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DOCUMENTOS UN
RETO PARA LAS INSTITUCIONES.
La revolucin digital es la expresin que describe el giro que han experimentado las
instituciones con la tecnologa.
Las empresas tiene un reto de utilizar, manejar, proteger y preservar la informacin para
poder funcionar y ser competentes en el mercado global.
La informacin es un recurso vital para que la gerencia lleve a cabo las funciones de planificar,
organizar, dirigir y controlar las actividades diarias.
Administracin de documentos
Es el proceso de planificar, dirigir y controlar todas las actividades relacionadas con la creacin,
archivo, localizacin, proteccin, control, uso y disposicin de los documentos de una
institucin.
Documento
Cualquier informacin que se conserva en forma escrita, oral, visual o digital, caras
memorandos informes bases de datos facturas etc.- que son la memoria permanente de las
instituciones y de la humanidad.
Archivar
Expediente
Archivo
Sistema de archivo
Componentes de un archivo
Personal, equipo, materiales, tecnologa y procedimientos
Manejo y uso de los documentos en forma fsica, principalmente papeles. Los documentos se
conservan en gabinetes de archivo o en estanteras, de acuerdo con un plan establecido.
Crea, procesa, maneja, rastrea, conserva y comunica la informacin de forma lgica, no fsica.
Usa computadoras dotadas de memoria y capacidad de tratar la informacin y resolver
problemas lgicos y aritmticos. Se usa como complemento el escner.
1. Tomar decisiones y planificar el futuro, para lo que se debe contar a tiempo con
informacin relevante, actualizada y completa.
2. Aportar evidencia. Los documentos sirven para verificar, justificar y comprobar
informacin, reclamar derechos y evidenciar transacciones financieras. Los mdicos
conservan expedientes para enfermedades y tratamientos. Las placas dentales sirven
para identificar personas.
3. Pagar impuestos. Se guarda recibos para ahorrar en el pago de impuestos, y con los
comprobantes se evitan penalidades (multas) y duplicidad de pagos (por no poder
probar que ya se pag).
4. Apoyar procedimientos legales. Sirven como evidencia y proteccin en procesos
legales ante los tribunales o en la reclamacin de derechos.
5. Cumplir las leyes. Los pases establecen mediante leyes que tiempo hay que guardar
los documentos.
6. Cumplir con ciertas responsabilidades. Instituciones y agencias gubernamentales
guardan expedientes para emitir certificados. Cdulas, certificados de nacimiento,
ttulos, etc.
7. Ofrecer fundamentacin histrica. Se conservan celosamente los documentos con
valor histrico para evidenciar la evolucin de una institucin y la de su pas. Puede
servir de referencia para investigaciones y apoyar las relaciones pblicas. Hay museos
con documentos histricos.
Vitales
Importantes
Necesarios para el funcionamiento normal de las operaciones y la continuidad de las
instituciones. Se pueden reemplazar pero son caros y molestos: Facturas, rdenes de compra,
cuentas por cobrar, registro e inventarios.
tiles
No esenciales
Recibo y distribucin: Por medio del servicio postal, mensajeros, e-mail o fax. Se hace llegar a
quien corresponde.
Localizacin: Se conserva los documentos para poder localizarlos rpidamente para su uso
pero solo por parte del personal autorizado, ya sea fsicamente o por contraseas en los
documentos electrnicos. Es importante en los sistemas manuales establecer un buen
SISTEMA DE CARGO, que es el seguimiento de los documentos prestados usando formularios
sustitutos de salida marcando el lugar donde falta el original.