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COM/2011/07/2
8/LOS-DIAGRAMAS-DE-FLUJO-SU-DEFINICION-
OBJETIVO-VENTAJAS-ELABORACION-FASES-
REGLAS-Y-EJEMPLOS-DE-APLICACIONES/

DIAGRAMAS DE FLUJO: SU DEFINICIN,

OBJETIVO, VENTAJAS, ELABORACIN, FASES,
REGLAS Y EJEMPLOS DE APLICACIONES.

1.-Definicin.-
Un diagrama de flujo es la representacin grfica del flujo o secuencia de rutinas
simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestin, las
unidades involucradas y los responsables de su ejecucin, es decir, viene a ser la
representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo.

Luego, un diagrama de flujo es una representacin grfica que desglosa un

proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas
industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u reas de su
estructura organizativa.

Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representacin grfica

de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son
considerados en la mayora de las empresas como uno de los principales
instrumentos en la realizacin de cualquier mtodo o sistema.

Diapositiva 1 (Organizacin bodas)

Se trata de una muy til herramienta para poder entender correctamente las
diferentes fases de cualquier proceso y su funcionamiento, y, por tanto,
permite comprenderlo y estudiarlo para tratar de mejorar sus procedimientos.

Son importantes los diagramas de flujo en toda organizacin y departamento, ya

que permite la visualizacin de las actividades innecesarias y verifica si la
distribucin del trabajo esta equilibrada, es decir, bien distribuida en las personas,
sin sobre cargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.
Los diagramas de flujo son importantes para el diseador por que le ayudan en la
definicin, formulacin, anlisis y solucin del problema. El diagrama de flujo ayuda
al anlisis a comprender el sistema de informacin de acuerdo con las operaciones
de procedimientos incluidos, le ayudara analizar esas etapas, con el fin tanto de
mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de informacin para la
administracin.

Para ayudar a su comprensin por cualquier persona de la organizacin, se utilizan

distintas formas de interpretacin, a travs de dibujos, de smbolos de
ingeniera, de figuras geomtricas, etc., que transmitan una indicacin de lo
que se quiere representar.

2.-Objetivo. -
Representar grficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones,
para facilitar la comprensin de su funcionamiento. Es til para analizar el proceso
actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase,
representar los controles, etc.

3.-Ventajas. -
Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilizacin de los
diagramas de flujo, las siguientes:

o Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo, con lo

que facilitaran su incorporacin a la organizacin e incluso, su colaboracin en
la bsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.
o Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad
la identificacin de forma clara de las mejoras a proponer.
o Permite que cada persona de la empresa se site dentro del proceso, lo que
conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor
interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora
considerablemente la comunicacin entre los departamentos y personas de la
organizacin.
o Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboracin del
diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo que
continuamente proponen ideas para mejorarlo.
o Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la
formacin y entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la empresa.
o Lo ms reseable es que realmente se consigue que todas las personas que
estn participando en el proceso lo entendern de la misma manera, con lo que
ser ms fcil lograr motivarlas a conseguir procesos ms econmicos en
tiempo y costes y mejorar las relaciones internas entre los cliente-proveedor del
proceso.

4.-Elaboracin. -
El desarrollo de un diagrama de flujo es una buena herramienta para ser realizada
con un trabajo en equipo, para lo cual se debern seguir los pasos que a
continuacin se exponen:

1.Se nominan los miembros del grupo de trabajo que debern elaborar el
correspondiente diagrama de flujo del proceso en estudio. Se elegirn dichas
personas entre aquellas que estn participando en las tareas del proceso, junto a
sus proveedores y clientes internos, adems de una persona ajena del proceso que,
por tanto, sea independiente del proceso. El objeto de incluir esta persona
independiente se debe a la necesidad de las siguientes premisas:
o Que haga desaparecer la influencia decisiva de algn miembro del grupo en el
resultado.
o Que obtenga la participacin de todos los miembros del grupo de trabajo y
resuelva los conflictos que pudiera haber, actuando como moderador.
o Que ayude al grupo a discriminar la informacin imprescindible de la que no lo
es, con objeto de aprovechar mejor el tiempo

2.Se realizan una serie de reuniones para ir realizando la elaboracin de una

representacin grfica del proceso en cuestin. Es importante realizar varias
sesiones de trabajo, ya que as los participantes tendrn ms tiempo para obtener

ms informacin acerca del proceso.

3.Para realizar el diagrama, los datos son obtenidos a travs de un continuo

planteamiento de preguntas a los miembros del grupo que se irn repitiendo a
lo largo de todo el proceso construccin del diagrama de flujo, como son:
o Qu paso es el primero?
o Qu paso es el siguiente?
Adems, se debern utilizar otra serie de preguntas que pueden ayudar a construir
el diagrama en determinadas fases del proceso, a saber:

o De dnde viene el servicio o el material?

o Cmo entra el servicio o material al proceso
o Quin toma la decisin
o Qu pasa si la decisin es afirmativa S?
o Qu pasa si la decisin es negativa NO?
o Hay algo ms que se deba hacer en este momento del proceso?
o Dnde va el producto o servicio de esta operacin?
o Qu pruebas se realizan al producto en cada fase del proceso?
o Qu pruebas se realizan al proceso?
o Qu pasa si el producto/servicio no cumple con lo especificado?

4. Todos los datos que se obtengan de las respuestas a las preguntas mencionadas
debern siendo representadas en hojas del tipo post-it , que se dejaran bien visibles
para todo el grupo de trabajo durante la realizacin de la confeccin del diagrama,
componiendo una especie de mapa mental que ayuda a tomar decisiones.

5. Se deber confeccionar una tabla de smbolos estndar que vayan a ser

utilizados normalmente en el diagrama de flujo a construir. Como ejemplo de los
mismos incorporamos una representacin power point con una relacin de los
mismos.

Diapositiva 2 (smbolos)

6.Se recomienda empezar dibujando el diagrama de flujo ms general del

proceso para posteriormente ir detallando ms cada uno de los diferentes pasos
con aquellas caractersticas que nos interesen ms resaltar, como:
responsabilidades, archivos, tiempos, documentacin asociada, avisos, etc. A
veces se suelen incorporar imgenes que ayuden a visualizar con ms claridad
lo que se propone representar. En definitiva, en el diagrama de flujo se deber poner
todos aquellos elementos que nos den una mayor informacin vlida para realizar
un proceso.

5.-Fases. -
1. Definir el proceso y concretar su alcance (su inicio y final)
2. Representar las etapas intermedias y su relacin (proceso actual)
3. Documentar cada una de las etapas: Responsable/ Proveedor y Cliente
4. Analizar el proceso actual desde el punto de vista deseado.
5. Proponer alternativas y definir las nuevas etapas y sus relaciones
6. Representar el diagrama del nuevo proceso e indicar las diferencias con el
actual.

6.-Reglas.-
o Utilizar una simbologa simple y conocida por los implicados en el proceso.
o Consensuar tanto el diagrama del proceso actual como del nuevo.
o Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir.
7.-Ejemplos. -

1.-Empezaremos con la representacin de dos procesos tpicos en cualquier

organizacin empresarial, me refiero a los procesos de compras y preparacin
de ofertas a clientes y su tramitacin.
Diapositiva 3 Proceso Compras
Diapositiva 4 Proceso ofertas

2.-Un conjunto interesante de aplicacin de los diagramas de flujo es el realizado

en una empresa dedicada a la fabricacin de productos abrasivos, donde
partiendo del mas general que expresa todo el proceso de fabricacin, desde su
planificacin hasta el empaquetado y transporte, visualizando la etapa del mezclado
y las de prensado de las muelas de vstago y los discos de desbaste y embutidos
de corte.
Diapositiva 5 Diagrama gral.
Diapositiva 6 Diagrama Mezclado.
Diapositiva 7 Diagrama Vstagos
Diapositiva 8 Diagrama Discos

3.-Otro ejemplo es el de un proceso de fabricacin de pernos: se representa una

recopilacin de smbolos a emplear, junto a un esquema grfico del proceso de
fabricacin de los mismos, desde su fundicin al empaquetado final.
Diapositiva 9 Pernos

4.-Como ejemplo de bastante complejidad es el de un proceso del montaje en

obra de productos de carpintera de madera, que se han representado en
diapositivas power point, en que una representa el flujo de todos los documentos
implicados en el procedimiento de manera ms resumida, para desarrollar tres
diapositivas ms en que se especifica todas las fases del proceso desde la
recepcin del pedido, su preparacin, lanzamiento y ejecucin de la obra.
Diapositiva 10 Montaje
Diapositiva 11 Proceso Montaje

5.-En el caso de una fabricacin de bienes de equipo presentamos una

diapositiva power point con el procedimiento general, seguido de tres diapositivas
que visualizan las fases desde la tramitacin de la consulta del cliente con la
recepcin del pedido a su entrega final a pie de obra.
Diapositiva 12 Bienes-Equipo
Diapositiva 13 Fabricacin-Equipo

6.-Asimismo incluyo una representacin power point con dos diapositivas que indica
todo el proceso en 8 fases a seguir en una empresa dedicada al diseo de planos
de matricera para la industria auxiliar del automvil.

Diapositiva 14 Proceso-diseo
7.-Por ltimo, adjunto dos procesos del departamento de compras y la gestin
comercial de ventas en una empresa de servicios informticos.

Diapositiva 15 Diagrama-compras
Diapositiva 16 Diagrama-ventas

8.-A destacar el uso de los diagramas de flujo al establecer la gestin del

conocimiento en una empresa de consultoria donde trabaje como asesor
freelance. Recomiendo la lectura en mi blog del post titulado La gestin del
conocimiento en consultora . En dicho artculo, para aclarar al mximo el
procedimiento a seguir para establecer la gestin del conocimiento se utiliz la
tcnica de los diagramas de flujo para representar grficamente el desarrollo de
la metodologa a utilizar por la organizacin de la consultoria , diseando tres
diagramas de flujo del desarrollo de la metodologa de una herramienta de gestin
con diapositivas power point donde se representaron las fases del procedimiento
con sus departamentos o personal responsables , acciones de control o ejecucin
y los documentos a utilizar.
Diapositiva 17 Consultoria