Pengorganisasian Praktik Dokter Gigi

Komponen Staffing

Staffing terdiri dari serangkaian proses interaksi yang disesuaikan dengan

kebutuhan setiap organisasi dental. Diantaranya terdiri dari proses analisis pekerjaan

(job analysis), perekrutan (recruitment), seleksi (selection), induksi (induction),

pelatihan (training) dan debit pension (Discharge-retirement).

Beberapa kegiatan terdiri dari proses seleksi seperti lamaran kerja,

wawancara, test, pemeriksaan medis dan dental, pemilihan, dan hiring. Terakhir,

termasuk masa percobaan, dan penetapan standar untuk benefits, promosi dan

aktivitas lainnya yang terkait.

Analisis Pekerjaan (job analysis)

Analisis pekerjaan merupakan proses menentukan apa pekerjaan yang harus

dilakukan oleh anggota organisasi. Biasanya analisis fungsi adalah langkah pertama

menuju deskripsi tertulis untuk setiap pekerjaan. Hasil deskripsi pekerjaan adalah

sebuah instrument yang dapat mendefinisikan apa saja yang menjadi tugas, tanggung

jawab, dan akuntabilitas dari setiap anggota. Analisis pekerjaan merupakan dasar dari

penentuan jumlah dan penempatan pekerja.

Menurut Henderson, ada lima metode untuk mengumpulkan, mengalisa dan

me-record informasi pekerjaan. Metode pertama, manager dentis, bertugas untuk

mewawancarai para pelamar pekerjaan baik secara individu maupun secara bersama-

sama. Tetapi, dalam prakteknya wawancara ini dapat dilakukan dalam bentuk diskusi

dengan dibantu oleh dua orang asisten yang menjelaskan tentang pekerjaan dan
syarat-syarat yang harus dipenuhi ketika pelamar diterima di suatu perusahaan.

Metode yang kedua, adalah observasi langsung oleh dokter gigi, terhadap kinerja para

pelamar ketika mengerjakan tugas dokter gigi. Metode yang ketiga adalah para

pelamar kerja dokter gigi harus mengisi kuisioner yang diberikan oleh suvervisor

tertentu. Metode yang keempat adalah para pekerja harus melakukan pengisian secara

lengkap catatan keseharian mengenai setiap tugas yang telah mereka selesaikan

dalam waktu tertentu. Metode yang kelima adalah kombinasi dari langkah-langkah

yang telah di deskripsikan sebelumnya yang mencerminkan keunikan dari setiap

persyaratan.

Ketika analisis pekerjaan dilakukan secara cermat maka akan menghasilkan

deskripsi pekerjaan (job dercripstion). Deskripsi pekerjaan merupakan daftar tentang

standarisasi pekerjaan dan tanggung jawab dari setiap tugas yang diberikan kepada

para pekerja. Biasanya, format dari job description ini simple, mudah dibaca, terdiri

dari satu sampai dua halaman dan bersifat konsisten pada tiap pekerjaan. Secara

umum, job description dituliskan dalam beberapa bagian yaitu ringkasan (summary),

tugas kerja (job duties), standardisasi pekerja (employment standard), akuntabilitas

(accountabilities), dan spesifikasi pekerjaan (job specifications).

Ringkasan (Summary), secara ringkas menjelaskan tentang tujuan umum dari

pekerjaan dan ada juga daftar utama fungsi dan aktifitas yang harus dilakukan.

Deskripsi pekerjaan secara khusus disebut job duties. Dalam job duties ini

secara lebih jelas ditentukan perintah dan langkah-langkah yang harus dilakukan

dalam profesi serta hubungan pekerjaan yang spesifik. Contohnya, secara umum
tugas asisten membantu tugas dokter, job duties nya asisten bertugas untuk mencatat

rekam medis selama perawatan dilakukan.

Standarisasi pekerja (employment standard), meliputi pengetahuan,

kemampuan, persyaratan secara fisik serta aspek emosional yang berhubungan

dengan pekerjaannya. Misalnya pengetahuan sangat diperlukan ketika pekerja secara

langsung membantu dokter. Sisi emosional merefleksikan suatu kondisi yang harus

dicapai secara praktek dan personal dari praktek dokter gigi itu. Misalnya seorang

doketr gigi yang mengalami kesuliatan berkomunikasi secara akrab dengan pasien

sudah seharusnya melakukan upaya-upaya agar pasien menikmati percakapannya.

Tipe asisten yang diperlukan adalah pekerja dengan tipikal yang ceria, sabar, serta

dapat berkomunikasi dengan baik secara emosional dengan pasien.

Akuntabilitas (accountabilities) pekerjaan-pekerjaan yang telah diselesaikan

harus dituliskan dalam laporan pekerjaan.

(Job specification) merujuk pada sejumlah faktor seperti pengetahuan khusus

dan kemampuan dalam membuat keputusan yang berhubungan langsung dengan

pekerjaan.

Rekrutmen (recruitment)

Rekrutmen adalah suatu proses dimana orang-orang yang sesuai dengan

kualifikasi terhadap suatu pekerjaan distimulus untuk mendaftar pekerjaan tersebut.

Salah satu tujuan rekrutmen adalah untuk memenuhi kuota pekerjaan yang sesuai

dengan kemampuan dan minat pelamar pekerjaan.

 Salah satu metode yang biasa dilakukan dalam perekrutan yaitu metode

internal recruitment dimana pemimpin meminta pekerjanya yang lama untuk mencari

penggantinya dengan kualitas pengetahuan dan praktik yang sama. Keuntungannya,

perusahaan mendapatkan pengganti pekerja secara cepat tanpa adanya proses seleksi

dengan kualitas pekerja yang sama. Kerugiannya adalah image perusahaan menjadi

buruk karena ketidakprofesionalan dalam perekrutan yang dilakukan. Tetapi sebagian

besar dokter gigi melakukan sistem pengiklanan untuk melakukan proses perekrutan.

Namun teknik pengiklanan seperti memiliki dua mata pisau, iklan yang tidak terlalu

spesifik dapat mengakibatkan banyak orang yang tidak berkualifikasi mendaftar

lowongan pekerjaan itu. Sebaliknya iklan yang terlalu spesifik akan menghasilkan

aplikan yang sedikit bahkan tidak ada. Sebuah iklan sudah seharusnya menjelaskan

job description secara jelas, dan seksama. Iklan juga merupakan suatu cara untuk

menarik kandidat atau aplikan dari area geografik yang berbeda. Contohnya seorang

dokter gigi yang praktek di daerah pedesaan (rural area) mungkin saja berharap

asisten nya berasal dari daerah perkotaan, tetapi asistennya memang mengharapkan

tempat kerja yang berbeda.

Ada dua aspek penting dalam pengiklanan yaitu deskripsi posisi pekerjaan

yang akan diisi dan persyaratan yang harus dipenuhi. Kenyataannya banyak dokter

gigi yang berasumsi bahwa aplikan yang benar-benar tertarik terhadap pekerjaan

yang ditawarkan akan mengirim resume melalui pos dibandingkan mereka menelfon.

Orang-orang yang menyediakan waktunya untuk membuat resume terlihat lebih

serius dibanding dengan aplikan yang memenuhi persyaratan lewat telfon. Sebagai
tambahan seorang dokter gigi tidak akan bertoleransi dengan pembuang-buangan

waktu apalagi untuk melanyani aplikan yang memenuhi persyaratannya lewat telfon.

Keterangan lebih lanjut tentang gaji disesuaikan dengan tingkat pengalaman

yang dimiliki aplikan. Dokter gigi harus bisa mengefisiensikan waktu dengan jumlah

aplikan yang mendaftar. Ketika jumlah aplikan yang mendaftar sudah melebihi kuota

hentikan pendaftaran.

Metode lainnya yang dinilai efektif dalam proses perekrutan adalah dengan

menghubungi pihak sekolah yang menyediakan program pelatihan untuk ahli hygiene

atau dental asisten.

Selection

Seleksi adalah suatu mekanisme pemilihan aplikan yang memiliki kualifikasi

dari sekumpulan aplikan yang mendaftar.

1) Aplication

Aplikasi adalah suatu proses untuk mengumpulkan informasi secara konsisten

dari aplikan. Informasi yang diperoleh disesuaikan dengan standarisasi persyaratan

yang telah dibuat oleh dokter gigi.

2) Interview

Wawancara adalah sebuah percakapan yang dilakukan dengan tujuan tertentu.

Wawancara merupakan waktu untuk bertukar informasi dengan aplikan sehingga

informasi yang tidak didapatkan dalam form aplikasi dan resume dapat diperoleh.
Wawancara juga merupakan kesempatan bagi pewawancara untuk melihat secara

langsung respon dan tingkah laku serta sikap aplikan secara umum. Itu juga

merupakan suatu kesempatan bagi aplikan untuk bertemu dokter gigi dan staf secara

langsung serta untuk mengetahui lingkungan tempat dimana ia bekerja.

Ada tiga tipe interview yaitu structural interview, informal dan stress

interview. Stress interview merupakan interview yang disusun secara khusus sesuai

dengan kondisi stress. Misalnya : seorang aplikan muda yang sebelumnya belum

pernah dihadapkan pada kondisi dimana ada dua pasien emergensi harus bisa

mengatasi kedua pasien tersebut dan memberikan setidaknya dua penyelesaian untuk

kasus tersebut.

3) Reference check

Reference check Adalah suatu tahapan penting pengumpulan informasi tentang

aplikan dari sumber lain sebelum ia dipekerjakan. Proses ini juga mencakup

percakapan singkat dengan pekerja sebelumnya ataupun pihak lain yang mengetahui

aplikan. Referensi cek secara resmi jika dilakukan dengan sumber informasi dari

pihak lain (pekerja sebelumnya) secara formal tidak bisa menjadi penilaian yang valid

atau efektif. referensi cek secara informal dianggap lebih efektif karena melibatkan

pernyataan yang umum dan tidak dilakukan oleh atasan.

4) Testing

Testing, dari beberapa artikel yang menyebutkan kelebihan dan kekurangan test

menunjukan bahwa test memiliki peran yang terbatas dalam dunia kedokteran gigi

sebagai instrument untuk menentukan seberapa bagusnya kualitas atau performance

dari aplikan. Test yang dilakukan tidak dapat digantikan dengan penilaian managerial.

Namun seringkali psikological test juga digunakan untuk menseleksi aplikan yang

paling baik. Dalam praktik ini test bukan berarti digunakan untuk menjustifikasi

seseorang. Test juga tidak digunakan sebagai keputusan akhir (final decision)

menyangkut aplikan. Namun dalam beberapa kasus, test juga dilakukan demi

mengetahui keahlian praktik aplikan. Tetapi sebagian besar dokter gigi tidak

melakukan test. Tetapi test ini digantikan dengan melihat tugas aplikan yang harus

dilakukan setiap hari pada saat menjalani pekerjaan dokter gigi.

5) Medical and dental examination.

Secara umum, kesehatan aplikan merupakan faktor yang berperan penting

dalam menentukan diterimanya seorang aplikan. Seorang aplikan harus dinyatakan

sehat secara umum maupun sehat secara kondisi giginya. Kesehatan gigi bagi seorang

aplikan sangat penting karena semua staf harus memiliki dan menunjukan komitmen

yang kuat terhadap kesehatan gigi dan mulut. Seorang pekerja dengan kondisi

kesehatan gigi yang buruk tentu saja tidak merepresentasikan komitmen dalam

merawat pasien secara totalitas. Catatan : pemeriksaan medis dan gigi harus

dipersiapkan secara khusus dan dibayar oleh dokter gigi.

6) Choice

Adalah proses untuk menentukan pilihan pada aplikan yang jumlahnya memang

sudah sedikit. Pemilihan ini dilakukan berdasarkan pada kriteria pengalaman dan ide

yang di syaratkan. Dalam proses pemilihan yang harus dipertimbangkan adalah

seluruh informasi aplikan yang dikumpulkan mulai dari aplikasi, interview dan

medical and dental examination harus seimbang.

7) Hiring

Hiring dimulai ketika ada notifikasi bahwa aplikan tersebut diterima. Proses

hiring diinformasikan secara resmi lewat surat tidak bisa diinformasikan lewat

percakapan atau oral communication. Dalam surat hiring tersebut terdapat informasi

mengenai konfirmasi perjanjian apa saja yang menjadi kesepakan antara dentis

dengan pekerja barunya, yang sesuai dengan diskusi sebelumnya tentang gaji, jam

kerja, dan kondisi pengecualian lainnya. Surat hiring ini juga harus memuat

pernyataan ringkasan tentang job description yang menjelaskan secara spesifik

pekerjaan yang akan dilakukan. Satu hal yang tidak boleh terlewatkan dalam surat

hiring ini adalah pernyataan spesifik bahwa akan ada periode percobaan. Pada saat

periode percobaan ini, integritas dan akuntabilitas pekerja diuji. Setelah masa

percobaan owner atau manager dapat memutuskan apakah pekerja tersebut bisa

melanjutkan pekerjaan atau berhenti. Setelah masa percobaan dan aplikan dinyatakan

lolos, akan ada kontrak kerja.

Induction

Induksi Adalah suatu proses setelah para pekerja melewati masa percobaannya dan

diakui sebagai member suatu perusahaan tersebut. Pada masa induksi, para pekerja

diberikan pekerjaan secara penuh.

1) Office manual
 Saatnya para pekerja mempelajari bagaimana perusahaan tersebut dijalankan

secara filosofis, pemikiran filosofis dimanifestasikan secara lebih jelas dalam

kebijakan dan procedural atau disebut sistem operasi kantor.

2) Practice organization

Suatu proses penjalanan sistem operasi oleh para pekerja secara konsisten.

Pada proses ini, pekerja mulai mempelajari personal dan professional preferensi

dentis, hubungan antar staf dan hubungan antara pekerja dan pasien. Komunikasi

menjadi instrument yang penting dalam menjaga hubungan yang baik antara para

pekerja baru dengan dentis.

3) Job Expectations

Suatu proses baik itu formal maupun tidak formal yang berisi tentang

pengharapan pekerja baru sudah dapat melakukan tugasnya dengan maksimal.

Training

Training merupakan proses pelatihan langsung yang diberikan oleh dentis

kepada pekerja barunya. Tujuan dari training ini adalah untuk mengembangkan atau

meningkatkan keahlian dari pekerja sehigga performance pekerja bagus dan dapat

berkontribusi secara nyata. Pada prosesnya, pekerja baru dibimbing oleh dentis untuk

melakukan tugasnya dalam jangka waktu tertentu.

1) On the Job Training

 Tujuannya adalah untuk menyediakan informasi, meningkatkan kemampuan

serta merubah sikap pekerja. Dalam on the job training ini juga terdapat evaluasi

untuk mencari efektivitas dari kinerja para pekerja.

2) Value of training

Berguna untuk sisi profesionalitas dan standarisasi office. Kaitannya dengan

peningkatan kualitas kesehatan gigi, para pekerja harus mengetahui prinsip-prinsip

dasar. Misalnya safe time, minimize wash, dan dapat diandalkan ketika situasi kurang

menguntungkan.

3) Cost and benefit

Biaya (cost) dari training berbeda sesuai dengan program yang dilakukan.

Biaya (cost) dapat termasuk hilangnya pendapatan disebabkan penggunaan selama

periode training, biaya pendidikan, dan instruksi material yang digunakan, dan waktu

pemberhentian training.

Debit Pension (Discharge-retirement).

Banyak praktisi yang mengalami kesulitan melakukan hal yang tidaklah

menyenangkan.
o Contoh: Pegawai yang tergolong terlalu buruk jika dipertahankan,

terlalu baik jika dipecat harus memberhentikan.

Kebanyakan dokter gigi akan merasa tidaklah sulit untuk membantu dan

melakukan hal yang menyenangkan seperti mempekerjakan pegawai,

menberikan tambahan atau bounus saat memang pantas diberikan, dan

 menghadiahkan performa yang baik dengan penambahan gaji dan keuntungan

lain
Berhubungan dengan pemberhentian akan muncul berbagai masalah yang

kompleks
o Masalah hubungan dokter gigi dengan staf
Tidak kompeten atau kelakukan yang tidak dewasa
Performa perkerjaan yang jelek
Ketidakcocokan sifat atau personalitas
Alasan legitimasi untuk memberhentikan pegawai adalah performa pekerjaan

yang di bawah standar .

o Setelah proses pelatihan untuk memperkuatan standar ini tetap tidak

tercapai, menjadi pilihan pemberhentian ialah pilihan yang sesuai

Kesalahan perlakukan adalah menunggu performa pegawainya meningkat

otomatis.
Lain halnya pegawai telah diberikan peringatan yang berkali-kali tersebut bisa

dipecat, dan peringatan ini sebaiknya dalam bentuk tertulis untuk melindungi

dokter gigi dan menjelaskan keadaan pegawai tersebut.

Kelakuan pegawai dapat membahayakan kesehatan dan kondisi pasien juga

dapat dipecat.
Walau memang pemecatan ini dapat pengalaman yang sangat menyakitkan,

namun hal ini dapat diminimalisir jika dilaksanakan sacara privasi

Perbedaan antara:
o Pemecatan dapat diinstruksikan untuk langsung meninggalkan

tempat kerjanya
o Pengunduran diri dapat memilih untuk tetap dalam praktik selama

beberapa jangka waktu yang telah dinegosiasi dengan dokter gigi

Peraturan menyebutkan bahawa umur 65 tahun menjadi saat untuk pensium.
Maka dengan perpanjangan masa oleh hukum, pensiun menjadi sautu pilihan

snediri.
Dokter gigi tidak boleh mempermasalahkan umur pegawai karena hal tersebut

melanggar hukum dan dokter gigi dapat dituntut atas diskriminasi

Sumber : Domer, Larry. 1980. Dental Practice Management, Concepts and

Application. London : The C.V. Mosby Company. Hal. 164-188)