Cdigo: GD-P02

PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL

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PROCEDIMIENTO: GESTIN DOCUMENTAL
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1. OBJETIVO

Establecer en el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural directrices que permitan aplicar eficiente,
eficaz y efectivamente los procesos archivsticos de organizacin, consulta, conservacin y
disposicin final de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden
original; el ciclo vital; y la normatividad archivstica.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los procesos del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural desde
la generacin o recibo de un registro, organizacin de los archivos de gestin de acuerdo a las
Tablas de Retencin Documental (TRD), sus transferencias y conservacin en los Archivos de
Gestin y Central.

3. INSUMOS

Normas legales y tcnicas, metodologas impartidas por el ente rector archivstico distrital.

4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIN SECUNDARIA

Archivos debidamente organizados y conservados.

5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES

Consultar Normograma.

6. TRMINOS Y DEFINICIONES

Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el
transcurso de su gestin.

Archivo central: unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados

por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizados su trmite, que
siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
Ley 594 de 2000

Archivo de gestin. Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin

a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas
oficinas productoras u otras que las soliciten. Ley 594 de 2000
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Archivo histrico: aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo
de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.

Archivo total: concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de
la formacin del archivo en su ciclo vital. Produccin o recepcin, distribucin, consulta, retencin,
almacenamiento, preservacin y disposicin final.

Carpeta: cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservacin.

Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o
integracin a un archivo permanente.

Clasificacin documental: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series
que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo a la
estructura orgnico-funcional de la entidad.

Comit de archivo: grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los
programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los
archivos.

Conservacin de archivos: conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad fsica

de los documentos que alberga un archivo.

Conservacin de documentos: conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de

los documentos. Puede ser preventiva o de intervencin directa. Mtodos utilizados para asegurar
la durabilidad fsica de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los
atmosfricos.

Consulta de documentos: derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y

de los ciudadanos en general a consultar la informacin contenida en los documentos de archivo y
a obtener copia de los mismos.

Custodia de documentos: responsabilidad jurdica que implica por parte de la institucin

archivstica la adecuada conservacin y administracin de los fondos, cualquiera que sea la
titularidad de los mismos.

Deterioro: dao sufrido por los documentos, ligados principalmente a dos factores. primero, a los
internos que tienen que ver con la composicin de los materiales que conforman los documentos;
y segundo, los externos, los cuales encierran causas ambientales (humedad, temperatura, luz,
agentes contaminantes), aquellas acciones que suceden alrededor de los documentos (incorrecto
almacenamiento, manipulaciones inadecuadas, acciones intencionales como robo y vandalismo; y
aquellas acciones involuntarias durante la consulta, el trnsito de los documentos por parte de los
funcionarios o usuarios, inadecuados edificios o espacios destinados a los archivos, incorrecta
manipulacin y uso). es as como se generan el deterioro biolgico (causados por hongos,
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bacterias e insectos), deterioro qumico (alteracin cromtica, pierden sus caractersticas por la
incorporacin de productos para hacerlos traslucidos, oxidacin por contacto, corrosin); deterioro
fsico (los documentos en soporte papel sufren rasgaduras, roturas, deformaciones, manchas
causadas por varias causas como derramamientos accidentales), y deterioro por intervenciones
anteriores (material ajeno que se ha aadido al documentos).

Documento. Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

Documento de apoyo: El generado por una misma oficina o por otras oficinas de la entidad, que
no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus
funciones.

Documento misional: Aquel producido o recibido por una institucin en razn de su objeto social.

Documento de Archivo. Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad
en razn a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor
cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.

Documento Activo. Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.

Documento Facilitativo: Aquel producido en cumplimiento de funciones idnticas o comunes en

todas las entidades.

Documento Esencial (Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de un

organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las
funciones y actividades del mismo an despus de su desaparicin, por lo tanto, posibilita la
reconstruccin de la historia institucional.

Documento Histrico. Documento nico que por su significado jurdico, autogrfico o por sus
rasgos externos y su valor permanente para la direccin del Estado, la Soberana Nacional, las
relaciones internacionales, las actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se convierte en
parte del patrimonio histrico y especialmente valioso para el pas.

Duplicado. Segundo.

Eliminacin: es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo,

jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la
ciencia y la tecnologa.

Estante: mueble con anaqueles y entrepaos para colocar documentos en sus respectivas
unidades de conservacin.

Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad
archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y
funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto.
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Fechas de acumulacin: fechas intermedias encontradas en un expediente.

Fechas extremas: se refiere a la fecha ms antigua y a la ms reciente que pueden encontrarse

en un expediente o en cualquier unidad documental.

Folio: hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos pginas. Nmero que
indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto, revista.

Folio recto: primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente a sta.

Folio verso: (Vase folio vuelto).

Folio vuelto: segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeracin.

Fondo: totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que
es objeto de conservacin institucional formada por el mismo archivo, una institucin o persona.

Fuente primaria de informacin: informacin original no abreviada ni traducida; se llama tambin

fuente de primera mano.

Funcin archivstica: conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivstico, desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.

Gestin de documentos: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes al

eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por
una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta,
conservacin y utilizacin.

Gua: Instrumento que describe genricamente fondos documentales de uno o varios archivos.

Inventario: Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las unidades de

un fondo, siguiendo la organizacin de las series documentales. Puede ser esquemtico, general,
analtico y preliminar.

Legislacin archivstica: es el conjunto de normas que oficializan la conservacin, el acceso, la

proteccin y la organizacin de los archivos en un pas.

Ordenacin: operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos

con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano, en el caso de los archivos,
estos elementos sern los documentos o las unidades archivsticas dentro de las series.

Ordenacin documental: ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en
el orden previamente acordado.
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Organizacin de archivos: conjunto de operaciones tcnicas y administrativa cuya finalidad es la

agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales para
revelar su contenido.

Organizacin de documentos: proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto

de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

ejecutadas.

Registro de documentos: anotacin de los datos del documento en los modelos de control.

Registro topogrfico: instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada

una de las unidades de conservacin, indicando su posicin exacta en un depsito de archivo.

Reglamento de archivos: son los lineamientos generales administrativos y tcnicos, para dar
cumplimiento a diversas disposiciones de ley.

Retencin de documento: es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben

permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retencin documental.

Seleccin documental: proceso mediante el cual se determina el destino final de la

documentacin, bien sea para su eliminacin o su conservacin parcial o total.

Serie documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos,

emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones especficas. Ejemplos: hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes,
entre otros.

Servicios de archivo: proceso mediante el cual se pone a disposicin de los usuarios la

documentacin de una entidad, con fines de informacin.

Signatura topogrfica: numeracin correlativa por la que se identifican todas las unidades de
conservacin de un depsito.

Tabla de retencin documental: listado de series y sus correspondientes tipos documentales,

producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retencin
documental pueden ser generales o especficas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las
generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institucin. Las
especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo.

Tipo documental: unidad documental simple.

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Tipologa documental: estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse
segn su origen y caractersticas diplomticas.

Transferencias documentales: remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de

este al histrico de conformidad con las tablas de retencin documental adoptadas.

Unidad administrativa: unidad tcnico-operativa de una institucin.

Unidad archivstica: conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivstica,
entre otras: un expediente. (Vase expediente).

Unidad de conservacin: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivstica,
pueden ser unidades de conservacin entre otras. una caja, un libro o un tomo.

Unidad documental: unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin

documental. La unidad documental puede ser simple cuando est constituida por un slo
documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.

Valor administrativo: aquel que posee un documento para la administracin que lo origin o para
aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas,
registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica o
privada.

Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pblica.
Valor jurdico, aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales reguladas por el derecho
comn.

Valor legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

Valor primario: es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al
iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el
asunto.

Valor secundario: es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge una
vez agotado el valor inmediato o primario. los documentos que tienen este valor se conservan
permanentemente.

Valoracin documental: proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios
de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
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7. CONDICIONES GENERALES

En el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural las dependencias estn obligadas a cumplir y

aplicar las directrices establecidas en este documento y an cuando existan asignados en
cada dependencia para la gestin de las comunicaciones y el archivo de documentos, los
jefes lderes de los procesos de la Entidad son responsables de la ejecucin del presente
documento.

Cada dependencia del Instituto debe tener un responsable del Archivo de Gestin, pese
que cada funcionario y contratista, son responsables de archivar la informacin que
generan en razn de sus funciones u obligaciones.

Cada dependencia del Instituto, debe mantener su Archivo de Gestin correctamente

organizado mediante la formacin de expedientes con sus respectivas series y subseries
documentales de acuerdo con las Tablas de Retencin Documental-TRD, las normas
legales y los criterios archivsticos establecidos en el orden nacional y distrital, y en la
Entidad.

La responsabilidad de la administracin, custodia y conservacin de los archivos que

generan las entidades pblicas aquellas privadas que tienen funciones pblicas, estn
dadas por la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000 en su Ttulo IV, artculos 12, y del
15 al 17. As mismo el Cdigo Disciplinario nico, Ley 734 de 2002 en sus Art.34,
numerales 1, 5 y 22, y el Art.35, numerales 8,13 y21, donde se establecen los deberes y
prohibiciones de los funcionarios pblicos con respecto de los bienes pblicos y a los
documentos.

Con el fin de racionalizar el uso del papel, las dependencias evitarn la duplicidad de
documentos en sus archivos y debern cumplir con los lineamientos establecidos en el
Instructivo de Impresin de Gestin Ambiental de la Entidad, en el momento de elaborar un
documento.

Los documentos de los expedientes de los archivos de la Entidad, no deben ser

subrayados, resaltados, escribirse anotaciones marcas.
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8. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Actividad Documento o
N Descripcin de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Registro
Control de Registros

Inicio Inicio del procedimiento

Hay necesidad de crear, modificar o

actualizar las tablas de retencin
documental de la Entidad. Si es para
Hay modificacin remtase a la actividad 2 y si
necesidad es para actualizacin remtase a la
modificar actividad 3.
actualizar las
1 TRD?

SI NO

Si se presentan modificaciones tales como: Subdirector Solicitud de

Realizar General y elaboracin o
modificaciones a) Producto del seguimiento o de la Comit de modificacin de
solicitud de la dependencia, las Archivo de la las TRD.
modificaciones sern evaluadas por el Entidad. TRD.
Subdirector General y aprobadas por el Ficha de
Comit de Archivo. valoracin
documental
b) Propuestas de cambio de disposicin secundaria.
2
final, estas se presentan a la Direccin del Comunicacin
Archivo de Bogot, a travs del formato de oficial
ficha de valoracin documental secundaria. remitiendo las
TRD para
concepto al
Archivo de
Bogot.
Acta de Comit
de Archivo.
Si se presentan actualizaciones como: Subdirector Solicitud de
General y actualizacin de
Realizar a) Cambios estructurales totales de la Comit de las TRD.
actualizaciones Entidad producidos mediante acto Archivo de la TRD
administrativo. Entidad. Comunicacin
3
oficial remisoria
b) Traslado o recepcin de funciones de la TRD al
2 misionales entre entidades producidas Consejo Distrital
mediante acto administrativo. de Archivos.
Acuerdo del
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PROCEDIMIENTO: GESTIN DOCUMENTAL
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Actividad Documento o
N Descripcin de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Registro
c) Actualizacin completa de las Guas de Consejo Distrital
Gestin Documental para procesos de Archivos
transversales a las entidades del Distrito, aprobando TRD.
emitidas por la Direccin del Archivo de Resolucin
Bogot. Las actualizaciones se remitirn adoptando las
al Archivo de Bogot junto con los anexos TRD, Cuadros
estipulados en la Gua. de Clasificacin
Documental
d) Las actualizaciones que no ameriten (copias).
una nueva formulacin de las TRD, el Actas de Comit
IDPC har los ajustes correspondientes. de Archivo.
Gua para la
Elaboracin,
presentacin,
aprobacin,
aplicacin y
Seguimiento de
las Tablas de
Retencin
Documental
para las
Entidades
Distritales
(Externa)
Actualizacin de los Cuadros de Subdirector Solicitud de
2 Clasificacin Documental CCD. General y creacin
Comit de modificacin del
Archivo de la CCD del
4 Realizar Entidad. proceso.
actualizacin de los CCD
CCD Anexos

Apertura de series y subseries Asignados a la TRD

Realizar apertura de documentales de acuerdo a las TRD. Ver gestin de
series y subseries anexo 1. archivos del
5 rea.

Organizar la documentacin: ordenar, Asignados a la Formato

encarpetar, rotular, foliar, levantar gestin de Inventario nico
Organizar la inventariar, organizar segn lo establecido archivos del de inventario
documentacin en las TRD, almacenar, custodiar y rea.
6 conservar debidamente los documentos Sistema
bajo su responsabilidad. Ver anexo 1 Integrado de
3 Conservacin :
Experiencias del
Archivo de
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PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL
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PROCEDIMIENTO: GESTIN DOCUMENTAL
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Actividad Documento o
N Descripcin de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Registro
Bogot
aplicadas a las
Entidades
(Externo)

Manual de
Construccin y
Adecuacin de
Espacios para
Archivos en el
Distrito Capital,
Archivo de
Bogot
(Externo)
Cuando hay consulta de documentos, se Asignados a la Formato
3
verifica si es de carcter reservado, si es gestin de Solicitud de
as solo puede ser consultado en los casos archivos del Consulta
que especifique la Ley. Si no es de rea y/o central. Prstamo de
Consulta y prstamo carcter reservado el solicitante diligencia Documentos
de documentos el formato Planilla de Consulta Prstamo
de Documentos para acceder al
documento(s) o expediente(s) y lo entrega
7
al asignado del archivo de gestin y/o
central. Ver Anexo 1, numeral 3

Nota: El archivo de gestin denominado

Archivo Predial de la Subdireccin de
Intervencin del Patrimonio Cultural, se
guiara por estos lineamientos de consulta y
prstamo.
Entrega de documento(s) expediente(s). Servidor pblico
Formato
solicitante.Solicitud de
El asignado del archivo de gestin entrega Consulta
Entregar el(os) documento(s) o expediente(s) Asignados a la Prstamo de
documento(s) o requerido(s) por el solicitante. gestin de
Documentos.
expediente(s) archivos del
Solicitudes
8 La consulta y el prstamo se regirn por lo rea. escritas va
establecido en el Anexo 1, numeral 3 correo
electrnico en
comunicaciones
oficiales
internas y
externas
Devolucin de documento (s) expediente Asignados a la Formato
Devolver
(s). gestin de Solicitud de
documento(s)
archivos del Consulta
9 expediente(s)
El solicitante devuelve el documento(s) o rea. Prstamo de
expediente(s) el asignado al Archivo de Documentos.
4 Gestin del Archivo Central verifica que
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PROCEDIMIENTO: GESTIN DOCUMENTAL
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Actividad Documento o
N Descripcin de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Registro
el expediente este en buenas condiciones y
completo, y en el formato Solicitud de
Consulta y Prstamo de Documentos,
realiza la recepcin y devolucin del
documento(s) o expediente(s) y almacena
el documento(s) el expediente(s) en el
Archivo, velando por su custodia y
conservacin.
Si se trata de transferencias primarias, la Subdirector (a) Comunicacin
4 Subdireccin General define las fechas de General y oficial interna
entrega al Archivo Central y comunica a las Profesional del remitiendo el
dependencias. SIGA Cronograma de
10 Definir las fechas de Transferencias
las transferencias Documentales
primarias para cada Primarias.
dependencia

Una vez las dependencias reciben el Asignados a la Cronograma de

Revisar TRD cronograma de transferencias, revisan en gestin de transferencias
las TRD los documentos de retencin de archivos del primarias
las series documentales en el Archivo de rea. TRD
Gestin. Formato nico
11
de inventario
Revisar el inventario a transferir. documental de
las series a
Separar y preparar las series a transferir al transferir al
Archivo Central. Ver Anexo1, numeral 4. Archivo Central
Si se van a eliminar series documentales
contine en la actividad 13.

Si no se van a eliminar contine en la

Se van a actividad 14.
eliminar series
en el Archivo
de Gestin o
Central?

12 SI NO

14

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Actividad Documento o
N Descripcin de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Registro
Al eliminar las series documentales del Asignados a la Comunicacin
5 Archivo de Gestin, se presenta la solicitud gestin de oficial interna
al Comit de Archivo y se procede de archivos del solicitando al
acuerdo a los lineamientos establecidos en rea. Comit de
Eliminar series el Anexo 1, numeral 5. Archivo la
documentales eliminacin de
Si se eliminan los documentos de apoyo, las series
ver Anexo 1, numeral 1.4 TRD
Formato nico
de inventario
documental de
las series a
eliminar
Acta de Comit
de Archivos
13
aprobando la
eliminacin
Comunicacin
oficial interna
entregando al
responsable
Certificacin de
eliminacin de
la empresa que
realiza este
proceso.
Acta de
eliminacin de
documentos de
apoyo.
Se entrega al Archivo de Central de la Asignados a la Formato
Entidad la transferencia documental gestin de Inventario nico
12 debidamente organizada, inventariada y archivos del de inventario.
preparada, segn el cronograma de rea. Comunicacin
transferencias enviadas por la Asignado al interna
Transferir al Archivo Subdireccin General y lineamientos Archivo Central informando al
Central registrados en el anexo 1, numeral 4. Archivo Central
que se presenta
Si existe biodeterioro en el material a material con
14 transferir se debe proceder de acuerdo a la biodeterioro.
6 Norma de Bioseguridad y Salud Comunicacin
Ocupacional para Manipulacin de oficial externa
Documentos con Biodeterioro que se solicitando al
encuentra en el documento Sistema Archivo de
Integrado de Conservacin Experiencias Bogot
del Archivo de Bogot aplicadas a las asistencia
Entidades Distritales y solicitar la asistencia tcnica.
tcnica al Archivo de Bogot. Comunicacin
oficial externa
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PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL
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Actividad Documento o
N Descripcin de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Registro
recibida del
Archivo de
Bogot
informando
fecha de visita.
Comunicacin
oficial externa
recibida del
Archivo de
Bogot
enviando
programacin
para
saneamiento
ambiental
preventivo o que
no se requiere
del mismo
Informe o
Concepto sobre
el tratamiento
de material con
biodeterioro por
parte del
Archivo de
Bogot.
Archivo Central recibe la documentacin Asignado al TRD
6 transferida por la dependencia y verifica Archivo Central Formato
que la documentacin transferida cumpla Inventario nico
con los lineamientos y polticas de inventario
Recibir establecidas. Ver Anexo 1. Comunicacin
documentacin oficial
transferida Archivo Central almacena documentacin. informando a las
reas las
inconsistencias
encontradas.
Comunicacin
15 oficial
solicitando
asistencia al
Archivo de
Bogot para la
documentacin
con
7 biodeterioro.
Comunicacin
oficial recibida
informando
fecha de visita.
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PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL
Versin: 0
PROCEDIMIENTO: GESTIN DOCUMENTAL
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Actividad Documento o
N Descripcin de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Registro
Comunicacin
oficial
informando
programacin
de saneamiento
ambiental
informando que
no se requiere
de saneamiento
preventivo.
Informe o
concepto
tcnico del
saneamiento
ambiental
preventivo.
Se verifica la disposicin de los Asignado al TRD
7 documentos segn TRD, las polticas de Archivo Central
archivo y las del Sistema Integrado de
Conservacin.
16 Verificar disposicin
de documentos

Identificar en la TRD la disposicin final de Asignado al TRD

documentos y las polticas a aplicar en el Archivo Central Polticas
Identificar en TRD la Archivo Central. Archivsticas
17 disposicin final descritas en los
anexos del
procedimiento

Si la documentacin conserva su valor Asignado al TRD

primario, se conserva en el Archivo Archivo Central Formato
Central. Comit de Inventario nico
Se revisa si la Archivo de inventario
documentacin Si la documentacin no conserva su valor PIGA Actas de
conserva su valor primario, se aplica la disposicin final de transferencia
primario los documentos: Seleccin, Transferencia secundaria
secundaria al Archivo de Bogot, Inventario
18
Eliminacin de documentos, realizar la Comunicacin
reprografa de los documentos aplicando oficial
los procedimientos establecidos en las solicitando
8 TRD y las polticas de archivo segn asistencia
Anexos de este procedimiento. tcnica al
Archivo de
Bogot por
biodeterioro.
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PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL
Versin: 0
PROCEDIMIENTO: GESTIN DOCUMENTAL
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Actividad Documento o
N Descripcin de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Registro
Comunicacin
8 oficial recibida
informando
fecha de la
visita.
Concepto sobre
el tratamiento
para la
documentacin
con
biodeterioro.
Acta de Comit
de Archivo
aprobando
eliminacin.
Comunicacin
oficial interna
entregando la
documentacin
al responsable
del PIGA.
Acta de
eliminacin de
documentos
Constancia de
eliminacin de
documentos
Comunicacin
oficial
solicitando al
Archivo de
Bogot
asistencia
tcnica sobre el
tipo de
reprografa que
se va a
implementar.
Acta de
transferencia al
Archivo de
Bogot.

Fin Fin del procedimiento

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PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL
Versin: 0
PROCEDIMIENTO: GESTIN DOCUMENTAL
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9. CONTROL DE CAMBIOS

Versin Fecha Cambios realizados

0 Creacin del documento.

10. APROBACIN

Elabor y Valid Apoy y Revis Aprob

GILDA ESPAA ARVALO CATHERINE CIFUENTES G MIGUEL A HINCAPI TRIVIO

Profesional Contratista Profesional Contratista Subdirector General
SUBDIRECCIN GENERAL SUBDIRECCIN GENERAL SUBDIRECCIN GENERAL

-Original firmado en Subdireccin General- -Original firmado en Subdireccin General- -Original firmado en Subdireccin General-
Fecha: 26 de diciembre de 2012 Fecha: 26 de diciembre de 2012 Fecha: 10 de Abril de 2013

ANEXO 1. ORGANIZACIN DOCUMENTAL

Los Archivos de Gestin de la Entidad se conformarn de acuerdo a las Tablas de Retencin

Documental y para ello se tendrn en cuenta las siguientes instrucciones:

1.1 Apertura de series y subseries documentales: Se toma la Tabla de Retencin Documental

correspondiente a la dependencia y se verifica cules son las series y subseries que por funcin
le corresponden. Se abren tantas carpetas como sea necesario y dentro de stas se disponen
fsicamente los tipos documentales que van a conformar el expediente ordenndolos segn se
listan en los tipos documentales registrados en las TRD, rotulando (en donde deben identificarse
las series y subseries con su respectiva codificacin) asignndoles el nmero topogrfico, foliando
y almacenndolas en las cajas de archivo y finalmente en los archivadores correspondientes.

1.2 Ordenacin fsica documental: Los archivos de gestin deben reflejar las series y subseries
documentales sealadas en las Tablas de Retencin Documental - TRD. El sistema de ordenacin
de las series debe materializar la idea de secuencia y pueden ser numricos (ordinales y
cronolgicos), alfabticos (onomsticos y geogrficos) y los mixtos (alfanumricos y ordinales
cronolgicos). La ordenacin de las series documentales en los archivos se hace en forma
ascendente de acuerdo a la codificacin tal como aparecen en la Tabla de Retencin Documental.

1.3 Disposicin de los documentos en los expedientes: Los expedientes deben ordenarse
teniendo en cuenta el principio de orden original, por lo tanto reflejarn el desarrollo de los trmites
en cada expediente. Los documentos sern legajados en el orden en que son producidos, de tal
manera que el documento que inicia el trmite, corresponda al primero que se encuentra al abrir la
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carpeta, y as sucesivamente hasta llegar al ltimo documento que corresponde al cierre del
trmite.

1.4. Organizacin de los documentos de apoyo: En el pargrafo del Artculo 4, del Acuerdo
042 de 2002 del Archivo General de la Nacin, se establece que los documentos de apoyo no se
consignarn en las TRD de las dependencias y, por lo tanto, pueden ser eliminados cuando
pierdan su utlilidad o vigencia, dejando constancia en acta susdrita por el respectivo Jefe de la
dependencia, sin embargo Gestin Documental establece las siguientes polticas sobre este tema
as:

Cada dependencia identificar sus documentos de apoyo y entregar su registro a la

Subdireccin General para su registro.
Se Clasificarn en los siguientes temas: De referencia (copias de documentos que se conservan
a efectos de constancia y control de trabajo desarrollado y cuyo original se guarda en el
expediente (copias de informes), De conocimiento (copias de documentos que recibe la oficina
para ser informada de alguna normativa interna o de un acto administrativo, tales como actas,
circulares, comunicaciones) De comunicacin (copias de documentos que recibe una oficina para
ser notificada de una accin por parte de otra oficina tales como memorandos o comunicaciones),
De Informacin (originales de documentos promocionales que recibe la oficina de proveedores
como catlogos, anuncios, portafolios de servicios entre otros) De orden legal (fotocopias de
1
disposiciones legales, textos legales).

Ubicar los documentos de apoyo en un espacio diferente a los documentos de gestin.

Hacer el inventario de los documentos de apoyo a eliminar cuando hayan perdido su utilidad y
vigencia o cuando el Jefe de la dependencia lo considere necesario.
Elaborar acta de eliminacin
Eliminar los documentos de apoyo

1.4 Almacenamiento e identificacin

1.4.1 Unidades de Almacenamiento: Se utilizarn para el almacenamiento de la documentacin

preferiblemente cajas producidas en cartn kraft y carpetas de dos tapas de propalcote (yute) y
ganchos legajadores plsticos. Sin embargo para algunas series se puede recomendar otro tipo
de carpetas acorde a los valores de conservacin de los documentos o su tamao.

Las carpetas se guardan verticalmente en las cajas evitando que queden apretadas, cada una
hasta con 200 folios aproximadamente. No deben apilarse las cajas, stas deben almacenarse en
estantera o en el archivo adecuadamente.

Los archivadores tanto en los archivos de gestin como central debern estar debidamente
identificados, con la informacin correspondiente a las series y subseries de cada proceso.

1
Adaptado por el Archivo de Bogot del documento Gestin de Archivos. En:
www.academiadedalo.com/file.php/1/Documentos/pdf_gestion_archivos/Gestion_Archivos._Tema01.pdf
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1.4.2 Nmero Topogrfico: (cdigo nico de ubicacin de las unidades de almacenamiento cajas
o carpetas). El nmero topogrfico de las unidades de almacenamiento generales (cajas) debe
estar conformado por: las siglas IDPC (Instituto Distrital de Patrimonio Cultural) - las inciales que
identifiquen la ubicacin del depsito en la Entidad Casa Tito (CT) - el nmero del depsito
nmero de estante, nmero de entrepao. Para las unidades de almacenamiento especficas
(carpetas) debe llevar el nmero topogrfico de la caja que la contiene, ms un nmero
consecutivo, el cual indica el orden de ubicacin dentro de la unidad de almacenamiento general
donde se encuentra. Ejemplo: IDPC-CT-1-12-45

El Nmero topogrfico en los Archivos de Gestin est dado por el nmero del mobiliario (estante
o archivador), el entrepao dentro del mobiliario correspondiente y el nmero consecutivo de la
carpeta.

1.4.3. Rotulacin: Identificar las unidades de almacenamiento con los datos requeridos, mediante
un rtulo. Las cajas y las carpetas se debern rotular como aparecen a continuacin, con los datos
que cada rtulo contiene.

Rotulacin Cajas de Archivo

SIGNATURA TOPOGRFICA:

ENTIDAD PRODUCTORA:
CDIGO Y NOMBRE DEPENDENCIA PRODUCTORA:
CODIGO Y NOMBRE DE LA SERIE:
CODIGO Y NOMBRE SUBSERIE:
FECHAS EXTREMAS:
N DE UNIDADES ESPECFICAS:
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Rtulo Carpetas Archivos de Gestin y Central

ARCHIVOS DE GESTIN

CODIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA:

DESCRIPCIN DEL EXPEDIENTE:
SIGNATURA TOPOGRFICA ARCHIVO DE GESTIN: (Mobiliario y Entrepao)
No. CARPETA__________ TOMO__________ NO. DE FOLIOS__________, NO. DE CAJA_________
FECHAS EXTREMAS: INICIAL_______________FINAL_____________

ARCHIVO CENTRAL

SIGNATURA TOPOGRAFICA ARCHIVO CENTRAL:

DEPOSITO ____________________ESTANTE________________ENTREPAO________________
No. CARPETA______________No.CAJA______________

2. Disposicin de las unidades documentales

Lista de chequeo.2
Corresponde a la lista de los documentos que componen una unidad documental cualquiera. Hace
las veces de ndice. Se debe actualizar a medida que se forma el expediente, mediante la
integracin de documentos segn su trmite. stas listas se conforman de acuerdo al cuadro de
composicin documental de cada serie/subserie documental. Estas listas sern imprescindibles en
los expedientes correspondientes al proceso contractual de la Entidad.

Foliacin: Los tipos documentales que conforman las unidades documentales estarn
debidamente foliados con el fin de facilitar la ordenacin, consulta y control. Este proceso es
cotidiano desde que se inicia el expediente hasta el cierre y debe mantenerse al da, teniendo en
cuenta que los entes de control interno y/o externo a la entidad, exigen la foliacin de ciertas

2
Se elaboran de acuerdo al cuadro de composicin documental de cada Serie/Subserie.
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PROCEDIMIENTO: GESTIN DOCUMENTAL
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unidades documentales de cuya integridad depende la legalidad del proceso administrativo que
registran.

El expediente se folia de manera consecutiva independiente de las unidades de almacenamiento

que lo contenga. As, por ejemplo, si el volumen de una unidad documental consta de 500 folios, y
est contenido en tres carpetas, la foliacin se har de la siguiente manera: la carpeta N 1/3
contendr los folios del 1-200 aproximadamente, la carpeta N 2/3 contendr del 201- 400, y la
carpeta N 3/3 contendr del folio 401-500.

No utilice letras para suplir nmeros repetidos u omitidos.

Cada hoja est compuesta de dos caras: recta y vuelta. Una hoja equivale a un folio. El nmero de
folio se debe poner en la parte superior derecha de la cara recta.3

Los documentos administrativos deben foliarse con bolgrafo negro. En ningn caso utilice lpices
o bolgrafos de colores.

En caso de encontrarse material como planos, fotografas, CDs, etc., estos documentos deben
ser foliados como cualquier otro, continuando con el orden consecutivo de la hoja previa4.

Para el caso de que del expediente se deba desagregar material no convencional, tales como
CDs, casetes, cintas de video, entre otros, folie la hoja insertada como testigo.

Manipulacin de los documentos

Se deben tener las manos limpias al momento de la manipulacin para evitar dejar manchas
sobre los folios o las carpetas.
La persona encargada del archivo, debe contar con implementos de seguridad industrial como
guantes, tapaboca y bata.
Cuando se somete a largas jornadas de manipulacin de documentos, es necesaria la limpieza
rigurosa de manos y fosas nasales.
Al momento de realizar la consulta de los documentos, se debe tener cuidado al pasar las hojas,
debido a que la manipulacin inadecuada puede generar deterioros. El momento de la apertura de
la carpeta es muy importante, debido a que el esfuerzo fsico al que se somete el documento lo
hace vulnerable a sufrir rasgaduras.
Cuando se lleve a cabo la consulta o se est conformando el expediente, no deben estar cerca
alimentos o bebidas para evitar el riesgo de derrame sobre la documentacin.
En los depsitos de archivo o espacios donde funcionan los archivos nicamente deben
almacenarse documentos, pues stos se pueden contaminar y causar deterioros, as como afectar
la salud de quienes los manipulan o consultan.
La adecuada manipulacin es muy importante para la conservacin de la integridad de los
documentos y las unidades de almacenamiento, sin embargo, el paso del tiempo y la frecuente
consulta pueden ir creando desgaste en las carpetas, por tanto, se recomienda que si hay
3
No se debe confundir la foliacin con la paginacin.
4
Antes de foliar debe verificar que el documento hace parte del expediente, segn el formato Tabla de Retencin
Documental. En caso de duda consulte al archivista de la Entidad.
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evidencia de deterioro, rasgaduras, o falta de estabilidad en las unidades, se reemplacen por

carpetas nuevas, para evitar as el deterioro de los documentos.
Para manipular el material documental que se encuentren con deterioro biolgico se debe
proceder de acuerdo a la Norma de Bioseguridad y Salud Ocupacional para Manipulacin de
Documentos con Biodeterioro que se encuentra en el documento Sistema Integrado de
Conservacin Experiencias del Archivo de Bogot aplicadas a las Entidades Distritales, del
Archivo de Bogot. (Ver anexo 5)

3. Control y Consulta de los expedientes

3.1. Inventario: En el caso de archivos de gestin se requiere hacer un inventario de las unidades
documentales. El inventario debe hacerse relacionando las unidades documentales en el
Formato nico de Inventario Documental diligenciando los datos respectivos en cada
dependencia de la Entidad.

Cuando sucede, como es frecuente, que un expediente, dado su volumen de folios, deba
almacenarse en varias carpetas5, debe registrarse la relacin entre el expediente y sus unidades
de almacenamiento (UA).

Una vez el expediente se ha tramitado, debe ser archivado en la oficina, bajo la custodia de la
persona asignada, quien es responsable de mantener su inventario y controlar su acceso
(consulta y prstamo):

El solicitante interno podr acceder a los expedientes de los archivos de Gestin y Central a
travs de la consulta y prstamo, diligenciando el formato Solicitud de Consulta y Prstamo de
Documentos. El prstamo de los expedientes ser de 8 das hbiles y si requieren de ms tiempo
como el caso de los expedientes prediales, el solicitante deber renovar el prstamo con el
asignado respectivo.

El solicitante externo (entidades u organismos gubernamentales y privados, ciudadanos,

investigadores y estudiantes) puede consultar los expedientes de los archivos en las instalaciones
del IDPC y se les suministrar copia de los documentos que requieran. Los expedientes prediales
se podrn consultar dentro del horario establecido en el Centro de Documentacin del IDPC.

La persona responsable del archivo de gestin debe recibir los documentos, una vez tramitados;
conservarlos, custodiarlos y transferirlos, cuando hayan cumplido su tiempo de retencin al
siguiente nivel de archivo de acuerdo con las instrucciones establecidas por la Subdireccin
General (Ver numeral 4 de este anexo Transferencias Documentales).

Los documentos ya en el Archivo Central de la Entidad deben ser conservados y custodiados por
la persona responsable del mismo, quien mantendr su inventario y controlar el acceso
(consulta) segn el procedimiento establecido y el diligenciamiento del formato Solicitud de
consulta o prstamo de documentos.

5
Debe recordarse que por razones de conservacin, el nmero de hojas o folios almacenados en una carpeta debe ser
aproximadamente de 200.
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PROCEDIMIENTO: GESTIN DOCUMENTAL
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Se restringir el acceso a los expedientes:

Expedientes de procesos disciplinarios ordinarios y procesos disciplinarios verbales (tienen

reserva mientras se desarrollan los procesos disciplinarios, solamente se permitirn las consultas
de acuerdo con las reservas constitucionales y legales).

Los expedientes producidos en el proceso de la gestin judicial: acciones constitucionales,

conciliacin prejudicial, procesos judiciales (Tienen reserva mientras se desarrollan los procesos
judiciales, solamente se permitirn las consultas de acuerdo con las reservas constitucionales y
legales).

Historias laborales (restringido de acuerdo al artculo 15 de la Constitucin Poltica de Colombia).

Si bien es cierto el expediente como tal no viola el derecho a la intimidad, en algunos de sus
soportes si se encuentran datos que se deben proteger sobre la intimidad de los funcionarios y sus
familias.

Servicios de Archivo:

Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos de archivos pblicos en los
trminos consagrados por el artculo 74 de la Constitucin Poltica. Los archivos garantizarn el
derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems
derechos consagrados en la Constitucin y la Ley.

Mediante este proceso el Instituto pone a disposicin de sus usuarios la documentacin que
produce en razn de su misionalidad y funciones. Es as como los servicios archivsticos de la
Entidad se ofrecen a los siguientes tipos de usuarios: a las dependencias de la Entidad; a otras
entidades distritales y organismos gubernamentales; a estudiantes e investigadores y a los
ciudadanos.

El Instituto Distrital de Patrimonio presta servicios Consulta de Documentos, Prstamo de

Documentos para Trmites Internos y de Reprografa y facilita copia de documentos, de acuerdo
a los lineamientos establecidos en el Reglamento de Archivos de la Entidad.

Inventario: En el caso de archivos de gestin se requiere hacer un inventario de las unidades

documentales. El inventario debe hacerse relacionando las unidades documentales en el formato
Formato nico de Inventario Documental diligenciando los datos respectivos en cada
dependencia de la Entidad.

Cuando sucede, como es frecuente, que un expediente, dado su volumen de folios, deba
almacenarse en varias carpetas6, debe registrarse la relacin entre el expediente y sus unidades
de almacenamiento (UA).

6
Debe recordarse que por razones de conservacin, el nmero de hojas o folios almacenados en una carpeta debe ser
aproximadamente de 200.
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4. Transferencias documentales7

El Instituto realizar las transferencias documentales primarias anualmente de acuerdo a lo

siguiente:

Las dependencias tendrn en cuenta la fecha en que debe realizar sus transferencias primarias
documentales al Archivo Central, segn cronograma anual establecido por la Subdireccin
General, y seguir los siguientes lineamientos:

Las dependencias deben preparar las transferencias primarias documentales, teniendo en

cuenta lo establecido en el Formato Tabla de Retencin Documental-TRD8 vigentes
correspondientes a su rea.

Hacer la seleccin de los expedientes de las series y subseries documentales a transferir.

Depurar de las unidades documentales (expedientes) aquellos documentos facilitativos. As

mismo deben retirarse ganchos metlicos, clips, post-it, cauchos y todo material que pueda daar
o deteriorar el documento.

Verificar la foliacin o realizar la foliacin de los documentos que conforman la Serie Subserie
documental (Ver en este Anexo el numeral 2 Foliacin).

Los documentos deben estar almacenados en carpetas y cajas, las cuales estn rotuladas, no
podrn haber carpetas llamadas varios o miscelneos. Se debe realmacenar si hay deterioro en
carpetas o cajas.

Verificar la documentacin a transferir y coordinar la logstica para la entrega fsica de la

transferencia al Archivo Central.

Todo ingreso de documentos al Archivo Central se har oficial mediante la entrega fsica de la
documentacin y su registro mediante GD-F01 Formato nico de inventario documental el cual
ser diligenciado en original y copia. (Acuerdo AGN42 de 2002). Una vez el Archivo Central haya
verificado que el inventario est correcto expedir su recibido a satisfaccin, de lo contrario
informar a travs de una comunicacin las inconsistencias a la dependencia para los ajustes
correspondientes.

Los documentos que en la preparacin para transfererir se encuentren con deterioro biolgico se
debe proceder de acuerdo a la Norma de Bioseguridad y Salud Ocupacional para Manipulacin
de Documentos con Biodeterioro que se encuentra en el documento Sistema Integrado de
Conservacin Experiencias del Archivo de Bogot aplicadas a las Entidades Distritales. (Ver anexo
5 de este procedimiento)

7
Es la remisin de los documentos de Archivo de Gestin al Central (Transferencias Primarias) y de ste al Histrico
(Transferencias Secundarias) de conformidad con el Formato de Tablas de Retencin.
8
El Formato Tabla de Retencin Documental de cada dependencia establece qu documentos ya cumplieron su valor
primario (Administrativo, judicial, legal, fiscal y contable) y el tiempo de permanencia en los archivos de gestin, para
luego decidir su traslado al Archivo Central de la Entidad.
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5. Eliminacin de documentos9

La eliminacin de documentos es la actividad resultante de la disposicin final sealada en las

Tablas de Retencin Documental-TRD o de Valoracin Documental, para aquellos documentos
que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en
otros soportes. Para este proceso deben seguirse los siguientes criterios tomados del Protocolo de
Eliminacin del Archivo de Bogot:

La eliminacin deber responder a dos principios bsicos como son: Garantizar que los
documentos se vuelvan ilegibles, y por lo tanto que no puedan volver a utilizarse como documento;
y a emplear mtodos de bajo impacto ambiental.

La decisin sobre la eliminacin de documentos, es responsabilidad del Comit de Archivo de

cada Entidad.

Se presentar al Comit de Archivos de la Entidad, la solicitud de eliminacin que debe llevar

como anexo el inventario del material a eliminar, y, en caso de documentos con deterioro
biolgico, un concepto sobre el estado de los documentos y el procedimiento a seguir, emitido por
un conservador - restaurador y un microbilogo. A esta reunin debe asistir un delegado del
comit evaluador de documentos del Archivo de Bogot, as como un delegado Plan Integral de
Gestin Ambiental (PIGA).

Una vez autorizada la eliminacin, los documentos para eliminar deben ser entregados para
destruccin a la persona natural o jurdica con la cual la Entidad tenga el Convenio de
Corresponsabilidad que se encarga de la recoleccin del material aprovechable del IDPC, quienes
deben garantizar el cumplimiento de los dos principios bsicos enunciados.

El material deber entregarse separado de la siguiente manera:

Material con deterioro biolgico: Si el archivo cuenta con material que tenga o haya tenido
biodeterioro activo, es necesario separarlo en bolsas rojas y marcarlas como Material con riesgo
biolgico, utilizando el smbolo correspondiente. Este material debe tener un tratamiento especial
bien sea por incineracin en hornos especiales o por coprocesamiento, siempre siguiendo normas
de seguridad y preservacin medioambiental.

Publicaciones: Debido a los pigmentos y soportes con tratamientos de cargas y encolantes

difcilmente biodegradables.

Soportes de tela o papel con tratamientos qumicos a base de cidos: Por lo general la
documentacin planimetra presenta soportes vegetales o telas de impresin (Drafting Cloth), que
deben ser separados, ya que requieren tratamientos especiales de aislamiento, debido a los gases
o los residuos qumicos emitidos al momento del proceso.

9
SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT D.C., DIRECCIN ARCHIVO DE BOGOT.
SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT D.C. Protocolo de Eliminacin Documental. Bogot,
VERSIN 02 : 24/12/08.
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PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL
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Materiales no convencionales: Se trata de polmeros no biodegradables que requieren un

tratamiento especial para su destruccin, pues no pueden ser incinerados por los gases txicos
emitidos en el momento del proceso y no pueden ser enterrados por la caracterstica del material.

Papeles y cartones: La documentacin que se encuentre encuadernada, debe ser separada la

pasta del cuerpo del libro y la primera clasificarla con los cartones.

La empresa que realiza la eliminacin del material, debe dejar constancia del proceso, a travs
de una certificacin de eliminacin, donde se indique, entre otros datos, el tipo de material que
se elimin, la medida (metros lineales, volumen o piezas), y la tcnica utilizada para la eliminacin.

ANEXO 2. MOBILIARIO, UNIDADES DE CONSERVACIN Y ALMACENAMIENTO10

Mobiliario: Los documentos generados o recibidos en los procesos de la Entidad deben estar
almacenados en estantera de buena calidad, que cumpla con las normas bsicas de estabilidad.
No debe presentar deterioros de tipo fsico que alteren el estado de conservacin de la
documentacin almacenada, tales como oxidacin, desgaste o piezas sueltas. Esto se evita
garantizando un mantenimiento peridico del mobiliario.

Las especificaciones tcnicas del mobiliario destinado a los depsitos de archivo estn dirigidas
especficamente a las condiciones y requisitos que la conservacin preventiva exige, por esta
razn el Archivo de Bogot ha desarrollado las especificaciones tcnicas que deben tenerse en
cuenta a materiales, recubrimientos y dimensiones se refiere, as mismo presenta los parmetros
para la distribucin de la estantera. Estos lineamientos se encuentran registrados en el Manual de
Construccin y Adecuacin de Espacios para Archivos en el Distrito Capital.

Unidades de Conservacin y Almacenamiento: La Entidad para las unidades de conservacin

(cajas, carpetas, fundas plsticas de archivo de documentos entre otras) contemplar las
especificaciones tcnicas dadas para cada tipo de soporte documental por el Acuerdo AGN 049
de 2000 y la norma ICONTEC 5397 de 2005.

-Cajas de Archivo: En los archivos de la Entidad se emplearn cajas de archivo, con las
siguientes caractersticas tcnicas dadas por la Norma Tcnica ICONTEC 5397 de 2005:

Material: Cartn Kraft corrugado de pared sencilla, con una resistencia mnima a la comprensin
vertical (RVC) de 930 Kgf/m2 y una resistencia mnima al aplastamiento horizontal de 2 Kgf/m2, el
recubrimiento interno constituido con una pelcula transparente de material inerte con base en
ceras neutras, pelculas polimricas, emulsin de parafinas o ceras vegetales, para evitar la

10
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. COLOMBIA. Acuerdo 49 de 2000 Por el cual se desarrolla el Artculo 61 del
Captulo 7 Conservacin de Documentos. Reglamento General de Archivos sobre Condiciones de edificios y locales
destinados a Archivos.
SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT D.C. Manual de construccin y adecuacin de
espacios para archivos en el Distrito Capital. Primera Edicin 2012 ISBN 978-958-717-132-7
SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT D.C. Sistema Integrado de Conservacin
Experiencias del Archivo de Bogot aplicadas a las entidades distritales. Primera edicin. ISBN 978-958-717-113-6
 Cdigo: GD-P02
PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL
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migracin de cido a los documentos. La pelcula debe ser qumicamente estable con un PH
neutro (Ph 7), insoluble al agua, no presentar untuosidad al tacto y no experimentar adherencia
sobre los documentos, no debe tener perforaciones. Para los recubrimientos que cumplen con las
anteriores especificaciones Ver en la

Las dimensiones internas de las cajas sern: ancho 20 cm x alto 25 cm x largo 39 cm

Las dimensiones externas de las cajas sern: ancho 21 cm x alto 26.5 cm x largo 40 cm

Diseo: Apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaa para su manipulacin.

Las cajas de archivo no deben estar saturadas de carpetas, siempre debe haber un espacio entre
ellas para que no ejerzan presin unas a otras y al momento de retirarlas para la consulta, no
sufran deterioros fsicos como rasgados o desprendimiento.

-Carpetas de Archivo:

En la Entidad las carpetas sern diseadas de acuerdo al formato de los documentos, para el
caso de los documentos en soporte papel de formato carta u oficio se utilizarn de dos tapas, no
contendrn en su diseo autoadhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos y su identificacin y el
registro de su contenido estar impreso en la tapa que va en el frente. Las caractersticas tcnicas
de acuerdo a lo establecido en la Norma Tcnica ICONTEC 5397 de 2005 de las carpetas de dos
tapas que se usarn en el Instituto son:

Material: Yute (600 grm) con impresin a una tinta

Tamao de 26cm x 35cm, con pestaa
Refuerzo en tela, o en papel.
Perforaciones redondas.
Siguiendo lo establecido en la NTC-5397 de 2005, la Entidad no usar AZ para el almacenamiento
de la documentacin.

Se recomienda que las carpetas se ubiquen con el lomo sobre la parte inferior de la caja de
archivo. La ubicacin horizontal y la acomodacin de carpetas o documentos uno sobre otro,
dificulta la manipulacin y vuelve propensa la documentacin a deterioros fsicos y la acumulacin
de suciedad.
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PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL
Versin: 0
PROCEDIMIENTO: GESTIN DOCUMENTAL
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ANEXO 3. CONSERVACIN PREVENTIVA EN ESPACIOS DE ARCHIVO, EN RELACIN CON

LAS CONDICIONES LOCATIVAS11

La Entidad debe considerar que las reas destinadas a depsito de archivos sern espacios que
garanticen la conservacin documental, que es parte de la memoria documental e histrica del
Instituto. Es as que dichos espacios destinados al almacenamiento de los documentos, deben
cumplir con parmetros que cumplan con la conservacin preventiva de los documentos y de la
informacin contenida en stos. Dichos parmetros se delinearan en aspectos tales como:

Ubicacin: Las reas de archivo especialmente del Central, deben estar ubicadas en un primer
piso para garantizar la estabilidad estructural en las construcciones (Las placas y pisos deben
estar dimensionadas para soportar una carga mnima de 1200 k/m2, cifra que se debe
incrementar si se va a emplear estantera compacta o de mayor tamao) y que los materiales y
elementos arquitectnicos tengan caractersticas y propiedades fsicas, mecnicas, pticas
trmicas y qumicas que no solo permitan mejorar las condiciones internas del depsito sino que
proporcionen mejores beneficios.

Condiciones Ambientales: Estas condiciones para las reas de almacenamiento se refieren

especficamente a la humedad relativa y la temperatura (De acuerdo con la clase, las
caractersticas y las tcnicas de los soportes), la contaminacin atmosfrica, Iluminancia,
ventilacin, carga de polvo y material particulado y carga microbiana. Las especificaciones
tcnicas pueden consultarse en el Manual de Construccin y Adecuacin de Espacios para
Archivos en el Distrito Capital y el Sistema Integrado de Conservacin: Experiencias del Archivo de
Bogot. (Ver Anexo 5 de este procedimiento).

Mantenimiento: En espacios destinados a archivos debe considerarse tanto el mantenimiento

relacionado con las caractersticas arquitectnicas de las construcciones, como aquellas
condiciones propias de su ubicacin, con el fin de tomar las acciones pertinentes que contribuyan
de manera efectiva a la conservacin preventiva de los acervos documentales propios de los
archivos de gestin y central de la Entidad.

En ese contexto el mantenimiento preventivo debe hacerse a cubiertas y canales; baos,

instalaciones sanitarias y de agua lluvia; muros y dems elementos arquitectnicos. Con esto se
evitan los deterioros fsicos, filtraciones, condiciones de humedad relativa y temperatura que
favorecen la proliferacin de hongos y bacterias.

Debe hacerse peridicamente inspecciones peridicas y el mantenimiento preventivo como

mnimo una vez al ao. (Ver el Manual de Construccin y Adecuacin de Espacios para Archivos
en el Distrito Capital).

11
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. COLOMBIA. Acuerdo 49 de 2000 Por el cual se desarrolla el Artculo 61 del
Captulo 7 Conservacin de Documentos. Reglamento General de Archivos sobre Condiciones de edificios y locales
destinados a Archivos.
SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT D.C. Manual de construccin y adecuacin de
espacios para archivos en el Distrito Capital. Primera Edicin 2012 ISBN 978-958-717-132-7
SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT D.C. Sistema Integrado de Conservacin
Experiencias del Archivo de Bogot aplicadas a las entidades distritales. Primera edicin. ISBN 978-958-717-113-6
 Cdigo: GD-P02
PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL
Versin: 0
PROCEDIMIENTO: GESTIN DOCUMENTAL
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As mismo el mantenimiento preventivo debe garantizar la limpieza de instalaciones, estanteras, y

unidades de conservacin de los archivos en la Entidad. La Subdireccin de Gestin Corporativa
encargada de la coordinacin del Aseo y la Limpieza del Instituto, de acuerdo con el Protocolo de
Limpieza para los espacios de Archivos de la Direccin del Archivo de Bogot, debe contar con
una programacin de limpieza con una frecuencia de cada 8 das para superficies, estanteras y
dems objetos, y para las unidades de conservacin (carpetas y documentos) cada 15 das.

El IDPC debe involucrar en su programa de limpieza la metodologa y la capacitacin del personal

de aseo para el desarrollo idneo de la labor, adiestramiento que estar a cargo de la
Subdireccin General a travs del profesional que apoya el Subsistema Interno de Gestin
Documental y Archivos.

Prevencin de Desastres: Considerando la importancia de los archivos como memoria y

patrimonio documental, la prevencin de desastres forma parte fundamental para lograr la
permanencia, conservacin y consulta de los acervos documentales. Es as como la Entidad debe
plantearse tres fases para un plan de desastres: La primera preventiva dirigida a determinar los
riesgos donde se toman en cuenta las variables externas e internas para definir el mapa de
riesgos; la segunda de salvamento donde se establecen protocolos y sistemas de comunicacin
entre el personal de archivos; y la tercera de recuperacin, una vez se haya procedido a la
estabilizacin de la documentacin.

La finalidad de un plan de desastres es preventiva, por ste se evalan posibilidades de catstrofe

(Desastres propios de la naturaleza) o una situacin anormal (falta de mantenimiento que causen
inundaciones por tuberas, baos inutilizados y rupturas intempestivas de tubos localizados en los
muros internos y ubicacin desfavorable del espacio asignado a los archivos; incendios, robos), a
las condiciones de los archivos y se define la forma de actuar, se siguen protocolos y se prosigue
a implementar medidas de conservacin preventiva y conservacin.(Ver Ver el Manual de
Construccin y Adecuacin de Espacios para Archivos en el Distrito Capital).

ANEXO 4. NORMAS DE BIOSEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONALPARA MANIPULACIN

DE DOCUMENTACIN CON BIODETERIORO
Por Luz Stella Villalba

Bioseguridad
La bioseguridad se define como el conjunto de actividades y procedimientos de seguridad
ambiental, ocupacional e individual que garantizan el control del riesgo, mejoran la calidad y
reducen los sobrecostos.

Personal
1. Las personas que van a realizar procesos tcnicos a documentacin con biodeterioro,
deben:
a. Recibir este documento y una instruccin especfica sobre la forma correcta de
manipular este tipo de documentacin y lo relacionado con normas de bioseguridad.
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b. Ser personas que muestren sensibilidad frente al valor documental o histrico de la

documentacin, esto evitar daos causados por negligencia.
c. Manejar cualquier tipo de documentacin como potencialmente contaminada.
2. Utilizar los elementos de proteccin personal como:
a. Overol o bata.
b. Guantes de ltex o nitrilo, es importante anotar que los guantes nunca son un sustituto
del lavado de manos, dado que el material no est fabricado para ser lavado y reutilizado,
pes tiende a formar microporos cuando es expuesto a actividades tales como, stress
fsico, desinfectantes lquidos e inclusive el jabn de manos, por lo tanto permiten la
diseminacin de grmenes.
c. Tapabocas o respiradores con filtro (cambiar cada ocho das), con esta medida se
previene la exposicin de las membranas mucosas de la boca y la nariz a partculas
potencialmente infectadas o irritantes. Se recomienda mascarilla de alta eficiencia
European Standard EN149 categora FFP2S (NIOSH).
d. Gorro: el cabello facilita la retencin y posterior dispersin de microorganismos que
flotan en el aire, por lo que se considera como fuente de infeccin y vehculo de
transmisin de stos.
e. Gafas de seguridad.
f. Restringir el uso de esta dotacin al rea de trabajo.
g. Mantener los elementos de proteccin en ptimas condiciones de aseo, en un lugar
seguro, diferente al rea de trabajo y que sea de fcil acceso.
h. Mantener siempre cerrados el overol o la bata de trabajo.
i. Colocar la ropa de trabajo en una bolsa y lavar esta dotacin peridicamente
(semanalmente) con hipoclorito de sodio (comercialmente: Clorox o Decol), aparte de la
ropa de uso personal.
j. Lavar siempre las manos y la cara con jabn lquido antibacterial, este procedimiento
permite reducir la flora normal y remover la flora transitoria para disminuir la diseminacin
de microorganismos infecciosos.
k. El personal que manipule la documentacin con biodeterioro, no debe presentar cuadros
clnicos respiratorios como asma o alergias, entre otros, y problemas en piel, como
dermatitis o micosis. Estas enfermedades pueden exacerbarse seriamente en el desarrollo
del proceso tcnico, comprometiendo la salud del trabajador.

Tcnica para el lavado de manos de rutina

1. Retirar todos los objetos que se tenga en las manos como por ejemplo anillos, relojes,
pulseras, entre otros.
2. Humedecer las manos y aplicar 5 c.c. del jabn antisptico; frotando vigorosamente dedo
por dedo, haciendo nfasis en los espacios interdigitales.
3. Frotar palmas y dorso de las manos, cinco (5) cm. por encima de la mueca.
4. Enjuagar las manos con abundante agua para que el barrido sea efectivo y secarlas.
Adicionalmente a las recomendaciones anteriores:
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- Dentro de las reas de trabajo no consumir alimentos, no fumar ni aplicar cosmticos ya que
de los microorganismos aerolizados pueden permanecer por mucho tiempo en el aire
despus de culminar un procedimiento.
- Se deben realizar descansos de 15 minutos, despus de dos horas de trabajo.
- Una vez culminadas las jornadas de trabajo, lavar las mucosas nasales con agua limpia Se
deben realizar descansos de 15 minutos, despus de dos horas de trabajo.

Limpieza

1. Realizar una limpieza exhaustiva de todas las reas y superficies de trabajo una vez por
semana, siguiendo el protocolo de limpieza elaborado por el rea de conservacin,
restauracin y reprografa del Archivo de Bogot.
2. Si hace uso de traperos y/o trapos estos deben ser lavados y luego desinfectados.
3. Lo recomendable en estos casos es realizar saneamientos peridicos, para lo cual el rea
de conservacin, restauracin y reprografa presta la asesora tcnica.
4. Para la limpieza y desinfeccin diaria de las superficies, se debe utilizar alcohol antisptico
aplicado con un aspersor y retirado posteriormente con una bayetilla limpia.

Espacio

1. Disponer de un sitio especfico y aislado del resto de la documentacin. Para la

manipulacin de este tipo de material, el sitio debe ser ventilado, con buena iluminacin
natural y artificial en lo posible bombillas de luz fluorescente con filtros U.V.
2. Evitar mobiliario de madera (estanteras o escritorios) para su almacenamiento, es
preferible el uso de estantera y superficies de trabajo metlicas o plsticas.
3. Las superficies de trabajo deben ser suficientemente amplias y forradas con papel, el cual
debe eliminarse al terminar cada jornada de trabajo.
4. La puerta de acceso debe estar sealizada, indicando que es un sitio exclusivo para la
realizacin de procesos tcnicos de material contaminado por microorganismos. De igual
manera, el rea debe ser sealizada debidamente, indicando donde se encuentra el material
contaminado (utilizar sealizacin de riesgo biolgico), el que est en proceso de saneamiento
y el saneado, con el fin de evitar confusin y reproceso. Una adecuada sealizacin resulta
una medida preventiva para manipular el material contaminado, adems permite ahorrar
tiempo y recursos.

Smbolo internacional para indicar riesgo biolgico

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Manipulacin de la documentacin

1. Cuando ingresa la documentacin con deterioro biolgico, debe abrirse de manera

controlada, con el fin de evitar la propagacin de los agentes contaminantes al medio
ambiente, lo que podra afectar a la documentacin aledaa y a las personas que la estn
manipulando.
2. Al momento de iniciar los procesos tcnicos, una hoja blanca como soporte en los folios que
presentan un nivel avanzado de biodeterioro, de manera que los asle, controle la
manipulacin y la contaminacin al personal.
3. Se recomienda cambiar las unidades de almacenamiento (carpetas y cajas), para realizar
procesos tcnicos a la documentacin, en caso de no ser posible, aislar cada grupo de
documentos con hojas blancas.
4. Nunca guardar el material contaminado en bolsas plsticas, en su lugar utilice pliegos de
papel peridico o Kraft para su empaque. Saludcoop EPS.

Estas normas fueron tomadas del documento de la Secretaria General de la Alcalda Mayor de
Bogot,D.C., Direccin Archivo de Bogot, Sistema Integrado de Conservacin : Experiencias del
Archivo de Bogot aplicadas a las entidades distritales, p.69-71

ANEXO 5. CDIGOS DE LAS DEPENDENCIAS

Toda comunicacin producida por la entidad lleva el cdigo que identifica la dependencia que la
produjo:

CDIGO* DEPENDENCIA
100 DIRECCIN GENERAL
110 ASESOR (A) JURIDICO
120 ASESOR (A) CONTROL INTERNO
200 SUBDIRECCIN GENERAL
210 CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CENTRAL
300 SUBDIRECCIN DE INTERVENCIN DE PATRIMONIO CULTURAL
400 SUBDIRECCIN DE DIVULGACIN DE LOS VALORES DE PATRIMONIO CULTURAL
500 SUBDIRECCIN DE GESTIN CORPORATIVA
*Cdigos definidos en la Subdireccin General

Cuando una comunicacin sea proyectada por una dependencia para la firma de otra, dicha
comunicacin debe llevar el cdigo de la dependencia firmante y ser radicada por esa
dependencia.

La responsable de la gestin de la correspondencia en cada dependencia conformar la serie

consecutivo de comunicaciones oficiales con las subseries consecutivo de comunicaciones
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oficiales internas enviadas y comunicaciones oficiales externas enviadas, las cuales sern
ordenadas numrica y cronolgicamente en forma de libro.