ELABORAREA I APROBAREA FIEI POSTULUI LA UNITATE: ASPECTE

ORGANIZATORICO-JURIDICE
Tudor CAPA
Director al Centrului Naional de Cercetri n Domeniul Relaiilor de Munc, doctor n drept,
consilier de stat de clasa I
Dup cum se tie Parlamentul prin Legea nr.168-XVIII din 9 iulie 2010 a operat un ir de
modificri i completri principiale la Codul Muncii (CM). Una dintre aceste completri se
refer la coninutul art.9 alin.(2) din CM, potrivit creia pe seama salariailor au fost puse noi
obligaiuni importante i anume: s manifeste un comportament nediscriminatoriu n raport cu
ceilali salariai i cu angajatorul; s respecte dreptul la demnitate n munc al celorlali salariai.
Pe de alt parte, prin aceiai lege a fost completat art.10 alin.(2) din CM, conform creia asupra
angajatorilor au fost puse la fel noi obligaiuni ponderabile ce prevd: s asigure egalitatea de
anse i de tratament tuturor persoanelor la angajare potrivit profesiei, la orientare i formare
profesional, la promovare n serviciu, fr nici un fel de discriminare; s aplice aceleai criterii
de evaluare a calitii muncii, de sancionare i de concediere; s ntreprind msuri de prevenire
a hruirii sexuale la locul de munc, precum i msuri de prevenire a persecutrii pentru
depunere n organul competent a plngerilor privind discriminarea; s asigure condiii egale,
pentru femei i brbai, de mbinare a obligaiilor de serviciu cu cele familiale; s introduc n
regulamentul intern al unitii dispoziii privind interzicerea discriminrilor dup oricare criteriu
i a hruirii sexuale; s asigure respectarea demnitii n munc a salariailor.
n legtur cu cele expuse mai sus se cere de remarcat c executarea obligaiunilor invocate
puse prin lege (CM) att pe seama salariailor, ct i pe seama angajatorilor (care de fapt se
realizeaz de ctre salariai, reprezentanii lui: conductorii subdiviziunelor structurale din
unitate .a.) este de neconceput fr specificarea i detalizarea lor n fiele de post ale fiecrui
salariat i persoan cu funcie de rspundere din cadrul unitii.
ns problema privind elaborarea i aprobarea fielor de post pentru salariaii i persoanele
cu funcii de rspundere ce activeaz n cadrul unitilor (ntreprinderilor, companiilor, firmelor)
nu este reglementat detaliat de legislaia muncii n vigoare. n practic, poblema n cauz i
gsete soluionarea prin aprobarea de ctre angajator a regulilor locale de secretariat la nivel de
unitate conform art.4 lit.f) i art.10 alin.(1) lit.e) din CM (n care ntr-o msur ori alta se
detalizeaz modul de pregtire i aprobare a fielor de post). Dar o astfel de soluionare nu are o
larg rspndire, iar uneori poart un caracter destul de contradictoriu i subiectiv, ceea ce adesea
provoac litigii de munc i divergene nedorite ntre salariai i angajatori.
Reieind din prevederile legislaiei muncii n vigoare ce vizeaz unele aspecte ale
problemei abordate i practica acumulat privitor la perfectarea fielor de post la unitile din
cadrul diferitor ramuri ale economiei naionale, considerm necesar formularea anumitor
recomandri cu privire la elaborarea i aprobarea fiei postului la unitate.
Aadar, fia postului este actul juridic n care se stipuleaz scopul general, sarcinile de baz,
obligaiile de serviciu, atribuiile i responsabilitile specifice funciei respective, precum i
cerinele fa de titularul acestei funcii. Totodat, fia postului reprezint mijlocul de informare
a titularului funciei respective privind sarcinile i obligaiile pe care trebuie s le realizeze,
precum i un instrument de control din partea angajatorului privind activitatea titularului funciei
ocupate, inclusiv executarea sarcinilor i obligaiilor stabilite.
Fia postului se elaboreaz pentru fiecare funcie, poart un caracter non-personal i se
aduce la cunotina salariatului care ocup funcia respeciv la data numirii lui n funcie. Fia
postului are urmtoarele scopuri: instituirea unui sistem organizatorico-juridic pentru activitatea
salariatului; facilitarea recrutrii corecte a pretendenilor la funciile vacante; divizarea raional
a muncii n cadrul unitii; asigurarea obiectivitii n procesul de evaluare a performanelor
profesionale ale salariatului; corectitudinea dezvoltrii carierei i managementului resurselor
umane n cadrul unitii; soluionarea eventualelor litigii individuale de munc.
n fia postului se includ sarcinile i obligaiile care conduc la realizarea obiectivelor
subdiviziunii interioare din care face parte funcia respectiv. Introducerea n fia postului a
sarcinilor i obligaiilor care nu in de specificul unitii i/sau a subdiviziunii ei interioare din
care face parte funcia respectiv nu se admite (nu se recomand).
Fia postului este alctuit, de regul, din trei capitole autonome: Capitolul I Dispoziii
generale; Capitolul II Descrierea funciei; Capitolul III Cerinele de calificare.
Capitolul I Dispoziii generale conine informaia despre asemenea componente ca:
unitatea, subdiviziunea, adresa, denumirea funciei i nivelul de salarizare.
Componenta unitatea conine informaia privind denumirea unitii (instituiei) din care
face parte funcia respetiv. Componenta subdiviziunea cuprinde date despre subdiviziunea
interioar a unitii din care face parte funcia dat, indicndu-se, dup caz, direcia, secia,
serviciul, sectorul sau oricare alt subdiviziune interioar existent. Componenta adresa
conine informaia privind adresa unitii sau, dup caz, a subdiviziunii ei interioare (n cazul n
care adresa unitii i cea a subdiviziunii snt diferite) din care face parte funcia respectiv.
Componenta denumirea funciei indic denumirea complet a funciei resective conform
statelor de personal ale unitii. Componenta nivelul de salarizare include salariul de funcie
pentru funcia respectiv, n conformitate cu legislaia n vigoare i documentele interne ale
unitii.
Capitolul II Descrierea funciei conine elementele: scopul general alfunciei, sarcinile de
baz, obligaiile, responsabilitaile, atribuiile, cui i raporteaz titularulfunciei respective, pe
cine l substituie, relaiile de colaborare, mijloacele de lucru/echipamentul utilizat i condiiile de
munc. Elementul scopul general al funciei conine direciile principale de lucru n
corespundere cu activitatea unitii i sfera de activitate a subdiviziunii interioare din care face
parte funcia respectiv, formulate succint. Elementul sarcinile de baz cuprinde sferele - cheie
de activitate, innd cont de obiectivele generale ale funciei ocupate, derivate de atribuiile de
baz ale subdiviziunii interioare din care face parte funcia respectiv. Sarcinile de baz se
stabilesc reieind din direcile principale de activitate ale unitii luate n raport cu specificul
funciei respective i snt formulate exact, succint i clar. Fia postului trebuie s cuprind un
numr rezonabil de sarcini pentru a putea fi realizate de salariat, de regul, ntre 4-6. Nu se
recomand expunerea vag i lipsit de claritate a sarcinilor, precum i executarea fr necesitate
deosebit a altor sarcini la indicaia conductorului subdiviziunii interioare sau ale angajatorului.
Elemenul obligaiile de serviciu cuprinde activitile concrete exercitate pentru realizarea
sarcinilor de baz ale funciei ocupate (cte 3-5 obligaii pentru fiecare sarcin stabilit).
Obligaiile de serviciu trebuie s fie realizabile i rezonabile, s aib o finalitate i un rezultat
msurabil. Pentru specificarea obligaiilor se utilizeaz urmtoarele termene: efectueaz,
analizeaz, particip, exercit, stabilete, asigur, urmrete, acord,
repartizeaz, realizeaz etc.
Elementul responsabilitile conine informaia cu privire la modul de ndeplinire a
sarcinilor i obligaiilor de serviciu. Pentru specificarea responsabilitilor se utilizeaz asemenea
termene ca: rspunde de, este obligat s .a.m.d. Elementul atribuiile conine informaia
cu privire la: limitele drepturilor titularului funciei date; dreptul la obinerea informaiei
necesare realizrii sarcinilor i obligaiilor sale, inclusiv a celei cu caracter comercial; chestiunile
i aciunile pe care titularul funciei n cauz are dreptul s le controleze/monitorizeze pe baza
mandatului din partea conductorului sau n lipsa acestuia; dreptul de a da indicaii i dispoziii,
precum i de a controla executarea acestora; dreptul de a viza, coordona i aproba anumite
documente. Pentru specificarea atribuiilor, de regul, se utilizeaz urmtoarele termene:
decide, hotrte, dispune, face propuneri, d avize, ia msuri, expunes.a.
Elementul cui i raporteaz titularul funciei respective prevede sub conducerea direct a
cui se afl titularul funciei ocupate, inclusiv sub conducerea direct a cui se va afla acest salariat
n cazul absenei efului lui direct. n situaia n care titularul funciei are mai muli efi din
cadrul corpului de conducere a unitii, se specific toate aceste persoane responsabile.
Elementul cine i raporteaz titularului funciei prevede care dintre funciile din cadrul unitii
i/sau al subdiviziunii acesteia se afl n subordinea sau coordonarea titularului funciei
respective. Elementul pe cine l substituie indic pe titularul crei funcii posibile l nlocuiete
salariatul care ocup funcia respectiv n cazul absenei de la serviciu a specialistului ori efului,
inclusiv mecanismul de delegare a sarcinilor i obligaiilor ntre acetia. Elementul cine l
substituie indic cine l nlocuiete pe titularul funciei respective n cazul absenei acestuia de
la serviciu (inclusiv mecanismul de delegare a sarcinilor i atribuiilor ntre acetia).
Elementul relaiile de colaborare conine: funciile i subdiviziunile din cadrul unitii cu
care titularul funciei vizate colaboreaz n procesul exercitrii sarcinilor i obligaiilor de
serviciu; alte uniti (instituii, organizaii) i persoane din exteriorul unitii cu care titularul
funciei n cauz colaboreaz n procesul exercitrii sarcinilor i obligaiilor sale de serviciu.
Elementul mijloacele de lucru/echipamentul utilizat indic materialele de lucru (culegeri de
documente i ndrumtoare, literatur de specialitate etc.), precum i echipamentul necesar
titularului funciei vizate pentru exercitarea sarcinilor i obligaiilor de serviciu. Elementul
condiiile de munc determin condiiile n care va activa titularul funciei respective
(programul de munc, activitate de birou, serviciu care implic deplasri frecvente prin ar sau
peste hotare, n alte uniti, disponibilitatea de a lucra peste timpul normal de munc etc.).
Capitolul III Cerinele de calificare conine structurrile: studii, experien profesional,
cunotine, abiliti i atitudini/comportamente. Structurrile capitolului Cerinele de calificare
se completeaz cu datele corespunztoare condiiilor prevzute de cadrul juridic existent i
stabilite la nivelul unitii, necesare pentru ocuparea funciei respective.
Structura Studii conine informaia despre studiile minime pe care trebuie s le dein
titularul funciei date (superioare sau medii speciale ori altele), precum i titlul necesar (licen
sau echivalent, master etc.) exercitrii eficiente a scopului, sarcinilor i obligaiilor funciei
respective. n cazul n care funcia existent solicit titularului pregtire special, se indic
specialitatea (de exemplu, economist etc.) precum i, dup caz, cursurile necesare de
perfecionare (formare) profesional.
Structura Experien profesional indic experiena minim pe care trebuie s o dein
salariatul n specialitatea/profilul funciei respective, n activittea de conducere, care se cere
pentru ocuparea funciei date. Structura Cunotine stabilete domeniile principale pe care
pretendentul la funcia n cauz trebuie s le cunoasc, i anume: legislaia dintr-un anumit
domeniu, limbi strine, nivelul de cunoatere, cunotine i capacitate de operare/programare la
calculator etc. Structura Abiliti cuprinde abilitile pe care trebuie s le posede titularul
funciei vizate, cum ar fi: planificare, organizare, coordonare, instruire, control, gestionare a
resurselor umane, lucrul cu informaia, comunicare eficient, aplanare a situaiilor de conflict,
negociere, lucrul n echip, utilizarea mijloacelor tehnice de birou etc. Structura
Atitudini/comportamente stabilete atitudinile pe care trebuie s le manifeste titularul funciei
ocupate, cum ar fi: responsabilitate, respect fa de oameni, receptivitate la idei noi, obiectivitate,
loialitate, tendin spre dezvoltare profesional continu etc.
Referitor la elaborarea fiei postului, acest lucru revine, de regul, conductorului
subdiviziunii interne a unitii n cadrul creia intr funcia respectiv; fia postului poate fi
elaborat de asemenea de ctre serviciul personal sau, dup caz, de ctre lucrtorul ocupat cu
gestionarea resurselor umane n comun cu persoana care exercit funcia de conducere pentru
funciile aflate n subordinea sau crmuirea direct a acestuia. La elaborarea fiei postului se
recomand de a porni de la regulamentul de organizare i funcionare a subdiviziunii interioare a
unitii din componena creia face parte funcia ocupat, ce constituie suportul delimitrii i
obligaiilor specifice fiecrei funcii din cadrul unitii. La elaborarea fiei postului se utilizeaz
i alte documente, inclusiv regulamentul-model de organizare i funcionare a unui ori altui
seviciu, planul de dezvoltare economic, ordinele conductorului cu privire la repartizarea
obligaiilor etc.
Serviciul personal ofer persoanelor responsabile implicate indicaiile metodologice de
rigoare i le acord asisten informaional i metodologic privind elaborarea proiectelor
fielor de post. Proiectul fiei postului se prezint serviciului personal din cadrul unitii pentru
consultarea opiniei i vizare. Serviciul personal i expune opinia, n principal, asupra respectrii
structurii, corectitudinii completrii componentelor structurale ale fiei postului, precum i
distribuirii sarcinilor i atribuiilor pentru funciile respective, inclusiv din alte subdiviziuni
interioare ale unitii, n scopul evitrii dublrii acestora.
Dup finalizarea aciunilor specificate mai sus, fia postului, vizat de responsabilul pentru
elaborarea acesteia i totodat vizat de serviciul personal, se transmite conductorului unitii
pentru aprobare. Dup aprobare, fia postului se sigileaz cu tampila angajatorului respectiv.
Originalul fiei postului se anexeaz la ordinul (decizia) de numire n funcie/profesie a
salariatului conform contractului individual de munc (art.65 alin.(1) CM), iar cte o copie a
acesteia se transmite titularului funciei ocupate, conductorului subdiviziunii interioare n care
i desfoar activitatea salariatul, precum i se plaseaz n dosarul lui personal (dac acesta
exist).
Modificarea i/sau completarea fiei postului, de regul, survine ca urmare a unor
schimbri cardinale a sarcinilor de baz ale unitii(cum ar fi schimbarea profilulului de
producie) sau revizuirea legislaiei n vigoare (ce vizeaz domeniul de activitate al salariatului
concret, spre exemplu, completrile operate n art.9 i 10 CM, menionate mai sus), innd cont
totodat de prevederile art.50 i 68 CM. n cazul n care modificrile i/sau completrile au fost
efectuate n mai mult de o treime din componentele fiei postului sau se modific substanial
coninutul ei n ansamblu, se recomand elaborarea unei noi fie a postului. Odat cu aprobarea
unei noi fie a postului, fia postului anterioar se abrog juridic (despre ce se recomand de a fi
indicat expres n ordinul angajatorului privind aprobarea noii fie).
Serviciul personal al unitii, n corespundere cu statele de personal, numeroteaz fiele
postului i le nregistreaz ntr-un registru special, indicnd numrul fiei postului, denumirea
funciei respective, precum i denumirea complet a subdiviziunii interioare. Toate modificrile
i/sau completrile fiei postului se aduc la cunotina salariatului care ocup funcia respectiv
sub semntur n cel mult 5 zile lucrtoare de la data aprobrii acestora.
n caz de necesitate deosebit, angajatorul este n drept s atrag specialiti ori experi
competeni din afara unitii pentru participare la elaborarea (rennoirea) unor sau altor fie de
post, n scopul acordrii asistenei de consultan ori altui ajutor n definitivarea lor (cu
remunerarea acestora n modul stabilit).