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FACULTAD DE INGENIERA
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DE LA POLICLNICA MARACAIBO C.A.
INGENIERO INDUSTRIAL
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
Autor: Colman Lpez, Gabriela De Los A.
C.I. 17.416.771
DEDICATORIA.
DOS
A mi Ta Gloria, por ser mi apoyo familiar y mi gua en todos los momentos de mi
A
vida.
SE RV
R E
C H OSde esfuerzo y perseverancia en mi familia.
A mi Abuela, por ser siempre ejemplo
E R E
D
A mis tos y tas, por sus bendiciones en todo momento.
AGRADECIMIENTOS
A todos mis compaeros de estudios, por todos esos momentos difciles que
pasamos, pero hoy vemos nuestra recompensa, los aprecio mucho.
A DOS
RV
de mi carrera muchsimas gracias.
RE SE
OS
Al Ing. Anthony Puche, quien me brind sus conocimientos y experiencia de su
R ECH
DE
gestin en la institucin a lo largo de la ejecucin del proyecto de investigacin.
NDICE GENERAL
RESUMEN
ABSTRACT
Pg.
INTRODUCCIN.. 10
1. CAPTULO I. EL PROBLEMA... 11
1.1. Planteamiento del problema 11
1.2. Objetivos. 13
1.3. Justificacin 13
A DOS
RV
1.4. Delimitacin 14
E S E
1.4.1. Delimitacin espacial 14
O S R
C H
1.4.2. Delimitacin temporal
E
14
DER
1.4.3. Delimitacin cientfica... 14
S E RV
2.3.5.2. Los formatos y los manuales 36
S R E
HO
2.4. Sistema de variables. 36
E C
ER
2.4.1. Definicin nominal.. 36
Dconceptual
2.4.2. Definicin 36
2.4.3. Definicin operacional... 36
2.4.4. Operacionalizacin de la variable 37
D OS
4.1.2.9. Mantenimiento preventivo equipos y perifricos
A
63
S E RV
4.1.2.10. Control de entradas y salidas de historias medicas 65
E C
DEporRcobrar.
4.1.2.12. Limpieza (instalaciones 69
4.1.2.13. Cuentas 71
4.1.2.14. Vigilancia interna. 73
4.1.2.15. Determinacin de tributos.. 75
4.1.2.16. Declaracin de tributos 77
4.1.2.17. Pago de tributos... 80
4.1.2.18. Asistencia tcnica a novedades presentadas en el sistema Visual 82
Simco.
CONCLUSIONES......... 84
RECOMENDACIONES 85
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 86
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS. 202
ANEXOS
Anexo 1. Cuestionario para la recoleccin de datos acerca de los
procedimientos
Anexo 2. Cuestionario para el anlisis de los procedimientos
10
Colman Lpez, Gabriela de los ngeles (Autor); Rivas, Ana Irene (Tutor
acadmico). MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DE LA POLICLINICA MARACAIBO C.A. (2013). Programa de Pre-grado.
Universidad Rafael Urdaneta, Facultad de Ingeniera Industrial. Maracaibo,
Venezuela. 2013. 202 p.
RESUMEN
OS
soluciones a los procesos administrativos que se desarrollan en la Policlnica
A D
Maracaibo C.A., partiendo con el propsito de la realizacin de un manual de
SE RV
normas y procedimientos para el control apropiado de sus operaciones en el rea
RE
administrativa. As mismo, se propuso el describir los procedimientos actuales de
CH OS
los distintos departamentos que conforman el rea administrativa. Analizar los
R E
procedimientos objeto de estudio con el fin de detectar oportunidades de mejora.
DE
Proponer mejoras de los procedimientos administrativos. Luego de obtenido los
resultados se hace posible la aceptacin y beneficio que genera en sus procesos a
las autoridades, trabajadores y especialmente usuarios de los servicios de salud.
Colman Lpez, Gabriela de los ngeles (Autor); Rivas, Ana Irene (Tutor
acadmico). Manual of rules and administrative procedures of the polyclinic
Maracaibo C.A. (2013). Programa de Pre-grado. Universidad Rafael Urdaneta,
Facultad de Ingeniera Industrial. Maracaibo, Venezuela. 2013. 202 p
ABSTRACT
DOS
control operations in the administrative area. Likewise, was proposed to describe
A
RV
the current procedures of the different departments that you make up the
SE
RE
administrative area. Analyze the procedures under study in order to identify
OS
opportunities for improvement. Propose improvements in administrative
CH
E
procedures. After the results obtained acceptance is made possible and profit
R
DE
generated in their processes to the authorities, workers, and especially users of
health services.
INTRODUCCIN
DOS
formulacin, objetivo general, objetivos especficos, la justificacin e importancia y
A
delimitacin.
SE RV
RE
CH OS
terica de R E
Seguidamente, el marco terico se apoy en autores que sustentaron la parte
E
laDinvestigacin en cuanto a conceptos, definiciones, tcnicas y
procedimientos sirviendo de base para el estudio As como tambin las bases
legales y la operacionalizacin de las variables, proporcionan a la investigacin
una base terica que sustenta la problemtica planteada.
CAPTULO I
EL PROBLEMA
D OS
En la actualidad las organizaciones deben ser administradas bajo la perspectiva
A
S E RV en la que prima la visin
de procesos, que constituye una forma de organizacin
A DOS
que el desarrollo de sus operaciones se ve altamente afectado por la salida
SE RV
E
de personal clave.
Periodos prolongados para laS
O R
C H
Ecomunicacin
induccin de personal.
D E
Problemas de R interdepartamentales debido a que se
desconoce el alcance de las funciones de cada uno de stos.
Quejas por parte de sus clientes internos (personal de los procesos de
atencin mdica), as como de sus clientes externos (proveedores y
clientes de la clnica).
Por ello se plantea: Cules son las normas y procedimientos administrativos que
deben documentarse en la policlnica Maracaibo C.A., de manera que sus
operaciones se desarrollen eficientemente?
13
1.2. Objetivos
A DOS
Analizar los procedimientos objeto de estudio con el fin de detectar
SE RV
oportunidades de mejora.
R E
C H OS
Proponer mejoras de los procedimientos administrativos.
E
D R de normas y procedimientos administrativos
Disear elEmanual de la
Policlnica Maracaibo C.A.
1.3. Justificacin
A medida que la Policlnica Maracaibo se ha expandido, ha requerido la instalacin
de nuevos mtodos que ayuden a mejorar sus actividades administrativas, razn
por la cual se destaca por ser una organizacin con caractersticas particulares en
su aspecto administrativo, y de cierta manera se hace necesario disear un
manual de normas y procedimientos para cumplir con las metas establecidas.
En tal sentido, los beneficios de disear este manual ser el facilitar una
comunicacin fomentada en el fortalecimiento del desempeo laboral, orientada a
la coordinacin de los diferentes lineamientos y objetivos planificados.
DOS
nivel de desempeo de la organizacin y as tomar decisiones adecuadas que
A
SE
faciliten el logro de los objetivos planificados. RV
RE
CH OS
E
1.4. Delimitacin
DE R
1.4.1. Temporal
1.4.2. Espacial
1.4.3. Cientfica
El manual se rige por la norma ISO TR 10013, la cual se refiere a las directrices
para la documentacin de sistemas de gestin de la calidad. Esta norma
suministra lineamientos para el desarrollo, preparacin y control de los manuales
de la calidad confeccionados para satisfacer las necesidades de los usuarios.
A DOS
SE RV
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R E
DE
17
CAPITULO II
MARCO TERICO
A DOS
RV
2.1. Descripcin de la empresa
RE SE
OS
La Policlnica Maracaibo C.A, fue constituida en la ciudad de Maracaibo, el 1ero de
R E CH
Noviembre de 1952 y registrada el 12 de Diciembre de ese mismo ao, iniciando
deE
con un capitalD ciento cuarenta mil bolvares (140.000,00) destinado para crear
una alternativa de servicios mdicos dentro de una ciudad en plena expansin y
desarrollo.
La organizacin fue fundada por varios mdicos entre las cuales estn: Hugo
Parra Len, Jos Trinidad Garca, Alberto Medina; Julio Arraga Zuleta, Vinicio
Martnez; Asdrbal Romero, Humberto Fernndez y Danilo Vargas.
A DOS
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DE
18
D OS
ER VA
S
H O S RE
RE C
DE
A DOS
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La investigacin tuvo como objetivo disear un manual de normas y
RE
OS
procedimientos administrativos para los supervisores de enfermera del Hospital III
R E CH
Nuestra Seora de Chiquinquir que facilite la planificacin del trabajo,
lasEactividades evitando la duplicidad de funciones y los pasos
normalizando D
innecesarios dentro de los procesos, as como la evaluacin del control interno y
su vigilancia permitiendo una eficaz gestin administrativa y con ello el logro de los
objetivos generales como disear un manual de normas y procedimientos
administrativo para los supervisores de enfermera del Hospital III Nuestra Seora
del Chiquinquir y acerca de los especficos entre ellos: Diagnosticar la situacin
actual de los procesos administrativos en el departamento de enfermera del
Hospital III Nuestra Seora del Chiquinquir, analizar las normas administrativas
de supervisin del departamento de enfermera del Hospital III Nuestra Seora del
Chiquinquir y el identificar los procedimientos administrativos de supervisin en el
departamento de enfermera del Hospital III Nuestra Seora del Chiquinquir. El
marco terico se apoy en las investigaciones de Leal y Melndez (2006) que
trabajaron en manuales de normas y procedimientos. En el mbito metodolgico
se orient como un estudio descriptivo, la poblacin estuvo conformada por 15
supervisores de enfermera. Para la recoleccin de los datos se utiliz un
cuestionario conformado por 22 tems o preguntas cerradas y de tipo dicotmicas.
Este trabajo de grado aporto un contexto acerca de que los manuales sustentan
20
OS
Universidad del Zulia 2009.
A D
El objetivo de la investigacin fue disear las S E RyVprocedimientos que fueron
RE
normas
necesarios para el cumplimientoO S
H no experimental basada en la evaluacin de las
Cdiseo
del control interno administrativo. La misma fue
R E
DE
de tipo descriptiva con un
funciones del personal adscrito al servicio de control interno administrativo del
Hospital Central Dr. Urquinaona. El manual de normas y procedimientos
diseado puede ser utilizado por los servicios administrativos como la base para
fijar un sistema de control interno y para el desarrollo de procesos similares en
otros hospitales. Se plantearon como objetivos especficos el diagnosticar la
situacin actual del proceso de control interno administrativo en el Hospital
Central Dr. Urquinaona, identificar la estructura del departamento administrativo
en el Hospital Central Dr.Urquinaonae identificar las actividades del proceso de
control interno administrativo en el Hospital Central Dr. Urquinaona. Como tcnica
de recoleccin de datos se aplic la tcnica de observacin, a travs de un
anlisis documental de la variable objeto de estudio, con el fin de canalizar en
forma concreta el contexto de los datos suministrados sobre los aspectos
especficos del proceso de control interno administrativo de la institucin, y la
prctica de un cuestionario conformado por diversas preguntas cuyas alternativas
de respuestas sern cerradas, de tipo dicotmicas. El anlisis de resultado se
bas utilizando la frecuencia absoluta y la frecuencia porcentual la cual servir
para realizar un diagnostico de la situacin actual del proceso de control interno
21
OS
Garca, Wendys. Diseo de un manual de normas y procedimientos para la
A D
SE RV
unidad mdica de Corposalud. Trabajo de grado. Universidad del Zulia 2010.
R E
S un manual de normas y procedimientos
C H Odisear
La investigacin tuvo por objetivo
D ERE
para la unidad mdica de Corposalud y en la cual sus resultados evidenciaron que
existe la necesidad de un manual de normas y procedimientos que orienten al
personal que all labora. Los objetivos planteados en diagnosticar el nivel de
conocimiento relacionado con el manual de normas y procedimientos de cada rea
de la unidad mdica de Corposalud, identificar los elementos que planteen la
necesidad actual de un manual de normas y procedimiento para el personal de
Corposalud y elaborar los diagramas de flujos para cada una de las actividades
realizadas en los departamentos. La recoleccin de datos se llev a cabo a travs
de un cuestionario estructurado, mediante la aplicacin de un instrumento al
personal del centro mdico corposalud conformadas por diversas preguntas claves
cuyas alternativas de respuestas sern cerradas de tipo dicotmica. La tcnica de
anlisis fue a travs de un instrumento tipo encuesta estructurado por diversas
preguntas con alternativas de respuestas cerradas tipos dicotmicas si no y la
poblacin objeto de estudio fue de 27 personas a las cuales fueron dirigidas
dichas encuestas, donde se conoci que el personal present un total
desconocimiento de dicho manual en la unidad mdica, la cual fue necesario la
elaboracin del manual de normas y procedimientos para la realizacin eficiente
de las tareas, lo que induce al autor a realizar el diseo de un manual de normas y
22
D OS
El diseo de un manual de procedimientos y formatos especifica ciertos detalles
A
de las actividades que normalmente se ejecutan R en V
S E una empresa con el fin de
Ea recuperar la informacin de la forma
O S R
unificar criterios al interior de la empresa,
E C H
DE R
ms adecuada asegurando su calidad y por ltimo agilizar la circulacin de la
informacin para que sta llegue oportunamente a las secciones que la requieren.
2.3.1. Manual
En este orden de ideas el autor refiere que los manuales son a la organizacin, lo
que los cimientos son a un edificio. El tenerlos, facilitan y soportan el crecimiento,
23
Rojas (2007) explica que los manuales constituyen una de las herramientas con
que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones
administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de
comunicacin. Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen
distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo
D OS
sistemtico que contiene la descripcin de las actividades que deben ser
A
S E RyVlos procedimientos a travs
desarrolladas por los miembros de una organizacin
S R E
HO
de los cuales esas actividades son cumplidas.
E C
Por otra parte ER (2006) define que los manuales administrativos se
DEyssautier
conocen como un cuerpo sistemtico que indica las actividades a ser cumplidas
por los miembros de las organizaciones y la forma en que las mismas debern ser
realizadas, ya sea conjunta o separadamente. El propsito fundamental de los
manuales, es instruir a los miembros de la organizacin, acerca de aspectos tales
como: funciones, autoridad, normas, procedimientos, objetivos, entre otros.
A DOS
incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa,
S E RV y programacin de
E
actividades que desarrolla, planes de incentivacin
O S R
H
carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.
Manual de R
E EC mltiple: reemplaza total o parcialmente a los
D
Propsito
mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de
la empresa o el volumen de actividades no justifique su confeccin y
mantenimiento.
A DOS
una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
SE RV
E
sistemas, procedimientos y mtodos.
OS R
R ECH
DE
2.3.1.4. Los manuales de normas y procedimientos
la organizacin, incluso, en algunos casos los primero que hay que hacer es
definir las reas, agrupando o separando funciones segn sea lo ms
conveniente, para hacer frente al mercado y cumplir con su misin.
OS
polticas y procedimientos, polticas, procedimientos, formatos, anexos.
A D
V llevar un manual de
S E Rdebera
R E
El autor Rodrguez (2002) plantea los elementos
S
que
procedimientos:
E C HO
D E R
ndice
Introduccin
Objetivo del manual
Alcance
Cmo usar el manual
Revisiones y recomendaciones.
Organigrama
Sistema de organizacin (lineal, funcional etc.)
Tipo de departamentalizacin (geogrfica por producto etc.).
Amplitud de la centralizacin y descentralizacin.
Relacin entre el personal y lnea de asesora.
Grficas.
Diagramas de flujos.
Estructura procedimental (descripcin narrativa de los procedimientos).
27
2.3.2. Normas
O S
Aplicable al 90-95% de los casos. Las excepciones slo podrn ser
D
autorizadas por el alguien de un nivel inmediato V A
R superior.
E S E
O S R
E C
Las normas constituyen planes Hoperacionales relacionados con el comportamiento
exigido a las D ER en determinadas situaciones y generalmente destacan lo
personas
que la personas deben hacer o no, y lo que pueden hacer.
Para lvarez (2006), las normas ayudan a evitar lentitud, defectos y la prdida de
tiempo en las principales actividades y procesos de la organizacin. Las normas
permiten visualizar un camino claro, preciso y seguro para las actividades
cotidianas en los puntos crticos donde se requiere una decisin. El uso de
polticas redunda en el corto plazo, en el aumento de utilidades para la
organizacin.
Para lvarez (2006), las normas genera gran importancia en todas las actividades
en la cual se desenvuelve el personal dentro de la organizacin en:
D OS
Planes: para controlar y reducir costos, para eliminar desperdicios, para
A
desarrollar proveedores, para mejorar E la R V
R E S comunicacin, para impartir
O S
CH
capacitacin, etc.
R E
DE
Mejoras: de procesos, sistemas, planes, estrategias, proyectos, etc.
Conflictos: con clientes, proveedores, dependencias gubernamentales,
sindicatos, otras reas y niveles jerrquicos, etc.
A DOS
RV
Seleccionar las ms adecuadas.
RE SE
Involucrar en el diseo de las normas a los usuarios, para obtener sus
C H OScorrespondientes.
E
puntos de vista y compromisos
D R formal y adecuada a todo el personal relacionado, a
Hacer unaEdifusin
travs de cartas, memoranda, boletines internos, juntas, planes y manuales.
Lograr que la gente involucrada comprenda claramente los beneficios y el
por qu de las normas.
Medir, evaluar y difundir los resultados de los indicadores asociados a dicha
norma.
Realizar peridicamente auditorias para verificar en base a evidencias
especifica el apego a las normas.
2.3.3. Procedimientos
OS
consecucin de un fin a travs del uso ptimo de recursos humanos, materiales,
A D
SE RV
financieros y tecnolgicos. Este proceso comprende 4 funciones esenciales como
RE
OS
son la planificacin, organizacin, direccin y control. Destaca que toda
R E CH
organizacin debe ser capaz de identificar el fin determinado que busca y que sin
duda impactaDlaEvida de las personas involucradas. Como grupo distintivo, al
unirse las personas que conforman una organizacin, establecen una serie de
principios sobre cmo van a realizar sus esfuerzos y he aqu que, debido a las
diferencias fundamentales que norman la naturaleza humana en cada persona, es
necesario establecer tareas distintivas para cada integrante del grupo,
fortaleciendo as la capacidad individual con la colectiva, diferente a la original, la
cual se convierte en una actividad.
A DOS
RV contener la informacin
cualquier otro mtodo adecuado de acuerdo con las necesidades de la
S E
E nica.
R
organizacin. Los procedimientos documentados deberan
HO S
C
necesaria y cada uno de ellos una identificacin
E
DERdocumentados pueden hacer referencia a instrucciones de
Los procedimientos
trabajo que definan como se desarrolla una actividad. Los procedimientos
documentados generalmente describen actividades que competen a funciones
diferentes, mientras las instrucciones de trabajo generalmente se aplican a las
tareas dentro de una funcin.
2.3.3.3.2. Contenido
A. Titulo
B. Propsito
C. Alcance
D. Responsabilidad y autoridad
A D OS
RV
los mtodos utilizados, y el nivel de habilidades y formacin necesario para que el
E S E
R
personal logre llevar a cabo las actividades. Independientemente del nivel de
F. Registros
G. Anexos
A DOS
RV
documentado, tales como tablas, grficos, diagramas de flujo y formularios.
RE SE
OS
H. Revisin, aprobacin y modificacin
CH
R E
DE
Debera indicarse la evidencia de la revisin y aprobacin, estado de revisin y
fecha de modificacin del procedimiento documentado.
lvarez (2006, p. 39-43) define que los diagramas de flujo son medio grficos que
sirven principalmente para:
DO S
Smbolo Significado
RV A Aplicacin
RE SE
OS
Actividad Dentro de cada
R ECH
DE
rectngulo se incluye una
breve descripcin de
cada actividad.
A D OS
SE RVRepresenta una
E
Lnea de flujo va del
OS R
ECH
proceso, que conecta
DER
elementos del proceso:
actividades, decisiones,
documentos, entre otros.
Documento Representa un
documento generado por
el proceso, y en donde se
almacena informacin
relativa a l.
36
OS
personas y departamentos.
A D
RV
Descubren los clientes ignorados previamente: algunos equipos se
SE
RE
OS
enfrentan con la sorpresa de que se hacen muchos planes sin haber
R E CH
identificado primero, todos los clientes importantes. En caso de procesos
crticos,DE
es vital identificar claramente a todas las personas o
departamentos involucrados.
Descubren las oportunidades para mejorar: la mayora de los diagramas de
flujo exhiben subprocesos o ciclos, que son necesarios para ocuparse de
las actividades excepcionales no estndar. Incluso, se detectan muchas
actividades que no le agregan valor a la organizacin, por lo que al
momento de documentar los procesos se debe cuestionar la realizacin de
este tipo de actividades.
Hacen ms fcil establecer los lmites: cuando hay que planificar/re
planificar algn proceso, hay que establecer un lmite a alguna tarea. La
razn es que cada proceso interacta con algunos de los otros procesos
dentro y fuera de la organizacin. Esos otros, intercalan adems, con otros
procesos. Por ltimo, todos los procesos de la organizacin, se ven
afectados, pero los efectos van disminuyendo conforme se van alejando de
la tarea especfica.
Las actividades de transformacin del producto o servicio si dan valor. Las
actividades de inspeccionar, mover, transportar, almacenar y demorar no le dan
37
2.3.5. Formatos
DOS
Al llegar a la fase de diseo o rediseo de formatos, es muy importante tomar en
A
cuenta los siguientes requisitos:
SE RV
RE
CH OS
E R E
Definir claramente el(los) objetivo(s) o propsito del formato.
Dcodificacin
Dar una especial, para que sea fcilmente identificado y del
dominio general.
Conocer perfectamente los requisitos de todas las reas involucradas, para
asegurar que a todos les sea til.
Solicitar en todos los cuadros o renglones del formato nicamente
informacin til y comprensible. Cuando un formato no se llena
completamente o cuando los usuarios le ponen informacin adicional es
seal de que el formato requiere mejoras.
Usar de preferencia materiales (papel bond, cartulina, etiqueta adherible,
etc.) y tamaos estndar (carta, media carta o cuarto de carta) simplificando
su reproduccin y abastecimiento.
Evaluar la cantidad de copias que realmente se necesitan la persona que
autorice un documento, debe conservar una copia.
Evitar la repeticin de formatos similares. Esto adems de eliminar
desperdicio, evita muchas confusiones y errores.
38
R ECH
DE
Tabla 2.2. Operacionalizacin de la variable
OS
mejora
A D
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
Proponer mejoras Mejoras Principales cambios
de los Beneficios esperados
procedimientos
administrativos
CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
DOS
es transversal cuando se recolectan los datos en un momento nico.
A
SE RV
RE
OS
Por consiguiente, la investigacin estuvo calificada como de no experimental,
R E CH
transversal, dado que la informacin fue obtenida directamente del rea objeto de
DE
estudio, en este caso en la Policlnica Maracaibo C.A., sin alterar la informacin
obtenida en la mencionada organizacin y en un momento nico.
Segn Arias (2006) "los mtodos son tcnicas, procedimientos o forma particular
de obtener informacin". Este autor refiere que el instrumento es un dispositivo o
formato que se utiliza para obtener, registrar o almacenar informacin.
3.3.1. Entrevista
Para Arias (2006) la entrevista es una tcnica basada en el dialogo cara a cara
entre el entrevistado y el entrevistador, acerca de un tema previamente definido
con la finalidad de obtener la informacin requerida por parte del entrevistador. De
tal modo, las entrevistas realizadas fueron de tipo estructurado, a fin de explorar
sobre cada tem investigado, permitiendo as una evaluacin ms objetiva tanto de
quienes responden como de las respuestas a las preguntas.
43
A DOS
RV
Contabilidad.
Informtica.
RE SE
CH OS
E
Mantenimiento y suministro.
R
DE
Limpieza.
Vigilancia interna.
Caja.
Farmacia.
Relaciones institucionales.
3.3.2. Cuestionario
El instrumento que se utiliz fue el cuestionario, para Hernndez et al. (2006) que
un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respeto a una o ms
variables a medir. En la presente investigacin se realiz la modalidad de
cuestionario semiestruturados, con base a los indicadores referentes a las
variables norma y procedimientos.
A D OSidentificar
RV
Obtencin del organigrama de la institucin
para los
R E SE
departamentos que conforman el rea administrativa a objeto de estudio.
Planeacin previa de HunaO Sal departamento a realizrsele la entrevista
E C cita
Fase II: Anlisis de los procedimientos objeto de estudio con el fin de detectar
oportunidades de mejora.
A DOS
RV
procedimientos.
E S E
O R
S y procedimientos administrativos de la
H
Fase IV: Diseo del manual de normas
E R EC
D
Policlnica Maracaibo C.A.
CAPTULO IV
ANLISIS DE RESULTADOS
A
conocer las actividades que se cumplen en dicho proceso.
DOS
SE RV
RE
CH OS
4.1. Descripcin de los procedimientos actuales
R E
DE
4.1.1. Inventario de procedimientos
Declaracin de tributos
Pago de tributos
Asistencia tcnica a novedades presentadas en el sistema visual Simco
OS
Responsable N Actividad
A D
SE RV
Solicita por escrito al Administrador del Sistema
RE
OS
Visual SIMCO, mediante la solicitud de acceso en el
Responsable de
CH
1 caso de que el solicitante desconozca de las
Departamento
R E
DE
opciones especficas tiene la ayuda del Administrador
del Sistema.
Responsable N Actividad
E S E
R
disponibilidad inmediata remotos, no cuenta con
H O S
E C
de los recursos fsicos suficiente disponibilidad coordinador, es decir, un
A D OS
en el acceso a internet, coordinador.
Responsable N Actividad
Responsable N Actividad
OS
8 Agregar enjuague.
V A D
S E R
E
Esperar que culmine el ciclo de enjuague y
9
O S R
centrifugado.
ECH
DER 10
Departamento de Sacar la ropa de la lavadora.
lavandera
Introducir la ropa en la secadora. Colocar ciclo de
11
secado.
Planchar la ropa.
18
51
Responsable N Actividad
Doblar la ropa.
19
A DOS
RV
Anlisis: Lavado de lencera clnica
RE SE
CH OS
R E
DE
tems no conformes Observaciones Mejoras
10. Se realiza de Ya que no cuenta con un Hacer una reubicacin de
manera adecuada este espacio amplio que los materiales y equipos y
procedimiento en el permita una mejor reemplazar aquellos que
entorno laboral? ejecucin. Tambin puedan realizar sus
cuenta con un equipo de funciones bajo
planchado industrial pero condiciones determinadas
est obsoleto, de trabajo, respetando el
obstaculizando dentro del espacio para la
lugar de trabajo. realizacin del proceso de
una manera ptima
14. Se realizan las Ya que en ocasiones se Tener la disponibilidad de
actividades de manera presentan fallas en un equipo adicional
que se cumplen dentro algunos de los equipos mientras se le hace el
del horario de trabajo? retrasando el proceso y mantenimiento que
que no se culmine dentro corresponda, ya que no
de la jornada de trabajo. se sabra el grado de la
falla y en cuanto tiempo
52
podra repararse.
tems no conformes Observaciones Mejoras
17. Se realiza este El ambiente no es muy Se ha de instalarse algn
procedimiento en un confortable para un buen sistema de ventilacin
ambiente confortable que desempeo de las adicional y as
permita un buen actividades, ya que el contrarrestar de alguna
desempeo a la hora de sistema de ventilacin es manera el calor que se
ejecutar las actividades? algo deficiente. genera de los equipos
elctricos.
D S
Ocamarera
A
19. Se presentan La falta de insumos o La o
de V
R
factores que podran implementos
E S E responsable debe estar al
O S R
H
interrumpir la ejecucin seguridad podra tanto de la disponibilidad
E R ECinterrumpir la ejecucin
D
del procedimiento? de insumos que se
de las actividades. encuentran en el stock y
realizar el pedido apenas
sea necesario y no se
genere retrasos en los
procesos.
Responsable N Actividad
Responsable N Actividad
OS
Anexa a la copia rosada de la factura el recibo de
D
Analista de
8
RV A
punto de venta o planillas procesadas segn sea el
SE
Administracin
E
caso.
O aS
R
C H
Enva travs de un mensajero las copias rosadas
E9 de la facturas junto con planillas o recibos de puntos
DER de ventas al Analista de Contabilidad.
A D
estoOS
permitir para el
SE RVdepartamento
E
la
OS R
ECH
realizacin de sus
DER
actividades.
Responsable N Actividad
1
La coordinadora realiza una llamada telefnica al
proveedor.
Coordinador de Luego se le suministra toda la informacin para
2
compras y farmacias gestionar el pedido ante el proveedor.
55
Responsable N Actividad
OS
suministrada durante el da, sino FIN.
A D
Coordinador de
6
SE RV
Recibe la mercanca correspondiente.
compras y farmacias
R E
C H OS
E materiales quirrgicos en el almacn en orden alfabtico
Luego se organiza cada uno de los medicamentos y
DER
7
A D OS
cumplimiento de sus
SE RVactividades.
RE
CH OS
R E
DE
19. Se presentan El proveedor no llega en El coordinador o
factores que podran el da acordado. responsable no debe
interrumpir la ejecucin permitir que le stock de
del procedimiento? materiales quirrgicos y
medicamentos llegue a un
lmite mnimo de
mercanca.
Responsable N Actividad
Responsable N Actividad
OS
departamento de farmacia a retirar el pedido.
A D
Camarera o
SE RV
Se dirige al departamento de farmacia.
E
5
enfermera(o)
OS R
R E CH
E
Le solicita a la camarera o enfermera(o) el soporte
D 6 del pedido a despachar firmado por el responsable o
coordinador del rea de servicio.
OS
disponibilidad los equipos no es suficiente. computadora adicional
A D
RV
materiales y equipos que tipo escritorito para mayor
se emplean para la
RE SE comodidad y seguridad a
CH OS
E
realizacin del proceso? la hora de registrar los
D E R archivos de la mercanca
ya despachada.
4.1.2.6.1. Particulares
Responsable N Actividad
Responsable N Actividad
Admisin
DOS
Coordina con enfermera el traslado del paciente, en
A
RV
Coordinador de
SE
5 los casos de que su condicin clnica amerite hacerlo
E
Admisin
R
en sillas de ruedas o camillas.
OS
EC H
R
Despus entrega la historia de hospitalizados o
DE 6 ambulatorio al mdico de guardia.
Anlisis: Particulares
Anexo 2
OS R
ECH
que normativa ha de
DER
tomarse al respecto
acorde al diagnostico del
paciente.
4.1.2.6.2. Seguro
Responsable N Actividad
Responsable N Actividad
clnicas.
OS
Mdico tratante 9 Recibe la historia del paciente.
A D
V llena la historia y luego
S E R
Si es hospitalizado el mdico
S R
el personal deEentrega
admisin traslada al paciente a la
C H Oambulatorio el mdico
habitacin y les la historia a las enfermeras.
Anlisis: Seguro
SE RVproceso de admisin.
RE
CH OS
R E
DE
4.1.2.6.2. Emergencia
Responsable N Actividad
Responsable N Actividad
D O Sadministrativa
A as realizrsele un
del procedimiento? acerca de las gerencia
E R Vpara
E S
especialidades que cubre
R
H O S
su aseguradora. presupuesto y luego se
C
D ERE hacen ajustes con la
aseguradora.
Responsable N Actividad
Responsable N Actividad
OS
General
D
sustente el cambio.
Evala la factibilidadE
A
RlaVrealizacin del cambio.
5
R E S de
H O S
Proveedor del
E C Si es factible, contina, sino FIN.
DER
sistema
12 Archivo.
65
R A
Vresponsable,
factores que podran ejecuta
E
los
S E
cambios ha de
S R
HO
interrumpir la ejecucin realizados. examinar el programa
E
del procedimiento?
R EC verificando que no haya
D algunos tems
desactivado hasta que el
sistema acepte dichos
cambios.
Responsable N Actividad
Responsable N Actividad
Responsable N Actividad
Administrador del Borra los respaldos de hace dos meses atrs, as por
OS
Sistema de 5 ejemplo si es el 1 de mayo, se pueden borrar los
A D
RV
respaldos desde el 31 de marzo hacia atrs.
SE
Departamento de
RE
OS
computacin
R E CH
E
Comprueba la restauracin de las base de datos con
D 6
los respaldo en bases de pruebas.
A DOS
S E RV
4.1.2.9. Mantenimiento preventivoS R E
C H O equipos y perifricos
ResponsableERE
D N Actividad
OS
respaldo de la
V A D
SER
informacin.
S R E
HO
17. Se realiza este El ambiente no es lo Hay gran cantidad de
unCsuficientemente
procedimiento
ER
en
E herramientas y equipos,
D
ambiente confortable que confortable para la se reubicaran en un
permita un buen ejecutar ejecucin del depsito externo o una
las actividades? procedimiento. estantera para ampliar el
espacio al incorporar los
equipos en el lugar de
trabajo.
Evitar el aglomera miento
de equipos.
19. Se presentan Fallas en la red central. Tomar medidas
factores que podran pertinentes en el lugar en
interrumpir la ejecucin donde se encuentra la
del procedimiento? conexin de redes antes
de realizar el
procedimiento y evitar que
hay un incorrecto
funcionamiento en la
configuracin del equipo.
69
Responsable N Actividad
OS
Se hace entrega de la historia al departamento de
A D
RV
2 administracin.
R E SE
Coordinador de
C H OSlas historias mdicas.
Recibe
E
DER
3
administracin
4.1.2.11. Limpieza (rea del pasillo, manejo de desechos, entre otras reas)
OS
Responsable N Actividad
A D
SE RV
Realiza recorrido por todas las reas, para verificar los
E
Pasillero 1
OS R
detalles que se presentan.
R ECH
Solicita al coordinador de mantenimiento y suministro
DE todo el material requerido para la limpieza y velar
2 porque se mantengan la cantidad requerida.
7
De tal modo, el pasillero efecta la limpieza del rea
de ultrasonido.
71
Responsable N Actividad
A DOS
Luego se dirige al rea de los ascensores y sala de
10 parto.
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
Anlisis: Limpieza (rea del pasillo, manejo de desechos, entre otras
reas)
S E RVque ha ocurrido.
E
institucin u otros
S R
HO de insumos Si este caso
inconvenientes.
R E C
19. Se
D E
presentan Falta
factores que podran (botellones de agua). recurrente, tener
es
de
interrumpir la ejecucin resguardo botellitas de
del procedimiento? agua desechables
mientras se soluciona la
escasez de botelln,
mientras se espera la
llegada del suplidor.
Responsable N Actividad
Responsable N Actividad
OS
Verifica la cantidad despachada y firma al camin.
D
7
RV A
RE SE
CH OS
E
Anlisis: Manejo de desechos biolgicos
R
DE
tems no conformes Observaciones Mejoras
19. Se presentan Que el camin de El coordinador o el
factores que podran desechos, no llega a la responsable debe acordar
interrumpir la ejecucin hora acordada. junto con la gerencia
del procedimiento? administrativa para
obtener una cava
adicional para evitar
acumulacin de bolsas en
el frzer para este tipo de
inconveniente tan
delicado.
Responsable N Actividad
A DOS
RV
Le asigna los materiales para realizar las reparaciones
SE
4
pertinentes de las reas.
R E
Sa los sitios en donde se debe realizar dichas
H O
E5 Creparaciones.
Coordinador Dirigirse
DER
mantenimiento y
suministro
A D OS
ha de suspenderse y se
SE RVplanifica cuando
E
haya la
OS R
ECH
existencia inmediata de
19. Se
ER
Dpresentan Eventualmente,
los mismos.
las El coordinador debe de
factores que podran luminarias en ciertos tomar una decisin en
interrumpir la ejecucin casos vienen con ciertos conjunto con la gerencia
del procedimiento? defectos o por causas administrativa para la
accidentales del obrero. obtencin de una mnima
cantidad adicional de
luminarias, para as tener
reservas para estos casos
que ocurran dentro de las
labores del responsable.
Responsable N Actividad
Responsable N Actividad
Responsable N Actividad
5
DOS
Enviar la factura por diferentes medios (email, fax).
A
SE RV
Departamento de
RE
Solicita informacin como fecha de ingreso, egreso del
OS
6
CH
crdito y cobranzas paciente, documentos de hospitalizacin, etc.
R E
DE 7 Realizar monitoreos y anlisis de los estados de cuentas
de las aseguradoras.
A D OS
ejecutarse el
SE RVprocedimiento
E
evitando
OS R
ECH
los retrasos.
DER
4.1.2.14. Vigilancia interna
Responsable N Actividad
Responsable N Actividad
A DOS
RV
Despus enciende los televisores de sala de espera, y
SE
12
usos mltiples.
R E
S supervisa el personal antes de culminar la
H O
ECguardia correspondiente del da.
Posteriormente
13
DER
Anlisis: Vigilancia interna
protegiendo la integridad
fsicas de las personas
que permanece en la
institucin.
A DOS
SERV
RE
CH OS
R E
DE
80
Responsable N Actividad
3
DOS
Despus determina los ingresos brutos de la institucin.
A
SE RV
RE
Luego calcula el enriquecimiento neto mayor a 1500 U.T,
OS
4
CH
en donde a la utilidad del ao se le calculara el 80%.
R E
DE
Auxiliar de
Despus divide el monto entre las unidades tributarias,
5 dando como resultado el total de las unidades tributarias
contabilidad
por declarar.
SE RVinspeccionar
E
el
OS R
ECH
inconveniente que se ha
DER
producido en el equipo y
realizar lo mas
conveniente y que en todo
caso respaldar la
informacin contenida en
el equipo.
Responsable N Actividad
Responsable N Actividad
E RVcoordinador
RES
interrumpir la ejecucin manejo del programa. de
del procedimiento?
C H OS informtica para
D ERE inspeccionar
inconveniente que se ha
el
producido en el equipo y
realizar lo ms
conveniente y que en todo
caso respaldar la
informacin contenida en
el equipo.
Responsable N Actividad
Responsable N Actividad
OS
Luego refleja en la planilla forma DPJ 26, para las
D
Auxiliar de
contabilidad
3
RV A
personas jurdicas, los datos y la informacin
S E
correspondiente al periodo que se esta declarando.
E
R
OS presenta la planilla ante la oficina de la
4 CH
Despus
E
DER
administracin tributaria segn lo establecido en la ley y su
reglamento.
Responsable N Actividad
OS
periodos objeto de ajustes.
A D
RV
Posteriormente elabora el formulario correspondiente
SE
4
RE
forma IVA 00030.
CH OS
R E
DE
Anlisis: Impuesto al valor agregado
Responsable N Actividad
SE
administrativa
RE
OS
En caso de error en el monto, se devuelve a quien lo
Gerencia
R ECH solicita. Sin errores se efecta el pago del impuesto
DE
administrativa dentro de lo establecido del lapso para presentar la
declaracin.
Responsable N Actividad
OS
1 Emite la solicitud de cheques para el pago del tributo.
A D
Auxiliar de
S E RVde cheques.
Verifica y autoriza la solicitud
contabilidad
2
S R E
H O
E R E3 Cadministrativa
Luego es transferida al departamento de gerencia
D
Gerencia Procede al pago.
4
administrativa
Responsable N Actividad
A DOS
RV
Solicita soporte al tcnico del proveedor del sistema, va
Administrador del
RE SE
telefnica, correo electrnico, mensajera instantnea.
OS
4
Sistema Adems se enva la informacin que requiera el tcnico
7 Implementa la solucin.
OS
son compresibles. pueda resolver las fallas
A D
RV
de manera presencial y
RE SE as en conjunto con le
CH OS
E
administrador del sistema
CONCLUSIONES
OS
procedimientos fueron ordenados y sistematizados, tomando en cuenta el
A D
RV
contenido, mtodos, formatos y flujogramas que comprende el manual de normas
y procedimientos administrativos.
RE SE
CH OS
R E
DE
En relacin al anlisis, se realizo una evaluacin de cada unos de los
procedimientos del rea administrativa, describiendo las actividades, los
responsables, medios y propsitos, en donde se detecto que los procedimientos
con mayores fallas fueron en el rea de informtica por presentarse fallas en las
redes centrales y limpieza ya que eventualmente no comprende de suficientes
materiales o equipos requeridos. A su vez, se presentaron fallas mas graves como
la presencia de equipos obsoletos en el rea de lencera, generando as retrasos
en los tiempos para ejecutar las operaciones. El anlisis conllev as a la
valoracin de los procedimientos y las pautas bsicas para una sana
administracin de los recursos de la institucin.
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
91
RECOMENDACIONES
A DOS
RV
organizar talleres donde se explique el significado e importancia de lo contenido
en dicho manual.
RE SE
CH OS
R E
DE
Dadas las debilidades observadas, se estima necesaria la informacin, a las
autoridades competentes, de los resultados encontrados para que se avoquen a la
solucin de estas situaciones problemticas, tales como: realizacin de un plan de
trabajo estableciendo objetivos para su jornada laboral, en lo que se refiere al
conocimiento y manejo de la visin de la institucin, reemplazo de equipos
obsoletos haciendo nfasis en el rea de lencera por el espacio que presenta y en
el establecimiento de un plan de contingencia, puesto que atentan contra la
excelencia en la prestacin de servicios.
A DOS
SE RV
RE
C H OS
R E
DE DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
MANUAL
ADMINISTRATIVOS DE LA POLICLINICA
MARACAIBO C.A.
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MANUAL DE NORMAS Y
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
INDICE
INTRODUCCION
PROPSITO
ALCANCE
A DOS
SE RV
RE
CH OS 6
R E
1. Control de accesos a opciones del sistema visual Simco
E a novedades presentadas en el sistema
2. Dtcnica
Asistencia
11
visual Simco
3. Solicitud de nuevas funciones al proveedor del sistema
16
visual Simco
21
4. Respaldo de informacin
27
5. Mantenimiento preventivo equipos y perifricos
31
6. Control de entradas y salidas de historias medicas
7. Limpieza (rea de pasillo, manejo de desechos, entre otras
35
reas)
42
8. Limpieza (instalaciones sanitarias, albailera y plomera)
47
9. Cuentas por cobrar
52
10. Lavado de lencera clnica (y otros elementos textiles)
61
11. Cierre de caja
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
66
12. Solicitud de materiales quirrgicos y medicamentos
13. Despacho de los insumos mdicos a cada unos de los
72
servicios
77
14. Vigilancia interna
A DOS 84
V
15. Determinacin de tributos
RE SER 91
S
16. Declaracin de tributos
CH O
E R E 98
D
17. Pago de tributos
18. Ingresos de pacientes (particulares, por seguro y 105
emergencia)
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MANUAL DE NORMAS Y
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
INTRODUCCION
A DOS
RV
Las instituciones tienden a incrementar la eficiencia y productividad de sus dependencias
R E SE
y requieren de herramientas logsticas y administrativas para lograrlo. Una de estas
sonS
herramientas que las constituyen O
describen de manera R E C H los manuales de normas y procedimientos, que
Por lo antes expuesto resulta necesario realizar un manual en el rea administrativa para
as lograr eficiencia y a su vez, servir de consulta y orientacin acerca de informacin
relacionada a las normas y procedimientos de trabajo formalmente establecidos para la
tramitacin y ejecucin de los diferentes programas y servicios que ofrece la Policlnica
Maracaibo C.A. a sus beneficiarios.
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MANUAL DE NORMAS Y
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROPSITO
En tal sentido, los beneficios de disear este manual ser el facilitar una comunicacin
fomentada en el fortalecimiento del desempeo laboral, orientada a la coordinacin de los
diferentes lineamientos y objetivos planificados.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ALCANCE
DOS
oriente al esfuerzo y cumplimiento de las metas departamentales y funcionales de la
A
institucin.
S E RV
Este manual se diseo de tal manera S R E
las C
precisa de cada una de E
H O que el personal pueda obtener informacin clara y
Para que estos documentos sean realmente tiles demandan de los distintos miembros
de la institucin su conocimiento y aplicacin, as como su continua actualizacin para
mantener su vigencia respecto a los cambios en el entorno, en la propia estructura, la
forma de trabajo y la dinmica propia de la empresa. De ah que la correccin de
omisiones y su actualizacin continua deban ser tareas de todas las reas involucradas
de la empresa.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
SA OPCIONES DEL E RV
R E
C H OS
CONTROL DE ACCESOS
E VISUAL SIMCO A USUARIOS
DER OPERADORES
SISTEMA
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1. PROPSITO
Asignar, denegar y controlar los accesos a las opciones del sistema Visual SIMCO a los
OS
usuarios operadores.
A D
SE RV
RE
2. ALCANCE
CH OS
R E
DE
Se ejecuta de manera eventual, iniciando con la verificacin de las opciones, a las cuales
se solicita el acceso en la solicitud, luego asigna los accesos solicitados y finaliza
denegando el acceso en la fecha indicada.
3. RESPONSABLES
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Responsable N Actividad
E SE
la ayuda del Administrador del Sistema.
R
VerificaS
2 CHO
E la solicitud.
las opciones, a las cuales se solicita el acceso, en
Administrador del
Sistema
DER Si los accesos est correctos, contina, sino ir a la
actividad 1
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
6. NORMAS ASOCIADAS
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A D OS
RV
cuentas por cobrar y pagar, creacin de auxiliares, tipos, familias,
E S E
subfamilias en el mdulo de inventarios, clases subclases y ubicaciones en
el mdulo de activos fijos,S
O R ser solicitadas por escrito con la
CH
debern
R E
6.2.
DE
justificacin correspondiente.
Los accesos debern ser solicitados con anticipacin para su oportuna
revisin, autorizacin y asignacin.
6.3. Slo en caso de emergencia se puede adelantar o aplazar el trmite de
solicitud y se proceder a su asignacin bajo conocimiento y autorizacin
verbal del auditor.
7. FORMATOS
No aplica.
8. ANEXOS
No aplica.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1. PROPSITO
2. ALCANCE
A DOS
SE RV
RE
Se ejecuta de manera eventual,H
C OS con la revisin y documentacin de la novedad,
E
iniciando
3. RESPONSABLES
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Responsable N Actividad
A DOS
RV
Comunica al Administrador del sistema la novedad surgida
SE
Usuario del sistema 1
en el sistema.
R E
Sy documentacin de la novedad.
H O
EC
2 Revisin
Administrador del
Sistema
DER 3 Bsqueda de solucin
7 Implementa la solucin.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
6. NORMAS ASOCIADAS
7. FORMATOS
No aplica.
8. ANEXOS
No aplica.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
S
ADO AL
SOLICITUD DE NUEVAS FUNCIONES
RV
S E
E VISUAL SIMCO.
PROVEEDOR DEL S R
SISTEMA
EC HO
DER
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1. PROPSITO
Solicitar, coordinar y controlar los cambios que la institucin requiera sobre el sistema
Visual SIMCO.
2. ALCANCE
A DOS
SE RV
R E
C H OS con la notificacin del usuario de actualizar el
Se ejecuta de manera eventual, iniciando
3. RESPONSABLES
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Responsable N Actividad
OS
actualizar el sistema.
A D
SE RV
RE
Coordinador General
CH
2
OS
Evala el requerimiento.
R E
DE
Responsable N Actividad
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Responsable N Actividad
OS
Si cumple con lo solicitado, contina, sino ir a la actividad
A D
RV
7.
RE SE
OS
Proveedor del Implementa los cambios.
10
sistema
EC H
R
DE 11 Documenta los cambios implementados.
Administrador del
Sistema
12 Archivo.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
6. NORMAS ASOCIADAS
OS
6.2. El usuario deber manifestar el requerimiento de actualizacin del sistema al
A D
RV
Coordinador General quien extender por escrito la solicitud al proveedor.
RE SE
CH OS
R E
DE
7. FORMATOS
No aplica.
8. ANEXOS
No aplica.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
S E RV
RESPALDO DE INFORMACIN.
S R E
EC HO
DER
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1. PROPSITO
2. ALCANCE
A D OS
E V con la notificacin del
Riniciando
el E
S
Se ejecuta de manera Peridica (Diario, Mensual y Anual),
usuario de actualizar el sistema, luego R
O S
CdelHsistema para as implementar los cambios y finalizando
coordinador de computacin solicita los
R E
DEejecutada en el sistema.
requerimientos al proveedor
con la actualizacin
3. RESPONSABLES
Responsable N Actividad
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Responsable N Actividad
A DOS
SE RV
RE
Responsable
CH
N OS Actividad
R E
DE
Administrador del Borra los respaldos de hace dos meses atrs, as por
Sistema de 5 ejemplo si es el 1 de mayo, se pueden borrar los
respaldos desde el 31 de marzo hacia atrs.
Departamento de
computacin
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A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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MANUAL DE NORMAS Y
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
6. NORMAS ASOCIADAS
6.1. Los respaldos de las bases de datos debern ser diarios, tambin mantener
un respaldo mensual y anual en medios pticos y digitales.
OS
6.2. Cuando existan cambios en el sistema por correccin de errores,
A D
RV
actualizacin, cierre de ao, se debe realizar respaldos tanto de bases de datos
como de las aplicaciones.
R E SE
C H OS
RE de datos utilizadas por el sistema Visual SIMCO con la
6.3. Se debe configurar al servidor de base de datos para que realice un respaldo
DEbases
automtico de las
frecuencia establecida, en horarios diferentes a los de oficina.
6.4. Se debe comprobar cada mes la restauracin de base de datos para verificar
si los respaldos estn correctos.
6.5. En cumplimiento del literal c, se configur el SQL Server para que realice los
respaldos automticos de las bases de datos y archivos del sistema, todos los das a las
03:00 am, mensual a las 2:30 am y anual despus del cierre contable a las 2:00 am los
mismos que son almacenados en la carpeta \\servidor\resp_diario\[nombre de la base de
dato] en el caso de respaldos diarios, \\servidor\resp_mensual\[nombre de la base de
dato], y mensuales y medios digitales (cd, cd_dvd) en el caso del respaldo anual.
6.6. Adicionalmente el servidor cuenta con unos sistemas de discos espejo el cual
mantiene en forma constante una copia fiel y exacta el disco duro, con toda su data, el
cual se utilizara en caso de alguna con que se presente con el servidor.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
7. FORMATOS
No aplica.
8. ANEXOS
A DOS
SE RV
RE
No aplica.
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1. PROPSITO
Mantener en ptimas condiciones cada unos de los equipos y perifricos que conforman
la red, de la institucin.
2. ALCANCE
A D OS
S E RV
E
Se ejecuta de manera Peridica (Diario, Mensual y Anual), iniciando con la verificacin de
E laC
DE R
operativo y finalizando con verificacin
3. RESPONSABLES
Responsable N Actividad
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Responsable N Actividad
A DOS
RV
Verificacin del correcto funcionamiento y configuracin
SE
5
E
del equipo.
R
OS de nuevo el equipo en su estacin de trabajo.
E
6
C H
Se instala
DER
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
6. NORMAS ASOCIADAS
OS
momentnea al equipo o perifrico que este en mantenimiento en ese momento.
A D
RV
6.3. A cada equipo se le realizara respaldo de su informacin as como su
configuracin de estacin.
RE SE
C H OS y los antivirus de cada equipo durante su
mantenimiento. ERE
6.4. Se actualizara el sistema operativo
D
6.5. Se debe comprobar y verificar que despus cada mantenimiento y correccin
de fallas estn correctamente aplicados segn la configuracin de cada equipo.
6.6. Los equipos perifricos (impresoras, monitores, otros) para su revisin y reparacin
por un proveedor de servicio tcnico
6.7. Los perifricos como teclados y mouse debern ser remplazados segn sea
requerido y verificado por el departamento de computacin.
7. FORMATOS
No aplica.
8. ANEXOS
No aplica.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
E V
RSALIDAS
CONTROL DE ENTRADAS
R E S Y DE
O S
R ECH
HISTORIAS MDICAS.
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1. PROPSITO
OS
2. ALCANCE
A D
SE RV
RE
OS
Se ejecuta de manera Peridica (Diario, Mensual y Anual), iniciando con la bsqueda de
R E CH
DlasEhistorias medicas.
las historias medicas, luego las entrega al departamento administracin y finalizando con
la devolucin de
3. RESPONSABLES
Responsable N Actividad
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Responsable N Actividad
A DOS
RV
Coordinador de Se dirige a archivar las historias correspondientes.
historias mdicas 5
RE SE
CH OS
R E
DE
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A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
6. NORMAS ASOCIADAS
A D OS
S E RV de administracin asigna a
de R
E
6.2. En tal caso de haber historias pendientes, la coordinadora
su encargada para hacerle entrega S
E C HO las historias a la coordinadora de historias
DER
mdicas.
7. FORMATOS
No aplica.
8. ANEXOS
No aplica.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
RV
S R ESE
LIMPIEZA
O
CH MANEJO DE DESECHOS
E
(AREA DERPASILLO,
DE
ENTRE OTRAS AREAS).
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1. PROPSITO
A DOS
SE RV
RE
OS
2. ALCANCE
R E CH
E verificar los detalles que se presentan, luego realizar la limpieza
Se ejecuta de manera Peridica (Diario, Mensual y Anual), iniciando con la recorrido por
Dpara
todas las reas,
correspondiente al rea requerida y finalizando con la verificacin de que el rea se
encuentre en optimas condiciones de higiene y salubridad.
3. RESPONSABLES
3.1. Pasillero.
Responsable N Actividad
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Responsable N Actividad
A DOS
RV
Coordinador Le hace entrega de los implementos necesarios para el
SE
mantenimiento y 3 cumplimiento de las actividades correspondientes.
RE
OS
suministro
R E CH
E
Realiza la limpieza al igual en los baos y estares de
PasilleroD 4 UCI y pabelln.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Responsable N Actividad
OS
10
A D
SE RV
RE
CH OS
R E
4.2. Manejo de desechos biolgicos.
Responsable
DE N Actividad
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A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
6. NORMAS ASOCIADAS
6.1. Los pasilleros antes de realizar sus labores, el uso de equipos de proteccin personal
y herramientas a utilizar en el rea de limpieza como las que se muestran a continuacin:
A D OS
R V
EQUIPOS
RE SE HERRAMIENTAS
CH OS
E
CARRO DE TRANSPORTE DE
INSUMOS
DE R CEPILLOS ESPECIALES
CONTENEDORES PARA
ESPATULAS
TRANSPORTAR BASURA
EXPRIMIDOR DESINFECTANTES
BOLSAS MASCARILLAS
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
7. FORMATOS
No aplica.
8. ANEXOS
A DOS
SE RV
RE
No aplica.
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
RV
S R ESE
LIMPIEZA
O
CHSANITARIAS, ALBAILERIA Y
R E
(INSTALACIONES
DE
PLOMERIA).
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1. PROPSITO
2. ALCANCE
A DOS
SE RV
R E
C H OSMensual y Anual), iniciando con la recorrido por
Se ejecuta de manera Peridica (Diario,
todas las reas, para R E los detalles que se presentan, luego recibe las ordenes para
DE
verificar
realizar las reparaciones pertinentes en el rea y finalizando con la verificacin de que el
rea se encuentre en optimas condiciones.
3. RESPONSABLES
3.1. Obrero.
Responsable N Actividad
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Responsable N Actividad
D
implementos de trabajo sino FIN.
A OS
E V
Rmantenimiento
3
E S
Notificar al coordinador
R
de el problema
Le O
H S
C
Coordinador asigna los materiales para realizar las reparaciones
E4 pertinentes de las reas.
DER
mantenimiento y
suministro
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A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
6. NORMAS ASOCIADAS
6.1. Los obreros antes de realizar sus labores, el uso de equipos de proteccin personal y
herramientas a utilizar en el rea de limpieza como las que se muestran a continuacin:
EQUIPOS
A D OS HERRAMIENTAS
EQUIPO PORTATIL PARA
S E RV
DESTORNILLADORES EN
S REDIFERENTES TAMAOS
HO
DESTAPAR CAERIAS
EC
ER
CARRETILLAS O CARROS DE
D
TRANSPORTACION
CEGUETA CON ARCO
LIMAS REDONDAS,
COMPUTADORA DE OFICINA
TRIANGULARES Y CUADRADAS
LLAVES DE TUBO, EN
CINCEL
DIFERENTES TAMAOS
PORRAS LLAVES INGLESAS
MARTILLO SERRUCHO
OTRAS CAJAS DE
TALADRO
HERRAMIENTAS
ENTRE OTRAS VOLTIMETROS, ENTRE OTROS
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
7. FORMATOS
No aplica.
8. ANEXOS
A DOS
SE RV
RE
No aplica.
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
E RV
S R ESCOBRAR
CUENTAS POR
CH O
E R E
D
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1. PROPSITO
A DOS
SE RV
RE
OS
2. ALCANCE
R ECH
DE
Se ejecuta de manera Peridica (Diario, Mensual y Anual), la cual inicia contactando a la
aseguradora, para luego enviar las facturas correspondientes para el cobro de los
servicios que haya prestado el paciente en la institucin, y para finalizar dando monitoreo
y seguimiento a las cuentas hasta que se efecte el pago.
3. RESPONSABLES
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Responsable N Actividad
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
6. NORMAS ASOCIADAS
6.1. Al momento de gestionar los costos para las aseguradoras de debe tomar en
cuenta los siguientes parmetros:
7. FORMATOS
No aplica.
8. ANEXOS
No aplica.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
S
ADO
LAVADO DE LENCERIA CLINICA
RV
E S E
S R
(Y OTROS ELEMENTOS
O
TEXTILES)
R ECH
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1. PROPSITO
OS
clnicos presentes en cada habitacin o instalaciones de la Policlnica Maracaibo C.A.
A D
2. ALCANCE
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
Se ejecuta de manera peridica (diario, mensual y anual), la cual inicia un recorrido por
cada rea retirando los contenedores de la ropa sucia respectiva, luego vierte el lquido
en la lavadora para as higienizar y desinfectar la ropa y finalizando introduciendo la ropa
en la secadora y luego clasificndolos correspondiente a las reas en sus respectivos
contenedores.
3. RESPONSABLES
Responsable N Actividad
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Responsable N Actividad
departamento.
CH
penetrantes.
R E
DE 5 Colocarla ropa en lavadoras.
6
Verter lquido para higienizar y desinfectar la ropa
(detergente, desengrasante, cloro, entre otros.)
7
Esperar mientras se completa el primer ciclo de
lavado.
8 Agregar enjuague.
9
Esperar que culmine el ciclo de enjuague y
centrifugado.
Departamento de Sacar la ropa de la lavadora.
10
lavandera
11
Introducir la ropa en la secadora. Colocar ciclo de
secado.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Responsable N Actividad
15
Seleccionar la ropa de rea quirrgica y enviarla a
esterilizacin.
DOS
Doblar el resto de la ropa y ubicarla en un contenedor
A
RV
16
SE
de ropa limpia.
RE
OS
Encender y dejar calentar la plancha durante una
CH
17
E
hora, en caso de ser necesario.
DdeE
Departamento
R Planchar la ropa.
18
lavandera
19 Doblar la ropa.
21
Introducir la ropa en medio de transporte, para ser
llevada a su conveniente lugar de almacn.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
6. NORMAS ASOCIADAS
6.1. Cuando se est manipulando la ropa sucia en el sector de las mquinas lavadoras, el
personal del lavadero debe usar ropas protectoras, guantes, barbijos y guardapolvos
OS
plsticos, o camisolines de tela. Los guantes deben ser resistentes, de caucho o bien
A D
RV
descarne, cubiertos a su vez con otros guantes de ltex o vinilo de tipo descartable que se
E S E
R
desechan una vez introducidas la ropa en las mquinas.
S
HOlo menos posible y con un mnimo de agitacin para
E C
DER microbiana del aire y de la persona que la estn manejados.
6.2. La lencera debe ser manipulada
prevenir la contaminacin
6.3. La ropa debe ser trasladada en bolsas dentro de los contenedores lavables y
desinfectables que permitan su cierre hermtico y que se usen en forma exclusiva,
diferenciando con carcter permanente los destinados a ropa sucia y a ropa limpia.
6.4. No deben ingerir alimentos mientras se realiza la tarea con ropas sucias o limpias.
6.5. No se recomienda que Personal que presente infecciones cutneas realice esta
tarea.
6.6. El Personal debe llevar gel alcohlico sobre el carro. El uniforme debe estar limpio.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
6.10. Clasificar ropa por grado de suciedad: ligeramente sucia, sucia, muy sucia, por tipo
de pieza: Sabanas. Cubrecamas o colchas, pijama nio, batas, compresas, etc.
6.11. La ropa con sangre y/o fluidos corporales deber colocarse en bolsas separadas y
ser contada previamente por la enfermera al ser retirada del paciente, describiendo el
contenido (tipo y cantidad). Esta ropa no se debe manipular hasta llegar al lavadero.
A DOS
E
6.12. Nunca depositarse en el piso, o apoyarse en otra cama.
S RV
R E
S esto favorece el desarrollo bacteriano. Las
H O
6.13. La ropa no debe almacenarse hmeda,
C limpio y seco.
E R Elugar
D
bolsas deben guardarse en
6.14. Son necesarios controles especiales en la lavandera para el transporte de ropa a fin
de asegurar la entrega de ropa libre de contaminacin al hospital y reas de
almacenamiento.
6.15. No se debe permitir que los pacientes o familiares de los pacientes toquen o
clasifiquen la ropa limpia, as como tampoco debe permitirse que tomen su propia ropa
de los carros o armarios.
6.16. Antes de realizar las labores de lavado, el uso de los equipos y herramientas a
utilizar en el departamento de lavandera, en el se encuentran los siguientes:
EQUIPOS HERRAMIENTAS
PLANCHON DESENGRASANTES
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A DOS
SE RV
RE
7. FORMATOS
CH OS
R E
DE
No aplica.
8. ANEXOS
No aplica.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
CIERRE DES E RV
CAJA
S R E
EC HO
D ER
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1. PROPSITO
Procesar los pagos recibidos por los contratos, efectuando el depsito de los cheques y
efectivo en las cuentas bancarias y a su vez asentar tales movimientos en el sistema.
A DOS
SE RV
E
2. ALCANCE
R
OSse inicia con la revisin del efectivo, cheques y
C H
E continua con la revisin del reporte del da y finaliza con el
Se ejecuta de manera diaria, en donde
Dde R
recibos de punto E venta
registro de los depsitos en el sistema.
3. RESPONSABLES
Responsable N Actividad
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Responsable N Actividad
A DOS
RV
5 Cuenta el efectivo y elabora la planilla de depsito.
RE SE
OS
Entrega cheques y planillas de depsitos al Mensajero
CH
6
E
para que asista a la entidad bancaria.
R
DE 7 Recibe por parte del Mensajero las planillas procesadas
en el banco.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
Cualquier documento impreso diferente del original y cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera del servidor sern
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
6. NORMAS ASOCIADAS
6.1. Las Planillas para los depsitos bancarios se realizarn diariamente segn ingreso
OS
obtenido.
7. FORMATOS
No aplica.
8. ANEXOS
No aplica.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
S
ADO
SOLICITUD DE LOS MATERIALES QUIRRGICOS
RV
E S E
S R
Y MEDICAMENTOS.
EC HO
D ER
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1. PROPSITO
Gestionar el control de los elementos e insumos que solicita el servicio mdico con el
propsito de establecer una metodologa de adquisicin y control de dichos productos, por
OS
parte del personal responsable tanto en el almacn como en el servicio mdico.
A D
SE RV
RE
2. ALCANCE
CH OS
R E
DE
Se ejecuta de manera peridica, la cual inicia contactando al proveedor del servicio, luego
la auxiliar de contabilidad verifica que la mercanca concuerde con la nota de entrega y
finaliza con la organizacin de cada uno de los insumos mdicos en el almacn por orden
alfabtico.
3. RESPONSABLES
Responsable N Actividad
1
La coordinadora realiza una llamada telefnica al
proveedor.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Responsable N Actividad
A DOS
RV
Se dirige al departamento de compras y farmacias a
SE
4
E
recibir la mercanca con la nota de entrega o factura.
Luego S R
O verifica
Auxiliar de
E C H que el pedido de dichas mercancas
DER
5
contabilidad concuerde con la nota de entrega.
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A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
6. NORMAS ASOCIADAS
OS
cuenta que el uso sea el adecuado de acuerdo a los diferentes servicios clnicos y
A D
RV
unidades de apoyo.
RE SE
OS
6.2. Al momento de gestionar el pedido se espera que el proveedor despache bien sea el
R ECH
mismo da o durante la semana.
DE
6.3. Si se notifica algn error en el pedido, de igual manera tiene que estar firmado y
sellado por la auxiliar de contabilidad como recibido para que luego el proveedor pueda
hacer entrega durante el da o la semana la mercanca restante.
6.4. Es importante realizar una lista desde el mes que fue recibido el pedido de los
medicamentos reflejando la fecha de elaboracin y fecha de vencimiento para realizar el
proceso de revisin de manera precisa.
6.5. Ubicar los medicamentos por orden alfabtico sin algn orden en especfico.
6.6. El coordinador debe visualizar la lista que se realizo desde el momento que se recibi
la mercanca donde indica la fecha de elaboracin y vencimiento del medicamento.
6.7. Se debe realizar revisin exhaustiva del stock de medicamentos crticos un mes antes
para llevar un mayor control en los productos almacenados para luego realizarse el
pedido.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
7. FORMATOS
No aplica.
8. ANEXOS
A DOS
SE RV
RE
No aplica.
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
DESPACHO DE LOS INSUMOS R
E V
MEDICOS A CADA
RE S
UNO H S
OLOS SERVICIOS.
EC DE
DER
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1. PROPSITO
OS
de los mismos por parte del responsable con el servicio mdico.
A D
SE RV
RE
2. ALCANCE
CH OS
R E
DE
Se ejecuta de manera peridica, la cual inicia verificando el pedido solicitado del rea de
servicio por el sistema de red computarizado, luego le solicita a la camarera o
enfermera(o) el soporte del pedido a despachar firmado por el responsable o coordinador
del rea de servicios, para luego finalizar realizando el despacho respectivo a la
camarera o enfermera(o) del servicio mdico que corresponda del rea de hospitalizacin.
3. RESPONSABLES
Responsable N Actividad
1
Verifica el pedido solicitado del rea de servicio por el
sistema de red computarizado.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Responsable N Actividad
A DOS
RV
Si hay existencia de los insumos solicitados, se contina el
Coordinador de
E SE
procedimiento. Si no hay existencia, no se realiza el
R
OS
compras y farmacias despacho al servicio realizando ajustes y observaciones,
DE Luego
4
el coordinador le enva un comunicado a la
encargada del servicio para que se dirija al departamento
de farmacia a retirar el pedido.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
6. NORMAS ASOCIADAS
A DOS
SE RV
6.2. El inventario que se realiza en las reas de servicios donde se hacen los movimientos
RE
internos, se debe registrar en el sistema solo los das lunes.
CH OS
R E
DE que los pedidos solicitados de las reas de servicio tienen que ser
6.3. Se debe verificar
enviados por el sistema de red computarizado en el mismo instante habilitado para el
mismo, donde el camarero debe de llevar la copia correspondiente.
6.4. Se debe archivar todas las copias de los despachos realizados por cada servicio para
control interno.
6.5. Cerciorarse que los despachos de los insumos solicitados concuerden con la
informacin contenida en el sistema informtico.
7. FORMATOS
No aplica.
8. ANEXOS
No aplica.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
S E RV
S R
VIGILANCIAEINTERNA.
EC HO
D ER
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1. PROPSITO
OS
consecuencias que se puedan presentar en la institucin.
A D
SE RV
RE
2. ALCANCE
CH OS
R E
DE
Se ejecuta de manera peridica, la cual inicia buscando la carpeta de asistencia del
personal de vigilancia, luego se realiza la apertura de las oficinas y accesos que
comprende la institucin, a su vez el encendido de las luces para as finalizar con la
supervisin del personal que se encuentran en cada punto asignado de la policlnica.
3. RESPONSABLES
Responsable N Actividad
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Responsable N Actividad
D OS
primer piso seccin A de hospitalizacin).
A
E R Vtodas las llaves de los baos,
5
oficinas, etc.RE S
Dirigirse a admisin a retirar
HOS
E6 CLuego da apertura al departamento de administracin.
D E R
Despus realiza la apertura de baos, puertas de
7 consultorios, encendido de luces de la Policlnica,
apagado del cerco elctrico, ascensores, etc.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
6. NORMAS ASOCIADAS
A DOS
RV
6.2. El coordinador debe realizar el control de asistencia del personal mensualmente tanto
en el turno de diurno como el nocturno.
RE SE
CH OS
R E
DdeEtrabajo se cumplen los das lunes hasta el da viernes de cada
6.3. La jornada
semana. Luego se distribuyen 2 sbados de trabajo y 2 sbados libres, igualmente
para los domingos.
6.4. A partir de las 7:00am se debe realizar la apertura de las salas sanitarias,
puntos de consultorios, apagado del cerco elctrico y en otras reas comprendidas
cumplindose de la siguiente manera:
ENCENDIDO APAGADO
Encendido de las 7:00am 7:00pm (ofic. De
luces y televisores admisin)
(sala de parto,
pabelln y usos
mltiples)
Ascensores 7:00am 11:00pm
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
APERTURA CIERRE
Puerta principal 7:00am 7:00pm
Observacin: queda abierta la puerta de
emergencia para la salida si todava
permanecen personas en la institucin.
A DOS
RV
Puerta de Observacin: permanece las 24 horas
R ECH
DE mantiene controlado con llave.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
EQUIPOS HERRAMIENTAS
A D OS
RVLLAVES, ENTRE
ARMAMENTO RADIO
E S E
R
CARPETAS,
HO
DETECTOR DE METALES
S
C
OTRAS.
E
DER
7. FORMATOS
No aplica.
8. ANEXOS
No aplica.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DO S
RV A
E S E
DETERMINACIN DE TRIBUTOS
S R
E C HO
DER
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1. PROPSITO
OS
impuesto al valor agregado de acuerdo a todas las transacciones realizadas, manteniendo
A D
RV
los soportes contables actualizados.
RE SE
CH OS
R E
DE
2. ALCANCE
3. RESPONSABLES
Responsable N Actividad
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Responsable N Actividad
A DOS
RV
Luego calcula el enriquecimiento neto mayor a 1500 U.T,
SE
4
R E
en donde a la utilidad del ao se le calculara el 80%.
DER
Auxiliar de
contabilidad
por declarar.
Responsable N Actividad
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Responsable N Actividad
OS
4
D
mensualmente y se proyectar al siguiente mes.
RV A
RE SE
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
6. NORMAS ASOCIADAS
DOS
La institucin debe estar inscrita en el servicio integral de administracin
A
tributaria y aduanero (SENIAT).
SE RV
RE
OS
Se debe determinar los montos de los ingresos anuales.
R ECH
Se debe archivar los soportes de ingresos.
DE de estar autorizados y/o revisadas por el contador.
Deben
Se deben mantener los registros contables actualizados.
Se deben registrar diariamente todas las transacciones realizadas por la
institucin.
Se debe categorizar a la institucin de acuerdo a la tarifa aplicable en
cuanto al ramo de su actividad. Se tomarn en cuenta todos aquellos
errores que ha dando origen a multas, fallas y sanciones por parte de los
funcionarios de la Administracin Tributaria Nacional, para ejecutarse
acciones correctivas que eviten las mismas irregularidades.
6.2. Impuesto al valor agregado
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DOS
funcionarios de la Administracin Tributaria Nacional, para ejecutarse
A
SE RV
acciones correctivas que eviten las mismas irregularidades.
RE
CH OS
R E
7. FORMATOS
DE
No aplica.
8. ANEXOS
No aplica.
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MANUAL DE NORMAS Y Pgina 100 de
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
S
ADO
DECLARACIN DE TRIBUTOS
RV
S E
S RE
EC HO
D ER
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
1. PROPSITO
OS
todas las transacciones realizadas, manteniendo los soportes contables actualizados.
A D
SE RV
RE
2. ALCANCE
CH OS
R E
DE
Se ejecuta de manera mensual y anual, la cual inicia llenando los formularios impresos
que ofrece la Administracin Tributaria Nacional, luego se efecta la declaracin como tal
y finalizando con la elaboracin del formulario de acuerdo al impuesto que corresponda.
3. RESPONSABLES
Responsable N Actividad
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MANUAL DE NORMAS Y Pgina 102 de
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
Responsable N Actividad
OS
estimadas, solicitar en sus declaraciones futuras el
A D
RV
Contador contratado rebajado en las liquidaciones al impuesto correspondiente
externo
E SE
a los siguientes ejercicios. O en caso de que sea
R
OS
declaraciones erradas, se proceder a realizar una
Auxiliar de
DE Luego refleja en la planilla forma DPJ 26, para las
3 personas jurdicas, los datos y la informacin
contabilidad
correspondiente al periodo que se esta declarando.
Responsable N Actividad
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
Responsable N Actividad
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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MANUAL DE NORMAS Y Pgina 104 de
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
Cualquier documento impreso diferente del original y cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera del servidor sern
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MANUAL DE NORMAS Y Pgina 105 de
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
Cualquier documento impreso diferente del original y cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera del servidor sern
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MANUAL DE NORMAS Y Pgina 106 de
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
6. NORMAS ASOCIADAS
A D OS
S E RV de renta emitida por la
E
Se debe adquirir el formulario de declaracin
administracin tributaria.S R
Se debe E C H O
DER y sealar que periodo est declarado.
llenar la planilla de declaracin con todos los datos de la
institucin
Se debe relacionar todos los montos de las facturas emitidas, para realizar
una correcta declaracin.
Se debe aplicar la tarifa correspondiente al monto a declarar.
La declaracin debe estar autorizada y/o revisada por el contador.
Se deber cumplir con los periodos de la declaracin establecidos por la
administracin tributaria.
6.2. Impuesto al valor agregado
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
A DOS
SE RV
7. FORMATOS
RE
CH OS
R E
No aplica. DE
8. ANEXOS
No aplica.
Cualquier documento impreso diferente del original y cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera del servidor sern
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MANUAL DE NORMAS Y Pgina 108 de
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE PAGO DE LOS TRIBUTOS
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MANUAL DE NORMAS Y Pgina 109 de
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
1. PROPSITO
OS
todas las transacciones realizadas, manteniendo los soportes contables actualizados.
A D
SE RV
RE
2. ALCANCE
CH OS
R E
DE
Se ejecuta de manera mensual y anual, la cual inicia emitiendo la solicitud de cheques
para el pago del tributo, luego se verifica y autoriza la solicitud de cheques y finaliza
presentndose el pago correspondiente.
3. RESPONSABLES
Responsable N Actividad
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MANUAL DE NORMAS Y Pgina 110 de
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
Responsable N Actividad
A DOS
RV
En caso de error en el monto, se devuelve a quien lo
Gerencia
E SE
solicita. Sin errores se efecta el pago del impuesto
R
OS
administrativa dentro de lo establecido del lapso para presentar la
R ECH declaracin.
Auxiliar de
DE Posteriormente se gestiona el pago en las oficinas
recaudadoras o en las instituciones bancarias y
5
contabilidad financieras que designe la Administracin Tributaria
Nacional (SENIAT).
Responsable N Actividad
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MANUAL DE NORMAS Y Pgina 111 de
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
Responsable N Actividad
Auxiliar de
5
DOS
Se tramita el pago en las oficinas bancarias o financieras.
A
RV
contabilidad
RE SE
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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MANUAL DE NORMAS Y Pgina 113 de
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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MANUAL DE NORMAS Y Pgina 114 de
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
6. NORMAS ASOCIADAS
DOS
Los cheques deben estar elaborados a nombre de la Administracin
A
Tributaria Nacional SENIAT.
SE RV
RE
OS
La cancelacin de este impuesto debe ser prioridad para la institucin,
R E CH
evitando en todo momento caer en mora y sanciones con el ente
DE
recaudador.
Se debe realizar el pago segn los medios que establezca la ley.
Los pagos deben estar autorizados y/o revisados por el contador.
6.2. Impuesto al valor agregado
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
7. FORMATOS
No aplica.
8. ANEXOS
A DOS
SE RV
RE
No aplica.
CH OS
R E
DE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
OS
INGRESO DE PACIENTES
V A D
S
(Particulares, Por SeguroEyREmergencia)
S RE
E C HO
DER
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
1. PROPSITO
OS
servicios que ofrece la policlnica.
A D
SE RV
RE
2. ALCANCE
CH OS
R E
DE
Se ejecuta de manera diaria, la cual inicia solicitando al paciente la orden de ingreso
emitida por el mdico, luego procede al ingreso del paciente en el sistema, tomando en
cuenta la edad y las condiciones clnicas para as finalizar con la entrega de la historia de
hospitalizados o ambulatorio al mdico de guardia.
3. RESPONSABLES
Responsable N Actividad
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MANUAL DE NORMAS Y Pgina 118 de
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
Responsable N Actividad
OS
3
D
el paciente se realice los mismos.
A
RVdel paciente en el sistema,
S E
E edad y condiciones clnicas.
Luego procede al ingreso
R
4
S
O con enfermera el traslado del paciente, en los
tomando en cuenta
ECH
DER 5
Coordina
Coordinador de
casos de que su condicin clnica amerite hacerlo en sillas
Admisin
de ruedas o camillas.
Responsable N Actividad
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
Responsable N Actividad
A DOS
Posteriormente procede al ingreso del paciente en el
SE RV
sistema, tomando en cuenta edad y condiciones
E
5
R
clnicas.
CH OS
R E
DE Coordinar con enfermera el traslado del paciente, en
6
los casos de que su condicin clnica amerite hacerlo
en sillas de ruedas o camillas.
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MANUAL DE NORMAS Y Pgina 120 de
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
Responsable N Actividad
1
Solicita al paciente la cedula de identidad.
DOS
En caso de ser el paciente particular debe cancelar el
A
RV
monto correspondiente al depsito provisional. Si es
E SE
por seguro se debe enviar va FAX lo siguiente:
R
OS
Cedula de identidad del titular y paciente, carnet si es
DdeE
mdico, estudios realizados y lo facturado.
Coordinadora Al momento del egreso se cobra el consumo de
2
Admisin emergencia pasado por las enfermeras.
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MANUAL DE NORMAS Y Pgina 121 de
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
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MANUAL DE NORMAS Y Pgina 122 de
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
Cualquier documento impreso diferente del original y cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera del servidor sern
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MANUAL DE NORMAS Y Pgina 123 de
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
A DOS
SE RV
RE
CH OS
R E
DE
Cualquier documento impreso diferente del original y cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera del servidor sern
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MANUAL DE NORMAS Y Pgina 124 de
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
6. NORMAS ASOCIADAS
6.1. Si al momento del ingreso del paciente no trae rutina quirrgica vigente (HB, HTO,
tiempo de coagulacin, estudio cardiovascular) el servicio de admisin debe coordinar con
OS
enfermera emergencia, la realizacin de los mismos antes de subir al piso.
A D
SE RV
R E
S que tenga ordenado por su mdico tratante
H O
Co E.C.G. si sus condiciones lo permiten antes de subir a
6.2. Todo paciente al momento de ingresar
exmenes de laboratorio,E
E R
hospitalizacin D
RX
en donde deben de ser realizados.
6.3. El servicio de admisin debe revisar las condiciones de cada habitacin antes de ser
asignadas o subir al piso al paciente.
6.4. Se deben de tener todos los recaudos inherentes al ingreso tales como:
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MANUAL DE NORMAS Y Pgina 125 de
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 225
RE
OS
de subir a la habitacin.
E CH
Se debe enviar al paciente con el personal de enfermera en caso que lo amerite
R
por sus E
Dcondiciones clnicas.
7. FORMATOS
No aplica.
8. ANEXOS
No aplica.
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217
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Libros electrnicos
A DOS
SE RV
Libros
de S
Arias, F. (2006). El proyecto O
R E
C H investigacin. Introduccin a la metodologa
era
cientfica. (3 ed.) RE Editorial Episteme.
DEVenezuela.
Balestrini, M. (2006). Como elaborar el proyecto de investigacin. Venezuela. BL
Consultores asociados.
Kanawaty, G. (2000). Introduccin al estudio del trabajo. (4ta ed.) Ginebra. Editorial
Limusa.
Normas
Covenin- iso 10013:2002. Directrices para documentacin de sistemas de gestin
de calidad. (1era rev.).
Trabajos de investigacin
Fragoso, M. (2009). Diseo de un manual de normas y procedimientos para el
control interno administrativo en el hospital central Dr. Urquinaona. (Tesis de
A DOS
RV
Postgrado), Universidad del Zulia, Maracaibo, Venezuela.
RE SE
Garca, W. (2010).
CH OS
Diseo de un manual de normas y procedimientos para la
R E
DE
unidad mdica de Corposalud. (Tesis de magister), Universidad del Zulia,
Maracaibo, Venezuela.
Nombre: Cargo:
Horario de trabajo:
D OS
Supervisa directamente a
ER VA Supervisado por
S
S RE
Cargo No. Personas Nombre Cargo
C H O
DE RE Entes externos con los cuales se relaciona
Limpieza (area de pasillos Control de entradas y salidas Ingreso del pacientes Limpieza ( rea de
entre otras) de historias mdicas Determinacin de los tributos lavandera)
Control de accesos sistema Manejo de la caja chica Extensiones de cobertura Vigilancia interna
visual Simco Pagos a proveedores Nomina semanal (limpieza y
Respaldo de la informacin (transferencia electrnica) obreros)
III. PROVEEDOR ENTRADA PROCEDIMIENTO SALIDA CLIENTES.
Para cada uno de los procedimientos en los cuales participa especifique lo siguiente:
Indique para cada procedimiento las actividades que se llevan a cabo de manera secuencial
S
Procedimiento Actividades Responsable Formato Mtodo
D O
ER VA
S
H O S RE
RE C
DE
Cuales son las normas que rigen este procedimiento?
Anexo 1. Continuacin
Anexo 2. Cuestionario para el anlisis de los procedimientos
Procedimiento:
Responsables:
Si No Observaciones
A DOS
RV
N. tems
RE SE
OS
Propsito
R ECH
DE
1. Es necesario este procedimiento?
procedimiento?
6. Se registra apropiadamente la
informacin generada en el
procedimiento?
Medios
A DOS
11.
SE
Se tiene la disponibilidad inmediata de
RV
R E
OS
los recursos fsicos que lapermita
E C H
ejecucin de las actividades?
12. D E R
Este procedimiento podra facilitar el
mtodo de trabajo de otro proceso?
Responsables
OS
procedimiento?
A D
20. Es importante que la
SE
institucin,
RV
RE
OS
adjudique algun tipo de induccin previa
EC H ejecutar
DER
al trabajador de antes este
procedimiento?