CAPTULO 6 DEL PMBOK

Gestin del tiempo del proyecto

Objetivos de Aprendizaje
Comprender la importancia del cronograma del proyecto y la buena gestin del
tiempo del proyecto.
Definir las actividades como base para el desarrollo del cronograma del proyecto
Describir cmo los gerentes de proyectos utilizan diagramas de red y las
dependencias para ayudar en la secuenciacin de las actividades
Comprender la relacin entre la estimacin de los recursos y los cronogramas de los
proyectos
Explicar cmo las diversas herramientas y tcnicas ayudan a los gerentes de proyecto
a realizar la estimacin de duracin de las actividades
Utilizar diagramas de Gantt para la planificacin y el seguimiento de informacin de la
programacin, encontrar la ruta crtica de un proyecto y describir cmo la programacin
de la cadena crtica y la Evaluacin y Revisin Tcnica del Programa (PERT*) afectan
el desarrollo del cronograma.
Discutir cmo los controles reales y los problemas de las personas estn involucrados
en el control y la gestin de los cambios en el cronograma del proyecto.
Describir cmo el software de gestin de proyectos puede ayudar en la gestin del
tiempo del proyecto y a revisar las precauciones antes de utilizar este software

Importancia de los cronogramas

Los gerentes a menudo dicen que entregar los proyectos a tiempo es uno de los
mayores retos
El tiempo es el que presenta menos flexibilidad; esto sin importar lo que suceda en el
proyecto.
Los problemas en el cronograma son la razn principal de conflictos, especialmente
durante la segunda mitad de los proyectos.

Procesos de la gestin del tiempo del proyecto

Definir las actividades
Identifica las actividades especficas que los miembros del equipo y los patrocinadores
deben desarrollar a fin de producir los distintos entregables del proyecto.
Secuenciar las actividades
Identifica y documenta las dependencias entre las actividades del cronograma.
Estimar los recursos de las actividades
Estima el tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del
cronograma.
Estimar la duracin de las actividades
Estima la cantidad de perodos laborables que sern necesarios para completar cada
actividad del cronograma.
Desarrollar el cronograma
Analiza las secuencias de las actividades, la duracin de las actividades, los
requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del
proyecto.
Controlar el cronograma
Controla los cambios al cronograma del proyecto.

Resumen de la gestin del tiempo del proyecto

Planificacin
Proceso: Definir las actividades
Salida: Lista de actividades, atributos de la actividad, lista de hitos

Proceso: Secuenciar las actividades

Salida: Diagramas de red del cronograma del proyecto, actualizacin a los documentos
del proyecto.

Proceso: Estimar los recursos de las actividades

Salida: Requisitos de recursos de la actividad, Estructura de desglose de recursos,
actualizaciones a los documentos del proyecto

Proceso: Estimar la duracin de las actividades

Salida: Estimados de la duracin de la actividad, Actualizaciones a los documentos del
proyecto.

Proceso: Desarrollar el cronograma

Salida: Cronograma del proyecto, lnea base del cronograma, datos del cronograma,
actualizaciones a los documentos del proyecto

Seguimiento y control
Proceso: Controlar el cronograma
Salidas: Mediciones del desempeo del trabajo, Actualizaciones a los activos de los
procesos de la organizacin, Solicitudes de cambio, Actualizaciones al plan para la
direccin del proyecto, Actualizaciones a los documentos del proyecto

Definir las Actividades

Los cronogramas surgen de los documentos bsicos que inician un proyecto
Acta de constitucin del proyecto Incluye fechas inicial y final e informacin del
presupuesto.
La declaracin del alcance y la EDT Ayudan a definir lo que se debe hacer
La definicin de las actividades implica el desarrollo de una EDT ms detallada y
explicaciones para entender todo el trabajo que se tiene que hacer de tal forma se pueda
desarrollar una estimacin realista de los costos y duracin.

Lista de Actividades y Atributos

Lista de actividades
Es una tabulacin de las actividades que se incluirn en un cronograma del proyecto,
contiene:
Nombre de la actividad
Identificador de la actividad o un nmero
Breve descripcin de la actividad
 Atributos de la actividad
Proporcionan ms informacin, como predecesores, sucesores, relaciones lgicas,
adelantos, retrasos, necesidades de recursos, limitaciones, fechas impuestas y los
supuestos relacionados con la actividad

Hitos
Hito
Evento significativo, que normalmente no tiene una duracin
A menudo se necesitan varias actividades y mucho trabajo para completar un hito.
Son herramientas tiles para programar objetivos y hacer seguimiento de los avances
Ejemplo: Obtencin de firmas de los Interesados en los documentos
claves o a la terminacin de productos especficos.

Definir las actividades

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin del Tiempo del proyecto

Entradas
1. Lnea Base del Alcance
2. Factores Ambientales de la
Empresa
3. Activos de los Procesos de la
Organizacin

Herramientas y tcnicas
1. Descomposicin
2. Planificacin Gradual
3. Plantillas
4. Juicio de Expertos

Salidas
1. Lista de Actividades
2. Atributos de la Actividad
3. Lista de Hitos

Secuencia de las Actividades

Implica identificar y documentar las relaciones de dependencia
Dependencia o Relacin: Es la secuencia de actividades o tareas del proyecto
Se deben determinar las dependencias para poder hacer el anlisis de camino crtico

Tres tipos de dependencia

Relaciones de dependencia obligada
Son aquellas que son inherentes a la naturaleza del trabajo que se est realizando. A
menudo, se trata de limitaciones fsicas. Las relaciones de dependencia obligada son
conocidas tambin como lgica dura.
 Relaciones de dependencia discrecional
Son aquellas que son definidas por el equipo de direccin del proyecto. Las
dependencias discrecionales deben estar totalmente documentadas, ya que pueden
producir valores arbitrarios de holgura total y pueden limitar opciones posteriores de
programacin. Las relaciones de dependencia discrecional a menudo se denominan
como lgica preferida, lgica preferencial o lgica blanda.
Relaciones de dependencia externa
Son aquellas que implican una relacin entre actividades del proyecto y actividades que
no pertenecen al proyecto.

Diagramas de red
Diagramas de red
Tcnica preferida para mostrar la secuencia de las actividades
Despliegues esquemticos de las actividades del proyecto y las relaciones lgicas (de
dependencia) entre ellas Dos formatos principales
Mtodo de diagramacin con flechas ADM*
Mtodo de diagramacin por precedencias PDM*
* ADM Arrow Diagramming Method
** PDM Precedence Diagramming Method

Mtodo de diagramacin con flechas ADM

Tambin llamados diagramas AOA* (actividades sobre flechas)
Las actividades son representadas con flechas
Los nodos o crculos son los puntos de inicio o fin de las actividades.
Solo pueden mostrar relaciones de dependencia terminar-para- empezar
* AOA Activity on Arrow

Proceso para crear diagramas AOA*

1. Encontrar todas las actividades que comienzan en el nodo 1: Dibujar sus nodos
meta y dibujar flechas entre el nodo 1 y los nodos meta; poner la letra de la
actividad o el nombre y la estimacin de la duracin sobre la flecha asociada

2. Ir dibujando el diagrama de la red, trabajando de izquierda a derecha: Elaborando

bifurcaciones y fusiones

Bifurcacin Cuando de un nodo salen dos o ms actividades

Fusin Cuando dos o ms nodos preceden a un nodo

3. Ir dibujando el diagrama de red del proyecto hasta que todas las actividades que
tienen dependencias estn incluidas en el diagrama.

4. Como regla general, todas las flechas deben apuntar hacia la derecha y sin cruces en
el diagrama de red AOA
* AOA: Activity On Arrow

Estimacin de Recursos de las actividades

Antes de estimar la duracin de la actividad, se debe tener una
buena idea de la cantidad y tipo de recursos que deben ser
asignados a cada actividad
 Considerar los temas importantes en la estimacin de los recursos
Qu tan difcil es hacer actividades especficas en este proyecto?
Cul es la historia de la organizacin al realizar actividades similares?
Estn disponibles los recursos necesarios?
Estructura de desglose de recursos RBS*
Estructura jerrquica que identifica los recursos del proyecto por categora y tipo

Estimacin de la duracin de las actividades

Duracin
Incluye la cantidad real de horas trabajadas en una actividad ms el tiempo transcurrido
Esfuerzo
Nmero de das laborables o de horas de trabajo necesario para completar una tarea
El esfuerzo normalmente no es igual a la duracin
Las personas que realizan el trabajo deben contribuir a elaborar los
estimados y un experto debe revisarlos

Desarrollo del cronograma

Utilizar resultados de otros procesos de gestin del tiempo para determinar la fecha de
inicio y fin del proyecto.
El objetivo final es crear un cronograma realista del proyecto que proporcione una
base para el seguimiento de los avances del proyecto en la dimensin tiempo
Usar herramientas y tcnicas, incluyendo diagramas de Gantt, anlisis de ruta crtica,
programacin de la cadena crtica y anlisis PERT

Diagramas de Gantt
Diagramas de Gantt
Proporcionan un formato estndar para la visualizacin de informacin de la
programacin del proyecto enumerando las actividades del proyecto y sus fechas de
inicio y fin en un formato de calendario.
Los smbolos son:
Diamantes Negro: Hitos
Barras negras delgadas: resumen de las tareas
Barras claras horizontales: duracin de las tareas
Flechas: dependencias entre las tareas

Hitos en los diagramas de Gantt

A muchas personas les gusta centrarse en el cumplimiento de los hitos, especialmente
en los grandes proyectos
Los Hitos enfatizan acontecimientos importantes o logros de los proyectos
Normalmente se crea un hito al agregar una tarea con duracin cero, o se puede
marcar cualquier tarea como un hito.

Criterio SMART
Los hitos deben ser:
Especficos - Specific
Medibles - Measurable
Asignables - Assignable
Realistas - Realistic
Enmarcables en el tiempo - Time-framed
Buenas prcticas
Cinco puntos claves al usar Hitos:
1. Hacer una definicin temprana de los hitos e incluirlos en el diagrama de Gantt para
proveer una gua visual.
2. Definir hitos pequeos y frecuentes.
3. El conjunto de hitos debe ser exhaustivo.
4. Cada hito debe ser de tipo binario, es decir, est completo o no est hecho
5. Monitorear con cuidado la ruta crtica.

Mtodo de la ruta crtica

CPM *
Tcnica de diagrama de red usada para predecir la duracin total del proyecto
Ruta crtica de un proyecto
Serie de actividades que determina la fecha ms prxima en la que el
proyecto puede completarse
Es la ruta ms larga a travs del diagrama de la red y tiene la menor
cantidad de holgura
Holgura
Cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin retrasar
una actividad importante o la fecha de fin del proyecto
* CPM Critical Path Method

Clculo la ruta crtica

Elaborar un buen diagrama de red.
Agregar la duracin estimada para todas las actividades en todos los
caminos del diagrama.
El camino ms largo es la ruta crtica.
Si una o ms de las actividades de la ruta crtica tarda ms tiempo de lo previsto, el
cronograma de todo el proyecto se viene abajo, a menos que el director del proyecto
tome medidas correctivas.

Ms sobre la ruta crtica

La ruta crtica no es la nica con todas las actividades crticas, ya que slo representa
el tiempo.
No puede haber ms de una ruta crtica si las longitudes de dos o ms rutas son las
mismas.
La ruta crtica puede cambiar a medida que avanza el proyecto.

Uso del Anlisis de Ruta Crtica para realizar

el cronograma
Holgura libre
Cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin retrasar el inicio temprano de
las actividades inmediatamente siguientes.
 Holgura total o tiempo libre total
Cantidad de tiempo que una actividad se puede retrasar desde su comienzo temprano sin
retrasar la fecha prevista de fin del proyecto.
Un paso hacia adelante
A travs del diagrama de la red, determina las fechas tempranas de inicio y finalizacin
Un paso hacia atrs
Determina el retraso en el inicio y en la finalizacin

Uso de la ruta crtica para acortar el cronograma del proyecto

Tres tcnicas principales para acortar el cronograma
Acortar la duracin de las actividades y tareas crticas mediante la adicin de ms
recursos o modificando su alcance.
Compresin (Crashing)
Tcnica de compresin del cronograma en la cual se analizan las concesiones de costo y
cronograma para determinar cmo obtener la mayor compresin con el mnimo
incremento de costo.
Ejecucin rpida (Fast tracking)
Hacer que las actividades que normalmente se realizan en forma secuencial se realicen
en paralelo o superpuestas.

Importancia de actualizar los datos de la ruta crtica

Es importante actualizar la informacin de planificacin de proyectos para cumplir los
objetivos de tiempo.
La ruta crtica puede cambiar a medida que se dan las fechas efectivas de inicio y fin
Cuando se sabe que la fecha de terminacin del proyecto se prolongar, lo ms
aconsejable es negociar con el patrocinador del proyecto.

Control del cronograma

Realizar controles reales sobre el cronograma
Permitir las contingencias
No planear que todos trabajen al 100% de capacidad todo el tiempo
Llevar a cabo reuniones con los Interesados sobre los avances y ser claros y honestos
en la comunicacin sobre temas de cronograma.

Control de cronograma (contina)

Los objetivos son conocer el estado de la programacin, los factores de influencia que
causan cambios al cronograma, determinar qu del cronograma ha cambiado, y
administrar los cambios cuando se producen.
Herramientas y tcnicas, incluyen:
Informes de avance
Un sistema de control de cambios sobre el cronograma
Software de gestin de proyectos, incluyendo cuadros comparativos, como
diagramas de Gantt de seguimiento
Anlisis de varianza, tales como el anlisis de holgura
Gestin del rendimiento, tales como el valor ganado
Controles reales sobre el cronograma
Revisar el borrador del cronograma del proyecto o la fecha estimada de finalizacin
en el Acta de constitucin del proyecto.
Elaborar un cronograma ms detallado con el equipo del proyecto
Asegurarse de que el cronograma es realista y fcil de seguir
Alertar a la alta gerencia con suficiente antelacin si hay problemas de cronograma