Comunicacin durante la auditoria. Tcnicas de comunicacin.

Los auditores internos proporcionan aseguramiento al equipo de direccin y a la alta gerencia

sobre la eficacia de la gobernanza, la gestin de los riesgos y el control. Para desarrollar esta

tarea en forma eficaz los auditores deben ser capaces de manejar altos estndares de

comunicacin y usar esa habilidad para establecer relaciones con una gama amplia de partes

interesadas.

El auditor debe aplicar su estrategia de investigacin conforme al objeto y alcance de

auditora definido en el Plan de auditora. La base fundamental de esta estrategia es la entrevista

con el personal auditado. Lo que se persigue con estas entrevistas es la obtencin de evidencias

objetivas que demuestren lo que se est realizando en cada proceso, departamento o rea.

Esta obtencin de evidencias objetivas incluir la verificacin y obtencin de informacin a

travs de la realizacin de diversas preguntas planificadas y el control de esta informacin es la

clave para el desarrollo de una auditora eficaz.

En definitiva, el auditor debe conseguir una comunicacin con el auditado que sea:

Clara

Sencilla

Fluida

Sincera
 A travs de la comunicacin va a obtener la mayor parte de la informacin, por lo que deber

conocer al nivel suficiente las tcnicas para una adecuada comunicacin, no solo desde el punto

de vista oral, pues la comunicacin no verbal (gestual) ser tambin un importante componente

del proceso de comunicacin y su uso no adecuado produce, en muchos casos, una ruptura del

proceso de comunicacin.

El auditor debe analizar en todo momento cul es la informacin que realmente est llegando

al auditado y que informacin est recibiendo l. De este modo, el auditor debe interpretar toda

la informacin, oral o no, que se le transmita. Debe tener siempre presente y comprobar que el

auditado entiende las cuestiones que se le estn formulando y debe verificar que la informacin

que recibe la ha interpretado adecuadamente. De otro modo, estar introduciendo ruido en el

proceso de comunicacin y desvirtuando la informacin obtenida.

De este modo, el auditor debe conjugar su capacidad de expresin, de observacin y de

escucha de forma que:

Emita la informacin adecuada

Reciba la informacin requerida

Este proceso de obtencin de informacin configura la entrevista como aspecto fundamental

del desarrollo de la auditora.

 Antes de comenzar con las entrevistas, debemos de tener en consideracin los cuatro estados

en los que se puede encontrar el auditor y el auditado. Estos son:

El auditor debe encontrarse una situacin adecuada:

El auditor no debe comenzar la auditora si no se encuentra bien, ya sea fsica o mentalmente.

Si temporalmente no se encontrara bien, es aconsejable realizar un descanso y reanudar la

auditora cuando se encuentre mejor. Si una vez comenzada la auditora, el auditor se encuentra

indispuesto, es mejor parar y continuar otro da.

Si el estado del auditor es correcto pero el del auditado no lo es, hay que intentar tranquilizar

al auditado, primero hacindole ver que no tiene por qu haber consecuencias negativas para l y

que es un proceso normal del funcionamiento del Sistema de Gestin de la organizacin.

La expresin verbal:

En la entrevista el auditor debe cuidar su tono de voz ya que puede generar una impresin que

no es la deseada por su parte.

Igualmente debe controlar su intensidad. Su control es importante pues una intensidad no

adecuada puede generar cansancio en el auditado. Una intensidad alta puede hacer creer al

auditado que estamos gritando algo y por tanto, trasmitirle enojo. Por otra parte, una intensidad

baja exigir al auditado un mayor esfuerzo de comprensin lo que muy posiblemente acabe en

prdida de atencin.
 Evitar las muletillas:

Utilizadas muy extensamente para unir frases: o sea, es decir, por tanto en cuanto, por

consiguiente, me entiendes, etc. Estas muletillas son elementos distorsionadores que hacen que el

interlocutor pierda inters por la comunicacin y se concentre ms es estos trminos.

Recomendaciones prcticas para planificar su comunicacin

Para que sea eficaz, una comunicacin debe ser planificada y estructurada alrededor de un

objetivo y con la intencin de lograr una determinada respuesta. Es un proceso de dos

direcciones que contempla la repeticin de los mensajes y proporciona oportunidades de obtener

retroalimentacin de la otra parte. Esto permite comprender el mensaje y confirmar el significado

del mismo.

Hay dos reas en las que es ms evidente la necesidad de excelentes habilidades de

comunicacin:

Construir las relaciones.

Las habilidades clave de comunicacin que deben desarrollar los auditores internos incluyen

la capacidad de escuchar atentamente, demostrar empata y la de entender los problemas,

preocupaciones y opiniones de los auditados. Esta actitud genera una buena relacin y

compromiso, los que son importantes para el proceso de evaluacin y mejora.

Reportar los resultados:

Lo que tiene una importancia crtica para los auditores internos. El estilo narrativo de

informes escritos es casi siempre el pilar de un buen informe de auditoras internas. Sin embargo,

otros tipos de reporte se estn utilizando cada vez ms, tales como las presentaciones de

resultados en forma oral. Esto puede mejorar el impacto y la eficacia en el reporte de los

hallazgos de las auditoras internas y generar las respuestas deseados de un rango cada vez ms

amplio de partes interesadas.

Lista de verificacin para planificar la comunicacin durante las auditoras internas

Un reporte de resultados eficaz, tanto sea al comit directivo como a la gerencia de lnea,

debera reflejar los siguientes pasos en la planificacin de la comunicacin:

1. Cules son mis objetivos?

Qu estoy tratando de lograr?

Qu respuesta necesito inducir?

 2. Mensajes clave

Qu informacin debo transmitir y cmo la debera priorizar?

3. Audiencia con quin me estoy comunicando?

Qu es lo que mi audiencia ya conoce y qu es lo que necesita conocer?

Qu barreras u objeciones pueden impedir que el mensaje llegue a destino? pueden ser

barreras fsicas o psicolgicas.

Qu nivel de formalidad es necesario asegurar para que la comunicacin sea eficaz?

4. Canales/medios

Cul es la mejor manera de enviar mis mensajes, en funcin de la informacin que debo

transmitir, las necesidades de informacin de mi audiencia y mis necesidades de obtener

retroalimentacin?

5. Evaluacin y retroalimentacin

Cmo sabr si la comunicacin fue eficaz?.

 El resultado de una auditora debe ser visto como un cambio beneficioso, no solamente como

un informe. Considerando su reporte de auditora interna como un ejercicio de comunicacin

eficaz puede ayudarlo a promover y lograr ese cambio.