SAP BUSINESS ONE

La Solucin de Gestin de Negocios

para las Pequeas y Medianas Empresas
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TABLA DE CONTENIDO

Resumen Ejecutivo - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -3
Acerca de SAP - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -3
Diferenciadores Clave - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -4
Beneficios de Negocio - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -5
Soporte a los Procesos de Negocios - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -6
Funcionalidades Clave - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -7
Gestin Financiera - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -8
Gestin de las Relaciones con los Clientes - - - - - - - - - - - - - - - - -10
Ventas - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -11
Compras - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -12
Planeacin de Requerimientos de Materiales - - - - - - - - - - - - - - -13
Control de Inventarios - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -14
Gestin de Llamadas de Servicio - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -16
Integracin con Microsoft Office - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -17
Alertas y Aprobaciones - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -18
Niveles de Personalizacin y Configuracin Definidos
por el Usuario - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -19
Reportes - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -20
Reportes Basados en Excel (Herramienta XL Reporter) - - - - - - - - -21
La Arquitectura de SAP Business One - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -22
Kit de Desarrollo de Software - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -23
Ms Informacin - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -24
SAP cumple con los requisitos que necesita el pequeo y mediano empresario para salir
adelante frente a los formidables retos que nosotros mismos generamos.
Ing. Jorge Regules, Director General de Paisa.
RESUMEN EJECUTIVO
La aplicacin SAP Business One es una solucin econmica e
integrada de gestin de negocios que ha sido diseada
especficamente para las pequeas y medianas empresas del
mundo entero. Por primera vez en la historia, los propietarios
de este tipo de empresas podrn sacar provecho de una
singular aplicacin que permite la automatizacin de los
procesos de negocios y que ofrece un panorama veraz y
unificado sobre la informacin actualizada y crtica de negocios
que requieren las compaas en todas sus reas funcionales de
negocios. La citada visibilidad de 360 grados sobre las reas
de ventas, finanzas, compras, gestin de almacn y
manufacturas, entre otras, le permitir tomar decisiones
confiables, incrementando as la rentabilidad de su empresa y
los niveles de control sobre sus respectivos procesos.
La aplicacin SAP Business One se ofrece a escala mundial, a
travs de una amplia red de partners de negocios calificados
de SAP. Tales partners sacan provecho de la experiencia y
conocimientos adquiridos por SAP alrededor del mundo, con el
fin de prestar sus servicios y brindar soporte a escala local en
sus respectivas regiones y pases. Teniendo a su disposicin
ms de 1,300 partners y cerca de 300 soluciones desarrolladas
por stos ltimos (soluciones que, de hecho, estn orientadas
hacia las industrias y mercados especficos que dichos partners
conocen profundamente), usted podr suplementar y extender
fcilmente las funcionalidades aportadas por la aplicacin SAP
Business One para as satisfacer los requerimientos
particulares de su negocio.
SAP Business One es una solucin idnea para aquellas
compaas cuyos ingresos se ubican arriba de US$1 milln a
US$100 millones anuales o cuyas plantillas de personal no
sobrepasan 250 empleados. Implementada en diversos
mercados, la aplicacin ha sido optimizada para las compaas
que pertenecen a las industrias de ventas minoristas, ventas
mayoristas, manufacturas bsicas (tanto discretas como por
procesos) y servicios profesionales. Adems, si su negocio
fuere una subsidiaria, cliente o proveedor de alguna
organizacin global que ya estuviere disfrutando los beneficios
asociados a las operaciones ejecutadas sobre el software
empresarial SAP, usted podra sacar provecho de integraciones
preconfiguradas que permiten racionalizar el proceso de
implementacin y materializar velozmente los beneficios
asociados al empleo de la aplicacin SAP Business One.
ACERCA DE SAP
SAP es reconocida a nivel mundial como la compaa lder en el
suministro de soluciones de administracin de negocios para
todo tipo de industria, en cada uno de los principales mercados
del planeta. Con ms de 12 millones de usuarios repartidos en
ms de 120 pases alrededor del mundo, ms de 100,000
instalaciones, y ms de 1,500 partners a escala universal, SAP
es la ms grande compaa mundial de software inter-
empresarial y el tercer ms grande proveedor global
independiente de software.
Durante ms de treinta aos, SAP se ha especializado en
aquello que mejor sabe hacer: ofrecer soluciones de negocios
que lideran cada industria y que permiten a las organizaciones
responder satisfactoriamente a sus desafos cotidianos. Los
citados niveles de experiencia y estabilidad constituyen uno de
los motivos primordiales por los cuales las empresas del
mundo entero, tanto grandes como pequeas, elijen a SAP.
Aunque las soluciones ofrecidas por SAP alguna vez fueron
consideradas como un lujo reservado exclusivamente a
empresas de gran envergadura, dicha percepcin ha cambiado
radicalmente en los ltimos tiempos, gracias a lo observado en
la prctica real. Sustentada en las actividades de su rea de
Investigacin y Desarrollo, cuyo presupuesto absorbe sumas
que superan los US$1,200 millones al ao, SAP ha realizado
una labor de reingeniera en sus portafolios de soluciones, con
el fin de responder a las necesidades singulares de cada
tamao y tipo de empresa dentro de mltiples industrias,
quedando as facultada para ofrecer poderosas soluciones de
negocios, tales como SAP Business One. Ms de 11,000
pequeas y medianas empresas alrededor del planeta ya han
descubierto el poder y la simplicidad de la aplicacin SAP
Business One. No cree usted que ya es hora de ingresar a
ese privilegiado grupo?
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DIFERENCIADORES CLAVE
La aplicacin SAP Business One es clave dentro del
desarrollo del software de gestin de negocios dirigido a
las pequeas y medianas empresas, ya que ofrece los
diferenciadores clave descritos a continuacin:
Funcionalidades Integrales
SAP Business One automatiza todas las funciones bsicas
de negocios, incluyendo la gestin de las relaciones con los
clientes (gestin CRM, por sus siglas en ingls); la gestin
de campaas y la definicin de prospectos; las
manufacturas; y financiera. Las funcionalidades anidadas de
gestin CRM integran homogneamente los procesos de
ventas, soporte y de otra ndole que deben llevarse a cabo
de cara al cliente, a nivel de toda la organizacin.
Poderosos Anlisis y Herramientas de Reporte
Diversas herramientas nicas de consulta y reporte le
permiten seleccionar virtualmente cualquier tem dentro de
un reporte, con el fin de acceder a todos los detalles
relevantes. Las funcionalidades de reporte del software
utilizan una interfaz estndar con Microsoft Excel, con el fin
de simplificar la creacin de reportes.
Alertas Basadas en Flujos de Trabajo
SAP Business One ofrece alertas basadas en flujos de
trabajo, las cuales monitorean, notifican y entran en accin
en el momento que ocurra algn evento determinado
eventos. Cualquier violacin a las polticas de negocios
predefinidas activa la inmediata notificacin de la
anormalidad. SAP Business One incluso va ms all,
activando automticamente un proceso de flujos de trabajo
que canaliza los recursos requeridos y propicia una
respuesta al evento detectado.
Facilidad de Uso
SAP Business One es una aplicacin poderosa pero flexible
que ha sido diseada con el usuario final en mente; por
consiguiente, es fcil de usar, incluso por aquellos que
presentan un nivel limitado de habilidades tcnicas. La
disponibilidad de una interfaz de usuario intuitiva y del
ambiente Microsoft Windows contribuye significativamente
a reducir las correspondientes curvas de aprendizaje.
Flexibilidad y Adaptabilidad
SAP Business One proporciona a cada individuo dentro de
su organizacin, la libertad necesaria para agregar campos,
modificar formatos y personalizar consultas y reportes con
facilidad. Usted cuenta con la capacidad para agregar
gilmente nuevas funcionalidades, a medida que las
necesidades de su negocio cambiaren con el transcurrir del
tiempo.
Funcin de Arrastre y Asociacin (Drag&Relate)
SAP Business One brinda a individuos de todo nivel, una
visibilidad de punta a punta sobre las operaciones de la
empresa. La caracterstica de arrastre y asociacin,
denominada Drag&Relate, presenta instantneamente la
informacin y las transacciones en un formato fcil de
entender, permitiendo analizar a fondo la informacin para
posibilitar la investigacin y la consecucin de respuestas a
las preguntas planteadas.
EJECUTIVO
SERVICIOS
SAP
BUSINESS
ONE
FINANZAS
Soporte de SAP
SAP Business One es una aplicacin que ha sido
desarrollada por el lder mundial en el suministro de
soluciones de software de negocios, con ms de 30 aos
de experiencia y ms de 12 millones de usuarios a escala
universal.
Figura 1: La Oficina Integrada con SAP Business One
Soluciones Verticales Integradas y Certificadas
Los partners de SAP ofrecen funcionalidades verticales,
integradas y poderosas que suplementan las propias de la
aplicacin SAP Business One. Ms de 300 soluciones
desarrolladas por proveedores independientes de software
se encuentran actualmente disponibles para la aplicacin.
La calidad de dichas soluciones es meticulosamente
monitoreada por SAP, con el fin de garantizar la mejor
experiencia de cliente. Muchas de estas soluciones han
sido sometidas a revisin por parte de SAP, con el objeto
de hacerse merecedoras al otorgamiento de la certificacin
como producto susceptible de ser integrado a la aplicacin
SAP Business One.
MANUFACTURAS
VENTAS

BENEFICIOS DE NEGOCIOS
Nunca hubo una poca mejor que sta para materializar los
beneficios asociados a la aplicacin SAP Business One. Al
ofrecerle la mejor solucin de su clase al precio adecuado
para su floreciente empresa, la aplicacin desarrollada por
SAP cuenta con el poder que usted requiere para impulsar
su productividad, recortar sus costos, captar nuevas
oportunidades de negocios y prever los desafos que
deber afrontar su empresa, a un nivel nunca antes visto.
Aumento de Ingresos
El gil y sencillo acceso a la informacin que est
disponible en tiempo real en cualquier lugar de la aplicacin
le ayudar a identificar nuevas oportunidades de venta,
agilizar los tiempos de ingreso al mercado de sus
productos, y prestar unos niveles de soporte y servicio al
cliente que seguramente promovern la realizacin de
nuevos negocios.
Reduccin de Costos
Olvdese de las costosas actualizaciones y las iterativas
parametrizaciones que se requieren como parte de los
esfuerzos por mantener la compatibilidad de su software
empresarial.
Operaciones Sobre Una Sola Solucin
La aplicacin SAP Business One comprende los
componentes integrales listados a continuacin:
contabilidad, gestin de las relaciones con los clientes,
ventas, manufacturas, compras, banca e inventarios. Las
soluciones plenamente integradas que son aportadas por
los proveedores independientes de software que estn
asociados con SAP vienen a complementar las
funcionalidades existentes de la aplicacin y a acometer las
necesidades particulares de su negocio.
Mejores Relaciones con los Clientes
La gestin de las relaciones con los clientes le proporciona
a su equipo los datos relevantes que a nivel de compaa
ste necesita para alcanzar niveles ms slidos de ventas y
soporte.
SAP nos va a dar la fortaleza y la certidumbre para poder continuar invirtiendo,
desarrollando negocios y creyendo en lo que hacemos. Esto al final traer el crecimiento.
Mauricio Ruiz, Director General de ECOMOR.
Proteja Su Inversin en Tecnologa de la Hable el Idioma de Sus Clientes
Informacin Contra los Cambios Futuros Gracias al soporte brindado a ms de 20 idiomas y 40
Por qu habra usted de tolerar soluciones que algn da pases diferentes, usted podr comunicarse con sus
sern insuficientes para el tamao de su negocio? clientes y proveedores a escala mundial.
Erradique el software de bajo desempeo, la informacin
obsoleta, las limitaciones del almacenamiento de datos y Integre SAP Business One con Microsoft Office
las restricciones fijadas para el nmero autorizado de SAP Business One est plenamente integrada con la suite
locaciones y usuarios simultneos. de productos Microsoft Office. Esto posibilita
comunicaciones homogneas dentro de su organizacin e
Obtenga Instantneamente Percepciones Ms incluye funcionalidades tales como el manejo compartido
Claras de contactos comerciales, citas de negocios y tareas.
Si desea contar con un control rutinario sin precedentes,
utilice las carteleras de control ( dashboards) que ofrecen Integre SAP Business One con las Aplicaciones
vistas de datos actualizados al instante sobre los SAP Business Suite
indicadores clave de desempeo. SAP Business One presenta una arquitectura abierta que
se integra homogneamente con la familia de aplicaciones
Mantngase Alerta a la Disponibilidad de de negocios SAP Business Suite, as como ms de 300
Informacin Crtica aplicaciones aportadas por proveedores independientes de
SAP Business One ofrece poderosas funcionalidades de software.
alerta de fcil configuracin.
Mejore la Eficiencia
La disponibilidad de un repositorio centralizado de datos
mejora dramticamente la eficiencia y suministra la
informacin apropiada a las personas adecuadas, logrando
as eliminar el ingreso de datos redundantes.
Acceda a un Soporte Local
Una red mundial de partners calificados de negocios ofrece
un nivel inigualable de soporte a escala local.
Entre Rpidamente En Operacin
Saque provecho de las configuraciones preestablecidas
que brindan soporte a las mejores prcticas de negocios y
haga posible una fcil implementacin que le permita entrar
en operaciones con gran rapidez.
Support Multicurrency Transactions
Conduct business transactions and report in multiple
currencies.
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SOPORTE A LOS PROCESOS DE NEGOCIOS
SAP Business One es una solucin verstil e integral de
gestin de negocios que est equipada con una interfaz de
fcil uso. La aplicacin ofrece funciones que ayudan a
racionalizar y dar viabilidad a los procesos bsicos de
negocios descritos a continuacin:
Gestin de las Relaciones con los Clientes
SAP Business One es la aplicacin lder en la gestin de
negocios dirigida a las pequeas y medianas empresas. El
software ofrece funcionalidades de gestin CRM,
incluyendo software para la automatizacin de la fuerza de
ventas, el rastreo de las actividades de pipeline, la gestin
de oportunidades, las ventas estratgicas, la gestin de
campaas y la definicin de prospectos, el acceso virtual, y
la gestin de contratos. Este enfoque integrado ofrece una
panormica de 360 grados sobre cada cliente. Gracias a la
visibilidad total sobre el proceso de ventas, usted podr
tener un conocimiento ms preciso de sus clientes: un
factor clave para el perfeccionamiento de las relaciones con
los mismos. Al combinarse con las sofisticadas funciones
administrativas que reciben soporte de SAP Business One,
los citados niveles de visibilidad y comprensin le
permitirn tomar un control ms efectivo e influir en el
proceso de ventas hasta captar una cuota mayor de su
respectivo mercado.
Gestin Financiera
SAP Business One aporta funcionalidades de gestin
financiera que permiten a su empresa elevar sus niveles de
productividad, brindando soporte a las actividades
asociadas al manejo de mltiples divisas, la definicin de
presupuestos y la ejecucin de reconciliaciones bancarias.
Gestin de Manufacturas Comunicaciones
SAP Business One aporta funcionalidades manufactureras Mediante el uso de la aplicacin SAP Business One, los
que propician la automatizacin y racionalizacin de los empleados podrn sincronizar sus calendarios, contactos y
procesos de planeacin de materiales y elaboracin de tareas, as como capturar y acceder a todas las
listas de materiales. Las organizaciones con operaciones comunicaciones relevantes para los clientes, partners y
manufactureras podrn definir los escenarios de planeacin proveedores. La homognea integracin con Microsoft
y administrar las actividades de planeacin de materiales Outlook proporcionar un nivel adicional de
para sincronizar sus niveles de produccin con la demanda comunicaciones.
de los clientes y as formular ms eficientemente sus
pronsticos. Las completas funcionalidades de gestin de
inventarios, que incluyen la conformacin de kits de
gestin, la gestin de almacenes y la elaboracin de
listados de precios multinivel, ayudarn a tener actividades
ms eficientes a travs de toda la organizacin.
Control de Gestin y Generacin de Reportes
SAP Business One suministra las herramientas que las
organizaciones necesitan para racionalizar sus procesos
operacionales y gerenciales, incluyendo alertas en lnea,
gestin de descuentos de ventas, gestin de excepciones y
aprobaciones de flujos de trabajo. Mediante el empleo de la
caracterstica patentada de arrastre y asociacin
(Drag&Relate), que relaciona la informacin para generar
reportes y anlisis instantneos, los gerentes podrn crear
un nmero ilimitado de reportes que les habrn de ayudar a
centrarse en las relaciones y transacciones crticas para su
empresa.
Gestin de la Informacin
Una interfaz de usuario intuitiva proporciona a todos
individuos dentro de su organizacin poderosas
herramientas que dan acceso a la informacin, tanto a nivel
global como a nivel detallado. En consecuencia, SAP
Business One promueve un nivel sin precedentes de
participacin gerencial y ejecutiva, lo cual eleva la calidad y
la precisin de las decisiones de negocios.
 Gracias a SAP Business One, los procesos de Grupo CELSA estn ms controlados y
seguros, lo que nos permite tener informacin financiera y operativa de las nueve empresas
en tiempo real.
Antonio Toledo, Director de Tecnologa para Grupo CELSA.
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ASPECTOS GENERALES DE LAS REAS FUNCIONALES

SAP Business One ofrece funciones administrativas que le
permitirn parametrizar y mantener copias de repuesto de
los datos, definir tasas de cambio de moneda, configurar
permisos y alertas, y acceder a informacin proveniente de
software de terceros. Adicionalmente, SAP Business One
ofrece funcionalidades en las siguientes reas, con el fin de
racionalizar y facilitar el desarrollo de sus procesos bsicos
de negocios.
Finanzas
Administre sus transacciones financieras, incluyendo libro
mayor general, configuracin y mantenimiento de cuentas,
registros de diario, ajustes de moneda extranjera y
definicin de presupuestos.
Banca
Administre recibos de caja y registro de cheques,
consignaciones y reconciliaciones bancarias.
Ventas
Cree cotizaciones, ingrese rdenes de clientes, programe
entregas, actualice saldos de inventario y administre todas
las facturas y cuentas por cobrar.
Compras
Administre y d mantenimiento a las actividades asociadas
a los proveedores, tales como emisin de rdenes de
compra, actualizacin de nmeros de inventario, clculo de
valores de artculos importados, y manejo de devoluciones
y crditos.
Planeacin de Requerimientos de Materiales
Programe y administre partidas para la creacin o compra
de materiales, empleando una diversidad de criterios que
aportarn una simple aunque poderosa funcin de
planeacin a los compradores profesionales y
planificadores de la produccin.
Reportes
Cree poderosos reportes para prcticamente todos los
aspectos de su negocio, incluyendo llamadas a los clientes,
deudas a proveedores, ventas, flujos de caja, resmenes
de contactos con los clientes, contabilidad, inventarios en
almacn, estados financieros, escalas de precios,
actividades de clientes, y mucho ms (mediante reportes
estndar o consultas definidas por usted mismo).
Gestin de Servicio
Optimice el potencial de sus departamentos de servicio
mediante la prestacin de soporte a las operaciones de
servicio, la gestin de los contratos de servicio, la
planeacin del servicio, el rastreo de las actividades de
interaccin con los clientes, y el soporte al cliente.
FUNCIONES DE SAP BUSINESS ONE
Funciones de Reporte y Navegacin de Datos
Tecnologas SAP Subyacentes (Drag&Relate, Alertas y Parametrizacin de Interfaces de Usuario)
Gestin de Empleados
Proporcione a sus gerentes las funcionalidades que stos
requieren para manejar los datos detallados sobre los
empleados, la informacin de contacto con los mismos, y
los reportes sobre ausencias laborales.
Funcionalidades Verticales y Complementarias
Responda a las necesidades especficas de cada industria
con soluciones desarrolladas por los proveedores
independientes de software que lideran cada una de ellas,
con el fin de aportar funcionalidades verticales y
complementarias. Diversos partners de SAP ofrecen
soluciones micro-verticales que estn disponibles para
industrias tales como las de manufacturas, ventas
minoristas, distribucin mayorista y servicios. Las
funcionalidades complementarias se ofrecen en reas tales
como reportes avanzados, acceso a dispositivos mviles y
gestin de flujos de caja.
Kit de Desarrollo de Software
Conecte fcilmente aplicaciones externas a SAP Business
One, o agregue funcionalidades parametrizadas a la
aplicacin, a travs del uso del denominado Kit de
Desarrollo de Software (SAP Business One Software
Development Kit - SAP Business One SDK).

Gestin CRM Finanzas Ventas Servicio Compras Existencias Manufacturas

Administre y d mantenimiento a todos los datos de Chart of accounts Opportunities and Service contract Purchase orders Items management Bill of materials
clientes y revendedores, incluyendo perfiles, resmenes de Account segments pipeline management management Purchase deliveries Item queries Production orders
Journal entries Contact management Service planning Purchase returns Price lists Forecasting
contactos, saldos de cuenta y anlisis del pipeline de Journal vouchers Quotations ing Tracking across Purchase credit Receipt to stock Materials resource
ventas. Recurrent transactions Orders multiple customer
interactions
notes Release from stock planning wizard
Exchange rates in Invoices Landed costs Stock transactions Recommendation
Knowledge database reports
multiple currencies Deliveries Warehouse
Control de Inventarios Financial reports Returns
Service call
management transfers
Administre niveles de inventario, artculos, listados de Budget cost centers Price lists in multiple
currencies
Serial numbers
tracking
Checks
precios, acuerdos especiales de precios, transferencias Sales tax calculations Client management Batch management
entre almacenes y transacciones de inventario. Multiple financial Gross profit Pick and pack
periods calculation Kitting
Deposits Microsoft Office
integration
Credits
Web sales
Receipts
Deferred payments

Kit de Desarrollo de Software SAP Business One

Figura 2: Soporte a las reas Funcionales
 "Con SAP BO no estamos descubriendo el hilo negro: ms bien nos estamos
dando la oportunidad de estar a la vanguardia tecnolgica, a travs de una
oportuna, veraz y confiable fuente de informacin, lo que nos permite una
adecuada toma de decisiones estratgicas que son factor fundamental para el
8 crecimiento de nuestra compaa".
Eduardo Pizzuto, Director General de CMS International.

GESTIN FINANCIERA
SAP Business One ofrece funcionalidades de gestin
financiera que permiten a su empresa alcanzar los ms
altos niveles de eficiencia y productividad, brindando
soporte al manejo de mltiples divisas, la definicin de
presupuestos y las reconciliaciones bancarias.
Contabilidad
Cree planes para cualquier pas, utilizando una plantilla de
planes contables que puede adaptarse para que se
acomode a las singulares necesidades de su negocio;
defina planes individuales de hasta 10 segmentos, si fuere
necesario, con el fin de cumplir satisfactoriamente con los
requerimientos de reporte.
Reversin de Diario Plantillas de Reportes Financieros
Reverse automticamente los acumulados de fin de mes. Genere gil y fcilmente un nmero ilimitado de
Por defecto, la reversin de los registros especificados se plantillas de reporte financiero que se acomoden a cada
llevar a cabo el primer da del mes siguiente, aunque SAP una de sus necesidades de negocios, incluyendo, por
Business One brindar a los usuarios la opcin de ejemplo, la generacin de estados suplementarios de
especificar diferentes fechas de reversin para cada prdidas y ganancias.
registro, en caso de que ello fuere necesario.
Diferencias en Tasas de Cambio
Evale peridicamente sus partidas abiertas en moneda
extranjera, identifique cualquier diferencia y elija la
transaccin correctiva apropiada.

Registros de Diario
Disfrute las funcionalidades automatizadas que ingresan los
registros de diario automticamente desde las reas de
ventas, compras y banca, o cree registros de diario
completamente nuevos. As mismo, podr buscar registros
existentes y asignar automticamente cualquier transaccin
a un determinado proyecto o centro de utilidades.

Comprobantes de Diario
Guarde mltiples registros manuales de diario a nivel de
lote y procselos simultneamente. Esto har posible la
verificacin y recopilacin de asientos antes de que los
mismos sean registrados en el libro mayor general.

Plantillas de Registro
Defina plantillas de cuentas de mayor que le permitan
ahorrar tiempo y evitar errores durante el asiento manual de
los registros de diario.

Registros Recurrentes
Defina el carcter recurrente de ciertos registros propios
durante la ejecucin regular de la contabilidad y especifique
la frecuencia de recurrencia para cada registro particular. En
el caso de los registros recurrentes, la aplicacin
automticamente le recordar ingresar sus transacciones.

Figura 3: Plan Contable Completo


Figura 4: Herramienta XL Reporter
Presupuestos
Defina y administre presupuestos, cotejndolos con
las cuentas del libro mayor general. Configure
mtodos de asignaciones presupuestarias, defina
cifras presupuestarias en cualquier divisa (local,
extranjera, o una combinacin de ambas) y visualice
un reporte resumido del presupuesto que compare
las cifras proyectadas con las reales. Mediante el
empleo de SAP Business One, usted podr definir
una alerta en lnea que le notificar cualquier evento
en el cual determinada transaccin exceda su
presupuesto mensual o anual.
Centro de Utilidades
Defina diferentes centros de utilidades o
departamentos y asigne las correspondientes
cuentas de ingresos y costos a un centro de
utilidades predefinido en el plan contable.
Reporte de Centro de Utilidades
Genere un estado de prdidas y ganancias basado
en ingresos y costos (tanto directos como
indirectos), de acuerdo con lo estipulado en las
reglas de asignacin aplicables. Dicho estado podr
generarse para cualquier centro de utilidades y usted
podr elegir entre formatos de visualizacin anual o
mensual, as como comparar los resultados con las
cifras alcanzadas en perodos previos.
Reglas de Distribucin
Defina diferentes reglas de distribucin para la
caracterizacin de las actividades de negocios y
luego asigne cuentas de ingresos o costos a las
reglas de distribucin correspondientes.
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Contabilidad en Tiempo Real
Finanzas Plenamente Integradas
Automatice actividades clave de gestin financiera y bancaria con funcionalidades plenamente integradas. Cada vez
que lleve a cabo una transaccin, el software automticamente ingresar un registro de diario en el libro mayor
general para que usted no tenga que realizar algn ingreso o procesamiento por lotes adicionales.
gil Anlisis Detallado
Analice fcilmente y en detalle la informacin, incluso a nivel de cada asiento contable. Podr, por ejemplo, realizar
un anlisis detallado para visualizar la informacin del plan contable mientras estudia un registro de diario para una
determinada transaccin de ventas.
Plan Contable Completo
Profundice su anlisis dentro del campo de saldos para visualizar aquellas transacciones que hacen parte de un
determinado saldo.
Cierre de Fin de Mes
Cierre Acelerado
Acelere los cierres de fin de mes mediante la asignacin de tareas a individuos o la creacin de recordatorios que
ayuden a administrar los diversos aspectos contemplados en el cierre, todo ello a travs de la ventana de
actividades.
Cuentas de Control
Identifique las cuentas de control y asgnelas como cuentas de registro por defecto para que cubran los
incrementos o disminuciones en los saldos de los clientes o proveedores. Esto garantizar la sincronizacin entre
el libro mayor general y los libros auxiliares.
Plantillas de Registro Contable
Utilice las plantillas de registro contable para asignar costos o transacciones a nivel de diversos departamentos,
con base en porcentajes fijos determinados. Los registros contables recurrentes le permitirn crear transacciones
con montos fijos.
Reversin de Transacciones
Use esta caracterstica para reversar automticamente las transacciones e ingresarlas en una fecha de reversin
definida por el usuario.
Reportes Financieros
Reportes Multinivel
Cree una estructura de cuentas del mayor que suplemente sus capacidades de reporte. Los reportes multinivel
ofrecen mayor eficiencia, gracias a la flexibilidad aportada por la caracterstica de segmentacin de cuentas
disponible en SAP Business One.
Reportes Integrados
Compile reportes de negocios, contables, de almacn y financieros, as como estados de cuenta, y exporte dichos
reportes a Microsoft Excel y Microsoft Word.
Herramienta XL Reporter
Acceda a vistas en tiempo real sobre los datos crticos de negocios contenidos en SAP Business One y haga uso
de todas las funcionalidades de Excel para el formateo de reportes de front-end.
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Figura 5: Visibilidad Completa
Reportes Grficos
Obtenga una completa visibilidad sobre su pipeline o filtre los reportes para
obtener vistas individuales del personal de ventas, los clientes, los leads y
las etapas del ciclo de ventas, entre otros.
Figura 6: Vista nica sobre los Datos de Negocios
GESTIN DE LAS RELACIONES CON LOS CLIENTES
SAP Business One ofrece funcionalidades
completas e integradas de ventas y servicio,
garantizando un control total sobre la captacin,
retencin y rentabilidad de los clientes para la
compaa. Caractersticas estrechamente
integradas de mercadeo, ventas y servicio
proporcionan una visibilidad de punta a punta, a
travs de todo el ciclo de vida til del cliente.
Ventas CRM
Registre todas las oportunidades de venta
generadas durante la totalidad del ciclo de vida
til del cliente, desde la identificacin del lead, la
deteccin y la calificacin del cliente hasta la
propuesta, el cierre y las actividades de servicio
y soporte posventas. Adicionalmente, incluya
detalles sobre la oportunidad, tales como fuente,
tamao potencial de la negociacin, fecha de
cierre, competidores y actividades asociadas.
Caractersticas CRM
n Ventas (Cuentas Por Cobrar): Cree
cotizaciones de precios, registre rdenes de
cliente, programe entregas, actualice saldos
de inventario y administre todas las facturas y
cuentas por cobrar.
n Compras (Cuentas Por Pagar): Administre y
d mantenimiento a las transacciones con
proveedores, incluyendo la emisin de
rdenes de compra, la actualizacin de los
volmenes de inventario, el clculo del valor
en muelle de los artculos importados, y el
manejo de las devoluciones y crditos.
n Registro Maestro de Partners de Negocios
Administre toda la informacin sobre clientes,
revendedores y proveedores, incluyendo
direcciones de correo electrnico, perfiles,
reportes de ventas, actividades con partners de
negocios y saldos de cuenta. Utilice el
calendario para rastrear sus actividades y lleve a
cabo bsquedas de palabras clave para
encontrar artculos especficos dentro del
calendario.
n Reportes: Analice las oportunidades segn la
fuente de la oportunidad (lead), territorio,
industria, cliente y artculo. Los reportes
presentan pronsticos e ingresos previstos para
una diversidad de rangos de fechas, incluyendo
frecuencias mensuales o trimestrales. Usted
podr visualizar la distribucin de leads segn su
fuente y a lo largo del tiempo, con el fin de
identificar las actividades ms rentables de la
generacin de leads.
n Gestin de Campaas y Prospectos: Importe
miles de prospectos desde archivos Excel o
desde algn otro formato estndar de archivo,
tal como archivos de valor separados por
comas (comma separated value files).
Administre y d seguimiento a las actividades.
Agregue prospectos a los listados de las
campaas por correo electrnico, los listados de
contactos y los boletines informativos. Ataque
los prospectos objetivo o los partners de
negocios con campaas por correo electrnico o
mediante llamadas en fro. Cree campaas,
implemntelas y rastree sus resultados.
n Acceso Virtual: Utilice el poder del Internet para
permitir que sus equipos de ventas distribuidas y
servicio se mantengan conectados y enfocados,
gracias al acceso virtual proporcionado por SAP
Business One. Dentro de las caractersticas
ofrecidas se cuentan la gestin de rdenes de
venta, la seleccin y visualizacin de productos,
la gestin de actividades y tareas, la gestin de
cuentas, la gestin de oportunidades, la gestin
de prospectos, la gestin de catlogos de
producto, la gestin de rdenes de servicio, y la
gestin de campaas.
n Reportes Dinmicos: Obtenga una singular vista
segmentada en fases cronolgicas sobre los
datos de negocios, gracias a un reporte
dinmico de anlisis de oportunidades que le
permitir detectar fcilmente las tendencias,
patrones y comportamientos de las
oportunidades y el personal de ventas.

VENTAS
SAP Business One ofrece un desarrollo flexible de
documentos de negocios, incluyendo cotizaciones.
No slo brinda soporte a diferentes tipos de lnea (lo
que le permitir crear subtotales para las lneas
previas), sino tambin le permite insertar textos de
forma libre en cualquier punto del cuerpo del
documento y desplegar artculos alternos
recomendados. Usted podr almacenar y reutilizar
comentarios estndar, as como definir los textos de
encabezados y pies de pgina para cada documento
particular. Adicionalmente, podr calcular las
utilidades brutas para cada cotizacin, revisar
fcilmente el historial de precios de venta y, una vez
creada la cotizacin, exportarla rpida y
homogneamente a Microsoft Word.
Caractersticas de Venta de SAP Business
One
rdenes
Simplifique el registro de las rdenes de venta al
acceder a la informacin sobre disponibilidad de
artculos a nivel de mltiples almacenes. Cuando se
presentare alguna escasez, podr colocar rdenes a
partir de un listado de artculos alternos, o, de
manera alterna, permitir que se haga una entrega
parcial del volumen total de artculos ordenados. Las
rdenes brindarn soporte a diferentes fechas de
entrega y direcciones de destinatario para cada
partida de lnea, y usted podr crear automticamente
rdenes de compra a partir de rdenes de venta,
quedando facultado para entregar los embarques
contemplados en la orden de compra en las
instalaciones del cliente.
Entregas
Genere documentacin de empaquetamiento para
todos los bienes enviados al cliente. La funcin
preinstalada de empaquetamiento hace posible la
inclusin virtual de los artculos en diferentes
paquetes durante la creacin de una entrega. Usted
SAP Business One es una herramienta estratgica para perseguir todos los objetivos
inmediatos que proyectamos: consolidacin en el mercado nacional, bsqueda de nuevos
productos que complementen nuestra lnea y crecimiento en los mercados de exportacin como
es el caso de Guatemala y El Salvador.
Fernando Arregui Mendoza, Director General de Global Fuentes. 11
podr almacenar el nmero de gua de la entrega y Gestin de Calendarios
acceder al status del embarque contenido en el Administre las
actividades mediante el
comprobante de entrega, simplemente haciendo clic uso de un calendario
con su mouse. El software actualiza automticamente que ofrece vistas diarias,
los volmenes de inventario cada vez que usted semanales o mensuales
realiza una entrega efectiva. y que est sincronizado
en ambas direcciones
con el calendario
Factura para Cuentas Por Cobrar
contenido en Microsoft
Cree automticamente el registro de diario Outlook.
correspondiente a cada factura. De esta manera,
podr crear un recibo automtico, en caso de que el
cliente decida pagar nicamente una parte de la
factura.
Factura y Pago de Cuentas Por Cobrar
Cree una factura y un recibo en un mismo paso, Gestin de Datos
usando la informacin proveniente de un mismo Maestros
documento. Profundice hasta el nivel
de datos maestros para
clientes, leads y
Nota de Crdito para Cuentas Por Cobrar proveedores, con el fin
Importe fcilmente los datos de la factura original de obtener una vista en
durante la creacin de una nota de crdito para la tiempo real de 360
mercanca devuelta. grados que incluya la
siguiente informacin:
n Contactos e
Impresin de Documentos
informacin asociada
Seleccione el perodo, nmero de documento o tipo n Saldo de cuenta
de documento para imprimir los registros de ventas y Nmero de
compras correspondientes. oportunidades de
Figure 7: Synchronize Your Calendar
venta
n Nmero de llamadas
Borradores de Documentos
Asistente de Cobros de servicio
Imprima, edite y administre todos los documentos n Todas las actividades
que hayan sido seleccionados como borradores. Administre mltiples cartas de cobro para cada asociadas
cliente individual y mantenga un historial de cobros
Asistente de Generacin de Documentos para el mismo. Ponga en accin el asistente a
Agrupe todos los documentos de ventas existentes intervalos regulares (mensual o semanalmente), con
dentro de una misma factura para un cliente el fin de detectar todas las facturas de cliente
determinado. Podr crear una diversidad de rdenes pendientes de pago y de enviar una serie de cartas
y comprobantes de entrega durante el curso de un de cobro, de diferentes niveles y a diferentes
mes, as como facturas resumidas para cada cliente intervalos predefinidos. Adicionalmente, podr
al final del mes en cuestin. especificar el mtodo de clculo de intereses y las
tarifas de cobro aplicables.
12

COMPRAS
Usted puede administrar y dar mantenimiento a las rdenes de Compra para Recibos de
actividades asociadas a los proveedores, usando Bienes
las siguientes funciones de SAP Business One. Decida si deseara recibir las entregas en uno o
mltiples almacenes. Los recibos de bienes podrn
Caractersticas de Compra de SAP vincularse a una orden de compra, significando esto
Business One que las cantidades expresadas en la orden de
compra podrn cambiar si las cantidades recibidas no
rdenes de Compra
corresponden a las cantidades establecidas en la
Cuando ordene materiales o servicios a algn
orden original.
proveedor, podr crear las rdenes de compra
respectivas, e imprimirlas, enviarlas por fax o
Factura para Cuentas Por Pagar
correo electrnico, directamente al proveedor en
Procese los pagos a los proveedores con base en los
cuestin. Las rdenes de compra actualizan las
ingresos de los registros de diario que el software
cantidades disponibles de los artculos pedidos e
automticamente genera cuando usted procesa las
informan al gerente de almacn sobre la fecha de
facturas a proveedores.
entrega programada. Adicionalmente, usted podr
dividir una orden de compra en mltiples partes
Nota de Crdito para Cuentas Por Pagar
(por ejemplo, en aquellos casos en los cuales los
Emita una nota de crdito en beneficio de cualquier
artculos contemplados en la orden deben ser
proveedor por concepto de mercancas devueltas.
enviados a mltiples almacenes).
Usted podr obtener fcilmente los datos que se
requieren en la nota de crdito, tomndolos de la
factura original.

Costos En Muelle
Calcule el precio de compra de la mercanca
mediante la asignacin de diversos elementos de
costos en muelle (tales como fletes, seguros y
aranceles aduaneros) al costo FOB de cada artculo.
El valor real de la mercanca a nivel de almacn se
actualizar automticamente.

Borradores e Impresin de Documentos

Edite y administre todos los documentos de compra
que hayan sido guardados como borradores e
imprmalos (incluso los borradores) segn perodo,
Figura 8: Cree la Orden de Compra
nmero de documento o tipo de documento.

PLANEACIN DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES
SAP Business One ofrece una simple pero poderosa
funcin de planeacin que le ayudar a programar y
administrar los artculos que habrn de ser
producidos o adquiridos, a travs del empleo de una
diversidad de criterios.
Caractersticas de Planeacin de
Requerimientos de Materiales de SAP
Business One
Pronsticos
Prediga la demanda con base en diversas mtricas
de pronstico y no exclusivamente en los historiales y
las rdenes recibidas. Los clculos de pronstico le
ayudarn a prever la demanda futura de los productos
y a ajustar consecuentemente la planeacin de
materiales, a travs del uso de los pronsticos de la
demanda disponibles en el asistente de planeacin de
requerimientos de materiales (asistente MRP, por sus
siglas en ingls).
La empresa se dirige a seguir creciendo con base en las necesidades que tengan sus clientes
y lo interesante es que la mayora de ellos trabajan con SAP, por tanto, se vislumbra que en los
siguientes aos se pueda crear una red de trabajo sustentada en las aplicaciones de SAP y que
permita facilitar labores de comercializacin entre clientes y proveedores en el pas.
Jorge Montemayor, Director Administrativo, ELMET. 13
Asistente MRP
Organice y optimice los requerimientos futuros de
materiales, y administre y ejecute las
recomendaciones y excepciones de compras y
manufacturas. Mediante la consideracin de las
cantidades mnimas de pedido y las rdenes
mltiples, usted podr materializar reducciones en
costos y as sacar provecho de las variaciones
coyunturales en los precios de compra y de los
tamaos de los lotes de produccin estndar.
El asistente generar un reporte recomendatorio que
ofrecer sugerencias sobre el desarrollo o la compra
de artculos. Numerosas opciones de profundizacin
estarn a su disposicin para que pueda visualizar
fcilmente los clculos netos de los requerimientos y
los documentos que efectivamente generarn los
requerimientos brutos.
Reporte Recomendado para rdenes
Cree automticamente rdenes de produccin y de
compra, basndose en la informacin contenida en Figura 9: Planeacin MRP con el Asistente de Planeacin
los reportes recomendatorios. Si algn artculo debe
obtenerse mediante outsourcing, usted podr
convertir fcilmente la orden de produccin en una
orden de compra. Podr, adems, consolidar
mltiples rdenes de compra dirigidas a un mismo
proveedor en una sola orden, racionalizando an ms
el proceso de compra.
14
CONTROL DE INVENTARIOS
Administre la informacin maestra, los nmeros de
serie y los listados de precios de los artculos. As
mismo, defina artculos alternos, realice ajustes de
aumento o disminucin de inventarios, ejecute
conteos de ciclos y genere listados de seleccin para
rdenes de venta abiertas.
Caractersticas del Control de Inventarios
de SAP Business One
Datos Maestros de los Artculos
Defina artculos de produccin (fabricacin),
adquisicin (compra) o no inventariados, tales como
mano de obra o viajes. Mantenga la informacin por
defecto para cada artculo, incluyendo proveedor de
compra, unidad de medida de compra, unidad de
medida de venta, y status tributario. Podr mantener
los artculos inventariados en mltiples almacenes,
con diferentes costos asociados, dependiendo de la
locacin. SAP Business One brinda soporte a
diversos mtodos de valoracin de inventarios. El
software actualmente ofrece soporte a los mtodos
de costo estndar, promedio ponderado de
movilizacin y FIFO.
D mantenimiento a los datos de planeacin
contenidos en los datos maestros de los artculos.
Usted podr definir el mtodo de aprovisionamiento
(fabricacin o compra, por ejemplo), as como los
intervalos dentro de los cuales se deber comprar un
artculo determinado (mensual, semanal o diario).
Adems, podr definir los tamaos de los lotes de
artculos comprados, la cantidad mnima de la orden,
y los tiempos promedio de espera. Posteriormente,
podr utilizar esta informacin en conjuncin con las
funcionalidades de planeacin MRP.
Nmeros de Serie
Genere automtica o manualmente los nmeros de
serie, mediante el empleo de plantillas.
Lotes
Asigne lotes a los productos y clasifquelos segn su
vida til en estanteras o cualquier otro atributo de
libre definicin. Posteriormente, podr definir los lotes
de estos productos en las rdenes de venta, los
comprobantes de entrega y los movimientos de
inventario.
Artculos Sustitutos
Cree un listado de artculos alternativos que se
ofrezcan cuando las selecciones del cliente no se
encuentren disponibles, clasificando dichos artculos
alternos de acuerdo con su similitud, a nivel de
caractersticas, precio o cantidad.
Nmero de Catlogo de Partner de
Negocios
Tenga a su disposicin una tabla que permita cotejar
los nmeros de parte de los clientes y proveedores
con los nmeros de parte en inventario. Podr utilizar
los nmeros de parte de los clientes en los
documentos de compra, en lugar de los nmeros de
parte en inventario.

Liberacin y Recibo de Bienes
Registre las liberaciones y recibos de bienes que no
estn directamente relacionados con un determinado
documento de compra o venta.
Transferencia de Inventarios
Mueva los inventarios entre distintos almacenes.
Asiento Contable de Inventarios
Ingrese los saldos iniciales de los artculos en
inventario y actualice los datos de almacn.
Conteo Cclico de Inventarios
Racionalice las actividades de conteo de inventarios
mediante la identificacin de los puntos en los cuales
cada artculo en inventario est programado para ser
contabilizado. Las alertas y reportes producidos
ayudarn a garantizar que los artculos de diversos
niveles de importancia sean contabilizados con la
frecuencia requerida.
Lista de Precios
Defina diversas listas de precios y enlcelas con
distintos clientes y proveedores. Cree fcil y
rpidamente vnculos dinmicos entre las listas de
precios, las cuales se actualizarn automticamente,
cada vez que la lista primaria sea modificada.
Lo primero en lo que nos benefici SAP Business One fue en la recuperacin de
la cartera vencida. Antes de surtir cualquier pedido, nos informamos sobre el
status de pagos para proceder. Adems de conocer cunto debo y cunto me
deben para planear flujos de efectivo.
Eduardo Gracia, Director General de Ensel Technologies. 15
Precios Especiales
Defina precios especiales para clientes o
proveedores individuales, precios especficos para
ciertos volmenes de orden, y perodos de validez
para cada precio en particular.
Gerente de Procesos de Recoleccin y
Empaque (Pick & Pack)
Administre el proceso de recoleccin y empaque
hasta con tres filas de espera. Cuando las rdenes
de venta se ingresen, sern visualizadas en la fila de
espera denominada abiertas. Posteriormente,
usted podr marcar las cantidades como total o
parcialmente liberadas para recoleccin.
La lista denominada liberadas desplegar todas
aquellas rdenes que hayan sido liberadas para
recoleccin y que usted podr marcar como total o
parcialmente recolectadas. Tanto en la fila de rdenes
abiertas como en la fila de rdenes liberadas, podr
crear automticamente listados de recolecciones para
una sola orden o todo un rango de rdenes. Figura 10: Funcionalidades de profundizacin con el Gerente de Procesos de Recoleccin y Empaque
Esta caracterstica ofrece extensas funcionalidades
de profundizacin que incluyen datos maestros de
clientes y artculos, as como documentos fuente.
16
GESTIN DE LLAMADAS DE SERVICIO
SAP Business One ofrece funcionalidades de gestin
CRM como parte de la aplicacin, garantizando un
pleno control sobre la captacin, retencin, lealtad y
rentabilidad de los clientes, de cara a su empresa.
Funciones estrechamente integradas de mercadeo,
ventas y servicio proporcionan una visibilidad de
punta a punta sobre el ciclo completo de vida til.
Las funciones de gestin de llamadas de servicio
brindan soporte a las operaciones de servicio, la
Figura 11: Bsqueda de Llamadas de Servicio gestin de contratos de servicio, la planeacin de
servicios, el rastreo de las actividades de interaccin
Rastreo y Gestin del Ingreso de Llamadas con los clientes, el soporte al cliente, y la gestin de
Al momento de recibir una llamada de servicio, busque sus clientes por artculo o nmero de serie. las oportunidades de venta.
Mediante el uso de listados de despliegue vertical, podr rastrear diversos tipos de problemas o
llamadas, pudiendo tambin rastrear la llamada en cuestin hasta su punto de origen. Caractersticas de la Gestin de Llamadas
de Servicio de SAP Business One
Contratos de Servicio
Cree un contrato de garanta o soporte regular para
los artculos o servicios vendidos a un cliente. Dicho
contrato contemplar las fechas de inicio y finalizacin,
as como trminos contractuales especficos,
incluyendo tiempos garantizados de respuesta o
resolucin de problemas.
Historiales de los Equipos del Cliente
Mantenga informacin detallada sobre los artculos
vendidos al cliente, incluyendo nmero de serie del
fabricante, nmero de serie de un repuesto, e historial
de llamadas de servicio. Los historiales tambin
enumeran los contratos de servicio asignados a cada
artculo especfico.
Reporte Sobre los Equipos del Cliente
Visualice todos los equipos y nmeros de serie
correspondientes que se hayan vendido a un cliente
determinado o a un cierto rango de clientes.
Figura 12: Reporte Grfico de Servicio
Monitoreo del Servicio
Monitoree las llamadas abiertas y vencidas, a travs del uso de un
reporte grfico dinmico. Una alarma sonora se escuchar cada vez
que el nmero definido de llamadas abiertas o vencidas exceda el
lmite trazado con anterioridad.
Llamadas de Servicio
Revise la informacin sobre todas las llamadas
de servicio que hayan sido creadas, resueltas o
cerradas en una fecha determinada o dentro de
un cierto rango de fechas. Podr restringir el
reporte para que se visualicen nicamente las
llamadas de servicio hechas para una lnea, un
tcnico, un tipo de problema, una prioridad, un
artculo o un status de llamada especficos. Podr
optar por incluir - o no - una vista sobre las
llamadas an pendientes de resolucin.
Llamadas de Servicio en Listas de
Espera
Rastree y d mantenimiento a las llamadas de
servicio, revisando el historial de llamadas
asociadas a cada evento particular. Usted podr
monitorear el status de una llamada especfica y
asignarla a algn tcnico individual, o,
alternativamente, mantenerla dentro de una lista
de espera para un equipo de tcnicos.
Tiempos de Respuesta Segn
Cesionario
D seguimiento a las comunicaciones entre un
determinado cliente y el departamento de
servicio, determinando el tiempo que se necesita
para responder apropiadamente a una llamada de
servicio individual.
Nuestra produccin se ha optimizado. Antes, 20% del tiempo de produccin se iba en
hacer cambios a las mquinas que muchas veces no eran funcionales o eran producto
de fallas de clculo. Con SAP Business One ya no tenemos ese desperdicio de tiempo
de produccin porque todo lo acomoda por prioridades y tipos de pieza compatibles.
Los cambios que se hacen son estrictamente los necesarios. 17
Thomas Trapp, Interim Manager de Aksys.

INTEGRACIN CON MICROSOFT OFFICE

SAP Business One se integra con Microsoft Outlook,
permitindole intercambiar y compartir datos para
mantener a todas las partes informadas sobre los
desarrollos en su cuenta y sobre las oportunidades
de negocios que se presenten.
Caractersticas de la Integracin de SAP
Business One con Microsoft Office
Sincronizacin de Datos
Sincronice las citas de negocios, contactos y tareas
de calendario entre SAP Business One y Microsoft
Outlook. Esta funcin le permitir programar
operaciones automticas de sincronizacin y resolver
cualquier conflicto pendiente que pudiera presentarse
en cualquiera de las dos aplicaciones. Usted podr
crear pantallazos con la informacin de SAP Business
One y enlazarlos a los contactos disponibles en
Microsoft Outlook.
Conexin con Microsoft Word y Microsoft
Excel
La integracin con Microsoft Outlook le permitir
conectarse con SAP Business One desde Microsoft
Word y guardar un documento en Microsoft Word
como una actividad en SAP Business One. La misma
funcin estar disponible para Microsoft Excel.
Tambin podr guardar los libros de trabajo
(workbooks) como actividades asociadas a un
partner de negocios o una persona contacto en SAP
Business One.

Cotizaciones
Usted podr importar cotizaciones de SAP Business
One a Microsoft Outlook y luego desplegarlas,
editarlas y enviarlas como correos electrnicos.
Tambin podr crear nuevas cotizaciones en
Microsoft Outlook y guardarlas en SAP Business
One.

Integracin de Correos Electrnicos

Usted podr ejecutar las siguientes funciones,
gracias a la integracin con Microsoft Outlook:
n Guardar un correo electrnico de Microsoft
Outlook como una actividad en SAP Business One
n Guardar el texto original y los anexos originales del
Figura 13: Pantallazo de Actividades Comerciales en Formato Excel
correo electrnico, en calidad adicin (add-on) a
una actividad en SAP Business One
n Establecer seguimientos y recordatorios para
cualquier actividad
18

ALERTAS Y APROBACIONES
Usted podr establecer notificaciones inmediatas y
respuestas automticas a importantes eventos de
negocios, a travs del empleo de alertas basadas en
flujos de trabajo y programables por el usuario.
Tambin podr designar los eventos que desea
rastrear y definir los rangos aceptables de tolerancia
y los lmites asociados a tales eventos.
Cuando los indicadores quedaren fuera del rango
predeterminado que haya sido fijado para el evento
en cuestin, recibir una notificacin con opcin de
respuesta. Cualquier violacin a las polticas de la
empresa generar una notificacin inmediata al
gerente a cargo e iniciar un proceso de flujos de
trabajo que se encargar de manejar el evento en
cuestin.
n Profundizar el anlisis para obtener una
visibilidad instantnea sobre la informacin que
detalla las caractersticas de la alerta, lo que
podr ayudarle a tomar decisiones informadas
sobre las acciones futuras que habrn de
ejecutarse en relacin con el evento en cuestin
n Informar a los gerentes sobre eventos
particulares de negocios y activar procesos de
flujos de trabajo
n Responder instantneamente a las alertas
generadas como parte de los procesos de flujo
de trabajo, procedimientos de aprobacin y
acciones activadas automticamente

Caractersticas de las Alertas y

Aprobaciones de SAP Business One
Gestin Preactiva Basada en Excepciones
Reciba alertas automticas sobre importantes
eventos de negocios, de modo que no tenga que
monitorear manualmente las actividades. Las alertas
disponibles le permitirn llevar a cabo las actividades
descritas a continuacin:
n Notificar a los empleados sobre cualquier
discrepancia o evento que est siendo monitoreado
Figura 14: Respuesta Inmediata a las Alertas
dentro de la organizacin

n Ofrecer informacin interna (en lnea) asociada al

rol de cada empleado dentro de la compaa. Cada
vez que un umbral sea superado, una alerta podr
ser activada en tiempo real para avisar al usuario
que haya solicitado dicha notificacin.

FUNCIONALIDADES DE PERSONALIZACIN Y CONFIGURACIN DEFINIDAS POR EL USUARIO
Funcionalidades de Personalizacin y Configuracin
Definidas por el Usuario
SAP Business One le proporciona poderosas
herramientas que permiten configurar las formas,
consultas y reportes a la medida de sus
requerimientos especficos de negocios, sin
necesidad de una capacitacin tcnica especializada.
Usted podr establecer las configuraciones
requeridas para definir tasas de cambio, fijar
parmetros de autorizacin y crear funciones de
importacin y exportacin de correos internos,
correos electrnicos y datos.
Caractersticas de Configuracin de SAP
Business One
SAP Business One ofrece las siguientes
funcionalidades extensivas de configuracin:
n Seleccin de compaa: diversas configuraciones
bsicas
n Inicializacin y preferencias generales: datos de
compaa y configuraciones generales
n Definiciones de usuario: plan contable, cdigos
tributarios, empleados de ventas, territorios,
proyectos, formatos de direccin, trminos de
pago, proveedores, clientes, grupos de artculos y
comisiones, almacenes, plantillas y listas de espera
para contratos de servicio, bancos, mtodos de
pago y mtodos de embarque
n Autorizaciones: acceso controlado a la informacin
(total, de slo lectura, o de acceso denegado);
acceso otorgado segn equipo, departamento o
sucursal
n Definicin de tasas de cambio: la base de todos
los reportes y datos registrados
n Funciones tiles: copias de seguridad de datos,
procesos automatizados, e importacin y
exportacin de datos
n Recuperacin: administracin y extraccin de
datos
n Funciones de alerta: definicin de perfiles
personales para los mensajes de advertencia
n Mensaje de envos: usuario interno, cliente y
proveedor
n Saldos iniciales: para la cuenta del mayor y el
partner de negocios
n Registro de datos maestros para la aplicacin
completa
SAP Business One se adapta a cualquier tipo de compaa, su flexibilidad es su principal
ventaja. Todos los das podemos tomarle el pulso a la empresa, pues la rapidez para generar los
reportes nos permiten una administracin de negocios confiable.
Alba Rosa Vargas, Director Administrativa, Delti.
19
n Archivos de partners de negocios que contienen
los registros de datos maestros de un cliente o
proveedor
n Listas de materiales: rboles de productos que
representan el encabezado y que cubren los
materiales individuales asignados
n Documento de venta o compra: documentos para
la lnea de encabezado y las lneas de documento
que contienen las partidas individuales asignadas
n Registros de diario segn ttulo o descripcin
Acomodamiento a las Cambiantes
Necesidades de Negocios
SAP Business One puede adaptarse de las
siguientes maneras para satisfacer sus cambiantes
requerimientos de negocios, sin que ello genere una
carga pesada y permanente sobre el rea de la
tecnologa de la informacin:
n Guarde preferencias de formas, consultas y
reportes, permitiendo que los modelos de proceso
anidados reflejen directa y efectivamente las
actividades cotidianas de negocios
n Integre otras aplicaciones, aprovechando de esta
manera sus inversiones en tecnologa
n Controle las transacciones y flujos de trabajo, a Figura 15: Campos Definidos por el Usuario
travs de funcionalidades de alerta Creacin de Campos
n Implemente cambios inmediatos en SAP Business Bsquedas Formateadas Definidos por el Usuario
One, con el fin de adaptar velozmente la aplicacin Registre los valores para cada campo en la Usted podr agregar un
a diversas variaciones y alteraciones aplicacin, incluyendo campos definidos por el nmero ilimitado de campos
n Integre toda modificacin a las nuevas versiones de usuario, a partir de un proceso predefinido de definidos por el usuario a la
la aplicacin con un mnimo esfuerzo, eliminando bsqueda. Usted podr utilizar bsquedas mayora de formas
los costos usualmente asociados a las formateadas en las situaciones descritas a contempladas en la
actualizaciones continuacin: aplicacin, a nivel de
n Registro automtico de valores en los campos, de
encabezado o documento, y
Campos Definidos por el Usuario acuerdo con alguna de las siguientes de fila o detalle. Tambin
Defina sus propios campos dentro de las ventanas circunstancias: podr seleccionar el campo
de objetos de datos para artculos tales como Uso de diferentes objetos en la aplicacin
o la extensin del campo.
partners de negocios, rdenes y especificaciones de Listado de predefinidos Esta funcin estar
inventario. Usted podr seleccionar campos definidos Consultas predefinidas (definidas por el usuario)
n Definicin de dependencias entre los campos de la
controlada mediante
por el usuario para diversos tipos de informacin,
cdigos de autorizacin;
tales como textos, direcciones, nmeros telefnicos, aplicacin
n Visualizacin de campos usados nicamente para
con la autorizacin
URLs, anexos de archivo, imgenes y listados de
apropiada, usted podr
despliegue vertical. Estos campos reflejarn consultas, tales como firma de usuario, fecha de
automticamente los cambios presentados en su creacin y saldo de cheques pendientes (para un adicionar o modificar
cualquier campo definido
base de datos, cada vez que se lleve a cabo una partner de negocios)
actualizacin. por el usuario, en cuestin
de minutos.
20

REPORTES
Usted podr crear reportes e implementar acciones
correctivas de inmediato. La funcin de reporte
incluye reportes contables, de inventario, financieros
y de apoyo a la toma de decisiones.

Usted podr, no slo exportar cualquier reporte a

Microsoft Excel tras la generacin del mismo, sino
tambin extraer fcilmente los datos, gracias a una
simple navegacin de datos. Igualmente, podr
ejecutar reconciliaciones internas y externas mediante
reportes de excepciones, algo til durante las
actividades de cierre de libros y elaboracin de Figura 16: Reportes Predefinidos para cada rea Funcional
reportes.
Reportes Predefinidos Partners de Negocios
Caractersticas de Reporte de SAP SAP Business One ofrece un nmero significativo de n Resumen de actividades
Business One reportes predefinidos para cada rea funcional. Usted n Clientes inactivos
SAP Business One es la nica aplicacin que utiliza podr generar reportes para un rea funcional n Historial de cobros
la herramienta de arrastre y asociacin (Drag&Relate) especfica dentro de su empresa y parametrizar su
para brindarle una visibilidad de punta a punta sobre contenido para que se ajuste a sus necesidades. Produccin
sus operaciones de negocios. Esta caracterstica es Tambin podr imprimir, enviar por correo electrnico, n rdenes de trabajo abiertas
tambin til para ayudarle a comprender o exportar cualquier reporte a Microsoft Excel. n Listas de materiales
instantneamente las relaciones y transacciones Contabilidad
clave que se efectan dentro de su empresa. n Reportes sobre antigedad Servicio
n Reportes de compaa n Llamadas de servicio
Un generador de consultas ofrece funcionalidades n Reportes comparativos n Llamadas de servicio segn lista ade espera
intuitivas que posibilitan la creacin de consultas a la n Reportes presupuestarios n Tiempos de respuesta para cada cesionario
base de datos y de reportes de definicin. Usted n Tiempos promedio de cierre
podr usar los datos provenientes de cualquier Oportunidades de Ventas n Contratos de servicio
campo para crear un reporte, bien sea a nivel de n Oportunidades n Reporte sobre equipos del cliente
resumen o a nivel detallado. Una vez la consulta haya n Anlisis Escalonado n Monitor de servicio
sido definida, podr guardarla en la biblioteca de n Pipeline de oportunidades n Mis llamadas de servicio
consultas para usos posteriores. Si fuere necesario, n Pronsticos de oportunidades y a lo largo del n Mis llamadas de servicio abiertas
podr usar un editor de reportes para refinar y tiempo n Mis llamadas de servicio vencidas
modificar cualquier consulta existente. n Oportunidades aprovechadas y desaprovechadas
n Mis oportunidades abiertas y cerradas Inventario
El asistente de consultas es similar al generador de n distribucin de leads a lo largo del tiempo n Lista de artculos
consultas, con la diferencia que, en este caso, usted n ltimos precios vigentes
ser guiado, paso a paso, a travs del proceso de Ventas y Compras n Artculos inactivos
generacin de consultas. Esta herramienta es muy n Listado de partidas abiertas n Listado de asientos de inventario segn artculo
til si usted desea formular consultas pero no est n Anlisis de ventas n Status de inventario
familiarizado con la sintaxis SQL. n Anlisis de compras n Inventarios en almacn
n Valoracin de inventarios
n Transaccin con nmeros de serie
n Transaccin con nmeros de lote

REPORTES BASADOS EN EXCEL (XL REPORTER)
Muchas pequeas y medianas empresas deben
luchar por superar las complejidades inherentes a la
generacin de reportes financieros acertados y
oportunos, a partir de los datos de la compaa. La
herramienta de reporte denominada XL Reporter,
contenida en la aplicacin SAP Business One, le
permitir obtener una panormica completa y veraz
sobre el status financiero de su compaa. Como la
herramienta est homogneamente integrada con
SAP Business One, puede generar reportes basados
en los datos en vivo que se obtienen a partir de una
diversidad de fuentes, incluyendo libro mayor, cuentas
por cobrar, cuentas por pagar, ventas, compras,
inventarios y cualquier campo definido por el usuario
que haya sido creado por usted.
Caractersticas de la Herramienta XL
Reporter de SAP Business One
Usted podr llevar a cabo las siguientes actividades
con la herramienta XL Reporter:
Generacin de Reportes Oportunos y
Veraces
Podr generar reportes estndar y ad hoc,
profundizar en los datos y analizar la informacin. La
herramienta cuenta con todo lo que su empresa
necesita para crear y ejecutar reportes dentro de un
ambiente grfico de fcil uso que comprende
funciones utilitarias de marcacin y disparo (point-
and-click) y de arrastre y depsito (drag-and-drop),
las cuales consolidan su control sobre las actividades
de reporte y generacin de presupuestos.
Composicin de Reportes Estndar y Ad
Hoc
Un asistente de definicin hace que la creacin de
reportes sea una tarea sencilla para prcticamente
cualquier persona. Usted podr crear consultas
parametrizadas sobre los datos en SAP Business
One con slo unos clics de su mouse. Una vez el
reporte haya sido generado, podr profundizar en
cualquier elemento de datos, con el fin de acceder a
las transacciones subyacentes. Adicionalmente,
podr visualizar y refrescar los datos mientras crea
las consultas.
Con SAP Business One toda la informacin est ms clara, transparente y empiezan a salir
reportes especializados para todas las areas de la empresa. Adems, si antes dabamos la
informacin cada tres seis meses, y nos costaba trabajo tenerla, hoy la tenemos al minuto.
John Cueva, Director Ejecutivo, Publigraphics, Guadalajara, Jal.
21
Aceleracin de la Adopcin y
Establecimiento de Lmites para la Curva de
Aprendizaje
Aprenda rpidamente cmo usar la herramienta XL
Reporter, a travs de una interfaz de usuario intuitiva
y familiar que brinda acceso a Microsoft Excel y que
proporciona una capa de meta-datos que limita la
exposicin a tablas tcnicas y estructuras de campo.
Incluso un novato podr crear reportes con funciones
de profundizacin de datos en cuestin de segundos,
empleando la funcin utilitaria de arrastre y depsito.
Desde simples reportes sobre detalles
transaccionales hasta avanzados estados financieros
y carteleras de control, usted podr generar
fcilmente reportes efectivos e inteligibles.
Organizacin de Sus Reportes
Administre y organice definiciones de reporte, Creacin de Carteleras Integrales de Control de la Compaa
reportes ejecutados y libros de reporte. Podr Visualice y grafique instantneamente las mtricas crticas para el desempeo de la compaa,
visualizar y ejecutar reportes dentro del men tales como ventas, movimiento de inventarios y clientes de mayor desempeo. Usted podr
principal de SAP Business One, el cual simplifica la visualizar el desempeo en cualquier cuadro y hacer clic en cualquier celda para profundizar
en los datos, lo que le ayudar a elegir las acciones apropiadas que se asocian a la mtrica en
ejecucin de los reportes. Para la distribucin de cuestin. Adicionalmente, podr evaluar gilmente su desempeo financiero y las previsiones
stos ltimos, podr aglutinarlos y enviarlos por de cara al futuro.
correo electrnico, gracias al empleo de un
gil Acceso a los Detalles Sobre Prdidas y Ganancias
programador de eventos. Obtenga un resumen de las utilidades operacionales, tanto reales como pronosticadas, para
cada perodo, con el fin de detectar fcilmente las tendencias inherentes.
Diseo de Reportes Parametrizados
Extienda su capacidad para componer reportes
mediante el uso de avanzadas opciones de diseo de
reportes. Usted podr trabajar con las funciones e
interfaces estndar de Microsoft Excel, las cuales
facilitan las tareas de diseo. De esta manera, ser
fcil crear parmetros, frmulas y diagramaciones
personalizadas desde cero.
Simplificacin de la Generacin de
Reportes
Usted podr acceder a los datos de la compaa y
generar los reportes apropiados, desde reportes ad-
hoc hasta detallados estados financieros, segn fuere
necesario.
Figura 17: Carteleras de Control de la Compaa
22

LA ARQUITECTURA DE SAP BUSINESS ONE

La aplicacin SAP Business One reside en un
nico servidor que se integra homogneamente
con la plataforma estndar de Microsoft
Windows.

La arquitectura racionalizada de SAP Business

One ofrece soporte a las siguientes bases de
datos:

n Microsoft SQL Server

n IBM DB2 Express Edition

Arquitectura de un solo Servidor

La arquitectura de servidores incluye protocolos
de seguridad, copia de seguridad y acceso a
redes. El acceso se garantiza por medio de un
servicio de terminales de red de rea amplia o de
una conectividad en red mediante discado.

El ambiente SAP Business One utiliza

procedimientos estndar de generacin de copias
de seguridad de las bases de datos, eliminando la
necesidad de guardar y transferir una base de
datos de una mquina a otra y permitiendo un
acceso inmediato a la informacin crtica de
negocios.

Obtenga un resumen de las utilidades operacionales, tanto reales como pronosticadas, para cada
perodo, con el fin de detectar fcilmente las tendencias inherentes.
 23

KIT DE DESARROLLO DE SOFTWARE

El denominado Kit de Desarrollo de Software (SAP
Business One Software Development Kit - SAP
Business One SDK) es un conjunto de herramientas
que contiene interfaces de programacin, cdigos de
muestra, documentacin y funciones utilitarias
simples. El mencionado kit permite a los
programadores establecer fcilmente interfaces entre
aplicaciones externas y SAP Business One, as como
agregar funcionalidades configuradas a la medida de
la aplicacin.
SAP Business One consta de una capa de interfaz de
usuario grfica y una capa independiente de objetos
de negocios. El kit SAP Business One SDK
proporciona un acceso integral a ambas capas.
Caractersticas del Kit SDK de SAP
Componentes del Kit SDK de SAP Business n Diseador de pantalla: Interfaz de arrastre y
One depsito para el diseo de ventanas
Los siguientes componentes clave son parte del kit parametrizadas para SAP Business One
de desarrollo de software de la aplicacin: ninterfaces entre aplicaciones externas y SAP
n Interfaz de programacin de aplicaciones Business One, empleando el lenguaje de
(Application Programming Interface - API) para la programacin Java
interfaz de datos: Usada en la integracin de las n Documentacin completa
aplicaciones externas con SAP Business One n Aplicaciones de muestra
n Interfaz API para la interfaz de usuario: Usada en la
extensin y parametrizacin de las aplicaciones de
cliente de SAP Business One
1 2
Data Interface API User Interface API
The data interface API is used to build real-time links between SAP Business One and third-party applications. By providing a programmatic interface to With the user interface API, developers can modify SAP Business One by creating new windows, redesigning existing
SAP Business One through a set of fully functional business objects, the data interface API gives you the power to connect applications and automate windows, and adding menus or dialog boxes. Modifications can be as simple as hiding or disabling a field or as complex as
processes. Examples include custom point-of-sale (POS) system integration, HR service integration, and synchronization with mobile devices. adding an entirely new custom module to SAP Business One.
The data interface API provides the following: The API does the following:
Objects and methods to read, write, and update business objects directly Allows you to create custom functionality within a single, integrated user interface
Full object orientation, providing a powerful interface that requires minimal training Enables changes to business logic, as well as simple cosmetic modifications
Full access to master records, transactional data, system configuration, and user-defined data Enables developers to add new windows, menus, buttons, fields, and so on
Backward compatibility for a smooth upgrade process Provides programmatic notification of application events

Business One Workstation Workstation Web server Server

El kit de desarrollo de software presenta las User
(Experiences a unified look and feel)
siguientes caractersticas:
n Ofrece un acceso programtico a la lgica de
Third-party Data
application transfer
workbench
SAP SAP
negocios de SAP Business One, a travs de una Business
One
Business
One
Web store Corporate
portal POS
capa orientada hacia los objetos system

n Permite a los partners y clientes de SAP extender

SAP Business One Client User interface behavior/
Microsoft Third-party functionality
Office application
Set or retrieve values from the

User interface API

y suplementar las funcionalidades de SAP WYSIWYG
user interface
Add custom business logic
screen designer toolset
Business One para acomodarlas a sus Dynamically hide, show, disable,
or enable menu items
necesidades singulares Display notifications and

n Brinda soporte a una amplia gama de herramientas

Common business logic message boxes

COM .NET XML

y lenguajes de programacin, permitiendo a los
desarrolladores usar tecnologas y aplicaciones
SAP Business One client
familiares
n Aporta una slida compatibilidad retroactiva que
SAP Business One server

reduce a un mnimo o evita por completo los

trabajos de remodelacin que habran de requerirse
durante las actualizaciones hacia las nuevas
versiones de SAP Business One
3 4
Platforms and System Requirements
SAP Business One runs on Microsoft Windows
The Java Connector
The Java connector (Java wrapper)
2000. SAP strongly recommends that you install DB provides developers with all the
the latest support packages for the operating power and flexibility of the data
system. interface API for use in a Java
development environment.

Server
(API and user interface)

Figura 19: Kit de Desarrollo de Software (SDK)

 www.sap.com/contactsap

MS INFORMACIN
SAP Business One es una aplicacin econmica e
integrada de gestin que negocios que ha sido
diseada especficamente para las pequeas y
medianas empresas. Disponible actualmente en ms
de 20 idiomas y 40 pases diferentes, la aplicacin se
ofrece a travs de una red mundial de partners de
negocios calificados, quienes sacan provecho de los
conocimientos globales de SAP para brindar ptimos
niveles de servicio y soporte a escala local. Si desea
obtener informacin sobre cmo el poder y la
simplicidad de SAP Business One podran brindar
ayuda a su negocio, visite el sitio:
www.sap.com/mexico/smb

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