NIVEL I - TP1 ACCESS - OBLIGATORIO

Objetivo: Introducir Conceptos de Base de datos y Operacin de Access

Sntesis: Aplicacin de Conceptos, Estructura de Base de datos, Diagrama

Entidad-Relacin, Consultas, Formularios e Informes .

Nota: Para realizar el presente prctico deber hacerlo con un disquete de

3 , o un pen-drive al cual denominaremos dispositivo de
almacenamiento del trabajo.

Consignas

El propietario de la Librera El Poeta de San Telmo desea implementar

una terminal de consulta de Base de Datos para sus clientes a los efectos de poder
informarles sobre los datos generales de libros y existencias. Los libros que se
encuentran a la venta, se identifican con un cdigo de libro y los mismos se
encuentran ordenados dentro de las gndolas por temas. Se debe tener en cuenta
que cada uno posee Nombre, Fecha de Edicin, Autor, Precio y editorial.

a) De acuerdo al problema planteado construya la siguiente estructura de base

de datos (Tablas y Relaciones) que se detalla a continuacin, aplicando en
las mismas, las Reglas de Integridad Referencial. Al crear el archivo (*.mdb),
coloque en las propiedades de la base de datos su nombre, apellido y
nmero de matrcula (DNI):

b) Cargue en las tablas los datos que se muestran en el desarrollo de la

prctica, teniendo en cuenta que la primer alta de datos la tendr que hacer
en las tablas perifricas (Editorial, Autores y Temas) y luego en la tabla que
posee las relaciones, o sea la de Libro (Reglas de Integridad Referencial):

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c) Construya las siguientes consultas (en todos los casos que corresponda, por
favor que la consulta pida el dato por pantalla)

a. Libros de un Autor determinado

b. Libros de una editorial determinada
c. Libros editados entre determinadas fechas
d. Libros de una editorial publicados entre dos fechas y cuyo precio sea
inferior a 90
e. Cantidad de Libros de un tema especfico

d) Utilizando el Asistente proceda a realizar un formulario que le permita

realizar el alta de libros de acuerdo al siguiente detalle :

a. Que estn incluidos todos los campos de la tabla Libros.

b. Que la distribucin del formulario sea Justificada.
c. Que posea algn estilo de formulario que UD desee
d. Que el nombre del formulario sea Carga de Libros.

e) Utilizando el Asistente proceda a realizar un Informe que posea un listado de

libros existentes en la Librera de acuerdo a las siguientes consignas:

a. Que estn incluidos todos los campos de la tabla Libros.

b. Que el mismo se construya sin nivel de agrupamiento de campo.
c. Que se encuentre ordenado por cdigo de libro.
d. Que la distribucin del informe sea tabular.
e. Que posea algn estilo de informe que UD desee
f. Que el nombre del informe sea Listado de Libros.

Desarrollo

Lo que primero que debemos hacer antes de enfrentarnos a la realizacin

del desarrollo de una base de datos, es tener una idea definida y clara del trabajo
que realizar la misma. Es por lo tanto muy importante comprender acabadamente
la consigna.
El desarrollador habr notado que se trata de una base que manejar una
librera y bien podemos hacernos la idea bsica de su funcionamiento aunque en
realidad nunca hayamos posedo una1. La primera obviedad que surge es que la
tarea ser vender libros. Desde esta sencilla definicin comprender el lector que
nuestro fin ser manejar libros actuando como los intermediarios en el acto de
poseer un ejemplar y entregarlo a un cliente.

1
Nota del Redactor: en bases de datos comerciales, al desarrollador no se le pide que
conozca detalladamente la tarea, pero siempre trabaja a la par de una persona que si conozca el
diseo administrativo del rea a desarrollar.

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Y es aqu donde debemos empezar a ver que en esta librera poseer

diferentes elementos o individuos.Observemos la siguiente tabla:

entes Tipos de datos que se manejan

Nombre
Precio
Ubicacin en los anaqueles
libros Nros de identidad (ISBN)
Tipo de tema
Autor o autores
Editorial
Apellidos
Nombres
compradores
Direccin
Telfono
Identidad o nombre interno
sucursales
Direccin

Pero todos estos datos son en realidad para que UD pueda ver todo lo que
lleva a pensar el simple hecho de la venta de un libro y las entidades que se
pueden pensar para ello. Veamos ahora los datos que se nos entregan:

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Por lo que se ve en las tablas de datos, solo se restringen en nuestro caso a

la ENTIDAD LIBRO y solo acotado a ella. As nuestra tarea ser ms sencilla
evitndonos pensar en otras entidades como podran ser sucursales, clientes o
facturaciones.
Lo que debemos primero tomar en cuenta cuando sabemos los tipos de
datos a manejar, es EL TIPO DE DATO que representa esa cifra. Por ejemplo si
tomamos la tabla editorial, veremos que en ella se encuentran los valores de
cdigo-editorial y descripcin. La primera, notara Ud. que est representada por
nmeros y que en este caso empiezan con el 1 y siguen sin solucin de
continuidad hasta el 5. Es de esperar que la siguiente editorial sea obviamente el
numero 6. Por lo tanto este tipo de campo particular ya no es numrico sino que
es autonumrico.

Con respecto al campo descripcin note que es de tipo texto. De esta

forma ya podemos darle a la tabla editorial sus caractersticas en la base de datos.
Abra entonces un archivo de Access al que grabar con el nombre Librera.mdb
en su dispositivo de almacenamiento, y siga las siguientes indicaciones:

Vaya a Tablas y haga doble clic en crear una tabla en vista diseo y trate
de completar todas las caractersticas de campo descripcin de la siguiente forma:

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Y como sigue para cdigo-editorial

Recuerde poner la clave principal en el campo que corresponda (en el caso

anterior en el campo cdigo-editorial) esto se realiza posicionndose en el campo
seleccionado y apretando el signo en la barra

Ahora debe analizar las otras tres tablas y llegar al punto en que, en vista
diseo queden de la siguiente manera (de mas est decir que deber por cada
tabla crear una tabla en vista diseo)

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Ya tiene las tablas diseadas y lo que resta es hacer las relaciones. En

Herramientas busque la opcin Relaciones vera que le muestra todas las tablas
de su base. Seleccione todas (se pondrn los nombres en azul cuando mantiene
apretado el botn izquierdo y arrastra hacia abajo) y accione el botn agregar.
Quedar algo similar a

Mueva los elementos para que visualice mejor las relaciones que se creen.
Pnche sobre el titulo de la tabla (banda azul de las tablas) y vera que se dejan
poner donde ud. quiera. Esta tarea es, como decamos, solo para tener una mejor
distribucin de los elementos pero de ninguna manera es obligatoria. Fjese como
despus de un poco de movimiento, se ve diferente.

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Las relaciones se pueden hacer de diferentes maneras, y uno de ellas es

manteniendo pinchado el botn izquierdo, dirigirse de un campo a relacionar al
otro, sin soltar el botn. Esto nos mostrar un objeto mvil que se arrastra de un
campo a relacionar al otroOtra forma es ir a RELACIONES>MODIFICAR
RELACIONy aparecer

Accione el botn CREAR NUEVA y trate de llenar los tems como se

muestra en el siguiente ejemplo, para la relacion cdigo de autor

En cuanto acepte, ver que aparece el cuadro anterior con la relacin

hecha. Solo faltara tildar el tem EXIGIR INTEGRIDAD REFERENCIAL para que
obligatoriamente se introduzcan cdigos de autores que existan; evitando errores
en el manejo de datos. Si sigui todos los pasos el cuadro de dialogo quedar as:
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Accione CREAR y notara que el cuadro relaciones tendr un nuevo diseo

como el que sigue

Repita todas las maniobras para llegar a esto:

Estamos ahora si, posibilitados de rellenar con datos las tablas. Empiece
con todas aquellas que en las relaciones tengan un 1 y deje para el final aquellas
que tengan el smbolo de infinito ya que la tabla que los posean buscar (por la
integridad referencial) el dato en la otra tabla.
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Consultas

Una vez que tengamos los datos dentro de las tablas, podemos responder
las consultas.

a) Libros de un Autor determinado:

Los datos de esta consulta estn en la tabla libros y en la tabla autor. Vaya a
Consultas (a la izquierda del cuadro de dialogo principal) y vera una opcin
en lo blanco del cuadro de dialogo llamada CREAR CONSULTA EN VISTA
DISEO. Haga doble clic y notara que se despliega la siguiente vista

La seleccin de las tablas necesarias (autores y libros) se hizo manteniendo

apretada la tecla Control y haciendo clic con el mouse en las tablas a seleccionar.
Debera quedar como se ve en la imagen anterior Accione el botn agregar y
notar

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Accione el botn cerrar, lo que desaparecer el cuadro Mostrar tabla. En la

primer columna libre de la izquierda, aparece un desplegable en el Campo. Plselo
y localice el campo Nombre de la tabla autores (siempre se indica con el nombre
de la tabla, seguido por el nombre del campo)

Haga clic y ver:

En la segunda columna busque hacer lo mismo con el campo Nombre de la

tabla Libros. Si logra el objetivo vera este resultado:

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Para que una consulta pregunte por pantalla se debe poner textualmente
en el criterio de la columna AUTORES :

[Dgame el autor:]

El texto dentro del corchete es indiferente, pero debe aparecer algo ya que
lo usar para guardar lo que se pregunte por pantalla. Esto se conoce como
generar un Criterio de Consulta Paramtrica. Si ha realizado todos estos pasos,
el cuadro quedar as:

Cierre esta consulta (con la cruz roja) y notara que le pedir un nombre para
su consulta. Puede elegir cualquier nombre, pero es mejor que tenga el que defina
lo que hace la consulta. Le proponemos LIBRO DE UN AUTOR DETERMINADO.
Cuando acepte aparecer una consulta con este nombre. Haga doble clic sobre
ella y notar que aparece:

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Respndale con un nombre de autor exactamente escrito de los que ud

tiene en la tabla de autores (usaremos para el ejemplo a John Prez); y vera que le
responde con los libros editados de ese autor eliminando a los dems

Cierre y realice las dems consultas. En cada consulta mostraremos el

resultado y no el paso a paso para que ud se familiarice con el proceso de
consulta.

b) Libros de una editorial determinada

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c) Libros editados entre determinadas fechas

d) Libros de una editorial publicados entre dos fechas y cuyo precio sea
inferior a $90

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e) Cantidad de Libros de un tema especfico

En esta consulta debe apretar el botn de Totales (con la forma de

sumatoria) para que aparezca la fila Total y le permita poner Cuenta en el campo
nombre de la tabla LIBRO

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Formulario de la tabla libro

Lo que se pide es una secuencia de pantallas, que nos permitirn indicarle a
Acccess como manipular los datos de las tablas, para lograr una interfase de
usuario en forma intuitiva y rpida. Primero haga clic en el botn formulario en el
cuadro principal y luego en la opcin crear formulario utilizando el asistente.
Siga los siguientes cuadros de dialogo del asistente

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Al presionar Finalizar nos generar el Formulario en pantalla

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Informe con listado de libros existentes en la Librera

Al igual que en la anterior use el asistente de informes:

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Al presionar Finalizar, nos generar el Informe en pantalla

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