ADMINISTRACION DE LA CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar comerciales de una empresa son aquellas que se derivan de las ventas
de productos o servicios propios de la actividad de la empresa.

La administracin de las cuentas por cobrar comerciales de una empresa ms comnmente

denominadas como cartera comercial, comprende tres actividades o etapas bsicas a saber:
poltica, gestin y control.

1. DISEO DE LA POLITICA DE CREDITO: La poltica de crdito de una empresa se refiere

a las normas bsicas generales y fundamentales del crdito que tienen como propsito
primordial mantener un equilibrio adecuado entre el riesgo que se asume concediendo
crdito y la rentabilidad obtenida sobre la inversin comprometida en dicho rubro.
Las polticas de crdito deben tener las siguientes caractersticas:
- Ser uniformes, es decir que, en los aspectos bsicos deben seguir los mismos
lineamientos para los diferentes tipos de crditos.
- Ser flexibles, para que puedan acomodarse a las circunstancias cambiantes de la
economa y de los sectores.
- Ser adaptables, para que puedan amoldarse a diferentes regiones y pases.

Toda empresa que otorgue crdito debe contar con un manual de poltica de crdito, el cual
debe contener como mnimo los siguientes captulos bsicos:

- Principios bsicos o doctrinas del crdito

- Cliente objetivo
- Modalidades de crdito
- Proceso de aprobacin de crdito
- Administracin de la cartera
- Sistemas de informacin Comercial

2. ANALISIS Y OTORGAMIENTO DE CREDITO:

Esta etapa incluye el estudio del solicitante y el proceso de aprobacin por parte de los
diferentes estamentos de crditos.
A. EL ESTUDIO DE CRDITO: se puede definir como un proceso que conlleva los
siguientes pasos:
- Recopilar la informacin cualitativa y cuantitativa del solicitante
- Interpretar la informacin, clasificando los estados financieros para obtener el
anlisis horizontal, vertical, los indicadores financieros, las proyecciones y
determinar mediante su anlisis la situacin financiera y el desarrollo operacional
del negocio.
- Comparar la anterior informacin con los estndares sectoriales o con la
informacin de una muestra representativa de empresas de la misma actividad y
similar tamao.
- Estudiar los datos obtenidos, para tomar una decisin o producir una
recomendacin.
B. LAS CINCO C DEL CREDITO: El estudio de crdito debe considerar elementos
cualitativos y cuantitativos a los cuales se les dar un peso mayor o menor, en la
decisin, dependiendo de si se trata de personas o empresas.
Los puntos mnimos que se deben estudiar son los denominados cinco C del
crdito a saber:
CAPACIDAD: Es decir la capacidad de pago proveniente del flujo de caja del cliente
CARCTER: Es decir, los hbitos de pago o moralidad comercial.
CAPITAL: Es decir, la situacin financiera que reflejan sus cifras o estados
financieros.
CONDICIONES: Es decir, las condiciones de crdito que se ajustan al flujo de caja
del cliente, tales como plazo, tasa de inters y periodo de gracia.
COLATERAL: Es decir las garantas que cubrirn el crdito.

C. CREDITO A PERSONAS O CREDITO PERSONAL: Teniendo en cuenta que

usualmente las personas naturales, tanto empleados como independientes, no
llevan contabilidad organizada y confiable, en el anlisis de este tipo de crdito los
aspectos cualitativos cobran especial importancia, sin que esto implique que se
deseche totalmente el anlisis de las pocas cifras que se puedan tener.
1. INFORMACION PRELIMINAR: La documentacin bsica inicial que se debe
pedir a un solicitante de crdito incluye como mnimo los siguientes
documentos:
Para empleados:
Solicitud de crdito debidamente diligenciada
Certificacin laboral de trabajo y salario
Declaracin de renta o certificacin de ingresos y retenciones
Ultimo desprendible de pago
Extractos bancarios de los ltimos cinco meses
Certificado de libertad y tradicin reciente de los bienes races
Tarjeta de propiedad de los vehculos
Contrato de arrendamiento, si tiene bienes inmuebles arrendados
Ultimo recibo de pago, si tiene bienes inmuebles arrendados
Para Trabajadores independientes:
Solicitud de crdito, debidamente diligenciada
Declaracin de Renta
Certificado de constitucin y gerencia del negocio, si lo tiene
Estados Financieros ( Balance, Estado de resultados y flujo de caja del negocio)
Extractos bancarios de los ltimos cinco meses
Certificado de libertad y tradicin reciente de los bienes races
Tarjeta de propiedad de los vehculos
Contrato de arrendamiento, si tiene bienes inmuebles arrendados
Ultimo recibo de pago si tiene bienes inmuebles arrendados.

2. PASOS

Los pasos ms importantes en el proceso de anlisis de crdito a personas

naturales son los siguientes:
- Revisin de la solicitud
- Verificacin de los principales datos
- Anlisis financiero de las cifras, verificando que los ingresos sean reales y los
egresos razonables de acuerdo a las condiciones de la persona.

3. ANALISIS CUALITATIVO: Debe incluir entre otros los siguientes aspectos:

- Quien es el sujeto del crdito
- Antigedad como cliente
- Cul es el negocio que tiene
- Lugar de residencia
- Estabilidad de la residencia
- Hbitos de vida ( bases de datos, referencias comerciales y bancarias)
- Activos fijos que posee
- Ingresos y gastos
- Comportamiento crediticio
- Codeudores y garantas

4. CAPACIDAD DE PAGO
La capacidad de pago de una persona empleada se mide por lo que le queda despus
de descontar de sus ingresos plenamente comprobados, los gastos razonables.

Ejemplo: Si un empleado tiene un sueldo nominal de $2.000.000 y todos sus gastos

como vivienda, salud, educacin, vestido, recreacin, etc. Suman $1.600.000, su
capacidad de pago es de $400.000, que sera lo que podra dedicar el pago de un
crdito. Pero si de acuerdo con el comprobante de pago, solo le entregan $1.700.000,
su capacidad de pago real se ve reducida a $100.000 mensuales, que sera lo nico que
podra dedicar el pago del crdito.

D. CREDITO A EMPRESAS O CREDITO CORPORATIVO: En el estudio de crdito para

empresas, cuando se cuenta con una contabilidad organizada y estados financieros
auditados, o por lo menos, firmados por el representante legal y el contador, el
anlisis cuantitativo es el ms importante sin dejar de lado las consideraciones
propias del anlisis cualitativo que se relacionan ms adelante. El anlisis
cuantitativo se refiere al estudio detallado de todas las cifras de la empresa,
especialmente a travs de los indicadores financieros y el flujo de caja.
1. INFORMACION PRELIMINAR
La documentacin bsica inicial que se debe pedir a una empresa solicitante de
crdito incluye como mnimo los siguientes documentos:
- Solicitud de crdito o carta de solicitud
- Certificado de constitucin y gerencia de la empresa
- Declaracin de Renta
- Estados financieros de los ltimos tres periodos ( Balance, Estados de resultados, y
flujo de caja del negocio)
- Referencia bancarias o comerciales
- Certificado de libertad y tradicin de los inmuebles
- Tarjeta de propiedad de los vehculos.
2. PASOS
- Revisin de la solicitud
- Visita a la empresa o entrevista telefnica
- Investigacin del comportamiento crediticio
- Anlisis financiero completo
 - Concepto final para aprobacin o negociacin del crdito

3. ANALISIS CUALITATIVO
- Quien es el sujeto de crdito
- Antigedad como cliente
- Breve historia del negocio
- Principales productos
- Principales proveedores
- Principales clientes
- Exportaciones: destinos, plazos y condiciones
- Activos fijos: Valor comercial y gravmenes
- Tecnologa
- Administracin
- Relaciones laborales
- Comportamiento crediticio
- Codeudores y garantas

4. CAPACIDAD DE PAGO
La capacidad de pago de un negocio se mide a travs del flujo de caja proyectado ya
que este estado financiero es el que determina, de la manera ms acertada posible, los
recursos futuros de efectivo con los cuales una empresa podra atender un
compromiso futuro de pago.

Ejemplo: Para una empresa que vende $100.000.000 al mes un saldo de caja
de$10.000.000 puede resultar adecuado, pero para una empresa con ventas de
$10.000.000.000 mensuales quiz lo adecuado sea mantener $1.000.000.000 de base
en efectivo.

E. RIESGO BASICO DE CREDITO: Existe riesgo bsico de crdito que tiene que ver con
el tipo de cliente, el cual est demostrado por la experiencia y que toca igualmente
con la calidad de la informacin.

3. ETAPA DE SEGUIMIENTO DE LA CARTERA: El riesgo del crdito nace en el momento

en que se entrega el dinero o la mercanca financiada, y es a partir de ese momento
cuando comienza la gran responsabilidad de administrar bien la cartera, aspecto que
implica diferentes puntos como los que se tratan a continuacin:
OBJETIVOS DEL SEGUIMIENTO DEL CREDITO
- Lograr la recuperacin del crdito
- Cumplir las metas del flujo de caja
- Revisar los resultados de la aplicacin de los incentivos de pagos
- Evaluar los posibles cambios en el sistema de cobranza
- Analizar los costos de Operacin
- Ajustar las polticas de crdito
PRINCIPIOS DE UNA COBRANZA EXITOSA:
- El crdito no es un favor que se otorga, sino un servicio que se vende
- Todo cliente puede cambiar, si se le da el manejo adecuado
- La cobranza debe generar nuevas ventas
- La cobranza debe planearse
TECNICAS BASICAS DE COBRANZA
- La cobranza debe ser personalizada e individualizada
- Se debe procurar el dialogo para conocer los argumentos del cliente y la situacin
que lo ha llevado a no atender el pago
- Una buena tcnica es estimular el ego, llevando al cliente a pensar en su buen
nombre, su reputacin y los perjuicios que podra acarrearle el persistir en el no
pago.
- Conviene apelar el sentido de honradez del cliente, aduciendo que siempre se le
ha apreciado como un cliente que cumple oportunamente sus compromisos.
- El cobro jurdico es aquel que es necesario emprender cuando se han agotado
todas las posibilidades extralegales de convencer al cliente. Debe ser realizado por
un abogado, utilizando los instrumentos legales que la ley prev para tal fin.
SEALES DE INSOLVENCIA
- Demora en la entrega de la informacin solicitada
- Falta de cooperacin en las relaciones con la empresa acreedora
- Cambio frecuente de empleo
- Cambios en la propiedad del negocio
- Cambios hacia otros negocios no conocidos por el cliente
- Recurrencia al crdito extra bancario ( usura)
- Consultas muy frecuentes a las bases de datos, por parte de diferentes personas o
entidades.
- Giro frecuentes de cheques posfechados
Para empresas son seales de insolvencia
- Cambios masivos de los ejecutivos de la empresa
- Rumores sobre no entendimientos de socios
- Cambios en la propiedad de la empresa
- Cambio en la naturaleza de los negocios
- Impedimentos para entrevistar al contado o a los auditores
- Disminucin de ventas o ventas al costo
- Decrecientes mrgenes de utilidad
- Alto endeudamiento financiero y gastos financieros
- Lentitud en las rotaciones de cartera e inventarios
- Lentitud en el pago a proveedores
- Contratacin de crditos nuevos con tasas elevadas
- Importantes ventas de activos.
- Delicada situacin del sector

CLASIFICACION Y CALIFICACION DE LA CARTERA

Una buena administracin del riesgo crediticio supone una peridica clasificacin y
calificacin de la cartera, que permita determinar, evaluar y controlar el riesgo y
estimar las posibles prdidas que la empresa pudiera tener por este concepto.

Clasificacin de la cartera: Las empresas del sector real podrn clasificar su cartera en
dos grandes grupos, a saber: Crdito a personas y crdito a empresas.
El crdito a empresas es aquel otorgado a personas jurdicas que operan como
empresas, bajo cualquier tipo de sociedad, ya sean pequeas, medianas o grandes.
El crdito a personas, es el crdito otorgados a empleados o trabajadores
independientes y personas naturales con negocio.

Calificacin de la cartera: Una vez clasificada la cartera por grupos, se debe calificar
por categoras de riesgo, proceso que se debe realizar por lo menos cada trimestre y en
el cual deben tenerse en cuenta criterios como los siguientes:
- Vencimiento de obligacin
- Capacidad de pago actual del deudor
- Nivel de endeudamiento del deudor
- Calidad y composicin de los activos, pasivos y patrimonio
- Garantas que respaldan el crdito

PROVISIONES DE CARTERA
De acuerdo con la clasificacin de cada crdito, se debe proceder a provisionar la
cartera, proceso que consiste en cargar como un gasto en el estado de resultados la
totalidad o un porcentaje del valor de los crditos. El valor de la provisin cargado
como un gasto en el estado de resultados tiene como contrapartida la provisin de
cartera, la cual se ubica en el balance, inmediatamente despus de la cuenta de
cartera.

CASTIGOS DE CARTERA
Cuando se han agotado todos los recursos para recuperar el crdito, sin lograr este
objetivo, y se ha provisionado el 100% del valor del crdito, este debe castigarse, pues
no se justifica mostrar en el balance una cuenta por cobrar que ya no cumple con la
definicin de la misma, puesto que se estima que es incobrable-
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