Elaboracin del plan administrativo de la organizacin

BIANELLA ANDREA MOSQUERA OREJUELA

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

2017

Plan Administrativo de la Organizacin

Empresa: Belcorp, cuya razn social es Bel Star S.A.

La empresa es creada en 1968 como un negocio familiar enfocado en la

distribucin de productos cosmticos de marcas internacionales. En el ao
1974 el negocio lanza la marca Yanbal en Per para distribuir productos
cosmticos propios a travs de la venta directa. Ya para 1985 nace la marca
conocida como Ebel en Colombia, cuyo objetivo era comercializar productos
cosmticos. En el ao 2000 se crea Belcorp como compaa respaldo en
todos los procesos, y es esta a travs del tiempo la que hace evolucionar a la
compaa base a LBel y crea dos grandes marcas sika y Cyzone.
En este momento la empresa se encuentra en 16 pases del continente
americano, Argentina, Chile, Bolivia, Per, Colombia, Venezuela, Panam,
Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Mxico, Puerto Rico, Republica
Dominicana, Estados Unidos y Brasil. La planta de Belcorp en Tocancipa
Cundinamarca, Colombia, produce alrededor del 70 % de los productos que
son enviados a los pases anteriormente nombrados.

Planta
La planta consta de 70.000 m2 de los cuales 35.000m2 estn construidos
divididos en 5000m2 en el rea administrativa y el resto en produccin. Esta
planta cuenta con ms de 3800 empleados de los cuales 2300 se
desempean en el rea de Pedido y produccin.

Productos
Lbel: Una marca especializada en tratamiento facial francs, que ofrece una
experiencia de prestigio a travs de un portafolio de productos creados bajo
los ms altos estndares de calidad, siempre buscando atender las
necesidades de los clientes ms exigentes, es la marca apasionada por la piel.
En alianza con reconocidos laboratorios dermatolgicos en Francia, LBel
utiliza los ingredientes activos ms avanzados para desarrollar frmulas
altamente efectivas, ofreciendo a la mujer segura, moderna y autntica una
gama de productos de belleza complementarios que respetan la piel. LBel es
respaldada por alianzas con prestigiosos laboratorios y centros de
investigacin franceses como el Sederma y Silab que brindan los ltimos
adelantos en activos para la piel. Estas alianzas han permitido a LBel ofrecer
a sus clientes por lo menos una innovacin mundial cada ao.
sika: Es la marca experta en aromas, que invita a la mujer a disfrutar la
esencia de la vida en cada momento. Ofrece productos de belleza y cuidado
para ella y su familia. sika tiene ms de 60 fragancias desarrolladas por las
mejores casas perfumistas del mundo para encontrar un aroma perfecto para
cada ocasin, para complementar la personalidad y el estado de nimo.
Aromas creados para inspirar, soar y hacer sentir elegante, sensual,
romntica o activa, con una combinacin de ingredientes que te invita a dejar
huella. As mismo tiene ms de 300 tonos de moda para darle un toque de
color a la vida. Porque el maquillaje no solo embellece un rostro, sino que
ayuda a sentirse ms segura y atractiva.
Cyzone: Ms que una marca juvenil, Cyzone es una actitud des complicada y
optimista hacia la vida que invita a disfrutar, atreverse y experimentar. En
Cyzone las jvenes encuentran todo lo que estn buscando para crear y re-
crear su look a travs de lo ltimo en moda, maquillaje y accesorios Desde
maquillaje hasta ropa, Cyzone ofrece un variado portafolio multicategrico
compuesto por productos originales, a la moda y llenos de energa, con el
que se puede lograr un look total. Este portafolio se renueva
constantemente: al ao lanza ms de 270 productos en promedio.
 Fundacin Belcorp

Materiales

En la recepcin de materiales y materia prima se maneja en una zona de

almacenamiento de materiales que consta de 39 racks de 9 niveles con una
altura de 16 metros esto en bodega 1, para el almacenamiento en bodega 2
es diferente consta con un mezanine de 7 niveles 23 Rack de 14 metros de
altura, estas bodega cuentan con equipos trilaterales que superan esta altura
por si se requiere manipulacin en el ltimo nivel, adicionalmente se cuentan
con equipos para el fraccionamiento o tambin llamado sistema de picado y
en bodega 3 consta de 16 rack de 7 metros 2 niveles y esta bodega es aislada
ya que en ella se almacenan material inflamables, rechazos a proveedores y
materiales controlados lo que dificulta permitir el ingreso a cualquier
personal esta rea solo tiene muy poco acceso para ingresar.
Para el control de temperatura y humedad de estas bodegas se maneja un
software que va de la mano con un instrumento llamado Datalogger.
Los cuales tienen cierto rango para la toma de temperatura y humedad.

Fraccionamiento

En el rea de fabricacin se tiene 3 niveles, cada nivel con 4 cabinas de

produccin en las cuales se desarrollan y empacan los diferentes tipos de
productos. Cada nivel cumple una funcin principal, es decir, en primer nivel
se manejan todos los productos relacionados al proceso de Hidroalcoholes,
entre los cuales estn las colonias y los esmaltes. El segundo los materiales
relacionados al proceso de emulsiones, es decir cremas, acondicionadores y
shampoo y por ltimos que es el tercero los materiales denominados
compactos, como pestainas, labiales, delineadores, sombras, etc.
Armado y empaque

La seccin de armados de pedidos es una de las ms importantes que

componen nuestra empresa pues aqu donde a travs de un sistema de semi
automatizado llamado Pick to Light se envan los pedidos a las activas
(nuestras consultoras) que son las encargadas de vender nuestros productos.
En esta planta se llenan pedidos de toda Colombia y as mismo de Panam.
Para facilitar la organizacin y correcto funcionamiento de este proceso se
trabajan durante un ao 18 campaas de 21 das en donde el colaborador
vende durante los 20 das y en el da 21 enva su factura a la fbrica, esto es
medio virtual o fsico.

El procedimiento que en esta parte se componen de 6 fases:

1. Se recibe la facturacin.
2. Se crea un cdigo de barras que va ser lo que identifica a esta factura
en el resto del proceso.
3. Este corresponde al cubicaje, en el cual un sistema de informacin
determina el nmero de cajas correspondiente al pedido de acuerdo
al peso aproximado de la orden.
4. En el cuarto lugar se registra el pedido en el sistema el cual a travs de
un sistema semi-automatizado, pick to light, un sistema totalmente
automatizado A-frame o por radio frecuencia herramienta del sistema
Sap se carga del llenado de las cajas con el pedido. En el
5. Se sella la caja de tal manera que el consumidor pueda comprobar que
la caja no ha sido manipulada por extraos desde la salida de la fbrica
y en el ltimo lugar.
6. Se procede al transporte de las cajas con el pedido completo a su
posterior distribucin.
Bodega PT

La bodega PT (Producto terminado) est compuesta por 27 Rack con una

altura de 13 metros aproximadamente y posee caractersticas semejantes a
las bodegas del almacn ENEM (envase y empaque) MP (materia prima) Esta
bodega de PT trabaja muy de la mano con Pcking y se encuentran ubicadas
al costado derecho de la planta con el fin de abastecer de producto la seccin
de pedidos con el fin que nunca haya faltante a la hora de alistar pedidos.

Transporte

El transporte de la mercanca hacia los distintos colaboradores esta

tercerizado a la empresa Coordinadora mercantil S.A. Y Prologist.

Control de Calidad

El control de calidad de la empresa est en cada una de las partes de la

organizacin. En la seccin de pedidos se realiza el chequeo aleatorio del 20%
de los pedidos, este se realiza manualmente. En la seccin de produccin se
realiza as mismo un control de calidad en laboratorios especializados
ubicados en la planta superior de donde se realiza la produccin.

Premios y Certificaciones

A travs del tiempo Belcorp ha sido ganador de varios premios y

certificaciones que lo acreditan como una de las mejores empresas del pas.

Actualmente adems de estos premios Belcorp est certificada en BPM, FDA

y BASC. Las cuales la ubican en las mejores empresas del pas, ofreciendo
productos de gran calidad a los respectivos clientes.
Manejo de subproductos

En la fbrica existe una planta de tratamiento de aguas residuales en el cual

se purifica un 95% el agua y posteriormente es desechada a las caeras. En
cuanto a producto daado o con no conformidades existe un rea en la cual
se intentan corregir las inconformidades para as enviarlo a la fundacin
Belcorp, para ayudar a las mujeres que la componen. Los productos que
definitivamente por mal uso o mal proceso de fabricacin no pueden ser
corregidos se juntan con los dems desechos para su posterior incineracin
controlada a las afueras de la planta.

Capacidad de la planta

Para hablar de capacidad de planta se debe tener en cuenta que los

productos terminados no son los mismos que se despachan pues esta planta
abastece al 70% de los pases en los que est presente la compaa. En la
seccin de armado de pedido la planta es capaz en un da de trabajo de
armar alrededor de 250.000 pedidos. Y en la parte de produccin la planta
produce 20.000.000 de unidades mensualmente con una capacidad de
producir 100.000 fragancias en la lnea de produccin en un turno normal. Y
en emulsiones y compactos produce alrededor de 110.000 unidades por
turno.
Mapa de Proceso

Procesos de produccin
Dentro de la empresa encontramos miles de productos por lo que no
especificaremos cada uno de los procesos de produccin. Internamente, la
empresa divide sus productos en tres grandes ramas, Hidroalcoholes y
esmaltes, emulsiones y compactos, as que realizaremos una descripcin de
los procesos en general.
Proceso de Fabricacin Emulsiones
Proceso Hidroalcoholes
Del proceso que se ve en el diagrama 3 se evidencia la obtencin de todos los
materiales necesarios para la formulacin de los perfumes. Debido a que
cada perfume o colonia tiene su escancia en particular y que esta se debe a
una frmula secreta no sabemos la combinacin de las materias primas. La
seccin de la planta que est encargada de la produccin de los
Hidroalcoholes y los esmaltes est separada de las dems lneas de
produccin debido a los cuidados que se deben tener para manejar las
materias primas pues son muy voltiles y con cambios de temperatura
podran generar una explosin. Esto est en una seccin aislada por efectos
de seguridad, as, si ocurre algn accidente no se vera afectado ningn otro
de los productos.
Las fragancias que se desarrollan entran en una etapa de maduracin,
parecida a la fermentacin de las bebidas alcohlicas, en la cual la fragancia
toma el aroma deseado, dependiendo de la fragancia y de lo fuerte de los
aceites esenciales usados el tiempo de maduracin est entre 17 a 21 das.

Conclusiones.
Debido a que laboro en esta hermosa empresa tengo el privilegio durante mi
turno a realizar recorridos a travs de la planta y tengo acceso a todos los
lugares por pertenecer al cuerpo de la Brigada de emergencias en donde se
realizan los procesos de produccin. De igual manera segn lo visto, que la
empresa cumple con los requisitos de calidad, seguridad industrial,
inocuidad, manejo de buenas prcticas de manufactura y almacenamiento
pues cada rea de la empresa cumpla con sus metas y con todos los
requisitos establecidos.