COMO REPRODUCIR MENSAJE DE BIENVENIDA EN ELASTIX

Esta funcin trabaja de la siguiente manera:

Cuando un cliente llama al nmero telefnico del negocio o empresa,

lo primero que escuchara ser un mensaje (Audio de Bienvenida),
para el caso de un negocio de cobros sera algo como lo siguiente
Gracias por hablar a TeCobro, su llamada ser grabada para control
de calidad. Luego de reproducir el mensaje la llamada es transferida
automticamente al conmutador o a la extensin especificada. En el
caso de un Call-Center seria a la cola de llamadas.

En esta Gua se explica cmo reproducir un mensaje de Bienvenida en Elastix

La comunicacin humana no es perfecta, aun hablando el mismo idioma hay confusiones

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En este tutorial voy a explicar cmo configurar un audio que se reproduzca como
mensaje de Bienvenida, antes que la llamada sea transferida al conmutador o
cualquier extensin. Esta funcin es muy utilizada en negocios que se dedican a
cobranzas y/o tele-ventas, para informar a los clientes que la llamada ser
grabada, antes de ser contestada. En la mayora de pases del mundo, por ley para
proteccin del cliente, es obligatorio que se le informe al llamante que la
conversacin ser grabada.

Esta funcin trabaja de la siguiente manera: Cuando un cliente llama al nmero telefnico del negocio, lo primero que
escuchara ser un mensaje (Audio de Bienvenida), para el caso de un negocio de cobros sera algo como lo siguiente
Gracias por hablar a TeCobro, su llamada ser grabada para control de calidad. Luego de reproducir el mensaje la
llamada es transferida automticamente al conmutador o a la extensin especificada. En el caso de un Call-Center
seria a la cola de llamadas.

La legislacin de muchos pases exige que, cuando

una llamada ser grabada, el cliente o llamante debe
estar enterado de esto, independientemente del
propsito de la grabacin. Dentro de las exigencias
tambin esta darle la opcin al llamante de aceptar o
no que su llamada sea grabada.

Los medios para grabar o interceptar llamadas hoy

son mucho ms accesibles que nunca. Con Elastix
hacer esto es sumamente fcil, basta con activar una
casilla al momento de crear la extensin y ya

Coloco aqu un extracto de un artculo de ley relacionado con las grabaciones de llamadas:

Toda las comunicaciones privadas son inviolables y no podrn ser interceptadas o grabadas sino por mandato
de autoridad judicial. La inviolabilidad de las comunicaciones privadas es absoluta y ningn funcionario del
estado o ciudadano puede obtener estas comunicaciones sin que le caiga todo el peso de la ley.

En la mayora de pases con el hecho de informar sobre la grabacion de la llamada, previo a la contestacin es
suficiente para no incumplir la ley.

Si bien este tutorial no trata sobre este tema en particular, si tiene mucho que ver con la implementacin del
sistema automatizado de anuncio o reproduccin de mensaje, para cumplir con esta exigencia.

El procedimiento que explico aqu, tambin se puede utilizar para la implementacin de campaas de mercadeo
o publicidad en el lanzamiento de nuevos productos o servicios, para informar sobre el cambio de numero
telefnico que se hara en un futuro, se puede mejorar esta funcionalidad por medio de un IVR.

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Procedimiento para la Configuracin de Mensaje de Bienvenida

Antes de proceder con la configuracin, como pre-requisito debern tener listo el audio que van a utilizar en la
reproduccin, hay un sitio TTS (Text to Speech) en Internet muy bueno que personalmente utilizo para realizar
grabacin de mensajes, permite convertir texto a voz con aceptable calidad, tiene voces en Espaol femeninas y
masculinas, permite descargar el archivo en formato wav que luego pueden convertir a mp3 para cargarlo a nuestro
Elastix. Todo se hace Online, no necesitan descargar ninguna aplicacin.

Para acceder al sitio, copien el URL y lo pegan en su navegador.

1.- Convertidor Online de Texto a Voz (TTS)

http://www.nuance.com/for-business/by-solution/customer-service-solutions/solutions-services/inbound-
solutions/loquendo-small-business-bundle/interactive-tts-demo/index.htm

2.- Convertidor Online de Wav a Mp3

http://audio.online-convert.com/es/convertir-a-mp3

Aunque Elastix permite subir archivos en formato WAV estos tiene que estar codificados en PCM, 16 bits y a 8000Hz,
si no estn con este formato el audio no se reproduce, lo mejor es usar formato MP3 de preferencia convertido a un
solo canal (Mono) para no cargar mucho al CPU.

Cuando tengamos el audio listo, procedemos a realizar lo siguiente:

1.- Subir archivo de audio a reproducir:

Para subir el archivo de audio accedemos a la opcin Grabaciones del Sistema, que se encuentra en:

PBX >> PBX Configuration >> Grabaciones del Sistema

Nos aparece una pantalla como la siguiente:

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Elastix permite realizar la grabacin del mensaje, directamente desde cualquier telfono IP registrado, para esto se
debe indicar el nmero de la extensin que tiene asignado el telfono IP, desde el cual se harn las grabaciones,
incluso puede ser un Softphone, de esta manera podemos utilizar nuestra propia voz o de otra persona para grabar el
mensaje.

Es importante que las voces del servidor Elastix estn en espaol, ya que las indicaciones son audibles, estas se
escucharan directamente en la extensin del telfono que se indique, caso contrario escucharan las indicaciones en
Ingles. Para cambiar las voces a espaol hay otro tutorial en el sitio Web. (www.elastixtech.com).

El procedimiento es bastante sencillo, digitamos el nmero de la extensin que corresponde al telfono IP que vamos a
utilizar, luego damos Clic en el botn Ir, levantamos el auricular del telfono, escucharemos una locucin donde se dan
las indicaciones de los pasos a seguir, entre las opciones se nos indica la tecla a marca para hacer la grabacin,
podemos hacerla las veces que se desee, en cuanto estemos satisfechos con el resultado procedemos a guardar,
siguiendo las indicaciones que se nos dice.

Para cargar un archivo de audio con el mensaje, seguimos el siguiente procedimiento:

Dar Clic en Examinar, nos aparece una pantalla para seleccionar el archivo de audio que se ha grabado, luego dar
Clic en Enviar para que el archivo se cargue, por defecto el nombre que se le asigna a la grabacin es el mismo
nombre del archivo de audio, lo podemos cambiar o dejar asi, para finalizar damos Clic en Guardar.

1. Clic en Examinar

2.- Clic en Enviar

3.- Clic en Guardar

Al finalizar, el nombre de la grabacin aparecer en el listado de grabaciones del sistema al lado derecho de la pantalla.

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2.- Crear Anuncio en el Sistema:

Ahora que ya se ha cargado el archivo de audio con el mensaje, vamos a proceder a crear el anuncio para vincular el
audio con la extensin donde se contestara la llamada.

En este procedimiento lo que haremos ser lo siguiente:

Vamos a indicarle al servidor Elastix que debe hacer despus de reproducir el mensaje o hacia donde deber transferir
la llamada, en nuestro ejemplo el destino final de la llamada ser una extensin, para esto se creara un anuncio del
sistema en el que se har una vinculacin entre el mensaje de audio y la extensin destino.

Para acceder a la opcin de creacin de anuncios del sistema seguimos la siguiente secuencia de Clic:

PBX >> PBX Configuration >> Anuncios

Nos aparece una pantalla como la siguiente:

Cuando se tiene ms de una grabacin creada en el sistema, debemos tener mucho cuidado al momento de
seleccionarla, ya que al dar Clic sobre la opcin Grabacin, aparecern la lista de todas las grabaciones que se han
cargado, incluso las que ya estn en uso para otros propsitos, como por ejemplo un IVR.

La opcin Repetir permite que el mensaje se reproduzca ms de una vez, antes de ser trasladada al destino
seleccionado, puede ser til para asegurarnos que el mensaje sea captado por el llamante.

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Procedemos a llenar las siguientes opciones:

1.- Escribimos una descripcin que identifique el Anuncio

2.- Seleccionamos la grabacin o el nombre del mensaje de audio

3.- Seleccionamos el destino al finalizar la Reproduccin

4.- Clic en Enviar cambios

Al finalizar, el nombre del anuncio aparecer en el listado de anuncios del sistema al lado derecho de la pantalla.

3.- Crear Ruta de Entrada:

Ahora que ya tenemos la grabacin cargada y el anuncio configurado con el desvi hacia la extensin donde se
contestaran las llamadas, vamos a proceder a definir la ruta de entrada, aqu le diremos a Elastix que con todas las
llamadas entrantes, reproduzca primero al anuncio, antes de ser contestada por el operador.

En las opciones que aparecen, vamos llenar en el campo Description un nombre que identifique la ruta creada y en la
ltima opcin Set Destination, seleccionamos Announcements con el nombre del anuncio creado anteriormente.

Seguimos la siguiente secuencia de Clics:

PBX >> PBX Configuration >> Rutas Entrantes

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Los campos necesarios son los siguientes:

Description: Un nombre que identifique la ruta entrante a crear.

DID Number: Aqu vamos a colocar el nmero telefnico o DID para el caso de E1. De esta manera se le dice a Elastix,
que al recibir una llamada al nmero aqu indicado, esta sea traslada al anuncio a reproducir. Si se desea que todas las
llamadas sin excepcin reproduzcan el mensaje este campo NO se llena.

Signal RINGING: Es opcional, enva el sonido de llamando (Ring) antes de escuchar el mensaje

Nos desplazamos hasta la ltima opcin en Set Destination

En el men de opciones seleccionamos Announcements, inmediatamente nos aparecer a la derecha si tenemos ms

de uno, todos los anuncios creados, de lo contrario nicamente aparecer uno, seleccionamos el anuncio a reproducir
si fuese caso que haya ms de uno.

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Al finalizar no olvidar dar Clic en Submit para guardar los cambios.

Observen en la parte derecha de la pantalla que aparece en el listado, el nombre de la Ruta que se ha creado.

Esta configuracin de Rutas Entrantes, enva primero todas las llamadas hacia el anuncio y luego sern contestadas en
la extensin previamente definida (1010-Conmutador), aplica perfectamente para pequeos negocios donde existe un
conmutador y todas las llamadas son contestada en el, para luego ser transferidas a otras extensiones. Para otras
necesidades ser necesario definir el nmero de DID en el campo correspondiente que reproducir el anuncio, asi
como el nmero de la extensin donde se transferir la llamada.

Cuando se dispone de enlaces E1, con un segmento de varios nmeros DID, se pueden crear ms de un anuncio, cada
uno con su respectiva ruta de entrada, donde se puede indicar en cada ruta un numero de DID diferente, de esta
manera podemos tener mltiples anuncios en el mismo servidor Elastix.

Otra manera ms automatizada de hacer esto es configurando un IVR, desde el cual podemos definir por medio de un
men interactivo que el llamante seleccione una serie de opciones y de esta manera liberar al conmutador de tareas
como transferir llamadas a departamentos especficos del negocio, como puede ser ventas, soporte, administracin,
etc. En futuros tutoriales explicare como crear un IVR

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ESPACIO PARA NOTAS:

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