Capacitacin de Usuarios

ESTRUCTURA DE CONTENIDOS

Mapa Conceptual............................................................................2

Introduccin..................................................................................3

1. LA CAPACITACIN DE USUARIOS Y SU RELACIN CON LA FASE

DE IMPLANTACIN DEL SISTEMA ................................................4

2. EL PLAN DE CAPACITACIN ....................................................5

2.1 Introduccin (El qu)..........................................................5

2.2 Justificacin (El porqu)........................................................5

2.3 Objetivos (El para qu)........................................................6

2.4 Categorizacin de usuarios (El quin)......................................6

2.5 Metodologa (El cmo).........................................................6

2.6 Cronograma y horario (El cundo).........................................7

2.7 Recursos (El con qu)..........................................................7

3. EJECUCIN DE LA CAPACITACIN.............................................7

3.1 Realizar el alistamiento de la capacitacin..............................8

3.2 Realizar los registros y llevar soporte del avance de la

capacitacin............................................................................8

3.3 Seguir el plan de capacitacin..............................................9

4. EVALUAR LA CAPACITACIN...................................................9

Creditos ......................................... ...........................................11

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MAPA CONCEPTUAL

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INTRODUCCIN

Durante la fase de implantacin de un sistema de informacin, se hace

necesario capacitar a los usuarios finales en el correcto manejo del sistema
desarrollado de acuerdo con las funcionalidades propias del rol de cada
usuario, con el fin de obtener el mayor beneficio del sistema y minimizar
los riesgos asociados al uso incorrecto del mismo.

Un Analista y Desarrollador de Sistemas de Informacin adems de

requerir una muy buena lgica y usar correctamente herramientas de
programacin, necesita poseer excelentes relaciones interpersonales y
capacidades de comunicacin para dar respuesta a las inquietudes de los
usuarios y proporcionar los mecanismos y estrategias necesarias para el
uso adecuado de los sistemas desarrollados.

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1. LA CAPACITACIN DE USUARIOS Y SU RELACIN CON

LA FASE DE IMPLANTACIN DEL SISTEMA

La fase de implantacin de un sistema de informacin inicia despus de

realizar y superar las pruebas del software y finaliza justo antes de poner
el sistema en produccin. Esta fase debe asegurar la correcta instalacin
y funcionamiento de la aplicacin, la entrega de materiales requeridos
para el mantenimiento y uso de la aplicacin y la capacitacin adecuada
del personal que ejecutar las funcionalidades provistas por el sistema.

La capacitacin de usuarios se puede llevar a cabo en cualquier momento

durante la fase de implantacin, el momento en que se realice depende
del cronograma establecido para la puesta en produccin del sistema y
de la estrategia que se emplear durante la capacitacin. Por ejemplo,
es posible que se realice la capacitacin en auditorios al mismo tiempo
en que se instala la aplicacin en los equipos finales o que se requiera
realizar la capacitacin en el puesto de trabajo de cada usuario, para
lo cual se requiere que el proceso de capacitacin se realice despus
de la instalacin del sistema en todos los equipos finales. Tambin es
posible que como parte de la estrategia de capacitacin, se requiera para
la misma el uso de los manuales de usuario, razn por la cual estos
deben ser construidos antes de la capacitacin. Todos estos aspectos son
definidos en el plan de capacitacin.

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2. EL PLAN DE CAPACITACIN

El plan de capacitacin es un documento donde se responde el Qu?,

Por qu?, para qu?, quines?, cmo?, cundo?, y con qu? de una
capacitacin. Este documento debe ser construido entre el responsable
de brindar la capacitacin (muchas veces el propio desarrollador)
y la administracin, para garantizar los recursos necesarios para el
cumplimiento del plan.

Un plan de capacitacin puede incluir entre otras las siguientes secciones:

2.1 Introduccin (El qu)

En este apartado se realiza una descripcin general del software y
sus principales mdulos y se indica cmo est estructurado el plan de
capacitacin.

2.2 Justificacin (El porqu)

Se expresa por qu es necesario llevar a cabo el proceso de capacitacin
de usuarios. No es la justificacin del software, es la justificacin de la
capacitacin

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2.3 Objetivos (El para qu)

Definir los objetivos de la capacitacin teniendo en cuenta que estos sean
medibles y alcanzables.

2.4 Categorizacin de usuarios (El quin)

La categorizacin de usuarios permite identificar los grupos de personas
con intereses y competencias similares para un proceso de capacitacin
efectivo.

Los actores presentes en los diagramas de casos de uso brindan informacin

sobre los diferentes roles del sistema y las funcionalidades o mdulos a
los que pueden acceder, esto permite capacitar a las personas en el uso
de las funcionalidades a las que podrn acceder. Un ejemplo de tabla de
categorizacin de usuarios es el siguiente:

2.5 Metodologa (El cmo)

En esta seccin se describe cul es la estrategia que se emplear para
brindar la capacitacin a los usuarios y la forma en que se har. Es
importante en este punto indicar si se realizar la capacitacin de manera
presencial y/o virtual, las tcnicas didcticas que se emplearn, la
distribucin de los grupos de usuarios y la secuencia que se seguir entre
otros aspectos.

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2.6 Cronograma y horario (El cundo)

El plan de capacitacin debe incluir el cronograma de trabajo y el horario
en el cual se desarrollarn las diferentes actividades. Este cronograma y
horario debe ser previamente acordado con la administracin.

2.7 Recursos (El con qu)

Se debe indicar el listado de los recursos requeridos para la ejecucin
de la capacitacin. Estos recursos pueden ser econmicos, humanos,
tecnolgicos o fsicos.

3. EJECUCIN DE LA CAPACITACIN

Para la ejecucin de la capacitacin es recomendable tener en cuenta las

siguientes recomendaciones:

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3.1 Realizar el alistamiento de la capacitacin:

a. Alistamiento de materiales: Presentaciones, documentos, videos,

manuales, talleres, ejemplos.

b. Alistamiento tecnolgico: Computadores, software, video beam,

televisores, parlantes.

c. Alistamiento fsico: Saln, sillas, tablero.

3.2 Realizar los registros y llevar soporte del avance de

la capacitacin:

a. Listado de asistencia por cada sesin de capacitacin firmado por

los asistentes.

b. Registro de seguimiento y avance de la capacitacin.

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3.3 Seguir el plan de capacitacin:

a. Verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos en el plan.

b. Ejecutar la capacitacin de acuerdo con los grupos definidos con

base en el rol y las competencias identificadas.

c. Aplicar la metodologa y tcnicas definidas en el plan de capacitacin.

d. Respetar el cronograma y horario establecido en el plan de

capacitacin.

e. Realizar uso adecuado de los recursos asignados para la

capacitacin.

4. EVALUAR LA CAPACITACIN

La evaluacin de la capacitacin es una retroalimentacin por parte de los

usuarios sobre el proceso de capacitacin ejecutado, esta puede ser formal
o informal y busca verificar la eficacia de la capacitacin normalmente
relacionada con el cumplimiento de los objetivos definidos para la misma.

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Los resultados del proceso de evaluacin deben ser analizados y frente

a ellos tomar decisiones como la necesidad de otro ciclo de capacitacin
personalizado o un plan de choque antes de poner el sistema en produccin.

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CRDITOS

OBJETO DE APRENDIZAJE CAPACITACIN DE

USUARIOS

Desarrollador de contenido Andrs Julin Valencia Osorio

Experto temtico

Asesor Pedaggico Rafael Neftali Lizcano Reyes

Productor Multimedia Rafael Ricardo Valds Prada

Victor Hugo Tabares Carreo

Programador Roberto Chajin Ortiz

Lder expertos temticos Ana Yaqueline Chavarro Parra

Lder linea de produccin Santiago Lozada Garcs

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