Colegio de Bachilleres del Estado de Quintana Roo

Direccion General
EL MANEJO Y CONTROL
DE DOCUMENTOS
 INTEGRACIN DEL ARCHIVO GENERAL

Toda propuesta de organizar las cosas es una abierta

manifestacin del hombre por ordenar el desorden del
mundo. Unir las posibles igualdades de las cosas hace
posible tener una idea del mundo, un conocimiento
menos anrquico y ms comprensible y, por lo tanto,
entendible.
Organizacin De Un Archivo

La organizacin de un archivo consiste en el conjunto de operaciones

intelectuales y mecnicas, por las que los diferentes grupos
documentales se relacionan en forma jerrquica con criterios orgnicos
o funcionales, para revelar su contenido y para tener el control de cada
pieza del conjunto de documentos.

La organizacin de un acervo responde a una triple necesidad:

Proporcionar una estructura lgica de cada fondo documental, que

refleje al organismo que la produjo.
Facilitar la localizacin conceptual, es decir, de la informacin
contenida en el acervo.
Facilitar la localizacin fsica de cada documento o expediente, para
facilitar a la vez, su control y manejo.
La organizacin de un archivo tiene tres fases:
a) Historia Institucional
La primera fase de la organizacin de un fondo es la investigacin sobre
la historia de la institucin que dio origen a la documentacin, a fin de
conocer sus orgenes, su periodicidad, las funciones para las que fue
establecida, los cambios fundamentales que ha sufrido a lo largo de su
existencia, la estructura en que se organiza para realizar sus fines, etc.
Con estos elementos se facilitar la creacin del cuadro de clasificacin
que dar estructura al fondo.
Las fuentes principales para realizar este estudio son: Las leyes y
decretos de creacin, reglamentos internos, organigramas, memorias e
informes anuales.

b) Clasificacin

La Clasificacin consiste en decidir o separar un conjunto de elementos,

estableciendo clases o serie, de tal manea que dichos grupos queden
formando parte de la estructura de un todo. (desde los ms amplios hasta
los ms especficos), estableciendo una jerarquizacin entre los mismos.
Tipos de cuadro de clasificacin:

Estructura orgnica. Los documentos se agrupan de manera que reflejen

la estructura de la institucin, por lo tanto las subdivisiones se
identifican con unidades administrativas o dependencias.

Estructura funcional: los documentos se renen de acuerdo a las

funciones de la institucin. Este tipo de cuadro de clasificacin es
recomendable para archivos de instituciones de larga vida, con
complejidad orgnica, en que las funciones son ms claras y lineales
(con menos cambios en la evolucin de las funciones que de la
estructura y organigrama.

Clasificacin por asuntos o por temas: utilizada en colecciones o

archivos particulares; no es aplicable a archivos de instituciones, pues
rompe la estructura de los fondos y dispersa su documentacin.
c) Ordenacin
Ordenar es la operacin de unir un conjunto de documentos, relacionando
unos con otros, de a cuerdo a una unidad de orden establecida de
antemano.

-Aspectos que hay tomar en cuenta:

La ordenacin se hace a partir de elementos internos del documento:

forma, fecha, nombre, asunto.

Cada serie adopta la ordenacin que le conviene, es independiente de la

de otras series.

Una vez elegido el tipo de ordenacin se refiere a documentos, no a

informacin que contiene los mismos (esta se realiza mediante ndices
para facilitar su recuperacin.
Tipos de ordenacin:

Cronolgica: los documentos se ordenan consecutivamente de acuerdo

con la fecha (ao, mes y da, en este orden). En el caso de los expedientes
se considera para la ordenacin la fecha que abre el expediente.
Hay que tener precaucin cuando los expedientes contienen anexos o
pruebas anteriores a la fecha de inicio del expediente; estos documentos no
se consideran para la ordenacin del expediente, sino la fecha en que se
inicia el trmite o se abre el expediente.

Alfabtica: segn las letras del abecedario.

Numrica: numeracin progresiva.

Signatura:
Es la asignacin de una clave que identifique a cada documento, en
funcin del cuadro de clasificacin y del orden del mismo en su serie.

Consiste en establecer un sistema de cdigos (cifra, letras, mixto), de tal

modo que cada documento tenga una clave nica que lo individualice y
lo identifique.

La signatura hace perdurable la organizacin de un fondo.

Dicha signatura debe registrarse a lpiz en un lugar fijo del expediente.

-Elementos de la signatura:

De estructura: Fondo, Seccin y Serie.

De orden: nmero de expediente, nmero de la unidad de conservacin

donde esta instalado (legajo, caja.
Descripcin:

La descripcin consiste en vaciar el contenido del acervo, mediante

sntesis que faciliten el acceso a la informacin de los documentos, a fin
de cumplir la funcin ltima del archivo: su aprovechamiento
institucional, social o acadmico. Con ella culmina el trabajo archivstico.

Los instrumentos de descripcin tienen una doble finalidad:

Facilitar al archivista el control de acervo bajo su custodia y localizar

con mayor rapidez los expedientes depositados en el archivo.

Ayudar al usuario en la consulta, pues son el vnculo o intermediario

entre los usuarios de los archivos y la informacin contenida en sus
acervos.
Programa de descripcin

En el archivo debe establecerse un programa descriptivo, en el que se

planifique la elaboracin de instrumentos de descripcin, se
establezcan las prioridades y se jerarquice el trabajo, segn las
necesidades del archivo.

La descripcin deber hacerse por niveles, no debindose pasar a la

descripcin especfica de un fondo, seccin o serie, si no se ha descrito
a nivel general la totalidad del acervo.
Inventario:
Es el instrumento interno que permite conocer los volmenes de acervo,
los contenidos generales y la localizacin del material.
El inventario debe describir, de forma global, la totalidad de los fondos,
secciones y serie de un archivo. Debe reflejar la estructura de cada
fondo, dando un panorama general del mismo.
-Unidad de descripcin del inventario: el volumen (caja, legajo) de cada
serie.

-Elementos indispensables:

De carcter estructural: fondo, seccin, serie.

De localizacin: nmero de volumen (legajo o caja), cantidad de
expedientes que contiene.
De descripcin: fechas extremas, sntesis de asuntos de toda la caja,
observaciones generales.
-La cdula descriptiva debe cubrir tres aspectos bsicos:

9La procedencia( trayectorias institucionales o personales)

9El perfil documental

9La descripcin informativa, que incluye los siguientes elementos:

Procedencia Institucional., Periodo , Volumen, Ordenacin, Instrumentos

de consulta, Descripcin Informativa, Fuentes complementarias,
Restricciones a la consulta.
El Catlogo:

Es un instrumento que describe intensivamente un grupo documental. No

es necesario ms que para series con contenido muy heterogneo y de
gran riqueza informativa.

Los ndices:

No son instrumentos de descripcin propiamente, sino auxiliares de la

descripcin. Ofrecen sistemticamente ordenados los datos que contienen
los documentos, sin describir los contenidos.

Se describen conceptos (nombres, lugares, temas), no documentos y se

formulan para agilizar la bsqueda de informacin, para cruzarla y
relacionarla. Los ndices sintetizan y representan el contendido de los
documentos.
Un archivo de documentos, por lo tanto,
es una serie de obras que versan
sobre un asunto en particular
de la institucin.
ESTRUCTURA DE COORDINACIN ARCHIVISTICA

OFICIALA DE PARTES
ARCHIVOS DE TRMITE
ARCHIVO DE CONCENTRACIN
ARCHIVO HISTRICO

RGANOS NORMATIVOS Y DE DECISIN

ARCHIVO GENERAL
COMIT TCNICO
UNIDAD DE ENLACE
ORGANOS OPERATIVOS
 ARCHIVO GENERAL

9Es el rgano central para la conservacin y consulta de la documentacin y

archivos.

9Efecta estudios para establecer las polticas y normas tcnicas a que se

sujetar la administracin de documentos y archivos.

9Asesora, orienta y supervisa los servicios documentales y archivsticos,

coadyuvando en acciones de modernizacin y simplificacin.

9Disea, promueve y realiza, en coordinacin con las instancias pertinentes,

programas y acciones para el mejoramiento y desarrollo de los servicios
documentales y archivsticos.

9Apoya al Comit Tcnico, para dictaminar sobre el destino de la documentacin

generada y conservada, una vez prescrita su utilidad administrativa, legal y
contable, determinando de ser el caso su valor permanente e histrico
COMIT TCNICO:

9 Coordina y supervisa acciones tendientes a proporcionar

informacin e instituye los procedimientos para el acceso a la
informacin.
9 Confirma modifica o revoca la clasificacin de la informacin.
9 Realiza gestiones a travs de la Unidad de Enlace para obtener
informacin.
9 Establece criterios especficos de conservacin de archivos.

UNIDAD DE ENLACE:

Recibe y tramita solicitudes

9 Propone procedimientos.
9 Lleva registros.
9 Coordina las obligaciones de Transparencia
LOS RGANOS OPERATIVOS.
OPERATIVOS

DIRECCIN GENERAL

Direcciones de rea

Coordinaciones

Departamentos

Oficinas
LOS CANALES DE COMUNICACIN
QUE SEAN NECESARIOS ENTRE
TODOS Y CADA UNO DE LOS
DISTINTOS ORGANOS