UNIDAD I

GESTIN DE LA
PLANEACIN
Definicin de planeacin
La planeacin o planeamiento es un accionar que est vinculado a planear. Este
verbo, por su parte, consiste en elaborar un plan.
A travs de la planeacin, una persona u organizacin se fija alguna meta y estipula
qu pasos debera seguir para llegar hasta ella. En este proceso, que puede tener una
duracin muy variable dependiendo del caso, se consideran diversas cuestiones,
como ser los recursos con los que se cuenta y la influencia de situaciones externas.
Toda planeacin consta de distintas etapas, ya que es un proceso que supone tomar
decisiones sucesivas. Es frecuente que la planificacin se inicie con la identificacin
de un problema y contine con el anlisis de las diferentes opciones disponibles. El
sujeto o la compaa deber escoger la opcin que le resulte ms propicia para
solucionar el problema en cuestin e iniciar la puesta en marcha de un plan.
Caractersticas de la planeacin
Las caractersticas de la planeacin, por supuesto, dependern del contexto; no es
igual la toma de decisiones que realiza una familia cuando organiza un viaje de
vacaciones que el proceso planificado por el gerente de una empresa para lanzar un
nuevo producto al mercado. Sin embargo, su xito depender del grado de
conocimiento, anlisis e intuicin de quienes la ejecuten, y en ambos casos se podra
dar un meticuloso plan de accin, sin importar la formalidad de cada uno.
Tipos de planeacin
Es posible clasificar la planeacin de distintas maneras, segn
las expectativas temporales, la amplitud y la especificidad.
Planeacin estratgica
La realizan los directivos de una empresa, para analizar factores internos y externos y
su repercusin en los objetivos de la compaa. Suele trazarse a largo plazo, en
general varios aos, y consiste en el diseo detallado de su insercin en el mercado,
de su comunicacin con los medios y de sus campaas publicitarias.
Planeacin tctica:
Suele relacionarse con la toma de decisiones a corto plazo, en general para
sobrellevar una crisis inesperada. Cuando un producto vende menos de lo previsto,
por ejemplo, es necesario actuar, sea bajando el precio o mejorando la oferta
mediante la inclusin de accesorios o la elaboracin de paquetes. Estas acciones
deben estar de acuerdo con el plan estratgico que se traz en un principio.
Planeacin operativa
Se refiere a la organizacin de los recursos y del personal de una compaa para la
resolucin de problemas. Es esencial para toda empresa, ya que traza el plan de
accin y la relacin que tendrn los distintos departamentos entre s para el desarrollo
de las tareas en un tiempo generalmente estipulado por el departamento directivo. En
grupos de trabajo compuestos por un equipo y su lder, ste recibe proyectos y sus
correspondientes fechas de entrega, y decide cmo se proceder, qu integrante se
ocupar de cada tarea, etctera.
Planeacin normativa

Se trata de una serie de reglas y normas que se crean para el correcto

funcionamiento de una empresa. Desde la vestimenta de los empleados, hasta los
horarios de trabajo y de pausas, todo debe estar previamente establecido para
asegurar que se trabaje de manera ordenada.
Planeacin interactiva

Es la ms utilizada por empresas que ofrecen productos tecnolgicos. Se basa en

trazar soluciones a problemas en un futuro ideal, as como el camino para alcanzar
dicho futuro. Cuando no se cuenta con las herramientas o la infraestructura necesaria
para lograr ciertos objetivos, se analiza el accionar necesario para conseguir esos
recursos
Planeacin dentro del proceso
administrativo

En esta etapa del proceso administrativo, se va a escoger o elegir, la actividad a

realizar, y se van a establecer las metas y objetivos a los que se desean y se esperan
alcanzar y la manera de cmo se va a lograr esto. Para esta etapa el administrador o
gerente con conocimientos, se va a plantear una serie de preguntas para realizarlo
Caractersticas de la planeacin

Unidad: Todos los planes se realizan simultneamente, en una empresa a pesar de

tener cada uno sus propios objetivos, debern ser congruentes en sus fines y sus
medios de tal manera que puedan ingresarse y acomodarse para formar un solo plan
general.
Continuidad: la planeacin es una actividad de los administradores que nunca
terminan.
Precisin: Los cursos de accin a seguir deben ser bien definidos reduciendo en lo
posible la imprevisin y haciendo nfasis, en la elaboracin de planes desarrollados.
Penetrabilidad: La planeacin no es una actividad exclusiva de los niveles jerrquicos
superiores ms bien la actividad de formular planes es obligatoria para todo ejecutivo
dentro de su rea especfica de trabajo.
Pasos de la planeacin
Conocimiento de la oportunidad: Aunque precede a la planificacin como tal y en consecuencia no es estrictamente
una parte del proceso, tener conocimiento de una oportunidad es el punto real para comenzar a planificar.
Establecimiento de objetivos: La primera etapa de la planificacin misma es el establecimiento de objetivos para la
empresa en su conjunto y para cada unidad subordinada. Los objetivos indican bsicamente que es lo que se va
hacer, donde se va a poner el primer nfasis y que es lo que se va a obtener mediante la red de polticas,
procedimientos, reglas, presupuestos, programas y estrategias.
Establecimiento de premisas: Una segunda etapa lgica de la planificacin es establecer, obtener acuerdo para utilizar
y difundir las premisas crticas de la planificacin. Estas son: pronstico de datos relativos a los hechos, polticas bsicas
aplicables, y los planes existentes en la empresa.
Determinacin de lneas alternativas: La tercera etapa en el proceso de planificacin consiste en la bsqueda y
examen de lneas alternativas de accin, especialmente de aquellas que no son aparentes en forma inmediata.
Evaluacin de lneas alternativas: Una vez determinadas las lneas alternativas y examinados los puntos dbiles y fuertes,
la cuarta etapa es su evaluacin sopesando los diversos factores y teniendo presente las premisas y metas, Una lnea de
accin puede aparecer como la ms provechosa, pero requiere un gran desembolso de caja y una amortizacin
lenta; otra pude ser menos provechosa, pero involucra menos riesgo; y otra puede adaptarse mejor a los objetivos de la
empresa en el largo plazo.
Seleccin de una alternativa de accin: La quinta etapa del proceso de planificacin, es el punto en el que el plan es
adoptado el verdadero punto en el cual se adopta la decisin.
Formulacin de planes derivados: En el momento que se adopta la decisin, la planificacin an no est completa, y
requiere una ltima etapa. Existen casi invariablemente planes derivados, que deben llevarse a cabo para apoyar el
plan bsico. Los ejecutivos de cada segmento de la empresa hacen y ejecutan los planes necesarios para hacer de un
plan bsico una realidad, y esta reaccin en cadena debe continuar hacia abajo, hasta que exista un plan especfico
para cada actividad derivada de un plan principal.
Tipos de planes
Propsitos o misiones: es la tarea o la funcin de una empresa o institucin.
Objetivos o metas: son los fines que se persigue por medio de una actividad.
Estrategias: Es a largo plazo de una empresa y la adopcin de los cursos de accin y
la accin de recursos necesarios para su cumplimiento.
Polticas: Son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el
pensamiento de la toma de decisiones.
Procedimientos: Son planes por medio de los cuales se establece un mtodo para
acciones futuras. Consisten en secuencias cronolgicas de las acciones requeridas.
Reglas: En las reglas se exponen acciones o prohibiciones especficas, no sujetas a la
discrecionalidad de cada persona, por lo general son un tipo de planes ms simples.
Programas: Son un conjunto de metas, polticas y procedimientos, reglas, asignaciones
de tareas, pasos a seguir, recursos para emplear y otros elementos necesarios para
llevar a cabo un curso de accin dado.
Presupuestos: Es la formulacin de resultados esperados, expresados en trminos
numricos, y se expresa en trminos financieros.
Las herramientas de planeacin

Estas herramientas tienden a mejorar el trabajo del administrador en la toma de

decisiones, ya que busca la alternativa ms adecuada a la situacin que se presenta,
aumentando la productividad y desempeo laboral.
Las herramientas de planeacin
evalan:
Anlisis del entorno: Se analizan por medio de la informacin en detalle una serie de variables,
situaciones o condiciones que afecta o pueden implicar positiva o negativamente el desarrollo de una
empresa en el presente o futuro.
El competidor: Este factor es importante para ver que hace y como sus acciones afectan el enfoque de
la organizacin por medio de los competidores.
Escenario: emplea una gama de tcnicas para investigar, recoger ideas y escribir historias, en su intento
de plasmar en forma narrativa todos aquellos eventos que definan los terrenos competitivos del futuro.
Pronstico: Predicciones de resultados positivos que nos pueden ayudar a tener una referencia del
comportamiento de ciertas acciones.
En la planeacin hay muchas herramientas, algunas ms aplicadas que otras debido a que conlleva a
mejores resultados.
El tiempo de planeacin depende de los objetivos planeados, tenemos tres tipos diferentes de
planeacin de acuerdo al tiempo de la proyeccin que son los siguientes:
La planeacin a corto plazo generalmente es de un ao.
La planeacin a mediano plazo es de uno a tres aos.
La planeacin a largo plazo es de ms de tres aos
Herramientas de planeacin ms
aplicadas
Anlisis FODA
Anlisis FODA es un acrstico que indica las fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas externas que pueden influenciar en el logro de nuestros objetivos.
Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y que le permite
tener una posicin frente a las dems empresas. Son los recursos que se controlan,
capacidades y habilidades que se poseen, etc.
Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos y favorables, que se deben
descubrir en el entorno en el que acta la empresa, y que permiten obtenerventajas
competitivas.
Debilidades: son factores que provocan una posicin desfavorable frente a la
competencia, habilidades que no se poseen, recursos de los que se carece, etc.
Amenazas: son situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar
incluso contra la permanencia de la organizacin.
Es una herramienta que permite conformar un diagnstico de la situacin actual del objeto
de estudio que permite tomar decisiones acordes con polticas y objetivos.
Teora de probabilidad

La teora de probabilidades se ocupa de asignar un cierto nmero a cada posible

resultado que pueda ocurrir en un experimento aleatorio, con el fin de cuantificar
dichos resultados y saber su suceso ms probable. Es el uso de estadstica para
analizar patrones previsibles anteriores y reducir el riesgo en planes futuros, que se
puede aplicar dentro de la organizacin de las empresas
Anlisis de Red PERT

Es una herramienta cualitativa de planificacin y control, para hacer un modelo de

optimizacin que tenga la solucin optima de una secuencia de actividades en el
tiempo para finalizar el plan de accin, permite la comparacin del tiempo de lo
planeado con lo real.
La red de PERT programa un proyecto por adelantado y calcular el tiempo necesario
para su finalizacin.
Benchmarking

Herramienta para encontrar las mejores caractersticas, procesos, y servicios del

producto que sea posible, a efecto de usarlos como parmetro para mejorar los
productos, procesos y servicios de la propia empresa. Normalmente se compara la
empresa contra el lder de la industria para darle valor a la comparacin.
Diagrama de Flujo
Es una herramienta que representa grficamente un proceso, ofrece una descripcin visual
de actividades involucradas en un proceso mostrando la secuencia y facilitando la
comprensin de cada actividad con las dems.
Cada paso del proceso es representado por un smbolo. Los smbolos grficos del flujo del
proceso estn unidos entre s con flechas que indicar la direccin del flujo del proceso.
Beneficios del Diagrama de Flujo
Facilita el estudio y aplicacin de acciones que refieren a tiempo y costos.
Obtencin de una visin transparente del proceso.
Facilita la identificacin de los clientes.
Proporciona un mtodo de comunicacin ms eficaz, al introducir un lenguaje comn.
Constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de control y medicin de
los procesos, as como de los objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a
cabo.
Permite definir los lmites de un proceso.
Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es un grfico de barras horizontales que muestra la duracin que

dedicamos a cada una de las tareas en un proyecto concreto, siendo especialmente til
para mostrar la relacin que existe entre el tiempo dedicado a una tarea y la carga de
trabajo que supone. Estos diagramas se utilizan para organizar metas en el tiempo. Los
grficos estn diseados para mostrar los puntos de referencia que se deben cumplir para
alcanzar el objetivo general en un perodo especfico. Adems de proveer una
visualizacin las tareas que son requeridas los diagramas de Gantt son utilizados para
mostrar dnde recae la responsabilidad de alcanzar los diversos puntos de referencia.
Beneficios
Crear un diagrama de Gantt completo provee una devolucin significativa en inversin
para los propietarios de negocios. Esto se debe a que al planear por completo y establecer
responsabilidades todas las partes involucradas sabe precisamente que se espera de ellos y
cuando se requiere que alcancen dichas expectativas.
Manuales

Los manuales son documentos que permiten la coordinacin y comunicacin y

permite registrar y documentar en forma ordenada y sistmica la informacin de una
organizacin.
Existen diversos tipos de manuales, de entre los cuales los ms usuales son:
Manual de operaciones.
Manuales departamentales.
Manuales de calidad.
Manuales de organizacin
Programacin lineal
Es un enfoque de solucin de problemas elaborado para ayudar a tomar decisiones. Es un modelo
matemtico que resuelve un problema indeterminado, formulado a travs de ecuaciones lineales,
optimizando una funcin lineal denominada funcin objetivo.
En el ambiente de negocios actual, pueden encontrarse gran cantidad de aplicaciones La funcin
objetivo define la cantidad que se va a maximizar o minimizar en un modelo de programacin lineal.
Las restricciones limitan o reducen el grado en que puede perseguirse el objetivo.
Las variables son las entradas controlables en el problema.
Para resolver un problema de programacin lineal es recomendable seguir ciertos pasos que son:
Entender el problema a fondo.
Describir el objetivo
Describir cada restriccin.
Definir las variables de decisin
Escribir el objetivo en funcin de las variables de decisin.
Escribir las restricciones en funcin de las variables de decisin.
Lneas de espera

Es una tcnica en estadstica inferencial y conoce el tiempo de permanencia en

lneas de espera as como con el tiempo de servicio y compara el costo de una cola
que espera recibir atencin contra el costo de atender esa cola. En cada situacin lo
que se pretende es minimizar costos como por ejemplo los bancos, supermercados,
autolavados, etc.
Simulacin

La simulacin de procesos es una de las herramientas cual se utiliza para representar

un proceso mediante otro que lo hace mucho ms simple e entendible y que por
medio de un software de computadora permite la construccin de un modelo de un
sistema en base a uno de la vida real. Esta simulacin es en algunos casos casi
indispensable, se utiliza en la etapa de diseo para auxiliar en el logro o mejoramiento
de un proceso o diseo o bien a un sistema ya existente para explorar algunas
modificaciones.