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GUA PARA ELABORAR

TRMINOS DE REFERENCIA TdR-

1. Qu son los Trminos de Referencia?

Se llama as al documento que elabora una empresa que necesita contratar a otras empresas
para que le proporcionen determinados servicios para mejorar su sistemas de mercadeo, de
produccin, de organizacin, sus finanzas o bien su administracin en general. Las empresas
cuando hacen su diagnstico ya sea de toda la organizacin o de alguna parte de la misma y
detectan que tienen debilidades o problemas, o bien quieren aprovechar oportunidades para
mejorar, entonces identifican la necesidad de su fortalecimiento, cuando este no puede realizarse
con sus propios recursos entonces se recurre a buscar asistencia externa. Esa necesidad de
asistencia se plasma en un documento llamado Trmino de Referencia.

Segn Wikipedia, define que Los Trminos de referencia contienen las especificaciones
tcnicas, objetivos y estructura de cmo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto,
comit, conferencia, negociacin, etc.

Describe el mbito espacial donde ha de ejecutarse el estudio o trabajo.


Define el objetivo general y los objetivos especficos;
Define el tiempo disponible.
Detalla los requisitos de los tcnicos que han de participar, como especialidades y tiempos
mnimos que han de dedicar al estudio o trabajo.
Detalla los resultados esperados y contenidos de los informes, entre otras cosas.

2. Para qu sirven los TdR?

Para que las empresas tengan claridad sobre las condiciones en que posiblemente se suscribir
un contrato, una sobre el servicio que va a contratar y las otras empresas sobre las condiciones
en que ofrecen dichos servicios, para poder elaborar y presentar sus ofertas de servicios. Una
vez seleccionada una empresa, sirve para elaborar el contrato de servicios y durante su
ejecucin para verificar el cumplimiento de lo contratado, es decir, si se hicieron las actividades
tal como la empresa lo esperaba. Recuerde que los TdR constituyen el primer paso para
empezar la contratacin de servicios, si estn bien elaborados, se esperan buenos resultados.

3. Qu incluyen los TdR?

Empieza con el ttulo del servicio, en pocas palabras debe comprenderse lo que se quiere,
despus se incluyen los antecedentes de la empresa y del rea de trabajo para la cual estn
requiriendo los servicios externos, los objetivos que se espera lograr, tambin se describen las
especificaciones tcnicas del servicio, la organizacin prevista para cumplir con lo solicitado, los
resultados e informes, los requisitos del contratista o de la empresa para que pueda participar, el
tiempo disponible para su ejecucin, y condiciones de pago.

Como se puede ver, los TdR proporcionan informacin para que cualquier empresa externa a la
que se le enven, puedan comprender a qu organizacin le van a ofertar y qu les estn
pidiendo.

4. En qu consiste cada uno de los temas incluidos en los TdR?

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I. JUSTIFICACIN
a) Antecedentes
Aqu hay que explicar brevemente acerca de la empresa que solicita el servicio, como
surgi, qu clase de empresa es, si es sociedad annima, es asociacin civil, cooperativa
u otra organizacin; a qu se dedica, dnde est ubicada, qu produce o comercializa, los
servicios que presta, a quienes y donde, desde cuando existe, cmo est organizada.

Adems, hay que explicar el problema o debilidades que se quiere resolver, o bien
oportunidades a aprovechar y que la empresa por s misma no puede resolver y por lo
tanto se convierte en una necesita para contratar los servicios externos.

b) Objetivos de la contratacin
Indique cual es el objetivo a alcanzar con esta contratacin, explicar para qu contratar
los servicios de la empresa oferente.

No confundir los objetivos de la empresa con los que se espera de la contratacin del
servicio.

II. ALCANCES DE LOS SERVICIOS


a) Metodologa o forma en que se prestar el servicio

Usted debe solicitarle a la empresa que explique cmo va a dar cumplimiento a los
objetivos y resultados esperados, si van a utilizar alguna tecnologa, equipo y recursos
etc.

b) Actividades a realizar

Para cumplir con los diferentes resultados, la empresa solicitante puede indicar las
actividades que haya identificado y la empresa oferente tendr que determinar si esas
actividades son suficientes o si tiene que incluir otras, para lo cual tambin elaborar un
cronograma general donde se aprecie en el tiempo cuando las realizar.

c) Productos

En este espacio debe indicar cul es el producto que se obtendr de la contratacin e


implementacin del servicio por ejemplo: (Informe de recepcin Registro Correspondiente,
Sitio Web implementado, informe final de la consultora, archivos originales en CD etc.
Etc.).
stos deben escribirse con mucha claridad, ya que es lo que se evaluar a la hora de
realizar los pagos.

Son muy importantes debido a que para aceptarlos, deben estar probados, funcionando y
el personal capacitado para su uso. Todo depende del servicio que vayan a realizar.

d) Informes a entregar

Todas las empresas o consultores contratados deben entregar un informe final y pueden
requerirse informes parciales segn sea el caso, estos deben estar en relacin con el
trabajo realizado, es recomendable, pedir un plan de trabajo detallado para el servicio, en
el mismo se puede incluir un apartado donde indique la situacin de la empresa. Luego
un informe de avance si el tiempo de contratacin es amplio, de lo contrario habr solo un
informe final con los productos tambin finales aceptados a satisfaccin.

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III. PERFIL DE LA EMPRESA O CONSULTOR
Se indica el perfil mnimo que debe tener la empresa que desea contratar para garantizar
que puede realizar las tareas o los productos solicitados. Para ello es conveniente que
incluya por lo menos la documentacin que se indica a continuacin:

a) Formacin Acadmica del Consultor: Indicar que ttulo debe tener el consultor
ejemplo: Bachiller Industrial, Perito, Auditor, Ingeniero, Lic. en admn. de empresas,
Comercio internacional, Maestra o Doctorado segn sea el caso.

b) Habilidades y otros conocimiento Indicar si se requieren otros conocimientos como


certificaciones, cursos recibidos, manejo de maquinaria, etc.

c) Experiencia previa en la prestacin de estos servicios: Segn el trabajo a realizar


se requiere que la empresa tenga experiencia en la prestacin de dichos servicios
que va a realizar y usted debe indicar cuantos aos de experiencia espera que tenga
la persona a contratar.

d) Documentacin legal del proveedor del servicio: La empresa proporcionar la


informacin preliminar que evidencie que tiene la capacidad jurdica para ser
prestadora de servicios y de ser seleccionada deber proporcionar copia de dicha
documentacin para elaborar el contrato respectivo (copia de patente o copia de
ttulo entre otros).

e) Referencias de trabajos similares proporcionados

IV. CONDICIONES CONTRACTUALES


Incluya lo siguiente:

a) Oferta econmica: la empresa debe presentar una cotizacin indicando el monto


total del servicio.

b) Forma de Pago: (de preferencia indique las condiciones en que pagara a la empresa
(Cuantos pagos van a efectuar y de qu porcentaje de dinero ser cada pago) por
ejemplo 10% a la firma de contrato y 90 a la entrega del informe final o se pagara
contra entrega del servicio etc., es necesario que conozca su capacidad financiera
para poder pagar a tiempo los compromisos que adquiera con el contratante.

c) Plazo: Indicar el tiempo en que se espera que el trabajo est terminado.


d) Supervisin Indicar quien ser el responsable de la empresa para darle seguimiento
al trabajo contratado

Las cotizaciones deben presentarse con membrete de la empresa, donde incluya direccin,
telfono fijo, correo electrnico, persona contacto, adems de estar firmadas y selladas.

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