CAPITOLUL II

TEHNICI DE SECRETARIAT
Lector univ. Nina VRGOLICI
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti

1. ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI ORGANIZAII

1.1. Organizaia i structura ei organizatoric
Organizaia este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii: economic,
social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea, orice organizaie
funcioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur pentru a putea interveni fiecare la
momentul oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde unei nevoi. Organizaia poate fi considerat ca o
colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un ansamblu de mijloace de producie i de informaii,
o mpletire de interese generale i individuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru
care a fost creat. n vederea obinerii obiectivelor social-economice, orice organizaie ndeplinete mai
multe funcii:
a) funcia de cercetare-dezvoltare;
b) funcia comercial i de marketing;
c) funcia de producie;
d) funcia financiar-contabil;
e) funcia de personal.
Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor de
munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care sunt constituite i grupate precum
i legturile care se stabilesc ntre ele.
O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea funcionrii normale a
compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea riguroas a dependenelor
ierarhice, a unitii ntre responsabilitile unei funcii i puterea de decizie. Reprezentarea grafic a
structurii unei organizaii poart numele de organigram.
Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura organizatoric este alctuit
din urmtoarele elemente:
1. Funcia (funcia de conducere i funcia de execuie)
2. Postul
3. Ponderea ierarhic
4. Compartimentele (compartimente funcionale i compartimente operaionale)
5. Nivelurile ierarhice
6. Relaiile organizatorice
7. Activitile
La baza nfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) care este poate
cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. Este un act normativ care
reglementeaz funcionarea compartimentelor (stabilete competentele pentru fiecare compartiment n
parte, atribuii i responsabiliti) i este adoptat de forul de conducere superior al organizaiei respective.
Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute
angajailor n relaiile de serviciu, programul de lucru, circulaia documentelor i este adoptat pe cale de
dispoziie de ctre conductorul unitii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat
i completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor.
Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea (ROF), unitile i
elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionarea adaptate la structura organizatoric,
aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.
Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al secretariatelor, care
face parte din ROF al organizaiei respective.
ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii. Statul de Funcii are un
caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul i pregtirea angajailor,
precum i relaiile dintre acetia. Este o completare necesar a ROF pe baza creia se poate calcula
bugetul de colarizare a personalului.
La rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile fiecrui angajat n
parte.
Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr n vigoare pn la adoptarea ROF i a
Statului de Funcii.
1.2. Activitatea de secretariat
Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-sociale este i activitatea
de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl generalizare. Ea se
desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale administraiei de stat (guvern,
ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii, consilii locale), ct i la nivelul agenilor
economici, al unitilor de profiluri diferite (academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci,
etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite
de la o organizaie la alta.
Munca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de secretariatul din
sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul instituiilor publice i structura
organizaional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i firmelor private. Aici termenul
de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager.
Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu persoanele din
afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor auxiliare, prin preluarea
la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atribuii privind
personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publicul.
Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea acesteia de
unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor sale funcii: prevedere
organizare comand coordonare control. Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea
deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii.
In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i respectiv persoane
care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializai
sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de serviciu, secretari-efi) autoritate
subordonat la rndul su direct conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent pentru
efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat.
Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti.
1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea,
multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor, nregistrarea
corespondenei).
2) Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului (documentare,
coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.)
3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a secretarelor din
subordine),
4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu parteneri de afaceri,
etc.)
Activitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. Atribuia reprezint sfera de competen a
unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune competena membrilor
compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activiti.
1.3. Atribuiile i sarcinile secretariatelor
Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini pentru
fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de activitate al
organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului.
Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de secretariat, (in cazul n
care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele atribuii i sarcini :
executarea lucrrilor de registratura general (sortarea, nregistrarea, datarea, distribuirea) acolo
unde nu exist un compartiment specializat de registratur.
lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei primite,
prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii corespondenei primite,
ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a
corespondenei cu materialul de baz; pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la registratur
sau expedierea direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii
curierilor.
 atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea materialului;
prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor,
organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei unitii.
scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de afaceri,
stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor.
multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul (folosind
metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de copiat, corectarea greelilor,
cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial.
traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare, cunoaterea unei limbi
strine de circulaie internaional scris i vorbit.
probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desfurarea n bine
condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea vizitatorilor i a partenerilor de afaceri,
cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de comportament i protocol specifice rii din
care vine partenerul, pregtirea corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.
evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara ntocmete referatul cu
necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena orelor suplimentare, concediilor,
evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor profesionale.
pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obinerea
vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de lucru, contactarea
persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului.
cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de multiplicat, fax,
aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea tehnoredactrii computerizate i a
programelor pentru aceasta.
organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea informaiilor.
ntocmirea contabilitii primare a firmei
primirea i transmiterea comunicrilor telefonice
organizarea edinelor i a materialelor necesare.
difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.
preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta
manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabiliti persoanelor din
subordine.
perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.
supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea
posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.
respectarea disciplinei muncii.
Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea responsabilitilor, a
prerogativelor dar i competena n a le realiza.
Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi:
un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz;
un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb;
un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut;
un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i documentelor, capabil s le
gseasc, la nevoie, cu rapiditate;
un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile reprezentanilor
firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s comunice acestora ideile interlocutorilor
strini fr denaturri;
un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s prelucreze i s
transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i celelalte compartimente ale
unitii;
un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn/limba strin;
un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s nregistreze,
repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc rspunsul la scrisorile
indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun cu materialul de baz, s
ntocmeasc formele de expediere a corespondenei;
 un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din interiorul firmei
(ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul de secretar de edin i s redacteze
procese-verbale;
un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s claseze
materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc;
un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, maini
de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc);
un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s le
prezinte sub form de grafice i tabele;
un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze, limitnd
pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i ntreruperilor frecvente ale activitii
conducerii n anumite perioade.
un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor directive generale i a
materialului documentar;
un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor n curs de
multiplicare.
1.4. Organizarea secretariatelor
In scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i materiale. Resursele
umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat (persoane fizice bine pregtite i
capabile s se adapteze permanent la noutile din domeniu). De modul lor de integrare n sistem depinde
eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la obiectele i mijloacele prin care se
asigura condiiile de munca n acest domeniu, i anume:
spaiul de lucru ;
obiecte de iluminat;
obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;
maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate de
nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)
In funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat poate fi
organizata astfel:
n unitile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este centralizat;
n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este parial
centralizata (birouri colective), parial descentralizata (efi de cabinet, secretarii conductorilor).
Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje:
concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la capacitate maxima;
pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse centralizat
influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor;
posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii metodelor de operare
n munca de birou;
costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor n maini de birou i al ntreinerii lor,
deoarece sunt folosite n cadru restrns.

1 Victor Alistar, Ion Popescu Slniceanu, Protocol, coresponden secretariat n Administraia Public,
Editura Lumina Lex, Bucureti, 2001, p.126
 CAPITOLUL III

FUNCIILE SECRETARIATULUI MODERN

Lector univ. drd Maria PARIZA

Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Universitatea Ovidius Constana

Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar

O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evoluiei istorice a
managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput, n practicarea acestei meserii,
descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat funcionarea pn astzi:
meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai vieii
economico- sociale;
tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i,
confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.
Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind din latinescul
secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete.
Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii sale. Dac inem cont
de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de stat de a emite dispoziii,
de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii
autoritilor, considerai a constitui prima celul a birocraiei, n Orientul antic [1] .
n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializai n
comunicarea scrisa.
Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind extrem de rare
persoanele care tiau s citeasc.
Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de pstrarea secretului
profesional.
Termenul grammatikos, [2] denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi considerat cel
mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu nceputurile scrierii.
Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de comunicaie, se
contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii. [3]
In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin apariia anumitor
grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional, munca de secretariat capt
contururile specializrii.
Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena monarhului
sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a sarcinilor iniiale de
caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere dar i de eviden a circulaiei
documentelor scrise.
In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile administrative,
imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, nct activitatea
sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu aceea de dactilograf.
Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor, pn la
nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti refuzate femeii secole de-
a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase nu a avut curajul s lanseze femeia n viaa
administrativ, dar a declanat goana dup o egalitate de sexe. [4]
n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de femei, n
special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n domeniul competenei
sociale i al inteligenei emoionale. [5] Se contureaz, astfel, noi cerine, privind practicarea acestei
profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori,
privind resursele umane i resursele informaionale, la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum
sociologia, psihologia, ergonomia.
Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su de baz,
secretariatul.
n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor informaionale i
comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele secretariatului impun n egal
msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii tradiionale secretariale la care se adaug altele
noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem
enumera: stpnirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i
pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea
principiilor de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de
circulaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti de comportament n
relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor devine tot mai
complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire fiind nevoit de multe ori
s preia pri din activitile conducerii spre a le prelucra independent, s gestioneze fluxuri de informaii
i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare a informaiei i de comunicaie.
Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate.
Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente de opinie: [6]
a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i c n viitor va
disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolului calculatorului pentru activitatea
fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul va ajunge s suplineasc rolul secretarei;
b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este n continu
cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc;
c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional actual, fiind tot
mai implicat n activiti paraprofesionale n care competenele ei s impun cunotine noi din alte
domenii (economie, management, juridic), alturi de cele tradiionale.
Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine i oricum.
n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii, echipe de
secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la distan.
1. Funciile secretariatului modern
Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme, indiferent
domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe lng de un post de
conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea
titularului funciei n cauz. n echipa manager-secretar, o sarcin unic este finalizat prin contribuia
celor dou persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplic o rezoluie pe o cerere.
Secretariatul va prelua, n continuare, toate operaiunile ce in de redactarea, stilizarea, distribuirea sau
memorarea informaiilor prelucrate.
Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i complexitatea structurii
organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de pregtire al secretariatului.
Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea eficace a
secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii muncii manageriale.
Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai multe elemente:
degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative, contribuind, astfel, la
utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune;
creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte operative i
eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei;
asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire n
perimetrul ealonului superior al acesteia;
contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior din cadrul
firmei (directori generali, directori executivi).
Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului:
Funcia de tratare a informaiilor;
Funcia de documentare;
Funcia de filtru i legtur n contactele conducerii;
Funcia de asistare direct a managerului;
Funcia de reprezentare.
n continuare, vom aborda activitile i atribuiile specifice pe care le implic fiecare funcie n parte,
metodele i tehnicile specifice dobndite n practicarea acestei profesiunii, precum i tendinele de
evoluie a profesiunii n contextul general al transformrilor economice, tehnice i sociale. O astfel
abordare trebuie privit, ns, doar ca posibilitate de sistematizare teoretic a procesului muncii de
secretariat, deoarece, n practic, o serie de activiti pe care le vom trata distinct n exercitarea unei
funcii, sunt necesare n ansamblul exercitrii acestei profesiuni.
[1] Giovannini GIORANNINI, (ed .) De la silex la siliciu : Istoria mijloacelor de comunicare n mas.
Bucureti : Editura tehnic, 1989, p. 5-70 ; Marin AIFTINCA, Babilonul informaiei : Ctre o nou
ordine internaional n domeniul comunicrii i informaiei Bucureti : Editura politic, 1987, 286 p.
[2] n limba romn termenul a fost preluat sub forma grmtic i a circulat cu sensul de secretar sau
scriitor ntr-o cancelarie domneasc.
[3] Ovidiu NICOLESCU; Ion VERBONCU, Evoluia managementului pe plan mondial.
n: Management, Bucureti, Editura economic, 1999, p. 63-74
[4] Virginia VEDINAS, Elemente de protocol, Bucureti, Lumina Lex, 2000, p.78-90.
[5] Susan VINNICOMB; Nina COLWILL L, Femeile n management, Bucureti , Teora, 1998.
[6] Ibidem, p. 83.
 CAPITOLUL IV
ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE

Prof. univ. dr. Adina Berciu-Drghicescu

Directorul Colegiului Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti
Prof. Maria Petre
Arhivele Naionale Istorice Centrale Bucureti
Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaie izvoarele scrise pe supori friabili (uori
deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii
soluiilor optime de selecionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Alturi
de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz informaiile, datele cuprinse n documente, n
publicaii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic sintetic, de regsire a
datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar.

Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie principala surs de
informare documentar.

Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se preconizeaz) un fapt, se
confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivit normelor internaionale documentul este definit ca
un material pe care este nregistrat o informaie sau o informaie nregistrat pe un segment. Prin
urmare elementele unui document constau n: informaii, nregistrarea lor, suportul.

Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg. Astfel n Dicionarul
tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind orice surs pe supori
friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini,
care prezint interes pentru cunoaterea istoric[1].

Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscripie sau orice alt mrturie care servete la
cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clar i avnd unitate de
unitate de coninut i neles de sine stttor. Legea Arhivelor din 1996 menioneaz c prin documentele
care fac parte din Fondul Naional al Romniei se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i
consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, afie, chemri, planuri, schite, hari, pelicule
cinematografice i alte asemenea mrturii precum i nregistrri foto, video, audio i informaia cu valoare
istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romani n strintate[2].

Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul informaiei ct i
sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive naionale, departamentale
(judeene), istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri i colecii.

Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de stat, de
alte organizaii sau de persoanele fizice care au ndeplinit funcii sau misiuni de rspundere n stat sau au
avut un rol deosebit n viaa politic, social, economic, tiinific, cultural sau artistica a rii,
care constituie izvor de cunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii politice, economice, sociale i culturale
a rii[3].

In actuala Lege a Arhivelor Naionale se specifica: Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul
Arhivistic Naional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat,
organizaiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum i de ctre
persoanele fizice[4].

Colecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-a fcut prin alegere
sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizaie, de o familie sau de o persoan
fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particulariti externe, lingvistic) fr a se ine
cont de proveniena lor[5]. Colecia are mai muli creatori ai documentelor care de multe ori au fost create
n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au form i raporturi
asemntoare.

S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a
fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente i arhive moarte, care nu mai ndeplineau acest
oficiu.

Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista mai multe criterii de
clasificare:
A. Dup deinerea arhivelor:
arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv;
arhive ale Arhivelor Naionale;
arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare.
B. Dup etapele procesului de formare a arhivelor:
arhive curente (de registratur);
arhive de depozit;
arhive istorice (permanente).
C. Dup ornduirea social:
arhive feudale;
arhive moderne;
arhive capitaliste;
arhive socialiste.
D. Dup etapele istoriei arhivelor:
arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i era destinat i
care beneficia de coninutul lui);
arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz);
arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i eviden);
copierea se fcea n registru;
arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ).
E. Dup creatorii arhivelor:
arhive centrale, create de instituiile de conducere din stat;
arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare;
arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, curi cu juri etc.;
arhive poliieneti provin de la instituiile de la perioada modern care aveau n sarcin meninerea
ordinii i care erau organe executive ale statului;
arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite ramuri ale economiei i
cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comerului;
arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin nfiinarea oficiilor
statistice (1859);
arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi, Marele Stat Major;
arhive sanitare aparin unor instituii create la sfritul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri pentru
boli, msuri de prevenire, epidemii;
arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cu scopul de a-i pstra
interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii (bresle i corporaii);
arhive culturale create de instituii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn, biblioteci, muzee;
arhive de nvmnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng mnstiri; dup
sec. al XIX-lea se organizeaz nvmntul, iar arhivele sunt create de coli, licee, universiti;
arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu documentele cele
mai vechi;
arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i totodat
conservate contient de ctre o persoan;
arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca
persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaia lor s-au pstrat n
proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia.
F. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe:
 hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucrat din tulpina plantei
numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris obinut din prelucrarea pieilor
unor animale), scoara de copac.
G. Dup modul de percepere de ctre om:
arhive vizuale;
arhive sonore;
arhive audio-vizuale.
Pornind de la aceste definiii i explicaii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor. Abordarea acestui
aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt necesare n prezenta lucrare, dar
clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exist mai multe criterii de
clasificare.
Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturbaii i n domeniul arhivelor. Pentru a se putea prelua
fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgi accesul la cercetarea arhivelor istorice naionale s-
a recurs la un cadru legislativ minim[7], respectiv Legea nr.40/1990 i Hotrrea Guvernului Romniei
nr.769/1991.
Transformrile produse n sistemul instituional, apariia sectorului particular, abandonarea sau
fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua lege a
Arhivelor Naionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996 prin decret de Preedintele Romniei. Aceasta
stipula (art. 3) c administrarea, supravegherea i protecia special a Fondului Arhivistic Naional al
Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitar bugetare n cadrul Ministerului de Interne.
Pornind de la actele normative n vigoare, unitilor creatoare i deintoare de documente la revin o serie
de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea, folosirea i depunerea la Arhivele Naionale a
nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional. Acestea constituie cerinele n materie de arhive
pe care societatea le adreseaz amintitelor uniti, dovad c legiuitorul recunoate importana i rolul
arhivelor n stat.
Urmrind organizarea i desfurarea activitii arhivistice la nivel naional, n mod unitar, Arhivele
Naionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instruciuni privind activitatea de
arhiv la creatorii i deintorii de documente. Aceste instruciuni sunt deosebit de utile i vin s
completeze dispoziiile cuprinse n Legea Arhivelor Naionale din 2 aprilie 1996.
Primul capitol al instruciunilor cuprinde n 7 articole dispoziii generale ce definesc documentele ce fac
parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei (F.A.N.); faptul c administrarea, supravegherea i
protecia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele Naionale; obligaiile deintorilor i creatorilor de
arhiv n nfiinarea compartimentelor de arhiv, conform complexitii i cantitii de arhiv precum i
structura i competena compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unitilor creatoare i
deintoare de arhiv, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naionale; atribuiile personalului
compartimentului de arhiv i obligaia de a comunica n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor
Naionale, nfiinarea, reorganizarea sau oricare alte modificri survenite n activitatea instituiilor cu
implicaii asupra compartimentului de arhiv;
Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obligaiile creatorilor i deintorilor de documente
ncepnd de la evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea, folosirea documentelor i pn la
depunerea lor la Arhivele Naionale i rspunderile i sanciunile ce se aplic n cazul nerespectrii
acestor obligaii.
Evidena documentelor
Legislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor de documente de a nregistra toate documentele intacte,
ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr-un singur registru de intrare-ieire sau n
mai multe (atunci cnd instituia creeaz un numr unic de documente), fr ca numerele de nregistrare
date documentelor s se repete.
nregistrarea documentelor marcheaz existena oficial a acestora i reprezint actul de natere al fiecrui
document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea pstrrii lor.
Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit organizarea precis a
circuitului lor.
Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea acestora se face
la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu-se numrul de nregistrare atribuit
de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.[8]
nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1 ianuarie
pn la 31 decembrie ale fiecrui an.
n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de nregistrare; data
nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor documentului; numrul
anexelor; emitentul; coninutul documentului pe scurt; compartimentul cruia i s-a repartizat; data
expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i
indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea
documentului.

Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul
fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al documentului la
care se face conexarea.

Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele
iniiale, completndu-se coloanele adecvate.

n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al documentului la
care se rspunde.

Gruparea documentelor n dosare

Operaiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre rezolvare.
Fiecare document, dup coninut, urmeaz s fie repartizat la un dosar.

Legislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i

termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.

Prima operaie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a documentelor
primite de la diferii corespondeni, persoane juridice sau fizice, mpreun cu documentele de rspuns
(dac au necesitat rspuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se aezarea documentelor n ordinea
descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a formrii dosarului n care evolueaz,
concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire a documentelor.

Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros discernmnt,

repartizndu-se la aceeai map numai documentele care se refer la aceeai problem i cu acelai
termen de pstrare, pe baza unor indicatori prestabilii, care nsumeaz sub o form determinat grupa de
documente create ntr-o instituie.[9]

Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel
n care se nscriu, pe compartimente de munc, categorii de documente grupate pe probleme n termene
de pstrare. El este un element analitic i servete att la registratur, n vederea repartizrii documentelor
intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea
documentelor dup rezolvare n dosare, cci dosarul nu capt aceast accepiune dect n momentul cnd
este ncheiat i perfectat.

Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea constituirii

dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatorului dosarelor a fost prezent de la nfiinarea
Arhivelor Statului. Primele instruciuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create n
decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la arhiv pe aceeai baz.

Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n ordinea intrrii
lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup alfabet.

Legislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor,

de existena i aplicarea lui corect depinznd toate activitile ulterioare, respectiv: clasarea
documentelor pe probleme i termene de pstrare, constituirea unitilor arhivistice, inventarierea lor,
selecionarea, valorificarea informaiilor documentare etc.
O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui reorganizare necesit o
reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este
sistemul cel mai economic i, n acelai timp, operativ.[11]

Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desfurate, structura schemei de organizare
a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene
de pstrare.

El se ntocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12]

n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n ordinea n care

figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane.

n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu litere majuscule.

n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar
numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc.

n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite.

Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A). Indicativul poate fi
format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai din cifra arab (ex: 4), dac creatorul
are ca pri componente numai compartimente de munc fr subdiviziuni sau mici compartimente de
munc.

La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ieire, la rubrica

rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte.

n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare (ex: P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face
inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea creatorului de documente
i, n mod deosebit, de importana tiinific a informaiilor pe care le conin documentele.

n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul permanent (prescurtat
P) iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra care reprezint numrul anilor ct se pstreaz
(1,3,5,10 etc). Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n
momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, n anumite conjuncturi,
informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng termenul de pstrare temporar se
menioneaz C.S. (comisie de selecionare). La expirarea termenului de pstrare, aceste documente vor
fi analizate de comisia de selecionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reinute
permanent.

ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen de pstrare. n
cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i, respectiv, cu termene de
pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare, trimestriale, anuale .a.), se constituite dosare separate,
pentru fiecare termen de pstrare. Astfel, documentele cu valoare permanent, care din nevoile practice
ale creatorului exist n mai multe exemplare, se pstreaz n original ntr-un dosar cu termen permanent
iar celelalte exemplare se pstreaz ntr-un dosar separat cu meniunea cpii, cruia i se d un termen
temporar. n aceast categorie se ncadreaz instruciunile i normele metodologice de lucru, studiile i
documentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se pstreaz la o map de
lucru, la compartimentul care execut acele atribuii, dar ele se vor regsi n arhiva creatorului la
compartimentul emitent, n exemplarul original, cu semnturile, aprobrile i avizele respective.

Atunci cnd n cadrul aceleiai probleme se creeaz documente cu termene de pstrare difereniate, n
raport cu importana informaiilor pe care le nsumeaz, se grupeaz n dosare diferite, ex.: dosarele de
prognoze, planuri de perspectiv i documentaiile corespunztoare, planurile periodice, situaiile
decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de pstrare.
Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s nsumeze
propunerile tuturor compartimentelor, n aa fel nct nici o categorie de documente s nu rmn pe
dinafar, ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncercri de asimilare prin analogie care, n final,
provoac pierderea individualitii documentelor i imposibilitatea nominalizrii i regsirii lor.[13]

Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n structura
creatorului de documente. Adic se nfiineaz noi comportamente de munc sau subdiviziuni,
nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor
de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele
prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Cnd au loc ns reorganizri,
restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc, se ntocmete un nomenclator nou.

De menionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informaiile pe care le
nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup aceleai reguli dar se pstreaz
separat, pe termene de pstrare. Dup expirarea termenului de pstrare cu caracter secret, aceste
documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului.[14]

Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen-clatorului dosarelor. eful fiecrui

compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice
compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului de arhiv i se
nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare i confirmare.

Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i se confirm la nivel central
de Arhivele Naionale, i al nivel local de direciile judeene ale Arhivelor Naionale. Dup confirmare,
nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplicrii lui.

Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea corespondenei
ctre compartimente precum i pentru menionarea n registrul de intrare-ieire a indicativului dosarului
unde s-a clasat lucrarea.

Constituirea dosarelor

i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de dosar a urmat celui de dela care la
rndul su s-a desprins din termenul de acta. Primele instruciuni de organizare a arhivei n ara
Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa toate
documentele care le creeaz, n dosare, pe probleme, iar n interiorul acestora, n ordine cronologic, dup
data primirii, urmat de conceptul de rspuns sau alte nscrisuri, apoi cusute dup sistemul legtoriei de
cri. Mai trziu, statutul administrativ din decembrie 1848, stabilete i alte detalii asupra dosarului, prin
care limita grosimea lui, cernd ca acesta s nu depeasc 25 cm.

n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfritul secolului
al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivit cruia actele dintr-un an au fost pstrate n
strict ordine cronologic, dup numrul de nregistrare. Din aceast form s-au desprins mai trziu
diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al numrului de baz, adic de grupare a
actelor referitoare la aceeai chestiune ntr-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat i sistemul fascicolelor,
prin care se grupau la un loc, n clase pe probleme, toate chestiunile de acelai fel. Ambele sisteme
reprezint forma de tranziie ntre sistemul cronologic de pstrare a actelor i cel al dosarelor i pregtesc
terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.[15]

Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la

compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. n vederea predrii dosarelor se efectueaz o
serie de operaiuni.

Prima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup alte
criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic, actele
mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea acestei operaii o atenie
deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.

Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnri personale
care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cu problema din dosar, fie c au
fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt
nlturate cu avizul comisiilor de selecionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se
trec la dosarul de care aparin.

nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosarele n cadrul fondului
arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie factori de asigurare a
integritii fondului.

Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv

Inventarierea este operaiunea de luare n eviden a unitilor arhivistice, n urma creia rezult
inventarul fondului sau coleciei. Ea se poate face prin dou metode: metoda direct i metoda indirect
sau pe fie.

Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pe coperta
dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente: necesit spaiu i mutarea
de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic majoritii creatorilor de arhiv.

Prin metoda indirect, inventarierea se execut pe baza fielor. Aceast metod permite nlturarea
eventualelor greeli n redactarea coninutului rezumatelor i evit mutarea repetat a materialelor, iar
fiele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fiier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator.
[16]

Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz de inventare,

ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelai termen de
pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de munc. Fiecare compartiment va ntocmi
attea inventare cte termene de pstrare sunt prevzute n nomenclator. n cazul dosarelor formate din
mai multe volume, n inventar fiecare dosar va primi un numr direct, distinct.

Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare pentru

documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la compartimentul care face predarea, iar
celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv. Dosarele nencheiate n anul respectiv,
ca i cele care se opresc la compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu
menionarea nepredrii lor, n felul acesta se nltur pericolul rtcirii dosarelor i se asigur arhivarea
lor corect. n momentul predrii lor ulterioare, n inventare se va meniona acest lucru.

Rubrica Coninutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden, sinteze, rapoarte,

memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele coninute i perioada la care se
refer.

Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din coninutul dosarului.
Dup el este menionat emitentul cu denumirea complet, apoi destinatarul tot cu denumirea complet.
Problema sau problemele coninute n dosar constituie esena lui i se va reproduce ct mai exact.
nlturarea neesenialului i redactarea ntr-o form clar a problemelor importante duce la regsirea
rapid a informaiilor. Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput,
menionndu-se n inventar anii extremi.

Inventarele care redau operativ i exhaustiv informaiile existente n arhiv, determin eficiena maxim a
regsirii informaiilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un document, nu trateaz n mod
exclusiv o singur problem, ci include o diversitate de probleme conexe. Informaia privitoare la aceste
probleme conexe este expus riscului pierderii din neputina de a reda diversitatea de probleme n
coninutul dosarului.[18]

Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelor creatoare de

documente. Predarea la arhiv se face conform unei programri prealabile, pe baza unui proces verbal. La
preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea modului de constituire a
dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constatrii unor
neconcordane, ele se aduc la cunotina compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se
impun.[19]

Evidena dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de eviden

curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legislaia arhivistic.[20]

Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden curent se
deschide cte o partid pentru fiecare fond.

Astfel, la capitolul Preluri se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare
inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecare inventar se noteaz:
Numrul de ordine al inventarului
Data prelurii documentelor din inventarul respectiv
Denumirea compartimentului de la care provine inventarul
Datele extreme ale documentelor
Totalul dosarelor din inventar
Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv
Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior
La capitolul Ieiri se trec:
Data ieirii documentelor din eviden
Unde s-a predat
Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden
Totalul dosarelor ieite
Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de
documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii, transferului ctre alt unitate
deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevzute.[21]
Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia
din urmtoarele acte, dup caz:
Proces-verbal de selecionare (conform anexei nr.5)[22]
Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]
Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale a documentelor sau a lipsei acestora

Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare, aprobat
de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de Arhivele Naionale.

Selecionarea documentelor

Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan, ntruct n cadrul ei se
apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hotrte pstrarea sau eliminarea
lor definitiv, angajnd n cel mai nalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhiv.

Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar-istoric, n

vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parte introducerea n circuitul economic a celor
care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect.

Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de an spaii de depozitare

i solicit nsemnate fonduri bneti pentru conservarea i evidena lor. Termenele de pstrare la creator se
stabilesc n raport de valoarea tiinific sau utilitatea practic a documentelor. Interesul practic este
limitat la un numr de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp n care documentele pot servi ca surs de informare
i de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac
documentele au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata retribuiei .a).[24]

Legislaia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente s

funcioneze cte o comisie de selecionare numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii
respective. Ea este compus din preedinte, secretar i un numr impar de membri, numii din rndul
specialitilor proprii, reprezentnd principalele compartimente de arhiv. eful compartimentului de
arhiv este de drept secretarul comisiei de selecionare.[25]

Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rndul specialitilor cu experien care prin
pregtirea, discernmntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, s fie n msur
s hotrasc asupra importanei informaiilor cuprinse n documente.

Efectuarea n bune condiii a selecionrii documentelor este determinat de pregtirea i experiena celor
care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor.
Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele
care se pstreaz permanent sun suficient de cuprinztoare, concludente n ce privete rolul creatorului n
stat, economie, cultur etc. De asemenea, pentru selecionarea corect este necesar cercetarea integral a
documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de pstrare actual, pentru a se crea privirea de
ansamblu asupra documentelor existente i a informaiilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de a
distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompetena pot duce
la pierderi irecuperabile de documente.[26]

Comisia de selecionare se ntrunete anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul prezint comisiei
inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate. O atenie deosebit va fi dat dosarelor care au
meniunea C.S. (comisa de selecionare). Dac comisia constat greeli de ncadrare a documentelor la
termenele de pstrare sau stabilete ca unele dintre acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n
inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul de munc respectiv. La
ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din Legislaia
arhivistic[27]) care se nainteaz spre aprobare conducerii unitii. Sunt selecionate att documentele
create de unitatea respectiv ct i cele create de alte uniti i pstrate n depozitul acesteia.

Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate mpreun cu procesul-verbal

aprobat de conducerea unitii i inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se
efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu adres nregistrat, pentru confirmare, la
Arhivele Naionale, n cazul unitilor centrale, sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul
unitilor locale.[28]

Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar dac,
potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar. Este evitat astfel pierderea unor
informaii importante.

Documentele supuse selecionrii se pstreaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de

control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare.

Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se
inventariaz n ordinea drii lor n folosin, ntr-un registru.[29] Selecionarea matricelor sigilare scoase
din uz se efectueaz de ctre comisiile de selecionare, pe baz de proces-verbal (anexa nr. 6)[30], nsoit
de inventar (anexa nr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor Naionale. n inventar, conform anexei nr. 7 va fi
menionat data prelurii i denumirea organizaiei (sau numele persoanei) de la care s-a preluat matricea,
materialul din care este confecionat placa metalic (aur, argint, oel etc) ct i suportul (filde, lemn,
ebonit etc), forma (rotund, ptrat, triunghiular), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor n cm),
descrierea cmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se va
reproduce textul din exerg, textul ntregit i dac este cazul, traducerea n limba romn, ntre paranteze)
i anul confecionrii.
Selecionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de pregtire n vederea intrrii lui n
Arhivele Naionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului cruia i se ncredineaz lucrarea spre
avizare s-i determine pe membrii comisiei de selecionare s judece documentele nu att de pe poziii
administrative, ct de pe poziia cercettorului dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste
decenii preocuprile generaiei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.[32]

Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat

Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea

Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prevd la art. 37: Documentele secrete de
stat se nregistreaz, manipuleaz, studiaz i pstreaz potrivit actelor normative n vigoare privind
aprarea secretului de stat.[33]

Conform acelorai instruciuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului n care
se cuprind i categoriile de documente din listele de date i informaii secrete de stat; gruparea
documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete; documentele secrete de serviciu i
nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situaii, grafice, schie, tabele) i care nu
pot fi separate, vor intra n componena dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor
secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul urmtor crerii lor, la
compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv, pe baz de inventare, la expirarea
caracterului secret. Pstrarea i selecionarea lor la compartimentul de arhiv se fac n acelai mod ca la
documentele nesecrete.

Documentele secret de stat care i pstreaz acest caracter i dup expirarea termenului de pstrare
prevzut n nomenclator se selecioneaz la compartimentul special de o comisie de selecionare compus
din persoane care au acces la date, informaii i documente secrete de stat. Din aceast comisie va trebui
s fac parte i eful compartimentului special.

Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva general este
bine marcat (ex.: cercetrile tiinifice din diferite domenii sunt secrete pn la finalizare i publicare;
inveniile i inovaiile pn la punerea lor n practic etc.) pentru altele, aceast operaiune este lsat la
aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezult necesitatea urmrii cu atenie a declasificrii
documentelor atunci cnd nceteaz caracterul lor secret i predarea lor la arhiva general ntruct
majoritatea lor prezint valoare documentar-tiinific.[34]

Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare

n situaia n care numrul creatorilor de arhiv este n continu cretere, datorit dezvoltrii economiei de
pia, iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat pe ultimul plan, n paralel cu transformarea sau
dispariia unui numr important de instituii, sunt numeroase cazuri cnd n cadrul depozitelor de arhiv
se gsete arhiva neprelucrat.

Instruciunile privind activitatea de arhiv la deintorii de documente prevd la articolele 40-42,

metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare.

Astfel deintorii arhivelor prelucrate sunt obligai s determine apartenena la fond (fondarea), inndu-se
seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluia sau notele tergale i coninutul
actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de
munc, iar n cadrul compartimentului pe probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe
probleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde documente din mai muli ani se ordoneaz la anul cel
mai vechi, fr a se lua n consideraie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face
ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an.[35]

n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi se grupeaz pe
probleme n dosare.
Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de termenul de
pstrare, apoi comisia de selecionare cerceteaz dosarele poziie cu poziie, stabilind unitile arhivistice
care se elimin i cele care se rein, prezentnd importana tiinific i practic.

n procesul ordonrii documentelor fr eviden, se separ documentele de acelai fel, cu termene de

pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici de prezen), n vederea eliminrii lor
globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de pstrare. Inventarele ntocmite pentru acest gen
de documente vor cuprinde: numrul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (n metri
lineari sau uniti arhivistice), poziia n nomenclator i termenul de pstrare.[36]

Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare, inventariere i
gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundere va aduce n circuitul cercetrii tiinifice date
importante ale istoriei economice, sociale, politice i culturale ale poporului romn.

Folosirea documentelor

Bogia de informaii cuprins n depozitele de arhiv a diverilor creatori i ndeosebi documentele care
fac parte din Fondul Arhvistic Naional poate fi folosit pentru cercetarea tiinific; rezolvarea unor
lucrri administrative, informri, documentri precum i pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate.

Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Naionale, documentele care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii romni i strini, dup 30 de
ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face
numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare. Legea stabilete c documentele cu
valoare deosebit nu se expun n public, n original, ci sub form de reproducere, pentru protejarea lor.
[37]

Articolul 44 din Instruciunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i deintorii de documente, din
23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze la cerere, certificate, copii i
extrase dup documentele pe care le creeaz i le dein, chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani,
dac acestea se refer la drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea n munc, studii, drepturi
patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o expunere exact i clar a datelor rezultate din documente, va
indica numai datele existente precum i denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare
ntocmirii certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun n ordine cronologic,
iar referatul pe baza cruia se redacteaz certificatul va fi semnat i datat de persoana care a fcut
cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate (anul i
numrul din inventar).

Dac, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare sau deintoare,
recercetndu-se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, menionndu-se c
l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului i datei de emitere a precedentului, fie se poate
emite un nou certificat, menionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va
anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare.

n cazul cnd n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situaie se comunic n scris
solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor, cererea se trimite spre rezolvare
respectivei uniti, comunicndu-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, n textul certificatului,
tersturi sau completri printre rnduri, rspunderea asupra exactitii datelor o poart referentul i eful
lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se nmneaz personal
solicitantului ori mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot.

Dac n dosarul n care s-a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de stare civil sau
alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semntur, reinndu-se la dosar o copie
certificat de responsabilul arhivei.
Pentru regsirea facil a informaiilor, evidena cererilor se va ine pe baz de fie ntocmite pentru fiecare
solicitant n parte. Fia va cuprinde numele i prenumele solicitantului, numrul i data nregistrrii
cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic
computerizat de eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate.[39]

Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea ntr-un registru
de depozit, conform anexei nr.8[40]. n registru, dup rubrica cu numrul curent, urmeaz rubrica n care
se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic
scoas; apoi rubrica unde se noteaz cota unitii arhivistice, aa cum este ea trecut pe copert; urmeaz
rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de
certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele solicitantului i funcia ndeplinit n instituia
deintoare; urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unitii arhivistice i semntura solicitatului; apoi
rubrica ce cuprinde data restituirii unitii arhivistice i semntura arhivarului depozitului care valideaz
astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observaii.

n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i anume fia
de control (anexa nr.9)[41] care se introduce n raft, n locul dosarului scos pentru cercetare. Cnd dosarul
este rearhivat, fia de control va fi anulat. Ea cuprinde: denumirea fondului (coleciei) din care face parte
dosarul scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, numrul din inventar al dosarului, anul,
numele i prenumele solicitantului i data.

Dac aceste operaiuni sunt respectate ntocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice dintr-un depozit este
foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fiei de control. n acelai timp,
arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitii arhivistice, asigurat de dosarul numerotat legat i
certificat.

Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic

Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce mai mare i
necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionare deosebite fa de alte tipuri de arhiv.

Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purttoare de informaie

tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici, fotosensibili sau din hrtie
tratat special. Aceste documente, indiferent de natura informaiilor, a suportului sau a scrisului, se
nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de
registru de intrare-ieire, fie pe calculator, ntr-un fiier special, fie prin alte mijloace moderne de
nregistrare, ntr-o registratur general, ori pe compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a
documentelor n circulaia lor. O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un grupaj sau
temei pentru crearea unei uniti arhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i
se constituie ca unitate de pstrare). Unitile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii,
birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce
procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal
(anexa nr. 3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a aceleai ca i pentru arhiva general. Intrrile i ieirile
din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent (anexa nr.4)[44].

Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor

generale:

Principiul unitii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate, instituie sau
persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de o instituie, familie sau persoan fizic (colecie)
trebuie s se pstreze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i prelucrare.

Principiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiunii unitilor arhivistice n fond

sau colecie potrivit sistemului de organizare dat de creator.
 Principiul dreptului comunitilor locale presupune pstrarea fondurilor i coleciilor arhivistice din
zona geografic n care au fost create.

Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe supori diferite naturi
i care impun condiii de pstrare specifice (principiul prioritii conservrii), este necesar gsirea unor
forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradiie arhivistic (principiul
compatibilitii sistemelor).[45]

Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot constitui
fonduri i colecii integrale.

Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustraii cuprinse n text, fie ca anexe, se vor ordona,
inventaria, eventual seleciona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate.

Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe uniti arhivistice incidentale, ele se
vor constitui n parte structural separat, ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic
(i n cadrul lui cronologic). Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de
documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor i coleciilor constituite integral din
documente tehnice i de nregistrare la articolele 59-80.[46]

Pstrarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv

Prin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se nelege preocuparea pentru asigurarea existenei i
integritii documentelor, dar i procesul de prelungire a vieii utile a documentelor de arhiv printr-un
complex unitar de msuri tehnice i organizatorice.[47]

Creatorii i deintorii de documente sunt obligai prin legislaia arhivistic s pstreze documentele n
condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii sau comercializrii
lor. Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite special sau n ncperi amenajate n acest
scop care le protejeaz mpotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, variaiilor de temperatur i
umiditate, surselor de infecie, pericolului de foc, inundaii sau infiltraii de ap. Depozitele trebuie s fie
dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr
emanaii. Dimensionarea elementelor de pstrare a arhivei trebuie s aib n vedere dimensiunile
materialului suport) hrtie, film etc.), ale materialelor de protecie (cutii, containere), ale spaiului de
construcie aferent, asigurndu-se accesul la documente i posibilitatea unei evacuri rapide n caz de
necesitate.

Rafturile trebuie s fie aezate perpendicular pe sursa de lumin natural, iar iluminatul artificial s
urmreasc culoarul dintre rafturi. ntre perei i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spaiu liber de 0,7
0,8 m. lime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea
depozitelor cu crucioare de transport interior care s asigure transportul n siguran a documentelor i
manevrarea lor n aa fel nct s fie evitat deteriorarea.

Documentele se pstreaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i dimensiunea
lor i se aeaz n rafturi pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar. Dac creatorul deine
documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se depoziteaz pe
categorii.

Depozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu temperaturi
cuprinse ntre 15-20 C i umiditi relative de 50-60%, iar n depozitele de materiale fotografice i cele
de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre 14-18 C, air umiditatea relativ de 40-50%.
Acestea se msoar cu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate
depozitele iar citirile vor fi consemnate ntr-un caiet de depozit.

Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme
parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalaii de climatizare. Se vor asigura curenia
i ordinea interioar prin desprfuire, curire mecanic, dezinsecie i deratizare, ultimele dou
operaiuni, cel puin odat la 5 ani.

Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reourilor, fumatului
n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntreruptoarelor defecte. Depozitele vor fi
prevzute cu stingtoare portabile cu ncrctur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte precum i cu
mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instalaii de stingere automat a incendiilor. Orice
situaie de calamitate n depozitele de arhiv se va comunica imediat Arhivelor Naionale sau direciilor
judeene.

n depozitele de arhiv, dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i termene de

pstrare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe termene de pstrare. Pe rafturi,
dosarele se aeaz de sus n jod i de la stnga la dreapta iar rafturile i poliele se numeroteaz.[48]
Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menionate fondurile, rafturile, poliele
i XXXXXX al documentelor aflate n depozitul respectiv.
Depunerea documentelor la Arhivele Naionale
Instituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional se depun la
Arhivele Naionale pentru pstrarea permanent astfel:
Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor;
Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;
Actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;
Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la crearea lor;
Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.
Creatorii i deintorii de documente le pot deine, dup expirarea termenului de depunere, dac le sunt
necesare desfurrii activitii, pe baza aprobrii Arhivelor Naionale, n acest caz depunnd cte un
exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le dein, al Arhivele Naionale. Sunt exceptate
de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor Naionale, urmtoarele instituii: Ministerul Aprrii
Naionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Romn de Informaii, Serviciul de Informaii Externe,
Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii n domeniul siguranei naionale, Academia
Romn.[49]
Dac o unitate creatoare de documente se desfiineaz fr ca activitatea ei s fie continuat de alta, eful
compartimentului de arhiv ntocmete un proces-verbal n prezena reprezentatului Arhivelor Naionale,
n care se consemneaz: denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare,
starea de conservare. Acesta este semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiinat i de
membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentatului Arhivelor
Naionale. Documentele cu valoare tiinific vor fi preluate de Arhivele Naionale, iar cele cu valoare
practic vor fi depuse la Ministerul Muncii i Proteciei Sociale.

Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se efectueaz prin

confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. mpreun cu documentele se predau i inventarele
acestora, n 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit n 2
exemplare, conform modelului anexa nr.6.[50]

Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau deintoare, numrul lui fiind
trecut n registrul de eviden curent, n dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se
nregistreaz i la Arhivele Naionale. Un exemplar rmne la unitatea creatoare sau deintoare, celelalte
dou sunt trimise la Arhivele Naionale.

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional sunt bunuri de interes naional, crora statul le
acord protecie special pedepsind pe cei care aduc prejudicii integritii lor sau nu iau msuri privind
evidena, selecionarea i pstrarea acestor documente.

Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor ce fac parte
din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciuni i se pedepsesc conform prevederilor Codului Penal.
Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se fac de mputerniciii Arhivelor Naionale iar
plngerea mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se face n termen de 15 zile de la
primirea comunicrii, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contravenia.

Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, elaborate n spiritul noii
legislaii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucrtorilor din sectorul registratur-arhiv, iar
formarea, perfecionarea i atestarea personalului compartimentului de arhiv prin coala Naional de
Perfecionarea Arhivistic asigur desfurarea ntregii activiti arhivistice n mod unitar la nivelul
ntregii ri.

[1] Dicionar al tiinelor speciale ale istoriei, Bucureti, Ed. St. Enciclopedic, 1982, p. 103-104; vezi i
Florea Oprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare, conservare i restaurare a
arhivelor n Arhiva Romaneasc, tom I, 1995, p. 26-39.

[2] Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996.

[3] Dicionarul, p. 121-122.

[4] Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996

[5] Dicionarul, p.7 4; vezi i Lexicograf Archive Terminology, cf. Florea Oprea, p. 33.

[6] Ibidem, p.33-34; Florea Oprea, op. cit., p.34-37, mparte arhivele n arhive clasice i arhive tehnice,
fiecare dintre acestea n clasificri i subclasificri proprii.

[7] Marin Radu Mocanu, Arhivele Naionale n competiie cu timpul, Arhiva romneasc, tom II, 1996,
p.13, idem, Arhivele Naionale i Societatea romneasc, Bucureti, Edit. M.I., 1997, p.15.

[8] Legislaie arhivistic, Bucureti 2001, p. 26.

[9] Cristiana Dinu, Vasile Nicula, Constituirea dosarelor pe termene de pstrare, n Revista Arhivelor,
an LV, vol.X2, nr.4/1978, p. 444

[10] Emilia Cohn, Nomenclatorul de dosare i indicatorul de termene de pstrare instrumente de baz
n activitatea arhivistic, n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979, p.17.

[11] Voica Coman, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor, n Revista Arhivelor, an

LXI, vol. XLVI, nr.4/1984, p. 414.

[12] Legislaie arhivistic, p. 52.

[13] Voica Coman, op. cit., p. 415.

[14] Elena Ciuc, Din experiena Filialelor Arhivelor Statului Municipiului Bucureti pe linia activitii
de ndrumare i control la arhivele B.D.S., n Revista Arhivelor, an LXII, vol. XLVII, nr. 4/1985, p.
399.

[15] Cristina Dinu, Vasile Nicula, op. cit., p.16.

[16] Marcel Dumitru Ciuc, Ordonarea i inventarierea documentelor aflate n depozitele arhivelor
statului, n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr.3/1979, p. 300.

[17] Legislaie arhivistic, f. 53.

[18] Ion Cozac, Consideraii asupra ordonrii i inventarierii documentelor din epoca contemporan, n
Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979, p.23.

[19] Legislaie arhivistic, p. 54.

[20] Ibidem, p. 55.

[21] Ibidem, p. 31.

[22] Ibidem, p. 56.

[23] Ibidem, p..57.

[24] Voica Coman, Selecionarea documentelor la organizaii, n Revista Arhivelor, an LIX, vol. XLIV,
nr.4/1982, p.370.

[25] Legislaie arhivistic, p. 32.

[26] Voica Coman, Selecionarea documentelor , p. 373.

[27] Legislaie arhivistic, p. 56.

[28] Ibidem, p. 32.

[29] Maria Dogaru, Instrumentele de eviden i informare tiinific pentru izvoarele sigilare, n Revista
Arhivelor, an LVI, vol. XLII, nr.2/1979, p. 154.

[30] Legislaie arhivistic, p.57.

[31] ibidem, f.58.

[32] Vasile Cplnean, Consideraii privind selecionarea arhivelor la creator, n Revista Arhivelor,
editat de Asociaia Arhivitilor David Prodan, Cluj-Napoca, seria a III-a, vol.I, 1995, nr.1-2, p. 77.

[33] Legislaie arhivistic, p. 33.

[34] Elena Ciuc, op. cit., p. 399.

[35] Legislaie arhivistic, p. 34.

[36] Ibidem, p. 35.

[37] Legea Arhivelor Naionale, n Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996, p. 4.

[38] Legislaie arhivistic, p. 36.

[39] Ibidem, p. 37.

[40] Ibidem, p. 59.

[41] Ibidem, p. 60.

[42] Ibidem, p. 54.

[43] Ibidem, p. 53.

[44] Ibidem, p. 55.

[45] Ibidem, p. 39.

[46] Ibidem, p. 40-45.

[47] Florea Oprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare, conservare i restaurare
a arhivelor, n Arhiva Romneasc, tom I, fasc.2/1995, p. 31.

[48] Legislaie arhivistic, p.49.

[49] Legea Arhivelor Naionale, n Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71, din 9 aprilie 1996, p.3.

[50] Legislaia arhivistic, p. 57.

 CAPITOLUL VIII

ELEMENTE DE PROTOCOL

Necesare activitii de secretariat

1. Rolul protocolului

Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desfoare raporturile dintre

interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care guverneaz ceremonialul, al crui obiect este de
a oferi fiecrui participant prerogativele, privilegiile i imunitile la care are dreptul. Ceremonialul i
protocolul garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, care permite fiecreia dintre ei s-i fac auzit
n mod liber vocea. i unul i cellalt impun curtoazia care trebuie s guverneze raporturile ntre oamenii
de bun credin. Ceremonialul i protocolul guverneaz, de asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea
n vigoare a unor documente / acte specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vieii i activitii de
afaceri.

Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de precdere ntre parteneri.

2. Eticheta

Regulile de conduit sau regulile de comportare la care se refer eticheta contribuie la buna
desfurare a relaiilor din societate, n general, i la o desfurare normal a activitii in afaceri n
special. Este foarte important cunoaterea i aplicarea acestor reguli de ctre fiecare partener, dat fiind c
necunoaterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri eronate, la complicaii relaionale care
depesc sfera relaiilor strict personale ale celor n cauz. Nu se pot concepe relaii ntre parteneri fr
contactul uman necesar i, n cadrul acestui contact, fr respectarea unor reguli de etichet.

Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, n ultim instan, o lips de competen profesional a
unei persoane chemate s reprezinte interesele unei pri pe planul relaiilor specifice. n concluzie,
nsuirea i respectarea unor reguli de eticheta pot i trebuie s constituie o sarcin de ordin profesional.

A. inuta fizic (pe strad i n societate)

Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect, ngrijit, s se controleze permanent n fiecare
ocazie asupra acesteia. n societate este greit s te sprijini de sptarul unui scaun sau de perete, s ii
minile n buzunar sau s te joci nervos cu bricheta, batista sau alt obiect. Pe ct posibil, trebuie evitat s
stai cu spatele la alt persoan care este aezat pe scaun, fotoliu sau canapea. Aezarea pe scaun sau
canapea trebuie fcut de aa manier nct s nu denote o stare de plictiseal sau satisfacia de a fi cucerit
un loc pe care nu eti dispus s-l cedezi. Trebuie evitat strngerea genunchilor cu minile, sprijinirea
capului de sptar, btutul cu degetele pe braele scaunului. ncruciarea genunchilor la prea mare nlime
trebuie, de asemenea, evitat. Femeile trebuie s acorde mare atenie felului cum stau pe scaun i cum i
ncrucieaz picioarele, astfel nct rochia s poat acoperi genunchii. n timpul conversaiei este
nepoliticos s-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai mult greutate argumentelor
personale sau s-l aprobi btndu-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o
gesticulare excesiv, un rs zgomotos, tusea, strnutul i alte zgomote dizgraioase (aerofagii etc.)

B. Salutul
Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane. El comport, n
mimic i n inut, o serie de nuane care pot s-i modifice sau s-i completeze sensul, s constituie o
expresie de stim sau o simpl obligaie formal. Ctevareguli de baza n legtur cu salutul:

brbaii salut primii femeile;

persoanele mai tinere salut primele pe cele mai n vrst;

subalternii salut pe superiorii in grad.

Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de politee. Este recomandabil
ca brbatul cnd salut cu plria s o in de calot, nclinnd uor capul i privind la persoana salutat.
Dac minile i sunt ocupate, se accept salutul printr-o simpl nclinare a capului. n alte cazuri, salutul
se face printr-o nclinare a capului. De obicei, femeia rspunde la salut printr-o uoar nclinare a capului,
arbornd uneori un surs. n cazul ntlnirii cu o persoan cunoscut pe care nu doreti, totui, s-o salui,
eschivarea trebuie fcut cu tact. Cnd este ntlnit o persoan care pare cunoscut, fr a o putea
identifica imediat, este preferabil, s fie salutat. Persoanele care se afl intr-o maina salut primele
persoanele cunoscute de pe strada, n cazul n care au fost vzute. Dac persoana cunoscut este mpreun
cu mai muli prieteni, necunoscui celui care salut, se salut tot grupul. n timpul salutului se folosesc i
formulele: bun dimineaa, bun ziua sau bun seara. La ntlnirile oficiale se pronun denumirea
rangului: bun ziua domnule director, presedinte, ministru etc.#.

Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta de vorb
sau a continua drumul mpreun, fie cu ocazia prezentrii lor. n cazul strngerii de mn rolurile sunt
inversate: femeia este aceea care ntinde prima mna, persoana cea mai n vrst celei mai tinere i
persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secund, cele dou persoane se privesc
n ochi n momentul strngerii minii.

n toate mprejurrile, brbaii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului; femeile, n schimb, nu se
ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult mai n vrst sau pe care dorete s-o onoreze
n mod special.

Srutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejurri, fiind considerat ca o
form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau cstorite, de soii de nali demnitari
etc. Srutul minii se face ntr-o form politicoas, prin aplecarea corpului, iar n anumite mprejurri este
recomandabil s se simuleze gestul (n aer liber, de exemplu). Este greit s se srute mna nmnuat.
De asemenea, este greit s se rezerve acest gest numai pentru unele dintre femeile care se afl mpreun.

C. Prezentrile

n probleme de etichet, de o deosebit importana n activitatea partenerilor este felul n care se fac
prezentrile. n aceast privin trebuie respectate urmtoarele reguli:

brbatul este prezentat femeii;

persoana mai tnr este prezentat celei mai in vrst;

persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior .

Persoana care face prezentrile se adreseaz cu formula: mi permitei s v prezint pe. Dac
persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel mai mare. La prezentarea unuia
dintre soi de ctre cellalt se spune simplu: soul meu sau soia mea. La prezentarea unei perechi se
va spune: domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i doamna, ncepndu-se ntotdeauna cu soul.
Formule ca ncntat, sunt fericit de a v fi ntlnit / cunoscut se folosesc n mod curent.
Dei n practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, n tot mai multe ri ea este cunoscut n
rndul oficialitilor i n corpul diplomatic. n astfel de ocazii trebuie s se evite ca la autoprezentare s
se adauge, n afar de nume, apelative domnul sau doamna , adugndu-se, eventual, funcia sau
calitatea. n unele situaii prezentarea sau autoprezentarea este urmat de schimbul crilor de vizit.

Unele excepii de la regulile de prezentare:

fata tnr va fi ea prezentat unui brbat n vrst i nu invers;

Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut n viaa publica se va pronuna numai titlul
acesteia nu i numele; ex. domnul preedinte etc.

D. Conversaia

Orice reuniune sau aciune protocolar, orict de atent ar fi pregtit, risc s devin plictisitoare n lipsa
unor conversaii interesante i utile. Pentru crearea unei atmosfere plcute, gazda trebuie s se gndeasc
la alegerea oaspeilor, astfel nct ntre acetia s existe anumite puncte de contact, fie prin faptul c
lucreaz n aceleai domenii de activitate sau n domenii care au contingen ntre ele, fie prin formaia lor
intelectual.

Organizarea acestor aciuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin instrumente de munc, s
constituie un element principal al activitii diplomatice, o component principal a muncii de informare
i de relaii.

Arta conversaiei nu poate fi nsuit dup anumite formule. Pentru desfurarea unei conversaii plcute
i mai ales utile muncii de informare se cer o bun pregtire politic i profesional, cunotine variate de
cultur general, tact, atenie, politee i alte asemenea nsuiri pe care diplomaii trebuie s le posede i
care pot fi obinute printr-o munc struitoare, permanent de pregtire multilateral.

n ceea ce privete atitudinea n timpul unei conversaii, de obicei se spune c nu este frumos s pari nici
mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul tu. n timpul unei conversaii, diplomatul trebuie
s aib o atitudine corect, ns degajat, s fie plcut n conversaie i s o canalizeze n problemele care
l intereseaz. Desigur, respectul opiniei personale oblig pe oricine s asculte cu politee tezele
interlocutorului su. Aceasta nu nseamn c nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil s se
intervin ns ntr-o form politicoas, dar ferm, n explicarea poziiilor proprii atunci cnd ele sunt
interpretate n mod eronat. Acest lucru trebuie fcut cu calm i tact, astfel nct modul n care se susine o
prere contrarie s nu se fac de pe o poziie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie evitate
ntreruperile partenerului cu exclamaii de felul: nu avei dreptate!, ce eroare! etc.

Se va evita, pe ct posibil, tusea sau strnutul zgomotos n timpul conversaiilor, acestea fcndu-se ct
mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul ntors ntr-o parte fa de interlocutor.

La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntrein cu partenerul din dreapta i din stnga sa i s
evite, pe ct posibil, discuiile cu partenerii ndeprtai. La recepii, cocktailuri este recomandabil s se
circule printre invitai, s nu se evite conversaia cu strinii, iar reprezentanii din cadrul acelorai
ministere sau ambasade s nu se adune n grupuri.

E. Convorbirea telefonic

Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor profesionale curente, ct i n
meninerea legturilor fireti ntre cunoscui, prieteni. De aceea, convorbirile telefonice necesit
respectarea unor anumite reguli de care este indicat s se in seama. n acest sens, trebuie cunoscut n
primul rnd necesitatea de a se face prezentrile de rigoare, iar n al doilea rnd, n cazul secretarelor, cum
se face o legtur telefonic. Prezentarea trebuie s se fac indicndu-se numai numele apelantului (fr
apelativul domnul), precum i instituia la care lucreaz, evitndu-se de obicei s se indice i funcia.
n situaia cnd legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuie s atepte la telefon
legtura cu persoana cutat. Tot n cazul legturii stabilite prin secretariat este recomandabil ca secretara
s nu fac imediat legtura, ci s procedeze n prealabil la identificarea persoanei care solicit convorbirea
i s cear asentimentul celui chemat, ntruct anumite raiuni pot impune ca o convorbire sau alta s nu
aib loc atunci cnd este solicitat.

n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se identifice persoana
care o recepioneaz, innd seama de obligaia de a ntocmi nota telefonic. Pe nota transmis se va
preciza data, ora i numele persoanei care a recepionat comunicarea. n cazul transmiterii unei
comunicri de o deosebit importan, nu este greit i nici nepoliticos s se cear citirea, pentru controlul
exactitii, a notei transmise.

F. Reguli ce urmeaz a fi respectate cu prilejul unor aciuni protocolare (mese, recepii, cocktailuri).

inuta i comportarea lucrtorului diplomatic n timpul aciunilor protocolare menionate prezint o

deosebit importan.

inuta i comportarea n timpul unei mese

inuta vestimentar va fi cea indicat n invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist, se va
mbrca un costum adecvat ocaziei respective.

inuta fizica trebuie s fie degajat, nu forat. Picioarele se in normal pentru a nu incomoda vecinii.
Coatele nu se in pe mas. n timpul mesei numai capul poate s fie puin aplecat deasupra marginei mesei
i nicidecum umerii sau ntregul bust. n mod normal ducerea mncrii la gur se execut cu antebraul i
minile fr a antrena micarea braului i a umerilor.

La nceputul mesei, ervetul se pune desfcut pe genunchi. El nu se va prinde n rscroiala hainei, n

decolteu sau de gt. tersul gurii cu ervetul se va face n mod ct mai discret posibil. La terminarea
mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci se strnge i se pune lng farfurie. Nu se mnnc n grab sau
nervos. Gestul de a ine degetul mic n sus cnd se bea sau se mnnc nu este recomandabil. Lingura i
cuitul se folosesc numai cu mna dreapt. Furculia se ine ns cu mna stng cnd, n acelai timp, se
folosete i cuitul. Dac se folosete numai furculia, ea poate fi inut n mna dreapt. n cazul
stngacilor adaptarea se face discret pe msura desfurrii mesei, fr schimbarea ostentativ a
tacmurilor. n timp ce se mnnc, tacmurile se in uor deasupra farfuriei, fr a le ridica cu vrful n
sus sau a gesticula cu ele. Cnd se bea, tacmurile se pun pe farfurie, ncruciate sau unul lng altul,
cuitul n partea dreapt iar furculia cu dinii n sus. Dup terminarea fiecrui fel de mncare, furculia i
cuitul se pun n prealabil pe farfurie, n aceeai poziie: furculia va avea ns, de ast dat, dinii n jos.
Este nepoliticos s se mnnce direct de pe cuit. Cnd se scap un tacm pe jos, se ridic, se pune pe
marginea mesei i se cere altul. n timpul mesei se vor evita zgomotele inutile i dizgraioase: sorbirea cu
zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacmurilor, scobirea n dini etc.

De asemenea pieptnatul, pudrarea sau rujarea n timpul mesei nu sunt un semn de bun cretere.
Controlul inutei trebuie fcut naintea intrrii n sufragerie.
La mese se poate ura vecinilor poft bun. Supele i buturile se servesc de ctre osptar din partea
dreapt, n timp ce restul felurilor de mncare se servesc din partea stng.
Serviciul ncepe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei brbat, ultima servit fiind gazda
femeie; apoi se trece la brbai, ncepndu-se cu brbatul care ocup locul din dreapta gazdei femeie i
terminnd cu gazda brbat. Semnalul de ncepere a mesei l d gazda femeie, invitnd oaspeii s
serveasc. Brbatul gazd invit oaspeii pentru servirea buturii. Ridicarea de la mas va fi fcut la
semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat ns c toi invitaii au terminat de mncat.
Toastul se rostete, de obicei, la desert. Sunt cazuri ns cnd acesta este rostit i la nceputul mesei. ntr-o
asemenea situaie trebuie s se asigure c butura alcoolic s fie deja turnat n pahare. Nu se toasteaz
cu buturi nealcoolice. Paharul cu care se toasteaz se ridic pn la nivelul feei. Dac n timpul toastului
brbaii se ridic de pe scaune, femeile pot rmne jos. Ele se vor ridica numai dup un toast oficial,
mpreun cu brbaii.
Organizarea unei mese-bufet se obinuiete foarte des, mai ales cnd exist interesul de a se invita un
numr mai mare de persoane. n acest caz, mncrurile (bufetul) se aranjeaz pe mese lungi, n centrul
sau pe una din laturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de civa osptari. Se poate mnca
n picioare, caz n care este nevoie de mai mult dexteritate, ntruct cu mna stng se va ine farfuria i
se va mnca cu mna dreapt, folosirea cuitului fiind foarte anevoioas. Dac este loc, se mai poate
mnca aeznd farfuria pe masa de bufet sau pe mese alturate special amenajate n acest scop.
Cocktailurile i recepiile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de osptari, care
circul printre invitai, cu platourile de mncare i butur, fie prin instalarea unor mese-bufet n centrul
sau pe laturile saloanelor, oaspeii servindu-se singuri, sau cu ajutorul ctorva osptari.
G. Fumatul
n aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fie stingherii de ctre
fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze n apropierea unei femei, un tnr lng o persoan
mai n vrst, un funcionar n faa sau lng superiorul su, dac tie c toi acetia nu suport fumul de
igar. n asemenea mprejurri, ntrebarea mi permitei s fumez?, mai ales cnd este nsoit de gestul
de a scoate igara din pachet sau a aprinde bricheta, este deplasat, deoarece interlocutorului i va fi greu
s rspund negativ. Abinerea de a fuma, n asemenea situaii, este cea mai bun soluie. De asemenea,
trebuie avute n vedere i alte cteva reguli eseniale:
nu se salut cu igara n gur;
nu se vorbete cu igara sau pipa n colul gurii i nu se ine igara permanent n gur pufind din ea;
nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuina unde eti invitat sau n biroul superiorilor n grad.
Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul pe nas. n societate
brbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi brbailor. O femeie poate oferi foc altor femei, dar nu este
normal s ofere foc brbailor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea scrumului de igar este absolut
obligatorie. Este inadmisibil s se foloseasc la ntmplare oricare vas drept scrumier. Gazda nu va
ncepe s fumeze nainte de a oferi igri invitailor si; invitaii nu vor fuma nainte de a cere permisiunea
gazdei. La o mas oficial nu se fumeaz dect din momentul cnd sunt oferite igri de ctre gazd, de
obicei nu nainte de a se trece la felul principal de mncare, respectiv la friptur.
H. inuta vestimentar
n activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan. Regula de etichet
vestimentar cere o mbrcminte corect, n plin armonie cu conformaia corpului i mprejurrile n
care este purtat. n aceasta const i adevrata elegan. A fi elegant nu nseamn preocuparea exclusiv
pentru numrul i preul toaletelor, copierea fidel a modei lansate de diferite case de specialitate, ci
preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun calitate i o croial corespunztoare, capabile s
rspund unor nevoi ct mai variate i fr a se demoda prea repede. La brbai accesoriile au mare
importan. Se cere: o cma curat i bine clcat, o cravat discret, asortat, ca i nclmintea sau
ciorapii, la culoarea costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei trebuie s
fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect s-i evidenieze i mai mult
paloarea dac se va mbrca n culori galbene sau verzi. O femeie corpolent i de statur mic nu va
purta o rochie plisat sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croial scurt, dup cum o femeie nalt nu
va purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la obinerea unei note de
mai mult elegan, ci dimpotriv.
inuta de zi sau inuta de ora (se folosete dimineaa i dup-amiaza)
La aciunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferite urmtoarele sugestii:
Pentru femei:
rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite sezonului (ziua nu se
mbrac rochii din materiale lucioase lam sau dantel);
mnui simple i plrie, asortate cu mbrcmintea;
accesorii discrete;
poeta obinuit de o culoare asortat cu mbrcmintea;
pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu mbrcmintea (nu se recomand pantofi din
piele lucioas);
palton, pardesiu sau hain de blan, dup sezon.
Pentru brbai:
costum (hain i pantaloni) de aceeai culoare (nu prea nchis), de croial obinuit;
cma alb sau cu dungi de culoare asortat la costum;
cravat, ciorapi i pantofi asortai la culoarea costumului;
 mnui numai cnd se poart i plrie;
palton sau pardesiu, numai cnd este cazul.
Unele precizri:
costumul uni se poart cu cma uni i cravat cu dungi discrete;
la cma n dungi se poart i cravat uni;
cravat modern, nflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie aleas cu mult grij;
culoarea ciorapilor se asorteaz cu cea a cravatei;
nu se poart cravat la cma cu mnec scurt;
toamna, iarna i primvara se vor purta mnui din piele, n circumstanele care impun elegan.
inuta de sear sau inuta de culoare nchis
La aciunile la care se impune inuta vestimentar de culoare nchis, se recomand:
Pentru femei
rochie de sear din mtase, lam, dantel, ln, jers etc., de obicei de lungime obinuit sau dac
moda impune, mai lung;
mnui din piele sau mtase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la rochie fr mneci);
bijuterii de pre, dar discrete i n numr redus;
poet de dimensiuni mici din piele, mtase sau materiale lucioase (paiete, mrgele etc.), de culoare
asortat cu mbrcmintea;
pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, n culori asortate cu
mbrcmintea;
n sezonul rece, palton, pardesiu sau hain de blan de culoare nchis.
Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale, mese, recepii, gale de
film, spectacole teatrale etc., ns n ora poate fi folosit, cu deplin succes, costumul taior sau deux-pieces,
confecionat din materiale de bun calitate i cusut cu mult gust. Nu se recomand folosirea pantofilor cu
tocul nalt la inuta cu pantaloni.
Pentru brbai
costum de culoare neagr sau nchis, cu pantaloni i vest de aceeai culoare (stof uni sau cu dungi
discrete din acelai fir);
cma alb;
cravat argintie sau asortat la culoarea costumului;
ciorapi negri;
mnui, cnd se poart i plrie;
pantalon sau pardesiu cnd este cazul (totdeauna cu mnui).
inuta pentru ceremoniile cu caracter funerar
La ceremoniile cu caracter funerar se recomand urmtoarea inut vestimentar:
Pentru femei
mbrcminte de sezon, de culoare neagr;
ciorapi negri subiri;
poet neagr;
pantofi negri;
batist alb, ndoliat;
plrie i mnui de culoare neagr;
palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagr, n funcie de anotimp.
Pentru brbai
La nmormntri:
costum de culoare neagr;
cma alb;
cravat, ciorapi i pantofi de culoare neagr;
palton, pardesiu, fulgarin, mnui i plrie de culoare neagr (n funcie de anotimp);
fular alb, de mtase.
b) La prezentarea de condoleane hain neagr sau inut de culoare nchis. La prezentarea de
condoleane se recomand hain neagr, dar nu este obligatorie.
c) La depunerea de coroane de flori sau jerbe, se recomand folosirea inutei de culoare nchis.
inuta de ceremonie sau inuta special
n practica internaional, inuta variaz de la o ar la alta, observndu-se tendina de renunare la
mbrcmintea clasic de mare ceremonie i anume; smoking, jachet i frac. n ultimul timp, n multe
ri, la ceremoniile de mare fast se folosete costumul negru sau nchis.
De regul la aciunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat pe invitaie. n cazul cnd
nu exist o asemenea precizare, se va folosi mbrcmintea corespunztoare practicii locale pentru toate
aciunile prevzute n programul acestor vizite. Acest lucru impune cunoaterea dinainte a practicii locale
n vederea confecionrii din timp a vetmintelor necesare.
De reinut:
dac brbatul este mbrcat n smoking, partenera va purta rochie scurt, fr mneci, fr plrie i
mnui (n unele ri, la mesele care au loc la ore trzii se indic rochie lung);
dac brbatul este mbrcat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul zilei), partenera va purta
rochie scurt cu plrie i mnui;
dac brbatul este mbrcat n frac, partenera va purta rochie lung, fr mneci i cu mnui lungi.
Este imperios necesar ca n toate ocaziile, la aciunile protocolare, vizite, mese, recepii, cocktailuri,
ceaiuri etc., s se poarte mbrcmintea indicat n program sau pe cartea de invitaie. n lipsa unei
asemenea precizri, se poate ine cont de urmtoarele recomandri:
Portul mnuilor
Purtatul mnuilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad ns, brbatul i va scoate mnua din mna
dreapt pentru a saluta. Femeile nu-i scot mnuile dect dac ntlnirea este fixat dinainte. n interior,
brbatul nu intr cu mna dreapta n mnu. Este preferabil ca ea s se scoat nainte de a suna la u.
Mnuile se scot n restaurant i ntr-o sal de dans, dar ele se pot purta n tren, la sport i pentru condusul
mainii. La bal, la teatru, ca i la toate manifestrile publice care au loc n interior, brbaii i vor scoate
mnuile, n timp ce femeile dac doresc pot s le pstreze. La o invitaie la mas, nu se intr n
sufragerie cu mnuile n mn. Cnd se mbrac pardesiul, mantoul, paltonul, mnuile sunt obligatorii.
Alte reguli de etichet:
Pe strad prioritatea de trecere este urmtoarea: femeia trece naintea brbatului, cel mai n vrst
naintea celui mai tnr, gradul superior naintea celui inferior.
Iniiativa de a intra in discuie aparine femeii, celui mai n vrst sau mai mare n grad (cu excepia
cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i importante pentru interlocutori).
La urcarea n mijloacele de transport public se d ntietate femeilor, persoanelor mai n vrst i
superiorilor n grad. La coborre se procedeaz invers: brbatul sau persoana mai tnr coboar primul i
ajut apoi femeile sau pe cei mai in vrst.
n cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate n dreapta banchetei, dup care
urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa, lng ofer. n cazul cnd dou femei i un brbat sau doua
femei i doi brbai se afl mpreun, locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai n vrst stnd la
dreapta, iar a brbailor n fa.
Dac doi brbai nsoesc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st pe bancheta din spate,
la stnga femeii, iar al doilea brbat n fa.
3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepiilor i ntlnirilor prieteneti
A. Organizarea meselor (dejun, dineu)
Organizarea i participarea la mese, unde sunt invitai oaspei strini i personaliti locale, a ncetat s
mai fie o simpl aciune de curtoazie, protocolar devenind o modalitate de lucru, un instrument care,
folosind adecvat cadrul mai puin oficial n care se desfoar, poate permite att realizarea unor contacte
mai strnse ntre participani, ct i discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de munc.
Reuita unor astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind att de oportunitatea aciunii i de
alegerea oaspeilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit, primete i se ocup de invitai.
a) Oportunitatea organizrii meselor
n general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urmreasc un obiectiv precis, s constituie o
aciune de munc, care s contribuie la susinerea i dezvoltarea activitii organizatorului, la lrgirea i
ntrirea contactelor cu persoanele invitate.
b) Alegerea invitailor
Alegerea invitailor, ca nivel i numr, este determinat de:
importana persoanei sau delegaiei n cinstea creia este oferit masa;
scopul care se urmrete;
nivelul la care are loc aciunea respectiv.
Practica a demonstrat c pentru reuita unei aciuni de acest fel este necesar s existe un echilibru ntre
nivelul i numrul oaspeilor strini invitai i cel al reprezentanilor gazdei, astfel ca participanii s poat
gsi subiecte de discuie de interes comun.
La alegerea invitailor se va avea n vedere ca participanii s se poat nelege ntre ei ntr-o limb de
circulaie internaional, accesibil tuturor. Oaspetele care nu cunoate nici o limb de circulaie
internaional, dar a crui prezen este dorit n mod deosebit, va fi invitat cu translatorul su.
c) Trimiterea invitaiilor
Transmiterea i primirea invitaiilor reprezint primul contact al organizatorului mesei cu cel invitat,
astfel c modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu la reuita aciunii. Transmiterea
invitaiilor se face dup ce n prealabil, persoanele care urmeaz a fi invitate au fost consultate asupra
datei i posibilitii de participare. Menionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invitaia este un
semn de respect i consideraie fa de cel invitat.
Textul invitaiei va fi redactat n numele celui care va oferi masa i va fi adresat persoanei i nu funciei
celui invitat. n msura n care uzanele locale prevd, pe invitaii va fi indicat i inuta dorit la aciune.
n cazul protocolului romnesc se folosete, n special, inuta de ora, la dejun i haina de culoare
nchis, pentru dineu. n funcie de nivelul i importana care se acorda mesei, haina nchis poate fi
folosit i pentru dejun. Practica internaional prevede pentru acest gen de aciuni:
tenue de ville informal dress costum de ora
habit fonc dark suit costum de culoare nchis
cravate noire black tie smoking.
Pe invitaiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, n colul din dreapta jos, P.M.
(pour memoire). Invitaiile transmise fr consultarea celui invitat vor purta meniunea RSVP (repondez
s'il vous plait).
De obicei, rspunsul la invitaie trebuie dat n timp util, pentru a permite gazdei, n caz de neparticipare,
s invite o alta persona. Este recomandabil ca rspunsul s fie dat printr-o formul care s includ
mulumiri pentru invitaie i precizarea c se va putea sau nu onora invitaia. Nimeni nu poate fi
reprezentat la o mas de o alt persoan, fr ncunotiinarea i asentimentul prealabil al gazdei.
Este important ca invitaia s ajung la destinatar cu cel puin 10-14 zile naintea aciunii.
d) Plasamentul la mas
Locul de onoare este aezat totdeauna pe latura care ofer, n funcie de ncpere, privirii ocupantului fie
ua de intrare, fie fereastra dac ua este lateral, fie, n cazul n care i ua i fereastra sunt aezate
lateral, perspectiva cea mai larg.
Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere, att a brbailor ct i a
femeilor. Ordinea de precdere se face innd cont de funcie. La nivel de reprezentare egal, vechimea n
funcie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza crora se poate realiza ordinea de precdere.
Femeile vduve sau divorate au precdere n principiu asupra celor necstorite, atunci cnd nu au
funcie.
Pentru a nlesni identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosi cartonae dreptunghiulare pe
care scrie numele persoanei respective. Cnd numrul invitailor este mare, pentru a se evita circulaia n
jurul mesei pentru identificarea plasamentului la mas, se folosete al doilea rnd de cartonae pe care
este schiat planul general al mesei i este marcat locul invitatului. n funcie de numrul participanilor i
formatul mesei, poate fi alctuit un tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru
orientarea oaspeilor. Se pot avea n vedere i soluii combinate, de plasament la masa n form de
potcoav cu mese rotunde sau dreptunghiulare, n funcie de nivelul participrii la aciuni i numrul
invitailor. n situaia cnd la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din
urm poate ceda locul su acesteia. n caz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din
dreapta oaspetelui principal. Cnd gazda este un celibatar sau soia este absent, se obinuiete ca locul de
onoare din faa gazdei s fie oferit soiei invitatului cu gradul cel mai mare. Cnd se dorete s se acorde
oaspetelui de onoare (necstorit sau a crei soie este absent) o atenie deosebit, locul de onoare va fi
cel din faa soiei gazdei. n acest caz, gazda-brbat se aeaz fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul
loc ceea ce este mai politicos. n funcie de nivelul la care are loc aciunea, n situaia n care exist,
locul translatorului poate fi: n spatele gazdei sau la mas, n stnga ei.
Masa Bufet
Se organizeaz cnd exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane. Mncrurile vor fi
aezate pe mese lungi, n centrul sau pe laturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de civa
osptari. Se poate mnca n picioare n acelai salon sau saloane alturate, unde se pot aranja grupuri de
msue, pe care se aeaz farfurii i tacmuri. Nu se face plasament.
e) Aranjarea mesei
Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian plcut i uureaz att serviciul osptarilor, ct
i consumul mncrurilor pregtite[1].
Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu fie prea aproape pentru ca vecinii s se jeneze
reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea deprtate nct discuiile s fie stnjenite.
Faa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare (damasc). nainte de a fi
folosit, este indicat s fie controlat dac este perfect curat i recent clcat, astfel nct pliurile s nu
mpiedice aranjarea mesei. n cazul cnd sunt necesare mai multe fee de mas (ceea ce trebuie evitat n
msura posibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie ct mai puin perceptibil. Sub
faa de mas se ntinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai bun fixare a tacmurilor i,
totodat, ferete masa de pete.
n ultimul timp, se folosesc n mod curent fee mici de mas, individuale, fcute dintr-o pnz fin,
de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori. Feele de mas individuale se folosesc numai
cnd gazda dispune de o mas din lemn de calitate superioar i perfect lustruit.
erveelele se aranjeaz n diferite forme, pliate n form dreptunghiular sau triunghiular, fie
direct pe farfurie, fie la stnga acesteia. Cel mai practic este aranjarea lui n form triunghiular, cu vrful
n sus, la stnga farfuriei, astfel nct s mascheze feliile de pine sau chifle.
Tacmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, de preferin din argint sau
argintrie. Gazda are obligaia s le controleze naintea fiecrei mese, spre a se ncredina c sunt curate i
n bun stare. Nu este nimic mai neplcut dect ca, n timpul unei mese, vreunui invitat s-i cad, de
exemplu, mnerul cuitului sau ca acesta s nu taie. De regul, fiecare fel de mncare se mnnc cu
tacm separat. De aceea i tacmurile se aranjeaz n ordinea servirii meniului, n jurul farfuriei. Iat, de
exemplu, aranjamentul pentru un dineu:
la dreapta farfuriei: lingura de sup, cuitul de pete, cuitul de carne;
la stnga farfuriei: furculia de pete i cea de carne;
n faa paharelor: furculia, cuitul i linguria de desert.
lamele cuitelor vor fi ntotdeauna ndreptate spre farfurie.
Paharele se aranjeaz n faa farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, numrul lor depinznd de cel al
buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat. La un dineu, de exemplu, la care se vor
servi dou feluri de vin i ampanie se vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru ap. Dac
aperitivul se servete direct la mas, se pune n plus phrelul de uic (sau alt butur)care, de obicei, se
umple nainte de aezarea oaspeilor la mas. Paharele de lichior sau coniac se pun pe mas odat cu
cafeaua sau puin mai nainte.
Masa se aranjeaz, de obicei, cu flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de tacmuri. Ornamentul
cel mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu tijele tiate scurt, puse ntr-o vaz joas,
astfel nct oaspeii plasai faa n fa s se poat vedea cu uurin. Ca ornament mai pot servi fructierele
pe care se aranjeaz fructe de sezon, bomboniere, precum i diferite bibelouri de calitate superioar.
Buchete mai mari de flori se pot pune n vaze speciale pe mobilele din jur.
Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, mutar sau alte diverse
condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se servete pete sau fructe care necesit folosirea
degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a smburilor, se obinuiete ca n dreptul fiecrui invitat s
se pun cte un bol cu ap, n care oaspeii i vor putea clti degetele. n ap se pot pune petale de flori,
felii de lmie etc.
f) Meniul
Meniul va fi ntocmit n funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o constituie
calitatea mesei i felul n care este servit. Se vor evita mesele prea ncrcate sau care presupun un
consum exagerat de alcool.
La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, n afara desertului, mai mult de dou feluri, cnd
sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabilete un meniu mai uor. n general, nu se servete dect
un singur fel de mncare din carne. Numai la banchete se poate introduce i al doilea fel. Alegerea
desertului se face n funcie de restul meniului: un desert mai uor (salat de fructe, ngheat), dac
celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un desert mai consistent (tort, plcint etc.) n caz contrar.
Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot, salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea
ncrcat.
Vinurile se aleg dup componena meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de dou feluri de vin
(alb, rou) i un vin dulce, desert sau ampanie.
Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr-un salon separat. Dac se servete separat,
dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitnd oaspeii n salonul respectiv.
Unele reguli de etichet referitoare la aciunile protocolare enunate
n cazul cnd eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei, este bine ca cel puin
unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dac vestiarul este departe de salonul de
primire, este bine ca acest colaborator s ntmpine oaspeii la ieirea din vestiar, ajutndu-i s ia
cunotin de plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac special, de obicei confecionat din piele
sau material plastic, n care se introduc buci mici de carton, pe care se scrie numele fiecrui invitat,
aranjate n jurul unei piese, de forma mesei, montat n mijlocul plcii;
Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parte avnd n vedere c se pot
servi unele mncruri fixe care se pregtesc la minut, pe de alt parte, pentru a evita ca ceilali invitai
s atepte pe cel ntrziat. Pentru prentmpinarea unor asemenea situaii este recomandabil ca 15-30
minute de la ora indicat pe invitaie s se serveasc drink-uri i mici aperitive, n picioare, prilej inclusiv
pentru un prim contact ntre toi participanii la mas.
inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist, n funcie de
anotimp i ora mesei, se va mbrca un costum corespunztor, care poate fi de culoare mai deschis la
prnz i n orice caz de culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice mas, brbaii mbrac
ns cma alb, cu pantofi i ciorapi asortai culorii costumului. Se va avea, de asemenea, grij ca ntre
ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o mas de prnz, femeile pot mbrca o rochie simpl de
zi, bine croit i potrivit vrstei n privina modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va
prefera o rochie de mtase sau ln, mai nchis, cu croial simpl. Rochia de sear (de obicei mai lung,
dintr-un material nchis i mai greu) nu se poart dect atunci cnd brbatul este n smoking sau frac.
Portul plriei la prnz este uzual, chiar la o rochie de strad. De asemenea, n special la o mas de sear,
se obinuiete s se poarte mnui. Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i de gustul
personal.
Cnd osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soia oaspetelui principal i o conduce
la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre n sufragerie, dar ea trece dup intrarea
tuturor oaspeilor. La sfritul mesei, gazda-femeie se ridic i iese prima din sufragerie.
nainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspeii care nu se cunosc.
Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspeii-femei, n ordinea de precdere a acestora i continu apoi
cu brbaii, astfel nct gazda-soie va fi servit ultima dintre femei, iar gazda-so ultimul dintre brbai.
Se va controla cu grij mbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i de aceeai croial. De
asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la ordinea n care vor fi servii oaspeii i la comportarea n
timpul mesei (s nu fie zgomotoi, s nu serveasc sau s circule n timpul toasturilor, dect dac este
necesar s umple paharele etc.).
Cei ce stau mpreun la aceeai mas au obligaia de a discuta ntre ei. A proceda altfel nseamn o total
lips de politee. n cazul cnd doi oaspei plasai unul lng altul nu se cunosc, brbatul poate arta
vecinei sale cartea lui de vizit, din dreptul tacmului, spunnd: Numele meu, al dv.? sau numai
numele meu, n timp ce se uit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute.
Se poate fuma din momentul n care osptarii servesc oaspeii cu igri. n cazul cnd igrile sunt pe
mas, de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul fel de mncare (carne) sau pn cnd gazda
nu face o invitaie n acest sens.
Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuina gazdei, n mod obinuit,
dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Bineneles, n aceast privin nu exist o regul fix, plecarea
oaspetelui principal fiind n funcie i de alte elemente ca: atmosfera existent i natura discuiilor care se
poart, anumite interese personale sau angajamente ulterioare etc. n cazul cnd unii invitai au obligaii
care nu le permit s atepte plecarea invitatului principal, vor putea prsi locuina, scuzndu-se att fa
de acesta, ct i fa de gazd.
B. Organizarea cocktailurilor i recepiilor
Cocktail-urile i recepiile se organizeaz n diferite mprejurri ca: ziua naional, prezena n ar a unei
delegaii strine etc. n general, cocktailurile se organizeaz n ocazii mai puin oficiale i au loc dup-
amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepiile au un caracter mai oficial, n cinstea unei delegaii de nalt
nivel etc., ele avnd loc mai ales seara, n jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invitaii se menioneaz, de
obicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau recepia respectiv. Oaspeii vor fi salutai, la sosire i
plecare, de ctre gazd i soia sa i, eventual, de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebit trebuie
s se acorde ateniei fa de oaspei, urmrindu-se ca gazdele s se ntrein cu ct mai muli oaspei i n
special cu personalitile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul s le
abordeze n ziua respectiv s fie pregtite cu mult grij, indicndu-se care anume dintre colaboratori va
ridica una sau alta dintre ele i cui anume, astfel nct aceleiai persoane s nu i se ridice probleme
similare de ctre diferii membri ai instituiei.
C. Ceaiuri i ntlniri prieteneti
Ceaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopul de a se crea o ambian
propice unor discuii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie dimineaa ntre orele 10.30-11.30 sau dup-
amiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la orele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de
ciocolat, iar n ncheiere diferite sucuri.