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Ttulo: GUIA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE CAPACITACION Cdigo: PR-725-01

Proceso: GESTIN DE LA IMPLEMENTACION

Fecha de Emisin: da/mes/ao Revisin: 00 Edicin: 01 Pgina: 1/2

Gua para la elaboracin del manual de capacitacin

Antes de comenzar a escribir un manual, es necesario establecer a que tipo de usuario se
capacitar, ubicar el perfil promedio del cliente destinatario de la capacitacin y finalmente
considerar los procesos que cubre el sistema por ensear.

El manual de capacitacin es una gua a seguir durante un curso o seminario de

formacin, es una referencia sobre algn sistema o mdulo para posteriormente
finalizada la misma se convierta en una referencia general para el usuario.

Pasos a seguir para escribir manuales de capacitacin:

1- El punto inicial es conocer el nivel de conocimientos y de experiencia de la
audiencia destino del manual, independientemente del sistema o mdulo a incluir
en el manual.
2- Para lograr llegar a cualquier tipo de usuario, es necesario utilizar un lenguaje
comn, lenguaje que no debe incluir terminologa demasiado tcnica.
Adicionalmente habr que utilizar el lenguaje de negocios que utiliza el cliente,
para facilitar su aprendizaje.
3- Al detallar las diferentes opciones del sistema es imprescindible detallar
informacin de apoyo (tal como formularios completos de informacin, reportes o
consultas). Los nuevos usuarios (quienes nunca han tenido contacto con un
sistema) no solo necesitan saber lo que es el sistema o el mdulo, adicionalmente
habr que detallarle cmo usarlo en el da a da. Si esto ltimo no se logra incluir
en el manual, en la capacitacin dada se deben dar ejemplos concretos del da a
da del cliente y como deber actuar con el sistema.
4- Utilice terminologa de alto nivel y menos informacin de apoyo para los grupos de
clientes que ya han sido clientes de la empresa o ya han utilizado sistemas
previamente. En general, los usuarios existentes del sistema o producto necesitan
conocer solo las caractersticas nuevas.
5- Introduccin al manual:
a. Describir la estructura de la empresa cliente y los procesos que cubre el
sistema por implementar.
b. Detallar los roles y responsabilidades de ambas partes.
c. Es imperativo describir el procedimiento estndar de operacin, las reglas
generales tal como informes de trabajo, procedimiento para reportar
errores y externar dudas. En general, no se debe asumir que el usuario
domina la terminologa de su negocio (se espera que el 80% si lo sepa), en
muchas ocasiones los usuarios sern empleados nuevos que apenas
conocen las empresas donde recin inician su trabajo.
6- Descripcin de cada proceso que el sistema abarca. Habr que agrupar los
procesos en secciones, cada seccin debe incluir una introduccin, Detallar el
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objetivo de las opciones que cubre el proceso y por lo tanto la seccin. Es

recomendable utilizar guas resumen para que el usuario pueda guiarse
rpidamente (recordemos que muchos de nuestros compatriotas leen la
introduccin y creen que han escrito el libro) y por lo tanto no leern todo el
manual.

a. En cada captulo es muy importante iniciar con expresiones de accin,

como los verbos en presente de indicativo. Ejemplo Ingresar al men de
registro de parmetros, Verificar que la opcin seleccionada
b. Al detallar las instrucciones estas deben ser cortas y concretas. Toda
ampliacin y/o aclaracin se debe detallar en notas separadas con el
objeto de concentrar las instrucciones y que el usuario mantenga su
atencin en una descripcin fluida de inicio a fin del proceso.
c. En el caso que una actividad se pueda realizar de dos maneras en
opciones diferentes, se debe prevenir al usuario de estas alternativas que
tiene para realizar la actividad que posee dos caminos, este punto se debe
aclarar relacionando las opciones una con la otra explicita y detalladamente
para que el usuario no se confunda al encontrar accidentalmente las
alternativas. Incluye imgenes de pantalla, si se aplica.
d. Se deben incluir copias de formularios y reportes (con informacin que el
usuario sea capaz de interpretar), no se deben incluir formularios o
reportes en blanco, porque no reflejan la actividad realizada con la opcin.