El evento Es un suceso importante y programado, el cual est motivado por la

celebracin de algn acontecimiento o por la divulgacin de algn hecho trascendente.

Es una reunin planificada, de carcter pblico o privado, que suele realizarse en el
contexto de una organizacin o en el entorno de una persona o de un grupo para
compartir alguna circunstancia especial. Puede ser de ndole: social, acadmica, artstica
o deportiva. El evento busca proporcionar a aquellos que participan de l, una
experiencia placentera que llene plenamente las expectativas que le dieron origen.
Eso significa que: Como todo proceso, tiene un principio, un medio y un final. Se hace
con un propsito Su realizacin tiene un costo. Alguien debe planificarlo, organizarlo y
llevarlo a cabo como toda actividad, un evento involucra 5 variables fundamentales:
Tiempo
Espacio
Personas
Materiales
Dinero
Son esas cinco variables las que el organizador (diseador, asesor) debe administrar
para incrementar la probabilidad de xito, es decir, la calidad de la experiencia que
tendrn las personas que participan en el evento. Debido al gran nmero de tipos de
eventos que se pueden dar, es a veces importante clasificarlos. Una clasificacin Por el
nmero de participantes por el lugar por el propio sitio por la actividad por la
participacin reuniones al aire libre privada cultural gratuita deportiva congresos bajo
techo comercial social paga poltica convenciones beneficencia informativa. En cuanto
a la organizacin de eventos es el proceso de diseo, planificacin y produccin de
congresos) , festivales, ceremonias, fiestas, cada una de las cuales puede tener diferentes
finalidades. Algunas de las tareas que incluye la organizacin de un evento , es la de
realizar el presupuesto y el cronograma), la seleccin y reserva del espacio en el que se
desarrollar el encuentro, la tramitacin de permisos y autorizaciones, la supervisin de
los servicios de transporte, los servicios gastronmicos, la coordinacin logstica
integral, entre otros. Antes de iniciar la coordinacin y organizacin de un evento
determinado es necesario tener en claro los siguientes aspectos: Se hace una clara
definicin del por qu los objetivos de planificacin y el papel del coordinador, pblico
beneficiario, presupuesto, formato y duracin, asistencia prevista, programacin, y lugar
de la celebracin. Dependiendo del tipo de evento, tambin puede formar parte de la
gestin: el desarrollo de una lnea temtica, el registro previo y la acreditacin de los
participantes, la coordinacin de los oradores o conferencistas, la decoracin del lugar,
equipamiento audio-visual, entoldados, servicio de seguridad, baos porttiles .los
objetivos: son el por qu y el para qu del evento. Deben ser claros y posibles de
alcanzar. Un vez se establecen los objetivos se determinan la importancia que revestir
el acontecimiento y la proyeccin que se desea darle y con estos datos se podr definir
el perfil de los invitados Decidir si el evento vale la pena: Es la autntica razn por la
que quiere organizar el evento, porque ha de estar muy clara antes de emprender la fase
de planificacin. Los eventos pueden representar mucho trabajo y ser muy costosos. Si
el objetivo del mismo es recaudar fondos, es necesario preguntarse: El evento
representar un gasto econmico mayor que los fondos que recaudar?
Papel del coordinador, Anfitrin o comit organizador: Nombra un coordinador que, si
procede, est autorizado para tomar decisiones. O A fin de controlar gastos y precisar
detalles.