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PROCEDIMIENTO

Ttulo: A
Procedimiento para la Ejecucin de Ordenes de
Gastos.

Proceso: Cdigo:
Revisin:
Fecha de Divulgacin: 30/08/2017 Versin: 00 Pginas: 11
30/08/2018

PROCEDIMIENTO PARA LA
EJECUCION DE ORDENES DE
GASTOS
(GASTOS DE QUE CORRESPONDEN A GRUPO PAILL
Y DROGUERIAS )

Elaborado: Responsable: Revisado: Autorizado:

Ing. Sandra Torres Lic. Jose Dominguez Lic. Jose Dominguez Lic. Arturo Hirlemann
Nombre
Encargada de Gerente Gerente Director Administrativo
y cargo:
Organizacin y Mtodos Administrativo Administrativo Financiero
Financiero Financiero

Firma:

Fecha: 25/08/2017 25/08/2017 25/08/2017 25/08/2017

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PROCEDIMIENTO
Ttulo: A
Procedimiento para la Ejecucin de Ordenes de
Gastos.

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1. CONTROL DE CAMBIOS

No de Revisin Fecha del Cambio Motivo del Cambio

0 25/08/2017 Creacin del Documento

2. OBJETIVOS.

Controlar y Ejecutar el presupuesto anual a travs de la aplicacin de


rdenes de Gastos.

Controlar la ejecucin del gasto real contra el presupuestado.

3. ALCANCE.

A cada Gerente o Coordinador de la Regin que tiene bajo su cargo el control


presupuestal de los gastos de Mercadeo y Planillas que corresponden a Grupo paill.

4. PERSONAL INVOLUCRADO.

Responsable.

Gerente Administrativo Financiero Regional

Participantes.

Contador de Pas.
Auxiliar Contable Helios Guatemala/ Helifarma
Asistente de Mercadeo
Coordinador(a) Trade Marketing.
Contralor Jr. Regional.
Asistente Administrativa Regin.

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Gastos.

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5. DEFINICIONES.

ORDEN DE COMPRAS:
Es un documento que emite Grupo PAILL/Droguerias al Proveedor para solicitar la compra
de un Bien, indicando la cantidad, detalle, precio y condiciones de pago. Estos productos
(materias primas, suministros, empaques y envases) sern ingresados a una bodega y se
consideran como compras del rubro del negocio o para produccin de productos
comercializables.

ORDEN DE GASTOS:
Es un documento que emite Grupo PAILL/Droguerias al Proveedor para solicitar la compra
de un Bien o Servicio, indicando la cantidad, detalle, precio y condiciones de pago. Estos
bienes y servicios sern consumibles como gastos paralelos pero no parte de la produccin
misma, por la generalidad de este tipo de gasto deben estar presupuestados.

6. POLITICAS PARA LA EJECUCION DE ORDENES DE GASTOS.

6.1 Para todo gasto de Mercadeo o Planillas(Visita Mdica y Mercadeo) que


corresponden a GRUPO PAILL y Gastos propios de las Droguerias se debe
elaborar una Orden de Gastos ya que esta afectara directamente al presupuesto
en sus diferentes cuentas con montos asignados, supervisando su avance por el
Gerente Administrativo Financiero / Contralor Jr. Regional.

6.2 El Contador de Pas tendr la responsabilidad de verificar que todos los gastos
de Planilla (Visita Medica y Mercadeo) y Gastos propios de las Droguerias se
apliquen a la cuenta contable correspondiente, ser validado por el Contralor Jr.
Regional.

6.3 La Elaboracin, Vistos Buenos y la Autorizacin en la Orden de Gastos (se


/establecern de acuerdo a lo siguiente:

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7. DIAGRAMA DE PROCESOS.

7.1 DIAGRAMA DE PROCESO PARA LA EJECUCION DE ORDEN DE GASTOS.

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8. PROCEDIMIENTOS.

8.1 PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCION DE ORDENES DE GASTOS

No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Solicitar a Proveedor Cotizaciones del Auxiliar Contable Helios


bien o servicio que se va adquirir, esto Guatemala/ Auxiliar
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aplica para gastos de Mercadeo y Contable Helifarma/
Gastos propios de las Droguerias. Asistente de Mercadeo

Solicitar al Gerente Comercial o


Gerente Administrativo Financiero
Regional verificar el saldo disponible
para ejecutar el gasto.

Para el caso de Gastos de


Mercadeo de acuerdo a la
necesidad. Solicitar al
Proveedor Cotizaciones del
Auxiliar Contable Helios
bien o servicio que se va
Guatemala/ Auxiliar
2 adquirir.
Contable Helifarma/
Asistente de Mercadeo
Para Gasto de Planillas, se
debe elaborar Orden de Gastos
a partir que se tenga el visto por
parte del Contralor Jr.
Regional .

Gastos propios de la
Droguerias, Presentar
cotizaciones del bien o servicio.

Ingresa a vista del V&R opcin vista


(Comparativo Presupuesto, Ejecutado y
Gerente Comercial /
Disponible), verificar el saldo disponible
Gerente Administrativo
3 presupuestado para ejecutar el gasto.
Financiero Regional

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No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Confirma al Auxiliar Contable Helios Gerente Comercial /


Guatemala/ Auxiliar Contable Helifarma/ Gerente Administrativo
4
Asistente de Mercadeo proceder a Financiero Regional
elaborar la Orden de Gasto.

Elaboracin de Orden de Gastos. Auxiliar Contable Helios


Guatemala/ Auxiliar
5
Elabora Orden de Gastos. Contable Helifarma/
Asistente de Mercadeo

5.1 Ingresar al sistema empresarial: Compras y Planificacin ->Proceso: Orden de Gasto.

5.2 Seleccionar el proveedor al que se desea generar la orden.

5.3 Ingresa el ID de producto o servicio, cantidad, precio, centro de costo y rubro a afectar.

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Gastos.

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No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Procede a solicitar por correo Auxiliar Contable Helios


electrnico el visto bueno 1: Guatemala/ Auxiliar
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Contable Helifarma/
Asistente de Mercadeo

Guatemala
Puesto Orden de gasto Grupo Paill Orden de gasto Helios Guatemala
Contador Helios Guatemala Visto bueno 1 Visto bueno 1

Honduras
Orden de gasto Grupo Paill Orden de gasto Helifarma
Contador Helifarma Visto bueno 1 Visto bueno 1
Coordinador Mercadeo Visto bueno 1 Visto bueno 1

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No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO


Nicaragua
Orden de gasto Grupo Paill Orden de gasto Helios Nicaragua
Contador Helios Nicaragua Visto bueno 1 Visto bueno 1
Coordinador Mercadeo Visto bueno 1 Visto bueno 1

Contador Helios
Guatemala/ Contador
Verifica que se ejecute el gasto en el Helifarma/ Coordinador
7 rubro presupuestado y procede a dar el Mercadeo/ Contador
visto bueno 1. Helios Nicaragua/
Coordinador Mercadeo

Auxiliar Contable Helios


Guatemala/ Auxiliar
Solicitar por correo electrnico el visto Contable Helifarma/
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bueno 4: Asistente de Mercadeo

Guatemala
Orden de gasto Helios
Guatemala/Helifarma/Helios
Puesto Orden de gasto Grupo Paill Nicaragua
Contralor Jr. Regional Visto bueno 4 Visto bueno 4
Asistente Contable Jr. Visto bueno 4 Visto bueno 4

Revisa la Orden de Gastos y valida que


la aplicacin del gasto sea al rubro Contralor Jr. Regional/
9
correspondiente, para proceder con el Asistente Contable Jr.
visto bueno 4 en el sistema.

10 Verifica en el sistema que la orden de Auxiliar Contable Helios


gasto posea el visto bueno 1 y 4. Guatemala/ Auxiliar

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No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO


Contable Helifarma/
Asistente de Mercadeo

Auxiliar Contable Helios


Guatemala/ Auxiliar
Solicita por correo electrnico la
11 Contable Helifarma/
Autorizacin de la orden de gasto.
Asistente de Mercadeo

Guatemala
Orden de gasto Helios
Guatemala/Helifarma/Helios
Puesto Orden de gasto Grupo Paill Nicaragua
Gerente Financiero
Regional Autorizacion hasta $1,000 Autorizacion hasta $1,000
Director Administrativo Autorizacion y fuera de Autorizacion y fuera de
Financiero presupuesto presupuesto

Procede a dar la autorizacin a la Orden


de Gasto.

En el caso que la Orden de Gasto Gerente Financiero


no tenga presupuesto, evala la Regional/ Director
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justificacin del gasto, si procede Administrativo
autoriza la Orden de lo contrario Financiero
notifica por correo electronico al
solicitante la explicacin del por
qu no fue autorizada.

Auxiliar Contable Helios


Autorizada la Orden de Gastos procede
Guatemala/ Auxiliar
a solicita el bien o servicio al proveedor.
13 Contable Helifarma/
Asistente de Mercadeo

14 Auxiliar Contable Helios


Recepcin de la Orden de Gastos y Guatemala/ Auxiliar
envo de documentos. Contable Helifarma/
Asistente de Mercadeo

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No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO


Verifica que la orden de Gastos este
autorizada.

Recibido el bien o servicio se debe Auxiliar Contable Helios


realizar el ingreso de los datos del Guatemala/ Auxiliar
15 crdito fiscal, factura o recibo que el Contable Helifarma/
proveedor entrega para pago de los Asistente de Mercadeo
servicios o productos entregados.

Auxiliar Contable Helios


Elabora Recepcin de Ordenes de
Guatemala/ Auxiliar
16 Gastos.
Contable Helifarma/
Asistente de Mercadeo

16.1 Ingresar al sistema empresarial: Compras y Planificacin ->Transacciones: Compras y


devoluciones.

16.2 Seleccionar el asistente e ingresar como ingreso de producto de una orden de compra.

16.3 Ingresa el No. De OG, bodega y estatus y luego se generara la compra en plaza.

16.4 Se ingresa en la compra los datos del documento, reflejar la fecha del comprobante y colocar
el IVA, la percepcin y/o retencin cuando aplique.

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Auxiliar Contable Helios


Imprimir Orden de Gastos y recepcin
Guatemala/ Auxiliar
del servicio elaboradas para adjuntarlas
17 Contable Helifarma/
a la cotizacin autorizada y CCF .
Asistente de Mercadeo

Remite al Contralor Jr. Regional los Auxiliar Contable Helios


CCF y la provisin de prestaciones Guatemala/ Auxiliar
18 autorizadas adjuntas al paquete de Contable Helifarma/
documentos que se remite Asistente de Mercadeo
mensualmente.

Procede a recepcionar y aplicar la orden


19 de gasto en el sistema, para que se Contralor Jr. Regional
pueda convertir en partida contable.

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