UNIVERSIDAD DE PIURA

LENGUA Y COMUNICACIN 2 (LC2)

EL INFORME

El informe es un tipo de documento administrativo, de uso interno en una empresa, institucin o

interinstitucional, en el que se brinda informacin de inters para una empresa (datos, causas y circunstancias
documentales sobre algn tema).
Para la redaccin del informe se recurre tanto a la exposicin como a la argumentacin, ya que no solo
presenta una situacin de manera objetiva y fidedigna, sino que tambin busca que, a partir de ella, el lector
pueda tomar una decisin; es ms, puede incluir sugerencias de actuacin que faciliten esa tarea.
En el informe se distinguen dos partes: una descriptiva y otra, tcnica. La primera presenta la situacin actual,
los hechos que se informan y las consecuencias que derivan de estos; la segunda, tablas, los grficos, cifras,
estadsticas, imgenes, etc., que acompaan o refuerzan la informacin anterior.

Clases. Segn la finalidad que persiga el informe:

1. Expositivos: su objetivo es describir los hechos y situaciones de manera objetiva. Se centran en los
hechos sin que el autor del documento emita sus opiniones, conclusiones o recomendaciones sobre el
tema.
2. Valorativos o interpretativos: su finalidad es aclarar el sentido o el alcance de lo informado. Esto es, a
partir de la exposicin de los datos se procede a su anlisis y se presentan conclusiones,
recomendaciones que servirn para la toma de decisiones por parte de los solicitantes del informe.
3. Demostrativos: se trata de un informe probatorio, es decir, se parte de la formulacin de una tesis que
se intentar demostrar mediante la exposicin detallada de datos y los comentarios del informante.

Estructura. El primer paso en la redaccin del informe ser siempre la recopilacin de los datos solicitados
y, una vez obtenidos, se seleccionan los ms relevantes y se organizan por orden de importancia, de menor
a mayor.
Para informes breves se estructura el contenido en tres partes:

a) Encabezamiento:
Membrete: nombre y datos de la empresa (direccin, telfono, pgina web, etc.) y logotipo (si hubiera)
de la empresa, que vienen ya dados si se emplea hoja membretada.
Referencia: se sita debajo del membrete y contiene los nombres del remitente y del destinatario
Asunto del informe: se especifica el motivo del informe. Para la redaccin del asunto debe emplearse
una frase o sintagma nominal, no oraciones. Por ejemplo: Rendimiento acadmico de los alumnos de
L3, seccin D.
b) Cuerpo: consiste en la redaccin, sin necesidad de prembulos (saludos, frmulas de cortesa, etc.) del
contenido del informe.
c) Final: fecha, firma y post firma (nombre), as como el cargo o el departamento al que pertenece el emisor.

INFORME

A: Nombre y cargo de la persona a quien va dirigido el informe.

DE: Nombre y cargo del redactor.
ASUNTO: Ttulo del tema del informe.
FECHA: Fecha de redaccin del documento

Exposicin del tema, asunto, problema, etc. con la descripcin detallada de la situacin que ha
llevado a la elaboracin del informe.

Descripcin de los hechos y argumentacin en torno a estos.

Conclusiones.

Firma del redactor

En el caso de informes extensos, se debe incluir lo siguiente:

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a) Portada: nombre de la institucin o empresa, ttulo (y subttulo) del informe, por medio de una frase que
defina el contenido del documento; nombre del autor, destinatario, lugar y fecha.

b) Abstract o resumen de las ideas esenciales contenidas en el informe. Va en pgina independiente

despus de la portada.
c) ndice: los temas y subtemas aparecen numerados jerrquicamente. Se puede emplear el sistema
decimal, el de nmeros romanos o letras, con las subdivisiones correspondientes. Se debe indicar la
pgina de cada subtema.

d) Introduccin: En la introduccin se sealan claramente los objetivos del informe, el mtodo empleado
(de haber sido necesario), los principales contenidos.

e) Cuerpo: se debe incluir la informacin previamente recopilada, seleccionada y organizada sobre el tema
en cuestin. Es recomendable seguir un estilo impersonal, directo, objetivo. La exposicin de los datos
debe ser clara, por lo que es recomendable seguir un orden: cronolgico, de mayor a menor relevancia,
que permitir estructurar las ideas en prrafos. Si el informe es extenso, es preciso ordenar la informacin
en apartados numerados.
El informe debe incluir todos los datos que sean necesarios, del tipo que sean: nmeros, porcentajes,
grficos. Si fuera necesario se puede acudir a otras fuentes de documentacin para completar su
contenido (textos legales, estudios tcnicos, estadsticas, encuestas, etc.), los cuales, de ser preciso, se
incluirn como anexos, a los que se remitir al lector desde el cuerpo, mediante un nmero que los
identifique. Por ejemplo: (Ver anexo 1).
Si se emplean citas, textuales o indirectas, deben aparecer entrecomilladas o en prrafo aparte, de modo
que se distingan de los hechos y de los comentarios del autor del informe.

f) Conclusiones: solo se incluyen en los informes valorativos o demostrativos. Despus de haber expuesto
los hechos, se emite una valoracin sobre lo expuesto y si, es el caso, se brindarn recomendaciones
de actuacin. Pueden hacerse de dos formas: de manera global, elaborando una sola conclusin que
abarque todos los aspectos importantes tratados en el informe; por incisos, dando una conclusin de
cada uno de los apartados en que se han estructurado en el cuerpo.

g) Apndices: se incluyen al final documentos adicionales que complementan el informe y a los que se ha
hecho referencia en el cuerpo.

h) Bibliografa: siguiendo un solo estilo (APA, MLA, ISO), se deben consignar todas las fuentes que se
han consultado para la elaboracin del informe.

En cuanto a los informes acadmicos, adems de la portada o cartula, constan de tres partes diferenciadas:
introduccin, cuerpo y conclusiones.

a) Introduccin: presenta el tema o problema que se ha planteado y que da lugar al informe, as como los
datos que permiten al lector tener una visin general de lo que se ha planteado el emisor. Se incluyen
aqu, adems, los objetivos que persigue el trabajo y si hubiera, los antecedentes tericos del tema en
cuestin.

b) Cuerpo: incluye la metodologa utilizada, el procedimiento seguido, los resultados obtenidos y su anlisis;
todo ello dependiendo del tipo de trabajo realizado.

c) Conclusiones: se elaboran a partir del anlisis de los resultados obtenidos. Puede incluir, adems,
sugerencias que permitan tomar decisiones.

La portada o cartula incluye los datos ms relevantes que permiten identificar el trabajo: ttulo, autor(es),
asesor (si es el caso), destinatario (profesor o autoridad a la que se le presenta el informe), ciudad y fecha.
Asimismo, dependiendo del trabajo sobre el que se est informando, se pueden incluir otros datos relevantes.
Por ejemplo, si es un informe sobre un trabajo que forma parte de una asignatura, se incluye el nombre de la
asignatura y la seccin (si hubiera ms de una del mismo curso); si se trata de un avance o de la entrega
final, se debe indicar: primer/segundo/tercer informe, informe final.

Caractersticas:

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a) Redaccin clara, sin caer en ambigedades o imprecisiones: los datos aportados deben ser exactos,
para lo cual el emisor se puede valer de porcentajes, clculos, etc.
b) El estilo elegido en el informe debe ser sencillo, claro, pero sin caer en la informalidad. No cabe la
expresin artstica o metafrica ni el entretenimiento del lector.
c) Presentar de forma clara el tema del que trata el informe, lo que se ver reflejado en la frase que se
escriba en ASUNTO, que debe sintetizar y expresar de la mejor manera el tema.
d) Elaborar conclusiones o recomendaciones acertadas y factibles, que faciliten la toma de decisiones.
e) Expresar la informacin de manera formal y de forma objetiva para lo que se pueden emplear las
estructuras impersonales (impersonal con se; pasiva refleja), las nominalizaciones, la voz pasiva (sin
abusar). Se deben evitar las referencias a la primera persona (al que escribe) y centrarse, ms bien,
en el qu, en lo que se informa.
No obstante, cuando el informe exige la valoracin personal de quien lo realiza, sobre todo, en el
apartado de recomendaciones o conclusiones, puede aparecer la referencia a la primera persona,
generalmente en plural (de modestia).
f) Cuidar la correccin del texto, tanto en el plano gramatical como ortogrfico.

Presentacin y formato
A modo de recomendacin general, y dejando cierta libertad de modificacin.
El tamao de papel empleado en los informes en el DIN A-4, dejando los siguientes mrgenes:
izquierdo, de 3 a 6 cm (para facilitar su archivo); derecho, 1 cm; superior, 2 cm; inferior, depender de la
extensin del texto, pero debe dejarse espacio suficiente para estampar la firma.
En cuanto al formato, se suele emplear el tipo de letra Arial: tamao 16 para el ttulo, 14 para el
subttulo, 12 para el ndice y los ttulos de cada uno de los epgrafes y 11 para el texto. No obstante, en la
actualidad los procesadores de textos incluyen plantillas que facilitan la labor del formato y presentan
varias opciones para que el que escriba puede escoger la que mejor se adapte al tipo de informe que
redactar. An as, cabe recordar que lo ms relevante, el contenido, sigue siendo tarea del emisor, quien
debe completar la plantilla con la informacin correspondiente, lo que quiere transmitir, de forma clara y
ordenada.

Bibliografa

lvarez, Miriam. Tipos de escrito IV: Escritos comerciales. Madrid: Arco Libros, S. L., 1997.
Gmez de Enterra y Snchez, Josefa. La comunicacin escrita en la empresa. Madrid: Arco Libros, S.
L., 2002.
Snchez Lobato, J. (coord.). Saber escribir. Buenos Aires: Aguilar, Altea, Taurus, Alfaguara, 2007.

Links
Arenas, S. et all. El informe. Universidad Sergio Arboleda (Colombia) Disponible en:
http://www.usa.edu.co/gramatica/usa-guias-el-informe.pdf
Cassany, D., Lpez, C. (coords.). Modelos de textos. El informe. Universidad Pompeu Fabra (Barcelona).
Disponible en: http://parles.upf.edu/llocs/cr/casacd/informcs.htm

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 EJERCICIOS
1. Responda verdadero o falso a las afirmaciones siguientes. Si es falso,
corrija la informacin.
a) El objetivo ltimo del informe es permitir al receptor la elaboracin de
conclusiones.
b) En la redaccin del informe debe primar la objetividad.
c) Todo informe debe contener grficos, tablas, etc., como recursos de
apoyo.
d) El informe solo se emplea en la comunicacin externa.
e) El registro de lengua empleado en el informe debe ser apenas formal.
2. Lea los siguientes enunciados y distinga cules pueden formar parte
de un informe. Justifique su eleccin.
a) Con fecha 15 de agosto se emiti un primer informe a pedido de la
direccin...
b) Por todo lo expuesto anteriormente se estima conveniente que...
c) Con relacin a su solicitud del pasado martes 15 de febrero, adjunto
encontrar varios documentos que espero le sean de utilidad.
d) Le rogamos que acepten nuestras disculpas por ese error
involuntario...
e) Nos es muy grato entablar nuevamente relaciones comerciales con su
empresa...
f) En nuestra opinin, las instalaciones revisadas cumplen con las
recomendaciones de seguridad estipuladas por el reglamento...
g) Me satisface poner de su conocimiento que el Consejo de
Administracin ha convocado a asamblea general...
h) En primer lugar, se realiz una inspeccin detallada de la
infraestructura a fin de saber si en su condicin actual soportara un
fenmeno de tal envergadura...
i) Se adjunta un extracto del nuevo reglamento.
j) Cualquier consulta sobre esta materia deber hacerse al Sr. Secretario
General, Sr. Carlos Jimnez.
3. Identifique las partes del siguiente informe y diga de qu tipo de
informe se trata.
ARABA ANDAMIAJES S. L.
Urb. Santa Fe, Calle Los Olivos, B-26
Telfs. (74)564098, (74)567564
www.arabaandamiajes.com
INFORME
A : Sr. Pedro Troncos, jefe de seguridad interna
DE : Sra. Julia Padilla, jefa de personal
ASUNTO: Aumento de accidentes laborales
En el ltimo semestre se ha producido en nuestra empresa un notable aumento
de accidentes laborales, incrementndose el porcentaje de bajas laborales. As, se han
producido veinte accidentes laborales, esto es, el 50% ms que en el semestre anterior,
de los cuales el 95% son accidentes leves y el 5% restante, de carcter grave.
Las principales tipos de accidentes registrados son producto de golpes con
objetos contundentes y cadas desde alturas considerables, debido sobre todo a dos
razones: sobreexposicin a riesgos constantes, de los que el trabajador a veces no es
consciente, falta de medidas preventivas (uso de casco, lentes, etc.) y desconocimiento
de primeros auxilios.
En la mayor parte de los casos los accidentes podran haber sido evitados o
minimizados si los trabajadores hubieran seguido las recomendaciones de seguridad
que exige la empresa. Sin embargo, el personal afectado y sus supervisores parecen
desconocer cules son estas disposiciones. Adems, en una rpida inspeccin se
detect que varios de los implementos de seguridad no estn en condiciones ptimas
e, incluso, estn deteriorados completamente.
Es necesario, pues, que los trabajadores tomen conciencia de los riesgos a los
que se exponen en su puesto de trabajo y de cmo podran prevenirlos. Por este motivo,
se sugiere tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:
1. Difundir el conocimiento y aplicacin de las recomendaciones de seguridad que
exige la empresa.
2. Impartir cursos de prevencin de accidentes laborales.
3. Impartir cursos de primeros auxilios a los trabajadores con mayor exposicin de
riesgo laboral.
4. Renovar los equipos de proteccin individual de los trabajadores que lo
necesiten.
Julia Padilla
Recursos Humanos
Piura, 25 de setiembre de 2015