Informe Importancia de las funciones organizacin, control y staff

Dubiel Alejandro Lpez Betancur

Actividad de aprendizaje 2

Controles y Seguridad Informtica

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Salamina Caldas

2017
 Tabla de contenido
1. Funcin administrativa .......................................................................................................... 3

2. Funcin organizacin.............................................................................................................. 3

3. Funcin control ....................................................................................................................... 4

4. Funcin staff ............................................................................................................................ 6

 1. Funcin administrativa

Segn (Riquelme, s.f) Primero debemos definir qu es una funcin administrativa.

Una funcin administrativa es la realizacin de ciertas actividades o deberes al tiempo que se
coordinan de manera eficaz y eficiente en conjunto con el trabajo de los dems. Poco a poco se
pueden ir enumerando las importancias de las funciones administrativas en una empresa, aqu
vamos teniendo la primera y es que gracias a estas funciones podemos coordinar de manera
eficaz (lograr los objetivos propuestos para la empresa) y eficiente (hacindolo con la cantidad
mnima de recursos o gastos en el menor tiempo posible) las actividades de una empresa. Ahora
bien, se han clasificado 5 funciones administrativas segn Fayol, y ahora esta clasificacin es de
carcter global para todas las empresas.

Cada tipo de funcin tiene valga la redundancia- una funcin especfica dentro de la
administracin de la empresa. Todas estn totalmente relacionadas, porque volviendo al trmino
de sistema las funciones son los elementos del sistema administracin, con el fin de gobernar y
organizar la empresa de la mejor manera posible.

2. Funcin organizacin

Por ejemplo la importancia de la funcin de organizacin nos la da, de nuevo, Riquelme

Organizacin: Funcin de la administracin que consiste en determinar qu tareas hay que
hacer, quin las hace, cmo se hacen, cmo se agrupan, quin rinde cuentas a quin y dnde se
toman las decisiones. En esta definicin est claro cul es la importancia de la funcin, y todo es
directamente proporcional, porque si se determinan con claridad y estrategia las tareas por hacer,
las personas que las hace, la forma en las realizan, la agrupacin de personas con diferentes tareas
y el orden jerrquico, la administracin de la empresa ser ms eficaz y eficiente.

Se debe evaluar en la funcin de la organizacin la seleccin de hardware y software, para eso se

nos proponen los siguientes pasos (N.N, s.f):
 Inventario de hardware. (atributos de cada elemento)
Estimacin de cargas de trabajo. (establecer cada requerimiento del sistema y relacionarlo
con el equipo que puede soportar dichos requerimientos)
Comparacin sistema actual Vs Sistema a implementar. (ventajas, desventajas, funciones,
alcance, caractersticas, etc.)
Estimacin de cargas de trabajo para el sistema de cmputo.
Adquisicin del equipo de cmputo (compra, alquiler, renta, etc)
Verificar compatibilidad de equipos (marcas, procesadores, herramientas)
Evaluacin detallada del software (especificar cada punto efectividad de desempeo,
eficiencia, facilidad de uso, flexibilidad, calidad de la documentacin y soporte del
fabricante)
Evaluar el apoyo del vendedor o instalador del sistema.

Para guiar y controlar las actividades en el rea de sistemas se deben tener estndares de mtodos
y estndares de desempeo. Los primeros, por medio de prcticas uniformes, procedimientos y
reglas, facilitan la comunicacin entre partes interdependientes como analistas y programadores;
reduce los efectos de la rotacin de personal; reduce los efectos del cambio tecnolgico; forma la
base de estndares de desempeo proporcionando una base de medida comn. Los segundos
estndares junto con el plan de proyecto forman la base para la construccin de presupuestos del
sistema de informacin, describiendo el uso de recursos abarcan 4 reas (Uso de equipo, anlisis
de sistemas, programacin y operaciones)

3. Funcin control

De igual forma nos dice para la funcin Control: Funcin de la administracin que consiste en
vigilar el desempeo actual, compararlo con una norma y emprender las acciones correctivas que
hicieran falta y la OA de Control Administrativo nos aclara El control consiste en comparar el
desempeo actual contra el planeado. De control se pueden tomar muchos ejemplos para
compararlo como funcin administrativa. Uno por ejemplo son los objetivos que se plantean en
cada periodo de una clase de colegio, donde desde el inicio se plantea que el nio aprenda a
escribir los nmeros del 1 al 100 y de igual forma los sepa leer e identificar, el mtodo que tiene
el profesor para poder evaluar el desempeo del nio despus de haber cursado el periodo es una
evaluacin, una actividad, o un juego; si el nio no ha logrado leer e identificar fluidamente los
nmeros dichos entonces el profesor ha de buscar nuevas estrategias de enseanza para lograr el
objetivo; aqu se hizo una evaluacin de control, y si no el profesor no la hubiera hecho entonces
el nio habra pasado el periodo identificando mal o sin rapidez los nmeros.

En sntesis como explica Cabrera, el control es: Una funcin administrativa, ya que conforma
parte del proceso de administracin, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la
actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado est cumpliendo y/o alcanzando o
no los resultados que se esperan.

Y (Cabrera, s.f) nos da 5 puntos sobre la importancia de la funcin control:

Crear mejor calidad.

Enfrentar el cambio.
Producir ciclos ms rpidos.
Agregar valor.
Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo.

Para guiar y controlar la funcin control la OA nos propone los estndares de desempeo y
documentacin. El primero est descrito en el estndar para la funcin organizacin; el estndar
de documentacin, aunque requiere tiempo, abarca 4 propsitos: comunicacin inter reas o
tareas; control de calidad y control de proyectos; referencia histrica; y referencia instruccional;
gran parte del xito o fracaso del sistema de informacin depende de la documentacin.
 4. Funcin staff

Para la funcin de staff, (Merino, 2014) nos dice: El staff, por lo tanto, es el grupo de los
trabajadores de una determinada entidad y en cuanto al control administrativo nos dice la OA:
Consiste en seleccionar y entrenar al personal adecuado para desarrollar las tareas. La calidad de
la funcionalidad de staff afecta directamente la calidad de los sistemas producidos en la
organizacin. Y es esta funcin un elemento fundamental en la administracin, tanto en la toma
de decisiones como en los procesos por los cuales la empresa genera ganancias y cada uno de los
procesos que lo componen.
Una de las actividades de control administrativo, en la funcin de staff, es la contratacin de
personal. Para realizar esta actividad la (Martnez) OA de controles administrativos propone unos
tems para contratar personal en el rea de sistemas y que han de servir no slo para esta rea:

Los requerimientos del puesto deben ser conocidos por la administracin y el aspirante.
Se debe elaborar un documento para cada posicin de instalacin donde se defina la
naturaleza del trabajo, las obligaciones y oportunidades de avance.
Establecer apropiadamente los criterios de seleccin de personal de acuerdo a cada
puesto y a cada empresa.
Obtener informacin de los aspirantes por medio de entrevista, prueba de aptitud,
referencias, hoja de vida, exmenes fsicos y mentales, relacin de empleados claves,
explicacin del protocolo organizacional a ser observado.

De igual forma, la capacitacin del personal es un control administrativo con bastantes beneficios
para la empresa, como:

Mantener la moral del empleado y las habilidades necesarias para llevar a cabo el proceso
de instalacin.
Brindar oportunidades de avance a los empleados jvenes.
Actualizar a los empleados antiguos a moverse en la evolucin diaria de los sistemas.
Ayudan a identificar las oportunidades de crecimiento personal del empleado, as como
sus fuerzas y debilidades.
 Bibliografa
Cabrera, E. (s.f). GestioPolis. Obtenido de https://www.gestiopolis.com/control-como-funcion-
administrativa-en-la-empresa/

Martnez, M. I. (s.f.). Controles administrativos.

Merino, J. P. (2014). Defincin de. Obtenido de https://definicion.de/staff/

N.N. (s.f). Aula virtual. Obtenido de http://www.aulavirtual-

exactas.dyndns.org/claroline/backends/download.php?url=L1NJSV9VbmlkYWRfMl8xX0V2YWx1Y
WNpb25fSHdfeV9Td18xLnBkZg%3D%3D&cidReset=true&cidReq=15_SISINF_IG

Riquelme, M. (s.f). Web y Empresas. Obtenido de https://www.webyempresas.com/que-son-las-

funciones-administrativas/