4.

2 conceptualizacin del proceso administrativo

*Concepto de Proceso Administrativo

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a

cabo una actividad.
La administracin comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo
conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el mtodo,
los principios y las tcnicas de esta disciplina, correctamente.

En su concepcin ms sencilla se puede definir el proceso

administrativo como la administracin en accin, o tambin como:

El conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se

efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un
proceso integral.

Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una

estructural, en la que a partir de uno o ms
fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la
que se ejecutan todas las actividades
necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de
estructuracin.

A estas dos fases se les llama: mecnica y dinmica de la

administracin. Para este autor la mecnica administrativa es la parte
terica de la administracin en la que se establece lo que debe
hacerse, y la dinmica se refiere a cmo manejar el organismo social.

Funciones del administrador:

Investigacin

*Planificacin

*Coordinacin

*Control
*Previsin

*Organizacin

4.3 Integracin del Proceso administrativo.

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Se compone por dos fases que son: La mecnica y la dinmica. La

fase mecnica, es la parte terica de la administracin., en la que se
establece lo que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el
futuro. Y se divide en: previsin, planeacin y organizacin.

La fase dinmica, se refiere a cmo manejar de hecho el organismo

social. Y se divide en: control, direccin e integracin. Analizaremos
cada una detalladamente, con sus respectivos conceptos, etapas y
principios.

FASE MECNICA

PREVISIN

Concepto:

La previsin administrativa descansa en una certeza moral o

probabilidad seria. La que ser tanto mayor cuanto ms pueda
apoyarse en experiencias pasadas propias o ajenas y cuanto
ms puedan aplicarse a dichas experiencias, mtodos
estadsticos o de clculo de probabilidad.

Etapas:

* Objetivos: Es la fijacin de metas.

* Investigacin: Es encontrar las tcnicas adecuadas, para el

cumplimiento de los objetivos.
 * Cursos alternativos: Adaptacin genrica de los medios
encontrados, a los fines establecidos.

Principios:

1) Principio de la Previsibilidad: Ayuda a orientar acerca de la

validez de las previsiones hechas para poder realizarlas con la
mayor confiabilidad posible. Se incluyen tres situaciones bsicas:
La Certeza, Incertidumbre y la Probabilidad.

2) Principio de la Objetividad: Las previsiones deben apoyarse

en hechos y no en opiniones subjetivas sin fundamento.

3) Principio de la Medicin: Las previsiones sern confiables, si

se aprecian de una manera tanto cualitativamente como
cuantitativamente.

PLANEACIN

Concepto:

Fija el curso concreto de accin que ha de seguirse,

estableciendo los principios para orientarlo, la secuencia de
operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempos y de
nmeros necesarios para su realizacin.

Etapas:

* Propsitos: Son las aspiraciones fundamentales o finalidades

de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o
semipermanente un grupo social.

* Objetivos: Representa los resultados que la empresa espera

obtener; son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente.

* Estrategia: Son cursos de accin general o alternativas que

muestran la direccin y el empleo general de los recursos y
esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms
ventajosas.
 * Polticas: Son guas para orientar la accin; son criterios
lineamientos y no se sancionan.

* Presupuestos: Es el plan de todas o algunas de las fases de

actividad de la empresa expresando en trminos econmicos,
junto con la comprobacin subsecuente de las realizaciones de
dicho plan.

* Pronsticos: Es prever las cosas que pudieran suceder.

Principios:

1) Principio de la Precisin: Los planes no deben hacerse con

afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin
posible.

2) Principio de la Flexibilidad: Es dejar un margen para los

posibles cambios que se pudieran dar, tanto buenos como
malos.

3) Principio de la Unidad: Trabajar de una manera unida,

coordinada e integrada para lograr la meta propuesta.

ORGANIZACIN

Concepto:

Es el establecimiento de la estructura necesaria para la

sistematizacin racional de los recursos, mediante la
determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y
agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y
simplificar las funciones del grupo social.

Etapas:

* Divisin del Trabajo: Separacin y delimitacin de las

actividades, con el fin de realizar una funcin con la mayor
precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo.

* Jerarquizacin: Es la disposicin de las funciones de una

organizacin por orden de rango, grado o importancia.
 * Departamentalizacin: Es la divisin y el agrupamiento de las
funciones y actividades especificas, con base en su similitud.

Principios:

1) Principio del Objetivo: Todas las actividades establecidas en la

organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos
de la empresa.

2) Principio de la Especializacin: El trabajo de una persona

debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecucin de una
sola actividad.

3) Principio de la Jerarqua: Se deben de establecer centros de

autoridad de los cuales emane la comunicacin necesaria, para
lograr los planes en los cuales la autoridad y la responsabilidad
fluyan en una lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto
ejecutivo, al nivel ms bajo.

4) Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de

autoridad conferido, debe corresponder el grado de autoridad
necesario para cumplir dicha responsabilidad.

5) Unidad de Mando: Establece que al determinar un centro de

autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un solo
jefe y que los subordinados no debern reportar a ms de un
superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de
ms de dos jefes, solo conduce a la ineficiencia.

6) Difusin: Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y

ponerse por escrito, a disposicin de todos los miembros de la
empresa que tengan relacin con ellas.

7) Amplitud o tramo de control: Hay un lmite en cuanto al

nmero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo.

8) La Coordinacin: Las unidades de una organizacin siempre

debern de mantenerse en equilibrio.
 9) Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura
organizacional, requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las
condiciones del medio ambiente.

FASE DINMICA,INTEGRACIN

Concepto:

Es obtener y articular los elementos humanos y materiales que la

organizacin y la planeacin sealan como necesarios para el
adecuado funcionamiento de un organismo social.

Etapas:

* Reclutamiento: Es recolectar informacin y asi poder tener una

bolsa de trabajo.

* Seleccin: Despus de hacer el reclutamiento si hay una

vacante, se recurre a la bolsa de trabajo, previamente
seleccionada.

* Induccin: Conocer todo lo necesario para desempearte en el

trabajo.

* Capacitacin: Llegar a ser ms productivo y capaz

Principios de las cosas:

1) Carcter administrativos: Es tener especialistas en cada rea,

empleados conocedores y preparados para realizar sus
actividades.

2) Abastecimiento Oportuno: Tener las cosas necesarias, en

cantidad y tiempo.

3) Instalacin y Mantenimiento: Tener un lugar adecuado y bien

acondicionado.

4) Delegacin y Control: Transmitir autoridad y hacer buen uso

ella.

Principios de las personas:

 1) Ecuacin de nombres y funciones: Poner en claro cules son
las funciones que se van a llevar a cabo, y que las personas
sean las correctas para desempearlas.

2) Previsin de Elementos Administrativos: Tener a la gente

necesaria para cubrir las funciones.

3) Introduccin Adecuada: Saber todo acerca del lugar donde

trabajas, no tener ningn tipo de incertidumbre.

DIRECCIN

Concepto:

Ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura

organizacional, mediante la gua de los esfuerzos del grupo
social a travs, de la motivacin, comunicacin y supervisin.

Etapas:

* Toma de Decisiones: Es la eleccin del curso de accin entre

varias alternativas.

* Integracin: Con ella el administrador elige y se allega, de los

recursos necesarios para poner en marcha las decisiones
previamente establecidas para ejecutar los planes

* Motivacin: Por medio de ella se logra la ejecucin de trabajos

tendiente a la obtencin de objetivos.

* Comunicacin: Proceso a travs del cual se transmite y recibe

informacin en un grupo social.

* Supervisin: Checar que las cosas se estn dando de una

manera correcta.

Principios:

1) De la armona del objetivo o coordinacin de inters: La

direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de
los objetivos.
 2) Impersonalidad de mando: Se refiere a que la autoridad y su
ejercicio, surgen como una necesidad de la organizacin para
obtener ciertos resultados.

3) De la supervisin directa: Se refiere al apoyo y comunicacin

que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la
ejecucin de los planes.

4) De la va jerrquica: Los canales de comunicacin deben de

ser transmitidos a travs de los niveles jerrquicos
correspondientes.

5) De la resolucin del conflicto: Es la necesidad de resolver los

problemas que surjan, desde el principio y no dejar que crezcan.

6) Aprovechamiento del conflicto: A veces con los problemas que

se presentan, se visualizan nuevas estrategias y se saca
provecho de los problemas.

CONTROL

Concepto:

Es la evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con el

fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las
medidas correctivas necesarias.

Etapas:

* Establecimiento de Estndares: Representan el estado de

ejecucin deseado, de hecho nos es ms que los objetivos
definidos de la organizacin.

* Medicin de Resultados: Es medir la ejecucin y los resultados,

mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben ser
definidas de acuerdo con los estndares.

* Correccin: La utilidad concreta y tangible del control est en la

accin correctiva para integrar las desviaciones con relacin a
los estndares.
 * Retroalimentacin: Mediante ella la informacin obtenida se
ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

* Control: Los buenos controles deben relacionarse con la

estructura organizacional y reflejar su eficacia.

4.4 PRINCIPIOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

*Principios generales del procedimiento administrativo

Recoge las bases y criterios para la correcta realizacin del

procedimiento.

*Principio de unidad

El procedimiento es un nico proceso que tiene un comienzo y fin.

Todos los procedimientos deben resolverse independientemente de la
forma de inicio y, asimismo, deben ser notificados.

*Principio de Contradiccin

La resolucin del procedimiento se basa en los hechos y en los

fundamentos de derecho, esto se consigue a travs de la
comprobacin de los hechos, a travs de las pruebas. En general,
pueden acreditarse los hechos por cualquier medio admisible de
derecho.

*Principio de imparcialidad

La administracin en su actuacin ser imparcial, sin someterse a

favoritismo o enemistades.

Abstencin los funcionarios se abstendrn y se lo comunicaran

a su superior jerrquico en los siguientes casos:

Por tener inters personal en el asunto

Por tener parentesco hasta 4. grado de consanguinidad y en 2.
en afinidad
Por tener amistad o enemistad manifiesta
Por ser testigo del procedimiento
La no abstencin no invalida el acto pero crea responsabilidad en el
funcionario.

Recusacin El interesado puede solicitar la recusacin en

cualquier momento del procedimiento, planteando las causas por
escrito, se comprobaran los documentos presentados y el
superior lo admitir o no, de esta decisin no cabe recurso.

Principio de oficialidad

El procedimiento debe ser impulsado de oficio en todos sus trmites.

La administracin tiene la obligacin y responsabilidad de dirigir el
procedimiento, ordenando que se practique todas las diligencias
necesarias para dictar la resolucin. Es responsabilidad de tramitar el
procedimiento a los titulares del rgano y el personal que est a su
cargo.

4.5 ENFOQUES DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA

4.5.1 ENFOQUE SOCIAL.

La administracin habla de la evolucin que tuvo el hombre pues de ser un ser
individual pasa a ser un ser social.
Recordando que la organizacin es una unidad social, entonces se analiza al
hombre como Hombre sapiens y quiere decir que el hombre a diferencia de
otros seres vivos es racional y que adems tiene la posibilidad de discernir, de
ejecutar, predecir, valindose de su inteligencia y razn.

De aqu pasamos al Hombre Faber que tiene que ver con lo tcnico, con la
posibilidad de fabricar, hacer o sea que el hombre adems de ser un ser
racional es un ser que puede fabricar y ste lo ubica en una concepcin tcnica.

Luego sigue la concepcin Hombre Judeo Cristiana, quiere decir que ste
persigue un dogma y ese dogma se entiende que el hombre nace gracias a Dios
y muere tambin por Dios.

Hombre Esencia, se entiende que cada hombre es nico, tiene una identidad
propia que pertenece a un gnero que es comn pero que es propio de su
esencia (no existen dos iguales), hasta llegar a la concepcin social (Hombre
social), donde ste no puede vivir en forma aislada, necesita, agruparse,
asociarse, complementarse, para poder desarrollarse y ah es donde aparecen
 las organizaciones finalmente, o sea por esa necesidad misma que tiene el
hombre de agruparse o asociarse con otros.

4.5.2 ENFOQUE TCNICO.

La tcnica, por otro lado, es el continente del conocimiento que opera y
transforma una realidad. Cuando decimos que opera y transforma, no siempre
modifica, a veces busca mantener esa realidad y esta para nosotros son las
organizaciones y opera sobre ellas a travs de herramientas que son las
normas, reglas y procedimientos.

Las normas son parmetros considerados dentro de algn enfoque que

permiten establecer rangos o lmites de anlisis. Existen en el medio, no en la
administracin normas tcnicas, sociales, normas de comportamiento y cada
una de ellas van a tener distintos niveles de graduacin o lmites que irn
marcando que se entiende dentro de ste marco y que queda fuera de ese
marco.

Procedimientos: es una secuencia de pasos que rigen una actividad o una accin.
En la organizacin por ejemplo hay distintos procedimientos, como el control de
una caja; en lo que se refiere al manejo de dinero.

Nos ubicamos en la hiptesis de que la administracin es ciencia y tcnica,

debido a:

Es ciencia porque es un conocimiento:

Es un conocimiento objetivo, porque tiene como objeto de estudio a las
organizaciones.
Es un conocimiento racional, porque permite manejar el conocimiento
ordenado, el aprendizaje para entender y comprender a las organizaciones.
Es un conocimiento sistemtico, porque debido a ese ordenamiento que se
logra a travs del proceso racional y busca como resultado entender y manejar
a las organizaciones.
Es un conocimiento verificable, porque ese cmulo de entendimiento que se
logra de la administracin como ciencia, se lo puede corroborar o verificar y
esa verificacin se la hace por medio del mtodo cientfico.
Tambin se dice que es ciencia y tcnica por que justamente la tcnica se
basa en herramientas que permite operar o transformar las organizaciones. Es
decir no se pude hacer nada con solamente el conocimiento cientfico que me
da una teora del entendimiento, no se puede solamente explicar, las
organizaciones son seres que necesitan actividad y justamente esa necesidad
de actividad de las organizaciones se ven cubiertas con las herramientas que le
da la tcnica; para saber cmo operar o modificar.

4.5.3 ENFOQUE HUMANO.

La Administracin est vinculada al trabajo y el nico que trabaja es el hombre
porque a travs de ste consigue su realizacin tanto fsica como psquica
desarrollando actividades; desarrolla estas actividades porque individualmente
no tiene todos los recursos y no puede satisfacer todas sus necesidades, por lo
tanto tiene que generar algunas de ellas que lo beneficie y que beneficie a
otros para aumentar la posibilidad de satisfacer necesidades.
Cmo fue evolucionando ste concepto de Administracin como sinnimo de
trabajo?

Inicialmente, el hombre trabajaba en forma individual; en concepto

prehistrico ste cazaba, cultivaba, etc. para satisfacer sus necesidades
bsicas (la alimentacin). Luego ste hombre empieza a ver la necesidad de
relacionarse y en sas vinculaciones se van dando un nivel de socializacin
formando una especie de organizacin.

As como el hombre, entre ellos, se divida; en las tribus hay una distribucin
ms ordenada del trabajo y ya se empieza a hablar de uno de los principios
bsicos de la Administracin como es la Divisin del Trabajo, pero adems de
existir esto haba tambin uno o varios hombres que tomaban las decisiones o
sea los que establecan ese subsistema poltico, decisorio y que estaba en
cabeza de un cacique o de un jefe de la tribu.

Luego estas tribus dejan de ser nmades y se generan asentamientos donde la

nueva preocupacin para administrar el esfuerzo que hacia esta unidad era
establecer un sistema de coordinacin porque el estado necesitaba coordinar
recursos, personas y empezar a direccionar en mayor medida todas esas
actividades que se estaban generando en esa unidad organizacional.
As, en la antigedad existen otras formas de agrupaciones, donde tambin se
administraba trabajo, como el caso del esclavismo que en realidad se
administraba trabajo a cambio de proteccin; se daba proteccin pero exista
sobre el protegido un alto grado de supervisin y control y el que fijaba cuales
eran las pautas que deban seguir otros, era seguramente el seor y l era
quien estableca el seguimiento del trabajo de aquel que lo ejecutaba.
Luego tenemos el feudalismo, tambin es un cuasi-esclavismo con la diferencia
de que ac es un sistema de proteccin mayor y tambin exista un alto grado
de control. Cuando estos seores feudales empiezan a empobrecerse,
aparecen verdaderos sistemas laborales que van marcando relaciones
peculiares y uno de ellos es el seor siervo trabajador, en este tipo de
relacin se empieza a marcar sistemas de delegacin; delegar es entregar a
otro la posibilidad de que haga o decida por m. Estos eran los primeros
sistemas de delegacin donde lo que primaba no era el equilibrio sino era una
desigualdad total, haba algunos que eran dueos del capital y de todo el poder
para ordenar, otros que solamente deban ejecutar a cambios de necesidades
bsicas.
Cuando empieza a debilitarse ste sistema de siervo trabajador, aparece un
nuevo sistema donde a travs de la realizacin de algunos oficios, aparecen
aquellos que ejecutaban los oficios y otros que entregaban el conocimiento de
cmo hacer ese oficio y aqu tenemos los artesanos y los patrones. Los
patrones eran los que mantenan el capital, los artesanos los que ejecutaban los
oficios; tambin estaban los aprendices que eran a quienes los artesanos
entregaban su oficio al verse en la imposibilidad fsica y material de poder
satisfacer todos los pedidos. Este era tambin un proceso de delegacin y de
alguna manera se daba pi a entender que en sta aplicacin de esfuerzos y de
sta transferencia de conocimiento, se estaba haciendo la aplicacin de la
Administracin.

4.7.APLICACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVOA LAS AREAS

FUNCIONALES DE UNA EMPRESA.

Planeacin:

Determinamos la misin, los objetivos principales y la visin de la

empresa.
Pusimos el nombre de la empresa de acuerdo a nuestros
objetivos y el producto a vender, as tambin por lo que
queremos representar con la venta de los mismos.
Planeamos el diseo del logotipo en base a los objetivos.
 Se plane la estructura de la empresa de acuerdo a un plan
general y las condiciones que pusimos para que se desarrollara
adecuadamente.
Se anticiparon los posibles problemas y las soluciones a los
mismos de acuerdo a las caractersticas que se fueron
presentando mediante el esquema de pez.

Organizacin:

Se establecieron las diferentes funciones con el concepto de

reas funcionales que eran necesarias para el buen
funcionamiento y desempeo de la empresa segn los gustos y
habilidades de cada uno de los integrantes.
Con el organigrama representamos las funciones y los puestos de
los integrantes.
Se propuso un lder de la empresa para tener un representante
legal ante la constitucin de la empresa.
Se realiz un estudio de mercado y un estudio de campo para
poder tomar la decisin del producto a vender.
Los principios de Fayol los utilizamos para establecer las bases de
la empresa.
Con la grfica de Gantt organizaremos las actividades y los
tiempos que emplearemos en cada una de ellas.

Direccin:

Se compararon precios y servicios de los diferentes lugares que

visitamos para determinar el servicio que se va a dar en la
empresa.
Se analizaron las diferentes opciones de presentacin del
producto a vender.
Se constituy la empresa El Burrito Caliente como Sociedad en
Nombre Colectivo, todo esto gracias al anlisis que se hizo
contemplando las caractersticas y objetivos de la empresa.
Se investig acerca de los procesos de constitucin de una
empresa as como los requisitos que deba tener la misma
dependiendo la sociedad en la que se constituy.
Se dio promocin a la empresa mediante la creacin de
comerciales de radio y televisin.
 Con el principio de Calidad Total, el ciclo de control Deming y el
esquema de pez pudimos organizar los procesos, as como
determinar los problemas y dar una solucin a los problemas.
Clasificamos a la empresa como microempresa por la cantidad de
socios, al sector que perteneces y origen de capital.

Control:

Todas las actividades se han realizado de acuerdo a las fechas

previstas y con mucho tiempo de anticipacin.
Se han organizado de acuerdo a como se van presentando los
sucesos.
Hemos tenido problemas en cuestin de que no haba muchas
empresas con las que podamos comparar precios y servicios del
producto que queremos vender.
Otra cuestin que ha sido de cierto tipo problemtica es que hay
competencia en la feria empresarial y es por eso que muchas
decisiones que tenamos pensadas nos hemos visto en la
necesidad de cambiarlas.
Otra de las cuestiones es que la promocin de la empresa se ha
visto muy difcil ya que no puede ser cualquier cosa y debe
llamar mucho la atencin por el grado de competencia que hay.