Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Calcul tabelar
2.1. Consolidarea noiunilor de baz n calcul tabelar
Pentru nceput, trebuie definite cteva noiuni fundamentale: registru, foaie de lucru,
linie, coloan, celul.
Registru (workbook)
Fiierul de lucru pentru Excel este denumit registru (workbook, n limba englez).
Rolul unui registru este de a permite stocarea i prelucrarea datelor. Imaginea acestuia pe
suportul de stocare permanenet (hard disk, dischet etc) este un fiier cu nume dat de
utilizator i extensia .xlsx. Dei nu este documentul primar (elementar) n Excel, un registru
este entitatea cea mai mic care poate fi stocat separat pe un suport permananent. Un registru
este format din una sau mai multe foi de lucru.
99
Datele aflate ntr-o foaie de lucru sunt organizate asemntor cu un tabel, n linii
(rows, n limba englez) i coloane (columns, n limba englez). Intersecia unei linii cu o
coloan determin o zon dreptunghiular denumit celul (cell, n limba englez). Aa cum
putei observa n figura 2-1 intersecia coloanei B cu linia 3 determin celula B3. O celul este
cel mai mic spaiu de editare (introducere i modificare date) n Excel. Nu se poate scrie nimic
n afara unei celule. O celul poate conine valori alfanumerice (text), numere, date
calendaristice .a. n celule pot fi scrise formule de calcul avnd ca operatori (parametri)
valori din alte celule, valoare afiat fiind rezultatul evalurii formulei. Lucrul cu formule este
unul dintre cele mai puternice faciliti ale programelor de calcul tabelar, aa cum este i
Excel.
100
tabelul 2-1. Tipuri de date
Categorie Descriere
General - informaia este afiat potrivit formatului implicit, Excel
stabilind tipul cel mai probabil de dat
Numr - se fixeaz numrul de zecimale n Numr zecimale, prezena
separatorilor grupelor de trei cifre n Utilizare Separator mii i se
alege forma numerelor negative
Procentaj - acest format nmulete coninutul celulei cu 100 i adaug
simbolul de procent. De exemplu, 0.1 arat cu acest format 10%.
Este de reinut c numrul iniial este sub form zecimal
Fracie - permite operarea cu numere scrise sub form de fracii ordinale
(2/5, 12 3/4 etc.). Formatul dorit se alege dintr-o list disponibil.
O constant se poate introduce direct sub aceast form dac se
tasteaz partea ntreag, un spaiu i partea fracionar, 2 1/2.
Pentru a nu fi identificat implicit o dat calendaristic, partea
ntreag se trece chiar dac este nul, deci 0 3/4.
Stiinific - permite scrierea numerelor cu utilizarea notaiei tiinifice: 1e+3
este 1000 etc
Simbol monetar - este un format specific datelor financiare. Pe lng stabilirea
numrului de zecimale i a formei numerelor negative, se poate
stabili simbolul monetar care este ataat valorii numerice. n lista
derulant Simbol se poate selecta practic orice simbol monetar.
Contabil - este un format similar celui precedent, dar se realizeaz o aliniere
vertical la punctul zecimal a sumelor nscrise
Dat - permite alegerea unui format pentru o dat calendaristic. Lista
Type din dreapta ofer o imagine a opiunilor disponibile. Se
observ existena tipurilor mixte (date + timp).
Timp - permite stabilirea unor formate pentru date orare.
Text - stabilete formatul de text pentru informaia din celul.
Special - permite introducerea informaiilor n conformitate cu unele
formate, gen cod potal, numr de telefon, cod numeric personal
etc.
Particularizat - permite particularizarea modului de afiare a informaiei. A se
vedea seciunea Creai un format de numr particularizat din Help
Inserarea de date
Selectarea datelor
Copiere
Mutare
Cutare i nlocuire
Manipularea rndurilor i coloanelor
Sortarea articolelor
Filtrarea articolelor
Deoarece aceste operaii operaii au fost tratate la nivel nceptor, se vor evidenia
doar prima i ultimele dou. Pentru celelalte se vor rezolva scurte exerciii.
101
2.1.4.1. Introducerea datelor
Pentru a introduce date ntr-un document trebuie s v poziionai pe o celul i s
tastai infomaia dorit. Vei observa c valorile de tip text sunt aliniate n mod automat n
stnga celulei (ca n figura 2-3), iar valorile numerice sunt aliniate n mod automat n dreapta
celulei. Acest fapt este foarte important, deoarece v ofer posibilitatea de a verifica daca s-au
introdus corect valorile numerice. Valoarea numeric nu este tastat corect dac este aliniat
n stnga celulei. Tastarea greit a valorilor numerice va duce ulterior la erori n formule.
Pentru ca Excel s lucreze cu datele este necesar ca, mai nti, acestea s fie introduse
n foaia de calcul. Fr numere sau cuvinte, Excel nu este nimic altceva dect o gril goal. n
foile de lucru datele se introduc uor i ntr-o varietate de moduri. Ele pot fi doar tastate sau
pot fi decupate i lipite dintr-o celul n alta, pot fi glisate sau se pot insera tot felul de date i
obiecte din alte programe. Exist mai multe tipuri de date recunoscute de Excel: text, numere,
date calendaristice, ore, valori logice, formule, funcii.
Excel-ul recunoate de fapt n foaia de calcul dou tipuri de informaii: valori i
formule. Preluarea acestora se va face n felul urmtor:
indiferent ce tip de informaie se introduce n celul, aceasta poate fi vizualizat
instantaneu pe bara de formule
valorile vor fi afiate i n cadrul celulei, pe cnd formulele de calcul nu se vd n
celule, ci doar rezultatul acestora.
nainte de a introduce formule n foaia de calcul se ncepe, evident, cu introducerea
valorilor de prelucrat. n acest capitol se vor prezenta numai valorile introduse n foaie,
formulele fiind prezentate ntr-un capitol aparte.
Excel accept urmtoarele tipuri de valori (prezentate i n figura 2-4. ):
text o combinaie de litere, cifre i caractere;
numere sunt alctuite din cifre i caractere speciale:
+ sau pentru semnul numrului;
. este separatorul implicit pentru desprirea n clase;
, este marca zecimal implicit ;
/ ca simbol pentru fracie;
lei ca simbol monetar;
% ca simbol procentual.
date calendaristice i mrci de timp. Datele calendaristice i orele pot fi introduse
ntr-o serie de formate (01/01/2009, 17:50, 9:49 AM etc.).
tipul logic are valorile adevrat (TRUE) i fals (FALSE) i rezult din formulele
care conin funcii logice sau inecuaii.
tipul eroare apare n cazul imposibilitii Excel -ului de a evalua o formul:
######## - afiare imposibil ;
#DIV/0 mprire la 0;
#N/A valoare lips;
#REF! valoare invalid;
#VALUE valoare incorect etc.
102
figura 2-4. Tipuri de valori acceptate de Excel
Butoane de
sortare rapid
Observaii:
a. sortarea rapid se face totdeauna dup o cheie primar fr a permite controlul
cheilor secundare de sortare. La valori egale ale cheii primare, ordinea este
determinat de ordinea fizic a nregistrarilor din lista original.
b. sortarea rapid se aplic ntregii liste.
c. implicit, la cmpurile cheie de tip ir de caractere, nu se face deosebirea ntre
literele mici i majusculele corespunztoare; pentru difereniere se activeaz
controlul corespunztor din dialogul Options...
d. pentru a pstra neschimbate anumite coloane (de ex. numerotarea nregistrarilor),
nainte de activarea opiunii Data\Sort se va selecta explicit din list numai
domeniul care conine datele de sortat. Implicit, se va ordona ntreaga nregistrare.
104
figura 2-8. Accesarea opiunii Filter
Mediul Excel transform numele fiecarui cmp ntr-o list derulant coninnd valorile
discrete ale datelor din cmpul respectiv (ca n figura 2-9).
pentru fiecare cmp n parte, se precizeaz interactiv condiiile de filtrare, printr-una din
urmtoarele metode:
se alege o valoare din lista derulant i astfel vor fi afiate doar acele date ce conin
informaia aleas (ca n figura 2-10),
105
figura 2-10. Rezultatele filtrrii datelor
dimensionarea celulelor
Coloanele i rndurile pot fi redimensionate dac se deplaseaz linia de demarcaie
dintre dou denumiri de rnduri sau coloane. Pentru ca datele lungi din celule s se
potriveasc, coloanele i rndurile pot fi redimensionate dac se face dublu click pe marginea
capului de rnd sau de coloan.
font, dimensiune, stil
Fontul, dimensiunea, stilul sau culoarea datelor selectate din celule pot fi modificate
utiliznd opiunile din seciunea Font a panglicii de butoane.
formatarea numerelor
106
Se pot utiliza diferite formate pentru numere prin selectarea butonului din seciunea
Number a panglicii de butoane ce afieaz iniial opiunea General. Alte tipuri de numere pot
fi utilizate dac se selecteaz butonul de accesare a seciunii Number din panglica de butoane.
aliniere
Pentru a alinia datele din celule se utilizeaz butoanele din seciunea Alignment.
chenare, culori i modele
Pentru aplicarea de chenare unor celule selectate se acceseaz seciunea Alignment i
se utilizeaz opiunile din meniul Borders. Tot din acest meniuse poate selecta meniul Fill
pentru a aplica diferite culori unor celule.
107
figura 2-13. Setarea marginilor unui document
108
figura 2-15. Setarea orientrii paginii
109
figura 2-16. Cutia de dialog Print
Aici se vor stabili parametri pentru imprimare dup cum urmeaz (figura 2-16):
Din seciunea Printer se va alege imprimanta la care se trimit datele spre
imprimare. Dac nu sunt imprimante instalate n sistem, se impune instalarea
imprimantei dorite.
Din seciunea Print range se poate selecta imprimarea tuturor paginilor generate de
foaia de lucru curent (butonul de opiune All) sau a unui set de pagini delimitat de
numerele specificate n casetele From: i To:.
Din seciunea Print what se poate selecta unul din urmtoarele butoane radio:
o Selection pentru tiprirea doar a unei zone selectate sau a unei regiuni marcat de
utilizator ca fiind zon de tiprit.
o Active sheet(s) pentru tiprirea foii de calcul active sau a foilor de calcul curent
selectate.
o Entire workbook pentru tiprirea ntregului registru de lucru..
Din seciunea Copies se va stabili numrul de copii dorite. Dac se dorete un
numr mai mare de copii, i ceea ce urmeaz a fi tiprit are mai multe pagini, se
poate stabili ordinea de tiprire (se va tipri pagina 1 de cte ori a fost specificat,
apoi pagina 2 .a.m.d. sau se va tipri un exemplar complet, apoi urmtorul etc.)
prin marcarea sau demarcarea casetei de validare Collate.
110
ntr-o foaie de calcul se ine apsat tasta Ctrl n timpul seleciei zonelor, sau se adaug pe
rnd selectnd zona dorit apoi din meniul derulant opiunea Add To Print Area.
Se observ n acest caz c proporiile diagramei s-au modificat, astfel nct diagrama
tiprit nu este scalat (raportul dintre nlime i lime s-a modificat) la fel ca diagrama
creat n foaia de calcul. Este scalat astfel nct s ocupe ntreaga pagin.
n comparaie cu versiunile anterioare, Excel 2007 nu permite scalarea diagramelor
nainte de imprimare. n schimb zona Chart Area a diagramei poate fi deplasat i
dimensionat astfel nct graficul s fie reprezentat la dimensiunile dorite.
112
2.2. Lucrul cu formule i funcii
Exemple:
serii liniare valorile sunt incrementate sau decrementate cu o valoare constant
(figura 2-20);
113
serii de cretere seriile se obin prin nmulirea valorilor cu un factor constant (figura
2-21);
Pentru introducerea unei astfel de serii inteligente n foaia de calcul exist dou
metode de lucru:
a) folosirea reperului de manevrare din chenarul unei selecii:
Introducei primul numr sau prima dat calendaristic n prima celul din domeniu.
ntr-o celul adiacent scriei urmtorul numr sau dat.
Selectai cele dou celule i poziionai cu atenie indicatorul mouse-ului pe reperul de
manevrare (ptratul foarte mic din colul din dreapta jos al chenarului care cuprinde
cele dou celule).
Tragei reperul de manevrare pentru a extinde secvena.
Eliberai butonul mouse-ului atunci cnd secvena este complet.
b) folosirea subcomenzii Series a comenzii Fill din seciunea Editing a Ribbon-ului (n
acest caz se introduce prima valoare din serie i apoi se selecteaz domeniul n care se
dorete umplerea cu seria de valori).
Se selecteaz celula a crei valoare se va copia.
Se marcheaz domeniul care va avea aceeai valoare.
Se selecteaz comanda Fill din seciunea Editing.
Se selecteaz direcia de umplere.
114
Pentru crearea de noi serii se procedeaz astfel:
Se selecteaz comanda Excel Options din meniul corespunztor butonului Office.
Apare apoi caseta tipic de dialog;
Se selecteaz opiunea Edit Cusomt Lists din meniul Popular;
Se face clic pe butonul Add. Apare cursorul de inserie n zona List entries din dreapta
ferestrei;
Se tasteaz valorile noii serii. Nu uitai s introducei Enter dup fiecare valoare;
Se face clic pe butonul OK.
vizualizarea datelor utiliznd bare de date, scale de culori i seturi de pictograme. Un format
condiional modific aspectul unei zone de celule pe baza unei condiii (sau criteriu). n cazul
n care condiia este adevrat, zona de celule este formatat pe baza acelei condiii; n cazul
n care condiia este fals, zona de celule nu este formatat pe baza acelei condiii.
115
2.2.3.2. Formatarea tuturor celulelor utiliznd o scal n dou culori
Scalele n culori sunt ghizi vizuali care ajut la nelegerea distribuiei i variaiei
datelor. O scal de dou culori permite compararea unei zone de celule utiliznd o gradaie de
dou culori. Umbra culorii reprezint valori mai mari sau mai mici. De exemplu, ntr-o scal
care conine culorile verde i rou, avei posibilitatea s specificai c celulele cu valori mai
mari au o culoare mai verde iar cele cu valori mai mici au o culoare mai roie.
Formatare rapid
1. Se selecteaz o zon de celule sau se asigur c celula activ este ntr-un tabel sau ntr-
un raport PivotTable;
2. n fila Home, n grupul Styles, se face clic pe sgeata de lng Conditional formatting,
apoi pe Color scales (figura 2-23).
116
Se va ine cursorul peste pictogramele scalelor de culori pentru a vedea care dintre ele
este o scal de dou culori. Culoarea de sus reprezint valorile mai mari iar culoarea de jos
reprezint valorile mai mici.
Formatare complex
1. Se selecteaz o zon de celule sau se asigur c celula activ se afl ntr-un tabel sau
ntr-un raport PivotTable;
2. n fila Home, n grupul Styles, se face clic pe sgeata de lng Conditional formatting,
Manager.
3. Variante disponibile:
4. Sub Select a Rule Type, se face clic pe Format all cells based on their values.
117
5. Sub Edit the Rule Description, n caseta list Format Style, selectai 2-Color scale;
Formatarea unei valori de numr, dat sau or: se selecteaz Number, apoi se introduc
118
Formatarea unui procentaj: selectai Percent, apoi introducei o valoare pentru
procent. Utilizai semnul procent atunci cnd dorii s vizualizai toate valorile
utilizarea unei valori procentuale dac zona de celule conine mai mult de 8.191
puncte de date.
Utilizai un procentaj atunci cnd dorii s vizualizai un grup de valori mari (cum ar fi
douzeci de procente) n alt culoare, deoarece ele reprezint valorile extreme care pot
determina o vizualizare asimetric a datelor dvs.
119
Formatarea rezultatului unei formule: selectai Formula, apoi introducei o valoare
Formula trebuie s returneze o valoare de numr, dat sau or. ncepei formula cu
semnul egal (=). Nu se aplic niciun format pentru formulele nevalide. Se recomand s
Valorile Minimum i Maximum sunt valorile minime i maxime pentru zona de celule.
120
Pentru a alege o scal de culori Minimum i Maximum, facei clic pe Color pentru
Dac dorii s alegei culori suplimentare sau s creai o culoare particularizat, facei
Scalele n culori sunt ghizi vizuali care ajut la nelegerea distribuiei i variaiei
datelor. O scal de trei culori permite compararea unei zone de celule utiliznd o gradaie de
trei culori. Umbra culorii reprezint valori mai mari, medii sau mai mici. De exemplu, ntr-o
scal care conine culorile verde, galben i rou, avei posibilitatea s specificai c celulele
cu valori mai mari au culoarea verde, cele cu valori mijlocii au culoarea galben iar cele cu
Formatare rapid
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau
121
2. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional formatting,
3. Selectai o scal din trei culori. Culoarea de sus reprezint valorile mai mari, culoarea
din centru reprezint valorile din mijloc, iar culoarea de jos reprezint valorile
inferioare.
inei cursorul peste pictogramele scalele de culori pentru a vedea care dintre ele este
Formatare complex
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau
2. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional formatting,
3. Variante disponibile:
122
Pentru a modifica o formatare condiional, procedai astfel:
1. Asigurai-v c este selectat foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta list
3. Selectai regula, apoi facei clic pe Edit rule. Se afieaz caseta de dialog Edit
formatting rule.
4. Sub Select a Rule Type, facei clic pe Format all cells based on their values.
123
5. Sub Edit the Rule Description, n caseta list Format Style, selectai 3-Color
scale.
urmtoarele:
Formatarea unei valori de numr, dat sau or: selectai Number, apoi
124
Utilizai semnul procent atunci cnd dorii s vizualizai toate valorile
Valorile procentuale valide sunt ntre 0 i 100. Nu este posibil utilizarea unei
valori procentuale dac zona de celule conine mai mult de 8.191 puncte de
date.
125
Formatarea rezultat de formul: selectai Formula, apoi introducei o valoare
Formula trebuie s returneze o valoare de numr, dat sau or. ncepei formula
pentru zona de celule. Asigurai-v c valoarea Minimum este mai mic dect valoarea
Midpoint i c aceasta este, la rndul ei, mai mic dect valoarea Maximum.
126
n multe cazuri, valoarea pentru Midpoint de 50 este cea mai bun, dar avei
Dac dorii s alegei culori suplimentare sau s creai o culoare particularizat, facei
observa numerele mai mari sau mai mici, mai ales atunci cnd sunt prezente cantiti mari de
date, cum ar fi jucriile vndute cel mai bine i cel mai slab ntr-un raport de vnzri de
srbtori.
Formatare rapid
127
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau
2. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional formatting,
Formatare complex
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau
2. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional formatting,
Manager.
128
Pentru a aduga o formatare condiional, facei clic pe New rule. Se afieaz
1. Asigurai-v c este selectat foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta list
3. Selectai regula, apoi facei clic pe Edit rule. Se afieaz caseta de dialog Edit
formatting Rule.
4. Sub Select a Rule Type, facei clic pe Format all cells based on their values.
5. Sub Edit the Rule Description, n caseta list Format Style, selectai Data Bar.
6. Selectai un Type pentru Shortest Bar i Longest Bar. Efectuai una din
urmtoarele:
129
Formatarea valorilor minime i maxime: selectai Lowest value i Highest
Bar.
Formatarea unei valori de numr, dat sau or: selectai Numr, apoi
130
Formatarea unui procentaj: selectai Percentile, apoi introducei o valoare
unei valori procentuale dac zona de celule conine mai mult de 8.191
puncte de date.
131
nevalide. Se recomand s testai formula n foaia de lucru pentru a v
Asigurai-v c valoarea pentru Shortest Bar este mai mic dect valoarea pentru
Longest Bar.
Avei posibilitatea s alegei un alt Type pentru Shortest Bar i Longest Bar. De
exemplu, alegei un numr pentru Shortest Bar i un procent pentru Longest Bar.
Pentru a alege o scal de culori pentru Shortest Bar i Longest Bar, facei clic pe Bar
color.
Dac dorii s alegei culori suplimentare sau s creai o culoare particularizat, facei
Pentru a afia numai bara de date, fr valoarea celulei, selectai Show Bar Only.
132
2.2.3.5. Formatarea tuturor celulelor utiliznd un set de pictograme
exemplu, n setul de pictograme 3 sgei, sgeata roie n sus reprezint valori mai mari,
sgeata lateral galben reprezint valorii medii iar sgeata verde n jos reprezint valorile
mai mici.
Formatare rapid
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau
2. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional Formatting,
Formatare complex
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau
133
1. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional formatting,
Manager.
1. Asigurai-v c este selectat foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta list
3. Selectai regula, apoi facei clic pe Edit rule. Se afieaz caseta de dialog Edit
Formatting Rule.
4. Sub Select a Rule Type, facei clic pe Format all cells based on their values.
134
5. Sub Edit the Rule Description, n caseta list Format Style, selectai Set de
pictograme.
135
Valorile valide sunt ntre 0 i 100. Nu introducei semnul procent.
Valorile procentuale valide sunt ntre 0 i 100. Nu este posibil utilizarea unei
valori procentuale dac zona de celule conine mai mult de 8.191 puncte de
date.
136
Formula trebuie s returneze o valoare de numr, dat sau or. ncepei formula
dimensiunile pictogramei.
2.2.3.6. Formatarea celulelor care conin valori text, numr sau dat i or
Pentru a gsi mai uor anumite celule ntr-o zon de celule, avei posibilitatea s
formatai acele celule pe baza unui operator de comparaie. De exemplu, ntr-o foaie de lucru
elemente disponibile cu culoarea galben. Sau, ntr-o foaie de lucru de sintez a unui magazin,
137
avei posibilitatea s identificai toate magazinele cu profituri mai mari de 10%, cu volume de
Formatare rapid
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau
2. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional Formatting,
3. Selectai comanda dorit, cum ar fi Between, Specific text sau Date occuring.
4. Introducei valorile pe care dorii s le utilizai, apoi selectai formatul (figura 2-29).
figura 2-29. Formatarea celulelor care conin valori text, numr, dat sau or
138
Formatare complex
1. Se selecteaz o zon de celule sau se asigur c celula activ este n tabel sau n
raportul PivotTable.
2. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional formatting,
Manager.
1. Asigurai-v c este selectat foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta list
3. Selectai regula, apoi facei clic pe Edit rule. Se afieaz caseta de dialog Edit
Formatting Rule.
139
4. Sub Select a Rule Type, facei clic pe Format all cells based on their values.
5. Sub Edit the Rule Description, n caseta list Format Only Cells with, efectuai
Formatarea dup numr, dat sau or: selectai Cell value, un operator de
De exemplu, selectai Between, apoi introducei 100 i 200 sau selectai Egal
cu i introducei 1.1.2006.
valoare de numr, dat sau or. Dac introducei formula, ncepei cu semnul
valoare de eroare.
140
Formatare dup text: selectai Specific text, selectai un operator de
141
Formatare dup dat: selectai Date occuring, apoi un operator de comparaie a
datei.
O celul liber este o celul care nu conine date i este diferit de o celul care
conine un spaiu sau mai multe spaii (care sunt considerate text).
Format cells.
142
7. Selectai formatul de numr, font, bordur sau umplere pe care dorii s-l
aplicai atunci cnd valoarea celulei ntlnete condiia, apoi facei clic pe OK.
Foaie de lucru
1. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional formatting,
143
1. Selectai zona de celule, tabelul sau raportul PivotTable pentru care dorii s eliminai
formatrile condiionale.
2. n fila Home, n grupul Styles, facei clic pe sgeata de lng Conditional formatting,
3. n funcie de ce ai selectat, facei clic pe Selected cells, This Table sau pe This
PivotTable.
De asemenea, exist posibilitatea de a crea nume 3-D care reprezint aceeai celul
144
Constant =PRODUCT(A5,8.3) =PRODUCT(Pret,TVA)
Formul =SUM(VLOOKUP(A1,B1:F20,5,FALSE), -G5) =SUM(Inventar,-Comanda)
Tabel C4:G36 =TopVnzri06
Nume definite: nume care reprezint o celul, o zon de celule, o formul sau o
valoare constant. Se pot crea propriile nume, iar uneori Excel-ul creeaz singur
nume definite;
Nume de tabele: nume pentru tabele Excel; acestea sunt create implicit de Excel,
sub forma Table1, Table2, ele putnd fi schimbate.
1. Selectai celula, zona de celule sau seleciile neadiacente pe care dorii s le denumii.
2. Facei clic pe caseta Nume la captul din stnga al .
145
Caset de nume
3. In cutia de dialog Create Names from Selection, se specific locaia care conine
etichetele: Top row, Left column, Bottom row, sau Right column (figura 2-32.
Specificarea locaiei etichetelor).
Un nume creat prin aceast metod face referire numai la coninutul celulelor i nu
includ etichetele de rnd sau coloan.
146
2. In cutia de dialog New Name, n cmpul Name, se tasteaz numele care se dorete
pentru referin. Numele nu poate depi 255 caractere.
3. Pentru specificarea scopului numelui, se face corespunztor setarea n lista Scope; se
selecteaz Workbook sau numele unui worksheet din workbook.
4. Opional, se poate introduce un comentariu, pn la 255 de caractere.
5. La Refers to, se poate introduce:
O referin de celul;
Pentru a introduce o constant, se va tasta = i apoi valoarea constantei;
Pentru a introduce o formnul se va tasta = i apoi formula;
6. Se apas OK.
147
2.2.4.9. tergerea unuia sau mai multor nume
Pentru a terge unul sau mai multe nume, se va utiliza cutia de dialog Name Manager
(figura 2-34).
1. Se selecteaz numele care se dorete a fi ters sau terse;
2. Se apas Delete.
Definiie. Formulele sunt expresii formate din operanzi (constante i/sau referiri de
celule), operatori matematici (aritmetici i relaionali) i funcii; formula este precedat de
semnul =; funcia este o formul complex predefinit identificat printr-un nume i
conine ntre paranteze o list de argumente ce reprezint o expresie.
Cea mai simpl formul este cea care conine o valoare (constant numeric sau text).
Formulele mai complexe sunt construite cu ajutorul expresiilor matematice, dar care sunt
precedate de semnul =. n cazul n care formula nu este precedat de semnul =, expresia
matematic este interpretata ca o dat (numeric sau de tip text).
Orice formul trebuie scris ntr-o celul a foii de calcul (figura 2-35) i va aprea
scris n bara formulei (Formula Bar). Formula se termin prin tasta <CR>, i ca efect n
celul nu va fi afiat formula, ci rezultatul calculelor n conformitate cu expresia
corespunztoare formulei.
148
1. tehnica tradiional se selecteaz celula n care trebuie s fie creat formula i se
introduce formula scriind adresele de celul ale tuturor celulelor care urmeaz a fi
introduse n formul; nu se recomand pentru formulele complexe, deoarece pot
aprea erori prin tastare;
2. tehnica de tip indicare se selecteaz celula unde trebuie s apar rezultatul i se
tasteaz semnul =; introducerea formulei se face prin repetarea urmtoarei aciuni:
se efectueaz click pe celula ce este operand n formul i se tasteaz semnul pentru
operatorul corespunztor, pn la terminarea ntregii formule; se ncheie formula prin
apsarea tastei <CR>;
n cazul tehnicii de tip indicare, dac este necesar referirea unor celule la mare
distan unele de altele, se recomand atribuirea de nume pentru aceste celule i apoi referirea
numelor atribuite.
cruce mare n aceast form se poate utiliza pentru activarea sau selecia celulelor ;
sgeat aceast form se va obine cnd se deplaseaz spre marginea unei celule
active; cnd indicatorul are aceast form, se poate utiliza mouse-ul pentru deplasarea
celulei (copierea coninutului celulei n alt celul-mutarea celulei) ;
cruce mic neagr se va obine aceast form cnd mouse-ul se deplaseaz spre
indicatorul de celula (colul jos-dreapta = ptrat min negru ;instrument de umplere),
forma ce se utilizeaz pentru a comunica utilizatorului c este permis operaia de
completare.
Pentru copierea unei formule, mai nti se selecteaz celula care conine formula ce se
dorete a fi copiat. Se deplaseaz indicatorul de mouse n direcia instrumentului de umplere
pn cnd indicatorul capt forma indicatorului de umplere (cruce mic neagr). Se apas
butonul de mouse i se trage de indicatorul de completare pentru a selecta celulele unde se
dorete copierea formulei. Se elibereaz butonul de mouse i astfel formula va fi copiat i n
celulele selectate.
149
figura 2-36. Copierea unei formule
Este evident faptul c, prin copiere, n celula G3 se va regsi formula =G3/I3. Numai
c n celula I3 nu este introdus nici o valoare i, ca urmare, apare o eroare reprezentnd
mprirea la 0. Formula corect ar fi fost =G3/I2.
Faptul c n coloana G toi mpritorii trebuie s fie I2, conduce la ideea de
refereniere absolut a celulelor. Prin aceast metod, formula copiat acceseaz, fr nici o
translatare, celulele originale. Pentru a realiza acest lucru, se va utiliza simbolul $, care se
spune c blocheaz indicele de coloan sau de rnd.
Prin urmare, exist trei tipuri de referenieri:
refereniere relativ;
refereniere absolut: de exemplu, formula care se poate utiliza mai sus este =G2/$I$2,
observndu-se c au fost blocai ambii indici ai celulei, i cel de coloan i cel de rnd;
refereniere mixt: n acest caz, componenta n faa creia este plasat simbolul $ este
o referin absolut, iar componenta care nu este precedat de simbolul $ este o
referin relativ.
Observaie: n exemplul de mai sus era suficient s se blocheze doar indicele de rnd,
formula copiat regsindu-se numai pe coloana F.
150
utilizarea butonului de autosumare . Acest buton apeleaz funcia SUM. Mai nti
se selecteaz celula n care se va insera totalul (n cazul de fa celula F4), dup care
se apas butonul menionat. Excel-ul va determina n mod automat unde sunt plasate
valori numerice care pot fi nsumate, ncercuind zona cu un chenar punctat. Totodat,
n celul va fi afiat formula =SUM(F2:F3). Dac zona determinat automat este cea
corect, atunci se apas tasta Enter. Dac se dorete sumarea altor celule, atunci se va
selecta zona dorit, formula modificndu-se corespunztor.
o alt posibilitate este de a selecta zona de celule care se doresc a fi sumate, inclusiv
celula n care se va insera totalul. Dup apsarea butonului de sumare automat, n
celul va fi afiat suma, fr a se mai cere confirmarea zonei de sumat.
Dac se dorete sumarea pe fiecare rnd sau coloan din tabel, se selecteaz toate
celulele ce se doresc a fi sumate (se poate include i celula vid care va conine
totalul) i se apas butonul de autosumare. Se poate insera un rnd gol ntre tabel i
sume, fcnd o selecie extins. Totalul va fi plasat n ultima celul vid selectat.
O sum poate fi calculat i prin introducerea formulei corespunztoare. De exemplu,
dac se dorete sumarea celulelor din zona E2:K10, atunci, n celula n care se dorete
a fi afiat suma se va introduce formula =SUM(E2:K10). Evident, aceast formul
poate fi extins, funcia SUM acceptnd un numr mare de argumente. Dac, de
exemplu, se dorete ca n suma de mai sus s fie inclus i celula D7, atunci formula
se va modifica astfel: =SUM(E2:K10, D7). Se poate observa c argumentele sunt
desprite, n funcie de setrile calculatorului, fie de ,, fie de ; (dac apare o
eroare n formul se va verifica dac nu cumva pentru punctul zecimal este utilizat
caracterul ,).
Funcia SUM mai poate fi apelat i prin intermediul butonului Insert function. In
acest caz, din lista de funcii disponibile se va selecta funcia SUM.
151
figura 2-41. Cutia de dialog Insert Function
152
2.2.5.4. Modificarea formulelor
Modificarea formulelor (revizuire/actualizare) poate interveni n diverse situaii :
s-a introdus o formul incorect ;
au fost adugate date noi i este necesar modificarea formulei pentru reflectarea
datelor noi introduse.
=Nume_funcie (<lista-argumente>)
Programul Excel ofer utilizatorului sute de funcii (tabelul 2-3) care se pot apela
pentru a calcula rezultate folosite n finane, contabilitate, statistic, matematic, inginerie
sau n alte domenii tiinifice, economice, sociale. Funciile sunt proceduri (programe
153
structurate) care calculeaz un anumit rezultat cu o precizie foarte mare innd seama de
performanele actualelor microprocesoare cu care sunt nzestrate sistemele de calcul.
In situaia n care funcia care se dorete a fi apelat este mai rar folosit, atunci se va
utiliza butonul Insert function, care se gsete n fila Formulas ().
Pentru a realiza acest lucru, mai nti se va selecta celula n care se dorete a fi plasat
rezultatul returnat de funcie, dup care se va apsa butonul Lipire funcie. Ca urmare a acestei
operaii, va fi afiat caseta de dialog Lipire funcie (afiarea casetei poate fi realizat i prin
comanda Insert - Funcie). In aceast caset se regsesc toate funciile puse la dispoziie de
Excel, clasificate pe categorii. Lista categoriilor de funcii include categoria funciilor cel mai
recent utilizate (Cele_mai_recent_utilizate) i categoria tuturor funciilor (Toate).
154
Dac utilizatorul nu cunoate rezultatul returnat de funcie sau argumentele acesteia,
poate face apel la Help, Excel-ul oferind toate informaiile pentru fiecare funcie.
Pentru exemplificare se consider c utilizatorul dorete s calculeze rata lunar pe
care trebuie s o returneze pentru un mprumut de 20000000 lei, angajat pe o perioad de 36
de luni, cu o dobnd anual de 25% la sold.
In urma consultrii Help-ului, se poate determina funcia care returneaz rata lunar.
Numele ei este PMT. In continuare este descris secvena de apelare a acestei funcii.
se completeaz celulele cu datele iniiale;
se selecteaz celula B4;
se apas butonul Insert function;
se selecteaz categoria Financial, dup care funcia PMT;
155
figura 2-46. Introducerea argumentelor
Observaii.
1. Argumentul Pv a fost considerat cu semnul - (este o datorie).
2. Celula n care se gsete rezultatul ntors de funcie a fost formatat la Number, 0
zecimale. Funciile financiare returneaz rezultate formatate la Simbol monetar $.
3. In cazul funciilor financiare, trebuie verificat dac toate argumentele unei funcii sunt
bazate pe aceeai perioad de timp : zi, lun sau an.
Odat definite nume pentru celule sau zone de celule, acestea pot fi utilizate n
formule. Pentru exemplificare se consider c se dorete aflarea costurilor de transport pentru
nite comenzi. Pentru aceasta se va construi un tabel cu costuri de transport prezentat n
(figura 2-47). In zona F3:G5 se construiete un tabel cu valori ale comenzilor i costurile de
transport aferente. Dac nu s-ar utiliza numele zonei de transport, atunci formulele pentru
aflarea costurilor de transport ar arta ca n figura 2-48, n care zona A3:B9 este referit
absolut. Dac se utilizeaz numele zonei, atunci formulele ar arta ca n figura 2-49. Se poate
observa simplificarea obinut prin utilizarea numelui.
156
figura 2-47. Tabel de lookup cu costuri transport
157
Unul din avantajele obinute este acela c dac se schimb locaia tabelului cu
costurile de transport, nu mai este necesar modificarea formulei.
Financiare DB, DDB, FV, IPM, IRR, ISPMT, MIRR, NPER, NPV, PMT, PPMT, PV,
RATE, SLN, SYD, VDB ;
Dat i timp DATE, DATEVALUE, DAY, DAYS360, HOUR, MINUTE, MONTH,
NOW, SECOND, TIME, TIMEVALUE, TODAY, WEEKDAY, YEAR ;
Math & Trig ABS, ACOS, ACOSH, ASIN, ASINH, ATAN, ATAN2, ATANH,
CEILING, COMBIN, COS, COSH, DEGREES, EVEN, EXP, FACT, FLOOR, INT,
LN, LOG, LOG10, MDETERM, MINVERSE, MMULT, MOD, ODD, PI, POWER,
PRODUCT, RADIANS, RAND, ROMAN, ROUND, ROUNDDOWN, ROUNDUP,
SIGN, SIN, SINH, SQRT, SUBTOTAL, SUM, SUMIF, SUMPRODUCT, SUMSQ,
SUMX2MY2, SUMX2PY2, SUMXMY2, TAN, TANH,TRUNC ;
Statistice AVEDEV, AVERAGE, AVERAGEA, BETADIST, BETAINV, BINOMDIST,
CHIDIST, CHIINV, CHITEST, CONFIDENCE, CORREL, COUNT, COUNTA,
COUNTBLANK, COUNTIF, COVAR, CRITBINOM, DEVSQ, EPONDIST, FDIST,
FINV, FISHER, FISHERINV, FORECAST, FREQUENCY, FTEST, GAMMADIST,
GAMMAINV, GAMMALN, GEOMEAN, GROWTH, HARMEAN, HYPGEOMDIST,
INTERCEPT, KURT, LARGE, LINEST, LOGEST, LOGINV, LOGNORMDIST,
MAX, MEXA,MEDIAN, MIN, MINA, MODE, NEGBINOMDIST, NORMDIST,
NORMINV, NORMSDIST, NORMSINV, PERSON, PERCENTILE,
PERCENTRANK,PERMUT, POISSON, PROB, QUARTILE, RANK, RSQ, SKEW,
SLOPE, SMALL, STANDARDIZE, STDEV, STDEVA, STDEVP, STDEVPA,
STEYX, TDIST, TINV, TREAD, TRIMMEAN, TTEST, VAR, VARA, VARP,
VARPA, WEIBULL, ZTEST ;
Cutare & Referin ADDRESS, AREAS, CHOOSE, COLUMN, COLUMNS,
GETPIVOTDATA, HLOOKUP, HYPERLINK, INDEX, INDIRECT, LOOKUP,
MATH, OFFSET, ROW, ROWS, TRANSPOSE, VLOOKUP ;
Baz de date DAVERAGE, DCOUNT, DCOUNTA, DGET, DMAX, DMIN,
DPRODUCT, DSTDEV, DSUM, DVAR, DVARP ;
Text CHAR, CLEAN, CODE, CONCATENATE, DOLLAR, EXACT, FIND, FIXED,
LEFT, LEN, LOWER, MID, PROPER, REPLACE, REPT, RIGHT, SERCH,
SUBSTITUTE, T, TEXT, TRIM, UPPER, VALUE ;
Logice AND, FALSE, IF, NOT, OR, TRUE ;
Informaii CELL, ERROR, TYPE, INFO, ISBLANK, ISERR, ISERROR, ISLOGICAL,
ISNA, ISNOTEXT, ISNUMBER, ISREF, ISTEXT, N, NA, TYPE.
158
PRODUCT(x1, x2,, xn) Produsul arimetic al numerelor p = x1 x2 xn
MIN (x1, x2,, xn) Minimul dintre numerele x1, x2,, xn
MAX (x1, x2,, xn) Maximul dintre numerele x1, x2,, xn
COUNT (val1, val2, , valn) Numrul elementelor ce conin valori numerice
COUNTA (val1, val2, , valn) Numrul elementelor nevide
ABS (x) Valoarea absolut (modulul) numrului x
INT(x) Partea ntreag inferior a numrului x
FLOOR (x,n) Partea ntreag inferioar sau superior a numrului x
SQRT(x) Radcina ptratic a numrului x
ROUND(x,n) Rotunjete valoarea numrului x la n zecimale
PI() Valoarea numrului = 3,14159265358979
RAND() Numr aleator uniform n intervalul (0,1)
VAR(x1, x2,, xn) Dispersia estimat a valorilor x1, x2,, xn
D= (xi m)2/(n-1), unde m este media aritmetic a
valorilor
STDEV(x1, x2,, xn) Deviaia standard estimat a valorilor x1, x2,, xn
(radcina ptrat a dispersiei estimate)
VARP(x1, x2,, xn) Dispersia calculat a valorilor x1, x2,, xn
D= (xi m)2 /n, unde m este media aritmetic a
valorilor
STDEVP(x1, x2,, xn) Deviaia standard calculat a valorilor x1, x2,, xn
(radcina ptrat a dispersiei calculate)
POWER(b,e) Puterea be
MOD(a,b) Modulo restul mpririi numerelor ntregi a : b
AND(exp1, exp2, , expn) Conjuncia expresiiloe logice exp1, exp2, , expn .
Valoarea returnat este TRUE dac fiecare expresie este
TRUE, altfel este FALSE
OR(exp1, exp2, , expn) Disjuncia expresiilor logice exp1, exp2, , expn .
Valoarea returnat este TRUE dac cel puin o expresie
este TRUE, altfel este FALSE
NOT(exp) Negaia expresiei exp. Valoarea returnat este TRUE
dac expresia este FALSE, altfel este FALSE
TRUE() Valoarea returnat este constanta logic TRUE
FALSE() Valoarea returnat este FALSE ; ntotdeauna
IF(exp, exp1, exp2) Se evalueaz valoarea expresiei logice exp. Dac
valoarea expresiei exp este TRUE, atunci funcia IF
returneaz valoarea specificat prin exp1, altfel
returneaz valoarea specificat prin exp2
CHOOSE(i, x1, x2,, xn) Instruciune de ramificaie multipl. Selectarea unei
valori dintr-o list de valori, pe baza valorii unui indice i.
TODAY() Data calendaristic curent
NOW() Data i ora calendaristic curent
159
VLOOKUP(val, reg, k) Cutare vertical. Se caut o valoare n prima coloan a
unei regiuni de date. Datele din aceast coloan sunt
aezate n ordine cresctoare. Se localizeaz primul
element al coloanei care este mai mare sau egal cu
elementul cutat. Dac elementul localizat este n linia i,
valoarea returnat de funcie este coninutul celulei din
linia i i coloana k a regiunii de date. Prima coloan are
numrul de ordine 1.
HLOOKUP(val, reg, k) Cutare orizontal. Se caut o valoare n prima linie a
unei regiuni de date. Datele din aceast linie sunt aezate
n ordine cresctoare. Se localizeaz primul element al
liniei care este mai mare sau egal cu elementul cutat.
Dac elementul localizat este n coloana i, valoarea
returnat de funcie este coninutul celulei din coloana i
i linia k a regiunii de date. Prima linie are numrul de
ordine 1.
OFSET(baza, lin, col, i, l) Obinerea unei referine la o celul sau la o regiune de
celule de dimensiune specificat (i=nlime, l=lime).
Argumentul baza reprezint o referin la o celul fa de
care se determin noua referin. Celula pentru care se
genereaz noua referin este deplasat fa de celula de
baz cu lin linii i col coloane
Funcii pentru date de tip TEXT
CODE(s) Codul ASCII al primului caracter din irul de caractere s
(irul de caractere s va fi delimitat de ghilimele)
CHAR(n) Caracterul al crui cod ASCII este numrul ntreg n
VALUE(s) Valoarea numeric a irului de caractere s
LEN(s) Numrul de caractere din irul de caractere s
LEFT(s ,n) Primele n caractere din irul de caractere s
RIGHT(s,n) Ultimele n caractere din irul de caractere s
MID(s,n1,n2) Returneaz n2 caractere din irul de caractere s ncepnd
cu poziia n1
REPT (s,n) Un ir de caractere obinut prin repetarea de n ori a
irului de caractere s
TRIM(s) Un ir de caractere obinut prin eliminarea tuturor
spaiilor, cu excepia spaiului care desparte cuvintele
LOWER(s) Transform toate literele mari din irul s n litere mici
UPPER(s) Transform toate literele mici din irul s n litere mari
PROPER(s) Un ir de caractere n care prima liter a fiecrui cuvnt
este transformat n liter mare
CONCATENATE(s1,s2, , sn) Un ir de caractere obinut prin concatenarea irurilor
s1,s2, , sn
REPLACE(s1,n1,s2,n2) irul de caractere obinut prin nlocuirea n irul s1 a n2
caractere ncepnd din poziia n1 cu irul de caractere s2
Functii financiare n Excel
FV(rate, nper, pmt, pv, type) Valoarea viitoare (Future value) a unui mprumut ntr-un
moment de timp viitor, dup efectuarea tuturor plilor,
unde rate = rata dobnzii, nper = numrul de perioade,
pmt = suma pltit ca rat la mprumut, pv = valoarea
160
actual a mprumutului, type = 1 sau 0 dup cum plata se
face la nceputul perioadei sau la sfritul peroadei
NPER(rate, pmt, pv, fv, type) Number of periods - Numrul de luni, ani, zile sau alte
uniti de timp necesare pentru un mprumut
PMT(rate, nper, pv, fv, type) Payment-Suma pltit periodic ca rat la mprumut
PV(rate, nper, pmt, fv, type) Present value Valoarea actual a unui mprumut
RATE(nper, pmt, pv, fv,type, Rate Rata dobnzii la un mprumut
quess)
Funcii pentru procesarea bazelor de date
DAVERAGE(db,col,crit) Returneaz media aritmetic a valorilor din coloana col a
bazei de date db care verific criteriul crit, unde db =
referin la o regiune (domeniu) de celule care conine
baza de date, col = referin la un nume de cmp al bazei
de date ( o celul din prima linie a bazei de date) prin
care se acceseaz coloana utilizat de funcie, crit =
referin la o regiune de celule care specific criteriul
utilizat (tabelul de condiii)
DCOUNT(db,col,crit) Returneaz numrul celulelor cu valori numerice din
coloana col a bazei de date db care verific criteriul crit.
Argumentul col este opional. Dac acest argument este
omis, funcia va determina numrul tuturor celulelor
bazei de date care verific criteriul
DCOUNTA(db,col,crit) Returneaz numrul celulelor nevide din coloana col a
bazei de date db care verific criteriul crit
DGET(db,col,crit) Returneaz coninutul unei singure celule din baza de
date db. Celula este situat n coloana col i verific
criteriul crit. Dac nici un articol nu verific criteriul, se
va returna valoarea de eroare #VALUE !, iar dac mai
multe articole verific criteriul, se va returna #NUM !
DMAX(db,col,crit) Returneaz valoarea maxim a numerelor din coloana
col a bazei de date db care verific criteriul crit
DMIN(db,col,crit) Returneaz valoarea minim a numerelor din coloana col
a bazei de date db care verific criteriul crit
DPRODUCT(db,col,crit) Returneaz produsul valorilor din coloana col a bazei de
date db care verific criteriul crit
DVAR(db,col,crit) Returneaz dispersia estimat a valorilor din coloana col
a bazei de date db care verific criteriul crit. Dac x1,
x2,, xn sunt aceste valori, dispersia estimat a valorilor
x1, x2,, xn este
D= (xi m)2/(n-1), unde m este media aritmetic a
valorilor
DVARP(db,col,crit) Returneaz dispersia calculat a valorilor din coloana
col a bazei de date db care verific criteriul crit. Dac x1,
x2,, xn sunt aceste valori, dispersia calculata a valorilor
x1, x2,, xn este
D= (xi m)2/n, unde m este media aritmetic a valorilor
DSTDEV(db,col,crit) Returneaz deviaia standard estimat (rdcina ptrat
a dispersiei estimate) a valorilor din coloana col a bazei
de date db care verific criteriul crit
161
DSTDEVP(db,col,crit) Returneaz deviatia standard calculat (rdcina ptrat
a dispersiei calculate) a valorilor din coloana col a bazei
de date db care verifica criteriul crit
DSUM(db,col,crit) Returneaz suma volorilor din coloana col a bazei de
date db care verific criteriul crit
se apas butonul Editare formul din bara de formule, avnd ca efect deschiderea
paletei de formule. Caseta nume se va transforma n caseta Funcie, afind numele
ultimei funcii folosite i, dac se execut click n lista derulant a casetei Funcie o
list cu cele mai recente funcii utilizate. Dac funcia dorit se afl n list, se
selecteaz i astfel programul Excel va scrie funcia n bara de formule i n paleta de
formule. Paleta de formule include o descriere a funciei i una sau mai multe casete
de text pentru fiecare argument al funciei. Pentru unele funcii care folosesc un
singur domeniu de celule apare i descriere domeniului, deoarece se intuiete
argumentul. Aa cum s-a menionat anterior, nu toate argumentele unei funcii sunt
obligatorii. Cele obligatorii sunt specificate cu caractere bold, ele trebuind completate
pentru a utiliza funcia apelat.
Aceast funcie este utilizat pentru a se putea lua o decizie pe baza rezultatului unei
evaluri. Sintaxa general a funciei este:
162
IF(TestLogic, ActiuneTestAdevrat, ActiuneTestFals)
unde:
TestLogic - se evalueaz o expresie (se verific dac este adevrat sau fals);
ActiuneTestAdevrat - poate fi o valoare sau o operaie. Rezultatul este introdus n
celula ce conine funcia IF(), dac rezultatul testului este adevrat;
ActiuneTestFals - poate fi, de asemenea, o valoare sau o operaie. Rezultatul operaiei sau
valoarea este introdus n celula ce conine funcia IF(), dac rezultatul testului este fals.
n cadrul testului se pot utiliza urmtorii operatori logici (tabelul 2-5):
De exemplu, dac ntr-o foaie de calcul nu este introdus nici un text n celula A1,
atunci utilizatorul va vedea mesajul "V rog introducei numele firmei n A1!", altfel, dac s-a
introdus numele firmei, nu va fi afiat nici un mesaj:
Obs. Pentru a obine ntr-o celul data curent, se va utiliza funcia TODAY(), care va
returna numrul serial corespunztor datei curente. Dac celulei i se va aplica format de dat,
se va obine data curent n formatul selectat.
Exemple
1. n celula A1 se introduce o dat. Se cere ca n celula A2 s se afieze data de dup
10 sptmni. Pentru aceasta, n celula A2 se va introduce formula:
=A1 + 10 * 7
2. Pentru a aduna un numr de luni (de exemplu, 3) unei date, se va introduce data
dorit, de exemplu, n celula A1, iar n celula A2 se va introduce urmtoarea formul:
=DATE(YEAR(A1), MONTH(A1) + 3, DAY(A1))
3. Pentru a obine ultima zi a lunii februarie din anul 2001, se va introduce urmtoarea
formul:
=DATE(2001; 3; 1) - 1
164
Eroare Descriere Cauze
#DIV/0 Imprire la 0 Operaia de mprire din formul face referire la o
celul care conine valoarea 0 sau este vid (blank)
#N/A Valoare nedisponibil Din punt de vedere tehnic, aceasta nu este o eroare
ci o valoare special care poate fi introdus
manual ntr-o celul pentru a indica faptul c
exist nc valoarea necesar pentru efectuarea
calculelor
#NAME? Excel nu recunoate un Aceast eroare apare atunci cnd se tiprete
nume incorect un nume de zon de celul, se face
referire la un nume ters sau nu s-au pus ghilimele
unui text dintr-o formul
#NULL! S-a specificat intersecia a Deoarece un spaiu indic o intersecie, aceast
dou zone de celule ale eroare va apare dac n formul se introduce un
cror celule nu se spaiu n loc de : ntre zonele utilizate ca
intersecteaz argumente ale funciilor
#NUM! Probleme cu un numr n Aceast eroare poate fi cauzat de un argument
formul invalid al unei funcii Excel sau o formul care are
ca rezultat un numr prea mare sau prea mic
pentru a fi reprezentat n worksheet
#REF! Referin de celul invalid Aceast formul apare atunci cnd se terge o
celul referit n formul sau se lipesc celule peste
alte celule referite n formul
#VALUE! Tip argument greit ntr-o Aceast eroare este, cel mai adesea, rezultatul unei
funcie sau operator greit operaii matematice ce implic celule ce conin
text
165
2. n fereastra Excel Options, in categoria Popular sub Top options for working with
Excel, se selecteaz caseta de validare Show Developer tab in the Ribbon dup care se
apas OK.
Pentru a seta temporar nivelul de securitate astfel nct sa fie validate toate macrourile
se procedeaz astfel:
1. n tab-ul Developer, n grupul Code, prezentat n figura 2-54 se acioneaz Macro
Security. Se deschide fereastra de dialog Macro Settings (figura 2-55);
2. sub Macro Settings, se alege opiunea Enable all macros (not recommended,
potentially dangerous code can run);
3. se apas butonul OK.
166
figura 2-55. Opiunile Macro Settings
Din acest moment se poate ncepe nregistrarea unui macro, prin parcurgerea
urmtorilor pai:
1. n tabul Developer, n grupul Code, se acioneaz Record Macro. Se deschide fereastra
Record Macro, cum se prezint n figura 2-56.
2. n caseta Macro Name se introduce un nume pentru macro. Trebuie inut cont de faptul
c prima liter a unui nume de macro trebuie s fie o liter, celelalte caractere pot fi
litere, numere i liniue de subliniere. De asemenea nu sunt admise spaii in numele de
macro.
3. pentru a asocia macroului o combinaie rapid de taste (Ctrl+ ) care s declaneze
rularea macroului, n caseta Shortcut key se tiprete litera dorit (cu minuscule sau cu
majuscule)
4. n lista Store macro in se selecteaz registrul de lucru unde se dorete memorat
macroul. Dac acesta trebuie s fie disponibil oridecte ori se utilizeaz Excel se va
alege opiunea Personal Macro Workbook, caz n care se creaz (dac nu exist deja)
un registru de macrouri (Personal.xlsb, in care se va salva macroul curent.)
5. n caseta Description se tiprete o scurt descriere a macroului
6. dup apsarea butonului Ok se va declana operaia de nregistrare
7. se realizeaz aciunile necesare
8. n final n tabul Developer, n grupul Code se va apsa Stop Recording
Sub Macro1()
'
' Macro1 Macro
' Macro nregistrat la 28.11.2010
'
'
Selection.Borders(xlDiagonalDown).LineStyle = xlNone
Selection.Borders(xlDiagonalUp).LineStyle = xlNone
With Selection.Borders(xlEdgeLeft)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlThin
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Borders(xlEdgeTop)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlThin
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Borders(xlEdgeBottom)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlThin
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Borders(xlEdgeRight)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlThin
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Borders(xlInsideVertical)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlThin
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Borders(xlInsideHorizontal)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlThin
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
Selection.Borders(xlDiagonalDown).LineStyle = xlNone
Selection.Borders(xlDiagonalUp).LineStyle = xlNone
With Selection.Borders(xlEdgeLeft)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlMedium
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Borders(xlEdgeTop)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlMedium
.ColorIndex = xlAutomatic
168
End With
With Selection.Borders(xlEdgeBottom)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlMedium
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Borders(xlEdgeRight)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlMedium
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Borders(xlInsideVertical)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlThin
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Borders(xlInsideHorizontal)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlThin
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Interior
.ColorIndex = 35
.Pattern = xlSolid
End With
End Sub
169
figura 2-58. Atribuirea tastei de accelerare
In aceast cutie de dialog se va tasta n cutia text Ctrl+ litera dorit. Aceast
combinaie va fi utilizat pentru apelarea macro-ului. Se selecteaz butonul OK pentru a
reveni n cutia de dialog Macro, dup care se d un click pe butonul Close din dreapta jos a
cutiei de dialog.
170
5. dac se ruleaz un macro n modul Microsoft Visual Basic, se acioneaz Edit, i apoi
din meniul Run se alege Run-Sub User Form (sau se apas F5).
Un alt mod de a executa un macro este acela de a aciona un buton din bara de
instrumente Quick Access. Aceasta presupune urmtorii pai:
1. se acioneaz butonul Microsoft Office Button ;
2. se alege opiunea Excel Options;
3. se apas Customize, apoi din lista Choose commands from se selecteaz Macros;
4. din list se selecteaz macroul creat si se acioneaz butonul Add;
5. pentru a schimba imaginea butonului pentru macro, se selecteaz macroul n caseta
unde a fost adugat i se apas Modify;
6. sub Symbol, se alege imaginea pentru buton care se dorete a fi folosit;
7. pentru a schimba numele care este afiat pe buton pentru macro atunci cnd cursorul
mouse-ului este plasat deasupra sa, n caseta Display Name se va tipri numele dorit;
8. OK pentru a aduga butonul pentru maro n bara Quick Access. Pentru execuia
macroului, din aceast bar se face click pe butonul corespunztor.
O alt modalitate de a declana rularea unui macro este execuia unui click n zona
unui obiect grafic. Pentru aceasta:
1. n registrul de lucru se selecteaz un obiect grafic;
2. in tabul Insert, n grupul Illustrations (figura 2-59) se acioneaz Shapes, se alege
forma dorit i se deseneaz aceast form peste obiectul selectat anterior;
3. se face un click dreapta pe aceasta form i se acioneaz Assign Macro n meniul
shortcut;
4. din acest moment se pot executa urmtoarele operaii:
pentru a asocia un macro care exist cu obiectul grafic se face dublu click pe
macro sau se introduce numele acestuia n caseta Macro name;
pentru a nregistra un macro nou asociat cu obiectul respectiv se apas Record.
La finalul nregistrrii se apas Stop Recording n tabul Developer n grupul
Code;
pentru a edita un macro existent se selecteaz numele acestuia in caseta Macro
name si se apas Edit;
5. OK;
6. n registrul de lucru se selecteaz obiectul respectiv pentru a executa macroul.
171
3. n tabul Developer, n grupul Code (Error! Reference source not found..) se apas
butonul Macros;
4. n lista Macros in, se selecteaz registrul de lucru n care se gsete macroul vizat. De
exemplu se poate alege This Workbook;
5. n caseta Macro name se selecteaz numele macroului ce se dorete ters;
6. se apas Delete.
2.3.7. Validarea sau invalidarea macrourilor n Excel prin utilizarea Trust Center
Anumite macrouri pot prezenta riscuri de securitate. Spre exemplu, o persoan ru
intenionat poate introduce in documente un macro distructiv. Setrile de securitate pentru
macrouri sunt localizate n Trust Center i ele pot fi modificate dup necesiti. Pentru aceasta
se parcurg urmtorii pai:
1. se acioneaz butonul Microsoft Office Button i se alege opiunea Excel
Options;
2. se acioneaz Trust Center, apoi Trust Center Settings, i n final Macro Settings;
3. se alege opiunea dorit:
1. Disable all macros without notification In acest caz toate macrourile i
alertele de securitate aferente sunt dezactivate. In cazul n care exist
documente care conin macrouri de care este nevoie, acestea pot fi puse ntr-o
locaie de ncredere, caz n care macrourile vor fi executate fr a fi verificate
de sistemul de securitate din Trust Center;
2. Disable all macros with notification Aceasta este setarea implicit. Se
folosete daca se dorete o alert de securitate n situaia n care n document
exist macrouri care pot fi dezactivate. Astfel se permite alegerea momentelor
sau cazurilor n care macrourile pot fi dezactivate;
3. Disable all macros except digitally signed macros Opiunea este similar
celei precedente cu diferena c dac macroul are o semntur digital de
ncredere el poate rula. Toate macrourile fr semntur sunt dezactivate fr
notificare;
4. Enable all macros (nerecomandat deoarece poate conine cod periculos)
este o opiune care face clculatorul vulnerabil n cazul n care exist cod
periculos;
5. Trust access to the VBA project object model Este indicat a fi folosit de
dezvoltatorii de soft pentru a bloca sau pentru a permite acesul la modelul
VBA oricrui client Automation.
172
care datele coninute de o foaie de calcul pot fi permutate, n vederea scoaterii n eviden a
unor informaii necesare procesului decizional. Un tabel pivot utilizeaz date pe dou
dimensiuni pentru a crea un tabel n trei dimensiuni, n esen, un tabel rezumat, bazat pe mai
multe condiii, care au puncte de intersecie.
173
figura 2-60. Date pentru construcia tabelelor pivot
Se ncepe prin a selecta o celul din tabel. In acest mod, Excel-ul va recunoate
automat zona de date utilizat pentru crearea tabelului pivot. Pentru a iniia crearea tabelului
pivot se va alege comanda Insert Pivot Table din meniul Insert (figura 2-61).
174
figura 2-62. Cutia de dialog Create Pivot Table
In aceast cutie de dialog pot fi setate o serie de elemente pentru tabelul pivot, cum ar
fi:
Tabelul sau zona de celule utilizat pentru crearea tabelului pivot; n acest caz,
selecia este implicit;
Exist posibilitatea de a utiliza o surs de date extern, n acest caz fiind necesar
realizarea unei conexiuni cu aceasta;
Locaia unde se dorete crearea tabelului pivot, acesta putnd fi plasat ntr-o foaie
de lucru nou sau una existent, n ultimul caz fiind posibil i precizarea exact a
locaiei tabelului.
175
figura 2-63. Zona iniial a tabelului pivot i lista de cmpuri disponibile
Pentru crearea tabelului pivot este necesar specificarea cmpurilor care se doresc a fi
introduse n tabel. Acest lucru se face prin selecia cmpurilor din lista de cmpuri. Dup
selecia acestora, va afia un tabel asemntor celui din figura 2-64.
176
figura 2-64. Construcia tabelului pivot pe baza cmpurilor selectate
Structura acestui tabel pivot se poate modifica prin mutarea unor cmpuri selectate
anterior pe coloan. Acest lucru se realizeaz prin deplasarea numelui cmpului n zona
Column Labels din figura 2-64. De exemplu, dac se dorete sumarea cantitilor pe fiecare
furnizor i pe fiecare produs, se va muta cmpul Denumire marf n zona Column Labels.
(figura 2-65), iar rezultatul este afiat (parial) n figura 2-66.
177
figura 2-65. Rearanjarea tabelului pivot
178
figura 2-68. Cutia de dialog Value Field Settings
De remarcat faptul c se poate face o filtrare a stilurilor care pot fi aplicate tabelului
pivot prin utilizarea csuelor de marcaj prezente n partea stng din figura 2-71. De
exemplu, se pot alege stiluri care au evideniate rndurile sau coloanele. Dac se dorete
evidenierea rnduriloe sau coloanelor, este indicat s se aleag aceste opiuni nainte de a
deschide galeria. Unele din cele 84 de stiluri nu suport coloane sau rnduri evideniate.
Excel 2007 are o opiune de tip Live Preview. In momentul n care cursorul mouse-
ului este deasupra unui stil, tabelul pivot construit copie temporar caracteristicile stilului
respectiv.
Utilizatorul poate i poate crea propriile stiluri. Stilurile nou create sunt adugate n
galerie i pot fi utillizate pentru toate tabelele pivot create ulterior. De exemplu, dac se
dorete crearea unui stil n care se dorete a fi evideniate cte dou rnduri, se vor urmri
paii de mai jos:
180
1. Se caut n galeria de stiluri un stil existent care permite evidenierea rndurilor.
Se d click dreapta de mouse pe stilul respectiv i se alege Duplicate (figura
2-72). Ca urmare a cestor operaii, se va afia cutia de dialog Modify Table Quick
Style (figura 2-73).
2. Se alege un nume pentru noul stil. Iniial, Excel va copia numele stilului i va
aduga un 2.
3. In lista Table Element se selecteaz First Row Stripe. In cutia de dialog va apare o
nou seciune, denumit Stripe Size.
4. Se alege Stripe Size 2, aa cum apare n (figura 2-74);
181
figura 2-74. Crearea unui stil nou
182
figura 2-76. Aplicarea unui stil nou
Se poate seta stilul implicit pentru toate viitoarele tabele pivot care vor fi create. Stilul
implicit poate fi unul din stilurile puse la dispoziie de Excel, fie unul creat de utilizator.
In galeria PivotTAble Styles, meniul Design se selecteaz stilul care se dorete a fi
implicit i se apas click dreapta de mouse. Se alege comanda Set As Default (figura 2-77).
Afiarea chenarelor
Cea mai indicat modalitate de a afia chenarele unui tabel pivot este bazat pe
utilizarea stilurilor.
183
Formatele numerice pot fi modificate prin setarea opiunilor din cutia de dialog Data
Field Settings. Exist 4 modaliti de a afia aceast cutie de dialog:
1. Se apas clic dreapta pe o celul din zona de valori a tabelului pivot i se alege
Value Field Settings (figura 2-78);
4. Se selecteaz orice celul din tabelul pivot. Din meniul Options, se alege Field
Settings pentru grupul Active Field (figura 2-80).
Aplicarea oricrei din aceste metode va conduce la afiarea cutiei de dialog Format
Cells. Se vor aplica formatrile dorite pentru valori numerice din tabelul pivot.
184
1. Se selecteaz o celul n tabelul pivot;
2. In meniul Options se alege Options din grupul Pivot Table Options (figura 2-85); ca
urmare se va afia cutia de dialog Pivot Table Options (figura 2-82);
3. In tab-ul Layout & Format se tasteaz 0 n cmpul corespunztor lui For empty
cells show;
4. Se apas OK pentru efectuarea modificrilor (figura 2-83).
185
figura 2-83. Afiarea zerourilor n locul celulelor goale
186
figura 2-85. Selectarea unui tabel pivot
O alt modalitate de a terge un tabel pivot const n utilizarea comenzii Clear All
(figura 2-86).
187
figura 2-87. Schimbarea temei unui document
In mod implicit, elementele prezente n fiecare cmp al tabelului pivot sunt sortate n
ordine ascendent, n funcie de numele elementului. Microsoft a simplificat foarte mult
sortarea n tabelele pivot, n versiunea Excel 2007. Astfel, exist posibilitatea de a sorta datele
astfel nct s satisfac toate cerinele utilizatorului. Dintre modalitile de sortare, pot fi
menionate:
Utilizarea butoanelor de sortare din ribbon-ul Options;
Sortarea din zona PivotTable Field List.
188
figura 2-88. Butoane de sortare
189
figura 2-90. Sortarea din zona PivotTable Field List
190
In acest mod, cmpul Furnizor va permite selectarea tabelului pivot corespunztor
fiecrui furnizor, precum i a tabelului pivot global (ce conine suma cantitilor achiziionate
de la toi furnizorii).
O alt modalitate de filtrare a datelor dintr.un tabel pivot const n apsarea sgeilor
drop-down ale oricrui element al tabelului pivot i realizarea seleciilor dorite. De exemplu,
n cazul tabelului figura 2-91, se pot apsa sgeile drop down de la Furnizor, Row LAbels i
Column Labels.
In mod implicit, sunt afiai toi furnizorii. Prin marcarea csuei Select Multiple Items,
se ofer posibilitatea de a selecta furnizorii pentru care se dorete a se face afiarea.
In mod identic se poate face filtrarea i dup rndurile sau coloanele prezente n
tabelul pivot (figura 2-93).
191
Csua de marcaj All prezent n cutiile de dialog pentru filtrare are o funcie foarte
puternic. Ea reprezint o cale rapid pentru a selecta sau deselecta toate elementele din lista
drop-down.
O alt modalitate de filtrare const n utilizarea unor reguli de filtrare. Acestea sunt n
numr de 14 i sunt disponibile prin intermediul unui meniu apelabil prin comanda Label
Filters din figura 2-93.
192
figura 2-95. Meniul Label Filters filtre pentru cmpuri de tip dat
193
figura 2-96. Meniul Label Filters filtre pentru cmpuri de tip dat, opiunea All DAtes in the
Period
Filtrarea datelor se poate face i dup valorile din zona de date. De exemplu, n cazul n
care n zona de date sunt prezente suma cantitatilor i suma valorilor, va fi necesar selecia
crui element va fi utilizat pentru filtrare (figura 2-97).
tergerea filtrelor se face fie prin specificarea afirii tuturor elementelor din tabelul
pivot, fie prin utilizarea comenzii Clear Filters (figura 2-98).
194
figura 2-98. Eliminarea filtrelor
figura 2-101. Tabelul pivot utilizat pentru crearea formulelor n tabelul pivot
196
figura 2-102. Inserarea unui cmp calculat
197
2.5. Crearea graficelor pivot
198
Vor fi afiate graficul i cutia de dialog PivotChart Filter Pane; graficul va afia
aceleai date ca i tabelul pivot;
199
este ns complex i poate implica aspecte de natur legal, social sau etic, aspecte legate
de politicile aplicate, de controlul fizic al echipamentelor etc.
Microsoft Office Excel dispune de mai multe niveluri de securitate i protecie ceea ce
permite efectuarea unui control referitor la persoanele care pot accesa i modifica date. Pentru
a proteja datele unui registru de lucru se pot ntreprinde mai multe aciuni.
Pentru securitate optim ar trebui protejat registrul de lucru prin parol, ceea ce ar
asigura faptul c numai utilizatorii autorizai pot accesa i modifica datele.
Pentru protecia suplimentar a diferitelor date se pot proteja anumite foi de lucru sau
elemente ale registrului de lucru, cu ajutorul unei parole sau fr parol. In acest fel se poate
preveni mutarea, modificarea sau tergerea, intenionat sau neintenionat a unor date
importante.
200
Este posibil blocarea structurii unui registru de lucru pentru a mpiedica utilizatorii s
adauge sau s teraga foi de lucru sau s afieze foi de lucru ascunse.De asemenea utilizatorii
sunt mpiedicai s modifice dimensiunea sau poziia ferestrei unei foi de lucru
Ascunderea, blocarea i protejarea elementelor registrelor i foilor de lucru nu au ca
scop securizarea sau protejarea informaiilor confideniale, ci permit doar ascunderea
formulelor si imposibilitatea de a schimba datele. In Excel, datele ascunse sau blocate dinr-un
registru de lucru, nu sunt criptate, ca urmare, pentru a pstra confidenialitatea datelor se
impune limitarea accesului la registrul care le conine prin stocarea acestuia ntr+o lucaie
care este accesibil numai utilizatorilor autorizai.
201
1. n tabul Review, n grupul Changes se acioneaz Protect Workbook (figura 2-109)
2. sub Protect workbook for se poate executa:
1. protejarea structurii unui registru de lucru prin selecia casetei de validare
Structure
2. pstrarea ferestrei registrului n aceeai poziie i la aceleai dimensiuni la
fiecare deschidere prin validarea casetei Windows
3. pentru a mpiedica nlturarea proteciei pentru un registru de lucru de ctre ali
utilizatori se va tipri o parola n caseta Password, apoi se apas OK i in final se
retasteaz parola pentru confirmare.
Dac este necesar se acord acces utilizatorilor specificai la domenii, foi de lucru sau
elemente din registre de lucru protejate i se asociaz parole pentru consultare i editare.
1. n tabul Review, n grupul Changes se face click pe Share Workbook
2. se selecteaz caseta de validare Sharing with track changes
3. pentru a solicita celorlali utilizatori o parol dac doresc s scoat registrul de lucru
din modul de lucru partajat, se tiprete o parol n caseta Password(Optional), se
apas OK i se retasteaz parola pentru confirmare
202