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ADMINISTRACION r
INDUSTRIAL
Y GENERAL
Coordinacin Control
Previsin Organizacin Mando
.1
Decimocuarta edicin
'
PRINCIPIOS DELA
ADMINISTRACION
CIENTIFICA
Dcima edicin
+
11111111 LIBRERIA "EL ATENEO" EDITORIAL
BUENOS AIRES LIMA RIO DE JANEIRO CARACAS MEXICO
BARCELONA MAORID BDGOTA
Biblioteca de Ciencias Econmicas
Serie: Administracin y Direccin
Director: Dr. Federico Frischknecht
I.S.B.N. 950-02-3540-4
IMPRESO EN LA ARGENTINA
ADMINISTRACION INDUSTRIAL
Y GENERAL
!
PRIMERA PARTE
Captulo primero
DEFINICION DE LA ADMINISTRACION
1 Funcin tcnica
r:
El nmero, la variedad y la importancia de las operaciones
tcnicas; la circunstancia de que los productos de cualquier naturale-
. za (mat.eriales, intelectuales, morales) salen generalmente de las
manos del tcnico; la enseanza casi exclusivamente tcnica de
nuestras escuelas profesionales; las ventajas acordadas a los tcni-
7'\J
coa... ; todo contribuye a dar a la funcin tcnica, y, en consecuen-
cia, a la capacidad tcnica, una importancia que redunda en detri-
mento de las otras capacidades, tan necesarias y a veces ms tiles
para la marcha y la prosperidad de las empresas.
Sin embargo, la funcin tcnica no es siempre la ms importante
de todas. Aun en las empresas industriales hay circunstancias en que
cualesquiera de las otras funciones pueden tener sobre la marcha de
la empresa una influencia mucho mayor que la de la funcin tcnica.
Es necesario recordar siempre que las seis funciones esenciales se
hallan entre s en una estrecha dependencia. La funcin tcnica, por
ejemplo, no puede subsistir sin materias primas y sin mercados para
sus productos, sin capitales, sin seguridad y sin previsin.
2 Funcin comercial /
3 Funcin financiera
5 Funcin de contabilidad /
6 Funcin administrativa
/'
Ninguna de las cinco funciones precedentes est encargada de
formular el programa general de accin de la empresa, de constituir el
cuerpo social de coordinar los esfuerzos, de armonizar los actos.
Estas operaciones no forman parte de las atribuciones de la funcin
tcnica, como tampoco de las funciones comercial, financiera, de
seguridad o de contabilidad. Ellas constituyen otra funcin, designa-
da habitualmente con el nombre de administracin, y cuyas atribu-
ciones y esfera de accin se hallan muy mal definidas.
La previsin, la organizacin, la coordinacin y el-control forman
pa e, sin lugar a dudas, de la administracin, de acuerdo con el -
concepto corriente de este trmino. J /
Es necesario incluir tambin entre ellas el mando? No es
imprescindible; podra estudirselo aparte. Sin embargo, me he
decidido a incorporarlo a la admnstracn por las siguientes razones:
1 ) El reclutamiento, la formacin del personal y la constitucin
del cuerpo social, que son funciones a cargo de la administracin,
tienen una ntima relacin con el mando.
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2) La mayor parte de los principios del mando son principios de
administracin. Administracin y mando tienen entre s una relacin
muy estrecha. Desde el nico punto de vista de la facilidad de su
estudio existe inters en agrupar estas dos clases de operaciones.
3) Este agrupamiento tiene adems la ventaja de dar origen a
una funcin muy importante, digna de atraer y mantener la atencin
del pblcc, al menos tanto como la funcin tcnica.
He adoptado, pues, la siguiente definicin:
Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.
Prever es escrutar el porvenir y confeccionar el programa de
accin.
Organizar es constituir el doble organismo, material y social, de la
empresa.
Mandar es dirigir el personal.
Coordinar es ligar, unir y armonizar todos los actos y todos los
esfuerzos.
Controlar es vigilar para que todo suceda conforme a las reglas
establecidas y a las rdenes dadas.
As comprendida, la administracin no es ni un privilegio exclusi-
vo ni una carga personal del jefe o de los dirigentes de la empresa; es
una funcin que se reparte, como las otras funciones esenciales, entre
la cabeza y los miembros del cuerpo social.
La funcin administrativa se distingue netamente de las otras
cinco funciones esenciales. Es necesario no confundirla con el
gobierno.
Gobernar es conducir la empresa hacia el fin propuesto, tratando
de obtener el mayor provecho posible de todos los recursos de que
ella dispone; es asegurar la marcha de las seis funciones esenciales.
La administracin no es sino una de las seis funciones cuya
marcha debe asegurar el gobierno. Pero ella ocupa, en la actuacin de
los altos jefes, un lugar tan grande, que puede a veces parecer que
esta actuacin es exclusivamente administrativa.
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SEGUNDA PARTE
Captulo primero
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l. La divisin del trabajo;
2. La autoridad;
3 . La disciplina;
4. La unidad de mando;
5 . La unidad de direccin;
6 .. La subordinacin de los intereses particulares al inters
general;
7 . La remuneracin;
8. La centralizacin;
9 . La jerarqua;
10. El orden;
11. La equidad;
12. La estabilidad del personal;
13. La iniciativa;
14. La unin del perso
2. Autoridad - Responsabilidad
La autoridad consiste en el derecho de mandar y en el poder de
hacerse obedecer.
Se distingue en un jefe la autoridad legal inherente a la funcin
y la autoridad personal formada de inteligencia, de saber, de
experiencia, de valor moral, de aptitud de mando, de servicios
prestados, etctera. En un buen jefe la autoridad personal es el
complemento indispensable de la autoridad legal.
No se concibe la autoridad sin la re,poriBabilidad, es decir, sin una
sancin +recompensa o penalidad- que acompaa al ejercicio del
poder. La responsabilidad es un corolario de la autoridad, su
consecuencia natural, su contrapeso indispensable. En cualquier lugar
donde se ejerza la autoridad nace una responsabilidad.
La necesidad de sancin, que tiene su fuente en el sentimiento de
justicia, es confirmada y acrecentada por la consideracin de que, en
beneficio del inters general, es menester alentar las acciones tiles e
impedir las que no tienen este carcter.
r--- 1 La sancin de los actos de la autoridad forma parte de las
< condiciones esenciales de una buena administracin. En la prctica
dicha sancin es generalmente difcil de aplicar, sobre todo en las
fgrandes empresas: es necesario- establecer primero el grado de
. responsabilidad y despus la cuanta de la sancin Pues, si es
relativamente fcil establecer la responsabilidad 'tte los actos de un
obrero y la escala de sanciones correspondientes, la tarea es ms
ardua con respecto a un capataz, y a medida que se ascienda en la
lnea jerrquica de las empresas, que las operaciones son ms
complejas, que el nmero de los agentes que intervienen es mayor,
que el resultado final es ms lejano, es cada vez ms difcil
determinar el grado de influencia del acto de autoridad inicial en el
efecto producido y establecer el grado de responsabilidad del jefe. La
medida de esta responsabilidad y su equivalencia material escapan a
todo clculo.
De ello se infiere que la sancin es una cuestin de uso,
convencional, y que el juez, al establecerla, debe tener en cuenta el
acto mismo, las circunstancias que lo rodean y la repercusin que la
sancin puede tener. El juzgamiento exige alto valbr moral, imparcia-
lidad y firmeza. Si no se cumplen todas estas condiciones es de temer
que el sentimiento de la responsabilidad desaparezca de la empresa.
La responsabilidad, valientemente ejercida y soportada, es una
fuente de respeto, es una clase de coraje muy apreciada en todas
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partes. Se tiene una prueba palpable de ello en el trato de algunos
jefes de industria, muy superior al de ciertos funcionarios del Estado
de grado equivalente, pero sin responsabilidades.
Sin embargo, la responsabilidad es generalmente tan temida como
la autoridad es codiciada. El miedo de las responsabilidades paraliza
muchas iniciativas y destruye muchas buenas cualidades.
Un buen jefe debe tener y expandir a su alrededor el coraje de las
responsabilidades.
La mejor garanta contra los abusos de autoridad y las debilida-
des de un gran jefe es el valor personal y principalmente su alto valor
moral. Es sabido que ni la eleccin ni la propiedad confieren este
valor.
3. Disciplina
4. Unidad de mando
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Los hombres no soportan la dualidad de mando.
Una prudente divisin de las atribuciones hubiera disminuido el
peligro, sin hacerlo desaparecer completamente, pues entre dos jefes
de la misma categora existe siempre alguna cuestin indivisa. Pero es
correr en busca del fracaso pretender organizar un negocio con dos
jefes colocados en un mismo pie de igualdad, sin dividir sus
atribuciones y separar sus poderes.
c) Una imperfecta delimitacin de los servicios conduce tambin
a la dualidad de-mando: dos jefes, impartiendo rdenes en una esfera
de influencia que cada uno cree que le pertenece, dan origen a la
dualidad.
d) Las continuas relaciones entre los diversos servicios, la traba-
zn natural de las funciones y las atribuciones a menudo imprecisas
crean un peligro constante de dualidad. Si un jefe sagaz no pone las
cosas en orden se producen usurpaciones de funciones que entorpe-
cen y comprometen la marcha de los negocios.
En todas las asociaciones humanas, en la industria, en el comer-
cio, en el ejrcito, en la familia, en el Estado, la dualidad de mando es
una fuente perpetua de conflictos, a veces muy graves, que reclaman
particularmente la atencin de los jefes de todas las categoras.
5. Unidad de direccin
.
6.-Subordinacin del inters particular al inters general
/
Este principio nos recuerda que en una empresa el inters de un
agente, o de un grupo de agentes, no debe prevalecer contra el inters
de la empresa; que el inters de la familia debe privar ante el de uno
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de sus miembros y que el inters del Estado debe preceder al de un
ciudadano o de un grupo de ciudadanos.
Parecera que este concepto no debiera ser recordado. Pero la
ignorancia, la ambicin, el egosmo, la pereza, las debilidades y todas
las pasiones humanas tienden a hacer perder de vista el inters general
en .provecho del inters particular. Es sta una lucha perpetua.
Dos intereses de orden diverso, pero igualmente respetables, se
contraponen; es necesario buscar la manera de conciliarlos. Es sta
una de las mayores dificultades del gobierno.
Los medios de realizar esta conciliacin son:
1 La firmeza y el buen ejemplo de los jefes.
2 Convenios tan equitativos como sea posible.
3 Una atenta vigilancia.
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3 Que no pueda conducir a excesos de remuneracin, rebasando
el lmite razonable.
Examinar sucintamente los modos de retribucin usados para
los obreros, para los jefes medianos y para los altos jefes.
Obreros
31
3. Pago por pieza
Primas
8. Centralizacin
Como la "divisin del trabajo", la centralizacin e_!_Y.lljiecho del
ordn natural; consiste en que en todo organismo, animal o so--91, las
sensaciones convergen hacia el cerebro-o la direccin y en que de sta
o aqul parten las rdenes que ponen en movimiento todas las partes-
del o ganismo.
La centralizacin no es un sistema de administracin bueno o
malo en s, pudiendo ser adoptado o abandonado segn la voluntad
de los dirigentes o la influencia de las circunstancias; pero ella existe
siempre, en mayor o menor grado. La cuestin de la centralizacin
descentra,lizacin es una simple cuestin de medida. Se trata nica-
mente de hallar el lmite favorable a la empresa.
En los pequeos negocios, en los cuales las rdenes del jefe van
directamente a los agentes inferiores, la centralizacin es absoluta. En
las empresas importantes, en que el jefe se halla separado de los
agentes inferiores por una larga escala jerrquica, las rdenes, como
tambin las correspondientes impresiones de retorno, pasan por una
serie obligada de intermediarios. Cada agente pone, voluntaria o
involuntariamente, un poco de s mismo en la trasmisin y ejecucin
de las rdenes como en la trasmisin de las impresiones recibidas,
pues no obra como un simple funcionamiento mecnico. Del carcter
del jefe, de su valor, del valor de los subordinados y tambin de las
condiciones de la empresa depende la parte de iniciativa que conviene
dejar a los intermediarios. El grado de centralizacin debe variar
segn las circunstancias. .
Debe procurarse la mejor utilizacin posible de las facultades de
todo el personal.
Si el valor del jefe, sus fuerzas, su inteligencia, su experiencia y la
rapidez de sus concepciones le permiten extender mucho su accin
personal, podr llevar muy lejos la centralizacin y reducir a sus
empleados al papel de simples agentes de ejecucin. Si por el
contrario, conservando el privilegio de dar las directivas generales,
prefiere recurrir ms a la experiencia, al criterio o a los consejos de
sus colaboradores, puede efectuar una amplia descentralizacin.
Se comprende que la medida de la centralizacin o descentraliza-
cin puede ser constantemente variable, ya que el valor absoluto y
relativo del jefe y de los agentes estn sujetos a continua trasforina-
cin. Es ste un problema que es necesario resolver segn las
circunstancias, satisfaciendo del mejor modo posible los intereses en
juego.
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9. Jerarqua
1
p
o
falta, las relaciones directas cesan y la va jerrquica queda inmediata-
mente restablecida.
Tal es el rgimen de hecho que existe en la gran mayora de los
negocios. Implica el hbito de cierta iniciativa en todos los grados de
la escala jerrquica. ,
En la pequea empresa es fcil olvidar el inters general, es decir,"
el de la propia empresa, pero el patrn est all para recordar este
inters a los que intentaran olvidarlo.
En el Estado el inters general es una cosa tan compleja, tan
vasta, tan lejana, que no es fcil formarse de l una idea precisa; y el
patrn es una especie de mito para la casi totalidad de los funciona-
rios. Si no es sin cesar reavivado por la autoridad superior, -
sentimiento del inters general. se esfuma, se debilita y cada servidd
tiende a considerarse como teniendo en s mismo su propsito y su
fin; olvida que no es ms que el funcionamiento de una gran mquina =:;
.
e
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el . temor de las responsabilidades. Y o creo que reside en la insuficien-
te capacidad administrativa de los dirigentes.
Si el jefe supremo A exigiera de sus colaboradores B y L el
empleo del camino directo y obligara a stos a imponerlo a sus
subordinados C y M, el hbito y el coraje de las responsabilidades se
establecera simultneamente con el uso del camino ms corto.
Es una falta apartarse de la va jerrquica sin necesidad; es una
falta mucho mayor seguir dicha va cuando de ello resulte un
perjuicio para la empresa. Esta ltima situacin puede adquirir
extrema gravedad en determinadas circunstancias. Cuando un agente
se halla en la obligacin de elegir entre los dos procedimientos y no le
es posible solicitar la opinin a su jefe, debe tener el coraje necesario
y sentirse con la suficiente libertad de accin para adoptar aquel que
el inters general exija. Pero para que se halle en este estado de
espritu es necesario que haya sido influido de antemano en este
sentido y que sus jefes le hayan dado el ejemplo. Este debe venir de
arriba.
10. Orden
Orden material
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tiempo, posibilidades de errores ... ; no estaba cada cosa en su lugar.
Podra suceder, por el contrario, que un desorden aparente
correspondiese a un orden real. Sera el caso de papeles esparcidos
segn la voluntad del dueo y que un servidor bien intencionado,
pero incompetente, dispusiera en otra forma y arreglara en pilas bien
alineadas. El dueo no los reconocera inmediatamente y tardara
mucho ms tiempo en hallar el que necesitara.
El orden perfecto implica un lugar juiciosamente elegido; el
orden aparente no es sino una imagen falsa o imperfecta del orden
retl
La limpieza es un corolario del orden. En ningn lugar debe
existir suciedad.
Un cuadro grfico que represente el conjunto de los inmuebles,
dividido en tantas secciones como agentes responsables haya, facilita
mucho el establecimiento y el control del orden.
Orden social
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talento, mucha voluntad y ms perseverancia que la que exige
actualmente la inestabilidad ministerial para hacer desaparecer los
abusos y restablecer el orden.
La frmula de orden: "Un lugar para cada persona y cada
persona en su lugar" adquiere una amplitud extraordinaria si se la
aplica al Estado. Es la responsabilidad de la Nacin frente a todos y a
cada uno, es el porvenir de cada uno previsto, es la solidaridad, es la
cuestin social toda entera. No me detengo por ms tiempo ante esta
confusa extensin del principio del orden.
En los negocios privados y principalmente en las empresas de
dbil envergadura es ms fcil disponer el reclutamiento de acuerdo
con las necesidades.
Lo mismo que para el orden material, un cuadro grfico o un
esquema facilita mucho el establecimiento y el control del orden
social. Aqul representa el conjunto del personal y todos los servicios
de la empresa con sus titulares. El cuadro grfico o esquema de que
hablamos ser tratado en el captulo referente a la organizacin.
11. Equidad
13. Iniciativa
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)
mantener la iniciativa de todos, dentro de los lmites impuestos por
el respeto a la autoridad y a la disciplina. El jefe debe tener la
suficiente altura moral para hacer algunos sacrificios de amor propio,
dando a sus subordinados satisfaccones de esta naturaleza.
En fin, en igualdad de circunstancias, un jefe que sabe inspirar la
iniciativa entre su personal es infinitamente superior a otro que no
l&be hacerlo.
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comprobadas. Es ste el cdigo que representa a cada instante el
conjunto de esas verdades.
Es posible asombrarse, de primera intencin, de que los princi-
pios de la moral eterna, las leyes del declogo, los mandamientos de
la Iglesia ... no sean para el administrador una gua suficiente; que
tenga necesidad de un cdigo especial. Es fcilmente explicable: las
leyes superiores de orden moral o religioso solo tienen generalmente
en vista al individuo o a los intereses extraterrenos; luego, los
principios de administracin tienen en cuenta generalmente el xito
de las asociaciones y la satisfaccin de los intereses econmicos.
Siendo distinto el propsito no es extrao que los medios no sean
iguales. No existe all identidad, pero tampoco contradiccin.
Sin principios se vive en la oscuridad, en el caos; sin experiencia y
sin mesura se presentan muchas dificultades, aun con los mejores
principios. El principio es el faro que permite orientarse: solo puede
ser til a los que conocen el camino del puerto.
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