TRAMITE DOCUMENTARIO

En las organizaciones modernas, el ingreso, creacin y envi de documentos es una tarea de ejecucin
diaria. La administracin del flujo de estos documentos y la ubicacin de los mismos se ha convertido en una
tarea titnica, si no imposible. Esta situacin lleva a que se dupliquen esfuerzos y se malgasten recursos
generando mltiples veces los mismos documentos o que la imagen de la organizacin se deteriore al no
responder a los requerimientos con diligencia y oportunidad

Trmite Documentario es una aplicacin que permite a las organizaciones tener el control de la ubicacin
fsica y estatus, actual y pasado de la documentacin que llega, fluye y se genera dentro de ellas; y en base a
estos datos mostrar estadsticas que permitan analizar pasos repetitivos o que no agreguen valor y los
cuellos de botella para mejorar los flujos de los documentos dentro de la organizacin.

La organizacin se ve beneficiada:

o al disminuir el tiempo promedio en el trmite o atencin de un documento, debido a que se eliminan

tareas repetitivas, se evitan olvidos y/o documentos extraviados y se generan avisos y recordatorios
por correo electrnico.
o al disminuir el uso de papel, reduciendo drsticamente los gastos por este concepto.
o al ubicar rpidamente un documento ya sea que se encuentre este en trmite o con su proceso
concluido y ya almacenado, ahorrando tiempo de bsquedas al no tener que sumergirse en
voluminosos archivos fsicos para ubicar un determinado documento.
o estandarizacin de la documentacin emitida (cartas, memos, oficios, resoluciones, convenios, etc.).

Cmo trabaja:

Trmite Documentario registra todos los documentos que ingresan o se generan en una organizacin,
creando para estos y otros que se vayan aadiendo durante su trmite, una carpeta virtual por medio de la
cual es fcilmente identificable la persona, el puesto de trabajo y el momento en que dicha carpeta fue
procesada.
Trmite Documentario simula un escritorio virtual con bandejas de entrada y salida y rea de trabajo, enva
avisos a las personas a las que se derivan las carpetas virtuales y les permite actuar solo sobre ellas. La
seguridad de Trmite Documentario impide accesos no autorizados a los documentos y accesos de solo
lectura o modificacin cuando se requiera. Si los tiempos de atencin son excedidos puede configurarse
avisos a los usuarios o a sus jefes.
Trmite Documentario puede trabajar con carpetas virtuales (si se cuenta con la infraestructura necesaria), o
como acompaamiento de los expedientes fsicos en organizaciones donde la ley o la costumbre obligue a
firmar o colocar otras seas.
Trmite Documentario tiene un flujo dinmico, es decir cada persona decide a quien enviar la carpeta una
vez que haya terminado su trabajo en ella, dando gran libertad de movimiento a los expedientes.
Trmite Documentario permite la consulta rpida y efectiva del lugar en que se encuentra o la persona que
tiene un documento, del tiempo que un documento se encuentra en proceso en forma global o por cada uno
de sus pasos, del estado en que se encuentra (en espera, cerrado, archivado, eliminado, rechazado, etc.), de
si existen otros documentos que estn relacionados e incluso hasta consultas externas de los interesados por
medio de paginas Web y con las seguridades que la organizacin decida.
Trmite Documentario se entrelaza con otras aplicaciones ya existentes en la organizacin, para mantener
consistencia y uniformidad en la informacin. Y permite la exportacin de sus datos a otras aplicaciones.

Que ofrece DSM:

La aplicacin Trmite Documentario, con manuales de uso y de administracin.

Capacitacin a 6 personas en el uso y a 2 personas en la administracin.
Consultora para adecuacin de procesos y procedimientos en la organizacin por 2 semanas. Esta
consultora comprender: Con que documentos empezar, adems se har un plan de crecimiento para la
organizacin y se dar la asesora necesaria para crear un centro para entrada y salida de documentos y la
implementacin de los primeros flujos.
 PROCEDIMIENTO DE TRAMITE DOCUMENTARIO

I. OBJETIVO Establecer procedimientos adecuados en la recepcin y trmite de documentos internos y

externos en la gestin del Institutito Geofsico.
II. II. ALCANCE Las normas contenidas en el presente procedimiento, comprenden desde la recepcin de
documentacin internas o externas hasta la distribucin a las reas correspondientes
III. I. RESPONSABILIDAD Oficina de Administracin Oficina de Logstica Unidades Organizacionales
competentes I. VIGENCIA A partir del da siguiente de su aprobacin
IV. II. BASE LEGAL Ley N 27658 Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado y su Reglamento,
Decreto Supremo N 030-2002-PCM. Ley N 27444 Ley del Procedimientos Administrativos General.
Ley N 27425 Ley de Prudencia y Transparencia Fiscal. Ley N 27958 Ley de Responsabilidad y
Transparencia Fiscal. R.P. N 308-IGP-92 Reglamento Interno de Trabajo, modificado con R.P. N 092-
IGP- 94.
III. NORMAS GENERALES

1.1. Todo documento que est dirigido a la Institucin, la recepcin estar a cargo del encargado de trmite
documentario, el cual debe tener cuidado y verificar mediante tacto los sobres recibidos as como la lectura y
comunicar a su Jefe Superior si encuentra alguna anomala, en caso de no encontrarse el encargado de trmite
documentario podr recepcionar los documentos el personal de Vigilancia.

1.2. La documentacin recibida, ser remitida inmediatamente a las reas correspondientes como son: Presidencia
Ejecutiva, Direccin Tcnica, Oficina de Administracin y rganos de Lnea.

1.3. Las reas de ciencias y de Administracin, tomarn conocimiento y coordinarn e informarn en forma
inmediata. Los documentos en cada rea sern estudiados, analizados y darn respuestas y/o recomendaciones a
ms tardar dentro de las 72 horas de recepcionada la documentacin. El incumplimiento ser sancionado con el
Reglamento Interno de Trabajo y su modificatoria.

GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA TRMITE DOCUMENTARIO INTRODUCCCIN:

El proceso de Trmite Documentario tiene como principal objetivo lograr atender los requerimientos de los usuarios,
ya sean ingenieros, empresas, consejos departamentales o personas naturales, superando las expectativas en
tiempo, costo y calidad de la informacin en los trmites que se solicita, adems de brindar orientacin y atencin de
calidad al usuario. Para este propsito se ha elaborado esta GUA DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA EL
TRMITE DOCUMENTARIO, que describe las acciones paso a paso y en cada caso que los usuarios deben de realizar,
garantizando de esta manera una mejor atencin a los usuarios. El proceso de Trmite Documentario compromete a
todas las oficinas que conforman del Colegio de Ingenieros del Per-Consejo Nacional, pero principalmente Mesa de
Partes, Secretaria General, Administracin, Decanato, Registros, Tesorera y la Oficina de Informtica. El propsito es
mostrar un autntico compromiso con la calidad del servicio a los usuarios mediante una atencin rpida de sus
requerimientos. Adems de esto se orienta a garantizar excelencia en la calidad del servicio al usuario, permitiendo
respuestas oportunas gracias a la sistematizacin de todos los procesos de las oficinas.

Algunas funciones del proceso de trmite documentario son:

 Recepcionar, registrar y distribuir los documentos oficiales provenientes de las diferentes dependencias de la
Institucin, as como de otras instituciones pblicas o privadas, Consejos Departamentales y Personas naturales.

Distribuir con reporte de cargos los documentos recepcionados por la Institucin y llevar el control
correspondiente.

Consultar en qu estado y en que dependencia se encuentran los expedientes y en cuanto tiempo se atendieron los
expedientes por oficina

http://www.cip.org.pe/Cvista/publicaciones/documentos/manual_tramite_documentario.pdf