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I-ANALISIS DE LA ACTUAL ESTRUCTURA ORGANICA
En trminos generales, la Estructura Orgnica cuenta con las reas que se requieren para
funcional en el nivel de Municipalidad Provincial como Gobierno Local.
Hemos elaborado una Estructura Orgnica como Propuesta de modificacin futura que nos
servir para analizar cada uno de los rganos Funcionales
I.1.- Nomenclatura de las reas. La primera observacin se refiere a la definicin de las
instancias: Encontramos la palabra rea, que es un trmino genrico, como nombre de una
instancia. Del mismo modo encontramos la palabra Divisin que es incompatible con las
actuales definiciones de una estructura de carcter gerencial como lo establece el Artculo 26 de
la ley 27972.
Los Niveles Jerrquicos que deberan usarse y que se acomoda al actual tamao de la institucin
es el siguiente:
Gerencia Municipal
Gerencia de rgano funcional
Subgerencia
Unidad Orgnica
Departamento
GERENCIA
Oficina de MUNICIPAL
Secretara
General
Dpto. de Trmite
Documentario y Archivo
Central
SubGerencia de Imagen
Institucional,
Comunicacin y
Protocolo
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primer nivel para la organizacin, la gestin e imagen del alcalde. Depende directamente del
alcalde y no de la Secretaria General.
GERENCIA DE
MUNICIPAL
Oficina de Asesora
Jurdica
Oficina de Planificacin
y Racionalizacin e
Informtica
Oficina Prog. e
Inversiones y
Coop. Tcnica
Internacional
Oficina de Supervisin,
Evaluacin y Liquidacin
de Inversiones
En este sector es importante hacer notar los cambios que se estn produciendo por el efecto de
las metas de competitividad y la insercin de los instrumentos informticos del estado que de
acuerdo al artculo preliminar VIII de la LOM, las municipalidades estn obligadas a
implementar.
Se requiere entender que Planificacin es la base de la gestin de gobierno: No hay Gobierno
sin Planes. Se requiere un fuerte trabajo de esta rea en el desarrollo y actualizacin de los
planes que deben de ejecutar en coordinacin con el Concejo Municipal. Aqu es importante
anotar las exigencias del gobierno central para la inclusin de los Programas bsicos del
Presupuesto por Resultados.
La competitividad de la institucin no se puede conseguir si no existe un trabajo serio del rea
de Racionalizacin en la implementacin de todos los Instrumentos de Gestin y en el proceso
de seguimiento y monitoreo del Cuadro de Metas y Funciones por rea que es el soporte del
Gerenciamiento.
No se observa trabajo ni de Planificacin, ni de Racionalizacin, por lo que se debe tomar las
acciones necesarias para que esta rea funcione.
Presupuesto, por el avance del SIAF, las modificaciones en los Clasificadores y la
implementacin del PCA, se ha convertido en una instancia con funciones rutinarias de la que
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depende en gran parte la velocidad del nivel de gestin por el desarrollo de los procesos de
pagos. Esta funcin ahora ya no es de asesoramiento por su alto contenido de funciones
rutinarias y debe pasar a formar parte de la Gerencia Administrativa, para poner en una sola
mano la responsabilidad del proceso de pagos que es una de las mayores trabas en la gestin
municipal y de la ejecucin de los proyectos.
La eficacia en la ejecucin de la Inversin (BOI), que es una de las principales preocupaciones
del estado se soluciona mediante la inclusin de la OFICINA DE SUPERVISION, EVALUACION Y
LIQUIDACION DE OBRAS, que hemos incluido y que tiene por objetivo evitar que se inicien
proyectos sin expedientes tcnicos reales e in situ, anlisis de cronograma de accin y
cumplimiento de las normas que regulan la ejecucin de proyectos y el cumplimiento de las
nuevas normas de registro del uso de los recursos que permiten la Liquidacin de Obras de
manera automtica en el registro contable y financiero (PCA).
GERENCIA DE
ADMINISTRACION
Y FINANZAS
SUBGERENCIA DE
PRESUPUESTO Y
ESTADISTICA
SUBGERENCIA DE
TESORERIA Y
FINANZAS
SUBGERENCIA DE
CONTABILIDAD Y
BIENES
PATRIMONIALES
SUBGERENCIA DE
LOGISTICA
SUBGERENCIA DE
RECURSOS HUMANOS
GERENCIA DE
MUNICIPAL
Subgerencia de Ejecucin
Coactiva
Subgerencia de Talleres y
Vehculos
La Instancia de Transporte y Seguridad Vial no es propio de esta gerencia, con excepcin del
adecuamiento de vas, semaforizacin y pintado. Que es la parte fsica, y no la de normas y
comportamiento vial, que es el tema ms importante en esta rea.
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GERENCIA DE
INFRAESTRUCTURA,
DES, URB Y OBRAS
SUBGERENCIA
PROYECTOS Y EXP.
TECNICOS DE
INFRAESTRUCTURA
SUBGERENCIA DE
PLANEAMIENTO
URBANO Y CATASTRO
SUBGERENCIA DE OBRAS,
MANTENIM. DE
INFRAESTRUCTURA Y
MAQ. PESADA
I.6.B.- La Nueva Gerencia de Talleres, Vehculos y Maquinaria Pesada, es una propuesta que no
se encuentra en el mbito municipal. Lo propio es que Maquinaria Pesada este en la
responsabilidad de Obras, que es el usuario directo y debe disponer y no pedir autorizacin
para el uso de estos equipos que son su herramienta de trabajo. Proponemos que Talleres y
vehculos puedan estar bajo la responsabilidad directa de la gerencia Municipal.
I.6.C.- La poltica del estado de mejorar la captacin de recursos propios en las municipalidades
(ley 29332 y 29465) y por otro lado la implementacin de la Gerencia de medio Ambiente que
asume las funciones de Limpieza, Ornato, servicios bsicos, a dado paso a la implementacin de
la nueva Gerencia de der Fiscalizacin, Seguridad ciudadana y Defensa civil.
En esta rea deben estar las instancias que permiten asegurar la recaudacin propia y la
seguridad ciudadana en una sola mano. Aqu se cuenta con las siguientes instancias:
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GERENCIA DE
FISCALIZACION,
SEGURIDAD CIUDADANA
Y DEFENSA CIVIL
SUBGERENCIA DE
FISCALIZACION Y
POLICIA MUNICIPAL
SUBGERENCIA DE
SEGURIDAD
CIUDADANA Y
SERENAZGO
SUBGERENCIA DE
DEFENSA CIVIL
SUBGERENCIA DE
TRANSITO Y SEGURIDAD
VIAL
ANALISIS
II. DEL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES ROF
Gerencia Municipal
Gerencia de rgano funcional
Subgerencia
Unidad Orgnica
Departamento
Tambin establece que para funcionar mejor las reas inferiores a las Subgerencias debern
contar con coordinadores a fin de mejorar la gestin. Aqu hay un error craso, por cuanto
todas las reas de mando deben tener responsables o jefes y no coordinadores.
Adjuntamos las notas en el ROF, que aparentemente no han sido consolidadas con los jefes de
reas:
8.1.-Las relaciones de los Regidores, entre ellos y con el Alcalde, se realizan en base a las disposiciones
contenidas en el Reglamento Interno del Concejo (RIC). En el caso de la relacin, entre los
miembros del Concejo Municipal, los Funcionarios y Servidores, estos se harn a travs de la
Gerencia Municipal; en ningn caso los regidores pueden ejercer autoridad sobre acciones de
carcter administrativo y/o ejecutivo que competen a la gestin municipal; en todo caso de
producirse alguna accin o coordinacin sobre gestin municipal, el servidor pblico no est
obligado a realizar ninguna accin y debe dar cuenta a su superior jerrquico, de la situacin
planteada por el regidor.
8.4.-Los funcionarios y servidores de la Municipalidad, indistintamente del nivel jerrquico, se
relacionan, intercambian informacin y conocimientos asimismo coordinan las acciones municipales
-tendentes a la buena marcha institucional-, sin autorizacin previa de ninguna clase; para tal
efecto, el funcionario o servidor debe dar cuenta a su superior jerrquico de las demandas y
necesidades de relacin y coordinacin de acciones municipales con personas de otras reas
orgnicas de la Municipalidad.
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10.2 La Estructura Orgnica que establece el presente reglamento considera una cadena de mando
con soporte de tres (03)niveles jerrquicos de cargos y tres (03) niveles organizacionales (ROF),
detallado de la siguiente manera:
10.3 La descripcin de funciones de los dems niveles Jerrquicos de cargos, se encuentran definidos
en el Manual de Organizacin y Funciones MOF. Dicha cadena de mando queda establecida de
la siguiente manera:
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Determinar una lnea de base trabajado con los diversos sectores (salud, educacin,
transportes, vivienda, etc.), esto permitir conocer la situacin del sector en un
determinado ao, acortando de manera significativa el tiempo de formulacin de los
proyectos de pre inversin e inversin.
Establecer una lnea de corte que facilite la formulacin de proyectos a travs de la
uniformizacin de los costos de inversin.
Identificacin de unidades formuladoras que contando con potencialidades logsticas,
tecnolgicas y de capacidades humanas no formulan proyectos.
ARTCULO 97.- La Sub Gerencia de Recursos Humanos, es el rgano de apoyo, que depende de la
Gerencia de Administracin y Finanzas, encargada de conducir los procesos tcnicos del sistema de
personal, atender los requerimientos de personal y los asuntos laborales en general.
Base Legal: en concordancia con el Decreto Legislativo N 276 y su Reglamento aprobado con D.S. N
005-90-PCM. Modificatorias, la Ley de Modernizacin del Estado Ley N27658 y su Reglamento, Ley
Marco del Empleo Pblico N 28175, Decreto Legislativo 18160, que establece el Sistema Nacional de
Clasificacin de Cargos, Decreto Supremo N 043-2000-PCM, lineamientos para la elaboracin del
Cuadro de Asignacin de Personal-CAP, Resolucin Suprema N 013-75-PM/INAP, que aprueba el manual
normativo de cargos, y El Decreto Legislativo 728, y dems dispositivos legales sobre la materia, adems
los que regulan el rgimen laboral de la actividad privada y de servicios. (Concordante con el Artculo 11
del Decreto Supremo N 005-2009-PCM.)
ARTCULO 124.-La Sub Gerencia de Registro de Estado Civil depende jerrquicamente de la Gerencia de
Desarrollo Social, y funcionalmente de la RENIEC y tiene las siguientes funciones:
a) Elaborar el plan de trabajo anual de la Sub Gerencia a su cargo.
b) Programar, organizar, dirigir, ejecutar, coordinar y controlar las actividades de Registro de
Estado Civil.
c) Registrar los nacimientos, matrimonios, divorcios, defunciones y dems actos que modifiquen el
estado civil de las personas, basndose en las certificaciones otorgadas por las entidades
oficiales correspondientes, as como las resoluciones judiciales o administrativas que a ellos se
refieran susceptibles de inscripcin y los dems actos que seale la ley.
d) Organizar, programar y celebrar matrimonios civiles, individuales, as como promover
matrimonios masivos y comunitarios, con arreglo a ley.
e) Otorgar certificacin de estado civil (Registro de nacimientos, matrimonios, divorcios,
defunciones y documentos afines), basndose en la declaracin y documentacin presentada
por el recurrente, en concordancia con los archivos de la subgerencia.
f) Otorgar constancias de no inscripcin de nacimientos y certificados domiciliarios
correspondientes.
g) Inscripciones judiciales de adopciones, reconocimientos y rectificaciones administrativas,
judiciales y notariales
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como: Resoluciones de Multas Administrativas, comisos, retenciones; resoluciones de
reversin de puestos en el Mercado Central y Mercado Ayaymama as como Terminal Terrestre,
Resoluciones de Canje de Deuda.
d) Proyectar las normas municipales debidamente motivadas y fundamentadas con arreglo a ley,
sobre los asuntos de su competencia que devienen de los acuerdos de concejo y de alcalda.
e) Visar las normas municipales de su competencia.
f) Elaborar y proponer anualmente al Concejo las polticas de captacin de recursos propios
relacionados a sus actividades.
g) Mantener estrecha y constante coordinacin con todas las Gerencias y dems reas de la
Municipalidad para el mejor logro de los objetivos institucionales.
h) Programar y dirigir el sistema de administracin de los servicios (Mercado Central, Mercado
Zonal Ayaymama, Terminal Terrestre, Camal Municipal, Baos Termales, Baos Sulfurosos y
campo ferial)
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d) Ubicar los puestos del mercado central y mercado zonal Ayaymama, de acuerdo a la actividad
comercial
e) Disear la poltica de regulacin y control de comercio formal e informal.
f) Desarrollar programas, proyectos, acciones dirigidas a mejorar los sistemas de acopio,
distribucin, almacenamiento y comercializacin de productos alimenticios.
g) Controlar los mercados, camal, pesas y medidas, precios y calidad de producto
h) Planificar la reubicacin del comercio informal.
i) Controlar la procedencia de los productos que se comercializan informal y ambulatoriamente.
j) Programar y dirigir la administracin de: Mercados, Camal Municipal y terminal Terrestre.
k) Racionalizar y simplificar los procedimientos administrativos de la Sub Gerencia
III.1.- El MOF es el instrumento que define, para cada rea el contenido de sus instancias hasta
el nivel que determina el Cuadro de Niveles Jerrquicos.
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Se explica cules son las funciones de cada uno de los puestos diferentes que se requieren en
cada instancia hasta el ltimo nivel establecido en el Cuadro de Niveles Jerrquicos. Tambin se
define la autoridad, los requisitos y la dependencia de cada puesto. Aunque no parezca, para
elaborar completamente el MOF, es necesario analizar la carga de personal de cada instancia y
la categora o nivel jerrquico de cada puesto. Eso es lo que ha sucedido con el actual MOF. No
se encuentran la descripcin de los siguientes puestos.
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III. 2.- Definicin interna de los rganos Funcionales.-Uno de los principales temas que hay que
solucionar es la falta de definicin de algunas instancias internas de los rganos
Funcionales contenidas en la estructura. Cuando esto ocurre, no se consigue autoridad
ni responsabilidad.
GERENCIA
MUNICIPAL
Oficina de Secretara
General
Dpto. de Trmite
Documentario y Archivo
Central
Subgerencia de Imagen
Institucional,
Comunicacin y
Protocolo
1.- Tramite Documentario, Archivo General y Atencin al Ciudadano.- Aqu debemos de hacer
notar la importancia de lo que est buscando el gobierno conseguir con la calidad del servicio al
ciudadano. Tanto los procedimientos del TUPA, como cualquier otro trmite debern tener una
atencin adecuada para que los ciudadanos sientan que se les da un servicio de calidad. Eso se
logra cuando encuentren una atencin y orientacin desarrollada por una persona que ha sido
preparada para conocer cada uno de los ms de 150 tipos de tramites bsicos que desarrolla la
municipalidad. La atencin al ciudadano no puede estar a cargo de una persona sin preparacin
o sin la remuneracin que corresponda a los requisitos del puesto.
2.- Imagen Institucional, Comunicacin y Protocolo.- Otro tema importante en este sector es el
que realiza el rea de Imagen Institucional y Protocolo. De las funciones de esta rea que
implica la emisin de noticias, la diagramacin de revistas y comunicados, la organizacin de
eventos, la grabacin de audios y videos as como su edicin, forman parte de la importante
funcin de la Imagen Institucional del cual depende muchas veces el nivel de aceptacin del
alcalde por parte de los ciudadanos. Esta funcin no puede estar al nivel de Departamento ni
Unidad, sino de Subgerencia.
3.- Informtica.- Esta rea es eminentemente tcnica y tiene por el momento nivel de Unidad.
Debe de estar en el entorno de Planificacin y Racionalizacin con nivel de Subgerencia por la
importancia que tiene en 4 aspectos importantes: Cuidar el mantenimiento de los equipos de
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computo, tener a cargo la pagina web municipal, Cuidar y tener a cargo la implementacin y las
actualizaciones de los sistemas informticos del estado, coordinar con todas reas municipales
para proporcionar la informacin relevante de la municipalidad, de acuerdo con las directivas
del ONGEI.
GERENCIA DE
ADMINISTRACION
Y FINANZAS
SUBGERENCIA DE SUBGERENCIA DE
PRESUPUESTO Y TESORERIA Y FINANZAS
ESTADISTICA
SUBGERENCIA DE
DPTO. DE CAJA
CONTABILIDAD Y
BIENES
PATRIMONIALES
SUBGERENCIA DE
LOGISTICA
UNID. DE B.
PATRIMONIALES
UNID. DE
ALMACEN
SUBGERENCIA DE
RECURSOS HUMANOS
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C.- ORGANOS DE ASESORAMIENTO
GERENCIA
MUNICIPAL
OFICINA DE ASESORIA
JURIDICA
OFICINA DE PLANIFICACION
RACIONALIZACION E
INFORMATICA
SUB.GERENCIA DE
PLANIFICACION
SUB.GERENCIA DE
RACIONALIZACION
SUB.GERENCIA DE
INFORMATICA
OFICINA DE PROGRAMAC E
INVERSIONES Y COOP.
INTERNACIONAL
OFICINA DE SUPERVICION
EVALUACION Y LIQUIDACION
DE INVERSIONES
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crear y mantener la pagina web, y hacerse cargo de la capacitacin de todo el personal en los
instrumentos informticos cuyo uso son una obligacin legal. Por la importancia de esta rea,
por el alto nivel tecnolgico, por las diversas obligaciones establecidas por la ONGEI, esta rea
debe estar en el rea de asesoramiento y con nivel de subgerencia.
4.- La Oficina de Supervisin, Evaluacin y Liquidacin de Inversiones, responde a la
preocupacin del estado en el monitoreo de la eficacia del gasto presupuestal (BOI), est en
funcin del trabajo de supervisin para la ejecucin tcnica de los proyectos y por la solucin de
los procesos de pago y el trabajo de la asignacin de recursos (CCP) por parte de presupuesto.
Aqu, la implementacin de una rea especializada en asegurar que los proyectos, los
expedientes tcnicos y la elaboracin de los informes de gastos en el proceso de ejecucin es
vital. Por esta razn el gobierno ha modificado los CLASIFICADORES e implementado la PCA,
para dar mayor flexibilidad en el uso de los recursos de inversin.
En los rganos de lnea, hay definiciones de categora de las instancias hasta el nivel de las Subgerencia y
no en los niveles ms bajos, lo que atenta contra la responsabilidad, as como contra la autoridad, lo que
va en contra de un normal nivel de competitividad. Si no existen jefes y no tienen Resoluciones de
cargo, cmo se va a evaluar el nivel de gestin?. Se habla de coordinadores y encargados, en lugar de
JEFES. Dependiendo de la importancia de la instancia puede calificarse como UNIDAD ORGANICA o
DEPARTAMENTO.
A.- En la Subgerencia de Servicios Sociales, Se debera aclarar la situacin de sus reas dependientes:
Las instancias de Programas Sociales, Programa Integral Nutricional (PIN), Wawawasi, Emergencia Mujer,
Vaso de Leche, Demuna y Omaped, deben ser Unidades Orgnicas. Botica debe estar a nivel de
Departamento y podra ser eliminado, por su escaso impacto social.
SUB.GERENCIA DE
SERVICIOS SOCIALES
UNIDAD DE
DEPARTAMENTO DE
OMAPED
BOTICA
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B.- En la Subgerencia de Participacin Ciudadana.- Se debe de ampliar sus funciones con las
Organizaciones Civiles, trabajo en Recreacin, teatro, canto, manualidades, folklore, etc. Biblioteca debe
tener categora de Unidad.
La Unidad de Licencias de Funcionamiento, tambin debe tener categora de Unidad y debe responder a
polticas de generacin de empleo y desarrollo econmico local.
SUBGERENCIA DE
DESARROLLO EMPRESARIAL Y
PRODUCTIVO
UNIDAD DE PROMOCION
EMPRESARIAL
UNIDAD DE LICENCIAS DE
FUN CIONAMIENTO
UNIDAD DE MERCADO
CENTRAL
UNIDAD DE MERCADO
AYAYMAMA
UNIDAD DE TERMINAL
TERRESTRE
UNIDAD DE CAMAL
C.- En la Subgerencia de Desarrollo y Promocin Turstica.- En esta Subgerencia se deben considerar con
rango de Unidades Orgnicas el rea de Turismo y Baos
SUBGERENCIA DE
DESARROLLO y PROMOCION
TURISTICA ~ 18 ~
UNIDAD DE PROMOCION
TURISTICA
UNIDAD DE BAOS
TERMALES
3.- GERENCIA DE DESARROLLO Y GESTION AMBIENTAL.- En esta gerencia estn bien conformadas las
descripciones de las reas. Solo se debe de considerar que el personal de Ornato y jardinera, debe de
estar en la subgerencia de Limpieza pblica JARDINES y ORNATO
GERENCIA DE
FISCALIZACION,
SEGURIDAD CIUDADANA
Y DEFENSA CIVIL
SUBGERENCIA DE
FISCALIZACION Y
POLICIA MUNICIPAL
SUBGERENCIA DE
SEGURIDAD
CIUDADANA Y
SERENAZGO
SUBGERENCIA DE
DEFENSA CIVIL
SUBGERENCIA DE
TRANSITO Y SEGURIDAD
VIAL
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IV. ANALISIS
DEL CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL CAP
OBSERVACIONES FINALES
1.- Al definir la Escala Remunerativa y los Requisitos del Cargo se habr avanzado
sustancialmente para efectos de la poltica de estado que es dar estabilidad a los trabajadores.
2.- Lo que requiere esta municipalidad y todas las de San Martin es una mayor transferencia de
recursos de Inversin. Conseguir recursos no es difcil, ya lo hemos logrado para este ao
mediante crditos suplementarios en funcin de la iniciativa que tuvieron algunos alcaldes de
solicitar aumento de recursos mediante petitorios que se hizo en Septiembre del ao 2011 a
iniciativa ma. Este ao se puede volver a hacer lo mismo.
3.- Respecto de la generacin de recursos propios, esta municipalidad tienen enorme
potencializad de crecer en el mejoramiento de la captacin por accin de las Licencias de
Edificacin y Habilitaciones Urbanas, Licencias de Funcionamiento, Sanciones Administrativas,
Infracciones de trnsito y autorizaciones a vehculos, arbitrios y en ltimo lugar sobre el
impuesto predial que se elevara sustancialmente si se inicia la regularizacin de las Licencias de
Edificacin ( Ley 29090 y 29300).
El personal estar ms a gusto si se mejora su remuneracin y se tendr mejores posibilidades de
contratar a personal que cumpla con los requisitos de cargo. Por esa razn, aprobar una mejor
escala de sueldos es una necesidad y su financiamiento es muy fcil, por lo que he expuesto.
4.- Con la aprobacin de la Escala Remunerativa, Los requisitos de cargo y el Cuadro de Niveles
Jerrquicos, tendremos las herramientas para concluir con el Clasificador de cargos y el Informe
Tcnico Sustentatorio, que depender de las coordinaciones con Presupuesto. Esperamos que
en siete das hbiles podamos entregar estos trabajos.
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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MOYOBAMBA
CONCEJO MUNICIPAL COMISIONES DE REGIDORES
Gerencia de Gerencia de
Administracin y Administracin
Finanzas Tributaria Oficina General de Asesora Jurdica
Unidad de Contabilidad
Unidad de Registro y Oficina General de Programacin e Inversiones
Unidad de Tesorera Orientacin al Contribuyente
Sub Gerencia de Sub Gerencia de Sub Gerencia de Sub Gerencia de Divisin de Talleres
Programas y Servicios Desarrollo Empresarial Sub Gerencia de
Gestin Ambiental Proyectos y Obras Defensa Civil
Sociales y Productivo
Divisin de
Sub Gerencia de Sub Gerencia de Maquinaria y Sub Gerencia de
Programa Vaso de Leche
Desarrollo Comercial y Sub Gerencia de Planeamiento Seguridad Ciudadana
Vehculos
Servicios Limpieza Pblica Urbano y Catastro y Serenazgo
DEMUNA
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OMAPED Sub Gerencia de Sub Gerencia de Sub Gerencia
Desarrollo y Promocin Transporte y Fiscalizacin y Polica
Turstica Seguridad Vial Municipal
Sub Gerencia de
Participacin Ciudadana
Juventudes, Educacin,
Cultura y Deportes
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