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INDICE
Introduccin ____________________________________________ 3
Proceso ________________________________________________ 5
Tablas__________________________________________________ 9
Bibliotecas _____________________________________________ 11
Seleccionar Caractersticas________________________________________ 14
Seleccionar Ratios / Ratios Base ___________________________________ 15
Sets __________________________________________________ 17
Sets Bsico ____________________________________________________ 20
Sets Unidimensionales ___________________________________________ 23
Layout Estndar _________________________________________ 25
Control de Pgina_______________________________________________ 26
Lneas ________________________________________________________ 27
Columna Clave _________________________________________________ 29
Columnas _____________________________________________________ 30
Cabeceras Columnas ____________________________________________ 31
Representacin ________________________________________________ 32
Dep. Idioma ___________________________________________________ 34
Grfico _______________________________________________________ 34
Variables ______________________________________________ 35
Variables de Valor ______________________________________________ 36
Variables de Frmula ____________________________________________ 40
Variables de Set ________________________________________________ 42
Informes ______________________________________________ 43
Selecciones Generales ___________________________________________ 45
Filas del Informe _______________________________________________ 49
Longitud de Textos de Filas_______________________________________ 51
Despliegue de Filas _____________________________________________ 52
Columnas del Informe ___________________________________________ 53
Textos de Columnas_____________________________________________ 57
Formatos de Nmeros ___________________________________________ 57
Secciones _____________________________________________________ 58
Pginas Horizontales ____________________________________________ 59
Variaciones ____________________________________________________ 60
Definir Textos del Informe________________________________________ 61
Definicin de Celdas_____________________________________________ 63
Grupos de Informes _____________________________________________ 65
Interfaz Informe / Informe _______________________________________ 67
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Manual del Usuario Report Painter
Introduccin
Este documento se ha diseado para Diseadores de Informes y para el uso en
el desarrollo y el mantenimiento continuo de informes. Esta gua cubrir todas
las reas como las estructuras dentro del Report Painter, nombrando
convenciones, mantenimiento del rbol de informes, y cualquier otra informacin
que ayudara en el desarrollo rpido y eficaz de informes. Se espera que este
documento se complementara con el curso de entrenamiento.
Este documento no cubrir al Report Writer, dado que el Report Painter lo
reemplaza eficazmente.
Report Painter es una herramienta que provee R/3, la cual permite de manera
sencilla extraer informacin de algunos mdulos como CO, GL, SIL etc.
Ejemplos de estos informes incluyen estados financieros, informes de ventas, e
informes de inventario.
Las versiones anteriores a SAP R/3 no incluan esta herramienta. Ms tarde, la
interfaz de usuario de Report Writer se mejor para ofrecer a los usuarios lo que
conocemos como Report Painter. Como se ve en el grfico, Report Painter
agrega una interfaz grfica fcil de utilizar,
Report Writer
+ Graphical
Graphical
Interface
Interface = Report Painter
La ruta general para ingresar a Report Painter es: Sistemas Info Informes Ad hoc
Report painter (Information systems Ad hoc reports Report painter) o bien
utilizando los siguientes cdigos de transaccin:
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Manual del Usuario Report Painter
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Manual del Usuario Report Painter
Proceso
El propsito de esta seccin es describir brevemente los pasos principales
involucrados en la creacin de un informe utilizando Report Painter.
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Manual del Usuario Report Painter
Todos los informes que creemos tienen asignados una biblioteca. Una biblioteca
es un conjunto de caractersticas, ratios y ratios base. Obviamente, los informes
asignados a una biblioteca, slo pueden utilizar las caractersticas, ratios y ratios
base definidos dentro de esa biblioteca. Es posible utilizar las bibliotecas
provistas por SAP o crear las nuestras.
2. Escoger un Layout
4. Definir el Informe
a. Definir Columnas
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Manual del Usuario Report Painter
b. Definir Filas
Definimos las filas utilizando las caractersticas incluidas en la
biblioteca o frmulas definidas por nosotros las cules asignamos
nuestro informe.
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Manual del Usuario Report Painter
Una vez que hemos definido nuestro informe, tenemos que asignarlo a un grupo
de informes. Un grupo de informes puede contener a uno o mas informes que
estn asignados a la misma biblioteca.
En este punto, el sistema genera todo lo necesario para la ejecucin del informe.
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Manual del Usuario Report Painter
Tablas
Es posible utilizar Report Painter con ms de una tabla. Algunas estructuras
para informes, como por ejemplo CCSS (Cost Center Accounting) se refiere a
tablas como COSP, COSS, y otras. Para configurar otros joins de tablas, se
pueden crear vistas con las tablas necesarias, luego las vistas se pueden
agregar a las tablas de control a travs de Flexible Analyses en LIS.
Todos los cambios realizados a los informes desde Report Painter , deben ser
transportados al mandante de produccin, o bien realizar las modificaciones
directamente sobre el mandante de produccin, para ello se debe tener amplio
acceso a dicho mandante.
A continuacin se incluye una tabla con las tablas que podemos utilizar:
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crear un informe a partir de uno existente creado con Report Painter. El sistema
genera una copia del informe generado con Report Painter junto con los Sets de
datos que fuesen necesarios.
Bibliotecas
El primer paso antes de crear un reporte con Report Painter es crear una
Biblioteca. Las Bibliotecas son estructuras que define el sistema sobre tablas
para permitir la extraccin de la informacin. No se pueden definir bibliotecas
sobre todas las tablas de R/3, lo que significa que el uso de Report Painter es
limitado. Su alcance abarca reportes sobre Centros de Costo, Centros de
Beneficio, Anlisis de Rentabilidad, Layouts de Planeacin (CO), SIL y Ledgers
Especiales. Una biblioteca es un conjunto de:
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Manual del Usuario Report Painter
La Biblioteca se crea siempre sobre una tabla. La tabla depende del mdulo
sobre el cual se quiere generar el informe y normalmente en el help ONLINE se
describe cul es la tabla sobre la que se debe crear la biblioteca. Por ejemplo la
tabla para los Centros de Beneficio se denomina GLPCT y para los Centros de
Costos CCSS.
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Una vez que ingresamos a la transaccin tenemos que darle nombre a nuestra
biblioteca. El nombre debe comenzar con Z, dado que de esta forma SAP,
interpreta que es una biblioteca propia del usuario. Una vez que hayamos
indicado el nombre tenemos que indicar la tabla con la que vamos a trabajar o
bien indicar el nombre de otra biblioteca para tomar como pattern.
Una vez que hemos completados estos datos, podemos dar enter o hacer clic en
cabecera para completar otros datos, entre ellos tenemos que completar una
descripcin (campo obligatorio).
Las siglas del componente indica el componente para el cual se esta realizando
la creacin de la biblioteca; por ejemplo, SD, MM, HR, LO, como podemos ver el
campo tiene la opcin de Match Code.
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Seleccionar Caractersticas
Las tablas del sistema (accesibles o no a Report Painter) estn compuestas por
dos (2) tipos de campos: Los campos de caractersticas y los campos de valores
(o ratios para Report Painter). Los primeros clasifican a los segundos. Un
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Manual del Usuario Report Painter
Tambin podemos ingresar un set para cada caracterstica, esto significa que si
en algn momento hubisemos creado un set, este estara disponible para la
caracterstica, la creacin de set se ver en otro capitulo.
Seleccione los ratios que quiere usar. Se tienen dos (2) clases de ratios, los
ratios base los cuales se recomienda dejar con las preselecciones estndar que
muestra grfica, debido a que congrega los tipos de documentos comnmente
afectados y
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los ratios (normales) de donde podremos escoger la informacin que mas nos
convenga seleccionar (ver siguiente pantalla).
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Sets
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Sets bsico. Para una sola caracterstica o campo. El Sets bsico se usa
para combinar valores en una estructura no jerrquica.
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mismo Sets multi-dimensin que ser utilizado que las cuentas sean
sumadas por centro de ganancia.
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En esta pantalla se deber ingresar el nombre del set, la tabla con la cual vamos
a trabajar (o seleccionar un set como pattern) e indicar el tipo de set.
Sets Bsico
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Aparecern los datos de cabecera, entre los que podemos completar una
descripcin. El nombre simblico es necesario si utilizaremos nuestro set para
clculos en frmulas ya que Report Writer utiliza nombres simblicos como
coordenadas para acceder a celdas.
Ahora podemos pasar a Valores (F7). Aqu ingresamos los valores para un set
bsico de acuerdo al tipo de campo seleccionado para el set. Podemos ingresar
valores, un rango, una variable y/o una frmula en un set bsico.
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Sets Unidimensionales
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Layout Estndar
El layout estndar se utiliza para mantener un orden dentro de los informes.
Dentro del layout estndar, podemos entre otras cosas, definir el ancho de las
columnas, cual ser la puntuacin decimal de nuestro informe, etc.
El sistema SAP nos ofrece un Layout Estndar por defecto, pero nosotros
podemos crear nuestros propios Layout, por convenciones de SAP, nuestros
Layout siempre deben comenzar con una Z.
La ruta general para ingresar es: Report Writer Layout Estandar
A continuacin se muestra la pantalla que el sistema nos presentara.
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Lneas
Columna Clave
Columnas
Cabeceras Columnas
Representacin
Dep. Idioma
Grfico
Control de Pgina
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aparece una nueva pantalla, en la cual informaremos cuales sern los mrgenes
de nuestra pagina tanto sea mrgenes izquierdos como as tambin mrgenes
derechos, superior e inferior.
En Control le diremos a SAP, si el layout que utiliza nuestro informe puede ser
modificado en el momento de ser ejecutado, tambin indicaremos si al momento
de correr el informe se genera la impresin de un LOG.
Las Opciones de color permiten proponer los colores que ya estn definidos
para las columnas y filas dentro del informe, en caso contrario, esta opcin no
estar disponible.
Lneas
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Marcar totales, si nuestro informe contiene lneas de totales y este Flag esta
marcado, cuando se genere un total el sistema lo mostrara con un asterisco
adelante.
Posicin de totales, dependiendo de la opcin que elijamos, nuestro totales se
vern en determinado lugar del reporte.
Tratamiento de lneas en blanco, esto nos permite tener un informe mas
compacto, ya que podemos entre otras cosas Suprimir las lneas en blanco y las
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Columna Clave
Esta opcin del Layout, nos permite darle una mayor funcionalidad a nuestra
columna clave, (Columna de caractersticas), los parmetros que se pueden
modificar se presentan en la siguiente pantalla:
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Columnas
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Manual del Usuario Report Painter
Cabeceras Columnas
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Representacin
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Manual del Usuario Report Painter
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Dep. Idioma
Grfico
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Esta opcin no ser tratada en el curso, por lo que sugerimos, una vez
terminado este, se trate de trabajar con grficos para buscar la forma mas
adecuada, al querer mostrar nuestros reportes.
Variables
Variables de Valor
Este tipo de variables representan un valor especfico que el usuario puede
ingresar directamente.
Variables de Frmula
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Manual del Usuario Report Painter
Variables de Valor
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Para nuestro manual proceder a crear dos (2) variables para el perodo
contable, de tal forma que el usuario al momento de ejecutar el reporte puede
dar los valores Desde Hasta. A continuacin se muestran las pantallas
respectivas. Vamos a crear primero la variable Desde:
Una vez que hallamos ejecutado la transaccin, la pantalla Crear Variable:
Acceso aparece. Aqu debemos completar el nombre de la variable que
queremos crear, as como tambin la tabla y el nombre del campo para el cul
utilizaremos nuestra variable y a partir del cul el sistema toma el tipo.
Ahora seleccionamos el tipo de variable que en este caso ser del tipo Valor.
Tambin es posible crear un variable a partir de otra existente.
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Manual del Usuario Report Painter
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Manual del Usuario Report Painter
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Manual del Usuario Report Painter
Variables de Frmula
La ruta es la misma de las variables de valor, pero estas son variables internas
del sistema. El usuario no puede digitar sus valores en el momento de ejecutar
el informe. Sus valores se determinan automticamente a partir de un valor que
el usuario determina.
Ejemplo: Existe un reporte que presenta informacin comparativa entre dos (2)
aos y usa dos (2) variables para esta caracterstica, una de tipo valor y otra de
tipo frmula. En el momento de su ejecucin el usuario digita el valor para el ao
ms reciente a travs de la variable de valor y el sistema calcula
automticamente el valor para el ao anterior usando la variable de frmula. La
variable de frmula est definida como el valor de la variable de valor menos uno
(1), es decir el valor que el usuario digita por pantalla menos uno.
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Aqu podemos ingresar la frmula, los operadores que podemos utilizar son los
siguientes:
Symbol Operator
+ Addition
Subtraction
Multiplication
/ Division
Exponential value
() Parentheses
SIN Sine
COS Cosine
TAN Tangent
SQRT Square root
TRUNC Truncation to integer
INT Truncation to integer
DIV Quotient of whole number division
MOD Remainder of whole number division
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Variables de Set
Primero tenemos que ingresar una descripcin para nuestra variable, al igual
que en los casos anteriores.
Luego tenemos que indicar cuales sern los valores predeterminados de nuestra
variable modificando la seleccin Propuesta. Si seleccionamos Todos los
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Informes
Para crear un informe:
Sistemas Info Informes Ad hoc Report Painter
o bien utilizando el cdigo de transaccin GRR1. La pantalla Report Painter:
Crear Informe aparece.
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Oprima el icono de enter y aparecer una pantalla que muestra un informe vaco
con cuatro filas y cuatro columnas (esta es la estructura bsica para un informe).
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Manual del Usuario Report Painter
Selecciones Generales
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Manual del Usuario Report Painter
Order: #
Cost center: #
Order: &6-AUFGR
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Ejercicio 2003
Sociedad 1000
Perodo se utilizaron dos variables para establecer los limites
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Manual del Usuario Report Painter
Company
Ledger
Version
Record type
Period
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Manual del Usuario Report Painter
Ahora podemos modificar los textos breves, medios y explicativos. Para ello
hacemos clic en . Si ya finalizamos el tratamiento para esta lnea podemos
hacer clic en Verificar y as detectar posibles errores. Finalmente hacemos clic
en confirmar para aceptar la seleccin.
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Manual del Usuario Report Painter
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Manual del Usuario Report Painter
Para modificar el ancho de la columna clave usamos la ruta Formato -> Columna
y asignamos el ancho deseado estipulado en nmero de caracteres.
Despliegue de Filas
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Manual del Usuario Report Painter
Luego de definir las lneas del informe procedemos a definir sus columnas. Una
columna contiene una combinacin de Ratios Bsicos, y probablemente
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Manual del Usuario Report Painter
o Ratio con Caractersticas, aqu podemos combinar ratios bsicos con las
caractersticas que deseemos agregar.
o Ratio predefinido, el sistema ofrece un conjunto de conceptos que nacen
de combinar ratios bsicos con caractersticas.
o Frmula, esta opcin solo est disponible si hemos agregado otras
columnas. Se definen frmulas para generar los datos de la columna a
partir de los datos contenidos en otras columnas.
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Manual del Usuario Report Painter
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Manual del Usuario Report Painter
c. Seleccionamos Frmula
Aparece la pantalla que nos permite definir una frmula utilizando columnas y
celdas previamente definidas.
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Textos de Columnas
A travs del men Formato Fila / Columna podemos escoger el uno de los
tres formatos de texto (corto, medio, largo). Tambin es posible asignar una
variable como parte del encabezado de una columna. Cuando ejecutemos el
informe, el nombre de la variable se reemplaza por el valor de la misma. Para
utilizar una variable ingresamos el nombre de la variable de la siguiente forma:
<&nombre_var>
Por ejemplo para el caso de la variable Z_FROM ingresamos <&Z_FROM>.
De manera similar al men Tratar Lneas, el men Tratar Columnas,
provee un conjunto de funciones que permiten ocultar una columna o insertar un
modelo.
Para modificar el ancho de una columna ver ancho de una fila en el presente
documento.
De ahora en adelante, cada vez que se adicione una lnea o una columna
verifique el reporte con shift + F6. Debe aparecer en la ltima lnea un mensaje
No se han producido ERRORES, de lo contrario algo no ha sido validado por el
sistema. Si esta funcin no se activa con regularidad es posible que despus de
un gran trabajo no sea muy fcil determinar cul es el origen de un error.
Formatos de Nmeros
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Secciones
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Manual del Usuario Report Painter
nueva definicin de reporte. Los pasos a seguir son exactamente los mismos
que se han descrito hasta aqu para la creacin de lneas y columnas.
Algunas caractersticas de las cuales podemos sacar provecho son:
Podemos ingresar un texto para cada seccin
Especificar encabezados de columnas distintos para cada seccin, los
cuales se imprimen de manera separada
Podemos ingresar un salto de pgina con cada seccin
Utilizar layouts distintos para cada seccin
Condiciones de orden para cada seccin
Para crear una nueva seccin use la ruta: Tratar Seciones Nueva Seccin
Pginas Horizontales
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Variaciones
La variacin es una funcin que permite crear un informe separado por cada
elemento de un grupo, el cul se utiliza como criterio de seleccin general.
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Manual del Usuario Report Painter
Cubierta
Lneas de Cabecera
Lneas de Pie
Final de Pgina
Texto para exportar
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Manual del Usuario Report Painter
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Manual del Usuario Report Painter
En la figura podemos ver la ventana de dilogo que aparece en todos los casos
y con la cual podemos seleccionar el elemento que queremos ingresar.
Definicin de Celdas
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Manual del Usuario Report Painter
En la parte izquierda de la celda aparece un tilde que nos dice que la celda ha
sido seleccionada.
Si no asignamos un texto a la celda seleccionada, el sistema le asigna una
descripcin de manera automtica. Para modificar el texto seleccionamos Tratar
Elementos Modificar Texto
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Manual del Usuario Report Painter
Grupos de Informes
Cuando se generar informes dentro del Report Painter, estos deben incluirse
dentro de un grupo de informes. Cuando ejecutamos un informe determinado,
internamente SAP ejecuta el Grupo de Informes, por lo que tenemos que tener
en cuenta, que si en nuestro Grupo de Informes tenemos ms de un reporte
estos se ejecutarn siempre, por ms que no hayamos solicitado su ejecucin,
este proceso puede reducir el tiempo de respuesta al ejecutar un informe.
La primera vez que se trate de ejecutar un informe el sistema mostrar un
mensaje en donde dice que es necesario que el informe sea incluido en un
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Manual del Usuario Report Painter
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Manual del Usuario Report Painter
Usando la misma ruta para modificar los grupos de informes se puede definir la
interfaz informe / informe para un grupo de reportes. Esta utilidad permite, desde
la visualizacin de la ejecucin de un reporte, visualizar informacin adicional a
la que se presenta. Por ejemplo: desde un reporte de ejecucin presupuestaria
por cuenta se pueden visualizar las partidas individuales de cada cuenta,
llegando al documento financiero o de materiales. Esta funcionalidad es tambin
conocida como Drill Down.
El usuario debe seleccionar primero los informes que desea llamar desde la
ejecucin del grupo de informes y luego debe incluirlos en el grupo de informes
de la siguiente forma:
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Manual del Usuario Report Painter
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Manual del Usuario Report Painter
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Manual del Usuario Report Painter
Escoja el tipo de informes y luego use el Match Code para buscarlo o digtelo
directamente si ya conoce el nombre. Se pueden adicionar todos los que sean
necesarios.
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