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El libro mayor

El mayor es otro de los libros ms importantes de la contabilidad ya que en l se transcriben todas las
operaciones que aparecen en el libro diario pero organizadas por cuenta, de tal forma de poder conocer el saldo
de cualquiera de las cuentas haciendo la diferencia entre la suma del debe y del haber. As se puede saber si
una cuenta tiene saldo deudor, saldo acreedor o est saldada (el saldo es 0).
El libro mayor recibe denominaciones como, mayor contable, registro de mayor, libro de segunda entrada o libro
centralizador de cuentas.

El libro mayor el ms importante y obligatorio en el que se clasifican todas las transacciones que se efectan
dentro de una empresa o establecimiento comercial, afectando cuentas especiales para cada concepto lo que
nos facilita la informacin dentro de la misma, registramos los pasivos activos y patrimonio, siendo un resumen
de de el libro diario.

El libro mayor contiene entonces todas las cuentas de forma separada, siempre en forma de T y con el respectivo
nombre sobre cada una. Generalmente se utiliza una pgina diferente para cada cuenta y cada determinado perodo
tiempo se calcula el saldo de todas las cuentas.

A medida que se registra un asiento en el libro diario, las cuentas utilizadas deben registrase en el libro mayor de la
empresa.
Por ejemplo, si la cuenta del banco ha sido usada en repetidas ocasiones en diferentes asientos del libro diario, el libro
mayor reflejar todas y cada una de las operaciones en las que esa cuenta a sido utilizada, reflejando la fecha de cada
operacin, el n de asiento al que pertenece, los conceptos de la operacin y los cargos abonos que se producen en
dicha cuenta por cada una de las operaciones.

El mayor es como el ndice de nuestro diario, pero mucho ms detallado, debido a que si necesitamos alguna vez saber
informacin de alguna cuenta, nos resultar ms fcil acudir al libro mayor, buscar la fecha de la operacin, la cuenta
utilizada y el libro mayor se encargar de citar todas las anotaciones que se hubiera producido en esa cuenta.

Tomando en cuenta la importancia y finalidad de este libro mayor estos se clasifican en:
* Registros de mayor analticos
* Registros de mayor en T
Los registros de mayor analticos proporcionan informacin contable en diseos normalmente de cinco a seis columnas.
Estos registros diseados de esa forma son requeridos por norma contable y norma jurdica, por tanto poseen plena
validez tcnica y legal para el cumplimiento de requerimientos por parte de la empresa hacia los usuarios de informacin
contable.
Los registros de mayor en T, por la semejanza que existe con la letra T no se constituyen bajo ningn punto de vista
registros contables oficiales, por tanto no poseen valor legal ni contable alguno. Estos registros diseados de esa forma
son requeridos espordicamente para agilizar alguna parte del trabajo inherente al proceso contable. Por tanto no forman
parte del sistema de registracin diseado e implementado en una empresa.

Existen dos formas de realizar las entradas a este tipo de libro contable. Vamos a explicar los dos posibles diseos con el
siguiente ejemplo: en mi cuenta de bancos he realizado varias operaciones, dos pagos a proveedores y un cobro a un
cliente:

En forma de cuadro. Contiene ms informacin que en anterior modelo, como la fecha y el concepto de la operacin.

En forma de "T" (Cuentas T). Tiene esta forma porque las entradas y salidas de la cuenta irn a la parte izquierda o a la
parte derecha, dependiendo si el movimiento va al debe (izquierda) o al haber (derecha).

OBJETIVOS

La importancia del libro mayor en la contabilizacin de las operaciones efectuadas en el mes produciendo informacin
sobre todos los movimientos realizados por una empresa.

centralizar los valores monetarios del debe y del haber de cada una de las cuentas, es decir proporciona informacin
clasificada con la determinacin de saldos (deudor o acreedor)

LAS PRINCIPALES CARACTERSTICAS QUE IDENTIFICAN A LOS REGISTROS DE MAYOR SON:

* Se preparan inmediatamente despus de la obtencin de los comprobantes de diario.

* Proporcionan informacin clasificada cuenta por cuenta referida a la sumatoria de los movimientos de cargos como
abonos en valores monetarios.
* Proporciona informacin referente al saldo deudor o acreedor de cada una de las cuentas obtenidos por la diferencia
entre el debe menos el haber, que en algunos casos requieren incorporacin de ajustes para una adecuada exposicin.

* La suma separada de cargos y abonos de todos y cada uno de los registros de mayor, necesariamente tienen que
igualar con la suma de cargos y abonos de la totalidad de comprobantes de diario que fueron mayorizados.

* La cantidad de registros de mayor ser igual a la cantidad de cuentas que hayan apropiado en un comprobante de
diario.

* En el libro mayor solo se reflejan las cuentas que hayan sido registradas previamente en los comprobantes de diario.

* Constituyen base importante y punto de partida para la preparacin del balance de comprobacin (sumas y saldos).

1 Reglas
Reglas a seguir si se realiza la contabilidad a mano:

Toda cuenta cargada en el diario debe serlo, por su mismo importe, en el libro mayor.
Toda cuenta abonada en el diario debe serlo, por su mismo importe, en el libro mayor.

Realizar la contabilidad a mano est hoy en da en desuso, estos procedimientos los suele hacer un programa
especializado y programado para que lo haga automticamente.
Nosotros slo tendremos que anotar en el diario los asientos y l slo se encargar de pasarlos al libro mayor.
Al igual ocurre, con los balances, se hacen automticamente mediante programas informticos.
La tarea del contable ser la de anotar en el diario los apuntes que se debieran registrar por las distintas operaciones a
las que se ve afectada la empresa siguiendo los criterios del plan general de cuentas (PGC).

Libros contables: Son los distintos registros de que se vale la contabilidad para organizar el tratamiento adecuado de
los datos e informaciones. Los libros contables son aquellos archivos o documentos donde se plasma la informacin
financiera de la empresa, operaciones que se realizan durante un periodo de tiempo determinado, y los cuales hay que
legalizar de manera peridica.

Pueden existir muchos y variados libres contables, segn las distintas necesidades de registros. A continuacin se
presenta un esquema con la clasificacin de los diferentes tipos de libros que puede emplear una empresa:

Preparativos: recogen los diferentes hechos


Segn el orden en que se efectan los trabajos por orden cronolgico, practicndose las
anotaciones a partir de los documentos
justificativos.

Elaborativos: resumen las anotaciones que


aparecen en los libros anteriores.

Libros
Principales: son los imprescindibles para la
contables
contabilidad.

Auxiliares: sirven para el desglose o detalle de


Segn el papel que desempean alguna cuenta principal.

Registros: se destinan a recopilar los


principales datos y movimientos de algunas
cuentas.

Principales: son aquellos que se enumeran en


Segn el punto de vista legal
el cdigo de comercio.

Voluntarios: son todos los dems que decida


llevar el empresario para obtener un mayor
detalle.
Estudiaremos segn el papel que desempean:

Libros principales: son aquellos que constituyen el soporte central en que se recogen los hechos contables que afectan a
la empresa para saber en todo momento cual es la situacin econmica y patrimonial, asi como para poder estudiar los
movimientos que s eproducen en la misma. Son considerados bsicos, ya que cada uno ofrece una visin completa de la
contabilidad de la empresa. Dentro de los libros principales se incluyen:

En Guatemala la obligacin de llevar contabilidad, es para aquellas empresas que estn constituidas
legalmente, conforme lo que indica el Cdigo de Comercio de la Repblica de Guatemala, decreto 2-70 del
Congreso de la Repblica de Guatemala.
El Artculo 368 de dicho cdigo dicta las especificaciones acerca del tema contable y los registros indispensables:
a) Que los comerciantes estn obligados a llevar su contabilidad en forma organizada (ordenada).
b) Contabilidad de acuerdo con el sistema de partida doble.
c) Usar principios de contabilidad generalmente aceptados.
Los libros que debe llevar obligatoriamente el comerciante son los siguientes:
1. De Inventarios.
2. Libro Diario o de primera entrada.
3. Libro Mayor o centralizador
4. Libro de Estados Financieros
Estos son los libros que exige el cdigo de comercio, pero el empresario puede usar otros libros o
registros auxiliares que estime necesarios para el pleno desarrollo de sus actividades mercantiles,
administrativas o por exigencias contables.
Actualmente en la mayora de empresas de nuestro medio, la forma de operar la contabilidad, es de forma
computarizada, pero dicho cdigo no obliga a realizarlo de esta forma sino que da la pauta (o al menos no se
ha modificado el texto en ese sentido desde que se cre) para que los registros contables se hagan de
forma manual en libros empastados, en donde vienen las hojas con diversas columnas y con nmero de folio.
Tambin se permite an el uso de fichas (cardex por ejemplo), toda vez que permita el anlisis de la
informacin y la fiscalizacin de la misma.
Condiciones para Llevar Contabilidad Completa:
Existen condiciones clasificatorias con respecto a quienes deben llevar contabilidad completa, y las mismas
estn relacionadas con el monto de activos que posee una empresa. Veamos cuales son:
a) Comerciantes que tenga activos mayores a Q25,000.00
Si un comerciante tiene en sus activos, una suma mayor a los Q.25, 000.00 est obligado a llevar la
contabilidad como se describi anteriormente.
b) Comerciantes que tenga activos menores a Q25,000.00
Si un comerciante tiene un total de activos menor a Q.25,000.00 puede omitir el uso de los libros
anteriormente descritos, pero debe tener cuidado de observar que las leyes tributarias de Guatemala, no le
obliguen a llevar alguna, es decir, no porque el cdigo tributario lo indique, no puede ignorarse, por ejemplo,
la ley del Impuesto Sobre la Renta.
c) Comerciantes que tenga activos menores a Q2,000.00
Los comerciantes que tengan activos que no exceden de Q.2, 000.00 no estn obligados a llevar contabilidad
completa, nicamente:
-El libro de Inventarios y el libro de estados financieros
En este caso tambin considerar que no deben obviarse las leyes tributarias, sino que, antes deben revisarse
si exigen la presentacin de algn libro o registro no indicado en el cdigo, por ejemplo el libro de compras y
ventas de bienes y servicios que indica la ley del IVA para los pequeos contribuyentes.
Quien debe operar los Registros Contables?
Muchas personas creen que el iniciar una empresa significa que deben contratar a un contador, y otras creen
que nunca deben contratarlo, debido a que no es necesario porque el mismo propietario se encarga de
realizar las operaciones administrativas, contables, de negociacin y ventas en el negocio. Para aclarar este
punto, a continuacin se transcribe lo que indica el cdigo de comercio:
Los comerciantes operarn su contabilidad por s mismos o por persona distinta designada expresa o tcitamente, en el
lugar donde tenga su domicilio la empresa, o en donde tenga su domicilio fiscal el contribuyente, a menos que el
registrador mercantil autorice para llevarla en lugar distinto dentro del pas. Sin embargo, aquellos comerciantes
individuales cuyo activo total exceda de veinte mil quetzales, (Q. 20,000.00), y toda sociedad mercantil, estn obligados a
llevar su contabilidad por medio de Contadores.
En este prrafo se pueden observar dos condiciones relevantes, que obligan al empresario a contratar
un contador, estas son:
a) Si la empresa est constituida como sociedad mercantil. (Por ejemplo Sociedad Annima)
b) Si la empresa est constituida como Persona Individual, pero que el monto de los activos supere la
suma de Q20,000.00
En caso de que la empresa est constituida como persona individual y el monto de los activos no supere los
Q20, 000.00, solo en este caso, el propietario del negocio puede operar la contabilidad sin necesidad de
contratar contador, y tampoco necesita la firma del mismo, en los estados financieros.
Autorizacin de Libros Contables:
Para poder operar y registrar la contabilidad, antes debe de realizarse el proceso de autorizacin de libros.
Los libros de Inventarios, libro Diario, Libro de Mayor y de Estados Financieros, deben ser autorizados por el
Registro Mercantil.
Al iniciar operaciones y como mnimo una vez al ao, el empresario o comerciante tiene obligacin de
establecer la situacin financiera de la empresa por medio del Balance General y el Estado de Prdidas y
Ganancias (Resultados), los mismos debern ser firmados por el propietario del negocio y por
el contador designado o contratado para el efecto.
Cunto Tiempo debe de Conservarse los libros y registros?
El tiempo para conservar los libros, registros y documentos que han servido para operar los
registros contables, es indefinido, porque depende de la vida de la empresa. Esto implica que si muere el
fundador o fundadores de la empresa y la misma pasa a propiedad de los hijos (herederos) o si venden el
negocio y no cambian las condiciones desde la fundacin ante el registro mercantil, en este lapso de tiempo
debe de resguardarse la informacin contable y sus documentos de soporte. En pocas palabras debe de
conservarse desde la fundacin hasta el cierre del negocio.

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