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PRODUTO
CRM
Governo da
UNIO EUROPEIA
Fundo Social Europeu Repblica Portuguesa
Ficha Tcnica
PROJECTO:
Kit de apoio Gesto ERPs ANO DE EDIO: 2006
ENTIDADE PROMOTORA:
ADRAL Agncia de Desenvolvimento da Regio Alentejo
ASSESSORIA TCNICA-PEDAGGICA:
IFH INSTITUTO PARA A FORMAO HUMANA, LDA.
PRODUO DE CONTEDOS
ATLAS CAPITAL ADMINISTRAO DE EMPRESAS, LDA.
Co-financiado pelo Estado Portugus e pela Unio Europeia atravs do Fundo social Europeu .
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ndice
Objectivos Gerais ............. 4
Pr-requisitos ............. 5
Perfil do Formador ............. 6
Publico Alvo ............. 7
Plano Geral de Desenvolvimento de Mdulos ............. 8
Lxico de Siglas mais Usuais ............. 9
Notas Finais
Solues dos Exerccios ............. 48
Material de Apoio ............. 48
Bibliografia Aconselhada ............. 49
Contactos teis ............. 50
.............
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Plano
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Objectivos Gerais
Com este manual pretende-se auxiliar o formador a conduzir
aces de formao sobre aplicaes de Gesto de
Relacionamento com o Cliente (CRM - Costumer Relationship
Management) e suas funcionalidades.
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Perfil do Formador
Domnio Pedaggico
Domnio Tcnico
6
Pblico-alvo
Mdulos Objectivos
Pesquisar;
Integrar e pesquisar.
8
Lxico de Siglas Mais Usuais
Sigla Descrio
9
Introduo ao Tema
Ao longo dos tempos, a gesto e as suas tcnicas tm vindo a alterar-se, quer na forma de
ver os problemas quer na forma de os resolver. Foram vrios os factores que
impulsionaram estas alteraes, entre os quais se destaca o avano tecnolgico e o
posicionamento do cliente face empresa. Este passou de uma entidade abstracta
conhecida como mercado, para um eixo orientador de toda a estratgia de sucesso de uma
empresa. Este facto forou a alterao de mentalidade dos gestores bem como o seu estilo
de gesto. A feroz competio pela captao do interesse do cliente num mercado
globalizado leva a que a aposta das empresas seja, em primeiro lugar, em manter os
clientes que j possui (estratgia menos mais rentvel e com menos custos). Seguem-se
ento estratgias que se centram, por um lado, no fornecimento de mais produtos e, por
outro, na perspectiva de alcance de mais clientes (estratgia mais demorada e mais cara).
A utilizao das TI no mbito do CRM permite ainda outra vantagem competitiva: agilizar a
organizao na resposta s necessidades dos clientes, ao invs de tentar prever as
tendncias das flutuaes da procura. A existncia desta tecnologia na organizao per si
no constitui uma vantagem competitiva, mas sim a sua utilizao estratgica para
melhorar e agilizar procedimentos chave, fortalecendo a sua posio competitiva. No
entanto, existem riscos no investimento de tecnologias novas pelo que importante
contabilizar os benefcios reais esperados.
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O circuito CRM consiste em reunir os contactos e sua introduo no sistema, em efectuar
as visitas (sejam estas por mailings, presenciais, telefnicas), efectuar o acompanhamento
e, finalmente, fechar os negcios.
Implementar as ferramentas que permitam este circuito nem sempre fcil, pois, a primeira
alterao necessria ser cultura da organizao. O ser humano naturalmente adverso
mudana, pelo que a modificao de procedimentos para a utilizao de ferramentas de
CRM entendida muitas vezes com alguma desconfiana. necessrio portanto
conquistar os funcionrios para o CRM, comprovando conjuntamente com eles a utilidade
destas ferramentas. Para tal necessria a formao para funcionar com o programa.
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Mdulo 1
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Mdulo 1 Gesto de Relacionamentos
PLANIFICAO
OJBJECTIVOS OBJECTIVOS
METODOLOGIA MATERIAL TEMPO
GERAIS ESPECFICOS
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1.1. Circuito CRM
O circuito CRM tem vrias etapas, cada uma com ligaes com as demais embora distintas
entre si, conforme poderemos ver de seguida:
2. Efectuar Visitas estas visitas podero ser mailings, visitas presenciais, chamadas
telefnicas, que sero registadas no programa de CRM;
Para comear a organizar os contactos, teremos primeiro que os criar. Este procedimento
poder ser efectuado carregando no boto contactos para introduo de um potencial
cliente. Imediatamente aparecer um formulrio como o que se encontra na figura 1.
Certos dados
bsicos devero
ser preenchidos
tais como o
nome e telefone
ou email. Se no
tivermos todos
os dados para 15
efectuar um
preenchimento
Figura 1
completo, poderemos sempre voltar ficha de contacto posteriormente para preencher
campos que se encontrem vazios, ou, alterar as informaes que tenham sido j
introduzidas noutros campos.
Figura 3
As aces podero ser
editadas pelo utilizador,
para outras
designaes, criando
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novas aces ou
eliminando as existentes. Para tal basta utilizar um clicar com o boto direito do rato. O
campo do Tipo de Visita tambm editvel com o boto direito do rato. Aps estes
passos bsicos falta-nos apenas definir o dia e a hora em que a visita ter lugar e gravar as
alteraes para podermos ter esta visita registada na base de dados do programa de CRM.
Aps a visita ter sido efectuada torna-se necessrio registar algumas informaes sobre
essa visita, como a durao da mesma, o relatrio da visita e, marcao da prxima visita
ao cliente. Devemos ainda gravar informaes sobre custos e receitas que a visita tenha
acarretado. Quando existam negcios associados a uma visita estes devero ter um cdigo
para que se possam relacionar as visitas com os negcios que esto a ser tratados.
Figura 5
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1.5. Exerccios Prticos
FICHA DE ACTIVIDADE 1
Objectivo:
Saber criar fichas de contactos.
Trabalho Inicial:
Identificar 4 contactos e dados para criar os contactos na
aplicao.
Desenvolvimento
Criar 4 contactos introduzindo para cada um deles os seguintes
elementos:
Nome;
Nmero;
Localidade;
Telefone;
Email;
Pessoa de Contacto;
Funo da pessoa de contacto.
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FICHA DE AVALIAO 1
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Mdulo 2 Explorao da Informao
PLANIFICAO
OJBJECTIVOS OBJECTIVOS
METODOLOGIA MATERIAL TEMPO
GERAIS ESPECFICOS
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2.1. Anlise de Visitas
A partir da ficha do negcio podemos retirar logo algumas informaes tais como a durao
do negcio, pois temos disponvel a data de incio e a data de fecho, e a quantidade de
visitas que foram para a sua concluso durao do negcio e o nmero de visitas que
foram necessrias para a sua concluso, possibilitando ver o quanto o negcio foi ou no
dispendioso.
Aco
2.2. Monitor de Negcios Explorar os mapas de
gesto e tentar aferir
concluses com a
participao dos formandos
Aco
Identificar com apoio dos
formandos quais as melhores
possvel, para realizar uma previso da
tcnicas de abordagem de
clientes que conhecem. agenda de vendedor, seleccionar um
vendedor ou no, visualizando a agenda de
todos no caso de optarmos por no
seleccionar nenhum. Esta previso vai
permitir visualizar o seguinte mapa.
Figura 7
para acompanhar o vendedor sempre que este efectue visitas aos clientes, sendo possvel
a sua impresso. Podem-se seleccionar apenas as visitas no realizadas e imprimir os
respectivos mapas.
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Podemos fazer ainda uma anlise por contactos, para saber quais os contactos por
vendedor. Esta informao pode ser filtrada por um nico vendedor ou ser apresentada, no
geral para todos os vendedores. Na figura 9 podemos observar um relatrio efectuado para
os contactos efectuados para apenas um dos vendedores.
Aco
Expor os acetatos fornecidos
em anexo sobre o
relacionamento com o cliente
Figura 9
Figura 11
produzido um relatrio com a data das visitas, a durao, resumo, a aco que foi
tomada e estado da visita.
FICHA DE ACTIVIDADE 2
Objectivo:
Saber utilizar o monitor de negcios. Saber analisar negcios.
Trabalho Inicial:
Introduzir 3 negcios, fechar 2 deles e indexar os negcios s
respectivas visitas.
Desenvolvimento
Crie um relatrio das visitas efectuadas por cada um dos
vendedores;
Analise o tempo dispendido no total das visitas bem como a
quantidade de visitas necessrias at fechar cada um dos
negcios;
Compare os custos incorridos das visitas contra as receitas
originadas.
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FICHA DE AVALIAO 2
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Acetatos
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Texto de Apoio
Texto baseado em Relatrios e Estudos conduzidos pela revista CIO, PRTM, e o InterUnity
Group. Para mais informaes consultar a pgina web www.cio.com que actualizada
todos os meses com novos relatrios.
Sumrio Executivo
Metodologia
11% dos participantes foram organizaes no sector das comunicaes e 19% pertenciam
biotecnologia e indstria farmacutica. 16% das empresas no estudo prestavam
servios financeiros e 11% eram do governo ou de organizaes sem fins lucrativos. Em
termos de tamanho, 52% das organizaes includas neste questionrio declararam um
lucro anual de 90 milhes de euros ou mais.
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Descobertas Chave
Parte 1: Estratgia
TI e Alinhamento de Negcio
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Gesto do Relacionamento com o Cliente
A gesto do relacionamento com o cliente (CRM) trata-se de uma estratgia chave para as
empresas lderes de mercado. Como tal, verifica-se a utilizao, no seu interior, de
aplicaes de gesto de campanhas de marketing com o objectivo de alcaar os seus
mercados alvo de forma mais eficiente e eficaz. Por outro lado, a utilizao de aplicaes
informticas de CRM permitem ainda a automatizao nas vendas para melhorar a
comunicao, colaborao e a produtividade da equipa de vendas.
A Cadeia de Fornecimento
Tal como j vimos, as empresas lderes de mercado encontram-se mais avanadas no que
diz respeito utilizao das TI para apoiar e conduzir a gesto da cadeia de fornecimento.
Em estudos anteriores descobrimos que a gesto dos recursos da organizao (ERP) e a
gesto da logstica eram as principais prioridades da TI. No entanto, com a maturao
destas aplicaes, as empresas lderes tm aumentado o interesse em expandir as
fronteiras da organizao atravs de aplicaes que colaborem com os fornecedores, o que
permite uma partilha de informao entre a empresa a os seus parceiros. Este aumento no
fluxo da informao pode ajudar a empresa a responder com uma maior eficincia s
necessidades do consumidor sem que se verifique, para tal, um aumento no inventrio ou
noutros custos da cadeia de fornecimento.
Por outro lado, as empresas lderes de mercado reconhecem o valor da gesto estratgica
das TI e tornaram-na numa competncia primordial visto conseguirem assim aplicar
procedimentos de gesto mais disciplinados. O resultado uma performance de negcio
mais forte e uma vantagem competitiva.
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Descobertas Chave
Parte 2: Gesto
Gastos em TI Direccionados
Menor Especulao
Maior Afinao
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Os responsveis pelas tecnologias de informao, no interior das empresas lderes de
mercado, dedicam mais tempo a assuntos estratgicos e gesto de novas
implementaes, contrapondo com os responsveis das TI nas outras empresas que se
focam essencialmente nos sistemas j existentes. As empresas que lideram os mercados
apresentam ainda uma maior capacidade de direccionar a ateno para a implementao e
expanso de novos sistemas informticos, em vez de procurarem resolues para os
problemas dos sistemas existentes. Apresentam assim uma reduo de custos de cada
unidade atravs do melhoramento das operaes e das prticas de gesto, melhorando
consequentemente os seus servios.
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Descobertas Chave
Parte 3: Implementao
Reduzir Custos
Existe uma grande diferena entre as empresas que lideram o mercado e todas as outras
na forma como implementam e gerem os seus sistemas informticos. parcialmente
visvel, nos seus balanos, onde, as grandes empresa detm menos amortizaes e
desvalorizaes, o que se traduz em despesas fixas menores.
As empresas que lideram o mercado fazem um melhor uso estratgico das fontes de
recursos, obtendo maior valor com um menor investimento. A sua estratgia para a
subcontratao diferente da das outras empresas ao utilizarem a subcontratao no
tanto para operaes em curso, mas sim para fazer face a picos na procura. As outras
empresas tendem a utilizar a estratgia inversa, recorrendo subcontratao como um
mtodo de gesto da sua estrutura.
Sumrio e Concluso
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Solues
Ficha de Avaliao n 1
Solues: 1-a / 2-b / 3-a / 4-b
Ficha de Avaliao n 2
Solues: 1-a / 2-b / 3-b / 4-b
Ficha de Avaliao n 3
Solues: 1-6 / 2-a / 3-a / 4-a
Material de Apoio
VDEO PROJECTOR
COMPUTADOR PORTATIL
QUADRO DE PAREDE
CD DE FORMAO DO FORMANDO
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Bibliografia Consultada