Fiche mthodologique

Rdiger un cahier des charges

Plan de la fiche :

1 : Prsentation de la fiche
2 : Introduction : les grands principes
3 : Contenu, 1 : positionnement et objectifs du projet
4 : Contenu, 2 : spcifications applicatives
5 : Contenu, 3 : spcifications techniques
6 : Contenu, 4 : spcifications de ralisation
7 : Contenu, 5 : spcifications administratives
8 : Contenu, 6 : spcifications d'valuation
9 : Evaluation des rponses

1 - Prsentation de la fiche

La rdaction d'un cahier des charges n'est pas une chose aise, surtout pour les PME,
dont les ressources, humaines et matrielles, sont limites.

Cette fiche reprend la liste des principaux composants d'un cahier de charges pour la
dfinition et la ralisation d'un projet de commerce lectronique. Cette liste doit tre
complte et dtaille par l'entreprise en fonction de ses besoins, de ses spcificits et
exigences particulires de chaque projet.

Elle peut galement servir de moyen de communication, de pense-bte et d'outil de

planification.

2 - Introduction : les grands principes

Place du cahier des charges dans le projet

Tout d'abord, il convient de rappeler que la russite d'un projet passera imprativement
par la dfinition crite, dtaille, prcise, exhaustive et valuable:

des objectifs (mesurables) atteindre;

des ressources requises;
de la planification de la mise en uvre;
des outils d'valuation;
des mthodes de contrle.
Dans le cadre de la ralisation d'un projet, le cahier des charges n'est qu'une tape dans le
processus suivant:

nomination d'un responsable du projet;

exploration des possibilits techniques et de l'tat de l'art en la matire;
obtention d'un consensus sur le projet au sein de l'entreprise;
rdaction du cahier de charges et de la mthodologie d'valuation des offres;
mission du cahier des charges et la prsentation formelle de celui-ci aux
soumissionnaires potentiels;
analyse des offres;
ngociation et signature du contrat de mise en uvre;
mise en uvre, suivi et valuation des rsultats du projet.

Choisir entre 2 approches

2 points de vue diffrents peuvent tre envisags:

imposer une solution, des spcifications dtailles, un outil ou un produit;

dcrire uniquement les fonctionnalits souhaites en laissant le choix de la solution
adopter.

Dans la pratique, le cahier de charges sera souvent un mlange de ces deux approches, le
choix s'effectuant selon les besoins, l'tat de connaissance des solutions potentielles, le niveau
et la quantit de comptences disponibles dans l'entreprise pour le rdiger et analyser les
offres.

Quelques rgles respecter:

une question doit tre prcise et se terminer par un point

d'interrogation;
une question ne doit tre pose que si on peut en utiliser la
rponse dans le processus d'valuation;
les questions doivent tre formules de faon obtenir le
maximum de rponses quantifies, ce qui simplifie l'valuation;
la quantit de questions et de rponses doit tre facilement
manipulable et grable (l'utilisation de formulaires informatiques
prtablis par le demandeur est un must);
le processus d'valuation doit si possible tre informatis.

Le cas de l'appel d'offres

Dans le cadre d'un appel d'offre, le cahier de charges comprend deux sections:

une section distribue aux soumissionnaires contenant:

o la description et le contexte du projet,
o les spcifications applicatives, techniques, de ralisation et de suivi du projet,
 o les spcifications administratives et contractuelles,
o les formulaires de rponses;
une section non distribue comprenant:
o la mthodologie d'analyse des offres,
o le dtail des critres de slection.

3 - Contenu, 1 : positionnement et objectifs du projet

Dans quel contexte le cahier des charges est-il tabli et quels sont ces objectifs. La
rponse ces questions essentielles passera par la dfinition des lments suivants:

Description gnrale du projet

objectifs poursuivis par l'entreprise;

positionnement du projet dans l'entreprise par rapport son fonctionnement actuel;
importance stratgique et conomique.

Objet du march

la description non quivoque et la quantification du march (fourniture matriel

informatique et/ou de logiciels, services de dveloppement, gestion de rseau, info-
gestion,);
les lments auxquels une rponse obligatoire est requise sous peine que l'offre ne soit
pas prise en considration;
la possibilit pour le soumissionnaire de proposer toutes les options qu'il estimera
susceptible d'amliorer son offre (values en utilisant les mmes critres que pour la
partie obligatoire).

Description des processus informatiques et non informatiques

Les processus informatiques et non informatiques existants, ainsi que les processus
interfacer seront dcrits:

organisation de l'entreprise;
applications et dpartements de l'entreprise impliqus (par exemple par un changement
du mode de travail dans les services);
systmes informatiques existants en relation avec ou impacts par le projet.

4 - Contenu, 2 : spcifications applicatives

Ces spcifications dcriront notamment:

le contenu des crans de l'utilisateur final ( informations affiches ou introduire);

le contenu des bases de donnes crer ou existantes et utiliser;
les diffrentes transactions informatiques et leur cheminement entre les utilisateurs
et les bases de donnes;
 les traitements effectuer pour chaque transaction;
les liaisons avec les applications existantes (stock, facturation,);
l'interface utilisateur (par exemple, le choix du navigateur Internet, l'emploi des
langues, l'ergonomie,).

5 - Contenu, 3 : spcifications techniques

Ces spcifications dfiniront ou prciseront les choix suivants:

localisation des terminaux utilisateurs et des serveurs informatiques;

localisation des applications et des bases de donnes (lieux d'hbergement,
rpartition des processus applicatifs entre serveurs et utilisateurs);
volumes (nombre et frquence des transactions entre les utilisateurs et les applications
rsidant dans les serveurs);
rseau reliant les utilisateurs et les serveurs (type, vitesse et performance des liaisons,
disponibilit, support);
architecture et fonctionnalits des serveurs:
o de pages web,
o d'applications,
o de bases de donnes;
plate-forme e-commerce : dveloppe sur mesure ou choisie parmi les solutions du
march;
solution de paiement (paiement lectronique en ligne ou paiement traditionnel aprs
rception de l'achat);
hbergement des serveurs: dans l'entreprise ou chez un fournisseur de services
(ISP):
o chez un ISP : critres de choix de l'ISP (projets dj raliss, qualit des
services, techniques de scurit, support aux utilisateurs, outils de mesure de
performances et de statistiques, possibilits d'accs, cot, ),
o dans l'entreprise : comptences techniques spcifiques requises (scurit,
service oprationnel 24 heures sur 24, );
outils de scurisation des transactions et des serveurs en fonction du choix du
mode d'hbergement des serveurs (encryption, certificats, authentification par cls,
mots de passe, proxy, firewall, programmes anti virus,..);
quipements additionnels et/ou quipements mettre jour (terminaux, serveurs,
rseaux locaux ,...);
procdures, outils et ressources pour assurer la gestion et la maintenance : du
rseau, du matriel, des logiciels, des accs, de l'usage, des cots, de la facturation, du
support utilisateur (help desk), de la performance,
migration du systme actuel vers le nouveau (aspects techniques, organisationnels,
humains, );
performances que le systme doit supporter dans 90 % des cas: temps de rponse
utilisateur, temps de panne tolr, outils de mesure des performances, disponibilit
requise,);
volutivit de la solution (possibilits et cots);
plan de formation des utilisateurs et des gestionnaires;
documentation requise;
impact sur l'organisation actuelle;
 facteurs de qualit: mesure ou apprciation.

6 - Contenu, 4 : spcifications de ralisation

Les contraintes du demandeur

Cette partie concerne tout d'abord la liste des contraintes imposes par le demandeur. Il
peut s'agir de:

standards techniques (hardware, interfaces, protocoles, langages de dveloppement,

format de fichiers, change de donnes, interface graphique pour les utilisateurs,
interface avec les bases de donnes,);
standards propres l'entreprise : documentation, mthode d'analyse, outils de
gestion de projets, de maintenance des applications, logiciels utiliss,;
ressources : accessibilit des locaux, disponibilit du personnel, rutilisation du
cblage, de matriel existant,

Les points dfinir

Par ailleurs, les points suivants seront clairement dfinis:

maquette ou dmonstration fonctionnelle: objectifs, reprsentativit par rapport au

projet complet, configuration, plan de travail, ressources, critres d'acceptation avant
de poursuivre les travaux;
calendrier des prestations : dbut, fin, phases, check-points;
planning de disponibilit des ressources (quantit, qualification , dates, lieux ) mises
disposition du prestataire par l'entreprise;
planning de migration de la situation actuelle vers le nouveau systme;
contenu et calendrier des rceptions provisoires et dfinitives du projet . On
prcisera la mthodologie, le plan et les outils requis pour effectuer les tests:
o fonctionnels, de performance et de qualit,
o de monte en charge du rseau et des applications,
d'ergonomie,
o des fonctions de sauvegarde et de reprise;
outils utiliss pour mesurer le bilan fonctionnel, technique et budgtaire, pendant la
vie du projet.

7 - Contenu, 5 : spcifications administratives

Les spcifications administratives permettent de prciser les points suivants:

solution complte : elle doit rpondre au cahier des charges et former une entit
complte, fonctionnelle, performante, utilisable et de qualit (selon l'tat de l'art en la
matire);
dtail des cots :
o investissement (hardware, software, personnel de dveloppement,...),
 o fonctionnement (personnel, maintenance, locaux, lignes et connexions
tlcoms, consommables,);
modalits de paiement (tranches, rception provisoire, solde, modalits de rvision,
pnalits ventuelles,);
cautionnement et conditions de libration de la caution;
conditions d'excution : lieu de travail, disponibilit des locaux et des outils,...;
proprit des dveloppements raliss;
clauses de confidentialit : le demandeur s'engage garder la confidentialit sur
l'offre du soumissionnaire, le soumissionnaire s'engage garder la confidentialit sur
le projet;
clauses lgales;
documents administratifs:
o description du soumissionnaire (bilan, rsultats, annes d'existence,
identification des responsables,),
formulaires administratifs (ONSS, TVA),
o rfrences et travail sur un projet similaire,
o noms et curriculum des participants,
o partenariats ventuels dans le cadre du projet;
prsentation de l'offre : en respectant des tableaux de rponse prdfinis par le
demandeur et en prcisant la liste des postes auxquels il n'est pas fourni de rponse.

8 - Contenu, 6 : spcifications d'valuation

La mthode d'analyse et les critres d'valuation doivent tre dfinis avant l'mission du
cahier des charges afin de s'assurer que les lments requis pour l'valuation se trouvent
effectivement dans les offres.

Ces critres d'valuation globaux peuvent tre mentionns sans dtail dans le cahier des
charges en reprenant l'ordre d'importance. Voici un exemple de critres d'valuation:

qualit de l'offre par rapport aux demandes du cahier des charges;

dlais d'excution;
prix;
rfrences de ralisations similaires;
qualits des personnes proposes pour raliser le projet.

9 - Evaluation des rponses

Sur la base des lments dfinis dans les spcifications d'valuation du cahier des
charges, il conviendra d'valuer les rponses. Cette valuation sera aborde sous diffrents
angles.

Evaluation administrative

conformit de l'offre;
respect du format impos;
 capacit et qualification du soumissionnaire;
nombre de question sans rponses.

Evaluation technique

Diffrents angles d'analyse seront utiliss:

quantitative : en fonction des exigences imposes dans le cahier des charges (par
exemple: le temps de rponse de l'application doit tre infrieur une seconde);
qualitative (par exemple : excellent (dpasse l'attente), trs bon, moyen (correspond
l'attente), acceptable, pauvre (ne correspond pas l'attente);
comparative : le cot de l'offre A est 10 % plus lev que le cot de l'offre B;
liste des plus et des moins de l'offre valus par des critres qualitatifs;
Suggestions non imposes;
Valeur ajoute gnrale.

Evaluation des risques

Elle se fera en fonction:

de l'importance de l'lment valu dans le cadre du projet (par exemple : peu

important, importance moyenne, importance critique);
du niveau de connaissance ou de matrise de l'lment valu (par exemple :
technologie dj utilise dans l'entreprise, technologie connue mais non utilise,
technologie exprimentale).

Evaluation globale

Une valuation globale unique est intressante pour valuer l'offre mais aussi pour
comparer les offres entre elles. Une pratique trs simple d'valuation est d'attribuer une cote
chaque lment valu (par exemple : 7/10, 5/10,..), de les additionner (ventuellement
pondres en fonction de l'importance relative de l'lment dans le projet) et d'en faire la
moyenne.

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