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1. Introduccin
La certificacin en los Archivos, con mayscula (Heredia, 2007), se circuns-
cribe a la certificacin del logro de la calidad, en sistemas y servicios, as como
de personas. Mientras que la certificacin de la calidad y el reconocimiento de
la excelencia es prctica habitual en diferentes pases, no lo es tanto la certifica-
cin de personas. La certificacin de los sistemas de gestin de documentos no
se ha llevado a cabo de modo expreso, siendo efectuadas evaluaciones relacio-
nadas, nicamente, con objetivos de calidad o de excelencia. El inters manifes-
tado por la comunidad archivstica sobre la calidad y su certificacin es paralelo
al inters mostrado por las organizaciones, dado que el Archivo, inmerso en su
estructura, es considerado un sistema o un servicio sobre el que demostrar su
eficiencia. La literatura archivstica dispone de numerosos referentes sobre la ca-
lidad provenientes de diferentes escuelas de pensamiento archivstico (Brumm,
1996; Moro Cabero,1997 y 2009; Roberge, 2002; Nez Fernndez, 2007: Duff y
Mckemmish, 2000, etc.)
La Asociacin Espaola de Normalizacin (AENOR, 2010) define la certifica-
cin como la accin llevada a cabo por una entidad independiente de las partes
interesadas mediante la que se manifiesta que una organizacin, producto, pro-
ceso o servicio, cumple los requisitos definidos en unas normas o especificaciones
tcnicas. Se trata de una accin en la que se implica a una entidad indepen-
diente y que es de carcter voluntario. El reconocimiento de la capacidad o do-
tacin de autoridad de esa entidad independiente se denomina acreditacin. La
acreditacin es un proceso de autorizacin, mediante el cual un organismo cer-
tificador (entidad independiente que testifica) se somete a evaluacin y es reali-
zado por un organismo de acreditacin nico para cada pas. Tanto para la rea-
lizacin de las certificaciones como para las acreditaciones debe adoptarse un
mtodo normalizado.
En este estudio se pretenden contextualizar la prctica de certificacin de la
calidad en el Archivo. Para ello, se analizar el proceso certificador y la relacin
de normas sobre las que se regula, as como la naturaleza y competencia de los
agentes que intervienen en el proceso. Se argumentar sobre la proyeccin de
futuro de la certificacin en sistemas de gestin documental. El debate se funda-
menta en el anlisis de los borradores de la serie ISO 30300 sobre sistemas nor-
malizados de gestin documental. Finalmente se pretende aportar una reflexin
sobre el valor que la certificacin implica en el ejercicio de archivar y, ms con-
cretamente, en los organismos de produccin del objeto archivado.
El mtodo utilizado es analtico-descriptivo basado en la revisin de recursos
bibliogrficos, normativos y legislativos. Los resultados obtenidos son fruto de
una sistematizada reflexin de carcter prospectivo.
El ensayo se estructura en un primer epgrafe en el que se contextualiza la
actividad certificadora en la comunidad archivstica para demostrar su alcance,
naturaleza y prctica habitual. Destinamos un segundo enunciado al anlisis de-
tallado del proceso certificador y a la descripcin de la normativa bsica as como
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Certificacin de calidad en los archivos. Anlisis y prospectiva
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Certificacin de calidad en los archivos. Anlisis y prospectiva
a) Normas de acreditacin
La norma ISO/IEC 17021:2011 regula los requisitos para los organismos que
realizan la auditora y la certificacin de sistemas de gestin. En ella se establecen
los requisitos para un adecuado funcionamiento de las entidades certificadoras
de modo competente, coherente e imparcial, responsable, confidencial y trans-
parente, permitiendo dar respuesta a posibles quejas. Siguiendo estos preceptos,
en el contexto de la seguridad de la informacin ha sido editada una normativa
de auditora y certificacin: ISO/IEC 27006:2007, aunque en la anterior norma se
recogen pautas generales aplicables a cualquier sistema de gestin. Dos son las
normas enunciadas, por tanto, que se encuentran activas y que son utilizadas por
el organismo de acreditacin nico nombrado en cada pas (Espaa: ENACEn-
tidad Nacional de Acreditacin).
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b) Normas de certificacin
Los organismos acreditados para realizar las auditoras de certificacin, me-
diante equipos de auditores operan auditando el cumplimiento de determinadas
normativas. Las entidades auditoras disponen de normas de evaluacin y certifi-
cadoras. En el caso de los sistemas de calidad y medioambiente se ha utilizado
la normativa ISO 19011:2002 en la que se regulan directrices para auditar los
sistemas de gestin de calidad y de gestin medioambiental, incluyendo en las
mismas pautas para el establecimiento del programa auditor, la implementacin
de dicho programa y su seguimiento y revisin. Directrices especficas sobre el
programa y plan auditor han sido regulados en la norma ISO/IEC 17021:2011.
De igual modo, para evaluar los sistemas de seguridad de la informacin se uti-
liza la normativa ISO/IEC 27006.2007, anteriormente citada, donde se recogen
directrices con idntico fin de facilitar y avalar el proceso auditor.
c) Normas de evaluacin.
Los organismos que soliciten la certificacin, debern demostrar el cumpli-
miento de la normativa de requisitos del sistema de gestin (calidad, medioam-
biente, seguridad de la informacin, etc.). Una vez comprobado, sern certifica-
dos. Lgicamente, la normativa a verificar ser la especfica a los entornos de
gestin que se pretenden certificar (calidad, ambiental, seguridad) y/o servicios
(disposiciones de cumplimiento para carta de servicios).
Para finalizar, resumimos la secuencia del proceso de acreditacin como sigue:
una entidad nica en cada pas (AENOR, etc.), regulada su creacin y funciona-
miento en un marco legislativo, acredita organismos, tomando en consideracin
las directrices de la norma ISO/IEC 17021:2011 (en el caso de sistemas, productos
y personas). Las entidades acreditadas tienen competencia para certificar la con-
formidad de normas. Estos organismos pueden certificar calidad, seguridad de la
informacin, gestin ambiental, etc., y en estudio, gestin documental. A tal efec-
to, proceden tomando en consideracin las directrices de la norma ISO 19011:2002,
en las actuaciones de certificacin de calidad y de gestin medioambiental, y de
la norma ISO 27006:2007 para las actuaciones de seguridad de la informacin, otras
directrices para los sistemas de gestin se incluyen igualmente en ISO/IEC 17021:2011.
Se estudia la valoracin de la norma ISO/IEC 17021 para su aplicacin en la ges-
tin documental. Los organismos certificadores evalan la conformidad del cum-
plimiento de la normativa de calidad (serie ISO 9000), seguridad de la informacin
(serie ISO 27000) y, en proyecto, la gestin documental (serie ISO 30300)
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6. Conclusiones
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