Sunteți pe pagina 1din 104

2.

Calcul tabelar
2.1. Consolidarea noiunilor de baz n calcul tabelar

2.1.1. Elemente de baz n calculul tabelar

Pentru nceput, trebuie definite cteva noiuni fundamentale: registru, foaie de lucru,
linie, coloan, celul.
 Registru (workbook)
Fiierul de lucru pentru Excel este denumit registru (workbook, n limba englez).
Rolul unui registru este de a permite stocarea i prelucrarea datelor. Imaginea acestuia pe
suportul de stocare permanenet (hard disk, dischet etc) este un fiier cu nume dat de
utilizator i extensia .xlsx. Dei nu este documentul primar (elementar) n Excel, un registru
este entitatea cea mai mic care poate fi stocat separat pe un suport permananent. Un registru
este format din una sau mai multe foi de lucru.

 Foaie de lucru (n limba englez - worksheet)


O foaie de lucru (worksheet sau spreadsheet, n limba englez) este documentul
elementar utilizat n Excel pentru stocare i prelucrarea datelor. ntr-o foaie de lucru se pot
introduce i modifica date, se pot realiza calcule i analize asupra acestora, se pot insera
grafice construite pe baza datelor i imagini.
O foaie de calcul (lucru) nu poate apare n afara unui registru. Un registru poate
conine mai multe foi. Datele pot fi organizate n foi de lucru separate, care pot fi stocate
mpreun n acelai registru, dac sunt relaionate din punct de vedere al coninutului.
 Linii, coloane, celule

figura 2-1. Celula spaiul de editare n Excel

99
Datele aflate ntr-o foaie de lucru sunt organizate asemntor cu un tabel, n linii
(rows, n limba englez) i coloane (columns, n limba englez). Intersecia unei linii cu o
coloan determin o zon dreptunghiular denumit celul (cell, n limba englez). Aa cum
putei observa n figura 2-1 intersecia coloanei B cu linia 3 determin celula B3. O celul este
cel mai mic spaiu de editare (introducere i modificare date) n Excel. Nu se poate scrie nimic
n afara unei celule. O celul poate conine valori alfanumerice (text), numere, date
calendaristice .a. n celule pot fi scrise formule de calcul avnd ca operatori (parametri)
valori din alte celule, valoare afiat fiind rezultatul evalurii formulei. Lucrul cu formule este
unul dintre cele mai puternice faciliti ale programelor de calcul tabelar, aa cum este i
Excel.

2.1.2. Manipularea registrelor/foilor de calcul


Avnd n vedere c aceste elemente au fost abordate la nivel nceptor, se vor rezolva
scurte exerciii relative la:
deschiderea i nchiderea unui registru de calcul;
modificarea datelor n foile de calcul;
salvarea registrelor de calcul;
deschiderea simultan a mai multor regitri de calcul.

2.1.3. Tipuri de date utilizate n calculul tabelar


Specificarea tipului de date se face pe baza coninutului fiei Number din cutia de
dialog Format Cells (figura 2-2).

figura 2-2. Fia Number din cutia de dialog Format Cells

Se poate observa c n partea stng a ferestrei exist o serie de categorii, la selecia


fiecreia dintre acestea fiind afiate opiuni specifice. Dintre categoriile i opiunile cele mai
utilizate pot fi menionate:

100
tabelul 2-1. Tipuri de date
Categorie Descriere
General - informaia este afiat potrivit formatului implicit, Excel
stabilind tipul cel mai probabil de dat
Numr - se fixeaz numrul de zecimale n Numr zecimale, prezena
separatorilor grupelor de trei cifre n Utilizare Separator mii i se
alege forma numerelor negative
Procentaj - acest format nmulete coninutul celulei cu 100 i adaug
simbolul de procent. De exemplu, 0.1 arat cu acest format 10%.
Este de reinut c numrul iniial este sub form zecimal
Fracie - permite operarea cu numere scrise sub form de fracii ordinale
(2/5, 12 3/4 etc.). Formatul dorit se alege dintr-o list disponibil.
O constant se poate introduce direct sub aceast form dac se
tasteaz partea ntreag, un spaiu i partea fracionar, 2 1/2.
Pentru a nu fi identificat implicit o dat calendaristic, partea
ntreag se trece chiar dac este nul, deci 0 3/4.
Stiinific - permite scrierea numerelor cu utilizarea notaiei tiinifice: 1e+3
este 1000 etc
Simbol monetar - este un format specific datelor financiare. Pe lng stabilirea
numrului de zecimale i a formei numerelor negative, se poate
stabili simbolul monetar care este ataat valorii numerice. n lista
derulant Simbol se poate selecta practic orice simbol monetar.
Contabil - este un format similar celui precedent, dar se realizeaz o aliniere
vertical la punctul zecimal a sumelor nscrise
Dat - permite alegerea unui format pentru o dat calendaristic. Lista
Type din dreapta ofer o imagine a opiunilor disponibile. Se
observ existena tipurilor mixte (date + timp).
Timp - permite stabilirea unor formate pentru date orare.
Text - stabilete formatul de text pentru informaia din celul.
Special - permite introducerea informaiilor n conformitate cu unele
formate, gen cod potal, numr de telefon, cod numeric personal
etc.
Particularizat - permite particularizarea modului de afiare a informaiei. A se
vedea seciunea Creai un format de numr particularizat din Help

2.1.4. Operaii de baz n calcului tabelar


Operaiile de baz n calculul tabelar sunt:

Inserarea de date
Selectarea datelor
Copiere
Mutare
Cutare i nlocuire
Manipularea rndurilor i coloanelor
Sortarea articolelor
Filtrarea articolelor

Deoarece aceste operaii operaii au fost tratate la nivel nceptor, se vor evidenia
doar prima i ultimele dou. Pentru celelalte se vor rezolva scurte exerciii.

101
2.1.4.1. Introducerea datelor
Pentru a introduce date ntr-un document trebuie s v poziionai pe o celul i s
tastai infomaia dorit. Vei observa c valorile de tip text sunt aliniate n mod automat n
stnga celulei (ca n figura 2-3), iar valorile numerice sunt aliniate n mod automat n dreapta
celulei. Acest fapt este foarte important, deoarece v ofer posibilitatea de a verifica daca s-au
introdus corect valorile numerice. Valoarea numeric nu este tastat corect dac este aliniat
n stnga celulei. Tastarea greit a valorilor numerice va duce ulterior la erori n formule.

figura 2-3. Alinierea datelor n Excel

Pentru ca Excel s lucreze cu datele este necesar ca, mai nti, acestea s fie introduse
n foaia de calcul. Fr numere sau cuvinte, Excel nu este nimic altceva dect o gril goal. n
foile de lucru datele se introduc uor i ntr-o varietate de moduri. Ele pot fi doar tastate sau
pot fi decupate i lipite dintr-o celul n alta, pot fi glisate sau se pot insera tot felul de date i
obiecte din alte programe. Exist mai multe tipuri de date recunoscute de Excel: text, numere,
date calendaristice, ore, valori logice, formule, funcii.
Excel-ul recunoate de fapt n foaia de calcul dou tipuri de informaii: valori i
formule. Preluarea acestora se va face n felul urmtor:
 indiferent ce tip de informaie se introduce n celul, aceasta poate fi vizualizat
instantaneu pe bara de formule
 valorile vor fi afiate i n cadrul celulei, pe cnd formulele de calcul nu se vd n
celule, ci doar rezultatul acestora.
nainte de a introduce formule n foaia de calcul se ncepe, evident, cu introducerea
valorilor de prelucrat. n acest capitol se vor prezenta numai valorile introduse n foaie,
formulele fiind prezentate ntr-un capitol aparte.
Excel accept urmtoarele tipuri de valori (prezentate i n figura 2-4. ):
 text o combinaie de litere, cifre i caractere;
 numere sunt alctuite din cifre i caractere speciale:
 + sau pentru semnul numrului;
 . este separatorul implicit pentru desprirea n clase;
 , este marca zecimal implicit ;
 / ca simbol pentru fracie;
 lei ca simbol monetar;
 % ca simbol procentual.
 date calendaristice i mrci de timp. Datele calendaristice i orele pot fi introduse
ntr-o serie de formate (01/01/2009, 17:50, 9:49 AM etc.).
 tipul logic are valorile adevrat (TRUE) i fals (FALSE) i rezult din formulele
care conin funcii logice sau inecuaii.
 tipul eroare apare n cazul imposibilitii Excel -ului de a evalua o formul:
 ######## - afiare imposibil ;
 #DIV/0 mprire la 0;
 #N/A valoare lips;
 #REF! valoare invalid;
 #VALUE valoare incorect etc.

102
figura 2-4. Tipuri de valori acceptate de Excel

Reguli privind introducerea i afiarea datelor


Introducerea datelor prin tastare se face direct n celul, dup care se apas tasta Enter
sau se execut clic pe butonul Enter de pe bara de formule. Dac n locul numrului apare
##### nseamn c numrul introdus este prea lung i deci trebuie lrgit coloana pentru ca el
s poat fi afiat. Ct timp intrarea n celul nu este finalizat (lucru subliniat de un cursor
intermitent n interiorul celulei sau n bara de formule), multe din comenzile Excel nu pot fi
executate. Dac v zgndii n privina unei intrri nainte de a o finaliza apsai tasta ESC.

2.1.4.2. Sortarea articolelor


Sortarea este operaia de ordonare fizic a nregistrrilor dintr-o list dup anumite
criterii. Operaia are loc fr rescrierea datelor, adic lista ordonat ramne n domeniul de
celule n care a fost lista original. Criteriul de sortare se numete cheie. Cheia de sortare este
ntotdeauna un cmp al listei. Ordonarea fizic a nregistrarilor se poate face cresctor sau
descresctor, dupa valorile cmpului cheie.
Excel permite sortarea listelor pe unul, dou sau trei nivele adic, pe lnga cheia
primar, se pot preciza nca dou chei de sortare. Sensul acestora este urmtorul: la valori
egale ale cheii primare, ordinea nregistrrilor este determinat de valoarea celui de al doilea
cmp cheie; la valori egale ale primelor dou cmpuri de sortare, ordinea nregistrrilor este
determinat de valoarea celui de al treilea cmp cheie de sortare.
Modalitile de lucru pentru sortarea unei liste sunt:
 sortarea rapid:
- se activeaz oricare celul din cmpul cheie,
- se acioneaz unul din butoanele de sortare rapid (acestea se pot accesa din
meniul Data, seciunea Sort&Filter aa cum este prezentat n figura 2-5):

Butoane de
sortare rapid

figura 2-5. Accesarea butoanelor de sortare rapid

figura 2-6. Sortarea cu ajutorul butoanelor de sortare rapid


103
 sortarea dup mai multe criterii:
- se selecteaz lista (clic pe o celul a listei) sau numai o zon a acesteia,
- se alege din meniul Data, seciunea Sort&Filter, opiunea Sort... pentru
deschiderea dialogului de sortare (prezentat n figura 2-7) :

figura 2-7. Opiuni de sortare n Excel

- se precizeaz interactiv cheia primar (SortBy) i, dac este cazul, cheile


secundare de sortare (ThenBy),
- se precizeaz ordinea de sortare (A to Z alfabetic sau Z to A invers
alfabetic) pentru fiecare cheie n parte, se precizeaz daca primul rnd selectat
trebuie considerat cap de tabel sau o nregistrare obinuit (prin bifarea sau nu
a opiunii My Data has Headers),
- cu ajutorul butonului Options se deschide o nou caseta de dialog prin care se
va preciza dac, la cmpurile de tip caracter, trebuie s se faca diferenierea
ntre litere mici i majuscule (CaseSensitive); de asemenea se poate impune
interpretarea listei ca o baz de date scris orizontal.

Observaii:
a. sortarea rapid se face totdeauna dup o cheie primar fr a permite controlul
cheilor secundare de sortare. La valori egale ale cheii primare, ordinea este
determinat de ordinea fizic a nregistrarilor din lista original.
b. sortarea rapid se aplic ntregii liste.
c. implicit, la cmpurile cheie de tip ir de caractere, nu se face deosebirea ntre
literele mici i majusculele corespunztoare; pentru difereniere se activeaz
controlul corespunztor din dialogul Options...
d. pentru a pstra neschimbate anumite coloane (de ex. numerotarea nregistrarilor),
nainte de activarea opiunii Data\Sort se va selecta explicit din list numai
domeniul care conine datele de sortat. Implicit, se va ordona ntreaga nregistrare.

2.1.4.3. Filtrarea automat


Filtrarea implementeaz o modalitate logic de organizare a nregistrarilor dintr-o
list, fr s aiba loc modificri fizice ale listei. Filtrarea const din vizualizarea nregistrarilor
care ndeplinesc anumite condiii, celelalte nregistrri fiind ascunse utilizatorului. Cheia de
filtrare poate fi o expresie Excel corect, avnd ca argumente unul sau mai multe cmpuri.
Filtrarea primar a listelor, numit i filtrare automat sau Autofilter, se realizeaz
astfel:
 se selecteaz lista (se activeaz oricare celul din list) ;
 se activeaz opiunea Filter din meniul Data, seciunea Sort&Filter (aa cum este
prezentat n figura 4-4) :

104
figura 2-8. Accesarea opiunii Filter

Mediul Excel transform numele fiecarui cmp ntr-o list derulant coninnd valorile
discrete ale datelor din cmpul respectiv (ca n figura 2-9).

figura 2-9. Modaliti de filtrare a datelor

 pentru fiecare cmp n parte, se precizeaz interactiv condiiile de filtrare, printr-una din
urmtoarele metode:
 se alege o valoare din lista derulant i astfel vor fi afiate doar acele date ce conin
informaia aleas (ca n figura 2-10),

105
figura 2-10. Rezultatele filtrrii datelor

 opiunea Custom Filters din meniul Text Filters; n caseta de dialog se


completeaz interactiv condiiile complexe impuse pentru cmpul respectiv
(operatorul trebuie ales din lista derulant, iar operanzii se aleg sau se scriu
explicit). Pentru cmpurile de tip ir de caractere se poate folosi caracterul global "
* ". Se pot impune cel mult dou condiii logice pentru fiecare cmp; acestora li se
aplic operatorul logic AND (ambele condiii adevrate simultan) sau OR (cel
puin una dintre condiii trebuie s fie ndeplinit).
 opiunea Select All, pentru a ndeprta toate condiiile impuse cmpului respectiv.
 revenirea la vizualizarea ntregii liste se realizeaz alegnd opiunea Select All
pentru fiecare cmp al listei.
 ncheierea operaiei de filtrare i vizualizarea necondiionat a ntregii liste se
realizeaz prin ndeprtarea listelor derulante corespunztoare tuturor cmpurilor
cu ajutorul opiunii Data\Filter.

2.1.5. Formatarea foilor de lucru i a celulelor


Formatarea unei foi de calcul presupune dimensionarea celulelor, stabilirea fontului i
stilului, formatarea numerelor, alinierea sau utilizarea de chenare i culori, elemente
prezentate n figura 2-11.

figura 2-11. Modaliti de formatare a foilor de lucru

 dimensionarea celulelor
Coloanele i rndurile pot fi redimensionate dac se deplaseaz linia de demarcaie
dintre dou denumiri de rnduri sau coloane. Pentru ca datele lungi din celule s se
potriveasc, coloanele i rndurile pot fi redimensionate dac se face dublu click pe marginea
capului de rnd sau de coloan.
 font, dimensiune, stil
Fontul, dimensiunea, stilul sau culoarea datelor selectate din celule pot fi modificate
utiliznd opiunile din seciunea Font a panglicii de butoane.
 formatarea numerelor

106
Se pot utiliza diferite formate pentru numere prin selectarea butonului din seciunea
Number a panglicii de butoane ce afieaz iniial opiunea General. Alte tipuri de numere pot
fi utilizate dac se selecteaz butonul de accesare a seciunii Number din panglica de butoane.
 aliniere
Pentru a alinia datele din celule se utilizeaz butoanele din seciunea Alignment.
 chenare, culori i modele
Pentru aplicarea de chenare unor celule selectate se acceseaz seciunea Alignment i
se utilizeaz opiunile din meniul Borders. Tot din acest meniuse poate selecta meniul Fill
pentru a aplica diferite culori unor celule.

2.1.6. Formatarea grupurilor de celule


Pentru a fi formatate grupuri de celule, este necesar selcia acestora. Selecia se poate
face n mai multe moduri :
Dac celulele/rndurile/coloanele sunt alturate, se utilizeaz mouse-ul;
Dac celulele/rndurile/coloanele sunt disparate se utilizeaz mouse-ul i tasta Ctrl
apsat.

Dup realizarea seleciei corespunztoare se starteaz procedura de formatare.

2.1.7. Formatarea documentului


Formatarea documentului se realizeaz prin apelarea comenzilor din grupul Page
Setup, tab-ul Page Layout (figura 2-12).

figura 2-12. Grupul Page Setup, tab-ul Page Layout

2.1.7.1. Modificarea setrilor marginilor documentului


Modificarea marginilor documentului se realizeaz fcnd appel la comanda Margins
din tab-ul Page Layout (figura 2-13). Marginile pot fi implicite (stnga) sau pot fi setate de
utilizator prin opiunea Custom Margins (dreapta).

107
figura 2-13. Setarea marginilor unui document

2.1.7.2. Setarea repetabilitii etichetelor de rnd i coloan


In situaia n care tabelul se ntinde pe mai multe pagini, este de preferat ca etichetele
de rnd sau coloan s se repete pe fiecare pagin, pentru o mai bun nelegere a datelor.
Rndurile sau coloanele care se repet se vor specifica n locaiile (figura 2-14):
Rows to repeat at top;
Columns to repeat at left.

figura 2-14. Setarea repetabilitii etichetelor de rnd i coloan

2.1.7.3. Orientarea documentului


Orientarea documentului se realizeaz n conformitate cu figura 2-15.

108
figura 2-15. Setarea orientrii paginii

2.1.8. Tiprirea la imprimant


2.1.8.1. Tiprirea unei foi de calcul
Microsoft Excel ofer o mulime de metode de tiprire a datelor din foaia de calcul, n
funcie de cerine. Pentru a fi siguri nainte de tiprire c raportul va arta exact aa cum s-a
dorit, Microsoft Excel ofer trei modaliti de a vedea i de a stabili aranjarea optim n
pagin a raportului care urmeaz a fi tiprit. Opiunile disponibile din meniul View, grupul
Workbook View sunt:
Normal view (Vedere normal) - este vederea implicit i se utilizeaz de obicei
pentru afiarea pe ecran a datelor i pentru lucru.
Page Layout View (Vedere aspect pagin) - arat fiecare pagin, aa cum va fi
tiprit. Acest mod de vizualizare se folosete pentru a vedea exact coninutul
fiecrei pagini mpreun cu anteturi i subsoluri.
Page break preview - ilustreaz modul n care va fi mprit foaia de calcul n
pagini n momentul imprimrii documentului.

S presupunem c avem de tiprit documentul realizat n capitolul 5 (Decont de


plata.xlsx). Iniializarea imprimrii (figura 2-16) se poate realiza prin urmtoarele metode:
Se execut clic pe Microsoft Office Button , apoi din meniul Print se alege
opiunea Print
Se utilizeaz combinaia de taste Ctrl + P
Se execut clic pe Microsoft Office Button , apoi din meniul Print se alege
opiunea Print Preview pentru o ultim vizualizare a documentului naintea
imprimrii. Din grupul Print se execut clic pe opiunea Print i apare caseta de
dialog ilustrat n figura 2-16, aceeai ca n cazurile anterioare.

109
figura 2-16. Cutia de dialog Print

Aici se vor stabili parametri pentru imprimare dup cum urmeaz (figura 2-16):
Din seciunea Printer se va alege imprimanta la care se trimit datele spre
imprimare. Dac nu sunt imprimante instalate n sistem, se impune instalarea
imprimantei dorite.
Din seciunea Print range se poate selecta imprimarea tuturor paginilor generate de
foaia de lucru curent (butonul de opiune All) sau a unui set de pagini delimitat de
numerele specificate n casetele From: i To:.
Din seciunea Print what se poate selecta unul din urmtoarele butoane radio:
o Selection pentru tiprirea doar a unei zone selectate sau a unei regiuni marcat de
utilizator ca fiind zon de tiprit.
o Active sheet(s) pentru tiprirea foii de calcul active sau a foilor de calcul curent
selectate.
o Entire workbook pentru tiprirea ntregului registru de lucru..
Din seciunea Copies se va stabili numrul de copii dorite. Dac se dorete un
numr mai mare de copii, i ceea ce urmeaz a fi tiprit are mai multe pagini, se
poate stabili ordinea de tiprire (se va tipri pagina 1 de cte ori a fost specificat,
apoi pagina 2 .a.m.d. sau se va tipri un exemplar complet, apoi urmtorul etc.)
prin marcarea sau demarcarea casetei de validare Collate.

Selectarea butonului OK va determina trimiterea efectiv a datelor spre imprimare.


Selectarea butonului Preview va determina afiarea documentului pentru o ultim
vizualizare naintea imprimrii, cu posibilitatea modificrii setrilor de imprimare.

2.1.8.2. Definirea unei zone de tiprit


Pentru o zon de date care se tiprete n mod frecvent se poate defini o zon de
tiprit, care reprezint o regiune a foii de calcul care va fi tiprit n mod automat la lansarea
n execuie a opiunii de imprimare.
Pentru a defini o zon de tiprit, se selecteaz grupul de celule dorit, apoi din meniul
Page Layout, grupul Page Setup, se selecteaz opiunea Print Area, iar din meniul derulant
afiat se execut clic pe opiunea Set Print Area. Pentru stabilirea mai multor zone de tiprit

110
ntr-o foaie de calcul se ine apsat tasta Ctrl n timpul seleciei zonelor, sau se adaug pe
rnd selectnd zona dorit apoi din meniul derulant opiunea Add To Print Area.

2.1.8.3. Stabilirea titlului pentru tiprire


Pentru a stabili titluri pentru tiprire, astfel nct indiferent unde se gsesc salturile la
pagin nou, etichetele coloanelor s fie tiprite pe fiecare pagin, trebuie urmai paii
specificai mai jos:
1. Din meniul Page Layout, grupul Page Setup, se alege opiunea Print Titles.
2. n caseta de dialog care apare (figura 2-17), n zona Print titles se execut clic n
caseta Rows to repeat at top (linii care se repet la nceputul fiecrei pagini) i
apoi se execut clic pe o celul din linia n care se gsesc etichetele coloanelor. Ca
urmare, adresa liniei este introdus n caset.
3. Se execut clic pe OK, i la o previzualizare a paginii , se poate observa c
etichetele coloanelor apar pe fiecare pagin.

2.1.8.4. Schimbarea ordinii de tiprire


n cazul n care foaia de calcul are foarte multe coloane i multe nregistrri introduse,
se pot alege 2 moduri de tiprire a paginilor: Down, Then Over (n jos, apoi spre dreapta)
sau Over, Then Down (Spre dreapta, apoi n jos). Pentru a schimba modul de tiprire, n
cutia de dialog din figura 2-17, la seciunea Page order, se selecteaz unul din cele 2 butoane
radio corespunztoare.

figura 2-17. Cutia de dialog Page Setup, seciunea Sheet

2.1.8.5. Tiprirea unei foi de calcul pe un anumit numr de pagini


Cnd este necesar condensarea foii de calcul tiprite, astfel nct s se ncadreze n
limea foii i ntr-un numr fix de pagini se alege din meniul Page Layout, grupul Page
111
Setup, afiarea cutiei de dialog Page Setup, seciunea Page (figura 2-18). n zona Scaling, se
execut clic pe butonul de opiune Fit To i se specific n casetele text:
Numrul de pagini n care trebuie s se ncadreze toate liniile cu date ale zonei
selectate.
Limea n care trebuie s se ncadreze toate coloanele cu date ale zonei selectate,
specificat ca i numr de pagini.

figura 2-18. Cutia de dialog Page Setup, seciunea Page

2.1.8.6. Tiprirea diagramelor


Previzualizarea i tiprirea diagramelor se desfoar la fel ca pentru foile de calcul.
Graficul i foaia de calcul pot fi tiprite mpreun sau separat.
Pentru tiprirea unei diagrame fr foaia de calcul asociat se execut urmtorii pai:
1. Se execut clic pe diagram (dac diagrama este situat ntr-o foaie de lucru
separat se va selecta aceast foaie).
2. Se execut clic pe butonul Microsoft Office i apoi pe opiunea Print. Implicit, n
seciunea Print what este bifat opiunea Selected Chart.
3. Se execut clic pe butonul OK.

Se observ n acest caz c proporiile diagramei s-au modificat, astfel nct diagrama
tiprit nu este scalat (raportul dintre nlime i lime s-a modificat) la fel ca diagrama
creat n foaia de calcul. Este scalat astfel nct s ocupe ntreaga pagin.
n comparaie cu versiunile anterioare, Excel 2007 nu permite scalarea diagramelor
nainte de imprimare. n schimb zona Chart Area a diagramei poate fi deplasat i
dimensionat astfel nct graficul s fie reprezentat la dimensiunile dorite.

112
2.2. Lucrul cu formule i funcii

2.2.1. Autocompletarea celulelor. Serii.


Excel ofer cteva modaliti de a economisi timp la introducerea datelor. Se pot
utiliza funciile de completare automat - AutoComplete, de umplere automat Fill sau este
posibil crearea propriilor completri particularizate.
Completarea automat este de un real ajutor la operaiile de introducere a datelor
repetitive. Atunci cnd avei date care se repet ntr-o foaie de lucru trebuie s le introducei o
singur dat. Dup ce ai repetat cteva litere din aceeai secven de intrare, funcia
AutoComplete termin secvena n locul dumneavoastr. Se va aciona tasta Enter pentru
completarea automat a introducerii sau se va continua tastarea pentru a o ignora.
Umplerea automat simpl permite completarea automat a unui grup de celule
adiacente unei celule iniiale. De exemplu, dac se dorete crearea unei zone de celule care s
conin toate acelai numr sau cuvnt, se va introduce data n prima celul, se va muta
cursorul n colul din dreapta jos al celulei, se va muta cursorul pn ce se va transforma ntr-
un cursor de umplere (o cruce neagr) i apoi se face clic i se gliseaz prin zona de celule
n care se dorete s se fac copierea (figura 2-19)

figura 2-19. Umplerea automat simpl

Programul Excel este capabil s recunoasc modele numerice simple. De exemplu


vrei s introducei o serie numeric de tipul 10, 20, 30 .a.m.d. n loc de a introduce 10, 20,
30, 40 .a.m.d. creai un model de dou numere ca exemplu i utilizai apoi ghidajul de
umplere pentru completarea listei.
n Excel se pot crea urmtoarele tipuri de serii:
 serii de zile, sptmni sau luni;
 serii de trimester;

Exemple:
 serii liniare valorile sunt incrementate sau decrementate cu o valoare constant
(figura 2-20);

figura 2-20. Exemplu de serie liniar

113
 serii de cretere seriile se obin prin nmulirea valorilor cu un factor constant (figura
2-21);

figura 2-21. Exemplu de serie de cretere

 serii de tip AutoFill se creeaz serii inteligente de valori (figura 2-22);

figura 2-22. Exemplu de serie inteligent

Pentru introducerea unei astfel de serii inteligente n foaia de calcul exist dou
metode de lucru:
a) folosirea reperului de manevrare din chenarul unei selecii:
 Introducei primul numr sau prima dat calendaristic n prima celul din domeniu.
 ntr-o celul adiacent scriei urmtorul numr sau dat.
 Selectai cele dou celule i poziionai cu atenie indicatorul mouse-ului pe reperul de
manevrare (ptratul foarte mic din colul din dreapta jos al chenarului care cuprinde
cele dou celule).
 Tragei reperul de manevrare pentru a extinde secvena.
 Eliberai butonul mouse-ului atunci cnd secvena este complet.
b) folosirea subcomenzii Series a comenzii Fill din seciunea Editing a Ribbon-ului (n
acest caz se introduce prima valoare din serie i apoi se selecteaz domeniul n care se
dorete umplerea cu seria de valori).
 Se selecteaz celula a crei valoare se va copia.
 Se marcheaz domeniul care va avea aceeai valoare.
 Se selecteaz comanda Fill din seciunea Editing.
 Se selecteaz direcia de umplere.

2.2.2. Utilizarea listelor personalizate pentru accelerarea introducerii datelor


n cazul introducerii unor date calendaristice, serii liniare sau cresctoare de numere se
procedeaz n mod similar. n schimb, dac introducei cuvntul Medicin i tragei marcajul
de umplere, Medicin se va repeta n tot domeniul. Acest lucru se ntmpl pentru c AutoFill
recunoate doar anumite cuvinte. Putei aduga o nou list fie prin tastare efectiv sau prin
import dup ce au fost selectate celulele din care se dorete extragerea componentelor listei.
i n acest caz vorbim de umplere automat particularizat.

114
Pentru crearea de noi serii se procedeaz astfel:
 Se selecteaz comanda Excel Options din meniul corespunztor butonului Office.
Apare apoi caseta tipic de dialog;
 Se selecteaz opiunea Edit Cusomt Lists din meniul Popular;
 Se face clic pe butonul Add. Apare cursorul de inserie n zona List entries din dreapta
ferestrei;
 Se tasteaz valorile noii serii. Nu uitai s introducei Enter dup fiecare valoare;
 Se face clic pe butonul OK.

2.2.3. Formatarea condiionat a celulelor


2.2.3.1. Crearea regulilor de formatare condiionat

Formatarea condiional ofer rspunsuri la o serie de ntrebri uurnd evidenierea

celulelor interesante sau a zonelor de celule, punerea accentului pe valori neobinuite i

vizualizarea datelor utiliznd bare de date, scale de culori i seturi de pictograme. Un format

condiional modific aspectul unei zone de celule pe baza unei condiii (sau criteriu). n cazul

n care condiia este adevrat, zona de celule este formatat pe baza acelei condiii; n cazul

n care condiia este fals, zona de celule nu este formatat pe baza acelei condiii.

115
2.2.3.2. Formatarea tuturor celulelor utiliznd o scal n dou culori

Scalele n culori sunt ghizi vizuali care ajut la nelegerea distribuiei i variaiei

datelor. O scal de dou culori permite compararea unei zone de celule utiliznd o gradaie de

dou culori. Umbra culorii reprezint valori mai mari sau mai mici. De exemplu, ntr-o scal

care conine culorile verde i rou, avei posibilitatea s specificai c celulele cu valori mai

mari au o culoare mai verde iar cele cu valori mai mici au o culoare mai roie.

Formatare rapid
1. Se selecteaz o zon de celule sau se asigur c celula activ este ntr-un tabel sau ntr-
un raport PivotTable;
2. n fila Home, n grupul Styles, se face clic pe sgeata de lng Conditional formatting,
apoi pe Color scales (figura 2-23).

3. Selectai o scal din dou culori.

figura 2-23. Selectarea unei scale din dou culori

116
Se va ine cursorul peste pictogramele scalelor de culori pentru a vedea care dintre ele
este o scal de dou culori. Culoarea de sus reprezint valorile mai mari iar culoarea de jos
reprezint valorile mai mici.

Formatare complex
1. Se selecteaz o zon de celule sau se asigur c celula activ se afl ntr-un tabel sau
ntr-un raport PivotTable;
2. n fila Home, n grupul Styles, se face clic pe sgeata de lng Conditional formatting,

apoi pe Manage rules. Se afieaz caseta de dialog Conditional formatting Rules

Manager.

3. Variante disponibile:

Pentru a aduga o formatare condiional, se face clic pe New Rule. Se afieaz

caseta de dialog New Formatting Rule.

figura 2-24. Caseta de dialog New Formatting Rule

4. Sub Select a Rule Type, se face clic pe Format all cells based on their values.

117
5. Sub Edit the Rule Description, n caseta list Format Style, selectai 2-Color scale;

6. Selectai un Type pentru Minimum i Maximum. Efectuai una din urmtoarele:

Formatarea celor mai mici i a celor mai mari valori

Selectai Lowest value i Highest value (figura 2-25).

figura 2-25. Alegerea tipului de valoare

n acest caz, nu introducei o valoare pentru Minimum i Maximum.

Formatarea unei valori de numr, dat sau or: se selecteaz Number, apoi se introduc

valori pentru Minimum i Maximum;

118
Formatarea unui procentaj: selectai Percent, apoi introducei o valoare pentru

Minimum i Maximum. Valorile valide sunt ntre 0 i 100. Nu introducei semnul

procent. Utilizai semnul procent atunci cnd dorii s vizualizai toate valorile

proporional din cauz c distribuia valorilor este proporional. Nu este posibil

utilizarea unei valori procentuale dac zona de celule conine mai mult de 8.191

puncte de date.

Formatarea unui procentaj: selectai Percent, apoi introducei o valoare pentru

Minimum i Maximum. Valorile procentuale valide sunt ntre 0 i 100.

Utilizai un procentaj atunci cnd dorii s vizualizai un grup de valori mari (cum ar fi

primele douzeci de procente) ntr-o culoare i valorile mici (cum ar fi ultimele

douzeci de procente) n alt culoare, deoarece ele reprezint valorile extreme care pot
determina o vizualizare asimetric a datelor dvs.

119
Formatarea rezultatului unei formule: selectai Formula, apoi introducei o valoare

pentru Minimum i Maximum.

Formula trebuie s returneze o valoare de numr, dat sau or. ncepei formula cu

semnul egal (=). Nu se aplic niciun format pentru formulele nevalide. Se recomand s

testai formula n foaia de lucru pentru a v asigura c nu returneaz o valoare de eroare.

Valorile Minimum i Maximum sunt valorile minime i maxime pentru zona de celule.

Asigurai-v c valoarea Minimum este mai mic dect valoarea Maximum.

Avei posibilitatea s alegei un alt Type pentru Minimum i Maximum. De exemplu,

alegei un numr pentru Minimum i un procent pentru Maximum.

120
Pentru a alege o scal de culori Minimum i Maximum, facei clic pe Color pentru

fiecare, apoi selectai o culoare.

Dac dorii s alegei culori suplimentare sau s creai o culoare particularizat, facei

clic pe More colors.

2.2.3.3. Formatarea celulelor utiliznd o scal de trei culori

Scalele n culori sunt ghizi vizuali care ajut la nelegerea distribuiei i variaiei

datelor. O scal de trei culori permite compararea unei zone de celule utiliznd o gradaie de

trei culori. Umbra culorii reprezint valori mai mari, medii sau mai mici. De exemplu, ntr-o

scal care conine culorile verde, galben i rou, avei posibilitatea s specificai c celulele

cu valori mai mari au culoarea verde, cele cu valori mijlocii au culoarea galben iar cele cu

valori mai mici au culoarea roie.

Formatare rapid

1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau

ntr-un raport PivotTable.

121
2. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional formatting,

apoi pe Color scales.

3. Selectai o scal din trei culori. Culoarea de sus reprezint valorile mai mari, culoarea

din centru reprezint valorile din mijloc, iar culoarea de jos reprezint valorile
inferioare.

inei cursorul peste pictogramele scalele de culori pentru a vedea care dintre ele este

o scal de trei culori.

Formatare complex

1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau

ntr-un raport PivotTable.

2. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional formatting,

apoi pe Manage rules.

3. Se afieaz caseta de dialog Gestionar reguli Conditional formatting.

3. Variante disponibile:

4. Pentru a aduga o formatare condiional, facei clic pe New rule.

5. Se afieaz caseta de dialog New Formatting Rule.

122
Pentru a modifica o formatare condiional, procedai astfel:

1. Asigurai-v c este selectat foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta list

Show formatting rules for (figura 2-26)

figura 2-26. Caseta de dialog Conditional Formatting Rules Manager

2. Opional, modificai zona de celule fcnd clic pe Restrngere dialog n

caseta Applies topentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona


nou de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog .

3. Selectai regula, apoi facei clic pe Edit rule. Se afieaz caseta de dialog Edit

formatting rule.

4. Sub Select a Rule Type, facei clic pe Format all cells based on their values.

123
5. Sub Edit the Rule Description, n caseta list Format Style, selectai 3-Color

scale.

6. Selectai un Type pentru Minimum, Midpoint i Maximum. Efectuai

urmtoarele:

Formatarea valorilor minime i maxime: selectai un Midpoint. n acest caz, nu

introducei o valoare pentru Minimum i Maximum.

Formatarea unei valori de numr, dat sau or: selectai Number, apoi

introducei o valoare pentru Minimum, Midpoint i Maximum.

Formatarea unui procentaj: selectai Percent, apoi introducei o valoare pentru

Minimum, Midpoint i Maximum.

Valorile valide sunt ntre 0 i 100. Nu introducei semnul procent.

124
Utilizai semnul procent atunci cnd dorii s vizualizai toate valorile

proporional din cauz c distribuia valorilor este proporional.

Formatarea unui procentaj: selectai Percent, apoi introducei o valoare pentru

Minimum, Midpoint i Maximum.

Valorile procentuale valide sunt ntre 0 i 100. Nu este posibil utilizarea unei

valori procentuale dac zona de celule conine mai mult de 8.191 puncte de

date.

Utilizai un procentaj atunci cnd dorii s vizualizai un grup de valori mari

(cum ar fi primele douzeci de procente) ntr-o culoare i valorile mici (cum ar

fi ultimele douzeci de procente) n alt culoare, deoarece ele reprezint


valorile extreme care pot determina o vizualizare asimetric a datelor dvs.

125
Formatarea rezultat de formul: selectai Formula, apoi introducei o valoare

pentru Minimum, Midpoint i Maximum.

Formula trebuie s returneze o valoare de numr, dat sau or. ncepei formula

cu semnul egal (=). Nu se aplic niciun format pentru formulele nevalide. Se

recomand s testai formula n foaia de lucru pentru a v asigura c nu

returneaz o valoare de eroare.

Valorile Minimum, Midpoint i Maximum sunt valorile minime, Midpoint i maxime

pentru zona de celule. Asigurai-v c valoarea Minimum este mai mic dect valoarea

Midpoint i c aceasta este, la rndul ei, mai mic dect valoarea Maximum.

Avei posibilitatea s alegei un alt Type pentru Minimum, Midpoint i Maximum. De

exemplu, alegei un Numr Minimum, un Percentile Midpoint i un Percent Maximum.

126
n multe cazuri, valoarea pentru Midpoint de 50 este cea mai bun, dar avei

posibilitatea s reglai aceast valoare pentru a se potrivi cu cerinele dvs.

Pentru a alege o scal de culori Minimum, Midpoint i Maximum, facei clic pe

Culoare pentru fiecare, apoi selectai o culoare.

Dac dorii s alegei culori suplimentare sau s creai o culoare particularizat, facei

clic pe More colors.

Scala de culori pe care ai selectat-o se afieaz n caseta Preview.

2.2.3.4. Formatarea celulelor utiliznd barele de date


O bar de date permite vizualizarea valorii unei celule relativ la alte celule. Lungimea
barei de date reprezint valoarea din celul. O bar mai lung reprezint o valoare mai mare,
n timp ce o bar mai scurt reprezint o valoare mai mic. Barele de date sunt utile pentru a

observa numerele mai mari sau mai mici, mai ales atunci cnd sunt prezente cantiti mari de

date, cum ar fi jucriile vndute cel mai bine i cel mai slab ntr-un raport de vnzri de

srbtori.

Formatare rapid

127
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau

ntr-un raport PivotTable.

2. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional formatting,

pe Data bars, apoi selectai o pictogram de bar de date (figura 2-27).

figura 2-27. Formatarea celulelor utiliznd barele de date

Formatare complex

1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau

ntr-un raport PivotTable.

2. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional formatting,

apoi pe Manage rules. Se afieaz caseta de dialog Conditional formatting Rules

Manager.

3. Alegei una dintre urmtoarele:

128
Pentru a aduga o formatare condiional, facei clic pe New rule. Se afieaz

caseta de dialog New Formatting Rule.

Pentru a modifica o formatare condiional, procedai astfel:

1. Asigurai-v c este selectat foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta list

Show formatting rules for.

2. Opional, modificai zona de celule fcnd clic pe Restrngere dialog n

caseta Applies topentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona


nou de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog .

3. Selectai regula, apoi facei clic pe Edit rule. Se afieaz caseta de dialog Edit

formatting Rule.

4. Sub Select a Rule Type, facei clic pe Format all cells based on their values.

5. Sub Edit the Rule Description, n caseta list Format Style, selectai Data Bar.

6. Selectai un Type pentru Shortest Bar i Longest Bar. Efectuai una din

urmtoarele:

129
Formatarea valorilor minime i maxime: selectai Lowest value i Highest

value. n acest caz, nu introducei o valoare pentru Shortest Bar i Longest

Bar.

Formatarea unei valori de numr, dat sau or: selectai Numr, apoi

introducei o valoare pentru Shortest Bar i Longest Bar.

Formatarea unui procent: selectai Percent, apoi introducei o valoare

pentru Shortest Bar i Longest Bar.

Valorile valide sunt ntre 0 i 100. Nu introducei semnul procent.

Utilizai semnul procent atunci cnd dorii s vizualizai toate valorile

proporional din cauz c distribuia valorilor este proporional.

130
Formatarea unui procentaj: selectai Percentile, apoi introducei o valoare

pentru Shortest Bar i Longest Bar.

Valorile procentuale valide sunt ntre 0 i 100. Nu este posibil utilizarea

unei valori procentuale dac zona de celule conine mai mult de 8.191

puncte de date.

Utilizai un procentaj atunci cnd dorii s vizualizai un grup de valori

mari (cum ar fi primele douzeci de procente) ntr-o culoare i valorile

mici (cum ar fi ultimele douzeci de procente) n alt culoare, deoarece ele


reprezint valorile extreme care pot determina o vizualizare asimetric a
datelor dvs.

Formatarea unui rezultat de formul: selectai Formula, apoi introducei o

valoare pentru Shortest Bar i Longest Bar.

Formula trebuie s returneze o valoare de numr, dat sau or. ncepei

formula cu semnul egal (=). Nu se aplic niciun format pentru formulele

131
nevalide. Se recomand s testai formula n foaia de lucru pentru a v

asigura c nu returneaz o valoare de eroare.

Asigurai-v c valoarea pentru Shortest Bar este mai mic dect valoarea pentru

Longest Bar.

Avei posibilitatea s alegei un alt Type pentru Shortest Bar i Longest Bar. De

exemplu, alegei un numr pentru Shortest Bar i un procent pentru Longest Bar.

Pentru a alege o scal de culori pentru Shortest Bar i Longest Bar, facei clic pe Bar

color.

Dac dorii s alegei culori suplimentare sau s creai o culoare particularizat, facei

clic pe More colors.

Culoarea barei pe care ai selectat-o se afieaz n caseta Preview.

Pentru a afia numai bara de date, fr valoarea celulei, selectai Show Bar Only.

132
2.2.3.5. Formatarea tuturor celulelor utiliznd un set de pictograme

Utilizai un set de pictograme pentru a adnota i clasifica datele n trei pn la cinci

categorii separate de o valoare prag. Fiecare pictogram reprezint o zon de valori. De

exemplu, n setul de pictograme 3 sgei, sgeata roie n sus reprezint valori mai mari,

sgeata lateral galben reprezint valorii medii iar sgeata verde n jos reprezint valorile
mai mici.

Formatare rapid

1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau

ntr-un raport PivotTable.

2. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional Formatting,

pe Icon Sets, apoi selectai un set de pictograme (figura 2-28).

figura 2-28. Formatarea celulelor utiliznd pictograme

Formatare complex

1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau

ntr-un raport PivotTable.

133
1. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional formatting,

apoi pe Manage rules. Se afieaz caseta de dialog Conditional formatting Rule

Manager.

3. Alegei una dintre urmtoarele:

Pentru a aduga o formatare condiional, facei clic pe New Rule. Se afieaz

caseta de dialog New Formatting Rule.

Pentru a modifica o formatare condiional, procedai astfel:

1. Asigurai-v c este selectat foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta list

Show formatting rules for.

2. Opional, modificai zona de celule fcnd clic pe Restrngere dialog n

caseta Applies topentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona


nou de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog .

3. Selectai regula, apoi facei clic pe Edit rule. Se afieaz caseta de dialog Edit

Formatting Rule.

4. Sub Select a Rule Type, facei clic pe Format all cells based on their values.

134
5. Sub Edit the Rule Description, n caseta list Format Style, selectai Set de

pictograme.

6. Selectai un set de pictograme. Setul implicit este 3 Traphic Lights. Numrul

de pictograme, operatorii implicii de comparaie i valorile prag pentru fiecare

pictogram pot varia pentru fiecare set de pictograme.

7. Dac dorii, avei posibilitatea s reglai operatorii de comparaie i valorile

prag. Zonele implicite de valori pentru fiecare pictogram sunt egale n

dimensiuni, ar avei posibilitatea s le reglai pentru a se potrivi cerinelor dvs.

Asigurai-v c pragurile se afl n secven logic de la cele mai mari la cele

mai mici, de sus n jos.

8. Alegei una dintre urmtoarele:

Formatarea unei valori numr, dat sau or: selectai Number.

Formatarea unui procent: selectai Percent.

135
Valorile valide sunt ntre 0 i 100. Nu introducei semnul procent.

Utilizai semnul procent atunci cnd dorii s vizualizai toate valorile

proporional din cauz c distribuia valorilor este proporional.

Formatarea unui procent: Selectai Percentile.

Valorile procentuale valide sunt ntre 0 i 100. Nu este posibil utilizarea unei

valori procentuale dac zona de celule conine mai mult de 8.191 puncte de

date.

Utilizai un procentaj atunci cnd dorii s vizualizai un grup de valori mari

(cum ar fi primele douzeci de procente) ntr-o culoare i valorile mici (cum ar

fi ultimele douzeci de procente) n alt culoare, deoarece ele reprezint


valorile extreme care pot determina o vizualizare asimetric a datelor dvs.

Formatarea rezultatului unei formule: selectai Formula, apoi introducei o

formul n fiecare caset Value.

136
Formula trebuie s returneze o valoare de numr, dat sau or. ncepei formula

cu semnul egal (=). Nu se aplic niciun format pentru formulele nevalide. Se

recomand s testai formula n foaia de lucru pentru a v asigura c nu

returneaz o valoare de eroare.

Este posibil s fie necesar s reglai limea coloanei pentru a se potrivi cu

dimensiunile pictogramei.

Exist trei dimensiuni de pictograme. Dimensiunea afiat depinde de dimensiunea

fontului care este utilizat n acea celul.

2.2.3.6. Formatarea celulelor care conin valori text, numr sau dat i or

Pentru a gsi mai uor anumite celule ntr-o zon de celule, avei posibilitatea s

formatai acele celule pe baza unui operator de comparaie. De exemplu, ntr-o foaie de lucru

de inventar sortat pe categorii, avei posibilitatea s evideniai produsele cu mai puin de 10

elemente disponibile cu culoarea galben. Sau, ntr-o foaie de lucru de sintez a unui magazin,

137
avei posibilitatea s identificai toate magazinele cu profituri mai mari de 10%, cu volume de

vnzri mai mici de 100.000 de lei i cu regiunea egal cu "SudEst".

Formatare rapid

1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau

ntr-un raport PivotTable.

2. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional Formatting,

apoi pe Conditional Formatting Rule Manager.

3. Selectai comanda dorit, cum ar fi Between, Specific text sau Date occuring.

4. Introducei valorile pe care dorii s le utilizai, apoi selectai formatul (figura 2-29).

figura 2-29. Formatarea celulelor care conin valori text, numr, dat sau or

138
Formatare complex
1. Se selecteaz o zon de celule sau se asigur c celula activ este n tabel sau n
raportul PivotTable.

2. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional formatting,

apoi pe Manage rules. Se afieaz caseta de dialog Conditional formatting Rule

Manager.

3. Alegei una dintre urmtoarele:

Pentru a aduga o formatare condiional, facei clic pe New Rule. Se afieaz

caseta de dialog New Formatting Rule.

Pentru a modifica o formatare condiional, procedai astfel:

1. Asigurai-v c este selectat foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta list

Show formatting rules for.

2. Opional, modificai zona de celule fcnd clic pe Restrngere dialog n

caseta Applies topentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona


nou de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog .

3. Selectai regula, apoi facei clic pe Edit rule. Se afieaz caseta de dialog Edit

Formatting Rule.

139
4. Sub Select a Rule Type, facei clic pe Format all cells based on their values.

5. Sub Edit the Rule Description, n caseta list Format Only Cells with, efectuai

una din urmtoarele:

Formatarea dup numr, dat sau or: selectai Cell value, un operator de

comparaie, apoi introducei un numr, o dat sau o or.

De exemplu, selectai Between, apoi introducei 100 i 200 sau selectai Egal

cu i introducei 1.1.2006.

De asemenea, avei posibilitatea s introducei o formul care returneaz o

valoare de numr, dat sau or. Dac introducei formula, ncepei cu semnul

egal (=). Nu se aplic niciun format pentru formulele nevalide. Se recomand

s testai formula n foaia de lucru pentru a v asigura c nu returneaz o

valoare de eroare.

140
Formatare dup text: selectai Specific text, selectai un operator de

comparaie, apoi introducei text.

De exemplu, selectai Contains, apoi introducei Silver sau selectai Begins

with, apoi introducei Tri.

Ghilimelele sunt incluse n irul de cutare i se pot utiliza metacaracterele.

Lungimea maxim a unui ir este de 255 de caractere.

De asemenea, avei posibilitatea s introducei o formul care returneaz text.

Dac introducei formula, ncepei cu semnul egal (=). Nu se aplic niciun

format pentru formulele nevalide. Se recomand s testai formula n foaia de

lucru pentru a v asigura c nu returneaz o valoare de eroare.

141
Formatare dup dat: selectai Date occuring, apoi un operator de comparaie a

datei.

De exemplu, selectai Yesterday sau Next week.

Formatarea celulelor cu spaii necompletate sau a celulelor nevide Selectai

Celule libere sau Nevide.

O celul liber este o celul care nu conine date i este diferit de o celul care

conine un spaiu sau mai multe spaii (care sunt considerate text).

Formatarea celulelor cu valori de eroare sau fr valori de eroare: Selectai

Errors sau No errors.


Valorile de eroare includ: #####, #VALUE!, #DIV/0!, #NAME?, #N/A,

#REF!, #NUM!, i #NULL!.

6. Pentru a aplica o formatare, facei clic pe Format. Se afieaz caseta de dialog

Format cells.

142
7. Selectai formatul de numr, font, bordur sau umplere pe care dorii s-l

aplicai atunci cnd valoarea celulei ntlnete condiia, apoi facei clic pe OK.

Avei posibilitatea s alegei mai mult de un format. Formatele pe care le

selectai se afieaz n caseta Preview.

2.2.3.7. Eliminarea formatrilor condiionale

Alegei una dintre urmtoarele:

Foaie de lucru

1. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional formatting,

apoi pe Clear rules.

2. Facei clic pe Clear Rules from Entire Sheet.

O zon de celule, un tabel sau un raport PivotTable

143
1. Selectai zona de celule, tabelul sau raportul PivotTable pentru care dorii s eliminai

formatrile condiionale.

2. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional formatting,

apoi pe Clear Rules.

3. n funcie de ce ai selectat, facei clic pe Selected cells, This Table sau pe This

PivotTable.

figura 2-30. tergerea regulilor de formatare condiional

2.2.4. Definirea numelui unei celule/zone de celule


Pe o foaie de lucru se pot utiliza etichetele coloanelor i rndurilor pentru a face
referire la celulele din acele rnduri i coloane. Sau se pot crea nume descriptive pentru a
reprezenta celule, zone de celule, formule sau valori. Etichetele pot fi utilizate n formule care
se refer la date pe aceeai foaie de lucru; dac se dorete reprezentarea unei zone pe alt
foaie de lucru, se utilizeaz un nume.

De asemenea, exist posibilitatea de a crea nume 3-D care reprezint aceeai celul

sau zon de celule din mai multe foi de lucru.


Prin utilizarea numelor formulele devin mai uor de neles. Se pot defini nume pentru
o celul sau zon de celule, pentru funcii, constante sau tabele.

tabelul 2-2. Exemple utilizare nume


EXEMPLU EXEMPLU FR NUME EXEMPLE CU NUME
Referin =SUM(C20:C30) =SUM(Trimestrul1)

144
Constant =PRODUCT(A5,8.3) =PRODUCT(Pret,TVA)
Formul =SUM(VLOOKUP(A1,B1:F20,5,FALSE), -G5) =SUM(Inventar,-Comanda)
Tabel C4:G36 =TopVnzri06

2.2.4.1. Tipuri de nume


Exist mai multe tipuri de nume care pot fi create i utilizate:

Nume definite: nume care reprezint o celul, o zon de celule, o formul sau o
valoare constant. Se pot crea propriile nume, iar uneori Excel-ul creeaz singur
nume definite;
Nume de tabele: nume pentru tabele Excel; acestea sunt create implicit de Excel,
sub forma Table1, Table2, ele putnd fi schimbate.

2.2.4.2. Scopul numelor


Toate numele au un scop, fie pentru un worksheet specific (nivel local), fie pentru
ntregul workbook (nivel global). Un nume este unic la nivelul lui.
2.2.4.3. Definirea i introducerea numelor
Un nume se paote define n mai multe moduri:
Utiliznd Name box n bara de formul; reprezint cea mai bun metod pentru
crearea numelor locale;
Creare unui nume pornind de la o selecie; se pot crea nume pornind de la etichetele
de rnd i coloan existente;.
Utiliznd cutia de dialog New Name; aceast metod ofer o flexibilitate foarte
mare n crearea numelor.

Implicit, numele utilizeaz adresarea absolut a celulelor.


Se poate introduce un nume prin:
Tastare: se tasteaz numele, de exemplu ca un argument pentru o formul;
Utilizarea autocompletrii;
Selectarea din comanda Use in Formula; se selecteaz un nume dintr-o list
disponibil la comanda Use in Formula, n grupul Defined Names, tab-ul Formulas.

2.2.4.4. Reguli pentru definirea numelor


Caractere valide: primul caracter al unui nume trebuie s fie o liter, underscore
_, sau \. Celelalte caractere pot fi litere, cifre, puncte sau _;
Referinele de celule nu pot fi utilizate ca nume;
Spaiile nu sunt admise n nume;
Un nume poate conine pn la 255 caractere;
Acelai nume poate fi scris cu caractere mici sau mari.

2.2.4.5. Definirea numelor pentru o celul sau zon de celule


Pentru a defini numele unei celule se procedeaz n felul urmtor:

1. Selectai celula, zona de celule sau seleciile neadiacente pe care dorii s le denumii.
2. Facei clic pe caseta Nume la captul din stnga al .

145
Caset de nume

3. Tastai numele pentru celul.

4. Apsai tasta ENTER.

O celul nu poate fi denumit n timp ce i se modific coninutul.

2.2.4.6. Definirea numelor utiliznd selecia celulelor n foaia de lucru

Etichetele rndurilor i coloanelor pot fi convertite la nume. Pentru aceasta se


procedeaz n felul urmtor:

1. Se selecteaz zona care se dorete a fi denumit, inclusiv etichetele de rnd i coloan;


2. In tab-ul Formulas, grupul Defined Names, se apas Create from Selection.

figura 2-31. Definirea numelor pe baza etichetelor de rnd i coloan

3. In cutia de dialog Create Names from Selection, se specific locaia care conine
etichetele: Top row, Left column, Bottom row, sau Right column (figura 2-32.
Specificarea locaiei etichetelor).

figura 2-32. Specificarea locaiei etichetelor

Un nume creat prin aceast metod face referire numai la coninutul celulelor i nu
includ etichetele de rnd sau coloan.

2.2.4.7. Definirea unui nume utiliznd cutia de dialog New Name


1. In tab-ul Formulas, grupul Defined Names, se apas Define Name.

146
2. In cutia de dialog New Name, n cmpul Name, se tasteaz numele care se dorete
pentru referin. Numele nu poate depi 255 caractere.
3. Pentru specificarea scopului numelui, se face corespunztor setarea n lista Scope; se
selecteaz Workbook sau numele unui worksheet din workbook.
4. Opional, se poate introduce un comentariu, pn la 255 de caractere.
5. La Refers to, se poate introduce:
O referin de celul;
Pentru a introduce o constant, se va tasta = i apoi valoarea constantei;
Pentru a introduce o formnul se va tasta = i apoi formula;
6. Se apas OK.

figura 2-33. Cutia de dialog New Name

2.2.4.8. Managementul numelor utiliznd cutia de dialog Name Manager


Pentru a lucra cu toate numle definite n workbook se va utiliza cutia de dialog Name
Manager (figura 2-34). De exemplu, managerul de nume poate fi utilizat pentru a gsi numele
cu erori, pentru a confirma valorile i referinele unui nume, pentru a vedea sau edita
comentariile sau pentru determinarea scopului. De asemnea, se pot sorta i filtra numele
existente, precum i aduga, modifica sau terge numele dintr-o locaie.

figura 2-34. Cutia de dialog Name Manager

147
2.2.4.9. tergerea unuia sau mai multor nume
Pentru a terge unul sau mai multe nume, se va utiliza cutia de dialog Name Manager
(figura 2-34).
1. Se selecteaz numele care se dorete a fi ters sau terse;
2. Se apas Delete.

2.2.5. Fundamentarea noiunilor de formule i funcii


2.2.5.1. Definirea noiunilor de formule i funcii

Formulele i funciile sunt oferite de programul Excel pentru efectuarea de calcule


folosind coninutul unor celule dintr-o foaie de calcul sau din mai multe foi de calcul, n
conformitate cu proiectarea i cerinele aplicaiei.

Definiie. Formulele sunt expresii formate din operanzi (constante i/sau referiri de
celule), operatori matematici (aritmetici i relaionali) i funcii; formula este precedat de
semnul =; funcia este o formul complex predefinit identificat printr-un nume i
conine ntre paranteze o list de argumente ce reprezint o expresie.

In Excel exist dou tipuri de funcii/formule:

funcii obinuite, la care rezultatul va fi returnat doar ntr-o celul:


f : D1 x D2 x x Dn  D;
funcii matriceale, la care rezultatul va fi returnat ntr-o zon de celule (domeniu):
f : D1 x D2 x x Dn  E1 x E2 x x Em ;

Cea mai simpl formul este cea care conine o valoare (constant numeric sau text).
Formulele mai complexe sunt construite cu ajutorul expresiilor matematice, dar care sunt
precedate de semnul =. n cazul n care formula nu este precedat de semnul =, expresia
matematic este interpretata ca o dat (numeric sau de tip text).
Orice formul trebuie scris ntr-o celul a foii de calcul (figura 2-35) i va aprea
scris n bara formulei (Formula Bar). Formula se termin prin tasta <CR>, i ca efect n
celul nu va fi afiat formula, ci rezultatul calculelor n conformitate cu expresia
corespunztoare formulei.

figura 2-35. Scrierea unei formule

n exemplul de mai sus, se poate observa c celula F2 conine o formul, d2*f2,


rezultatul afiat fiind 1950000. Dac nu se scrie semnul = naintea formulei, atunci Excel-ul
va interpreta coninutul celulei ca fiind un ir de caractere i-l va afia ca atare.

n practic, exist dou moduri diferite de a crea (scrie) o formul:

148
1. tehnica tradiional se selecteaz celula n care trebuie s fie creat formula i se
introduce formula scriind adresele de celul ale tuturor celulelor care urmeaz a fi
introduse n formul; nu se recomand pentru formulele complexe, deoarece pot
aprea erori prin tastare;
2. tehnica de tip indicare se selecteaz celula unde trebuie s apar rezultatul i se
tasteaz semnul =; introducerea formulei se face prin repetarea urmtoarei aciuni:
se efectueaz click pe celula ce este operand n formul i se tasteaz semnul pentru
operatorul corespunztor, pn la terminarea ntregii formule; se ncheie formula prin
apsarea tastei <CR>;

n cazul tehnicii de tip indicare, dac este necesar referirea unor celule la mare
distan unele de altele, se recomand atribuirea de nume pentru aceste celule i apoi referirea
numelor atribuite.

2.2.5.2. Copierea formulelor


Dac o foaie de calcul este mai complex (volum mare de date i calcule complexe),
este incomod s se repete introducerea unor formule n mai multe celule. Astfel, ar trebui s
se introduc acelai tip de formul de mai multe ori, schimbndu-se doar
coordonatele(referinele) unor coloane sau linii.
Copierea formulelor este operaia prin care trebuie s se utilizeze facilitile Excel
pentru copierea coninutului unei celule ce reprezint formule de calcul i n alte celule
vecine, dar calculele se refer la celule corespunztoare unor rnduri sau coloane. Operaia de
completare este un fel de operaie de copiere. Aceast operaie se utilizeaz i cnd celula
conine numere sau text.
Indicatorul de mouse (cursorul) va lua mai multe forme n timpul deplasrii ntr-o
foaie de calcul, i anume :

cruce mare n aceast form se poate utiliza pentru activarea sau selecia celulelor ;
sgeat aceast form se va obine cnd se deplaseaz spre marginea unei celule
active; cnd indicatorul are aceast form, se poate utiliza mouse-ul pentru deplasarea
celulei (copierea coninutului celulei n alt celul-mutarea celulei) ;
cruce mic neagr se va obine aceast form cnd mouse-ul se deplaseaz spre
indicatorul de celula (colul jos-dreapta = ptrat min negru ;instrument de umplere),
forma ce se utilizeaz pentru a comunica utilizatorului c este permis operaia de
completare.

Pentru copierea unei formule, mai nti se selecteaz celula care conine formula ce se
dorete a fi copiat. Se deplaseaz indicatorul de mouse n direcia instrumentului de umplere
pn cnd indicatorul capt forma indicatorului de umplere (cruce mic neagr). Se apas
butonul de mouse i se trage de indicatorul de completare pentru a selecta celulele unde se
dorete copierea formulei. Se elibereaz butonul de mouse i astfel formula va fi copiat i n
celulele selectate.

149
figura 2-36. Copierea unei formule

De remarcat faptul c la copierea formulei din celula F2 (=D2*E2), Excel-ul modific


n mod automat fiecare referin la celulele din formul. Astfel, celula F3 va conine formula
=D3*E3, obinut ca urmare a copierii formulei din celula F2. Prin urmare, atunci cnd s-a
copiat formula ctre n jos, Excel-ul a modificat automat indicii de rnd din formula
anterioar.
Se spune c n acest caz a fost utilizat referenierea relativ a celulelor din formule.

Exemplu. S considerm c n tabelul de mai jos se dorete calcularea valorii n EUR


pentru fiecare din produse. In acest scop, n celula I2 a fost introdus cursul curent pentru
aceast deviz.

figura 2-37. Copierea unei formule

Pentru a calcula valoarea n EUR a produsului Ciocolat se va introduce n celula G2


formula =F2/G2, dup care se va copia formula i n celula G3. Efectul acestei copieri este
prezentat n figura de mai jos:

figura 2-38. Eroare n formul

Este evident faptul c, prin copiere, n celula G3 se va regsi formula =G3/I3. Numai
c n celula I3 nu este introdus nici o valoare i, ca urmare, apare o eroare reprezentnd
mprirea la 0. Formula corect ar fi fost =G3/I2.
Faptul c n coloana G toi mpritorii trebuie s fie I2, conduce la ideea de
refereniere absolut a celulelor. Prin aceast metod, formula copiat acceseaz, fr nici o
translatare, celulele originale. Pentru a realiza acest lucru, se va utiliza simbolul $, care se
spune c blocheaz indicele de coloan sau de rnd.
Prin urmare, exist trei tipuri de referenieri:
refereniere relativ;
refereniere absolut: de exemplu, formula care se poate utiliza mai sus este =G2/$I$2,
observndu-se c au fost blocai ambii indici ai celulei, i cel de coloan i cel de rnd;
refereniere mixt: n acest caz, componenta n faa creia este plasat simbolul $ este
o referin absolut, iar componenta care nu este precedat de simbolul $ este o
referin relativ.

Observaie: n exemplul de mai sus era suficient s se blocheze doar indicele de rnd,
formula copiat regsindu-se numai pe coloana F.

2.2.5.3. Calcularea sumelor


Pentru a introduce sume, fie pe rnduri, fie pe coloane, se pot utiliza mai multe
metode:

150
utilizarea butonului de autosumare . Acest buton apeleaz funcia SUM. Mai nti
se selecteaz celula n care se va insera totalul (n cazul de fa celula F4), dup care
se apas butonul menionat. Excel-ul va determina n mod automat unde sunt plasate
valori numerice care pot fi nsumate, ncercuind zona cu un chenar punctat. Totodat,
n celul va fi afiat formula =SUM(F2:F3). Dac zona determinat automat este cea
corect, atunci se apas tasta Enter. Dac se dorete sumarea altor celule, atunci se va
selecta zona dorit, formula modificndu-se corespunztor.

figura 2-39. Autosumare 1

o alt posibilitate este de a selecta zona de celule care se doresc a fi sumate, inclusiv
celula n care se va insera totalul. Dup apsarea butonului de sumare automat, n
celul va fi afiat suma, fr a se mai cere confirmarea zonei de sumat.

figura 2-40. Autosumare 2

Dac se dorete sumarea pe fiecare rnd sau coloan din tabel, se selecteaz toate
celulele ce se doresc a fi sumate (se poate include i celula vid care va conine
totalul) i se apas butonul de autosumare. Se poate insera un rnd gol ntre tabel i
sume, fcnd o selecie extins. Totalul va fi plasat n ultima celul vid selectat.
O sum poate fi calculat i prin introducerea formulei corespunztoare. De exemplu,
dac se dorete sumarea celulelor din zona E2:K10, atunci, n celula n care se dorete
a fi afiat suma se va introduce formula =SUM(E2:K10). Evident, aceast formul
poate fi extins, funcia SUM acceptnd un numr mare de argumente. Dac, de
exemplu, se dorete ca n suma de mai sus s fie inclus i celula D7, atunci formula
se va modifica astfel: =SUM(E2:K10, D7). Se poate observa c argumentele sunt
desprite, n funcie de setrile calculatorului, fie de ,, fie de ; (dac apare o
eroare n formul se va verifica dac nu cumva pentru punctul zecimal este utilizat
caracterul ,).
Funcia SUM mai poate fi apelat i prin intermediul butonului Insert function. In
acest caz, din lista de funcii disponibile se va selecta funcia SUM.

151
figura 2-41. Cutia de dialog Insert Function

Dup apsarea butonului OK va fi afiat o fereastr n care se introduc argumentele funciei.

figura 2-42. Argumentele funciei SUM

Se poate observa c argumentele obligatorii sunt scrise cu litere ngroate. In exemplul


de mai sus, dac se dorete includerea n sum a celulei D7, se va plasa cursorul pe Number 2
i se va tasta D7. Acelai efect este obinut i dac se apas din Number2 (va fi afiat o
bar de selecie ),
dup care se selecteaz cu mouse-ul celula (sau zona de celule) care va fi transmis ca
argument funcie SUM. Dup selecie se apas Enter sau butonul din dreapta barei de
selecie( ).

152
2.2.5.4. Modificarea formulelor
Modificarea formulelor (revizuire/actualizare) poate interveni n diverse situaii :
s-a introdus o formul incorect ;
au fost adugate date noi i este necesar modificarea formulei pentru reflectarea
datelor noi introduse.

Utilizatorul se poate deplasa n celula care conine formula i s creeze o nou


formul, scriind formula corect, sau poate edita formula existent. La efectuarea unui dublu
click pe o formul pentru a o deschide n vederea editrii, programul Excel va desena fiecare
adres de celul sau adres de domeniu ntr-o culoare diferit i va amplasa o margine de
aceeai culoare n jurul celulei sau a domeniului.

figura 2-43. Modificarea formulelor

Marginea are numele de identificator de domeniu (Range Finder). O alt modalitate


este aceea de a selecta celula care conine formula i apoi se selecteaz bara de formule unde
se face click pe ea. Dac se dorete modificarea unor referine, utilizatorul poate folosi
tastatura, fie identificatorul de domeniu. Pentru a folosi tastatura, se selecteaz referina din
formul i apoi fie se efectueaz click pe celula cu care se dorete a se face nlocuirea, fie se
tasteaz adresa celulei de nlocuire. Pentru a folosi identificatorul de domeniu, se apuc
marginea identificatorului de domeniu i se deplaseaz n celula corespunztoare. Dac este
necesar includerea n domeniu a unui numr mai mare sau mai mic de celule, se trage de
instrumentul de selecie situat n partea de jos a indentificatorului de domeniu pentru a extinde
sau pentru a reduce selecia. Dup ncheierea editrii formulei, se apas pe <CR> sau se
execut click pe butonul Enter.
n situaia n care se dorete introducerea n formul a unei zone de celule, atunci se va
ine cont c referina pentru aceast zon este construit din celulele reprezentnd colurile
opuse ale zonei, separate prin :. De exemplu, B10:D10.

2.2.6. Funcii Excel


Utilizarea funciilor Excel este o facilitate puternic i performant a programului
Excel. O funcie este o formul predefinit, prin care utilizatorul economisete timp pentru
efectuarea unor calcule complexe. De asemenea, pentru a economisi timp, se recomand
utilizarea referinelor la alte celule, n loc de a include toate calculele care determin
rezultatele n aceste celule.
Funciile sunt formule, deci dac se apeleaz o singur funcie, aceasta trebuie s fie
precedat de semnul = . Dup semnul egal urmeaz numele funciei, urmat de unul sau mai
multe argumente separate prin virgule sau ; i incluse ntre paranteze :

=Nume_funcie (<lista-argumente>)

Programul Excel ofer utilizatorului sute de funcii (tabelul 2-3) care se pot apela
pentru a calcula rezultate folosite n finane, contabilitate, statistic, matematic, inginerie
sau n alte domenii tiinifice, economice, sociale. Funciile sunt proceduri (programe

153
structurate) care calculeaz un anumit rezultat cu o precizie foarte mare innd seama de
performanele actualelor microprocesoare cu care sunt nzestrate sistemele de calcul.

tabelul 2-3. Categorii de funcii Excel


Categorie Exemple
Financial (financiare) Calculeaz rata dobnzii, rata lunar de rambursare a
mprumutului, valoarea uzurii, etc. (17 funcii)
Date & Time (data i Determin ora curent, ziua din sptamn sau din an, ora sau
ora) data
Math & Trig Calculeaz valoarea absolut, rdcina ptratic, suma,
(matematic i funcia exponenial, funcia logaritmic, funcii trigonometrice,
trigonometrie) etc.
Statistical (statistic) Calculeaz medii, maxime i minime, abateri medii ptratice,
cuantile, etc.
Look & Reference Caut i returneaz valori dintr-un domeniu, creeaz
(cutare i referin) hiperconexiuni n reele sau documente din INTERNET
Database (baz de date) Prelucreaz valori dintr-o baz de date (tabel) din Excel
Text (text) Convertete text n majuscule sau minuscule, elimin caractere
din dreapta sau stnga, concateneaz iruri de caractere, etc.
Logical (logic) Evalueaz o expresie logic i returneaz o valoare TRUE
(adevrat) sau FALSE (fals), folosit pentru diverse aciuni sau
pentru formatare (condiionat)
Information Returneaz informaii din programul Excel sau Windows,
(informaie) referitoare la starea unei celule, a unui obiect sau mediu n
ansamblu
Engineering (inginerie) Calcule inginereti, funcii incluse n Office 2000, dar trebuie
instalate separat din Analysis Toolpack

2.2.7. Utilizarea butonului Insert function

In situaia n care funcia care se dorete a fi apelat este mai rar folosit, atunci se va
utiliza butonul Insert function, care se gsete n fila Formulas ().

figura 2-44. Butonul Insert function

Pentru a realiza acest lucru, mai nti se va selecta celula n care se dorete a fi plasat
rezultatul returnat de funcie, dup care se va apsa butonul Lipire funcie. Ca urmare a acestei
operaii, va fi afiat caseta de dialog Lipire funcie (afiarea casetei poate fi realizat i prin
comanda Insert - Funcie). In aceast caset se regsesc toate funciile puse la dispoziie de
Excel, clasificate pe categorii. Lista categoriilor de funcii include categoria funciilor cel mai
recent utilizate (Cele_mai_recent_utilizate) i categoria tuturor funciilor (Toate).

154
Dac utilizatorul nu cunoate rezultatul returnat de funcie sau argumentele acesteia,
poate face apel la Help, Excel-ul oferind toate informaiile pentru fiecare funcie.
Pentru exemplificare se consider c utilizatorul dorete s calculeze rata lunar pe
care trebuie s o returneze pentru un mprumut de 20000000 lei, angajat pe o perioad de 36
de luni, cu o dobnd anual de 25% la sold.
In urma consultrii Help-ului, se poate determina funcia care returneaz rata lunar.
Numele ei este PMT. In continuare este descris secvena de apelare a acestei funcii.
se completeaz celulele cu datele iniiale;
se selecteaz celula B4;
se apas butonul Insert function;
se selecteaz categoria Financial, dup care funcia PMT;

figura 2-45. Inserarea unei funcii

se completeaz argumentele funciei (fie prin specificarea celulelor n care se gsesc


acestea, fie prin introducerea efectiv a valorilor; de remarcat c celula B1 conine un
procent, iar argumentul Rate este mprit la 12 luni; dac se dorete plata trimestrial,
atunci se va face mprirea la 4); se poate observa c atunci cnd se completeaz un
argument, n partea de jos a casetei de dialog este prezentat o informaie referitoare
la semnificaia argumentului; de asemenea, rezultatul poate fi vizualizat i n aceast
caset;

155
figura 2-46. Introducerea argumentelor

rezultatul se obine apsnd butonul OK;

Observaii.
1. Argumentul Pv a fost considerat cu semnul - (este o datorie).
2. Celula n care se gsete rezultatul ntors de funcie a fost formatat la Number, 0
zecimale. Funciile financiare returneaz rezultate formatate la Simbol monetar $.
3. In cazul funciilor financiare, trebuie verificat dac toate argumentele unei funcii sunt
bazate pe aceeai perioad de timp : zi, lun sau an.

2.2.8. Lucrul cu numele zonelor de celule

Odat definite nume pentru celule sau zone de celule, acestea pot fi utilizate n
formule. Pentru exemplificare se consider c se dorete aflarea costurilor de transport pentru
nite comenzi. Pentru aceasta se va construi un tabel cu costuri de transport prezentat n
(figura 2-47). In zona F3:G5 se construiete un tabel cu valori ale comenzilor i costurile de
transport aferente. Dac nu s-ar utiliza numele zonei de transport, atunci formulele pentru
aflarea costurilor de transport ar arta ca n figura 2-48, n care zona A3:B9 este referit
absolut. Dac se utilizeaz numele zonei, atunci formulele ar arta ca n figura 2-49. Se poate
observa simplificarea obinut prin utilizarea numelui.

156
figura 2-47. Tabel de lookup cu costuri transport

figura 2-48. Tabel cu costuri de transport

figura 2-49. Utilizarea numelui unei zone de celule

Pentru inserarea numelui zonei n formul se editeaz formula i se apeleaz la


comanda Use in Formula (figura 2-50):

figura 2-50. Comanda Use in Formula

157
Unul din avantajele obinute este acela c dac se schimb locaia tabelului cu
costurile de transport, nu mai este necesar modificarea formulei.

2.2.9. Funcii oferite de Excel


Funciile oferite de Excel sunt prezentate n continuare.

Financiare DB, DDB, FV, IPM, IRR, ISPMT, MIRR, NPER, NPV, PMT, PPMT, PV,
RATE, SLN, SYD, VDB ;
Dat i timp DATE, DATEVALUE, DAY, DAYS360, HOUR, MINUTE, MONTH,
NOW, SECOND, TIME, TIMEVALUE, TODAY, WEEKDAY, YEAR ;
Math & Trig ABS, ACOS, ACOSH, ASIN, ASINH, ATAN, ATAN2, ATANH,
CEILING, COMBIN, COS, COSH, DEGREES, EVEN, EXP, FACT, FLOOR, INT,
LN, LOG, LOG10, MDETERM, MINVERSE, MMULT, MOD, ODD, PI, POWER,
PRODUCT, RADIANS, RAND, ROMAN, ROUND, ROUNDDOWN, ROUNDUP,
SIGN, SIN, SINH, SQRT, SUBTOTAL, SUM, SUMIF, SUMPRODUCT, SUMSQ,
SUMX2MY2, SUMX2PY2, SUMXMY2, TAN, TANH,TRUNC ;
Statistice AVEDEV, AVERAGE, AVERAGEA, BETADIST, BETAINV, BINOMDIST,
CHIDIST, CHIINV, CHITEST, CONFIDENCE, CORREL, COUNT, COUNTA,
COUNTBLANK, COUNTIF, COVAR, CRITBINOM, DEVSQ, EPONDIST, FDIST,
FINV, FISHER, FISHERINV, FORECAST, FREQUENCY, FTEST, GAMMADIST,
GAMMAINV, GAMMALN, GEOMEAN, GROWTH, HARMEAN, HYPGEOMDIST,
INTERCEPT, KURT, LARGE, LINEST, LOGEST, LOGINV, LOGNORMDIST,
MAX, MEXA,MEDIAN, MIN, MINA, MODE, NEGBINOMDIST, NORMDIST,
NORMINV, NORMSDIST, NORMSINV, PERSON, PERCENTILE,
PERCENTRANK,PERMUT, POISSON, PROB, QUARTILE, RANK, RSQ, SKEW,
SLOPE, SMALL, STANDARDIZE, STDEV, STDEVA, STDEVP, STDEVPA,
STEYX, TDIST, TINV, TREAD, TRIMMEAN, TTEST, VAR, VARA, VARP,
VARPA, WEIBULL, ZTEST ;
Cutare & Referin ADDRESS, AREAS, CHOOSE, COLUMN, COLUMNS,
GETPIVOTDATA, HLOOKUP, HYPERLINK, INDEX, INDIRECT, LOOKUP,
MATH, OFFSET, ROW, ROWS, TRANSPOSE, VLOOKUP ;
Baz de date DAVERAGE, DCOUNT, DCOUNTA, DGET, DMAX, DMIN,
DPRODUCT, DSTDEV, DSUM, DVAR, DVARP ;
Text CHAR, CLEAN, CODE, CONCATENATE, DOLLAR, EXACT, FIND, FIXED,
LEFT, LEN, LOWER, MID, PROPER, REPLACE, REPT, RIGHT, SERCH,
SUBSTITUTE, T, TEXT, TRIM, UPPER, VALUE ;
Logice AND, FALSE, IF, NOT, OR, TRUE ;
Informaii CELL, ERROR, TYPE, INFO, ISBLANK, ISERR, ISERROR, ISLOGICAL,
ISNA, ISNOTEXT, ISNUMBER, ISREF, ISTEXT, N, NA, TYPE.

2.2.10. Cele mai utilizate funcii


Cele mai utilizate funcii din Excel sunt prezentate n tabelul urmtor:

tabelul 2-4. Categorii de funcii Excel des utilizate


FUNCIA REZULTAT DESCRIERE
AVERAGE (x1, x2,, xn) Media aritmetic a numerelor
m = (x1+ x2 + + xn) / n
SUM(x1, x2,, xn) Suma aritmetic a numerelor
s = x1+ x2 + + xn

158
PRODUCT(x1, x2,, xn) Produsul arimetic al numerelor p = x1 x2 xn
MIN (x1, x2,, xn) Minimul dintre numerele x1, x2,, xn
MAX (x1, x2,, xn) Maximul dintre numerele x1, x2,, xn
COUNT (val1, val2, , valn) Numrul elementelor ce conin valori numerice
COUNTA (val1, val2, , valn) Numrul elementelor nevide
ABS (x) Valoarea absolut (modulul) numrului x
INT(x) Partea ntreag inferior a numrului x
FLOOR (x,n) Partea ntreag inferioar sau superior a numrului x
SQRT(x) Radcina ptratic a numrului x
ROUND(x,n) Rotunjete valoarea numrului x la n zecimale
PI() Valoarea numrului = 3,14159265358979
RAND() Numr aleator uniform n intervalul (0,1)
VAR(x1, x2,, xn) Dispersia estimat a valorilor x1, x2,, xn
D= (xi m)2/(n-1), unde m este media aritmetic a
valorilor
STDEV(x1, x2,, xn) Deviaia standard estimat a valorilor x1, x2,, xn
(radcina ptrat a dispersiei estimate)
VARP(x1, x2,, xn) Dispersia calculat a valorilor x1, x2,, xn
D= (xi m)2 /n, unde m este media aritmetic a
valorilor
STDEVP(x1, x2,, xn) Deviaia standard calculat a valorilor x1, x2,, xn
(radcina ptrat a dispersiei calculate)
POWER(b,e) Puterea be
MOD(a,b) Modulo restul mpririi numerelor ntregi a : b
AND(exp1, exp2, , expn) Conjuncia expresiiloe logice exp1, exp2, , expn .
Valoarea returnat este TRUE dac fiecare expresie este
TRUE, altfel este FALSE
OR(exp1, exp2, , expn) Disjuncia expresiilor logice exp1, exp2, , expn .
Valoarea returnat este TRUE dac cel puin o expresie
este TRUE, altfel este FALSE
NOT(exp) Negaia expresiei exp. Valoarea returnat este TRUE
dac expresia este FALSE, altfel este FALSE
TRUE() Valoarea returnat este constanta logic TRUE
FALSE() Valoarea returnat este FALSE ; ntotdeauna
IF(exp, exp1, exp2) Se evalueaz valoarea expresiei logice exp. Dac
valoarea expresiei exp este TRUE, atunci funcia IF
returneaz valoarea specificat prin exp1, altfel
returneaz valoarea specificat prin exp2
CHOOSE(i, x1, x2,, xn) Instruciune de ramificaie multipl. Selectarea unei
valori dintr-o list de valori, pe baza valorii unui indice i.
TODAY() Data calendaristic curent
NOW() Data i ora calendaristic curent

159
VLOOKUP(val, reg, k) Cutare vertical. Se caut o valoare n prima coloan a
unei regiuni de date. Datele din aceast coloan sunt
aezate n ordine cresctoare. Se localizeaz primul
element al coloanei care este mai mare sau egal cu
elementul cutat. Dac elementul localizat este n linia i,
valoarea returnat de funcie este coninutul celulei din
linia i i coloana k a regiunii de date. Prima coloan are
numrul de ordine 1.
HLOOKUP(val, reg, k) Cutare orizontal. Se caut o valoare n prima linie a
unei regiuni de date. Datele din aceast linie sunt aezate
n ordine cresctoare. Se localizeaz primul element al
liniei care este mai mare sau egal cu elementul cutat.
Dac elementul localizat este n coloana i, valoarea
returnat de funcie este coninutul celulei din coloana i
i linia k a regiunii de date. Prima linie are numrul de
ordine 1.
OFSET(baza, lin, col, i, l) Obinerea unei referine la o celul sau la o regiune de
celule de dimensiune specificat (i=nlime, l=lime).
Argumentul baza reprezint o referin la o celul fa de
care se determin noua referin. Celula pentru care se
genereaz noua referin este deplasat fa de celula de
baz cu lin linii i col coloane
Funcii pentru date de tip TEXT
CODE(s) Codul ASCII al primului caracter din irul de caractere s
(irul de caractere s va fi delimitat de ghilimele)
CHAR(n) Caracterul al crui cod ASCII este numrul ntreg n
VALUE(s) Valoarea numeric a irului de caractere s
LEN(s) Numrul de caractere din irul de caractere s
LEFT(s ,n) Primele n caractere din irul de caractere s
RIGHT(s,n) Ultimele n caractere din irul de caractere s
MID(s,n1,n2) Returneaz n2 caractere din irul de caractere s ncepnd
cu poziia n1
REPT (s,n) Un ir de caractere obinut prin repetarea de n ori a
irului de caractere s
TRIM(s) Un ir de caractere obinut prin eliminarea tuturor
spaiilor, cu excepia spaiului care desparte cuvintele
LOWER(s) Transform toate literele mari din irul s n litere mici
UPPER(s) Transform toate literele mici din irul s n litere mari
PROPER(s) Un ir de caractere n care prima liter a fiecrui cuvnt
este transformat n liter mare
CONCATENATE(s1,s2, , sn) Un ir de caractere obinut prin concatenarea irurilor
s1,s2, , sn
REPLACE(s1,n1,s2,n2) irul de caractere obinut prin nlocuirea n irul s1 a n2
caractere ncepnd din poziia n1 cu irul de caractere s2
Functii financiare n Excel
FV(rate, nper, pmt, pv, type) Valoarea viitoare (Future value) a unui mprumut ntr-un
moment de timp viitor, dup efectuarea tuturor plilor,
unde rate = rata dobnzii, nper = numrul de perioade,
pmt = suma pltit ca rat la mprumut, pv = valoarea

160
actual a mprumutului, type = 1 sau 0 dup cum plata se
face la nceputul perioadei sau la sfritul peroadei
NPER(rate, pmt, pv, fv, type) Number of periods - Numrul de luni, ani, zile sau alte
uniti de timp necesare pentru un mprumut
PMT(rate, nper, pv, fv, type) Payment-Suma pltit periodic ca rat la mprumut
PV(rate, nper, pmt, fv, type) Present value Valoarea actual a unui mprumut
RATE(nper, pmt, pv, fv,type, Rate Rata dobnzii la un mprumut
quess)
Funcii pentru procesarea bazelor de date
DAVERAGE(db,col,crit) Returneaz media aritmetic a valorilor din coloana col a
bazei de date db care verific criteriul crit, unde db =
referin la o regiune (domeniu) de celule care conine
baza de date, col = referin la un nume de cmp al bazei
de date ( o celul din prima linie a bazei de date) prin
care se acceseaz coloana utilizat de funcie, crit =
referin la o regiune de celule care specific criteriul
utilizat (tabelul de condiii)
DCOUNT(db,col,crit) Returneaz numrul celulelor cu valori numerice din
coloana col a bazei de date db care verific criteriul crit.
Argumentul col este opional. Dac acest argument este
omis, funcia va determina numrul tuturor celulelor
bazei de date care verific criteriul
DCOUNTA(db,col,crit) Returneaz numrul celulelor nevide din coloana col a
bazei de date db care verific criteriul crit
DGET(db,col,crit) Returneaz coninutul unei singure celule din baza de
date db. Celula este situat n coloana col i verific
criteriul crit. Dac nici un articol nu verific criteriul, se
va returna valoarea de eroare #VALUE !, iar dac mai
multe articole verific criteriul, se va returna #NUM !
DMAX(db,col,crit) Returneaz valoarea maxim a numerelor din coloana
col a bazei de date db care verific criteriul crit
DMIN(db,col,crit) Returneaz valoarea minim a numerelor din coloana col
a bazei de date db care verific criteriul crit
DPRODUCT(db,col,crit) Returneaz produsul valorilor din coloana col a bazei de
date db care verific criteriul crit
DVAR(db,col,crit) Returneaz dispersia estimat a valorilor din coloana col
a bazei de date db care verific criteriul crit. Dac x1,
x2,, xn sunt aceste valori, dispersia estimat a valorilor
x1, x2,, xn este
D= (xi m)2/(n-1), unde m este media aritmetic a
valorilor
DVARP(db,col,crit) Returneaz dispersia calculat a valorilor din coloana
col a bazei de date db care verific criteriul crit. Dac x1,
x2,, xn sunt aceste valori, dispersia calculata a valorilor
x1, x2,, xn este
D= (xi m)2/n, unde m este media aritmetic a valorilor
DSTDEV(db,col,crit) Returneaz deviaia standard estimat (rdcina ptrat
a dispersiei estimate) a valorilor din coloana col a bazei
de date db care verific criteriul crit
161
DSTDEVP(db,col,crit) Returneaz deviatia standard calculat (rdcina ptrat
a dispersiei calculate) a valorilor din coloana col a bazei
de date db care verifica criteriul crit
DSUM(db,col,crit) Returneaz suma volorilor din coloana col a bazei de
date db care verific criteriul crit

Tipul i numrul argumentelor utilizate n definirea funciilor depinde de funcia


respectiv. Argumentele sunt separate de virgul sau de ; (funcie de setrile
calculatorului). Exist funcii care nu au argumente, cum ar fi PI(), NOW() etc. Chiar dac nu
au argumente, la apelarea acestor funcii vor fi trecute cele 2 paranteze rotunde.

Argumentele unei funcii pot fi :


constante (valori numerice sau text) ;
referine de celule;
referine de regiuni de celule (domenii).
Pentru a introduce o funcie/formul, mai nti se va selecta celula n care se dorete a
fi plasat rezultatul returnat de aceasta. Sunt dou modaliti de a introduce o funcie/formul:

se execut click n Bara de formule, se introduce semnul = i apoi coninutul


formulei;

figura 2-51. Bara de formule

se apas butonul Editare formul din bara de formule, avnd ca efect deschiderea
paletei de formule. Caseta nume se va transforma n caseta Funcie, afind numele
ultimei funcii folosite i, dac se execut click n lista derulant a casetei Funcie o
list cu cele mai recente funcii utilizate. Dac funcia dorit se afl n list, se
selecteaz i astfel programul Excel va scrie funcia n bara de formule i n paleta de
formule. Paleta de formule include o descriere a funciei i una sau mai multe casete
de text pentru fiecare argument al funciei. Pentru unele funcii care folosesc un
singur domeniu de celule apare i descriere domeniului, deoarece se intuiete
argumentul. Aa cum s-a menionat anterior, nu toate argumentele unei funcii sunt
obligatorii. Cele obligatorii sunt specificate cu caractere bold, ele trebuind completate
pentru a utiliza funcia apelat.

figura 2-52. Editarea formulei

2.2.11. Alte exemple de funcii


Funcia IF()

Aceast funcie este utilizat pentru a se putea lua o decizie pe baza rezultatului unei
evaluri. Sintaxa general a funciei este:

162
IF(TestLogic, ActiuneTestAdevrat, ActiuneTestFals)
unde:
TestLogic - se evalueaz o expresie (se verific dac este adevrat sau fals);
ActiuneTestAdevrat - poate fi o valoare sau o operaie. Rezultatul este introdus n
celula ce conine funcia IF(), dac rezultatul testului este adevrat;
ActiuneTestFals - poate fi, de asemenea, o valoare sau o operaie. Rezultatul operaiei sau
valoarea este introdus n celula ce conine funcia IF(), dac rezultatul testului este fals.
n cadrul testului se pot utiliza urmtorii operatori logici (tabelul 2-5):

tabelul 2-5. Operatori logici


= Egal cu
> Mai mare dect
< Mai mic dect
>= Mai mare sau egal cu
<= Mai mic sau egal cu

Funcii de validare a datelor


Excel-ul are un numr de funcii (ce ncep cu IF) care sunt utilizate, n principal,
pentru validarea datelor introduse. Printre acestea se pot aminti urmtoarele (tabelul 2-6):

tabelul 2-6. Funcii de validare a datelor


Funcie Returneaz TRUE dac argumentul este
IFBLANK() - spaiu
IFERR() - o eroare (exceptnd #N/A)
IFERROR() - o eroare
IFLOGICAL() - o valoare logic
IFNA() - o valoare #N/A
IFNUMBER() - un numr
IFREF() - o referin
IFTEXT() - un text

De exemplu, dac ntr-o foaie de calcul nu este introdus nici un text n celula A1,
atunci utilizatorul va vedea mesajul "V rog introducei numele firmei n A1!", altfel, dac s-a
introdus numele firmei, nu va fi afiat nici un mesaj:

IF(ISTEXT(A1); ""; "V rog introducei numele firmei n A1!")

Funcii de lucru cu data


Excel ofer o serie de funcii pentru lucrul cu data i timpul. Excel-ul memoreaz
datele ca un numr serial, asociind fiecrei zile din fiecare an, un numr unic. Sistemul de
numeraie ncepe cu ziua 1, ce corespunde datei de 1 ianuarie 1900.
Funciile de lucru cu data sunt (tabelul 2-7):

tabelul 2-7. Categorii de funcii de lucru cu data


DATE - returneaz numrul serial ce corespunde respectivei date
DATEVALUE - convertete o dat din format text ntr-un numr serial
DAY - convertete un numr ntr-o zi din lun
DAY360 - calculeaz numrul de zile dintre dou date dintr-un an cu 360
163
zile
EDATE - returneaz numrul serial al datei care este numrul indicat al
lunii nainte sau dup data de start
MONTH - convertete un numr serial ntr-o valoare ce reprezint luna
NETWORKDAYS - returneaz numrul total de zile lucrtoare dintre dou date
TODAY - returneaz data curent
WEEKDAY - convertete o dat n zi din sptmn
WORKDAY - returneaz un numr serial al datei naintea sau dup u numr
specificat de zile lucrtoare
YEAR - convertete un numr ntr-un an
YEARFRAC - returneaz fraciunea de an ce reprezint numrul tuturor
zilelor dintre data de start i cea de sfrit

Obs. Pentru a obine ntr-o celul data curent, se va utiliza funcia TODAY(), care va
returna numrul serial corespunztor datei curente. Dac celulei i se va aplica format de dat,
se va obine data curent n formatul selectat.

Exemple
1. n celula A1 se introduce o dat. Se cere ca n celula A2 s se afieze data de dup
10 sptmni. Pentru aceasta, n celula A2 se va introduce formula:
=A1 + 10 * 7
2. Pentru a aduna un numr de luni (de exemplu, 3) unei date, se va introduce data
dorit, de exemplu, n celula A1, iar n celula A2 se va introduce urmtoarea formul:
=DATE(YEAR(A1), MONTH(A1) + 3, DAY(A1))
3. Pentru a obine ultima zi a lunii februarie din anul 2001, se va introduce urmtoarea
formul:
=DATE(2001; 3; 1) - 1

deci se obine data de 1 martie 2001 i se scade o zi.

Funcii de lucrul cu timpul


Excel-ul ofer o serie de funcii pentru lucrul cu timpul, cum ar fi (tabelul 2-8):

tabelul 2-8. Categorii de funcii de lucru cu timpul


HOUR - convertete un numr serial ntr-o or
MINUTE - convertete un numr serial n minute
NOW - returneaz numrul serial al datei i timpului curent
SECOND - convertete un numr serial n secunde
TIME - returneaz numrul serial corespunztor unui anumit timp
TIMEVALUE - convertete un timp din format text ntr-un numr serial

2.2.12. Erori n crearea formulelor


In tabelul 2-9 sunt prezentate erorile ce pot apare n Excel i cauzele lor cele mai
frecvente. Pentru a elimina erorile dintr-o celul trebuie descoperit cauza acestora i apoi
editat formula astfel nct Excel-ul s poat executa corect calculele dorite de utilizator.

tabelul 2-9. Erori n Excel

164
Eroare Descriere Cauze
#DIV/0 Imprire la 0 Operaia de mprire din formul face referire la o
celul care conine valoarea 0 sau este vid (blank)
#N/A Valoare nedisponibil Din punt de vedere tehnic, aceasta nu este o eroare
ci o valoare special care poate fi introdus
manual ntr-o celul pentru a indica faptul c
exist nc valoarea necesar pentru efectuarea
calculelor
#NAME? Excel nu recunoate un Aceast eroare apare atunci cnd se tiprete
nume incorect un nume de zon de celul, se face
referire la un nume ters sau nu s-au pus ghilimele
unui text dintr-o formul
#NULL! S-a specificat intersecia a Deoarece un spaiu indic o intersecie, aceast
dou zone de celule ale eroare va apare dac n formul se introduce un
cror celule nu se spaiu n loc de : ntre zonele utilizate ca
intersecteaz argumente ale funciilor
#NUM! Probleme cu un numr n Aceast eroare poate fi cauzat de un argument
formul invalid al unei funcii Excel sau o formul care are
ca rezultat un numr prea mare sau prea mic
pentru a fi reprezentat n worksheet
#REF! Referin de celul invalid Aceast formul apare atunci cnd se terge o
celul referit n formul sau se lipesc celule peste
alte celule referite n formul
#VALUE! Tip argument greit ntr-o Aceast eroare este, cel mai adesea, rezultatul unei
funcie sau operator greit operaii matematice ce implic celule ce conin
text

2.3. Lucrul cu secvene de comenzi (macro-uri)


O macrocomand (Macro) reprezint o succesiune de instruciuni ce se vor executa de
ctre Excel n momentul apelrii acesteia. Un macro poate fi scris comand cu comand sau
poate fi nregistrat folosind facilitile Excel. In acest ultim caz se face o conversie a
aciunilor utilizatorului n secvene de cod care pot fi salvate i executate ulterior. In
concluzie, utilizarea macrourilor este oportun ori de cte ori este necesar ca aciuni complexe
s se execute repetitiv.
Dup creare, un macro poate fi asignat unui obiect (ex. unui buton de pe o bar de
instrumente, unui grafic sau unui control) astfel nct rularea macroului poate fi declanat
printr-un click pe obiectul respectiv.
Atunci cnd nu mai este util, macroul poate fi ters.

2.3.1. nregistrarea macro-urilor


La nregistrarea unui macro, nregistratorul va reine toi paii necesari completrii
aciunilor ce trebuie realizate de respectivul macro.
In cazul n care tab-ul Developer nu este disponibil, se parcurg urmtorii pai:
1. se acioneaz butonul Microsoft Office Button, apoi se acioneaz Excel Options.
Se deschide fereastra de dialog din figura 2-53;

165
2. n fereastra Excel Options, in categoria Popular sub Top options for working with
Excel, se selecteaz caseta de validare Show Developer tab in the Ribbon dup care se
apas OK.

Pentru a seta temporar nivelul de securitate astfel nct sa fie validate toate macrourile
se procedeaz astfel:
1. n tab-ul Developer, n grupul Code, prezentat n figura 2-54 se acioneaz Macro
Security. Se deschide fereastra de dialog Macro Settings (figura 2-55);
2. sub Macro Settings, se alege opiunea Enable all macros (not recommended,
potentially dangerous code can run);
3. se apas butonul OK.

figura 2-53. Cutia de dialog Excel Options

figura 2-54. Grupul Code din tabul Developer

166
figura 2-55. Opiunile Macro Settings

Din acest moment se poate ncepe nregistrarea unui macro, prin parcurgerea
urmtorilor pai:
1. n tabul Developer, n grupul Code, se acioneaz Record Macro. Se deschide fereastra
Record Macro, cum se prezint n figura 2-56.
2. n caseta Macro Name se introduce un nume pentru macro. Trebuie inut cont de faptul
c prima liter a unui nume de macro trebuie s fie o liter, celelalte caractere pot fi
litere, numere i liniue de subliniere. De asemenea nu sunt admise spaii in numele de
macro.
3. pentru a asocia macroului o combinaie rapid de taste (Ctrl+ ) care s declaneze
rularea macroului, n caseta Shortcut key se tiprete litera dorit (cu minuscule sau cu
majuscule)
4. n lista Store macro in se selecteaz registrul de lucru unde se dorete memorat
macroul. Dac acesta trebuie s fie disponibil oridecte ori se utilizeaz Excel se va
alege opiunea Personal Macro Workbook, caz n care se creaz (dac nu exist deja)
un registru de macrouri (Personal.xlsb, in care se va salva macroul curent.)
5. n caseta Description se tiprete o scurt descriere a macroului
6. dup apsarea butonului Ok se va declana operaia de nregistrare
7. se realizeaz aciunile necesare
8. n final n tabul Developer, n grupul Code se va apsa Stop Recording

figura 2-56. Fereastra Record Macro


167
Exemplu
Se va nregistra o macromand care, pentru o anumit selecie a unei zone de celule
dintr-o foaie de calcul, seteaz culoarea fondului i chenarele (de exemplu, subiri la interior
i gros la exterior).
De remarcat c pentru a funciona pentru orice selecie fcut, trebuie fcut mai nti
selecia zonei de celule, dup care se va starta nregistrarea macrocomenzii. In acest mod,
instruciunea de selecie nu va fi nregistrat n corpul macrocomenzii.
Macrocomanda nregistrat (succesiunea de instruciuni) este urmtoarea:

Sub Macro1()
'
' Macro1 Macro
' Macro nregistrat la 28.11.2010
'

'
Selection.Borders(xlDiagonalDown).LineStyle = xlNone
Selection.Borders(xlDiagonalUp).LineStyle = xlNone
With Selection.Borders(xlEdgeLeft)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlThin
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Borders(xlEdgeTop)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlThin
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Borders(xlEdgeBottom)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlThin
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Borders(xlEdgeRight)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlThin
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Borders(xlInsideVertical)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlThin
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Borders(xlInsideHorizontal)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlThin
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
Selection.Borders(xlDiagonalDown).LineStyle = xlNone
Selection.Borders(xlDiagonalUp).LineStyle = xlNone
With Selection.Borders(xlEdgeLeft)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlMedium
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Borders(xlEdgeTop)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlMedium
.ColorIndex = xlAutomatic

168
End With
With Selection.Borders(xlEdgeBottom)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlMedium
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Borders(xlEdgeRight)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlMedium
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Borders(xlInsideVertical)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlThin
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Borders(xlInsideHorizontal)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlThin
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Interior
.ColorIndex = 35
.Pattern = xlSolid
End With
End Sub

2.3.2. Atribuirea tastelor de accelerare


Pentru a atribui o tast de accelerare unei macrocomenzi, se alege din meniul
Developer comanda Macros (figura 2-57).

figura 2-57. Vizualizarea macro-urilor

Pe ecran va fi afiat cutia de dialog Macro, n care se va da un click de mouse pe


numele macro-ului pentru care se dorete atribuirea unei taste de accelerare, dup care se va
selecta butonul Options pentru a afia cutia de dialog Macro Options (figura 2-58).

169
figura 2-58. Atribuirea tastei de accelerare

In aceast cutie de dialog se va tasta n cutia text Ctrl+ litera dorit. Aceast
combinaie va fi utilizat pentru apelarea macro-ului. Se selecteaz butonul OK pentru a
reveni n cutia de dialog Macro, dup care se d un click pe butonul Close din dreapta jos a
cutiei de dialog.

2.3.3. Asocierea unui macro cu un obiect grafic sau control


Macrou-rile pot fi asociate cu obiecte grafice sau controale. Pentru a se realiza acest
lucru se procedeaz n felul urmtor:
1. n foaia de lucru, se face un click dreapta pe obiectul, graficul sau controlul cruia i se
va asocia macroul i se va alege opiunea Assign Macro;
2. din caseta Macro Name se va selecta macroul care trebuie asociat cu obiectul
respectiv.

2.3.4. Editarea unui macro


nainte de a edita un macro ar trebui s se cunoasc limbajul VBA (Visual Basic for
Application) n al crui editor se pot scrie sau edita macrourile ataate unui registru de lucru
Excel.
1. se configureaz nivelul de securitate astfel nct s fie validate temporar toate
macrourile;
2. n tabul Developer, n grupul Code se alege butonul Macros;
3. n caseta Macro name se selecteaz numele macroului ce se dorete editat;
4. se acioneaz Edit.

2.3.5. Execuia unui macro


Exist mai multe moduri de a declana execuia unui macro. In orice situaie, acest
lucru se poate face din meniu. Funcie de modul n care macroul a fost configurat s ruleze
este posibil ca declanarea execuiei s fie fcut fie prin apsarea combinaiei de taste (Ctrl+
) asignat la nregistrare fie prin acionarea unui buton din toolbar, a unui obiect, grafic sau
control asociat cu respectivul macro. Mai mult, un macro poate fi rulat automat la deschiderea
unui registru de lucru.
Execuia uni macro presupune urmtorii pai:
1. se deschide registrul de lucru care conine macroul;
2. n tabul Developer, n grupul Code se apas butonul Macros;
3. n caseta Macro Name se selecteaz macroul ce se va executa;
4. daca se ruleaz un macro ntr-un registru de lucru Excel, se apas Run;

170
5. dac se ruleaz un macro n modul Microsoft Visual Basic, se acioneaz Edit, i apoi
din meniul Run se alege Run-Sub User Form (sau se apas F5).

Un alt mod de a executa un macro este acela de a aciona un buton din bara de
instrumente Quick Access. Aceasta presupune urmtorii pai:
1. se acioneaz butonul Microsoft Office Button ;
2. se alege opiunea Excel Options;
3. se apas Customize, apoi din lista Choose commands from se selecteaz Macros;
4. din list se selecteaz macroul creat si se acioneaz butonul Add;
5. pentru a schimba imaginea butonului pentru macro, se selecteaz macroul n caseta
unde a fost adugat i se apas Modify;
6. sub Symbol, se alege imaginea pentru buton care se dorete a fi folosit;
7. pentru a schimba numele care este afiat pe buton pentru macro atunci cnd cursorul
mouse-ului este plasat deasupra sa, n caseta Display Name se va tipri numele dorit;
8. OK pentru a aduga butonul pentru maro n bara Quick Access. Pentru execuia
macroului, din aceast bar se face click pe butonul corespunztor.

O alt modalitate de a declana rularea unui macro este execuia unui click n zona
unui obiect grafic. Pentru aceasta:
1. n registrul de lucru se selecteaz un obiect grafic;
2. in tabul Insert, n grupul Illustrations (figura 2-59) se acioneaz Shapes, se alege
forma dorit i se deseneaz aceast form peste obiectul selectat anterior;
3. se face un click dreapta pe aceasta form i se acioneaz Assign Macro n meniul
shortcut;
4. din acest moment se pot executa urmtoarele operaii:
 pentru a asocia un macro care exist cu obiectul grafic se face dublu click pe
macro sau se introduce numele acestuia n caseta Macro name;
 pentru a nregistra un macro nou asociat cu obiectul respectiv se apas Record.
La finalul nregistrrii se apas Stop Recording n tabul Developer n grupul
Code;
 pentru a edita un macro existent se selecteaz numele acestuia in caseta Macro
name si se apas Edit;
5. OK;
6. n registrul de lucru se selecteaz obiectul respectiv pentru a executa macroul.

figura 2-59 Grupul Illustrations din tabul Insert

2.3.6. tergerea unui macro


tergerea unui macro se poate realiza ntr-unul din urmtoarele moduri:
1. se deschide registrul de lucru ce conine macroul ce se dorete ters;
2. dac macroul se gsete memorat n registrul personal de macrouri (Personal.xlsb) i
acesta este ascuns, pentru a-l afia se procedeaz astfel:
 n tabul View , n grupul Window se apas Unhide;
 sub Unhide workbooks, se alege PERSONAL i apoi se apas OK;

171
3. n tabul Developer, n grupul Code (Error! Reference source not found..) se apas
butonul Macros;
4. n lista Macros in, se selecteaz registrul de lucru n care se gsete macroul vizat. De
exemplu se poate alege This Workbook;
5. n caseta Macro name se selecteaz numele macroului ce se dorete ters;
6. se apas Delete.

2.3.7. Validarea sau invalidarea macrourilor n Excel prin utilizarea Trust Center
Anumite macrouri pot prezenta riscuri de securitate. Spre exemplu, o persoan ru
intenionat poate introduce in documente un macro distructiv. Setrile de securitate pentru
macrouri sunt localizate n Trust Center i ele pot fi modificate dup necesiti. Pentru aceasta
se parcurg urmtorii pai:
1. se acioneaz butonul Microsoft Office Button i se alege opiunea Excel
Options;
2. se acioneaz Trust Center, apoi Trust Center Settings, i n final Macro Settings;
3. se alege opiunea dorit:
1. Disable all macros without notification In acest caz toate macrourile i
alertele de securitate aferente sunt dezactivate. In cazul n care exist
documente care conin macrouri de care este nevoie, acestea pot fi puse ntr-o
locaie de ncredere, caz n care macrourile vor fi executate fr a fi verificate
de sistemul de securitate din Trust Center;
2. Disable all macros with notification Aceasta este setarea implicit. Se
folosete daca se dorete o alert de securitate n situaia n care n document
exist macrouri care pot fi dezactivate. Astfel se permite alegerea momentelor
sau cazurilor n care macrourile pot fi dezactivate;
3. Disable all macros except digitally signed macros Opiunea este similar
celei precedente cu diferena c dac macroul are o semntur digital de
ncredere el poate rula. Toate macrourile fr semntur sunt dezactivate fr
notificare;
4. Enable all macros (nerecomandat deoarece poate conine cod periculos)
este o opiune care face clculatorul vulnerabil n cazul n care exist cod
periculos;
5. Trust access to the VBA project object model Este indicat a fi folosit de
dezvoltatorii de soft pentru a bloca sau pentru a permite acesul la modelul
VBA oricrui client Automation.

2.4. Utilizarea tabelelor pivot

2.4.1. Definirea unui tabel pivot

Pe lng facilitile de calcul tabular oferite, de generare de grafice i de exploatare a


bazelor de date, utilitarul de calcul tabelar dispune de o gam larg de instrumente de asistare
a deciziei, instrumente ce au rolul de a pune la dispoziia utilizatorului o imagine sintetic
asupra datelor pe care se fundamenteaz decizia. Utilitarul de calcul tabular Excel posed mai
multe tehnici de prelucrare a datelor, tehnici prin care informaia poate fi agregat,
centralizat, regrupat, simulat sau optimizat.
Una dintre aceste tehnici vizeaz posibilitatea de sintetizare a datelor prin intermediul
tabelelor pivot. Tabelul pivot, ca instrument de asistare a deciziei, reprezint o facilitate prin

172
care datele coninute de o foaie de calcul pot fi permutate, n vederea scoaterii n eviden a
unor informaii necesare procesului decizional. Un tabel pivot utilizeaz date pe dou
dimensiuni pentru a crea un tabel n trei dimensiuni, n esen, un tabel rezumat, bazat pe mai
multe condiii, care au puncte de intersecie.

2.4.2. Inelegerea avantajelor utilizrii tabelelor pivot


Tabelul pivot permite crearea unui tablou de sintez n care cmpurile unui tabel sau
ale unei baze de date pot fi orientate pe linie sau pe coloan, asupra datelor operndu-se
agregri i calcule sub form de totaluri, medii, minim, maxim, etc. Aceste operaii pot fi
selectate dintr-o list de funcii predefinite, tabelul pivot permind operarea de calcule
diferite asupra acelorai elemente supuse sintetizrii.
Din punct de vedere operaional, tabelul pivot este un instrument care permite o
asociere foarte elastic a unor cmpuri ntr-o manier interactiv, fapt ce duce la regruparea
datelor i prezentarea acestora ntr-un mod sintetic. Tabelul pivot posed un asemenea grad de
interactivitate nct, odat ce a fost creat, orice cmp al tabelei poate fi deplasat (prin glisare
cu mouse-ul) n orice locaie a foii de calcul, obinndu-se astfel o reorientare a structurii
tabelului printr-un singur pas. Facilitile tabelului pivot sunt acelea ce permit ascunderea
unor nivele de sintetizare. De regul, nivelul de sintetizare ce urmeaz a fi inhibat trebuie s
fie n mod obligatoriu ierarhic inferior, ca mod de agregare, fa de primul nivel. Gruparea
informaiilor pe mai multe nivele de centralizare determin obinerea unei viziuni mai
sintetice n ceea ce privete analiza i reprezentarea datelor.
Astfel, exist posibilitatea gruprii mai multor rubrici din baza de date, pe linie sau pe
coloan, pentru a obine o agregare n trepte a informaiilor. De asemenea, este posibil
facilitatea de restricionare a tabelului la nivel de pagin, cu opiunea de extragere ntr-o alt
foaie de calcul potrivit unui criteriu, ceea ce reprezint un aspect dinamic n prezentarea
datelor supuse operaiilor de centralizare i agregare.

2.4.3. Pregtirea crerii unui tabel pivot


Aa cum s-a specificat anterior, un tabel pivot se constituie ntr-un mijloc puternic de
analiz i sintez a listelor. Cu ajutorul lui se pot prelucra date de diferite categorii, utiliznd
funcii cum ar fi Count, Sum, Product, Max, Min etc.
Microsoft Excel este prevzut cu posibilitatea construciei tabelelor pivot n mod
asistat, utiliznd Pivot Table Wizard. Acest mod de lucru este uor de urmrit, construcia
tabelului realizndu-se n etape crora le corespund nite cutii de dialog predefinite.
In vederea prezentrii modului de construcie a tabelelor pivot, se va considera tabelul
din figura 2-60.

173
figura 2-60. Date pentru construcia tabelelor pivot

Se ncepe prin a selecta o celul din tabel. In acest mod, Excel-ul va recunoate
automat zona de date utilizat pentru crearea tabelului pivot. Pentru a iniia crearea tabelului
pivot se va alege comanda Insert Pivot Table din meniul Insert (figura 2-61).

figura 2-61. Insert Pivot Table

Urmare a comenzii anterioare, va apare o cutie de dialog, intitulat Create Pivot


Table, prezentat n figura 2-62.

174
figura 2-62. Cutia de dialog Create Pivot Table

In aceast cutie de dialog pot fi setate o serie de elemente pentru tabelul pivot, cum ar
fi:
Tabelul sau zona de celule utilizat pentru crearea tabelului pivot; n acest caz,
selecia este implicit;
Exist posibilitatea de a utiliza o surs de date extern, n acest caz fiind necesar
realizarea unei conexiuni cu aceasta;
Locaia unde se dorete crearea tabelului pivot, acesta putnd fi plasat ntr-o foaie
de lucru nou sau una existent, n ultimul caz fiind posibil i precizarea exact a
locaiei tabelului.

Dup specificarea tuturor acestor elemente, se apas butonul OK. Ca urmare, se va


insera un nou worksheet, n care se vor regsi o zon predefinit, precum i o list cu
cmpurile disponibile pentru crearea tabelului pivot (figura 2-63).

175
figura 2-63. Zona iniial a tabelului pivot i lista de cmpuri disponibile

Pentru crearea tabelului pivot este necesar specificarea cmpurilor care se doresc a fi
introduse n tabel. Acest lucru se face prin selecia cmpurilor din lista de cmpuri. Dup
selecia acestora, va afia un tabel asemntor celui din figura 2-64.

176
figura 2-64. Construcia tabelului pivot pe baza cmpurilor selectate

Structura acestui tabel pivot se poate modifica prin mutarea unor cmpuri selectate
anterior pe coloan. Acest lucru se realizeaz prin deplasarea numelui cmpului n zona
Column Labels din figura 2-64. De exemplu, dac se dorete sumarea cantitilor pe fiecare
furnizor i pe fiecare produs, se va muta cmpul Denumire marf n zona Column Labels.
(figura 2-65), iar rezultatul este afiat (parial) n figura 2-66.

177
figura 2-65. Rearanjarea tabelului pivot

figura 2-66. Afiarea cantitilor totale cumprate de la furnizori

De remarcat c n figura 2-65 la seciunea Values apare Sum of cantitate. Dac se


dorete utilizarea unei alte funcii, atunci se va apsa sgeata , din meniul
afiat (figura 2-67) alegndu-se comanda Value Field Settings. Execuia acestei comenzi va
avea ca urmare afiarea cutiei de dialog Value Field Settings, prezentat n figura 2-68.

figura 2-67. Setri pentru cmpuri

178
figura 2-68. Cutia de dialog Value Field Settings

Dac se dorete ca pentru fiecare furnizor i denumire produs s se afieze att


cantitatea total ct i valoarea total, atunci se va modifica structura tabelului pivot dup cum
se prezint n figura 2-69, rezultatul fiind afiat n figura 2-70.

figura 2-69. Modificarea structurii tabelului pivot

figura 2-70. Rezultatul modificrii structurii tabelului pivot


179
2.4.4. Formatarea unui tabel pivot
2.4.4.1. Adugarea rndurilor goale
Exist situaii n care, pentru o vizualizare mai uoar a datelor unui tabel, se introduc
rnduri goale dup fiecare rnd al tabelului.

2.4.4.2. Utilizarea stilurilor


Microsoft Excel pune la dispoziia utilizatorilor o galerie de stiluri. Acestea sunt
grupate cte 28 n categorii denumite Light, Medium i Dark (figura 2-71), n galerie fiind
prezentate variaii ale culorilor corespunztoare temei curente.

figura 2-71. Stiluri ale tabelelor pivot

De remarcat faptul c se poate face o filtrare a stilurilor care pot fi aplicate tabelului
pivot prin utilizarea csuelor de marcaj prezente n partea stng din figura 2-71. De
exemplu, se pot alege stiluri care au evideniate rndurile sau coloanele. Dac se dorete
evidenierea rnduriloe sau coloanelor, este indicat s se aleag aceste opiuni nainte de a
deschide galeria. Unele din cele 84 de stiluri nu suport coloane sau rnduri evideniate.
Excel 2007 are o opiune de tip Live Preview. In momentul n care cursorul mouse-
ului este deasupra unui stil, tabelul pivot construit copie temporar caracteristicile stilului
respectiv.
Utilizatorul poate i poate crea propriile stiluri. Stilurile nou create sunt adugate n
galerie i pot fi utillizate pentru toate tabelele pivot create ulterior. De exemplu, dac se
dorete crearea unui stil n care se dorete a fi evideniate cte dou rnduri, se vor urmri
paii de mai jos:

180
1. Se caut n galeria de stiluri un stil existent care permite evidenierea rndurilor.
Se d click dreapta de mouse pe stilul respectiv i se alege Duplicate (figura
2-72). Ca urmare a cestor operaii, se va afia cutia de dialog Modify Table Quick
Style (figura 2-73).

figura 2-72. Duplicarea unui stil

figura 2-73. Cutia de dialog Modify Table Quick Style

2. Se alege un nume pentru noul stil. Iniial, Excel va copia numele stilului i va
aduga un 2.
3. In lista Table Element se selecteaz First Row Stripe. In cutia de dialog va apare o
nou seciune, denumit Stripe Size.
4. Se alege Stripe Size 2, aa cum apare n (figura 2-74);

181
figura 2-74. Crearea unui stil nou

5. Dac se dorete schimbarea culorii de evideniere se va apsa butonul Format. Va


apare cutia de dialog Format cells. Dup efectuarea modificrilor dorite se va
apsa butonul OK i se va reafia cutia de dialog Modify Table Quick Style;
6. In lista Table Element se selecteaz Second Row Stripe i, de asemenea, se va seta
Stripe Size la valoarea 2.
7. Se apas OK. Schimbrile efectuate nu vor fi vizibile. Cnd s-a modificat stilul de
la care s-a pornit iniial, s-a creat un nou stil. Tabelul pivot este nc formatat n
conformitate cu stilul original.
8. Se deschide galeria PivotTable Styles. Stilul nou creat este adaugat n partea
superioar a galeriei, n seciunea Custom (figura 2-75). Se alege stilul nou creat
pentru formatarea tabelului pivot (figura 2-76).

figura 2-75. Selecia unui stil nou

182
figura 2-76. Aplicarea unui stil nou

Se poate seta stilul implicit pentru toate viitoarele tabele pivot care vor fi create. Stilul
implicit poate fi unul din stilurile puse la dispoziie de Excel, fie unul creat de utilizator.
In galeria PivotTAble Styles, meniul Design se selecteaz stilul care se dorete a fi
implicit i se apas click dreapta de mouse. Se alege comanda Set As Default (figura 2-77).

figura 2-77. Setarea unui stil nou ca implicit

2.4.4.3. Alte formatri ale unui tabel pivot


Exist situaii n care unele dintre elementele unui tabel pivot nu satisfac cerinele
utilizatorului. Unele dintre acestea pot fi modificate foarte uor. Iat cteva dintre cazuri:
1. Tabelul pivot implicit nu are chenare, lucru care face dificil urmrirea rndurilor i
coloanelor;
2. Numerele din zona valorilor sunt sub format numeric, fr a avea, de exemplu,
separatori de mii;
3. Intr-un tabel pivot pot exista foarte multe celule care au valoarea 0; exist
posibilitatea de a afia 0 n loc de o celul goal;
4. Excel-ul redenumete cmpurile din zona de valori, ca de exemplu Sum of ; acest
nume poate fi schimbat.

Afiarea chenarelor
Cea mai indicat modalitate de a afia chenarele unui tabel pivot este bazat pe
utilizarea stilurilor.

Schimbarea formatului numerelor i adugarea separatorilor de mii


Tabelele pivot nu pstreaz formatrile efectuate n tabelele din care au fost create.
Chiar dac datele iniiale au fost formatate cu un anumit format, tabelul pivot rezultat va afia
acele date cu un format general.

183
Formatele numerice pot fi modificate prin setarea opiunilor din cutia de dialog Data
Field Settings. Exist 4 modaliti de a afia aceast cutie de dialog:
1. Se apas clic dreapta pe o celul din zona de valori a tabelului pivot i se alege
Value Field Settings (figura 2-78);

figura 2-78. Deschiderea cutiei de dialog Data Field Settings-1

2. Se d un dublu click pe Sum of Cantitate din figura 2-70;


3. Se apas sgeata drop down corespunztoare cmpului Sum of Cantitate din zona
listei cmpurilor tabelului pivot (figura 2-79);

figura 2-79. Deschiderea cutiei de dialog Data Field Settings-2

4. Se selecteaz orice celul din tabelul pivot. Din meniul Options, se alege Field
Settings pentru grupul Active Field (figura 2-80).

figura 2-80. Deschiderea cutiei de dialog Data Field Settings-3

Aplicarea oricrei din aceste metode va conduce la afiarea cutiei de dialog Format
Cells. Se vor aplica formatrile dorite pentru valori numerice din tabelul pivot.

Afiarea zerourilor n locul celulelor goale


Pentru afiarea zerourilor n locul celulelor goale se va proceda astfel:

184
1. Se selecteaz o celul n tabelul pivot;
2. In meniul Options se alege Options din grupul Pivot Table Options (figura 2-85); ca
urmare se va afia cutia de dialog Pivot Table Options (figura 2-82);

figura 2-81. Afiarea opiunilor tabelului pivot

figura 2-82. Cutia de dialog Pivot Table Options

3. In tab-ul Layout & Format se tasteaz 0 n cmpul corespunztor lui For empty
cells show;
4. Se apas OK pentru efectuarea modificrilor (figura 2-83).

185
figura 2-83. Afiarea zerourilor n locul celulelor goale

Redenumirea cmpurilor din zona de valori


Dac, de exemplu, se dorete redenumirea cmpului Sum of Cantitate din figura 2-83,
atunci se va proceda n felul urmtor:
1. Se selecteaz o celul corespunztoare acestui cmp;
2. Se apas click dreapta i se alege comanda Value Field Settings; va fi afiat cutia
de dialog Value Field Settings;

figura 2-84. Schimbarea numelui unui cmp

3. In cmpul Custom Name se fac modificrile dorite;


4. Se apas OK.

2.4.4.4. tergerea unui tabel pivot


Pentru a terge un tabel pivot se deruleaz urmtoarea secven de aciuni:

Se selecteaz o celul a tabelului pivot;


In tabul Options, grupul Actions, se apas Select, dup care Entire PivotTable
(figura 2-85);
Se apas DELETE.

186
figura 2-85. Selectarea unui tabel pivot

O alt modalitate de a terge un tabel pivot const n utilizarea comenzii Clear All
(figura 2-86).

figura 2-86. tergerea unui tabel pivot

2.4.4.5. Utilizarea temelor pentru un tabel pivot


Capacitatea de formatare a tabelelor pivot n Excel 2007 este impresionant. Cele 84
de stiluri, mpreun cu cele 8 combinaii ale opiunilor stilurilor, conduc la obinerea a cteva
sute de combinaii de formatri. Dac se dorete schimbarea temei pentru tabelele pivot, se va
selecta Themes din meniul Page Layout (figura 2-87). Acolo se regsesc 20 de teme care pot
fi aplicate documentului Excel.
Trebuie menionat c schimbarea unei teme afecteaz coninutul ntregului registru de
calcul. Astfel, vor fi afectate culorile, fonturile i efectele tuturor graficelor, tabelelor i
tabelelor pivot din toate foile de calcul ale registrului de calcul activ.

187
figura 2-87. Schimbarea temei unui document

2.4.5. Sortarea i filtrarea datelor ntr-un tabel pivot


2.4.5.1. Sortarea datelor

In mod implicit, elementele prezente n fiecare cmp al tabelului pivot sunt sortate n
ordine ascendent, n funcie de numele elementului. Microsoft a simplificat foarte mult
sortarea n tabelele pivot, n versiunea Excel 2007. Astfel, exist posibilitatea de a sorta datele
astfel nct s satisfac toate cerinele utilizatorului. Dintre modalitile de sortare, pot fi
menionate:
Utilizarea butoanelor de sortare din ribbon-ul Options;
Sortarea din zona PivotTable Field List.

Cele dou modaliti sunt prezentate n continuare.

Utilizarea butoanelor de sortare


Aceste butoane de sortare se regsesc n ribbon-ul Optionsgrupul Sort (figura 2-88).
Butonul AZ permite sortarea ascendent, iar butonul ZA pe cea descendent. Pentru mai
multe opiuni de sortare se va apsa butonul Sort, din acelai grup (figura 2-89).

188
figura 2-88. Butoane de sortare

figura 2-89. Opiuni multiple de sortare

Sortarea din zona PivotTable Field List


Sortarea mai poate fi apelat i din zona PivotTable Field List. Astfel, dac se
selecteaz cmpul n funcie de care se dorete a se face sortarea i se d click pe sgeata
drop-down corespunztoare lui, se va afia cutia de dialog din figura 2-90. Posibilitile de
sortare sunt asemntoare celor de la punctul anterior.

189
figura 2-90. Sortarea din zona PivotTable Field List

2.4.5.2. Filtrarea datelor


Una dintre modalitile de filtrare utilizate n Excel const n aranjarea
corespunztoare a cmpurilor n tabelul pivot. De exemplu, cmpul Report filter din zona
PivotTable Field List permite o alt modalitate de a grupa nregistrrile, prin crearea unei serii
de tabele pivot ce pot fi vizualizate pe rnd, folosind un cmp. De exemplu, pentru acest cmp
se poate specifica Furnizor, pentru rnd Denumirea mrfii, pentru coloane Data NIR, ira
pentru zona de date se va utiliza suma cantitilor. Astfel, tabelul pivot va avea aspectul din
figura 2-91.

figura 2-91. Tabel pivot multipagin

190
In acest mod, cmpul Furnizor va permite selectarea tabelului pivot corespunztor
fiecrui furnizor, precum i a tabelului pivot global (ce conine suma cantitilor achiziionate
de la toi furnizorii).
O alt modalitate de filtrare a datelor dintr.un tabel pivot const n apsarea sgeilor
drop-down ale oricrui element al tabelului pivot i realizarea seleciilor dorite. De exemplu,
n cazul tabelului figura 2-91, se pot apsa sgeile drop down de la Furnizor, Row LAbels i
Column Labels.

figura 2-92. Filtrare dup Furnizor

In mod implicit, sunt afiai toi furnizorii. Prin marcarea csuei Select Multiple Items,
se ofer posibilitatea de a selecta furnizorii pentru care se dorete a se face afiarea.
In mod identic se poate face filtrarea i dup rndurile sau coloanele prezente n
tabelul pivot (figura 2-93).

figura 2-93. Filtrare dup cmpul Denumire marf

191
Csua de marcaj All prezent n cutiile de dialog pentru filtrare are o funcie foarte
puternic. Ea reprezint o cale rapid pentru a selecta sau deselecta toate elementele din lista
drop-down.
O alt modalitate de filtrare const n utilizarea unor reguli de filtrare. Acestea sunt n
numr de 14 i sunt disponibile prin intermediul unui meniu apelabil prin comanda Label
Filters din figura 2-93.

figura 2-94. Meniul Label Filters

Opiunile disponibile sunt:


Equals Egal
Does Not Equal Nu este egal
Begins With Incepe cu
Does Not Begin With Nu incepe cu
Ends With Se sfrete cu
Does Not End With Nu se sfrete cu
Contains Conine
Does Not Contain Nu conine
Greater Than Mai mare dect
Greater Than or Equal To Mai mare sau egal cu
Less Than Mai mic dect
Less Than or Equal To Mai mic sau egal cu
Between In intervalul
Not Between In afara intervalului

Prin alegerea corespunztoare a filtrului, se afieaz datele tabelului pivot n forma


dorit de utilizator.
Dac se apeleaz la acest tip de filtrare pentru un cmp de tip dat, atunci meniul se va
modifica n mod corespunztor, acesta artnd ca n figura 2-95. Dac din acest meniu se
selecteaz All Dates in the Period, atunci va fi afiat meniul din figura 2-96.

192
figura 2-95. Meniul Label Filters filtre pentru cmpuri de tip dat

193
figura 2-96. Meniul Label Filters filtre pentru cmpuri de tip dat, opiunea All DAtes in the
Period

Filtrarea datelor se poate face i dup valorile din zona de date. De exemplu, n cazul n
care n zona de date sunt prezente suma cantitatilor i suma valorilor, va fi necesar selecia
crui element va fi utilizat pentru filtrare (figura 2-97).

figura 2-97. Filtrarea datelor dup valorile din zona de date

tergerea filtrelor se face fie prin specificarea afirii tuturor elementelor din tabelul
pivot, fie prin utilizarea comenzii Clear Filters (figura 2-98).

194
figura 2-98. Eliminarea filtrelor

2.4.6. Actualizarea tabelelor pivot


Datele corespunztoare unui tabel pivot pot suferi o serie de modificri pe parcursul
exploatrii registrului de calcul n care acesta se gsete. Datele tabelului pivot sunt
deconectate de datele surs, ele fiind localizate la nivelul unui cache. Ca urmare, atunci cnd
apar modificri n datele surs, cum ar fi adugarea de rnduri sau coloane, este necesar o
reactualizare a tabelului pivot.
Atunci cnd se modific dimensiunea zonei de date surs a tabelului pivot, de exemplu
prin adugarea de rnduri sau coloane, pentru actualizarea tabelului pivot se va proceda n
modul urmtor:
Se va selecta o celul din tabelul pivot;
Se va selecta Options din tab-ul PivotTable Tools i se va selecta Change
PivotTable Data Source; ca urmare, se va afia cutia de dialog din figura 2-99.

figura 2-99. Cutia de dialog Change PivotTable Data Source

Se va actualiza zona de date ce se dorete a fi analizat, prin includerea noilor


rnduri i coloane;
Se apas butonul OK.

2.4.7. Efectuarea de calcule n tabelele pivot


Atunci cnd se analizeaz datele cu ajutorul tabelelor pivot, exist posibilitatea de a
aprea necesitatea de a include o serie de calcule care nu se regsesc n tabelul cu datele surs
ale tabelului pivot. Excel-ul pune la dispoziia utilizatorului o modalitate de a realiza calcule
n tabelul pivot, prin intermediul elementelor calculated fielsd i calculated items.
Un cmp calculat este un cmp creat prin execuia unui calcul pe baza unor cmpuri
existente n tabelul pivot. Acest lucru este similar cu adugarea unei coloane virtuale la setul
195
de date surs. Aceast coloan nu ocup spaiu n sursa de date i interacioneaz cu tabelul
pivot ca un cmp, la fel ca toate celelalte cmpuri din tabelul pivot.
Un element calculat este un element creat prin execuia unui calcul pe baza unor
elemente existente ntr-un cmp. Acest lucru este similar cu adugarea unui rnd virtual la
setul de date surs.
In exemplu de mai jos se arat modul n care se pot introduce calcule n tabelul pivot.
Pentru aceasta se va considera tabelul cu date surs din figura 2-100.

figura 2-100. Tabelul utilizat pentru crearea formulelor n tabelul pivot

Pe baza acestui tabel se construiete tabelul pivot din figura 2-101.

figura 2-101. Tabelul pivot utilizat pentru crearea formulelor n tabelul pivot

Se dorete introducerea unei formule care s calculeze raportul dintre vnzri i


numrul de ore lucrate de fiecare angajat.
In acest sens, se va proceda astfel:
Se va introduce un cmp calculat, prin selectarea comenzii Calculated Field (figura
2-102);
In cutia de dialog Insert Calculated Field se introduce formula dorit, dup care se
apas OK;

196
figura 2-102. Inserarea unui cmp calculat

figura 2-103. Cutia de dialog Insert Calculated Field

Efectul introducerii unui cmp calculat poate fi vizualizat n figura 2-104.

figura 2-104. Tabel pivot cu cmp calculat

tergerea unui cmp calculat se face n modul urmtor:


Se selecteaz o celul a tabelului pivot;
n tab-ul Options, grupul Tools, se d click pe Formula i apoi pe Calculated Field;
n cutia Name se selecteaz cmpul calcula care se dorete a fi ters;
Se apas Delete.

197
2.5. Crearea graficelor pivot

2.5.1. Crearea graficelor pivot implicite


Atunci cnd datele sunt analizate de mai multe persoane, exist posibilitatea ca
nelegerea acestora pe baza tabelelor pivot s nu fie deplin. Tabelele pivot unt utile, dar, n
multe dintre cazuri nu reprezint dect o niruire de cifre. Graficele permit utilizatorilor s-i
dea seama de relaiile dintre date, s observe diferenele dintre ele i s observe tendinele
acestora. In timp ce tabelele pivot ofer nite informaii sub form analitic, graficele pivot
ofer nite informaii sub form grafic.
Un grafic pivot este o reprezentare grafic a datelor dintr-un tabel pivot. Dei aceast
definiie este corect tehnic, totui nu pune n eviden ceea ce un grafic pivot reprezint cu
adevrat.
Atunci cnd se creeaz un grafic din date care nu sunt ntr-un tabel pivot, se asociaz
graficului o zon constituit din celule individuale care conin piese individuale de date.
Fiecare celul este un obiect individual care are propria pies de date, ca urmare graficul
realizat trateaz fiecare celul ca un punct individual, trasndu-l pe fiecare individual.
Datele dintr-un tabel pivot sunt parte a unui obiect mult mai mare. Piesele de date din
tabelul pivot nu sunt piese individuale de date care ocup fiecare celul individual. Atunci
cnd se creeaz un grafic pivot se face referire la elemente ale unui obiect de tip tabel pivot,
obiect care ocup spaiu n foaia de calcul.
Pentru a insera un grafic pivot, corespunztor tabelului pivot din figura 2-105 se
procedeaz n felul urmtor:
Se selecteaz o celul a tabelului pivot; se dorete introducerea unui grafic 3-D
Column pentru acest tabel;
Se apas icon-ul Column (figura 2-106) i se alege tipul de grafic corespunztor;

figura 2-105. Tabelul pivot corespunztor graficului pivot

figura 2-106. Inserarea unui grafic pivot

198
Vor fi afiate graficul i cutia de dialog PivotChart Filter Pane; graficul va afia
aceleai date ca i tabelul pivot;

figura 2-107. Grafic pivot i cutia de dialog PivotChart Filter Pane

Prin realizarea setrilor corespunztoare n PivotChart Filter Pane pot fi obinute


diverse grafice pivot.

2.5.2. Crearea graficelor pivot particularizate


La fel ca i n cazul tabelelor pivot, pot fi realizate grafice pivot particularizate, prin
utilizarea stilurilor.
De exemplu, n figura 2-108este prezentat un grafic pivot particularizat, cu un filtru
pentru lunile 1 i 3 din tabelul pivot.

figura 2-108. Grafic pivot particularizat

Datele au devenit o resurs extrem de valoroas pentru organizaii, ca urmare este


necesar s se acorde o atenie sporit securitii acestora. Problematica legat de securitate

199
este ns complex i poate implica aspecte de natur legal, social sau etic, aspecte legate
de politicile aplicate, de controlul fizic al echipamentelor etc.

2.6. Probleme de securitate a datelor n Excel

Microsoft Office Excel dispune de mai multe niveluri de securitate i protecie ceea ce
permite efectuarea unui control referitor la persoanele care pot accesa i modifica date. Pentru
a proteja datele unui registru de lucru se pot ntreprinde mai multe aciuni.
Pentru securitate optim ar trebui protejat registrul de lucru prin parol, ceea ce ar
asigura faptul c numai utilizatorii autorizai pot accesa i modifica datele.
Pentru protecia suplimentar a diferitelor date se pot proteja anumite foi de lucru sau
elemente ale registrului de lucru, cu ajutorul unei parole sau fr parol. In acest fel se poate
preveni mutarea, modificarea sau tergerea, intenionat sau neintenionat a unor date
importante.

2.6.1. Utilizarea parolelor pentru protecia registrului de lucru


Restricionarea numrului de persoane care pot deschide si utiliza datele dintr-un
registru de lucru este o prim msur de securitate. In acest scop se folosesc parole care
permit accesarea datelor sau salvarea modificrilor dintr-un registru.
Securizarea prin parol la nivel de registru de lucru folosete criptarea, astfel nct,
informaia de conectare s fie imposibil de descifrat i s fie asigurat protecia fa de accesul
neautorizat. Parola poate fi setat la salvarea registrului de lucru. Pot fi specificate dou
parole separate pe care un utilizator trebuie s le furnizeze i anume:
- o parol pentru Open and view the workbook care permite deschiderea i consultarea
datelor din registrul de calcul. Aceasta parol este criptat i are rolul de a proteja datele
mpotriva accesului neautorizat
- o parol pentru Modify the workbook. Parola nu este criptat i are drept scop pe acela de
a permite utilizatorilor s modifice datele din registrul de lucru i s salveze aceste
modificri.
Aceste parole se aplic ntregului registru de lucru, iar pentru asigurarea optim a
securitii ar trebui ca ntotdeauna s existe o parol care s permit deschiderea fiierului.

2.6.2. Protejarea diferitelor elemente din foile sau registrele de lucru


Atunci cnd un registru de lucru este partajat cu ali utilizatori poate fi necesar ca o
parte din date sau elemente specifice din registru sau din foile de lucru sa fie protejate cu
scopul de a preveni modificarea acestora.
Protecia registrului de lucru sau a foilor de lucru nu trebuie confundat cu asigurarea
securitii, la nivel de registru de lucru, prin parol. Protecia elementelor nu poate feri un
registru de lucru de userii ru intenionai.
Cnd se protejeaz un registru sau o foaie de lucru pentru a-i bloca elementele,
adugarea unei parole este opional. n acest context, ea are doar scopul de a permite accesul
anumitor utilizatori contribuind la prevenirea modificrii datelor de ctre ali utilizatori. Acest
nivel al proteciei prin parol nu garanteaz c toate datele sensibile sunt asigurate. Pentru un
optim de securitate, ar trebui asigurat foaia de lucru printr-o parol pentru protejarea acesteia
de accesul neautorizat.
Atunci cnd elementele unei foi de lucru sunt protejate prin parol este important ca
aceasta parol sa fie reinut, deoarece fr ea nu exista nicio modalitate de a deproteja
elementul respectiv.

200
Este posibil blocarea structurii unui registru de lucru pentru a mpiedica utilizatorii s
adauge sau s teraga foi de lucru sau s afieze foi de lucru ascunse.De asemenea utilizatorii
sunt mpiedicai s modifice dimensiunea sau poziia ferestrei unei foi de lucru
Ascunderea, blocarea i protejarea elementelor registrelor i foilor de lucru nu au ca
scop securizarea sau protejarea informaiilor confideniale, ci permit doar ascunderea
formulelor si imposibilitatea de a schimba datele. In Excel, datele ascunse sau blocate dinr-un
registru de lucru, nu sunt criptate, ca urmare, pentru a pstra confidenialitatea datelor se
impune limitarea accesului la registrul care le conine prin stocarea acestuia ntr+o lucaie
care este accesibil numai utilizatorilor autorizai.

2.6.2.1. Protejarea elementelor unei foi de lucru


In cazul proteciei unei foi de lucru, toate celulele acesteia sunt implicit blocate iar
userii nu pot face nici o modificare asupra celulelor blocate. Exist ns posibilitatea de a
specifica acele elemente asupra crora utilizatorii au dreptul de a face schimbri, chiar daca
foaia este protejata.
Inainte da a proteja o foaie de lucru se poate debloca un domeniu in care utilizatorii
vor avea posibilitatea de a modifica sau de a introduce date. Celulele pot fi deblocate pentru
toi utilizatorii sau doar pentru cei specificai.
Pentru a proteja elementele dintr-o foaie de lucru se procedeaz astfel:
1. se selecteaz foaia care se dorete protejat
2. pentru a debloca orice celul sau domeniu care poate fi modificat de utilizatori se
procedeaz astfel:
1. se selecteaz celula sau domeniul care se dorete deblocat
2. n tabul Home, n grupul Cells se acioneaz Format i apoi FormatCells
3. n tabul Protection se terge caseta de validare Locked si se apas OK
3. pentru a ascunde formulele care nu se doresc a fi vizibile:
1. in foaia de lucru se selecteaz celula care conine formula
2. in tabul Home, in grupul Cells se acioneaz Format apoi Format Cells
3. in tabul Protection se selecteaz caseta de validare Hidden si apoi OK
4. pentru a debloca orice obiect grafic:
1. se ine apsat tasta CTRL si se face click pe fiecare obiect grafic ce se dorete
deblocat.
2. n tabul Format , n grupul Size se face click pe butonul
3. n tabul Properties se demarcheaz caseta de validate Locked i, daca este
necesar se demarcheaz i caseta Lock text
5. n tabul Review, n grupul Changes se acioneaz Protect Sheet (figura 2-109)
6. n lista Allow all users of this worksheet to se selecteaz acele elemente care vor fi
disponibile utilizatorilor pentru modificare
7. n caseta Allow all users of this worksheet to se tiprete o parol pentru foaie,apoi se
apas OK i se retiprete parola pentru confirmare

figura 2-109. Grupul Changes din tabul Review

2.6.2.2. Protejarea elementelor unui registru de lucru


Pentru a proteja diferitele elemente ale unui registru de lucru se procedeaz astfel:

201
1. n tabul Review, n grupul Changes se acioneaz Protect Workbook (figura 2-109)
2. sub Protect workbook for se poate executa:
1. protejarea structurii unui registru de lucru prin selecia casetei de validare
Structure
2. pstrarea ferestrei registrului n aceeai poziie i la aceleai dimensiuni la
fiecare deschidere prin validarea casetei Windows
3. pentru a mpiedica nlturarea proteciei pentru un registru de lucru de ctre ali
utilizatori se va tipri o parola n caseta Password, apoi se apas OK i in final se
retasteaz parola pentru confirmare.

2.6.2.3. Protejarea elementelor ntr-un registru de lucru partajat


Dac un registru de lucru este partajat i se dorete asignarea unei parole care s l
protejeze, este nevoie, mai nti ca acesta s nu mai fie partajat. In acest scop:
1. toi utilizatorii trebuie s salveze i s nchid registrul pentru a evita pierderea a ceea
ce s-a lucrat
2. trebuie pstrat o copie a istoricului schimbrilor, deoarece aceasta este pierdut in
momentul in care registrul nu mai este partajat. In acest scop:
1. n tabul Review, n grupul Changes se selecteaz Track Changes, apoi se apas
Highlight Changes
2. n lista When se selecteaz All
3. se dezactiveaz casetele When i Where
4. se valideaz List changes on a new sheet i apoi se apas OK
5. apoi se pot executa urmtoarele operaii:
 se tiprete foaia de lucru History prin acionarea butonului Print
 se selecteaz celulele de interes din istoric i se copiaz ntr-un alt registru
de lucru. Pentru acesata se actionea butonul Copy din tabul Home,
grupul Clipboard, se comut in registrul de lucru int i se actioneaz
butonul Paste din grupul Clipboard al tabului Home
3. n registrul partajat, n tabul Review n grupul Changes se acioneaz Share Workbook
4. n tabul Editing trebuie s existe un singur user n lista Who has this workbook open
now
5. se dezactiveaz caseta de validare Allow changes by more than one user at the same
time. This also allows workbook merging. Dac aceasta nu este disponibil, atunci este
necesar ca mai nti s se deprotejeze registrul de lucru, astfel:
1. se apas OK pentru a nchide caseta de dialog Share Workbook
2. n tabul Review, n grupul Changes se face click pe Unprotect Shared
Workbook
3. dac este necesar se introduce parola i apoi se apas OK.
4. n tabul Review, n grupul Changes se face click pe Share Workbook
5. in tabl Editing se terge caseta de validare Allow changes by more than one
user at the same time. This also allows workbook merging
6. cnd apare mesajul referitor la efectele asupra celorlali useri se alege Yes

Dac este necesar se acord acces utilizatorilor specificai la domenii, foi de lucru sau
elemente din registre de lucru protejate i se asociaz parole pentru consultare i editare.
1. n tabul Review, n grupul Changes se face click pe Share Workbook
2. se selecteaz caseta de validare Sharing with track changes
3. pentru a solicita celorlali utilizatori o parol dac doresc s scoat registrul de lucru
din modul de lucru partajat, se tiprete o parol n caseta Password(Optional), se
apas OK i se retasteaz parola pentru confirmare
202