CAPTAMOS

AULA CAPTAO DE RECURSOS COM EMPRESAS

MDULO 2 AGENDA DE PROSPECO.
TEXTO DE REFERNCIA
Professora Ana Flavia Godoi


Como disse no mdulo 1 da nossa aula de captao de recursos com empresas, sou
especialista em desenvolvimento institucional, rea dentro das organizaes sociais
responsvel pela captao de recursos. Como j disse tambm, nos ltimos anos tenho
me dedicado a construir relacionamentos entre as causas sociais e a iniciativa privada.
S para relembrar nossa aula foi dividida em trs mdulos. No modulo anterior
falamos de planejamento de metas e neste mdulo iraremos falar da Agenda de
Prospeco.

Neste mdulo 2, vamos tratar de todas as aes necessrias durante a etapa de
prospeco de parceiros. Nessa etapa, o captador de recursos se dedica a construir
uma agenda de conversas com as empresas definidas na etapa de planejamento na
busca pela negociao das parcerias. A prospeco isso: a busca de forma
organizada dos parceiros ideais para sua organizao ou projeto. O termo prospectar,
no dicionrio oficial significa fazer pesquisas numa mina ou jazida de minrios para
determinar seu valor. Para o profissional de captao de recursos, o processo
organizado e estruturado de buscar novos parceiros para patrocinar ou apoiar os
projetos ou aes que sua organizao executa. justamente buscar a pedra mais
preciosa dentre tantas disponveis. buscar encontrar o melhor valor que possa ser
compartilhada entre a organizao e a empresa.

Essa agenda de trabalho precisa compreender vrias aes, todas elas extremamente
importantes. So elas:
Contato por telefone/e-mail
Agendamento de reunio
Apresentao do projeto
Visita organizao
Negociao do patrocnio/parceria
Fechamento de contrato

O contato por telefone ou e-mail quando voc inicia uma apresentao. Em alguns
casos, voc pode estar falando com algum j de seu relacionamento em outras no.
Por isso, muito importante ser breve e objetivo nesta apresentao. Diga quem voc
, qual organizao pertence, qual a misso da organizao e os nmeros j
alcanados. Isso em no mximo duas frases. Depois faa a defesa do projeto, indicando
quem so os parceiros, qual a principal atuao que o diferencia de outros, destaque o
pblico alvo (quem sero os beneficiados) e quais as contrapartidas oferecidas. Por
fim, deixe apenas o site para acesso posterior. importante j neste primeiro contato
solicitar uma reunio ou um tempo mais detalhado para a apresentao. No perca
essa oportunidade! Indique possveis datas ou se coloque disposio.

O agendamento da reunio pode significar ter uma agenda em datas distantes. Ou
seja, aps um agendamento muito importante confirmar a data quando estiver
prximo. Use o recurso do google agenda ou da agenda do seu provedor de e-mails.
Isso nos ajuda a organizar datas e no perder nenhum compromisso.
A apresentao detalhada do projeto feita na reunio. As dicas para uma boa reunio
falarei ao final deste mdulo.

Convide sempre a empresa para visitar a organizao ou o projeto. Muito mais do que
apenas falar, mostrar fotos ou vdeos importante que a pessoa com quem est
negociando tenha a possibilidade de vivenciar o projeto. Conhecer o pblico que voc
atenda, ver as aes sendo executadas ou conversar com quem as executa. Isso vai
facilitar a compreenso da importncia da causa que sua organizao defende. Ento
nunca perca a oportunidade de fazer esse convite. Isso estreita laos e nos fortalece
institucionalmente.

A agenda de prospeco ainda compreende mais uma ao que chamamos de
negociao do patrocnio ou parceria. Quando a empresa j se sente segura de que a
parceria uma relao de ganha-ganha, de que ao apoiar a organizao ela ter as
contrapartidas que deseja (seja comunicao, retorno institucional ou negocial), este
o momento de negociar os limites desta parceria. Qual o valor que ser investimento e
quais sero as entregas. Essas regras devem constar em um contrato assinado por
ambas as partes e que ser o fio condutor da parceria. importante respeitar o que foi
negociado e os prazos de entrega. Isso que garantir a manuteno desta parceria.

Bom, alm dessas aes organizadas em etapas, a prospeco s ter sucesso se
soubermos estabelecer contatos. O principal ativo de um captador de recursos so os
contatos e relacionamentos que ele constri. E como podemos estabelecer contatos?
Participando de eventos de responsabilidade social, investimento social privado,
captao de recursos, eventos ou encontros que renam as empresas para discutir
temas relacionados sustentabilidade. Todas as oportunidades de estar junto a
ambientes que discutam gesto empresarial so extremamente importantes. Dar
palestras, cursos tambm so importantes. So momentos em que existe a
possibilidade de se falar publicamente ou registrar as aes e impactos de sua
organizao. Isso gera interesse espontneo que ajuda na prospeco. Realizar evento
tambm uma ao de prospeco: construir oportunidades que sua organizao seja
protagonista de discusses relevantes para sua causa social. Nesse caso voc pode
reunir especialistas, outras organizaes sociais e o pblico das empresas responsvel
pelo investimento social privado. Estar presente nas redes sociais faz toda a diferena:
saber publicar contedos relevantes e mostrem seus resultados chamam a ateno
para sua organizao. Tenha uma pgina oficial nas principais e alimente
regularmente. Conquiste fs! Tenha outras pessoas falando do seu trabalho e levando
o recado da organizao. Isso tambm captao. Por fim, participe de eventos sociais
como almoos. Esses momentos tambm so importantes mesmo que informais. Mas
ajudam a construir relacionamento.

EXEMPLO DE AGENDA DE CONTROLE DA PROSPECO
EMPRESA CONTATO PROJETO EM PROSPECO DATA DO PRIMEIRO CONTATO DATA DA REUNIO STATUS DE NEGOCIAO PREVISO DE FECHAMENTO


Bom, e como se mede qual o tamanho desta prospeco? Quantas empresas devo
atingir? Quantas reunies preciso ter em um ms para conseguir o sucesso necessrio?
A captao de recursos se apropriou de uma metodologia que vem da rea de vendas
e que extremamente til: Funil de Vendas, que no nosso caso Funil de Captao. A
representao de um funil muito til para demonstrar que preciso fazer muito mais
contatos do que efetivamente fechamos. Geralmente a taxa de sucesso entre a
quantidade de contatos feitos e o fechamento da parceria gira em torno de 7 a 10%. O
que significa dizer que a cada 100 contatos com empresas realizados (seja atravs de
e-mail ou telefone), possvel com 7 a 10 deles. Esse calculo importante para
dimensionar o tempo necessrio da prospeco. E como o funil composto de etapas,
importante medir a taxa de retorno entre uma etapa e outra. A etapa contato inicial
qualquer empresa que se tenha feito contato inicial atravs de e-mail, telefone ou
evento. A oportunidade a etapa identificada aps uma reunio onde se constata que
a empresa tem interesse e recurso disponvel para seu projeto. A proposta ou pedido
quando formalmente se negocia a parceria. Aqui a possibilidade de fechar muito
grande e cada detalhe faz toda a diferena. A parceria provvel quando a empresa
sinaliza quais as regras para esta parceria. E por fim, acontece o fechamento do
contrato.

Lista de empresas
Elaborar a lista de contatos

Contatos ranqueados
Uilizar a metodologia VIC

Contatos realizados
Fazer contato inicial via telefone ou
email

Reunies realizadas
Agendar reunies de
apresentao

Propostas em
negociao
Negociar parceria

Negociao
fechada
Fechar
contrato

Outro ponto importante durante a prospeco a construo de benefcios. Como
disse no mdulo 1, a definio das contrapartidas acontece na etapa de planejamento.
Isso deve porque neste momento que voc mergulha nos detalhes do projeto e da
empresa com quem vai captar. Mas precisamos destacar que durante a negociao
que essas contrapartidas se definem melhor, o momento em que se constroem os
benefcios mtuos. E esse grfico representam bem isso. De um lado temos a empresa
com seus ativos (que so suas caractersticas como rea de atuao, produto, linhas de
atuao do marketing/comunicao, pblico de interesse e prioridades para o
investimento social) e com seus desafios (como alcanar os objetivos que ela pretende,
como atingir de forma seus pblicos de interesses, como alcanar as metas de impacto
social). De outro lado estamos ns com nossos ativos (causa social, amplitude das
aes, capacidade de realizao, equipe envolvida, rea de abrangncia e nossos
desafios (como conseguir os recursos necessrios para realizar nossa misso. A
interao entre os quatro quadrantes que se define os benefcios.

Ento para fechar esse mdulo, importante relembrar algumas questes que falamos
e reafirmar outras:
1. H alguma crise poltica ou institucional que envolva a empresa ou setor que
ela atua?
Na hora da definio da empresa que vamos buscar parceria, vale salientar quais os
riscos tambm envolvidos quando se venha a concretizar. Muitas vezes precisamos
estar atentos a essas questes pois o principal ativo de uma organizao o valor que
ela carrega. As crises so importantes em muitos casos para ajudar as empresas e
instituies a se reposicionarem.
2. O momento adequado para a prospeco com essa empresa?
3. Tenha acesso a informaes sobre lucro, balano financeiro e patrimonial e
outras.
Voc efetivamente pesquisou a vida da empresa no mercado: como est a
lucratividade, ela est fortalecida junto sociedade, ela est predisposta ao
investimento. E mais: seu projeto atende a um desafio que a empresa se encontre. As
vezes no estamos no momento adequado de se prospectar com essa empresa e
preciso saber escolher o momento certo.
4. Como essa empresa se posiciona frente aos concorrentes?
Saber entender como funciona a concorrncia entre as empresas que atuam em um
mesmo segmento fundamental. A necessidade de concorrer por um mesmo pblico
estimula as empresas a compreender o potencial e diferencial de se fazer investimento
social privado. preciso estar atento a isso inclusive para se posicionar durante uma
negociao.
5. A empresa desenvolve aes de reputao de marca/imagem?
6. O apoio sua organizao/projeto contribui para o posicionamento de
mercado desta empresa?
A reputao de marca e o posicionamento de imagem tem preocupado muito as
empresas no momento atual que vivemos. Saber se posicionar e se destacar
sobreviver no mercado. E muitas vezes esta reputao est diretamente ligado
responsabilidade social corporativa e a como a empresa realiza seu investimento social
privado. E apoiar sua causa pode ajudar muito a conquistar o pblico de interesse!

Chegamos ao fim do mdulo 2 e no prximo modulo vamos falar sobre
relacionamento a longo prazo.