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01
1. OBJETIVO
Definir los lineamientos necesarios para que las unidades acadmico-administrativas puedan llevar a
cabo la seleccin, evaluacin y reevaluacin de los proveedores de la Universidad, siguiendo los
requisitos contemplados en el Sistema de Gestin de la Calidad de los procesos de apoyo a la
docencia, la investigacin y la extensin en la Universidad Industrial de Santander.
2. ALCANCE
Aplica para la etapa de seleccin, evaluacin y reevaluacin de todos los proveedores de bienes y
servicios con los que contrate la Universidad Industrial de Santander.
Producto: Aquellos bienes y/o servicios tangibles o intangibles que son adquiridos por las
diferentes unidades acadmico-administrativas para el desarrollo de sus actividades y
proyectos.
Factor: Aspecto relevante que incide en la calidad de un proceso contractual, un producto
o un servicio.
Unidad de Soporte: Unidad especializada en las caractersticas de calidad que deben
cumplir los diferentes bienes o servicios adquiridos por las unidades acadmico-
administrativas. Son unidades de soporte: Divisin de Mantenimiento Tecnolgico, Divisin
de Servicios de Informacin y Divisin de Planta Fsica.
Instructivo: Descripcin escrita y detallada sobre cmo efectuar las actividades y procesos
de manera coherente, llegando a un nivel de detalle amplio.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos
de entrada en resultado.
Proveedor: Persona jurdica o natural que suministra alguno o algunos bienes y/o servicios
a una o varias Unidades Acadmico-Administrativas que integran la Institucin.
SGC: Sistema de Gestin de la Calidad.
Inconformidad: Incumplimiento de una obligacin o requisito contractual, comunicado
por escrito por el interventor al contratista.
SMLMV: Salario mnimo legal mensual vigente.
UAA: Unidad Acadmico-Administrativa.
Calificacin: Valoracin cuantitativa que mide el nivel de cumplimiento de los proveedores
en cada uno de los factores de evaluacin, tales como especificaciones tcnicas, aspectos
administrativos y de calidad.
Seleccin de Proveedores: Proceso mediante el cual se elige un proveedor con base a
unos criterios de seleccin especficos.
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: ICO.01
4. SELECCIN DE PROVEEDORES
Para la contratacin de bienes y/o servicios por cuantas menores a 50 SMLMV, se debe tener en
cuenta el precio del mercado y tomar como referencia el documento PCO.01 Contratacin de
bienes y servicios cuanta menor a 50 SMLMV.
La seleccin de proveedores para la adquisicin de bienes y/o servicios por cuantas menores a 50
SMLMV es responsabilidad del ordenador del gasto de la unidad gestora, quien al momento de
adjudicar y generar las rdenes de contratacin deber tener en cuenta los siguientes aspectos para
la seleccin de proveedor:
Buena experiencia: El proveedor cuenta con experiencia como persona natural o jurdica en
la ejecucin de contratos con la Universidad con similares o las mismas caractersticas de
los bienes y/o servicios que se desean adquirir.
Oportunidad del servicio: El proveedor ofrece dar respuesta en el tiempo requerido por la
unidad gestora al momento de solicitar el bien y/o servicio.
Otros: Los dems aspectos que a criterio del ordenador del gasto justifiquen la seleccin
apropiada del proveedor y la conveniencia institucional de celebrar contratos con l.
El ordenador del gasto deber abstenerse de contratar con los proveedores que la Universidad
descubra durante la evaluacin documental de los procesos de Licitacin y Convocatoria Pblica en
intento de fraude o engao a la entidad o a los dems participantes o que hayan sido denunciados
por la UIS ante las autoridades competentes por presunta presentacin de documentacin no
ajustada a la realidad o falsa. En los casos anteriores la Direccin de Contratacin y Proyectos de
Inversin se encargar de informar a travs de correo electrnico a los ordenadores del gasto para
que se abstengan de contratar con los proveedores que se sealen y realizar solicitud escrita a la
Divisin financiera y a la Divisin de Servicios de Informacin para que se impida la seleccin del
proveedor por parte de las U.A.A. para la adjudicacin de contratos as como su registro en el
Sistema de Informacin Financiero de la Universidad.
Una vez seleccionado el proveedor, es necesario verificar que se encuentre registrado en la base de
datos de proveedores de la UIS antes de realizar la orden, en caso contrario, se debe solicitar su
registro en el sistema de informacin Financiero, mediante el documento FCO.01 Registro de
Proveedores de Bienes y Servicios.
Para la adquisicin de los bienes y/o servicios con caractersticas tcnicas uniformes contemplados
en el Sistema de Contratacin en Lnea de la Universidad Industrial de Santander, el ordenador del
gasto deber hacer uso del sistema para la seleccin del proveedor, seleccin que se realizar
automticamente teniendo en cuenta el menor costo total para la Universidad.
Para realizar la contratacin de un bien y/o servicio para cuantas mayores o iguales a 50 SMLMV se
toman como referencia los documentos PCO.02 Contratacin de bienes y servicios cuanta mayor
o igual a 50 y menor a 500 SMLMV, PCO.03 Contratacin de bienes y servicios cuanta igual o
mayor a 500 SMLMV (Licitaciones), PCO.04 Contratacin Intuito Personae.
Estar a paz y salvo con los aportes del sistema de seguridad social integral y aportes
parafiscales que le correspondan, conforme lo establece el Art. 50 de la Ley 789 de 2002,
Reforma Laboral.
Acreditar con certificado vigente expedido por la Contralora General de la Repblica, que
no tiene responsabilidades fiscales que lo inhabiliten para contratar con el estado.
Tener capacidad jurdica para ofrecer y ejecutar las obligaciones previstas en el contrato,
conforme a su naturaleza jurdica y regulacin legal o estatutaria que le corresponda.
Experiencia especfica del proponente: Ejecucin de contratos realizados con las mismas
caractersticas correspondientes al objeto del contrato actual.
- Capital de trabajo: Corresponde al capital adicional con el que se debe contar para poner
en funcionamiento el Proyecto.
- Solvencia: Capacidad que tiene el contratista de cubrir las deudas y cumplir con las
obligaciones adquiridas a corto o largo plazo.
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: ICO.01
Soporte Tcnico: Servicio que provee asistencia para ayudar a resolver los problemas que
se puedan presentar en el momento de hacer uso del bien y/o servicio adquirido.
Certificacin de calidad: Documento por medio del cual, el contratista, a travs de una
entidad de certificacin, declara la conformidad de un producto y/o servicio, con una
determinada norma o documento de referencia.
Garanta: Documento que emite el fabricante del bien y/o servicio adquirido, afirmando la
idoneidad del diseo, materiales y mano de obra utilizados en la fabricacin del producto,
donde se compromete con el reembolso, reparacin, sustitucin, o cualquier otro remedio
adecuado para corregir las fallas, defectos o deficiencias que dichos bienes y/o servicios
puedan presentar dentro de un periodo de tiempo determinado.
Personal tcnico: Personal encargado de proveer soporte tcnico y de apoyo a los bienes
y/o servicios adquiridos por la Universidad.
5. EVALUACIN DE PROVEEDORES
La evaluacin de proveedores para montos mayores o iguales a 50 SMLMV ser para el total de
proveedores con los que contrate la Universidad. Dicha evaluacin ser realizada por los
Ordenadores de Gasto y la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin mediante el
documento FCO.07 Evaluacin de Proveedores Cuanta mayor o igual a 50 SMLMV. En caso de ser
necesario, la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin solicitar la evaluacin a las
unidades de soporte o las interventoras asignadas a cada proceso contractual.
La evaluacin podr ser tenida en cuenta como requisito para la participacin de los proveedores
en los procesos contractuales requeridos por la Universidad, siempre y cuando los Pliegos de
Condiciones o los Trminos de Referencia lo especifiquen.
Cuando se presenten condiciones de igualdad entre los proponentes para un proceso contractual,
se tendr preferencia por aquel que tenga una evaluacin superior, siempre y cuando los Pliegos de
Condiciones o los Trminos de Referencia as lo determinen.
Si el proveedor no ha tenido ninguna relacin comercial con la institucin, se omite el numeral 5 del
presente documento.
La evaluacin de proveedores para cuantas menores a 50 SMLMV se realiza a travs del Sistema de
Informacin Financiero de la Universidad, en el momento de autorizar el ltimo pago, para todos
los proveedores con los que contrate la Universidad, cada vez que el proveedor adquiera
compromisos comerciales con la Institucin.
Los criterios de evaluacin valoran objetivamente tres (3) factores especficos, los cuales
corresponden a:
A. CALIDAD DEL BIEN O SERVICIO: Evala la satisfaccin de las necesidades y expectativas que
el usuario o cliente tiene del bien y/o servicio adquirido.
C. CUMPLIMIENTO DE PLAZOS DEL CONTRATO: Evala la entrega puntual de los bienes y/o
servicios adquiridos.
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: ICO.01
La evaluacin se realiza asignando una de tres posibles valoraciones del factor en verificacin;
Excelente (4.5 5.0 puntos), Bueno (3.9 4.4 puntos), Regular (3.0 - 3.8 puntos) o No Cumple
(Menos de 3.0 puntos).
La evaluacin de cada proveedor ser el promedio de todas las evaluaciones de las adquisiciones
realizadas por las UAA. El promedio de los puntos asignados a cada factor genera el resultado
definitivo de la evaluacin del proveedor. Dicho promedio ser realizado por el Sistema de
Informacin Financiero de la Universidad.
Si el promedio final de cada factor es menor a 3.0 puntos en por lo menos un factor de evaluacin,
el proveedor obtendr una calificacin INCUMPLE, de acuerdo a la siguiente tabla:
EXCELENTE (4.5 - 5.0 puntos): Entrega del bien y/o servicio antes de
la fecha estipulada.
BUENO (3.9 - 4.4 puntos): Entrega puntual del bien y/o servicio.
Cumplimiento de REGULAR (3.0 3.8 puntos): Entrega del bien y/o servicio posterior a
Plazos del Contrato la fecha estipulada, pero no superior al 20% de la duracin del mismo.
NO CUMPLE (Menos de 3.0 puntos): Entrega del bien y/o servicio
posterior a la fecha estipulada, superior al 20% de la duracin del
mismo.
La evaluacin de proveedores cuanta mayor o igual a 50 SMLMV se realiza por medio del
documento FCO.07 Evaluacin de Proveedores cuanta mayor o igual a 50 SMLMV, en el cual se
registra la informacin concerniente al contrato, como es el nmero del documento contractual,
nombre del proveedor, objeto de la contratacin del bien y/o servicio, fecha de evaluacin y fecha
de adjudicacin del contrato.
La evaluacin valora objetivamente cinco (5) factores especficos que miden el cumplimiento y la
calidad de los proveedores que suministran los bienes y/o servicios a las diferentes UAA.
Se evaluarn solo los factores que apliquen al proceso contractual del cual tenga conocimiento el
evaluador correspondiente, es decir, si no se tiene conocimiento de algn factor de evaluacin, ste
no debe ser evaluado y se indicar en la casilla correspondiente del formato FCO.07 No aplica
(N.A.). La calificacin final del proveedor se obtendr de las evaluaciones realizadas por los
evaluadores, teniendo en cuenta el promedio del puntaje de cada factor.
Esta evaluacin puede ser realizada en varias etapas, la primera al momento de la verificacin de los
bienes y/o servicios adquiridos por las UAA, y las posteriores cada vez que se presenten reclamos
y/o solicitudes que afecten los factores Calidad del bien y/o servicio y el Servicio Postventa, en un
perodo no mayor a lo estipulado en la vigencia del contrato en las plizas que respaldan el mismo.
Cuando el bien o servicio requiera la valoracin de alguna de las unidades de soporte (vase
Procedimientos de Contratacin), el representante de dicha unidad debe realizar la evaluacin
junto con el responsable del proceso contractual, firmando en el espacio reservado para el
Evaluador 2. Se enva una copia de la evaluacin a la Direccin de Contratacin y Proyectos de
Inversin, ya sea en copia dura o por correo electrnico. Una vez realizada la evaluacin, la
Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin notificar los resultados al proveedor para que
pueda identificar las falencias de los bienes y/o servicios ofrecidos. Esta notificacin se realizar por
medio de la pgina WEB institucional en el link de Contratacin.
B. CUMPLIMIENTO DE PLAZOS DEL CONTRATO: Este factor evala el desempeo que tiene
el proveedor en la observancia de los espacios de tiempo sealados y los compromisos
adquiridos en el proceso contractual. Estos plazos y compromisos, al igual que las
especificaciones tcnicas, se encuentran registradas en los documentos derivados de los
procesos contractuales conforme a su monto.
D. CALIDAD DEL BIEN O SERVICIO: Este factor valora las percepciones que el usuario tiene del
cumplimiento de las caractersticas de durabilidad y funcionamiento propias del bien o servicio
adquirido. Dependiendo del tipo de bien o servicio contratado, este factor puede ser evaluado
en el momento del recibido o despus de un perodo de tiempo de uso del bien o servicio
suficiente para establecer su calidad, pero con anterioridad al vencimiento de las plizas de
calidad correspondientes.
La evaluacin se realiza asignando una de cuatro posibles valoraciones del factor en verificacin:
Excelente (4.5 - 5.0 puntos), Bueno (3.9 4.4 puntos), Regular (3.0 3.8puntos) o No Cumple
(Menos de 3.0 puntos). Esta valoracin se har con base a los criterios de evaluacin presentados
en el numeral 5.2.1.
La evaluacin de cada proveedor ser el promedio de todas las evaluaciones de las adquisiciones
realizadas por las UAA. El promedio de los puntos asignados a cada factor genera el resultado
definitivo de la evaluacin del proveedor, dicho promedio ser realizado por la Direccin de
Contratacin y Proyectos de Inversin.
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: ICO.01
Si el promedio final de cada factor es menor a 3.0 puntos en por lo menos un factor de evaluacin,
el proveedor obtendr una calificacin INCUMPLE, de acuerdo a la siguiente tabla:
6. REEVALUACIN DE PROVEEDORES:
Cuando se tienen varias evaluaciones de un mismo proveedor, la valoracin de cada aspecto ser
determinada por el promedio de los puntos asignados en las evaluaciones. El total de la evaluacin
para el proveedor por montos menores a 50 SMLMV se asignar por el valor promedio de las
calificaciones de los aspectos evaluados, conforme a la Tabla de Evaluacin del numeral 5.1, y el
total de la evaluacin para el proveedor por montos mayores o iguales a 50 SMLMV se asignar por
el valor promedio de las calificaciones de los aspectos evaluados, conforme a la Tabla de Evaluacin
del numeral 5.2 del presente documento.
La reevaluacin de proveedores se realiza cada vez que un proveedor vuelve a adquirir
compromisos con la Institucin.
7. RECALIFICACIN DE PROVEEDORES:
Un proveedor que posee una evaluacin con calificacin INCUMPLE no puede participar en los
procesos contractuales de la Universidad hasta tanto no sea recalificado. No ser objeto de
recalificacin el proponente calificado como INCUMPLE y que est en proceso jurdico de
reclamacin de plizas de calidad, cumplimiento y estabilidad, hasta tanto no se resuelva el
proceso.
Salvo lo anterior, el proponente para ser recalificado podr proceder de la siguiente manera:
entidades pblicas que se hayan realizado con posterioridad a la calificacin hecha por la
Universidad, en las cuales se constate una calificacin buena o excelente. La UIS evaluar la
documentacin y determinar la aceptabilidad de habilitar al proponente para participar en
nuevos procesos de contratacin.
8. ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
Notificar los resultados al proveedor para que pueda identificar las Direccin de
falencias de los bienes y/o servicios ofrecidos. Esta notificacin ser Contratacin y
03 por medio de la WEB institucional en el link de Contratacin y a Proyectos de
travs de comunicacin escrita al proveedor cuando el resultado de Inversin.
la calificacin sea INCLUMPLE.
Direccin de
Evaluar la documentacin y determinar la aceptabilidad de habilitar al
Contratacin y
05 proponente para participar en nuevos procesos de contratacin.
Proyectos de
Inversin.
Direccin de
Notificar el resultado de la recalificacin al proveedor y actualizar el Contratacin y
06
informe de evaluacin de proveedores Proyectos de
Inversin
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: ICO.01
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIN
Febrero 27 de
01 Creacin del documento
2008
Se modific el nombre del Instructivo.
Se incluye en el Numeral 4 los criterios de seleccin de proveedores a los
cuales evaluar, para las compras por cuanta menor a 50 SMLMV.
Se incluye en el Numeral 6 Paso 1 la retroalimentacin a los proveedores
por parte de los ordenadores de gasto sobre los resultados obtenidos en la
02 Abril 16 de 2008
evaluacin; y la aplicacin de la evaluacin por parte de la Direccin de
Contratacin y Proyectos de Inversin por solicitud de cualquier Unidad
Acadmico-Administrativa y viceversa.
Se incluye en el Numeral 6 Paso 3 la socializacin de los resultados de los
proveedores a las diferentes Unidades Acadmico-Administrativas.
Noviembre 24 de
03 Se modific la actividad 3 del numeral 6
2008
Se modific el objetivo y el alcance del instructivo.
Se incluyen algunas definiciones y abreviaturas.
Se incluye el numeral 4 correspondiente a la Seleccin de Proveedores.
Se divide el numeral 5 en evaluacin de proveedores cuanta menor a 50
Septiembre 17 de SMLMV y evaluacin de proveedores cuanta mayor a 50 SMLMV.
04
2009 Se incluye el numeral 6 correspondiente a la Reevaluacin de Proveedores.
Se incluye el numeral 7 correspondiente a la Recalificacin de
Proveedores.
Se sintetizan las actividades correspondientes al numeral 8 Actividades y
Procedimientos, y se incluyen las actividades 4, 5 y 6.
Se incluye en el numeral 5 la notificacin por escrito a los proveedores que
se encuentren calificados como INCLUMPLE.
Se incluye en los numerales 5.1 y 5.2 la siguiente aclaracin: Si el
promedio final de cada factor es menor a 3.0 puntos en por lo menos un
05 Abril 22 de 2010 factor de evaluacin, el proveedor obtendr una calificacin final
INCUMPLE
Se hace aclaracin sobre la evaluacin de proveedores cuanta mayor o
igual a 50 SMLMV en el numeral 5.2.
Se modifica el numeral 8 paso 3.
Se incluye en el numeral 4.1 seleccin de proveedores cuanta menor a 50
SMLMV, informacin sobre las prevenciones que debe tener el ordenador
Agosto 22 de
06 del gasto para contratar con ciertos proveedores y el uso exclusivo del
2011
Sistema de Contratacin en Lnea para los elementos contemplados en
dicho sistema.