuscritos completos.
 6
Empieza a aceptar los registros. Una buena idea es tener una
forma en que los participantes se registren antes de la
conferencia, incluso con meses de anticipacin, para que as
tengas una idea de la cantidad de personas que asistirn.

o Haz una pgina web de registro que est vinculada

con la pgina web de la conferencia. Si no tienes los
conocimientos tcnicos para crear la tuya, debes saber que
existen varias formas de hacerla utilizando los servicios
existentes. Por ejemplo, puedes pagar un cargo para utilizar los
servicios de RegOnline, una empresa que aloja registros en
lnea para eventos y que te los enva de una manera que es fcil
de usar.
o Tambin puedes permitir que los participantes
llamen o enven un fax para registrarse si tienes una forma de
procesar el pago mediante tarjeta de crdito.
o Si no quieres desarrollar un mtodo en lnea o
telefnico, crea un formulario de registro y sbelo a tu pgina
web como PDF. Luego pide que los participantes lo impriman,
llenen y enven por correo electrnico, junto con un cheque, a la
direccin de tu empresa.
o Para fomentar un registro temprano, ofrece un
descuento a aquellos que se registren con un mes o ms de
anticipacin, un cargo ligeramente superior para aquellos que
esperen registrarse en el mes anterior a la conferencia y un
cargo ligeramente superior para los registros en la misma
puerta.

Consejos
Pregunta con anticipacin a los oradores si necesitarn
algn equipo adicional para sus presentaciones, como un podio,
televisores, pantallas grandes o computadoras.
Averigua si alguno de los asistentes a la conferencia tiene
algn requerimiento de dieta especial cuando preparen el men.
Cuando compares los precios de los locales, pregunta
tambin por el precio de la comida, agua, bebidas, etc. Estos
pueden ser muy caros.
Considera la finalidad de la conferencia al reservar la sala.
Podras conseguir una con asientos tipo auditorio o una con
asientos que tengan mesas para tomar notas.
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Referencias
1. http://www.quirksmode.org/coh/
2. http://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/structure/training-
and-technical-assistance/conferences/main
3. http://www.quirksmode.org/coh/
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