Flow sales : Sales order delivery AR invoice Incoming Payment

1. Sales Order

START

00.06
Article sudah N Item Group &
ada? Item

00.05
Customer Customer sudah
N
Group & ada?
Vendor

SLS-STF 1 SLS-STF 2 SLS-STF 4

Sales Order
Create Document
Kirim ke Customer
SO Print Document

Y Perlu Down
STOP
Payment?

Y
N
SLS-MGR 3 AR-STF 5
03.03
Sales Manager Sign Create Draft AR Delivery
Down Payment Order
Invoice & Faktur
Pajak

FIN-SPV 6 CASHIER 8

N
Approval Incoming Payment

AR-STF 7

Approved? Y Generate AR Invoice

(Service)
No Activity Why Who How Input Output Interface

1 Create SO Untuk mencatat SLS-STF Entry data ke dalam PO dari SO

adanya penjualan system sesuai dengan Customer
yang dilakukan permintaan customer

Jika barang yang dijual

belum terdaftar maka
akan dilakukan prose
00.06 (Item Group &
Item)

Jika customer belum

terdaftar, maka akan
dilakukan proses
00.04 (Customer
Group & Customer)

2 Approval Credit Dilakukan jika credit SLS MGR Melakukan approval, jika Approve SO
Limit limit dari customer customer diperbolehkan Draft
sudah melebihi dari melakukan pembelian
batas yang ditentukan

3 Print Document Sebagai bukti adanya SLS-STF Print document SO

proses penjualan yang
akan dilakukan

4 Sales Manager Sebagai bukti bahwa SLS-MGR Sign SO. SO SO yang Manual
Sign permintaan sudah di
pengiriman barang Setelah di-sign SO diarsip sign
dapat dilakukan oleh pembuat SO

5 Draft AR DP Down Payment AR STF Entry Draft AR Down SO Draft AR DP

Invoice + FP dilakukan sebelum Payment + FP Invoice +FP
adanya proses
pengiriman barang
Dan dapat dilakukan
sebagai bukti
penagihan kepada
customer

Jika tidak
membutuhkan Down
Payment dapat
melakukan proses
03.03 (Delivery Order)

6 Approval Untuk memvalidasi FIN-SPV Mengecek dan Draft AR Approve AR

down payment yang menyetujui down DP Invoice DP Invoice
akan ditagih yang payment invoice. +FP +FP
akan dibayarkan

Jika tidak disapprove,

 maka AR-STF harus
merevisi invoice tersebut

7 Generate AR Untuk membuat draft AR-STF Men-generate Draft AR Approve AR DP

Down Payment menjadi document AP Down Payment yang AR DP Invoice +FP
Invoice DP Invoice yang akan sudah diapprove Invoice
digunakan untuk +FP
melakukan penagihan
kepada customer
Jika sudah terbentuk AR
Down Payment, dapat
melakukan proses
Incoming Payment

8 Incoming Adanya uang masuk Cashier entry jumlah incoming AR DP Incoming

Payment dari penjualan yang Invoice Payment
telah dilakukan +FP
2. Delivery Order

START

SLS-STF 1
Buat loading
Instruction dan Pick
List

SLS-STF 8
SLS-STF 2
Add Document DO
Print LI dan Pick List

SLS-STF 9
Print Document
Pick List dan LI Sales Note, Surat
Jalan dan Izin Mobil
Keluar

WBO-STF 3 Payment ?

Timbang Kosong AR-STF 10

Draft Document AR Y
Invoice
N
N
WBO-STF 4

Lengkapi loading FIN-SPV 11

Instructionn (No Approve
Nota Timbang) Approval

Y
WHS-STF 5

AR-STF 12
Loading Barang CASHIER 13
Generate Inv AR
Create Document
Incoming Payment Invoice AP
( Angkutan )
WBO-STF 6

Timbang Isi

CASHIER 14

Print Document Invoice AR

WBO-STF 7

Print Nota Timbang

AR Invoice +
Payment STOP
No Activity Why Who How Input Output Interface

1 Membuat Agar mendapatkan SLS-STF Entry ke dalam sistem SO Loading

Loadinng perintah untuk Instruction &
Instruction & Loading barang & Pick List
Pick List pengambilan barang
ke gudang

2 Print LI & Pick Untuk bukti bahwa SLF-STF Print Document LI & Pick List
List truck ditimbang

3 Timbangan Untuk mengetahui WBO-STF Create Document Nota Loading Nota

Kosong berat mobil saat timbang di System Instruction timbangan
belum diisi agar yang telah
masuk ke nota disambungkan ke
timbangan timbangan

4 Lengkapi Untuk mempermudah WBO-STF Melengkapi di form Loading Manual

Loading pada saat timbang unloading instruction Instruction
Instruction kosong dengan berat mobil pdate
saat kosong

5 Loading Barang WHS-STF Manual

6 Timbangan Isi Untuk mengetahui WBO-STF Update Document Nota

berat mobil setelah Nota timbang di Timbangan
diisi agar masuk ke System yang telah update
nota timbangan disambungkan ke
timbangan

7 Print Nota Sebagai bukti barang WBO-STF Print Nota

Timbangan yang siap dikirim telah Timbangan
ditimbang Update

8 Entry DO Agar tercatat di SLS-STF Create do dari picking Nota Document

system sesuai dengan list di system dgn Timbanga DO
barang yang acuan dari nota n Update
dikeluarkan dari timbangan
gudang

9 Print Document Untuk sebagai Surat SLS-STF Print Document , cek DO Sales Note,
Jalan Pengiriman ke SLS-SPV by print out, surat Jalan,
customer approve & TT. san surat ijin
keluar mobil
10 Entry Draft Membuat tagihan ke AR-STF Membuat Draft AR Sales Note Draft AR
Invoice AR Customer sesuai Invoice sesuai dengan / Bon / Invoice
dengan DO yang DO yang dibuat Kwitansi.
dilampirkan DO

11 Approval Untuk memvalidasi FIN-SPV Mengecek dan Draft AR Approve AR

invoice yang akan menyetujui down Invoice Invoice
dibayarkan payment invoice.

Jika tidak disapprove,

maka AR-STF harus
merevisi invoice
 tersebut

12 Generate AR Untuk membuat draft AR-STF Men-generate draft AR Approve AR Invoice

Invoice menjadi document AR Invoice yang sudah AR Invoice
Invoice yang akan disetujui menjadi AR
digunakan untuk Invoice
melakukan penagihan
kepada customer

13 Entry Incoming Membuatkan Cashier Entry incoming AR Invoice Incoming

Payment dokumen penerimaan payment berdasarkan Payment
pembayaran AR invoice

14 Print Document Bukti bahwa ada Cashier Print Document Incoming

pembayaran dari Payment
customer
3. AR invoice and Incoming Payment

START

03.03
Employee Advance
Delivery
Order
Bon / Kwitansi

N
Sales Note

FIN-SPV 2 AR-STF 1

Entry Draft Invoice

Approval
AR

AR-STF 4

Cetak? Y
Approval Print Document

Y
N
AR-STF 3

Generate Invoice AR Invoice AR

Cashier 5
Faktur Pajak
Incoming Payment
Tanda terima Cust

Report Surat
Penagihan

FIN-STF 6

Bank Reconcile

STOP
No Activity Why Who How Input Output Interface

1 Entry Draft Membuat tagihan ke AR-STF Membuat Draft AR Sales Note / Draft AR
Invoice AR Customer sesuai Invoice sesuai dengan Bon / Invoice
dengan DO yang DO yang dibuat Kwitansi. DO
dilampirkan

2 Approval Untuk memvalidasi FIN-SPV Mengecek dan Draft AR Approve AR

invoice yang akan menyetujui down Invoice Invoice
dibayarkan payment invoice.

Jika tidak disapprove,

maka AR-STF harus
merevisi invoice
tersebut

3 Generate AR Untuk membuat draft AR-STF Men-generate draft AR Approve AR AR Invoice

Invoice menjadi document AR Invoice yang sudah Invoice
Invoice yang akan disetujui menjadi AR
digunakan untuk Invoice
melakukan penagihan
kepada customer

4 Print Document Digunakan sebagai AR-STF Print document AR Invoice,

informasi penerimaan Faktur Pajak,
pembayaran AR Tanda Terima
Customer,
Invoice tersebut
Report Surat
kepada kasir Penagihan

5 Entry Incoming Membuatkan Cashier Entry incoming AR Invoice Incoming

Payment dokumen penerimaan payment berdasarkan Payment
pembayaran AR invoice