Problemas

frecuentes de
los concesionarios

Repuestos
Autologica lanz una encuesta a concesionarios de todo el mundo preguntando cales eran sus
desafis en el rea de repuestos. Los invitamos a ver los resultados obtenidos junto a un analisis de
cmo superar cada obstculo del sector.

Una publicacin de
AUTOLOGICA
Dealer Management Systems

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Resultados de la encuesta Dealer Management Systems

Qu tan serio es su problema de inventario de piezas inmovilizadas?

MUY SERIO 26%

MEDIANAMENTE SERIO 47% 73%

NO TENGO ESTE PROBLEMA 11% Tiene problemas con las piezas de
inventario inmovilizadas
NO S 16%

Algunos consejos para evitar este problema:

2 Promociones
1 Categorice sus piezas en: Reduzca los precios de las piezas obsoletas:
Parece una obviedad pero muchos concesionarios tienen miedo a
VIVAS DURMIENTES OBSOLETAS bajar los precios. Es mejor recuperar parte de la inversin a tener
piezas muertas ocupando espacio en los depsitos.
Algunos concesionarios toman los siguientes parmetros:
ltimos 6 meses con ventas, son piezas vivas.
Ms de 6 meses que no se venden, son durmientes.
3 Aproveche su sistema de gestin
Ms de un ao sin movimientos, pasan a ser obsoletas.
Cruce los datos con sus otras sucursales, en ocasiones piezas que
no se venden en un punto de venta son muy demandadas en otro.
Esto debe establecerlo cada concesionario segn el mov-
Arme el inventario segn la demanda de cada zona.
imiento de su mercado.
Permita a los gerentes de repuestos ver la informacin de cada
sucursal en tiempo real.

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Su sistema de gestin le sugiere qu repuestos pedir?

NO 28%
Slo el 22% de los concesion-
PARCIALMENTE 44% arios encuestados tiene una
SI 22%
22% herramienta que lo ayuda a pedir
repuestos en base a estadsticas
NO S 6%

Qu datos se deben tener en cuenta para pedir repuestos?

Si desea optimizar su inventario y comprar piezas que tengan mayor probabilidad de ser vendi-
das, es importante tener una herramienta que analice de manera cruzada todos estos datos:

Rotacin
Frecuencia de ventas
Ventas perdidas
Antiguedad de cada repuesto
Costo de cada repuesto
Pendientes a clientes
Pendientes de proveedores

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Controla los movimientos de piezas entre el Dpto. de Repuestos

y el taller?
NO 16%
Slo la mitad de los concesion-
PARCIALMENTE 26% arios encuestados controla total-
mente el movimiento de piezas en
CADA MOVIMIENTO 53% el taller
NO S 5%

Qu es tener el control de cada movimiento de piezas?

Una forma de saber si tenemos el control total de las piezas es poder reponder a estas preguntas en
cualquier momento:

?
Para qu reparacin se utiliz cada pieza hoy?

Hay comprabantes de salida de stock no facturados?

Hay rdenes de reparacin abiertas, que contengan repuestos y mano de obra, y que no hayan sido facturadas?

Qu piezas se utilizaron en reparaciones internas?

Cuntas piezas se brindaron hoy cmo cortesa?

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El Dpto. de Repuestos registra las ventas perdidas?

NINGUNA 35%

ALGUNAS

TODAS 0%
45%

0% Ninguno de los concesionarios

encuestados registra todas las
NO S 18% ventas perdidas

Por qu es importante registrar todas las ventas perdidas?

Llevar un registro de todas las ventas perdidas nos permite conocer
con exactitud la demanda de nuestros clientes.

El hecho de mejorar nuestro fill-rate (factor de disponibilidad) mejora la

satisfaccin del cliente y aumenta las visitas a la concesionaria.

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3 pasos
para mejorar
el Departamento de Repuestos

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3 pasos para mejorar el Departamento de Repuestos
Paso 1: Limpie el inventario
Uno de los mayores desafos que manifiestan los
concesionarios es encontrar tiempo para analizar
toda la informacin sobre movimientos de
repuestos que existe en su sistema.
Demorar este anlisis es costoso. El principal
problema es que al pasar los meses, los costos
financieros de las piezas inmovilizadas terminan
afectando la rentabilidad.
Es fundamental que el sistema de gestin del
concesionario permita cualificar el inventario, y
definir cules son las piezas vivas, durmientes y
muertas segn el movimiento de cada pieza y su
estacionalidad.
As, el Gerente de Repuestos puede saber
cunto dinero tiene inmovilizado, para poder
depreciarlo y a la vez armar campaas de venta.
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Aproveche las sucursales
Una buena estrategia para concesionarios con
Funciones del DMS que lo pueden ayudar
mltiples puntos de venta es cruzar los datos de
cada uno para encontrar piezas que no se
Sugerencias de pedidos basadas en
venden en una sucursal pero s en otra. El
estadsticas de venta.
Gerente de Repuestos puede redistribuir las
piezas y renovar inventarios segn la demanda Informe ABC (Pareto) cruzados, para
analizar el inventario desde diferentes
de cada zona, logrando bajar costos y responder pticas.
velozmente a los pedidos de sus clientes.
Qu hacer con las piezas obsoletas?
Algunos concesionarios hacen lo
Identificadas las piezas que nuestros clientes no
siguiente con el inventario obsoleto
estn comprando, lo mejor es reducirles el precio
y al mismo tiempo buscar diversas formas de
Ofrecer a concesionarios o repues-
salir activamente a venderlas. Si bien no recuper- teros ms pequeos.
aremos el dinero invertido, al menos evitaremos
Armar campaas de marketing (va
costos mayores y no ocuparemos espacio fsico
email por ejemplo) con importantes
en la concesionaria. descuentos.
Designar un vendedor por zona para
que venda los repuestos.
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3 pasos para mejorar el Departamento de Repuestos
Paso 2: Compre slo lo que va a vender
Una vez que limpiamos nuestro stock y elimina-
mos de nuestro inventario los repuestos obsole-
tos, debemos empezar a comprar los repuestos
que tengan mxima posibilidad de ser vendidos,
evitando futuras obsolescencias.
No reponer inventario a ojo
Tiempo atrs, era suficiente la experiencia
personal para entender los movimientos de
repuestos y del mercado, y en base a eso com-
prar piezas. Hoy en da los ciclos de ventas son
mucho ms cortos, y el mercado cambia
constantemente.
Para comprar bien, es necesario considerar
todas las estadsticas que se generan diaria-
mente en el rea de repuestos, como la rotacin
de las piezas, la frecuencia de ventas, y los
pedidos de clientes datos fundamentales para
armar bien el inventario.
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Registrar cada venta perdida (es para mejorar la gestin de compras de
posible!) piezas, y por ende la rentabilidad del rea y
Por sencillo que parezca, los concesionarios no la satisfaccin de clientes.
suelen dejar constancia de aquellos pedidos que
no pudieron satisfacer, por varias razones:
No tienen dnde centralizar esa infor-
macin
Las anotaciones en cuadernos o planillas no
son fciles de unificar y rara vez son toma-
Funciones del DMS que lo pueden ayudar
das en cuenta a la hora de analizar la
gestin de compras.
Fcil registro de ventas perdidas
(2 o 3 clics).
Es engorroso registrarlas en el sistema
El sistema de gestin del concesionario Informes de ventas perdidas con-
(dealer management system) debe permitir solidadas de todos los puntos de
registrar rpidamente las ventas perdidas. venta.
El rea de repuestos no quiere dejar en
evidencia la falta de inventario
La Gerencia debe explicar al Departamento
de Repuestos sobre la importancia de
registrar cada venta perdida, pues servir
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3 pasos para mejorar el Departamento de Repuestos
Paso 3: Evite que se filtre dinero
Prevenga pedidos perdidos
Los costos ms difciles de controlar son esos peque-
os costos que de a poco se van acumulando hasta
convertirse en grandes prdidas para el concesion-
ario. Muchos costos ocultos se pueden evitar gestion-
ando correctamente el Departamento de Repuestos.
Un caso habitual son los pedidos pendientes de
clientes que nunca llegan al destinatario: un cliente
nos hace un pedido de piezas, y cuando llega no le
avisamos no slo perdemos la venta sino que
tambin abultamos innecesariamente el
inventario.
Muchos talleres utilizan un libro manual para registrar
estos pedidos, pero cuando reciben los repuestos no
encuentran la informacin. Las piezas quedan para-
das en el concesionario y terminan convirtindose en
repuestos obsoletos.
Los concesionarios que imple-
mentan procesos formales para
los movimientos de piezas entre
repuestos y servicios logran la
trazabilidad de cada repuesto.
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La solucin ideal es: qu orden de reparacin corresponden, y queda un
Cuando llega un pedido del proveedor, el repuestero rastro formal de que Servicios las tom.
se fija en el sistema para ver a qu clientes se les
adeuda la pieza. Luego, si el taller devuelve repuestos, vuelven al
Imprimir una etiqueta con el nombre del cliente, y inventario a travs de un vale de devolucin.
pegarla en el repuesto, apenas llega el pedido.
Los vales de repuestos permiten saber con precisin
Cuidar la inversin con sistemas de el destino de cada repuesto... sea una cortesa, una
reparacin interna, en garanta, o si lo paga el cliente a
control
travs de una orden de reparacin.
En los talleres se da una combinacin difcil de
controlar las actividades rutinarias del taller implican
De este modo el concesionario puede emprolijar los
una entrada y salida constante de piezas, sumado a la
movimientos internos de repuestos, evitar prdidas, y
inmediatez propia de la actividad, lo que hace casi
tener una nocin clara del costo interno de las
imposible controlar el destino de cada repuesto.
diferentes polticas implementadas.
La solucin ideal es implementar sistemas de control
Ms controles
para hacer un seguimiento de todas las piezas que
El sistema de gestin de la concesionaria adems
salen del Departamento de Repuestos hacia Servicios.
debe controlar si:
Hay comprobantes de salida de stock no facturados
Una herramienta sencilla y poderosa: el
Hay rdenes de reparacin abiertas, que contengan
Vale de Repuestos.
repuestos y mano de obra, y que no hayan sido
Funciona as: Toda salida de piezas desde el Departa-
facturadas
mento de Repuestos hacia el taller debe estar respal-
dado por un comprobante interno llamado vale de
repuestos. Las piezas salen del inventario, se indica a
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