SOFTWARE INVENTARIO MOBILIARIO INSTITUCIONAL (SIMI v3.5) PDF

SBN / SIMI Manual de Usuario
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE BIENES

E S T AT AL E S
GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y DESARROLLO
(JEFATURA DE SISTEMAS)
SOFTWARE INVENTARIO MOBILIARIO INSTITUCIONAL

(SIMI v3.5)
- MANUAL DE USUARIO -
1
INDICE
Pg.
I. INTRODUCCIN..................................................................................................................... 4
II. ENTIDAD ............................................................................................................................... 5
1.1. Datos de la Entidad.............................................................................................................5

1.2. Locales de la Entidad..........................................................................................................7
1.3. reas y Oficinas de la Entidad ...........................................................................................12
1.3.1. reas........................................................................................................................12
1.3.2. Oficinas ...................................................................................................................14
1.4. Personal de la Entidad....................................................................................................... 16
II. BIENES................................................................................................................................ 22
2.1. Ingreso de Bienes............................................................................................................. 22

2.2. Modificacin de Bienes...................................................................................................... 27
2.3. Traslado de Bienes............................................................................................................ 31
2.4. Acto de Administracin........................................................................................................34
III. BAJA DE BIENES ............................................................................................................... 43
3.1. Baja de Bienes.................................................................................................................. 43

3.2 Modificacin Baja de Bienes 48
3.3 Acto de Disposicin........................................................................................................... 52
3.4 Modificacin de Acto Disposicin..57
IV. REPORTES........................................................................................................................ 59
4.1. Formato de Asignacin de Bienes.......................................................................................59

4.2. Formato de Datos de Bienes.............................................................................................. 59
4.3 Bienes Activos60
4.2.1. General................................................................................................................... 60
4.2.2. Detallado................................................................................................................. 61
4.2.3. Otros Reportes........................................................................................................ 61
4.4. Bienes por Local................................................................................................................ 62
4.5. Bienes con Acto de Administracin.....................................................................................62
4.5.1. Afectacin en Uso................................................................................................... 63
4.5.1.1. General...................................................................................................... 63
4.5.1.2. Detallado.................................................................................................... 63
4.5.1.3. Otros Reportes........................................................................................... 63
4.5.2. Arrendamiento......................................................................................................... 64
4.5.2.1. General...................................................................................................... 65
4.5.2.2. Detallado.................................................................................................... 65
4.5.2.3. Otros Reportes.......................................................................................... 65
4.5.3. Cesin de Uso......................................................................................................... 66
4.5.3.1. General...................................................................................................... 66
4.5.3.2. Detallado.................................................................................................... 66
4.5.3.3. Otros Reportes.......................................................................................... 66
4.6. Bienes Dados de Baja....................................................................................................... 67
4.6.1. General................................................................................................................... 67
4.6.2. Detallado................................................................................................................. 68
4.6.3 Consolidado.. 68
4.6.4. Otros Reportes........................................................................................................ 68
2
4.7. Bienes con Acto de Disposicin........................................................................................ 69

4.7.1. General................................................................................................................... 69
4.7.2. Detallado................................................................................................................. 70
4.7.3 Consolidado.. 70
4.7.4. Otros Reportes......................................................................................................... 70
4.8. Bienes Eliminados71
4.8.1.1 General71
4.8.1.2 Detallado.72
4.9. Locales de la Entidad.......................................................................................................... 72
4.10. reas por Local................................................................................................................ 72
4.11. Personal de la Entidad.................................................................................................... 73
4.11.1 En General..73
4.11.2 Por Local. 74
4.11.3 Por rea.. 75
4.12. Estadsticas....................................................................................................................... 76
4.12.1. Generales............................................................................................................... 77
4.12.2. Por Personal........................................................................................................... 78
4.12.3. Por Tipo de Bien Mueble........................................................................................ 78
4.12.3.1. Por Denominacin.................................................................................. 78
4.12.3.2. Por Valor................................................................................................ 79
4.12.4. Por Local................................................................................................................ 79
4.12.5. Por rea................................................................................................................. 79
4.12.6. Por Grupo Genrico................................................................................................80
4.12.7. Por Clases.............................................................................................................. 80
4.12.8. Por Cuenta Contable.............................................................................................. 81
4.12.9 Exportar Reporte 81
V. CATALOGO......................................................................................................................... 83
5.1. Consulta de Catlogo..........................................................................................................83

5.2. Listado de Bienes.............................................................................................................. 84
5.2.1. Ordenados Por Denominacin................................................................................. 84
5.2.2. Ordenados Por Cdigo............................................................................................ 85
5.3. Actualizacin de Catlogo................................................................................................. 85
VI. SERVICIOS.......................................................................................................................... 87
6.1. Generacin de Copia para la SBN.............................................................................................. 87

6.2. Generacin de Copia de Bajas para la SBN..................................................................... 89
6.3. Generacin de Copia de Seguridad.................................................................................. 89
6.3.1 Base de datos en General... 90
6.3.2 Bienes por Periodo... 90
6.3.3 Bienes por Rango de Fechas.. 90
6.4. Restauracin de Copia de Seguridad................................................................................ 91
6.5. Desbloqueo de Registros.................................................................................................. 92
6.6 Reindexacin de Base de Datos. 93
6.7 Regenerar Correlativo en Catalogo. 93
VII. AYUDA................................................................................................................................ 94
7.1. Ver Barra de Herramientas................................................................................................ 94

7.2. Configurar Impresora......................................................................................................... 94
7.3. Manual de Usuario............................................................................................................. 95
7.4. Acerca del SIMI.................................................................................................................. 95
7.5. Salir.................................................................................................................................... 95
3
I. INTRODUCCION
Para cumplir con uno de los objetivos de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, el
cual es llevar el control de la propiedad mobiliaria Estatal, se dise el programa Inventario
Mobiliario Institucional - SIMI desarrollado en FoxPro para DOS. Tras su primera presentacin
en Agosto del ao 1997 en la versin 1.0, est ha ido evolucionando de acuerdo a los nuevos
planteamientos presentados para la toma de inventarios as como por requerimientos de las
Instituciones que laboran con ella; por lo que actualmente se ha desarrollado la versin 3.5 en
Microsoft Visual FoxPro que lleva el nombre de Software Inventario Mobiliario Institucional
- SIMI en donde se brindan nuevas funcionalidades y se trata de cubrir las exigencias de un
manejo mas eficiente en la administracin de Bienes.
Este software a diferencia de sus versiones iniciales trabaja sobre plataformas de entorno
grfico sin ningn tipo de limitaciones a su vez siendo ste mas amigable al usuario; contando
adems con nuevas funcionalidades tales como restituir alta de bienes, restituir bienes de baja,
formato de asignacin de bienes, formato de traslado de bienes, incorporacin de actos de
administracin, reportes nuevos, copias de seguridad, estadsticas, etc.
Se debe resaltar que este software permite el manejo de los datos registrados en la versin
anterior (SIMI 3.0), realizando previamente el proceso de actualizacin que se realiza a travs
de un aplicativo adicional a este. En caso tuviera el SIMI en alguna versin a la antes
mencionada, deber inicialmente trasladar todo su informacin a la versin 3.0 si no, ser
imposible el uso de esta nueva versin.
Al ingresar al SIMI observaremos la ventana principal del sistema, en la que se podr realizar
todos los accesos a las opciones que posee este software.
4
I. ENTIDAD
En este mdulo del SIMI, se podr registrar toda aquella informacin correspondiente a la
identificacin de una Entidad; as como tambin de las Unidades Orgnicas constituidas que
pueda tener en cada uno de sus locales y del Personal que viene laborando en cada una de
ellas.
Las opciones que componen este mdulo son las siguientes:
Datos de la Entidad
Locales de la Entidad
reas y Oficinas de la Entidad
Personal de la Entidad
1.1. DATOS DE LA ENTIDAD
Esta opcin permite realizar el registro del nombre de una Entidad y su Dependencia. Al
ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 1) denominada Entidad, en la cual se
seleccionar la Entidad e ingresar su correspondiente Dependencia.
Bsqueda de
la Entidad
Seleccin de
la Entidad
Ingreso de una
nueva Entidad
en caso no
exista en el
listado de
Entidades
Figura 1
Esta informacin debe ser ingresada solamente cuando no se va a realizar alguna migracin de
informacin; en caso se halla migrado informacin esta ventana presentar informacin de la
Entidad a la que corresponde dicha migracin.
Asimismo, la ventana Entidad cuenta con un campo denominado Cambiar Entidad

(Figura 2), el cual permite la modificacin de los datos registrados de la Entidad. Al aceptar la
realizacin de los cambios en los datos de la Entidad, stos se reflejarn en todas las tablas del
sistema.
5
Figura 2
Mensajes al grabar los datos de la Entidad
Mensaje de validacin de datos que

aparece al intentar grabar una entidad
sin haber seleccionado previamente su
nombre.
Mensaje de validacin de datos que se

presenta luego de seleccionar la casilla
Nueva Entidad y se intenta grabar sin
haber ingresado el nombre de una
Entidad.
Mensaje de validacin de datos

solicitando que debe ingresar el nombre
de la dependencia correspondiente a la
Entidad antes de grabar dicha
informacin.
Mensaje de consulta del sistema en la

que luego de haber hecho click en la
opcin cambio de entidad y luego haber
registrado otro nombre de entidad, se
consulta si desea que los cambios se
reflejen en todas las tablas del sistema
6
Mensaje del sistema que informa que la

grabacin de los datos de la Entidad se
ha realizado con xito.
Mensajes al acceder a otras opciones del men
Mensaje del sistema que informa que

antes de acceder a otras opciones de
edicin del men (Locales, reas,
Oficinas, Personal y bienes) debe
registrar en primera instancia la Entidad
correspondiente
1.2. LOCALES DE LA ENTIDAD
Esta opcin permite realizar el registro (datos generales y datos complementarios) de la

informacin correspondiente a los Locales pertenecientes a la Entidad registrada.
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 3) denominada Locales de la

Entidad, en la cual se ingresar el nombre del local, rea, direccin y ubicacin geogrfica.
Los datos complementarios sern ingresados nicamente si la propiedad de la Entidad es de
tipo Estatal pero sin carcter de obligatoriedad.
7
Botones
de accin
Filtrado de
Locales
Listado de
Locales Datos del
Local
Figura 3
Cancelar
Cancela cualquier accin que se est realizando en ese momento.
Grabar
Graba los datos ingresados para cada local. La grabacin de datos se realizarn siempre y
cuando se hayan registrado los datos obligatorios como son: Nombre del Local, Tipo de
Propiedad, Direccin y Localizacin (Departamento, Provincia y Distrito).
Los dems datos (Figura 4) son adicionales para el caso de Tipo de propiedad: Privada. Sin
embargo para el caso, Tipo de propiedad: Estatal, los datos contables (Cuenta Contable,
Tipo de moneda y Valor Contable) son obligatorios.
Figura 4
8
Mensajes al Grabar un Local
Mensaje de validacin de datos en la

que debe de proceder a registrar el
nombre del local, antes de grabarlo.

que debe de proceder a seleccionar el
tipo de propiedad del local, antes de
grabarlo.

que debe de proceder a registrar la
direccin del local al cual pertenece el
local, antes de grabarlo.

departamento al cual pertenece el local,
antes de grabarlo.

que debe de proceder a seleccionar la
provincia al cual pertenece el local,
antes de grabarlo.

distrito al cual pertenece el local, antes
de grabarlo.
9
Mensaje de validacin de datos solo

para el caso de tipo de propiedad
estatal en la que debe de proceder a
seleccionar el tipo de cuenta contable
del local, antes de grabarlo.

seleccionar el tipo de moneda de
cotizacin del local, antes de grabarlo.

indicar el valor contable de cotizacin
del local, antes de grabarlo.
Nuevo
Permite el ingreso de los datos de un nuevo local.
Actualizar
Modifica los datos de un local previamente registrado. Para esto, debe seguir los siguientes
pasos:
1. Hacer click en el Local que se desea actualizar.

2. Actualizar los datos del local, registrando o modificando los datos concernientes al local
3. Hacer click en el botn [Actualizar] para guardar los nuevos datos del Local.
Mensajes al Actualizar un Local

los datos ingresados del local han sido
registrados correctamente.
Eliminar
Elimina un local previamente registrado. Para esto, debe seguir los siguientes pasos:
1. Hacer click en el local que se desee eliminar.

2. Hacer click en el botn [Eliminar].
10
Mensajes al Eliminar un Local
Mensaje de alerta, indica que no se

puede eliminar el local por tener bienes
asociados.

puede eliminar el local por tener reas
asociadas.
Mensaje de pregunta para confirmar si

se desea eliminar o no el Local
seleccionado.
Salir
Cierra la ventana Locales de la Entidad.
Filtrar por local

Cuando se haya registrado en el sistema una cantidad considerable de locales puede
realizar la bsqueda de stos colocando en Filtrar por local (Figura 5), el nombre del local a
ubicar. En la medida que se va escribiendo el nombre del local (Figura 6) ir apareciendo en
el listado el nombre del local requerido.
Filtro
donde se
ingresa el
nombre del
local a
ubicar
Listado de
Locales Botones
de accin
Figura 5
Nombre del
local a ubicar
Listado resultado
producto del
filtrado
Figura 6
11
1.3. AREAS Y OFICINAS DE LA ENTIDAD
Esta opcin permite el registro de reas y Oficinas para cada uno de los correspondientes
Locales pertenecientes a la Entidad registrada. Al ingresar a esta opcin se presenta una
ventana (Figura 7) denominada reas y Oficinas por Local, en la cual se ingresar los datos
de cada Local y los correspondientes nombres de Oficinas en caso existieran.
Seleccin
de Local
Listado de
reas por
Local
Botones
de accin
Listado de
Oficinas por
reas
Figura 7
1.3.1. reas
Para el registro de una o ms reas, primero deber de seleccionar un Local, luego hacer click
en el botn [Nuevo] e ingresar los datos correspondientes al rea.
Seleccin de local
Permite seleccionar el Local en el cual se desea registrar una o ms reas. Si existieran
reas registradas en el Local seleccionado estas se visualizarn automticamente en el
listado de reas por Local.
Cancelar
Cancela la accin que se esta realizando en ese momento.
Nuevo
Permite el ingreso de un rea nueva para un Local previamente seleccionado.
Grabar
Graba o registra los datos del rea. Cabe resaltar que el nombre del rea y las siglas deben
ser nicos por Local.
12
Mensajes al Grabar un rea

informa que el usuario debe registrar el
nombre del rea, antes de grabar.
Mensaje de alerta que informa que el

usuario debe registrar las siglas del
rea, antes de grabar.
Mensaje de duplicacin de datos que

informa que existe un rea registrada
con ese mismo nombre.

informa que existe un rea registrada
con esas mismas siglas para un mismo
Local.
Mensaje del sistema que informa que se

ha registrado correctamente un rea.
Actualizar
Actualiza o modifica los datos de un rea previamente registrada. Para esto, debe seguir los
siguientes pasos:
1. Deber hacer click sobre el elemento de la lista de reas que se desea actualizar.
2. Modificar los datos del rea.
3. Hacer click en el botn [Actualizar] para guardar los nuevos datos del rea.
13
Mensajes al Actualizar un rea

puede eliminar el rea por tener bienes
asociados.
Eliminar
Elimina un rea previamente registrada. Para esto, debe seguir los siguientes pasos:
1. Hacer click en el rea que se desea eliminar.

Mensajes al Eliminar un rea

puede eliminar el rea por tener bienes
asociados.
Mensaje del sistema, indica que no se

puede eliminar el rea por tener oficinas
asociadas.
Mensaje de consulta del sistema para

confirmar si se desea eliminar o no el
rea.
Salir
Cierra la ventana reas y Oficinas por Local.
1.3.2. Oficinas
Para el registro de una o ms oficinas, primero deber de seleccionar el Local y el rea

asociado, luego deber hacer click en el botn [Nuevo] e ingresar los datos correspondientes a
la oficina.
Cancelar
Cancela la accin que se est realizando en ese momento.
Nuevo
Permite el ingreso de una nueva oficina en un rea previamente seleccionada.
14
Grabar
Graba o registra los datos de la oficina, siendo para ello necesario que el nombre de dicha
oficina sea nica en el rea seleccionada.
Mensajes al Grabar una Oficina

informa que el usuario debe registrar el
nombre de la Oficina.

informa que se ha registrado
correctamente la Oficina.

ha registrado correctamente la Oficina.
Actualizar
Actualiza o modifica el nombre de la oficina, para lo cual deber de seleccionar la oficina de
la lista, luego deber modificar el nombre y finalmente hacer click en el botn [Actualizar].
Mensajes al Actualizar una Oficina

ha actualizado correctamente la Oficina.
Eliminar
Elimina el nombre de una oficina previamente registrada. Para esto, debe seguir los
siguientes pasos:
1. Hacer click en el Oficina que se desea eliminar.

15
Mensajes al Eliminar una Oficina

puede eliminar la oficina por tener
bienes asociados.
Mensaje de consulta para confirmar si

desea eliminar la Oficina.
1.4. PERSONAL DE LA ENTIDAD
Esta opcin permite el registro del Personal que laboran en los diferentes Locales y reas de
la Entidad registrada.
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 8) denominada Personal por Local y
rea, en la cual se ingresar los nombres y apellidos. Al lado derecho se encuentra un botn
de nombre Nuevo al seleccionar tendr que registrar sus datos generales, por cada uno de los
Usuarios y sus respectivos locales y reas en las que laboran como te indica en el grafico.
Filtrado de
Usuarios
Botones
de accin
Listado de
Usuarios
Listado de
Locales por
Usuario
Listado de
reas de
Locales por
Usuario
Figura 8
16
Cancelar
Cancela cualquier accin que se est realizando en ese momento.
Nuevo
Permite el ingreso del nuevo Personal a travs de una ventana (Figura 9) denominada
Personal - Edicin. Para esto, debe seguir los siguientes pasos:
1. Ingresar el (los) nombre(s) del Personal.

2. Ingresar los apellidos del Personal.
(Tipo de documento de identidad, N de documento y, Modalidad)
3. Seleccionar el local y rea donde labora el Personal.
4. Hacer click en el botn [Grabar].
Datos del Botones

Personal de accin
Seleccin
de Doc.
Identidad y Seleccin de
Modalidad Local y Area
Figura 9
Luego de hacer click sobre el botn [Grabar] est ventana queda habilitada para seguir
ingresando nuevo Personal. Posteriormente al salir de la ventana Personal - Edicin, el o
los registros realizados se vern reflejados en el listado de la ventana principal de Personal
denominada Personal por Local y rea.
Mensajes al Grabar un Personal

informa que el usuario debe ingresar el
nombre del Personal.

apellido del Personal.
17

Documento de identidad del Personal.

informa que el usuario debe seleccionar
el local al cual pertenece el Personal.

informa que el usuario debe seleccionar
el vinculo laboral del Personal
Mensaje de validacin que informa que

el usuario debe seleccionar el rea al
cual pertenece el Personal.

los datos de un Personal han sido
grabados correctamente.
Actualizar
Modifica o actualiza los datos de un Personal previamente registrado a travs de la misma

ventana denominada Personal . Para esto, debe seguir los siguientes pasos:
1. Hacer click en el Personal a actualizar.

2. Hacer click en el botn [Actualizar] para que aparezca la ventana de edicin (Figura 10).
3. Hacer click en el botn [Grabar] de la ventana de edicin, para guardar los datos del
Personal con los respectivos cambios.
18
Datos del
Personal a
actualizar
Figura 10
modificando los datos del Personal seleccionado. Posteriormente al salir de la ventana
Personal , las modificaciones se vern reflejados en el listado de la ventana principal de
Personal denominada Personal por Local y rea.
Mensajes al Actualizar un Personal
Mensaje que informa que se

actualizaron correctamente los datos del
Personal.
Agregar
Permite agregar locales y reas de la Entidad donde adicionalmente labora el Personal.
Para esto, debe seguir los siguientes pasos:
1. Hacer click en el Personal a Agregar Locales.

2. Hacer click en el botn [Agregar] para que aparezca la ventana (Figura 11) denominada
Personal - Agregar.
3. Hacer Click en el botn [Grabar] de la ventana, para guardar los datos del Personal
con el local y rea aadida.
Seleccin de
Local y Area
a agregar
Nombre del
Personal
seleccionado
Figura 11
agregando locales y reas para el Personal seleccionado. Posteriormente al salir de la
ventana Personal - Agregar, los datos agregados se vern reflejados al seleccionar el
Personal en el listado de la ventana principal de estos.
19
Mensajes al Agregar un local y rea a un Personal
Mensaje del sistema que informa que el

local y el rea que se desea agregar a
un Personal especfico ya estn
asignados a ste.

actualizaron correctamente los datos de
del Personal. Vale decir que el registro
del nuevo local y el rea para el
Personal han sido grabados
correctamente.
Eliminar
Elimina los datos seleccionados de un Personal previamente registrado. Para esto, debe
seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar los datos del Personal a eliminar.

2. Hacer click en el botn eliminar.
Mensajes al Eliminar un Personal
Mensaje de consulta para confirmar si

se desea eliminar o no el Personal,
teniendo en cuenta el local y rea
asignada.
Salir
Cierra la ventana principal de Personal.
Filtrar por Personal

Cuando se haya registrado en el sistema una cantidad considerable de Personal puede
realizar la bsqueda de stos colocando en Filtrar por Personal (Figura 12), el nombre del
Personal a ubicar. En la medida que se va escribiendo el nombre del Personal (Figura 13)
ir apareciendo en el listado el nombre del Personal requerido.
20
Filtro donde
se ingresa el
nombre del
Personal a
ubicar
Listado de
Personal
Botones
de accin
Figura 12
Nombre del
Personal a
ubicar
Listado
resultado
producto
del filtrado
Figura 13
21
II. BIENES
En este mdulo del SIMI, se podr registrar, controlar y administrar todos aquellos tipos de
Bienes Activos que posee una Entidad; teniendo como herramienta complementaria de apoyo
el Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, emitido y actualizado anualmente por la
Superintendencia Nacional de Bienes Estatales(SBN).
Ingreso de Bienes
Modificacin de Bienes
Traslado de Bienes
Acto de Administracin.
2.1. INGRESO DE BIENES
Esta opcin permite realizar el registro de los Bienes Activos con los que cuenta la Entidad
registrada. Los tipos de bienes a registrar estn basados en el Catlogo Nacional de Bienes
Muebles que emite la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN).
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 14) denominada Ingreso de Bienes,
en la cual primero se seleccionar el tipo de bien a registrar y posteriormente se ingresarn sus
correspondientes datos.
Lista de
Bienes
Ingreso del
nombre del
bien para ser
localizado en Datos
la Catlogo de los
de Bienes Bienes
Tipo de
ingreso
del bien Botones
de accin
Figura 14
Filtrar por Tipo de bien
22
Esta opcin permite ubicar el bien que se est buscando inmediatamente colocando en el
cuadro de localizacin del bien el nombre del tipo de bien a ubicar.
En la medida que se va escribiendo el nombre del tipo de bien, ir apareciendo en la lista
de bienes el nombre del bien requerido.
Tipo de Ingreso
Para el registro de los bienes de la Entidad se tiene 2 opciones (Figura 15), una de ingreso
de Bien por Unidad y otra de ingreso de Bien por Grupo.
Figura 15
Se debe tener en cuenta que por defecto, se encontrar activo el botn [Ingreso x Unidad].
La diferencia entre estas dos opciones, es que al grabar en grupo se mantienen los datos
del anterior bien grabado, con la finalidad de seguir grabando tantos tems del mismo tipo de
bien, mientras que la opcin de ingreso por unidad nos permite registrar una unidad por tipo
de bien.
Cancelar
Cancela toda accin que se viene realizando en el momento.
Grabar
Graba o registra los datos para el Tipo de Bien seleccionado. Para esto, deber seguir los
siguientes pasos:
1. Se debe ingresar el texto que se desea filtrar para ubicar el bien que se desea ingresar
de la lista o bien simplemente seleccionar desde la misma lista.
2. Ingresar los datos obligatorios del bien como son: Tipo de cuenta, cuenta contable, valor
en libros, estado del bien, forma de adquisicin, fecha de adquisicin, documento
relacionado a la adquisicin, usuario, local y rea. En el caso de detalle tcnico no ser
necesario llenar todos los campos en la mayora de los tipos de bien, los datos de cdigo
interno y de asegurado no son obligatorios. Si se elige el tipo de cuenta contable de
orden o activo se mostrara una lista de las cuentas contables que pertenecen a cada
grupo, en esta lista de cuentas slo se podrn seleccionar las cuentas especficas, en
caso de elegir una cuenta no especfica se mostrar un mensaje de alerta.
3. Se indica si el ingreso se realizar por unidad o por grupo
4. Finalmente hacer click en el botn [Grabar], se mostrar el mensaje que indica que los
datos han sido grabados correctamente.
Mensajes al Grabar un Bien
Mensaje que informa el correlativo del

tipo de bien que ha sido grabado.

informa que el usuario ha digitado un
cdigo interno ya existente (el cdigo
interno es nico).
23

informa que antes de grabar los datos
del bien debe ingresar informacin sobre
la cuenta contable a la que pertenece el
bien.

del bien debe seleccionar la forma de
adquisicin del bien

del bien debe ingresar la fecha de
adquisicin del bien.

informa que la fecha de adquisicin del
bien no puede ser posterior a la fecha
actual.

informa que el ao ingresado para la
fecha de adquisicin no es vlido.

del bien debe ingresar el documento
relacionado a la adquisicin del bien.

del bien debe ingresar el valor de
Adquisicin del bien.
24

del bien debe seleccionar el estado en
el que se encuentra el bien.

del bien debe seleccionar el Local
donde estar ubicado el bien.

del bien debe seleccionar el rea donde
estar ubicado el bien.

del bien debe seleccionar la Oficina
donde estar ubicado el bien.
Mensaje que informa el registro del

nuevo bien ha sido de manera correcta.
Restriccin: En el caso especfico de la Clase 82: Vehculos perteneciente al Grupo 67:

Maquinaria, Vehculos y Otros es obligatorio registrar los datos tcnicos con respecto al bien,
para que la grabacin se haya llevado a cabo de forma correcta. Debe tenerse en cuenta que
los datos tcnicos varan de acuerdo al Tipo de Bien seleccionado.
Mensajes de validacin de datos al registrar datos tcnicos al bien (Vehculos)

informa que el usuario debe ingresar
una marca para el Bien.
25

informa que el usuario debe ingresar un
modelo para el Bien.

ao correspondiente al Bien.

ao correspondiente al Bien.

informa que el usuario debe ingresar un
tipo correspondiente al Bien.

nmero de placa correspondiente al
Bien.

nmero de motor correspondiente al
Bien.

nmero de chasis al Bien.
26
Salir
Cierra la ventana Registro de Bienes.
2.2. MODIFICACION DE BIENES
Esta opcin permite realizar la modificacin de los datos correspondientes al correlativo de un

Tipo de Bien previamente registrado por la Entidad.
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 16) denominada Modificacin de
Bienes, en la cual primero se selecciona el tipo de bsqueda, posteriormente el Tipo de Bien a
modificar, seguidamente ingresar el correlativo correspondientes y finalmente se procede a la
recuperacin de los datos a travs del botn [Buscar].
Bsqueda
de Bienes
Seleccin del
Tipo de Bien
a modificar
Datos del
Bien
Visualizacin
de datos
tcnicos y
ficha de
datos Botones
de accin
Figura 16
Tipo de bsqueda de Bienes

Permite seleccionar el tipo de bsqueda de los Bienes Activos que tiene registrado una
Entidad en su inventario. Los tipos de bsqueda son: Bsqueda por Cdigo Segn Catalogo
y Bsqueda por Cdigo Interno.
Buscar
Realiza la bsqueda del Bien cuyos datos desean visualizarse y modificarse. La bsqueda
no permitir recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el cdigo interno
del bien no existen, si se trata de un bien dado de baja, y si se trata de un bien con acto de
disposicin. Segn sea tipo de bsqueda, deber seguir los siguientes pasos:
Bsqueda por Cdigo Segn Catlogo
1. Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botn de seleccin, aparecer una
ventana (Figura 17) denominada Seleccin del tipo de Bien donde se muestra la lista
de Tipo de Bienes Activos existentes, lo cual nos permitir filtrar por nombre para una
bsqueda ms rpida.
2. Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere modificar.
3. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el
bien puede ser modificado o si existe.
27
Filtrado del
Tipo de Bien
Listado de
Bienes
Activos
registrados
Botones
de accin
Figura 17
Bsqueda por Cdigo Interno
1. Se debe ingresar el Cdigo Interno relacionado al bien que se desea buscar.

Mensajes al Buscar un Bien

informa que el usuario an no
selecciona el tipo de bsqueda que
desea realizar.

informa que el usuario no ha entrado al
listado de bienes y ha dado click en el
botn buscar sin haber seleccionado un
bien para las modificaciones
respectivas.
Mensaje del Sistema que informa que el

usuario ha entrado al listado de bienes
pero no ha seleccionado un bien para
las modificaciones respectivas.
28
Mensaje de Validacin de datos que

indica que no ha ingresado el correlativo
del bien y debe ingresarlo.

indica que en el criterio de bsqueda de
bienes por Cdigo Interno no ha
ingresado el cdigo interno del bien para
realizar las modificaciones
correspondientes.
Mensaje del sistema que informa que le

tipo de bien y correlativo no se
encuentran registrados en el sistema.
Grabar
Graba los datos que se han modificado para el correlativo del Tipo de Bien previamente
seleccionado.
Mensaje del Sistema que informa que

los datos del bien han sido actualizados
correctamente.
Eliminar
Elimina el correlativo de un correspondiente Tipo de Bien activo, que ha sido previamente
seleccionado. Al eliminar el Bien (Figura 18) deber indicar el motivo o causal de dicha
eliminacin.
Se debe tener en cuenta que el correspondiente correlativo del Tipo de Bien eliminado no
podr volver a ser utilizado.
29
Datos
recuperados
del Bien
Motivo de
eliminacin
del Tipo de
Bien
Figura 18
Mensajes al Eliminar un Bien

desea realizar.

respectivas.
Salir
Cierra la ventana Modificacin de Bienes.
Detalle Tcnico
Permite modificar los datos tcnicos registrados para cada uno de los correlativos
correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a travs de la ventana (Figura
19) denominada Detalle Tcnico.
Debe tenerse en cuenta que los datos tcnicos varan de acuerdo al Tipo de Bien
seleccionado.
30
Figura 19
Imprimir Ficha
Permite visualizar e imprimir la ficha de datos (Figura 20) por cada uno de los correlativos
correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprende
toda la informacin correspondiente al Bien seleccionado como son:
Ubicacin
Responsable
Datos generales
Datos tcnicos
Figura 20
2.3. TRASLADO DE BIENES
Esta opcin permite realizar el traslado de los Bienes Activos y Bienes con Actos de
Administracin registrados por la Entidad, desde una ubicacin origen (usuario o local) hacia
una ubicacin destino (usuario y local).
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 21) denominada Traslado de
Bienes, en la cual primero se selecciona una ubicacin origen (ya sea esta por local o
Personal), seguidamente la ubicacin destino (que debe comprender necesariamente Personal,
local y rea), posteriormente se seleccionan los bienes a trasladar y finalmente se procede al
traslado de los mismos a travs del botn [Trasladar].
31
Ubicacin Ubicacin
origen de destino de
los Bienes los Bienes
Botones de
accin
Listado de
Bienes de la
Listado de
ubicacin
Bienes a ser
origen Figura 21 trasladados
Pasar uno a uno
Traslada registro por registro los bienes de la lista Origen a la lista Destino que se encuentra
a la derecha.
Retornar uno a uno
Retorna registro por registro los bienes de la lista Destino a la lista Origen que se encuentra
a la izquierda.
Pasar Todos
Traslada todos los registros de los bienes de la lista Origen a la lista Destino que se
encuentra a la derecha.
Retornar Todos
Retorna todos los registros de los bienes de la lista Destino a la lista Origen que se
encuentra a la izquierda.
32
Trasladar
Traslada todos los registros de los bienes que se encuentran en la lista Destino, basndose
en los datos destinos (Personal, local, rea y oficina) previamente seleccionados.
Nuevo
Reinicia y/o limpia todos los datos de la ventana Traslado de Bienes para permitir realizar
la seleccin y posterior traslado de nuevos bienes.
Mensajes al Trasladar un Bien

que se ha hecho click al botn de
traslado sin que haya bienes en la lista
de origen de bienes

traslado sin haber seleccionado un bien
para el traslado

retorno sin haber seleccionado un bien
para esta accin.

traslado sin haber seleccionado un
Usuario en la lista destino.
33

traslado sin haber seleccionado un local
en la lista destino.

traslado sin haber seleccionado un rea
en la lista destino.

que se ha hecho click al botn trasladar
y en la que los datos del Personal, local
y rea origen son los mismos que los
datos del Personal, local y rea destino.
Deben ser diferentes.
Mensaje de consulta del sistema, que se

da al momento de hacer click en el
botn trasladar y pregunta si se tiene la
certeza de hacer la accin del traslado.
Mensaje del sistema, que informa que el

traslado de bienes se ha efectuado
correctamente.
2.4. ACTO DE ADMINISTRACIN
Esta opcin permite registrar un Acto de Administracin para los Bienes Activos que una
Entidad posee. El Acto de Administracin puede tratarse de una Afectacin en Uso,
Arrendamiento, o de Cesin de Uso.
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 22) denominada Acto de
Administracin de Bienes, en la cual primero se selecciona el tipo de bsqueda,
posteriormente el Tipo de Bien a modificar, seguidamente ingresar el correlativo
correspondientes y finalmente se procede a la recuperacin de los datos a travs del botn
[Buscar].
Una vez recuperado los datos del Bien, se habilita el botn [Generar Acto de Administracin]
a fin de ingresar los datos correspondientes a la Afectacin o Arrendamiento, segn sea el
caso.
34
Bsqueda
de Bienes
Seleccin del
Tipo de Bien
a modificar
Datos del Datos del Acto

Bien de
Administracin
Visualizacin
de datos
tcnicos y ficha
Botn de
accin
Figura 22
Buscar
Realiza la bsqueda del Bien sobre el cual se desea registrar un Acto de Administracin. La
bsqueda no permitir recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el
cdigo interno del bien no existen, si se trata de un bien dado de baja, y si se trata de un
bien con acto de disposicin. Segn sea el tipo de bsqueda, deber seguir los siguientes
pasos:
ventana denominada Seleccin del tipo de Bien donde se muestra la lista de Tipo de
Bienes Activos y con Acto de Administracin existentes, lo cual nos permitir filtrar por
nombre para una bsqueda ms rpida.
2. Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere recuperar.
bien puede ser recuperado o si existe.

35

desea realizar.

pero no ha seleccionado un bien para el
Acto de Administracin respectivo.

del bien y debe ingresarlo para el
respectivo acto de administracin.

realizar el acto de Administracin
correspondiente.

Generar Acto de Administracin

Habilita una serie de campos de la ventana Acto de Administracin de Bienes para el
ingreso de la informacin correspondiente a la Afectacin o Arrendamiento segn sea el
caso.
Afectar en uso
Guarda o registra la informacin ingresada para la Afectacin en Uso de un Bien. El nombre
de esta opcin que se visualizar en el botn ser [Afectar en Uso] si y solo si se esta
realizando dicho Acto de Administracin.
36
Mensajes al registrar una Afectacin en Uso

informa que el usuario no ha ingresado la
cuenta contable para el Bien
seleccionado.

informa que el usuario no ha ingresado el
Nmero de Resolucin del Acto de
Administracin relacionada a la
Afectacin, para el Bien seleccionado.

informa que el usuario an no ha
ingresado la Fecha de inicio de la
Resolucin del Acto Administracin
relacionada a la Afectacin, para el Bien
seleccionado.

informa que se ha ingresado una Fecha
de inicio del Acto de Administracin
posterior a la fecha actual.

informa que se ha ingresado una fecha de
inicio no vlida o incoherente para el
mencionado Acto de Administracin
relacionado con la Afectacin.

informa que se ha ingresado una fecha de
inicio del Acto de Administracin posterior
a la fecha de adquisicin del bien.

Fecha de vencimiento de la Resolucin
del Acto de Administracin relacionada
con la Afectacin, para el Bien
seleccionado.
37

informa que el usuario ha ingresado
primero la Fecha de vencimiento de la
Resolucin del Acto de Administracin
relacionada a la Afectacin, para el Bien
seleccionado. Debe ingresar primero la
fecha de inicio y luego la fecha de
vencimiento.

informa que el usuario ha ingresado una
Fecha de vencimiento de la Resolucin
del Acto de Administracin relacionada a
la Afectacin menor a la fecha de inicio y
mayor de un ao, para el Bien
seleccionado.

Entidad relacionada al Acto de
Administracin (Afectacin) para el Bien
seleccionado.
Mensaje de consulta del sistema que

busca confirmar si est seguro en Afectar
en Uso el bien seleccionado.
Mensaje del sistema que informa que los

datos sobre el acto de Administracin
relacionado a la Afectacin, han sido
grabados correctamente.
Arrendar
Guarda o registra la informacin ingresada para el Arrendamiento de un Bien. El nombre de
esta opcin que se visualizar en el botn ser [Arrendar] si y solo si se esta realizando
dicho Acto de Administracin.
Mensajes al registrar un Arrendamiento

informa que el usuario no ha
ingresado la cuenta contable para el
Bien seleccionado.
38

ingresado el Nmero de Resolucin
del Acto de Administracin
relacionada al Arrendamiento, para el
Bien seleccionado.

ingresado la Fecha de vencimiento
de la Resolucin del Acto de
Administracin relacionada al
Arrendamiento, para el Bien
seleccionado.

informa que se ha ingresado una
fecha de vencimiento no vlida o
incoherente para el mencionado Acto
de Administracin relacionado con el
Arrendamiento.

informa que el usuario ha ingresado
una Fecha de vencimiento de la
Resolucin del Acto de
Administracin relacionada al
Arrendamiento menor a la fecha de
inicio, para el Bien seleccionado.

ingresado la Entidad relacionada al
Acto de Administracin
(Arrendamiento) para el Bien
seleccionado.

busca confirmar si est seguro en
Arrendar en Uso el bien seleccionado.

los datos sobre el acto de
administracin relacionado al
Arrendamiento, han sido grabados
correctamente.
39
Cesin de Uso
Guarda o registra la informacin ingresada para la Cesin de Uso de un Bien. El nombre de
esta opcin que se visualizar en el botn ser [Cesin de Uso] si y solo si se esta
realizando dicho Acto de Administracin.
Mensajes al registrar una Cesin de Uso
Mensaje de validacin de datos que informa

que el usuario no ha ingresado la resolucin
relacionada a la Cesin de Uso para el Bien
seleccionado.

que el usuario an no ha ingresado la Fecha
de inicio de la Resolucin del Acto de
Administracin relacionada a Cesin de Uso,
para el Bien seleccionado.

que el usuario no ha ingresado la Fecha de
vencimiento de la Resolucin del Acto de
Administracin relacionada con la Cesin de
Uso, para el Bien seleccionado.

que el usuario no ha ingresado la Entidad
relacionada al Acto de Administracin
(Cesin de Uso) para el Bien seleccionado.

que el usuario ha ingresado una Fecha de
vencimiento de la Resolucin del Acto de
Administracin relacionada a la Cesin de
Uso menor a la fecha de inicio, para el Bien
seleccionado.
Mensaje de consulta del sistema que busca

confirmar si est seguro en la Cesin de Uso
del bien seleccionado.
40
Mensaje del sistema que informa que los datos

sobre el Acto de Administracin relacionado a
la Cesin de Uso, han sido grabados
correctamente
Dejar sin efecto la Afectacin en uso, Arrendamiento y Cesin de Uso.
Elimina el Acto de Administracin registrado para el correlativo correspondiente a un Tipo de

Bien previamente seleccionado.
El nombre de este botn ser [Desafectar en Uso] si el Bien seleccionado tiene registrado
una Afectacin en Uso, [Desarrendar] si el Bien seleccionado tiene registrado un
Arrendamiento, o [Cesin de Uso] si el Bien seleccionado tiene registrado una Cesin de
Uso.
Mensajes al eliminar un Acto de Administracin: Afectacin en uso, Arrendamiento y

Cesin de Uso.
Mensaje que informa que se eliminarn

los datos correspondientes al acto de
administracin del bien seleccionado
Mensaje que informa que se han

eliminado los datos correspondientes a
un Acto de Administracin
Salir
Cierra la ventana Acto de Administracin de Bienes.
Detalle Tcnico
Permite visualizar los datos tcnicos registrados por cada uno de los correlativos
seleccionado.
41
Figura 23
Imprimir Ficha
toda la informacin correspondiente al Bien seleccionado (ubicacin, responsable, datos
generales y datos tcnicos) incluyendo los datos del Acto de Administracin del mismo.
Figura 24
42
III. BAJA DE BIENES
En este mdulo del SIMI, se podr registrar y controlar la Baja de Bienes y Disposicin Final
que puede realizar una Entidad con respecto a sus Bienes Activos inventariados.
Baja de Bienes
Acto de Disposicin
3.1. BAJA DE BIENES
Esta opcin permite efectuar la Baja de Bienes Activos previamente registrados por la Entidad
y, de ser el caso, realizar seguidamente un Acto de Disposicin para el mismo Bien.
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 25) denominada Baja de Bienes,
en la cual primero se selecciona el tipo de bsqueda, posteriormente el Tipo de Bien a dar de
Baja, seguidamente ingresar el correlativo correspondiente y finalmente se procede a la
recuperacin de los datos a travs del botn [Buscar].
Bsqueda
de Bienes
Seleccin del
Tipo de Bien
Datos del Datos de

Bien la Baja
del Bien
Visualizacin de
datos tcnicos y
ficha de datos Botn de
accin
Figura 25
Buscar
Realiza la bsqueda del Bien al cual se desea dar de Baja. La bsqueda no permitir
recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el cdigo interno del bien no
existen, si se trata de un bien con acto de administracin y si se trata de un bien con acto
de disposicin. Segn sea el tipo de bsqueda, deber seguir los siguientes pasos:
de Tipo de Bienes Activos y de Baja existentes, lo cual nos permitir filtrar por nombre
para una bsqueda ms rpida.
43

Filtrado del
Tipo de Bien
Listado de
Bienes
Activos y
de Baja
registrados
Botones
de accin
Figura 26


desea realizar.

informa que no se ha seleccionado un
tipo de bien para la baja respectiva.

informa que el usuario no ha ingresado
el nmero del correlativo del Bien para
la baja respectiva.
44

informa que el Cdigo Interno que se
ingres no existe.

Tipo de bien y el nmero del correlativo
correspondiente no se encuentran
registrados.

bien seleccionado no puede ser dado de
baja en vista que tiene un Acto de
Disposicin registrado.
Grabar
Graba o registra los datos de Baja del Bien. Para esto, deber seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el correlativo correspondiente al Tipo de Bien a dar de Baja.

2. Ingresar el Nmero de Resolucin de Baja, la fecha de Resolucin de Baja y seleccionar
la causal de Baja del Bien.
3. Finalmente haga un click en el botn [Grabar].
Mensajes al grabar la Baja de un Bien

la Cuenta Contable a la que pertenece
el bien.
Mensaje de validacin de datos informa

que el usuario no ha ingresado el
Nmero de Resolucin de Baja.

la Fecha de Resolucin relacionada a
la baja del bien.
45

informa que el usuario ha ingresado un
ao para la fecha de baja no vlido o
incoherente.
Mensaje de validacin de datos, que

fecha de baja posterior a la fecha actual.

fecha de baja anterior a la fecha de
adquisicin del bien.

informa que el usuario no a seleccionado
el motivo o causal de baja del bien.

el Documento Sustentatorio de la
causal de Baja del Bien

informa que los datos de Baja del Bien
seleccionado sern grabados.
Mensaje del sistema que informa que los

datos de baja del bien seleccionado han
sido grabados correctamente.
46
Acto de Disposicin
Esta botn (Figura 27) aparece solamente despus que el usuario haya dado de Baja un
Bien. Para el caso de que el Bien haya sido dado de Baja mediante la causal de PERDIDA
ROBO O SUSTRACCION y REEMBOLSO Y REPOSICION no estar disponible este
botn.
Figura 27
Al hacer Click en el botn [Acto de Disposicin] el sistema mostrar automticamente la

ventana Acto de Disposicin (punto a tocar en el siguiente tem) para el bien seleccionado y
automticamente cerrar la ventana Baja de Bienes.
Salir
Cierra la ventana Baja de Bienes.
Detalle Tcnico
correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a travs de la ventana
denominada Detalle Tcnico. Debe tenerse en cuenta que los datos tcnicos varan de
acuerdo al Tipo de Bien seleccionado.
Imprimir Ficha
Permite visualizar e imprimir la ficha de datos por cada uno de los correlativos
toda la informacin correspondiente al Bien seleccionado (ubicacin, Usuario, datos
generales, detalle tcnico y datos de la baja). (Figura 28).
Despus del registro de los datos correspondientes a la Baja del Bien, esta ficha incluir
dichos datos.
Figura 28
47
3.2. MODIFICACIN BAJA DE BIENES
Esta opcin permite realizar la modificacin de datos de los bienes dados de baja
previamente registrado por la Entidad.
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 29) denominada Modificacin
Baja de Bienes, en la cual primero se selecciona el tipo de bsqueda, posteriormente el
Tipo de Bien a modificar, seguidamente ingresar el correlativo correspondientes y finalmente
se procede a la recuperacin de los datos a travs del botn [Buscar].
Bsqueda
de Bienes
Seleccin del
Tipo de Bien
a modificar
Datos del Bien

Dado de Baja
Visualizacin
de datos
tcnicos y
ficha de
datos Botones
de accin
Figura 29

Permite seleccionar el tipo de bsqueda de los Bienes Dados de Baja que tiene registrado
una Entidad en su inventario. Los tipos de bsqueda son: Bsqueda por Cdigo Segn
Catalogo y Bsqueda por Cdigo Interno.
Buscar
del bien no existen, si se trata de un bien activo, si se trata de un bien con acto de
disposicin y si se trata de un bien con acto de Administracin. Segn sea tipo de
bsqueda, deber seguir los siguientes pasos:
de Tipo de Bienes Dados de Baja existentes, lo cual nos permitir filtrar por nombre
2. Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere modificar.
48
Filtrado del
Tipo de Bien
Listado de
Bienes
Activos
registrados
Botones
de accin
Figura 30


desea realizar.

respectivas.

pero no ha seleccionado un bien para
las modificaciones respectivas.
49

del bien y debe ingresarlo.

realizar las modificaciones
correspondientes.

Grabar
Graba los datos que se han modificado para el correlativo del Tipo de Bien previamente
seleccionado.

los datos del bien han sido actualizados
correctamente.
Detalle Tcnico
Permite modificar los datos tcnicos registrados para cada uno de los correlativos
seleccionado.
Figura 31
50
Restituir Alta
Permite modificar el Acto de Baja al seleccionar el botn restituir Alta, previamente ser
registrado en Bienes Activos. (Figura 32)
Restituir Alta
Figura 32
Imprimir Ficha
toda la informacin correspondiente al Bien seleccionado como son:
Ubicacin
Responsable
Datos generales
Datos tcnicos
Figura 33
51
3.3. ACTO DE DISPOSICION
Esta opcin permite efectuar la Disposicin Final que puede tener un Bien dado de Baja
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 34) denominada Acto de
Disposicin, en la cual primero se selecciona el tipo de bsqueda, posteriormente el Tipo de
Bien de Baja a disponer, seguidamente ingresar el correlativo correspondiente y finalmente se
procede a la recuperacin de los datos a travs del botn [Buscar].
Bsqueda
de Bienes
Seleccin del
Tipo de Bien
Datos de
la Baja
del Bien
Datos del
Bien Datos de la
Disposicin
del Bien
Visualizacin de
datos tcnicos y
ficha de datos Botn de
accin
Figura 34
Buscar
Realiza la bsqueda del Bien dado de Baja al cual se desea dar una Disposicin Final. La
bsqueda no permitir recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el
cdigo interno del bien no existen, si se trata de un bien activo y si se trata de un bien con
acto de administracin. Segn sea el tipo de bsqueda, deber seguir los siguientes pasos:
1. Se debe elegir el tipo de bien dado de Baja, haciendo click en el botn de seleccin,
aparecer una ventana (Figura 35) denominada Seleccin del tipo de Bien donde se
muestra la lista de Tipo de Bienes de Baja y de Bienes con Disposicin Final existentes,
lo cual nos permitir filtrar por nombre para una bsqueda ms rpida.
52
Filtrado del
Tipo de Bien
Listado de
Bienes
Activos
registrados
Botones
de accin
Figura 35


seleccionado el tipo de bsqueda que
desea realizar.

informa que el usuario a procedido a
realizar la bsqueda de un Bien sin
haber seleccionado previamente alguno
del listado correspondiente.

dados de baja pero no ha seleccionado
un bien para el acto de disposicin
respectivo.
53

el nmero del correlativo del bien para
realizar el Acto de Disposicin.

el Cdigo Interno del bien para la
respectiva de disposicin.

tipo de bien y su nmero de correlativo
no se encuentran registrados.

usuario ha seleccionado un bien activo
para el acto de disposicin.
Grabar
Graba o registra la informacin sobre el Acto de Disposicin de un Bien que previamente ha
sido dado de Baja. Para esto, deber seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el correlativo correspondiente al Tipo de Bien dado de Baja.

2. Ingresar el Nmero de Resolucin de la Disposicin, la fecha de la Resolucin de
Disposicin y seleccionar el acto o destino final del Bien.
3. Finalmente haga un click en el botn [Grabar].
Mensajes al grabar el Acto de Disposicin del Bien
Mensaje de alerta, informa que el

usuario no ha digitado el Nmero de
Resolucin del Acto de Disposicin.

usuario no ha digitado la Fecha de la
Resolucin de Acto de Disposicin.
54

usuario no ha seleccionado el Acto de
Disposicin Final.
Mensaje de confirmacin para que los

datos del Acto de Disposicin sean
grabados
Mensaje que informa que el Bien

seleccionado fue dado en Acto de
Disposicin satisfactoriamente.
Mensaje de confirmacin para que los

datos del Acto de Disposicin sean
grabados


Salir
Cierra la ventana Acto de Disposicin.
Detalle Tcnico
correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a travs de la ventana
denominada Detalle Tcnico. Debe tenerse en cuenta que los datos tcnicos varan de
acuerdo al Tipo de Bien seleccionado.
55
Restituir Baja
Permite modificar la Disposicin de Bienes al seleccionar el botn Restituir Baja, previamente

ser registrado en Baja de Bienes. (Figura 36)
Restituir Baja
Figura 36.
Imprimir Ficha
Permite visualizar e imprimir la ficha de datos por cada uno de los correlativos
toda la informacin correspondiente al Bien seleccionado (ubicacin, responsable, datos
generales y datos tcnicos). (Figura 37).
Despus del registro de los datos correspondientes a la Disposicin del Bien, esta ficha
incluir dichos datos.
Figura 37.
56
3.4. MODIFICACION DE ACTO DISPOSICIN
Esta opcin permite realizar la modificacin de datos de los bienes de Acto disposicin
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 38) denominada Modificacin de
Acto disposicin, en la cual primero se selecciona el tipo de bsqueda, posteriormente el
Tipo de Bien a modificar, seguidamente ingresar el correlativo correspondientes y finalmente
se procede a la recuperacin de los datos a travs del botn [Buscar].
Bsqueda
de Bienes
Seleccin del
Tipo de Bien
a modificar
Figura 38

Permite seleccionar el tipo de bsqueda de los Bienes de Acto de disposicin que se tiene
registrado una Entidad en su inventario. Los tipos de bsqueda son: Bsqueda por Cdigo
Segn Catalogo y Bsqueda por Cdigo Interno.
Buscar
del bien no existen, si se trata de un bien activo, si se trata de un bien con acto de
disposicin y si se trata de un bien con acto de administracin. Segn sea tipo de bsqueda,
deber seguir los siguientes pasos:
1 Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botn de seleccin, aparecer una
de Tipo de Bienes de Acto disposicin existentes, lo cual nos permitir filtrar por nombre
2 Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere modificar.
3 Finalmente se hace un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el
57

Filtrado del
Tipo de Bien
Listado de
Bienes
Activos
registrados
Botones
de accin
Figura 39
58
IV. REPORTES
En este mdulo del SIMI, se encuentran una serie de reportes y/o listados agrupados de
acuerdo a la naturaleza de su informacin, los cuales muestran los datos registrados por la
Institucin con respecto a su inventario.
Los tipos de reportes agrupados con los que cuenta este aplicativo son los siguientes:
Formato de Asignacin de Bienes.

Formato de Datos de Bienes
Bienes Activos
Bienes por Local
Bienes con Actos de Administracin.
Bienes Dados de Baja
Bienes con Actos de Disposicin
Bienes Eliminados.
Locales de la Entidad
reas por Local
Personal de Entidad.
Estadsticas
4.1 FORMATO DE ASIGNACION DE BIENES
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 40) denominada <<Formato de
Asignacin de Bienes>>. En ella seleccionaras primero el Personal, seguidamente seleccionar
el Local, y despus el rea respectiva del mismo, finalmente hacer clic en el botn [Ver Ficha]
Botones de
accin
Seleccin del
Responsable,
Local y rea.
Figura 40
4.2. FORMATO DE DATOS DE BIENES
Esta opcin permite obtener una Ficha de Datos por cada uno de los Bienes que la Institucin
tiene registrado.
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 41) denominada Ficha de Datos de
Bienes. En ella se debe seleccionar primero el tipo de bsqueda de bienes, seguidamente
seleccionar el Tipo de Bien, a continuacin ingresar el correlativo respectivo del mismo y
finalmente hacer un click al botn [Ver Ficha].
59
Botones
de accin
Seleccin
del Tipo de
Bien
Figura 41
La Ficha de Datos (Figura42) muestra la informacin registrada por cada correlativo

correspondiente a un Tipo de Bien, complementndose adems con informacin del Acto de
administracin, la Baja de Bien o Acto de Disposicin segn la situacin en que se encuentre el
Bien.
Figura 42
4.3. BIENES ACTIVOS
Esta opcin permite obtener una serie de reportes que contienen informacin correspondiente
a los Bienes Activos que registra la Institucin. Entre los reportes que esta opcin agrupa se
encuentran las siguientes:
General
Detallado
Otros Reportes
4.3.1. General
Esta subopcin muestra un listado general (Figura 43) de todos los Bienes Activos registrados
por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 43
60
4.3.2. Detallado
Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 44) de todos los Bienes Activos registrados
Figura 44
4.3.3. Otros Reportes
Esta subopcin agrupa una serie de listados referentes a los Bienes Activos registrados por la
Institucin a travs del SIMI.
Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 45) denominada Bienes
Activos - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes:
Por Tipo de Bien.

Por Grupo Genrico Clase
Por Cuenta Contable.
Por Personal.
Por Estado.
Por Forma de Adquisicin.
Por Fecha de Adquisicin.
Seleccin
de tipo de
reporte
Parmetros
adicionales
Listado
resultado
de la
consulta
Figura 45
61
4.4. BIENES POR LOCAL
Esta opcin agrupa una serie de listados que contienen informacin correspondiente a todos
los Bienes Activos registrados en cada uno de los locales de la Institucin.
Al hacer click sobre est opcin se presenta una ventana (Figura 46) denominada Bienes por
Local - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes:
General
Por Tipo de Bien
Por Grupo Genrico - Clase
Por rea
Por Oficina
Seleccin
de tipo de
reporte
Parmetros
adicionales
Listado
resultado
de la
consulta
Figura 46
4.5. BIENES CON ACTO DE ADMINISTRACION
a los Bienes Activos y con Actos de Administracin que registra la Institucin. Entre estos tipos
de Actos tenemos:
Afectacin en Uso
Arrendamiento
Cesin de Uso
62
4.5.1. Afectacin en Uso
a los Bienes Activos con Afectaciones en Uso que registra la Institucin. Entre los reportes que
esta opcin agrupa se encuentran las siguientes:
General
Detallado
Otros Reportes
4.5.1.1. General
Esta subopcin muestra un listado general (Figura 47) de todos los Bienes Activos con
Afectaciones en Uso registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 47
4.5.1.2. Detallado
Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 48) de todos los Bienes Activos con
Afectaciones en Uso registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 48
4.5.1.3. Otros Reportes
Esta subopcin agrupa una serie de listados referentes a los Bienes Activos con Afectaciones
en Uso registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 49) denominada
Afectacin en Uso - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de
reportes:
Por Nmero de Resolucin

Por Beneficiado
63
Seleccin
de tipo de
reporte
Parmetros
adicionales
Listado
resultado
de la
consulta
Figura 49
4.5.2. Arrendamiento
a los Bienes Activos con Arrendamiento que registra la Institucin. Entre los reportes que esta
opcin agrupa se encuentran las siguientes:
General
Detallado
Otros Reportes
4.5.2.1. General
Arrendamiento registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 50
64
4.5.2.2. Detallado
Arrendamiento registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 51
4.5.2.3. Otros Reportes
Esta subopcin agrupa una serie de listados referentes a los Bienes Activos con Arrendamiento
registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 52) denominada
Arrendamiento - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes:
Por Documento Autoritativo

Por Arrendatario
Seleccin
de tipo de
reporte
Parmetros
adicionales
Listado
resultado
de la
consulta
Figura 52
65
4.5.3. Cesin de Uso
a los Bienes Activos con Cesin de Uso que registra la Institucin. Entre los reportes que esta
opcin agrupa se encuentran las siguientes:
General
Detallado
4.5.3.1. General
Esta subopcin muestra un listado general (Figura 53) de todos los Bienes Activos con Cesin
de Uso registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 53
4.5.3.2. Detallado
Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 54) de todos los Bienes Activos con Cesin
de Uso registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 54
4.5.3.3. Otros reportes
Esta subopcin agrupa una serie de listados referentes a los Bienes Activos con Cesin de Uso
Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 55) denominada Cesin
de Uso - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes:
66

Por Beneficiado
Figura 55
4.6. BIENES DADOS DE BAJA
a los Bienes dados de Baja que registra la Institucin. Entre los reportes que esta opcin
agrupa se encuentran las siguientes:
General
Detallado
Otros Reportes
4.6.1. General
Esta subopcin muestra un listado general (Figura 56) de todos los Bienes dados de Baja
Figura 56
67
4.6.2. Detallado
Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 57) de todos los Bienes dados de Baja
Figura 57
4.6.3. Consolidado
Esta subopcin muestra un listado de consolidado (Figura 58) de todos los Bienes dados de
Baja registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 58
Esta subopcin agrupa una serie de listados referentes a los Bienes dados de Baja registrados
Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 59) denominada Bienes
de Baja - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes:
Por Tipo de Bien

Por Fecha de Baja
Por Local
68
Seleccin
de tipo de
reporte
Parmetros
adicionales
Listado
resultado
de la
consulta
Figura 59
4.7. BIENES CON ACTO DE DISPOSICION
a los Bienes dados de Baja y con Actos de Disposicin final que registra la Institucin. Entre los
reportes que esta opcin agrupa se encuentran las siguientes:
General
Detallado
Otros Reportes
4.7.1. General
Esta subopcin muestra un listado general (Figura 60) de todos los Bienes dados de Baja con
Actos de Disposicin registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 60
69
4.7.2. Detallado
Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 61) de todos los Bienes dados de Baja con
Actos de Disposicin registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 61
4.7.3. Consolidado
Esta subopcin muestra un listado de consolidado (Figura 62) de todos los Bienes dados de
Baja con Actos de Disposicin registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 62
Esta subopcin agrupa una serie de listados referentes a los Bienes dados de Baja con Actos
de Disposicin registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 63) denominada Actos de
Disposicin - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes:

Por Acto de Disposicin
70
Seleccin
de tipo de
reporte
Parmetros
adicionales
Listado
resultado
de la
consulta
Figura 63
4.8 BIENES ELIMINADOS

a los Bienes Activos que registra la Institucin. Entre los reportes que esta opcin agrupa se
encuentran las siguientes:
General
Detallado
4.8.1.1. General
Figura 64
71
4.8.1.2. Detallado
Figura 65
4.9. LOCALES DE LA ENTIDAD
Esta opcin permite obtener un listado (Figura 66) con informacin correspondiente a los
Locales registrados por la Institucin y su ubicacin geogrfica.
Figura 66
4.10. AREAS POR LOCAL
Esta opcin permite obtener un listado (Figura 67) con informacin de todas las reas y sus
correspondientes Oficinas registradas por la Institucin.
72
Figura 67
4.11. PERSONAL DE LA ENTIDAD
Esta opcin agrupa una serie de listados generales del Personal registrados que laboran en la
Institucin.
Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 68) denominada Personal
- Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes:
General
Por Local
Por rea
Seleccin
de tipo de
reporte
Parmetros
adicionales
Listado
resultado
de la
consulta
Figura 68
4.11.1. General
Esta subopcin muestra un listado general (Figura 69) de toda la entidad del Personal,
73
Ver Reporte
Figura 69
Al seleccionar el botn Ver reporte se muestra la siguiente pantalla. (Figura 70)
Figura 70
4.11.2. Por Local
Esta opcin permite obtener un listado (Figura 71) con informacin correspondiente a los
Locales registrados por la Institucin y su ubicacin geogrfica.
74
Figura 71
Figura 72
4.11.3. Por rea
Esta opcin permite obtener un listado (Figura 73) con informacin de todas las reas y sus
correspondientes Oficinas registradas por la Institucin.
75
Figura 73
Figura 74
4.12. ESTADISTICAS
Esta permite obtener una serie de reportes estadsticos basados en la informacin registrada a
travs del SIMI.
Al hacer click sobre est opcin se presenta una ventana (Figura 75) denominada
Estadsticas en la cual se encuentran todos los tipos de reportes que se pueden obtener.
Para esto, primero debe seleccionar el tipo de reporte que se desea obtener y seguidamente
hacer un click al botn [Ver].
76
Figura 75
4.12.1. Generales
Bienes Activos:
Muestra un listado resumen (Figura 76) de Cantidad Total de Bienes Activos, Acto de
Administracin, Bienes conservacin, Bienes asegurados, Cuentas contables, Locales, de
reas, de Oficinas, etc.
Figura 76
Bienes de Baja Dispuestos:
Muestra un listado resumen (Figura 77) de Cantidad Total de Bajas, Bienes Acto disposicin,
Cuentas contables, etc.
77
Figura 77
4.12.2. Por Personal
Muestra un listado de Personal (Figura 78) con su respectiva Cantidad de bienes, Valor de
Adquisicin y Valor Neto; el orden de este reporte es descendente por Apellidos.
Figura 78
4.12.3. Por Tipo de Bien Mueble
Esta opcin permite obtener reportes de los Tipos de Bienes registrados en el SIMI.
4.12.3.1. Por Denominacin
Muestra un listado (Figura 79) de Tipos de Bienes del Catlogo con su respectiva Cantidad
de bienes Valor de Adquisicin y Valor Neto; este reporte est ordenado por Denominacin
del Tipo de Bien.
Figura 79
78
4.12.3.2. Por Valor
Muestra un listado (Figura 80) de Tipos de Bienes del Catlogo con su respectiva Cantidad
de bienes, Valor de Adquisicin y Valor Neto este reporte est ordenado
descendentemente.
Figura 80
4.12.4. Por Local
Muestra un listado (Figura81) de los locales registrados con su correspondiente cantidad de

Bienes y sus respectivos Valores Totales de Adquisicin y Valor Neto.
Figura 81
4.12.5. Por rea
Muestra un listado (Figura 82) de las reas de cada Local con su correspondiente cantidad de
Bienes y sus respectivos Valores Totales en Adquisicin y Valor Neto.
79
Figura 82
4.12.6. Por Grupo Genrico
Muestra un listado (Figura 83) agrupado por Grupo Genrico con su correspondiente Cantidad
de Bienes, el Valor Total de Adquisicin, Valor Neto y el Porcentaje respectivo por cada uno de
ellos.
Figura 83
4.12.7. Por Clases
Muestra un listado (Figura 84) agrupado por Clase del Bien con su correspondiente Valor de
Adquisicin, Valor Neto, Cantidad de Bienes y el Porcentaje respectivo por cada uno de ellas.
Figura 84
80
4.12.8. Por Cuenta Contable
Bienes Activos:
Muestra un listado (Figura 85) de los Bienes agrupados por Cuentas Contables y sus
respectivos Valores Totales de Adquisicin y Valor Neto.
Figura 85
Bienes de Baja Dispuesto:
Muestra un listado de cuentas contables y sus respectivos valores totales. (Figura 86)
Figura 86
4.12.9. Exportar Reportes
Esta opcin se encarga de exportar los reportes como se muestra en la ventana emergente con
2 botones de accesosi o no (Figura 87). Una vez que hayas seleccionado el botn de exportar
se muestra en cuadro que te indicara si de deseas exportar en Excel u otra base de datos
Figura 88.
Botones de
acceso
Figura 87
81
Botones de
exportacin
Figura 88
82
V. CATALOGO
En este mdulo del SIMI, se podr consultar, listar y actualizar los diferentes tipos de bienes
que se encuentran catalogados por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN) a
travs del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.
Consulta de Catlogo
Listado de Bienes
Actualizacin de Catlogo
5.1. CONSULTA DE CATALOGO
Esta opcin permite realizar consultas al Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado
emitido por la SBN, a fin de realizar una identificacin y registro adecuado de los Bienes
pertenecientes a la Entidad.
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 89) denominada Consulta de
Catlogo de Bienes. Al inicio esta ventana muestra la relacin completa de los Bienes
catalogados por la SBN; posteriormente se puede seleccionar un tipo de bsqueda,
seguidamente ingresar el cdigo de un bien, una denominacin o seleccionar un grupo
genrico segn sea el tipo de bsqueda previamente seleccionada y finalmente se procede a la
bsqueda a travs del botn [Buscar].
Seleccin
del tipo de Botones
bsqueda de accin
Listado de
bienes
catalogados
Figura 89
83
Buscar
Realiza la bsqueda y/o consulta en el Catlogo de Bienes. Segn sea el tipo de bsqueda,
deber seguir los siguientes pasos:
Bsqueda por Cdigo de Bien
1. Seleccionar el tipo de bsqueda por CODIGO.

2. Ingresar el cdigo de bien buscar.
3. Hacer un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el cdigo del bien
existe.
Bsqueda por Denominacin de Bien
1. Seleccionar el tipo de bsqueda por DENOMINACION.

2. Ingresar el nombre o denominacin a buscar.
3. Hacer un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que la denominacin
del bien existe.
Bsqueda por Grupo Genrico
1. Seleccionar el tipo de bsqueda por GRUPO GENERICO.

2. Seleccionar el Grupo Genrico a buscar.
3. Hacer un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos de los bienes
pertenecientes a dicho Grupo Genrico.
Cancelar
Cancela toda accin que se viene realizando en el momento y muestra nuevamente el
listado general del Catlogo de Bienes.
Salir
Cierra la ventana Consulta de Catlogo de Bienes .
5.2. LISTADO DE BIENES
Esta opcin permite obtener listados generales correspondientes al Catlogo Nacional de

Bienes Muebles del Estado.
Entre los tipos de listados que podemos obtener tenemos:
Bienes ordenados por Denominacin.

Bienes ordenados por Cdigo
5.2.1. Ordenados por Denominacin
Esta opcin muestra un listado general (Figura 90) de los bienes catalogados por la SBN a
travs del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado ordenado por denominacin de
Tipo de Bien.
84
Figura 90
5.2.2. Ordenados por Cdigo
Esta opcin muestra un listado general (Figura91) de los bienes catalogados por la SBN a travs
del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado ordenado por cdigo de Tipo de Bien.
Figura 91
5.3. ACTUALIZACION DE CATALOGO
Esta opcin permite realizar la actualizacin del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del
Estado proporcionado y/o publicado por la SBN.
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 92) denominada Actualizando
Catlogo de Bienes, en la cual deber seleccionar la ruta origen donde se encuentra ubicado
el archivo origen denominado TipoBien.dbf a travs del botn [Archivo de Origen].
Posteriormente hacer un click al botn [Actualizar] para iniciar la actualizacin del Catlogo de
Bienes.
Ubicacin
del archivo
origen
Botones
de accin
Figura 92
85
Mensajes al actualizar el Catlogo de Bienes
Mensaje que informa la imposibilidad de

ejecutar el proceso de actualizacin del
catlogo de bienes porque existe ms
de un usuario conectado en red al SIMI

usuario ha seleccionado una ruta
destino donde el archivo TIPOBIEN.DBF
no se encuentra.
Mensaje que informa el inicio del

proceso de actualizacin del catlogo de
bienes.
Durante el proceso de actualizacin

aparecer una barra de progreso que
indica el porcentaje de avance de la
actualizacin de la Tabla Maestra de
Bienes.
Mensaje que informa la actualizacin

correcta y satisfactoria del catlogo de
bienes.
86
VI. SERVICIOS
En este mdulo del SIMI, se agrupan una serie de servicios orientados a la administracin de la
Base de Datos, en lo que respecta al respaldo (seguridad) de la informacin que registra una
Entidad.
Para el funcionamiento correcto de estas opciones, es necesario que todas las sesiones de
trabajo (si se est trabajando en RED) estn cerradas y exista un nico usuario trabajando con
este software. Asimismo es necesario que los archivos Pkzip.exe y PkUnzip.exe se encuentren
ubicados en el directorio actual donde se ejecuta el aplicativo.
Pkzip.exe Pkunzip.exe
Al momento de realizar la copia de seguridad tanto para la SBN, como para la propia Entidad,
hay que tener en cuenta aspectos sobre la ruta en que se va a almacenar la copia. El tamao
que debe haber entre / / debe ser como mximo de 8 caracteres. Si sobrepasa este tamao
no generar la copia de seguridad por propiedades restrictivas del Pkzip y Pkunzip que son
las aplicaciones que permiten la compresin del archivo.
Por Ejemplo:
Si Ud. guarda el archivo copia de seguridad en la siguiente ruta C:\SIMI\aplicativos\, no se

podr realizar en vista que la palabra aplicativos tiene 11 caracteres. Recuerde, el tamao de
la palabra entre / / debe ser como mximo de 8 caracteres.
Generacin de Copia para la SBN.

Generacin de Copia de Baja de Seguridad.
Generacin de Copia de Seguridad.
Restauracin de Copia de Seguridad.
Desbloqueo de Registros.
Reindexacin de Base de Dato.
Regenerar correlativo de Catalogo.
6.1. GENERACION DE COPIA PARA LA SBN
Esta opcin permite generar una copia de las principales tablas de la Base de Datos del SIMI,
para la remisin de la informacin a la SBN del inventario de la Entidad.
El archivo que el SIMI genera a travs de esta opcin para su remisin a la SBN, lleva por
defecto el nombre de CopiaSBN.zip.
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 93) denominada Generar copia para
enviar a la SBN, en la cual deber seleccionar a travs del botn [Carpeta de Destino] la ruta
destino donde se almacenara el archivo ZIP generado. Posteriormente hacer un click al botn
[Generar Copia] para iniciar la copia de la informacin del inventario de la Entidad.
87
Seleccin de
ruta destino
donde se
generar el
archivo
Botones
de accin
Figura 93
Mensajes de Generacin de Copia para la SBN
Mensaje que informa la imposibilidad de

ejecutar el proceso de generacin de
copia para la SBN porque existe ms de
un usuario conectado en red al SIMI.
Mensaje que validacin de datos que

indica la necesidad de indicar la fecha
de cierre o remisin de inventario a la
SBN.

informa que la fecha de remisin del
inventario no es vlida.
Mensaje que informa que se gener

satisfactoriamente, en el directorio
elegido, la copia de la Base de Datos
para enviar a la SBN.
Asimismo, al ejecutar la generacin de copia para enviar a la Superintendencia Nacional de

Bienes Estatales, el aplicativo realiza una verificacin de integridad de la informacin del
inventario registrado perteneciente a la Entidad.
88
6.2 GENERACIN DE COPIA DE BAJA PARA LA SBN
como medida de respaldo y seguridad de la informacin para la Entidad. (Figura 94).
Este archivo que el SIMI muestra el Nmero de Resolucin de baja y la Fecha de Baja.
Figura 94
6.3. GENERACION DE COPIA DE SEGURIDAD
como medida de respaldo y seguridad de la informacin para la Entidad.
El archivo que el SIMI genera a travs de esta opcin para el respaldo de su informacin, lleva
por defecto el nombre de Backup3.5.zip. El cual debe de contener la siguiente relacin de
archivos:
Nombre del Archivo Tipo de Archivo

TPARAME0 DBF
MBIENES0 DBF
MBIENES0 CDX
LOCALES DBF
LOCALES CDX
AREAS DBF
AREAS CDX
OFICINAS DBF
OFICINAS CDX
TEMPLEA0 DBF
TEMPLEA0 CDX
TIPOBIEN DBF
TIPOBIEN CDX
como medida de respaldo y seguridad de la informacin para la Entidad.
89
Las opciones que comprende son la siguiente:
Base de Datos en General.

Bienes por Periodo.
Bienes por Rango de Fechas.
6.3.1. Base de Datos en General
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 95) denominada Copia de Seguridad
de Base de Datos General, lo cual deber seleccionar a travs del botn [Carpeta de
Destino] a la ruta origen donde se encuentra el archivo. Posteriormente hacer un click al botn
[Generar copia], para iniciar la copia de seguridad respectiva.
Figura 95
6.3.2. Bienes por Periodo
de Base de Datos Periodo, lo cual deber ingresar el Periodo de Adquisicin, y seleccionar el
botn [Carpeta de Destino] a la ruta origen donde se encuentra el archivo. Posteriormente
hacer un click al botn [Generar copia], para iniciar la copia de seguridad respectiva.
Figura 96
6.3.3. Bienes por Rango de Fechas
de Base de Datos Fechas, lo cual deber ingresar la Fecha de Adquisicin y seleccionar el
botn [Carpeta de Destino] a la ruta origen donde se encuentra el archivo. Posteriormente
hacer un click al botn [Generar copia], para iniciar la copia de seguridad respectiva.
90
Figura 97
6.4. RESTAURACION DE COPIA DE SEGURIDAD
Esta opcin permite restaurar la copia de seguridad (backup3.5) de las principales tablas de la
Base de Datos del SIMI, la cual debe de haber sido realizada previamente por la Entidad a
travs de la opcin anteriormente descrita.
El archivo que el SIMI restaura a travs de esta opcin debe necesariamente tener el nombre
de Backup3.5.zip. Asimismo se debe tener en cuenta que al ejecutar esta opcin, se
reemplazar (y en algunos casos se podra perder informacin) los datos existentes en el
inventario por los datos que contiene el archivo de seguridad (backup).
Adicionalmente, debe tenerse presente que el archivo Backup3.5.zip. Debe contener la

siguiente relacin de archivos, caso contrario el SIMI no funcionar correctamente o ms an,
la informacin restaurada no seria del todo correcta.
Nombre del Archivo Tipo de Archivo

TPARAME0 DBF
MBIENES0 DBF
MBIENES0 CDX
LOCALES DBF
LOCALES CDX
AREAS DBF
AREAS CDX
OFICINAS DBF
OFICINAS CDX
TEMPLEA0 DBF
TEMPLEA0 CDX
TIPOBIEN DBF
TIPOBIEN CDX
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 98) denominada Restauracin de la
Base de Datos, en la cual deber seleccionar a travs del botn [Archivo de Origen] la ruta
origen donde se encuentra el archivo ZIP a restaurar. Posteriormente hacer un click al botn
[Restaurar] para iniciar la restauracin de la informacin del inventario de la Entidad.
91
Seleccin de la
ruta origen donde
se encuentra la
Base de Datos a
restaurar
Botones
de accin
Figura 98
Mensajes al Restaurar la Base de Datos
Mensaje que recuerda la necesidad de

cerrar todas las reas de trabajo y
ventanas de la aplicacin.
Mensaje que informa que el archivo

BackupBD.zip no se encuentra en el
directorio seleccionado.
6.5. DESBLOQUEO DE REGISTROS

Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 99) denominada Desbloqueo de
Bienes, en la cual deber seleccionar a travs del botn [Ejecutar] donde se encuentra el
archivo correspondiente.
Botn de
accin
Figura 99
92
Mensajes al Restaurar la Base de Datos
Mensaje que recuerda la necesidad de

cerrar todas las reas de trabajo y
ventanas de la aplicacin.

el proceso de desbloqueo de registros
se ha realizado satisfactoriamente.
6.6. REINDEXACION DE BASE DE DATOS
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 100) denominada Reindexacin de
Base de Datos, en la cual deber seleccionar a travs del botn [Ejecutar] para la
determinacin correspondiente.
Botn de
accin
Figura 100
6.7. REGENERAR CORRELATIVOS
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 101) denominada Regenerar
Correlativos, en la cual deber seleccionar a travs del botn [Ejecutar] la ruta origen donde
se encuentra el archivo ZIP a realizar.
Botn de
accin
Figura 101
93
VII. AYUDA
Este mdulo del SIMI, agrupa opciones complementarias y de orden o uso general en todo el
aplicativo.
Ver Barra de Herramientas

Configurar Impresora
Manual de Usuario
Acerca del SIMI
Salir
7.1. VER BARRA DE HERRAMIENTAS
Esta opcin permite mostrar la Barra de Herramientas (Figura 102) para el acceso directo a las
ventanas del sistema (en caso no se visualizara).
Figura 102
7.2. CONFIGURAR IMPRESORA
Est opcin permite seleccionar y/o configurar la(s) Impresora(s) instalada (Figura 103) en una
PC.
Figura 103
94
7.3. MANUAL DE USUARIO
Esta opcin permite obtener informacin general (Figura 104) con respecto a cada una de las
opciones implementadas en el SIMI. Se puede acceder a la ayuda del SIMI en cualquier
momento oprimiendo la tecla de funcin <<F1>>.
Figura 104
7.4. ACERCA DEL SIMI
Esta opcin muestra informacin (Figura 105) general acerca de la implementacin del SIMI.
Figura 105
7.5. SALIR
Esta opcin da por finalizada la sesin de trabajo en el SIMI y cierra el aplicativo. Asimismo,
esta opcin deber ser ejecutada cuando no exista ninguna ventana abierta en la Aplicacin.
95

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SBN / SIMI Manual de Usuario

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE BIENES

SOFTWARE INVENTARIO MOBILIARIO INSTITUCIONAL

II. ENTIDAD ............................................................................................................................... 5

1.1. Datos de la Entidad.............................................................................................................5

1.4. Personal de la Entidad....................................................................................................... 16

2.1. Ingreso de Bienes............................................................................................................. 22

III. BAJA DE BIENES ............................................................................................................... 43

3.1. Baja de Bienes.................................................................................................................. 43

4.1. Formato de Asignacin de Bienes.......................................................................................59

4.7. Bienes con Acto de Disposicin........................................................................................ 69

5.1. Consulta de Catlogo..........................................................................................................83

6.1. Generacin de Copia para la SBN.............................................................................................. 87

7.1. Ver Barra de Herramientas................................................................................................ 94

Las opciones que componen este mdulo son las siguientes:

1.1. DATOS DE LA ENTIDAD

Asimismo, la ventana Entidad cuenta con un campo denominado Cambiar Entidad

Mensajes al grabar los datos de la Entidad

Mensaje de validacin de datos que

Mensaje de validacin de datos que se

Mensaje de validacin de datos

Mensaje de consulta del sistema en la

Mensaje del sistema que informa que la

Mensajes al acceder a otras opciones del men

Mensaje del sistema que informa que

1.2. LOCALES DE LA ENTIDAD

Esta opcin permite realizar el registro (datos generales y datos complementarios) de la

Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 3) denominada Locales de la

Mensajes al Grabar un Local

Mensaje de validacin de datos en la

Mensaje de validacin de datos en la

Mensaje de validacin de datos en la

Mensaje de validacin de datos en la

Mensaje de validacin de datos en la

Mensaje de validacin de datos en la

Mensaje de validacin de datos solo

Mensaje de validacin de datos solo

Mensaje de validacin de datos solo

1. Hacer click en el Local que se desea actualizar.

Mensajes al Actualizar un Local

Mensaje del sistema que informa que

1. Hacer click en el local que se desee eliminar.

Mensajes al Eliminar un Local

Mensaje de alerta, indica que no se

Mensaje de alerta, indica que no se

Mensaje de pregunta para confirmar si

Filtrar por local

1.3. AREAS Y OFICINAS DE LA ENTIDAD

Mensajes al Grabar un rea

Mensaje de validacin de datos que

Mensaje de alerta que informa que el

Mensaje de duplicacin de datos que

Mensaje de duplicacin de datos que

Mensaje del sistema que informa que se

Mensajes al Actualizar un rea

Mensaje de alerta, indica que no se

1. Hacer click en el rea que se desea eliminar.

Mensajes al Eliminar un rea

Mensaje de alerta, indica que no se

Mensaje del sistema, indica que no se

Mensaje de consulta del sistema para

Para el registro de una o ms oficinas, primero deber de seleccionar el Local y el rea

Mensajes al Grabar una Oficina