Sunteți pe pagina 1din 13

PROCESO CONTRATACIN Cdigo: ICO.

01

INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN, Versin: 06


EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
PROVEEDORES Pgina 1 de 13
Revis: Aprob: Fecha de Aprobacin:
Profesional Planeacin. Rector Febrero 27 de 2008
Director Contratacin. Resolucin N 293

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos necesarios para que las unidades acadmico-administrativas puedan llevar a
cabo la seleccin, evaluacin y reevaluacin de los proveedores de la Universidad, siguiendo los
requisitos contemplados en el Sistema de Gestin de la Calidad de los procesos de apoyo a la
docencia, la investigacin y la extensin en la Universidad Industrial de Santander.

2. ALCANCE

Aplica para la etapa de seleccin, evaluacin y reevaluacin de todos los proveedores de bienes y
servicios con los que contrate la Universidad Industrial de Santander.

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Producto: Aquellos bienes y/o servicios tangibles o intangibles que son adquiridos por las
diferentes unidades acadmico-administrativas para el desarrollo de sus actividades y
proyectos.
Factor: Aspecto relevante que incide en la calidad de un proceso contractual, un producto
o un servicio.
Unidad de Soporte: Unidad especializada en las caractersticas de calidad que deben
cumplir los diferentes bienes o servicios adquiridos por las unidades acadmico-
administrativas. Son unidades de soporte: Divisin de Mantenimiento Tecnolgico, Divisin
de Servicios de Informacin y Divisin de Planta Fsica.
Instructivo: Descripcin escrita y detallada sobre cmo efectuar las actividades y procesos
de manera coherente, llegando a un nivel de detalle amplio.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos
de entrada en resultado.
Proveedor: Persona jurdica o natural que suministra alguno o algunos bienes y/o servicios
a una o varias Unidades Acadmico-Administrativas que integran la Institucin.
SGC: Sistema de Gestin de la Calidad.
Inconformidad: Incumplimiento de una obligacin o requisito contractual, comunicado
por escrito por el interventor al contratista.
SMLMV: Salario mnimo legal mensual vigente.
UAA: Unidad Acadmico-Administrativa.
Calificacin: Valoracin cuantitativa que mide el nivel de cumplimiento de los proveedores
en cada uno de los factores de evaluacin, tales como especificaciones tcnicas, aspectos
administrativos y de calidad.
Seleccin de Proveedores: Proceso mediante el cual se elige un proveedor con base a
unos criterios de seleccin especficos.
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: ICO.01

INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN, Versin: 06


EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
PROVEEDORES Pgina 2 de 13

Evaluacin de Proveedores: Mtodo mediante el cual se determina el cumplimiento de


los aspectos tcnicos, administrativos y de calidad de un proveedor, durante la ejecucin
del contrato.
Reevaluacin de Proveedores: Proceso mediante el cual se vuelve a evaluar a un
proveedor y se le realiza seguimiento al contrato.
Recalificacin: Solicitud que hace el proveedor para corregir el resultado de la calificacin
INCUMPLE, obtenida en la evaluacin de proveedores.
Precio del Mercado: Precio promedio de consulta a varios proveedores diferentes.
Precio de consulta que tiene la Universidad para artculos comprados anteriormente, en la
base de datos del sistema de informacin financiero.
RUP: Registro nico de Proponentes. Registro de creacin legal, en el cual, se inscriben en
la Cmara de Comercio las personas naturales o jurdicas, que aspiran a celebrar contratos
de obra, consultora, suministro y compraventa de bienes muebles, con entidades estatales.

4. SELECCIN DE PROVEEDORES

4.1 SELECCIN DE PROVEEDORES CUANTA MENOR A 50 SMLMV

Para la contratacin de bienes y/o servicios por cuantas menores a 50 SMLMV, se debe tener en
cuenta el precio del mercado y tomar como referencia el documento PCO.01 Contratacin de
bienes y servicios cuanta menor a 50 SMLMV.

La seleccin de proveedores para la adquisicin de bienes y/o servicios por cuantas menores a 50
SMLMV es responsabilidad del ordenador del gasto de la unidad gestora, quien al momento de
adjudicar y generar las rdenes de contratacin deber tener en cuenta los siguientes aspectos para
la seleccin de proveedor:

Precio ms favorable: El proveedor cuenta con la oferta ms econmica que satisface


plenamente los requisitos establecidos para la adquisicin del bien o servicio.

Proveedor nico: El proveedor es persona natural o jurdica que tiene la exclusividad o es el


nico en el mercado con capacidad de prestar u ofrecer un bien y/o servicio especfico en la
institucin.

Buena experiencia: El proveedor cuenta con experiencia como persona natural o jurdica en
la ejecucin de contratos con la Universidad con similares o las mismas caractersticas de
los bienes y/o servicios que se desean adquirir.

Oportunidad del servicio: El proveedor ofrece dar respuesta en el tiempo requerido por la
unidad gestora al momento de solicitar el bien y/o servicio.

Licitacin Pblica (Adjudicacin parcial): Existe en el momento un proceso pblico de libre


participacin, en el cual, por medio del Pliego de Condiciones se formulan requerimientos
de bienes y/o servicios con las mismas caractersticas de la necesidad a suplir, en que se
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: ICO.01

INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN, Versin: 06


EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
PROVEEDORES Pgina 3 de 13

seleccionar la propuesta ms conveniente y la que cumpla con los requisitos establecidos,


por lo que la unidad gestora deber sumarse a este proceso.

Convocatoria Pblica (Adjudicacin parcial): Existe en el momento un proceso pblico de


libre participacin, en el cual, por medio de los Trminos de Referencia se formulan
requerimientos de bienes y/o servicios con las mismas caractersticas de la necesidad a
suplir, en que se seleccionar la propuesta ms conveniente y la que cumpla con los
requisitos establecidos, por lo que la unidad gestora deber sumarse a este proceso.

Otros: Los dems aspectos que a criterio del ordenador del gasto justifiquen la seleccin
apropiada del proveedor y la conveniencia institucional de celebrar contratos con l.

El ordenador del gasto deber abstenerse de contratar con los proveedores que la Universidad
descubra durante la evaluacin documental de los procesos de Licitacin y Convocatoria Pblica en
intento de fraude o engao a la entidad o a los dems participantes o que hayan sido denunciados
por la UIS ante las autoridades competentes por presunta presentacin de documentacin no
ajustada a la realidad o falsa. En los casos anteriores la Direccin de Contratacin y Proyectos de
Inversin se encargar de informar a travs de correo electrnico a los ordenadores del gasto para
que se abstengan de contratar con los proveedores que se sealen y realizar solicitud escrita a la
Divisin financiera y a la Divisin de Servicios de Informacin para que se impida la seleccin del
proveedor por parte de las U.A.A. para la adjudicacin de contratos as como su registro en el
Sistema de Informacin Financiero de la Universidad.

Una vez seleccionado el proveedor, es necesario verificar que se encuentre registrado en la base de
datos de proveedores de la UIS antes de realizar la orden, en caso contrario, se debe solicitar su
registro en el sistema de informacin Financiero, mediante el documento FCO.01 Registro de
Proveedores de Bienes y Servicios.

Para la adquisicin de los bienes y/o servicios con caractersticas tcnicas uniformes contemplados
en el Sistema de Contratacin en Lnea de la Universidad Industrial de Santander, el ordenador del
gasto deber hacer uso del sistema para la seleccin del proveedor, seleccin que se realizar
automticamente teniendo en cuenta el menor costo total para la Universidad.

4.2 SELECCIN DE PROVEEDORES CUANTA MAYOR O IGUAL A 50 SMLMV

Para realizar la contratacin de un bien y/o servicio para cuantas mayores o iguales a 50 SMLMV se
toman como referencia los documentos PCO.02 Contratacin de bienes y servicios cuanta mayor
o igual a 50 y menor a 500 SMLMV, PCO.03 Contratacin de bienes y servicios cuanta igual o
mayor a 500 SMLMV (Licitaciones), PCO.04 Contratacin Intuito Personae.

La Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin ser la responsable de velar por la adecuada


seleccin de contratistas para dichos montos. Estos procesos se realizan teniendo en cuenta los
Pliegos de Condiciones para las Licitaciones Pblicas o los Trminos de Referencia para las
Convocatorias Pblicas, en los cuales se define el objeto del contrato, las especificaciones que
corresponden al valor estimado, las condiciones de participacin, y los requisitos de la propuesta.
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: ICO.01

INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN, Versin: 06


EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
PROVEEDORES Pgina 4 de 13

Los requisitos generales de seleccin corresponden a:

No estar impedido por causa de inhabilidades o incompatibilidades para contratar,


especialmente por las establecidas en la Constitucin Poltica y en la Ley 80 de 1983.

Estar a paz y salvo con los aportes del sistema de seguridad social integral y aportes
parafiscales que le correspondan, conforme lo establece el Art. 50 de la Ley 789 de 2002,
Reforma Laboral.

Acreditar con certificado vigente expedido por la Contralora General de la Repblica, que
no tiene responsabilidades fiscales que lo inhabiliten para contratar con el estado.

Copia del Registro nico Tributario (RUT) vigente.

Tener capacidad jurdica para ofrecer y ejecutar las obligaciones previstas en el contrato,
conforme a su naturaleza jurdica y regulacin legal o estatutaria que le corresponda.

Adems de los requisitos generales de la propuesta, se encuentran definidos los factores de


evaluacin objetiva y las dems condiciones que se requieren para adelantar el proceso de
seleccin que se definen explcitamente en los Pliegos de Condiciones en los Trminos de
Referencia, teniendo en cuenta el objeto y la cuanta del contrato. Generalmente los factores a
considerar pueden ser los siguientes:

Capacidad de Contratacin (KI): Capacidad inscrita de contratacin como constructor,


consultor o proveedor, expresada en SMLMV, que corresponde a la indicada en el RUP de
la Cmara de Comercio.

Capacidad Residual de contratacin (KRC): Es la capacidad real de contratacin del RUP, la


cual resulta de restarle a la capacidad de contratacin la sumatoria de los valores de los
contratos que tenga en ejecucin el contratista.

Experiencia especfica del proponente: Ejecucin de contratos realizados con las mismas
caractersticas correspondientes al objeto del contrato actual.

Informacin Financiera: Informacin detallada de los estados financieros que permite


evaluar el comportamiento de los siguientes indicadores:

- Capital de trabajo: Corresponde al capital adicional con el que se debe contar para poner
en funcionamiento el Proyecto.

- Solvencia: Capacidad que tiene el contratista de cubrir las deudas y cumplir con las
obligaciones adquiridas a corto o largo plazo.
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: ICO.01

INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN, Versin: 06


EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
PROVEEDORES Pgina 5 de 13

- Nivel de Endeudamiento: Determina la participacin de los acreedores sobre los


activos del contratista.

Capacitacin: Conocimientos transmitidos por el proveedor al funcionario de la


Universidad para conocer y entender el correcto manejo y funcionamiento del bien o
servicio adquirido.

Soporte Tcnico: Servicio que provee asistencia para ayudar a resolver los problemas que
se puedan presentar en el momento de hacer uso del bien y/o servicio adquirido.

Certificacin de calidad: Documento por medio del cual, el contratista, a travs de una
entidad de certificacin, declara la conformidad de un producto y/o servicio, con una
determinada norma o documento de referencia.

Certificacin del Fabricante: Persona natural o jurdica que se dedique a la venta o


distribucin del producto adquirido por concesin, autorizacin o acuerdo con el fabricante
o su representante de fbrica.

Garanta: Documento que emite el fabricante del bien y/o servicio adquirido, afirmando la
idoneidad del diseo, materiales y mano de obra utilizados en la fabricacin del producto,
donde se compromete con el reembolso, reparacin, sustitucin, o cualquier otro remedio
adecuado para corregir las fallas, defectos o deficiencias que dichos bienes y/o servicios
puedan presentar dentro de un periodo de tiempo determinado.

Personal tcnico: Personal encargado de proveer soporte tcnico y de apoyo a los bienes
y/o servicios adquiridos por la Universidad.

4.2.1 Seleccin de Proveedores - Intuito Personae

Cuando se requiera la contratacin de consultoras y servicios especializados, artsticos o tcnicos


de alta complejidad para las UAA, y el contrato pueda ser ejecutado por una sola persona natural o
jurdica, por su acreditada experiencia especifica, se requerir concepto jurdico previo y dictamen
favorable del Director de Contratacin y Proyectos de Inversin en todos los casos en los que los
ordenadores de gasto delegados del Rector pretendan celebrar contratos intuito personae, segn el
procedimiento PCO.04 Contratacin Intuito Personae.

5. EVALUACIN DE PROVEEDORES

La evaluacin de Proveedores para cuantas menores a 50 SMLMV ser realizada mediante el


Sistema de Informacin Financiero, por parte de los Ordenadores de Gasto al momento de
autorizar el ltimo pago, logrando as la Universidad evaluar la totalidad de los proveedores.
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: ICO.01

INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN, Versin: 06


EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
PROVEEDORES Pgina 6 de 13

La evaluacin de proveedores para montos mayores o iguales a 50 SMLMV ser para el total de
proveedores con los que contrate la Universidad. Dicha evaluacin ser realizada por los
Ordenadores de Gasto y la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin mediante el
documento FCO.07 Evaluacin de Proveedores Cuanta mayor o igual a 50 SMLMV. En caso de ser
necesario, la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin solicitar la evaluacin a las
unidades de soporte o las interventoras asignadas a cada proceso contractual.

La evaluacin podr ser tenida en cuenta como requisito para la participacin de los proveedores
en los procesos contractuales requeridos por la Universidad, siempre y cuando los Pliegos de
Condiciones o los Trminos de Referencia lo especifiquen.

Cuando se presenten condiciones de igualdad entre los proponentes para un proceso contractual,
se tendr preferencia por aquel que tenga una evaluacin superior, siempre y cuando los Pliegos de
Condiciones o los Trminos de Referencia as lo determinen.

Semestralmente, la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin, publicar en la WEB


institucional un reporte de los proveedores que se encuentren evaluados con calificacin CUMPLE
o INCUMPLE y notificar por escrito a los proveedores que se encuentren calificados como
INCUMPLE, los cuales sern bloqueados para todas las adquisiciones en el Sistema de Informacin
Financiero hasta tanto no sean recalificados, segn el procedimiento descrito en el numeral 7 del
presente documento. Cada vez que un proveedor solicite recalificacin se actualizar el reporte de
la evaluacin de proveedores correspondiente.

Si el proveedor no ha tenido ninguna relacin comercial con la institucin, se omite el numeral 5 del
presente documento.

5.1 EVALUACIN DE PROVEEDORES CUANTA MENOR A 50 SMLMV:

La evaluacin de proveedores para cuantas menores a 50 SMLMV se realiza a travs del Sistema de
Informacin Financiero de la Universidad, en el momento de autorizar el ltimo pago, para todos
los proveedores con los que contrate la Universidad, cada vez que el proveedor adquiera
compromisos comerciales con la Institucin.

Los criterios de evaluacin valoran objetivamente tres (3) factores especficos, los cuales
corresponden a:

A. CALIDAD DEL BIEN O SERVICIO: Evala la satisfaccin de las necesidades y expectativas que
el usuario o cliente tiene del bien y/o servicio adquirido.

B. CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TCNICAS: Evala el cumplimiento de requisitos


y especificaciones tcnicas de los bienes y/o servicios adquiridos por las UAA.

C. CUMPLIMIENTO DE PLAZOS DEL CONTRATO: Evala la entrega puntual de los bienes y/o
servicios adquiridos.
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: ICO.01

INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN, Versin: 06


EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
PROVEEDORES Pgina 7 de 13

La evaluacin se realiza asignando una de tres posibles valoraciones del factor en verificacin;
Excelente (4.5 5.0 puntos), Bueno (3.9 4.4 puntos), Regular (3.0 - 3.8 puntos) o No Cumple
(Menos de 3.0 puntos).

La evaluacin de cada proveedor ser el promedio de todas las evaluaciones de las adquisiciones
realizadas por las UAA. El promedio de los puntos asignados a cada factor genera el resultado
definitivo de la evaluacin del proveedor. Dicho promedio ser realizado por el Sistema de
Informacin Financiero de la Universidad.

Si el promedio final de cada factor es menor a 3.0 puntos en por lo menos un factor de evaluacin,
el proveedor obtendr una calificacin INCUMPLE, de acuerdo a la siguiente tabla:

TABLA DE EVALUACIN POR CRITERIO DE EVALUACIN


PUNTAJE CALIFICACIN RESULTADO
4.5 - 5.0 puntos Excelente
3.9 4.4 puntos Bueno CUMPLE
3.0 3.8 puntos Regular
Menos de 3.0 puntos No Cumple INCUMPLE

5.1.2 Criterios de evaluacin:

FACTOR CRITERIO DE EVALUACIN


EXCELENTE (4.5 - 5.0 puntos): Supera las expectativas y exigencias
del bien y/o servicio adquirido.
BUENO (3.9 - 4.4 puntos): Cumple con los requisitos exigidos del
Calidad del bien o bien y/o servicio adquirido.
servicio. REGULAR (3.0 3.8 puntos): Cumple con alguno de los requisitos
exigidos del bien y/o servicio adquirido.
NO CUMPLE (Menos de 3.0 puntos): No cumple con los requisitos
exigidos del bien y/o servicio adquirido.
EXCELENTE (4.5 - 5.0 puntos): El contratista mejor las
especificaciones tcnicas establecidas del bien y/o servicio adquirido.
BUENO (3.9 - 4.4 puntos): El contratista cumpli con las
Cumplimiento de especificaciones tcnicas establecidas del bien y/o servicio adquirido.
Especificaciones REGULAR (3.0 3.8 puntos): El contratista incumpli con alguna de
Tcnicas las especificaciones tcnicas establecidas, las cuales son corregidas, por
lo tanto no se considera que incumpli el contrato.
NO CUMPLE (Menos de 3.0 puntos): El contrato present
inconformidades graves y se considera que no cumpli.
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: ICO.01

INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN, Versin: 06


EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
PROVEEDORES Pgina 8 de 13

EXCELENTE (4.5 - 5.0 puntos): Entrega del bien y/o servicio antes de
la fecha estipulada.
BUENO (3.9 - 4.4 puntos): Entrega puntual del bien y/o servicio.
Cumplimiento de REGULAR (3.0 3.8 puntos): Entrega del bien y/o servicio posterior a
Plazos del Contrato la fecha estipulada, pero no superior al 20% de la duracin del mismo.
NO CUMPLE (Menos de 3.0 puntos): Entrega del bien y/o servicio
posterior a la fecha estipulada, superior al 20% de la duracin del
mismo.

5.2 EVALUACIN DE PROVEEDORES CUANTA MAYOR O IGUAL A 50 SMLMV:

La evaluacin de proveedores cuanta mayor o igual a 50 SMLMV se realiza por medio del
documento FCO.07 Evaluacin de Proveedores cuanta mayor o igual a 50 SMLMV, en el cual se
registra la informacin concerniente al contrato, como es el nmero del documento contractual,
nombre del proveedor, objeto de la contratacin del bien y/o servicio, fecha de evaluacin y fecha
de adjudicacin del contrato.

La evaluacin valora objetivamente cinco (5) factores especficos que miden el cumplimiento y la
calidad de los proveedores que suministran los bienes y/o servicios a las diferentes UAA.

Se evaluarn solo los factores que apliquen al proceso contractual del cual tenga conocimiento el
evaluador correspondiente, es decir, si no se tiene conocimiento de algn factor de evaluacin, ste
no debe ser evaluado y se indicar en la casilla correspondiente del formato FCO.07 No aplica
(N.A.). La calificacin final del proveedor se obtendr de las evaluaciones realizadas por los
evaluadores, teniendo en cuenta el promedio del puntaje de cada factor.

Esta evaluacin puede ser realizada en varias etapas, la primera al momento de la verificacin de los
bienes y/o servicios adquiridos por las UAA, y las posteriores cada vez que se presenten reclamos
y/o solicitudes que afecten los factores Calidad del bien y/o servicio y el Servicio Postventa, en un
perodo no mayor a lo estipulado en la vigencia del contrato en las plizas que respaldan el mismo.

Cuando el bien o servicio requiera la valoracin de alguna de las unidades de soporte (vase
Procedimientos de Contratacin), el representante de dicha unidad debe realizar la evaluacin
junto con el responsable del proceso contractual, firmando en el espacio reservado para el
Evaluador 2. Se enva una copia de la evaluacin a la Direccin de Contratacin y Proyectos de
Inversin, ya sea en copia dura o por correo electrnico. Una vez realizada la evaluacin, la
Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin notificar los resultados al proveedor para que
pueda identificar las falencias de los bienes y/o servicios ofrecidos. Esta notificacin se realizar por
medio de la pgina WEB institucional en el link de Contratacin.

La Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin puede solicitar a cualquier Unidad


Acadmico-Administrativa realizar la evaluacin de alguno de los proveedores, siempre y cuando
haya tenido relacin directa con la UAA.
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: ICO.01

INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN, Versin: 06


EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
PROVEEDORES Pgina 9 de 13

Los factores de evaluacin corresponden a:

A. CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TECNICAS: Hace referencia a la observancia que


asume el proveedor, conforme a los requisitos y caractersticas tcnicas que deben cumplir los
bienes y/o servicios adquiridos por las UAA. Estas caractersticas se encuentran registradas en
los documentos contractuales como son los Trminos de Referencia para los procesos de
contratacin directa o convocatoria pblica; en los Pliegos de Condiciones para los procesos de
licitacin pblica, y en las Especificaciones Tcnicas para la contratacin Intuito Personae.

B. CUMPLIMIENTO DE PLAZOS DEL CONTRATO: Este factor evala el desempeo que tiene
el proveedor en la observancia de los espacios de tiempo sealados y los compromisos
adquiridos en el proceso contractual. Estos plazos y compromisos, al igual que las
especificaciones tcnicas, se encuentran registradas en los documentos derivados de los
procesos contractuales conforme a su monto.

C. CUMPLIMIENTO DE ASPECTOS ADMINISTRATIVOS: Factor que hace referencia al


cumplimiento de los requisitos y compromisos que tiene el proveedor con los pagos, trmites,
plizas y documentos establecidos por la Universidad para el correcto desarrollo del proceso
contractual. Estos requisitos y compromisos se encuentran contemplados en los
procedimientos de contratacin y en los documentos contractuales: rdenes de compra, de
trabajo, de suministros y de consultora, los trminos de referencia y los pliegos de condiciones.

D. CALIDAD DEL BIEN O SERVICIO: Este factor valora las percepciones que el usuario tiene del
cumplimiento de las caractersticas de durabilidad y funcionamiento propias del bien o servicio
adquirido. Dependiendo del tipo de bien o servicio contratado, este factor puede ser evaluado
en el momento del recibido o despus de un perodo de tiempo de uso del bien o servicio
suficiente para establecer su calidad, pero con anterioridad al vencimiento de las plizas de
calidad correspondientes.

E. SERVICIO POSTVENTA: Mide el desempeo que ha tenido el proveedor al momento de


brindar el soporte y/o capacitacin requeridos por las diferentes UAA despus de adquirir los
bienes y/o servicios. Por lo tanto, este factor se evaluar peridicamente dependiendo de las
condiciones establecidas en las contrataciones sobre el servicio postventa exigido.

La evaluacin se realiza asignando una de cuatro posibles valoraciones del factor en verificacin:
Excelente (4.5 - 5.0 puntos), Bueno (3.9 4.4 puntos), Regular (3.0 3.8puntos) o No Cumple
(Menos de 3.0 puntos). Esta valoracin se har con base a los criterios de evaluacin presentados
en el numeral 5.2.1.

La evaluacin de cada proveedor ser el promedio de todas las evaluaciones de las adquisiciones
realizadas por las UAA. El promedio de los puntos asignados a cada factor genera el resultado
definitivo de la evaluacin del proveedor, dicho promedio ser realizado por la Direccin de
Contratacin y Proyectos de Inversin.
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: ICO.01

INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN, Versin: 06


EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
PROVEEDORES Pgina 10 de 13

Si el promedio final de cada factor es menor a 3.0 puntos en por lo menos un factor de evaluacin,
el proveedor obtendr una calificacin INCUMPLE, de acuerdo a la siguiente tabla:

TABLA DE EVALUACIN POR CRITERIO DE EVALUACIN


PUNTAJE CALIFICACIN RESULTADO
4.5 - 5.0 puntos Excelente
3.9 4.4 puntos Bueno CUMPLE
3.0 3.8 puntos Regular
Menos de 3.0 puntos No Cumple INCUMPLE

5.2.1 Criterios de Evaluacin

FACTOR CRITERIO DE EVALUACIN


EXCELENTE (4.5 - 5.0 puntos): El contratista mejor las especificaciones
tcnicas establecidas del bien y/o servicio adquirido.
BUENO (3.9 4.4 puntos): El contratista cumpli con las especificaciones
tcnicas establecidas del bien y/o servicio adquirido.
Cumplimiento de
REGULAR (3.0 3.8 puntos): El contrato present inconformidades pero
Especificaciones
no son graves, ni se considera que incumpli el contrato. El contratista
Tcnicas
incumpli con alguna de las especificaciones tcnicas establecidas, las cuales
son corregidas, por lo tanto no se considera que incumpli el contrato.
NO CUMPLE (Menos de 3.0 puntos): El contrato present
inconformidades graves y se considera que no cumpli.
EXCELENTE (4.5 - 5.0 puntos): El contrato se termin antes de lo
estipulado.
Cumplimiento de BUENO (3.9 4.4 puntos): El contrato se termin en la fecha estipulada.
Plazos del REGULAR (3.0 3.8 puntos): El contrato se entreg posterior a la fecha
Contrato estipulada, pero no superior al 20% de la duracin del mismo.
NO CUMPLE (Menos de 3.0 puntos): El contrato se entreg en fecha
posterior a la estipulada, superior al 20% de la duracin del mismo.
EXCELENTE (4.5 - 5.0 puntos): Cumple con todos los requisitos y
compromisos de pagos, trmites y documentos pactados con la
Universidad, antes del tiempo estipulado.
BUENO (3.9 4.4 puntos): Cumple con todos los requisitos y
compromisos de pagos, trmites y documentos pactados con la
Cumplimiento de
Universidad en el tiempo estipulado.
Aspectos
REGULAR (3.0 3.8 puntos): Cumple con todos los requisitos y
Administrativos
compromisos de pagos, trmites y documentos pactados con la
Universidad en tiempo posterior al estipulado.
NO CUMPLE (Menos de 3.0 puntos): No cumple oportunamente con
todos los requisitos y compromisos de pagos, trmites y documentos
pactados con la Universidad.
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: ICO.01

INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN, Versin: 06


EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
PROVEEDORES Pgina 11 de 13

Una vez el bien y/o servicio es entregado a satisfaccin de la Universidad


podr evaluarse este factor dependiendo del tipo de bien o servicio
contratado. Con posterioridad a la entrega, pero antes del vencimiento de
las plizas de calidad correspondientes, podr evaluarse as: Por cada
Calidad del bien o
reparacin o mantenimiento adicional imputable a faltas de calidad del
servicio.
contratista durante un perodo de tres (3) aos, a partir de la fecha de
liquidacin del contrato, bajar a la valoracin inmediatamente inferior con
el puntaje ms bajo asignado a dicha valoracin: Bueno, Regular, No
Cumple.
Este factor no se califica al recibo del bien o servicio, sino con
posterioridad, dependiendo de las condiciones postventa pactadas. Por
cada solicitud de reparacin, mantenimiento o capacitacin adicional que
Servicio Postventa
no sea atendida oportunamente, bajar a la valoracin inmediatamente
inferior con el puntaje ms bajo asignado a dicha valoracin: Bueno,
Regular, No Cumple.

6. REEVALUACIN DE PROVEEDORES:

Cuando se tienen varias evaluaciones de un mismo proveedor, la valoracin de cada aspecto ser
determinada por el promedio de los puntos asignados en las evaluaciones. El total de la evaluacin
para el proveedor por montos menores a 50 SMLMV se asignar por el valor promedio de las
calificaciones de los aspectos evaluados, conforme a la Tabla de Evaluacin del numeral 5.1, y el
total de la evaluacin para el proveedor por montos mayores o iguales a 50 SMLMV se asignar por
el valor promedio de las calificaciones de los aspectos evaluados, conforme a la Tabla de Evaluacin
del numeral 5.2 del presente documento.
La reevaluacin de proveedores se realiza cada vez que un proveedor vuelve a adquirir
compromisos con la Institucin.

7. RECALIFICACIN DE PROVEEDORES:

Un proveedor que posee una evaluacin con calificacin INCUMPLE no puede participar en los
procesos contractuales de la Universidad hasta tanto no sea recalificado. No ser objeto de
recalificacin el proponente calificado como INCUMPLE y que est en proceso jurdico de
reclamacin de plizas de calidad, cumplimiento y estabilidad, hasta tanto no se resuelva el
proceso.

Salvo lo anterior, el proponente para ser recalificado podr proceder de la siguiente manera:

- Solicitar recalificacin con respecto de las contrataciones objeto de la calificacin, justificando


las causales de recalificacin.

- El proponente, transcurridos ms de 6 meses de la calificacin anterior, podr solicitar


nuevamente recalificacin adjuntando 2 certificaciones de contrataciones similares con otras
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: ICO.01

INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN, Versin: 06


EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
PROVEEDORES Pgina 12 de 13

entidades pblicas que se hayan realizado con posterioridad a la calificacin hecha por la
Universidad, en las cuales se constate una calificacin buena o excelente. La UIS evaluar la
documentacin y determinar la aceptabilidad de habilitar al proponente para participar en
nuevos procesos de contratacin.

8. ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

PASO DESCRIPCION RESPONSABLE


Ordenador de
Evaluacin de Proveedores Cuantas menores a 50 SMLMV: gasto de UAA
Ingresar al Sistema de Informacin Financiero de la Universidad y en Representante de
el momento de autorizar el ltimo pago de las rdenes de Unidad de
contratacin realizar la evaluacin del proveedor. Soporte
01 (opcional)
Evaluacin de Proveedores Cuantas mayores o Iguales a 50 Interventor
SMLMV: Diligenciar el documento FCO.07 Evaluacin de Director de
Proveedores cuanta mayor o igual a 50 SMLMV, y enviar copia de Contratacin y
la evaluacin realizada a la DCIP. Proyectos de
Inversin
Direccin de
Elaborar informe semestral con los resultados obtenidos en la Contratacin y
02 evaluacin de proveedores de la Universidad. Cada vez que la Proyectos de
evaluacin vari se actualizar dicho informe. Inversin

Notificar los resultados al proveedor para que pueda identificar las Direccin de
falencias de los bienes y/o servicios ofrecidos. Esta notificacin ser Contratacin y
03 por medio de la WEB institucional en el link de Contratacin y a Proyectos de
travs de comunicacin escrita al proveedor cuando el resultado de Inversin.
la calificacin sea INCLUMPLE.

04 Solicitar recalificacin en caso de estar calificado como INCUMPLE. Proveedor

Direccin de
Evaluar la documentacin y determinar la aceptabilidad de habilitar al
Contratacin y
05 proponente para participar en nuevos procesos de contratacin.
Proyectos de
Inversin.
Direccin de
Notificar el resultado de la recalificacin al proveedor y actualizar el Contratacin y
06
informe de evaluacin de proveedores Proyectos de
Inversin
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: ICO.01

INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN, Versin: 06


EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
PROVEEDORES Pgina 13 de 13

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIN
Febrero 27 de
01 Creacin del documento
2008
Se modific el nombre del Instructivo.
Se incluye en el Numeral 4 los criterios de seleccin de proveedores a los
cuales evaluar, para las compras por cuanta menor a 50 SMLMV.
Se incluye en el Numeral 6 Paso 1 la retroalimentacin a los proveedores
por parte de los ordenadores de gasto sobre los resultados obtenidos en la
02 Abril 16 de 2008
evaluacin; y la aplicacin de la evaluacin por parte de la Direccin de
Contratacin y Proyectos de Inversin por solicitud de cualquier Unidad
Acadmico-Administrativa y viceversa.
Se incluye en el Numeral 6 Paso 3 la socializacin de los resultados de los
proveedores a las diferentes Unidades Acadmico-Administrativas.
Noviembre 24 de
03 Se modific la actividad 3 del numeral 6
2008
Se modific el objetivo y el alcance del instructivo.
Se incluyen algunas definiciones y abreviaturas.
Se incluye el numeral 4 correspondiente a la Seleccin de Proveedores.
Se divide el numeral 5 en evaluacin de proveedores cuanta menor a 50
Septiembre 17 de SMLMV y evaluacin de proveedores cuanta mayor a 50 SMLMV.
04
2009 Se incluye el numeral 6 correspondiente a la Reevaluacin de Proveedores.
Se incluye el numeral 7 correspondiente a la Recalificacin de
Proveedores.
Se sintetizan las actividades correspondientes al numeral 8 Actividades y
Procedimientos, y se incluyen las actividades 4, 5 y 6.
Se incluye en el numeral 5 la notificacin por escrito a los proveedores que
se encuentren calificados como INCLUMPLE.
Se incluye en los numerales 5.1 y 5.2 la siguiente aclaracin: Si el
promedio final de cada factor es menor a 3.0 puntos en por lo menos un
05 Abril 22 de 2010 factor de evaluacin, el proveedor obtendr una calificacin final
INCUMPLE
Se hace aclaracin sobre la evaluacin de proveedores cuanta mayor o
igual a 50 SMLMV en el numeral 5.2.
Se modifica el numeral 8 paso 3.
Se incluye en el numeral 4.1 seleccin de proveedores cuanta menor a 50
SMLMV, informacin sobre las prevenciones que debe tener el ordenador
Agosto 22 de
06 del gasto para contratar con ciertos proveedores y el uso exclusivo del
2011
Sistema de Contratacin en Lnea para los elementos contemplados en
dicho sistema.

S-ar putea să vă placă și