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1
ANLISIS Y MEJORAMIENTO DEL PROCESO LOGSTICO DE DISTRIBUCIN
DE PONQU RAMO DE ANTIOQUIA S.A
Directora:
ING. OLGA LUCA MANTILLA CELIS
2
3
4
DEDICATORIA
5
AGRADECIMIENTOS
Por ltimo me resta agradecer a cada una de las personas que estuvieron
presentes durante la realizacin del proyecto.
6
CONTENIDO
INTRODUCCIN ................................................................................................... 19
2. MARCO TERICO............................................................................................ 23
2.1 PROCESO DE DISTRIBUCIN.. .23
2.2 SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO. .25
2.3 DISEO Y LAY OUT DE ALMACENES..26
2.4 INDICADORES LOGSTICOS. .30
2.5 HERRAMIENTAS PARA EL ANLISIS DE DATOS .32
2.6 METODOLOGA DMAIC.. .33
4. DEFINICIN .................................................................................................... 40
4.1 IDENTIFICACIN DE UNIDADES OPERATIVAS ........................................... 40
4.1.1 Naturaleza del producto. .............................................................................. 40
4.1.2 Naturaleza del mercado. .............................................................................. 41
4.1.3 Infraestructura logstica empleada................................................................ 43
4.2 DESCRIPCIN DEL PROCESO LOGSTICO DE DISTRIBUCIN ................. 45
4.3 DETERMINACIN DEL CANAL DE DISTRIBUCIN OBJETO DE
ESTUDIO ............................................................................................................... 48
7
5. MEDICIN ........................................................................................................ 52
5.1 DIAGNSTICO ............................................................................................... 52
5.1.1 Anlisis del nivel de servicio al cliente. ......................................................... 53
5.1.2 Anlisis del sistema de informacin.............................................................. 56
5.1.4 Diagnstico en las agencias. ........................................................................ 61
5.1.4.1 Personal vinculado en el desarrollo del proceso. ...................................... 61
5.1.4.2 Proceso de abastecimiento ....................................................................... 62
5.1.4.3 Proceso de Almacenamiento ..................................................................... 67
5.1.4.4 Proceso de Distribucin ............................................................................. 71
5.1.5 Diagnstico en la bodega principal (CEDI) ................................................... 78
5.1.5.1 Personal vinculado en el desarrollo del proceso. ...................................... 78
5.1.5.2 Proceso de Abastecimiento ....................................................................... 79
5.1.5.3 Proceso de Almacenamiento ..................................................................... 82
5.1.5.4 Proceso de Distribucin ............................................................................. 85
5.2 IDENTIFICACIN DE ELEMENTOS CRTICOS ............................................. 87
8
7.3 PROPUESTAS DE MEJORA PARA LA DISTRIBUCIN FSICA DE LAS
INSTALACIONES ................................................................................................ 110
7.3.1 Propuesta para la redistribucin de los espacios fsicos en el CEDI .......... 111
7.3.2 Propuesta para la demarcacin y sealizacin de las reas. ..................... 114
7.4 PROPUESTA PARA EL DISEO DE UN CUADRO DE INDICADORES DE
GESTIN PARA EL PROCESO LOGSTICO ...................................................... 117
7.5 PROPUESTA PARA EL DISEO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .... 119
11. BIBLIOGRAFA....144
12. ANEXOS......................146
9
LISTA DE TABLAS
Tabla 8. Ajustes realizados en las agencias por exceso y/o rotura de stock ......... 67
Tabla 11. Carretilla para transporte de canastas con 3 puntos de apoyo .............. 94
Tabla 18. Inversin para la puesta en comn del manual de almacenamiento .. 104
Tabla 20. Valor mensual de nmina para los auxiliares de bodega ..................... 107
Tabla 22. Inversin para la redistribucin fsica del CEDI .................................... 114
10
Tabla 23. Valor para la demarcacin y sealizacin de zonas ............................ 116
11
LISTA DE FIGURAS
Figura 18. Plano general propuesto para la nueva distribucin fsica del CEDI .. 113
12
Figura 24. Resultados de la implementacin de reorganizacin de productos .... 127
Figura 27. Evidencia grfica de la nueva distribucin del CEDI ........................... 135
Figura 29. Medicin para los pedidos perfectos recibidos en las agencias ......... 138
Figura 30. Medicin para el nivel de cumplimiento en las visitas ......................... 139
13
LISTA DE ANEXOS
14
ANEXO 19. DISTRIBUCIN DE PRODUCTO PROPUESTA EN LA BODEGA DE
LA AGENCIA CENTRO189
15
RESUMEN
DESCRIPCIN:
El desarrollo del proyecto se basa en la metodologa DMAIC, en la cual se identifican 5 fases que
permiten alcanzar los objetivos planteados. En primera instancia se desarrolla la definicin del
problema de la empresa, a travs de observaciones y visitas dentro de los diferentes puntos de
stock de la compaa. Como resultado de esta primera fase se obtiene un planteamiento, el cual se
desarrolla en la fase de medicin, a travs de un diagnostico exhaustivo y la recoleccin de
informacin que permitir aclarar las causas de los problemas encontrados.
La fase de anlisis permite determinar los elementos clave sobre los cuales se deben desarrollar
las propuestas de mejora, de tal forma que se impacte de manera positiva el proceso.
Posteriormente, en la fase de mejoramiento se incluye el diseo y desarrollo de las propuestas
dentro de la empresa, as como la etapa de verificacin, que evidencia y valida cada uno de los
resultados obtenidos con las mejoras implementadas.
Proyecto de Grado
16
ABSTRACT
**
AUTHOR: MARIO FERNANDO CASTRO FINO
DESCRIPTION:
Logistics is a topic which currently focus the efforts of different organizations, as adequate flow
through the supply chain can achieve the efficiency and effectiveness which contribute to comply
the goals effectively.
The project development is based on the DMAIC methodology, which identified 5 phases to achieve
the objectives. First it is developed the definition of the problem along the company, through
observations and visits within the different stock places. As a result of the first phase is obtained the
approach which the measurement phase is based, using a comprehensive diagnostic and gathering
information that clarify the causes of the problems found.
The analysis phase, determines the key elements which support the improvement plans develop
and their positively impact over the process. Later the improvement phase includes the design and
development of the improvement plans, as the verification stage, which recognizes and validates
the implementations results.
*
Work Degree
**
Faculty of Physical-mechanics Engineering; School of Industrial and Business Studies; Director:
Olga Luca Mantilla Celis
17
TABLA DE CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS
18
INTRODUCCIN
19
1. GENERALIDADES DEL PROYECTO
20
1.1 ALCANCE
1.2 OBJETIVOS
21
Analizar de las causas de ocurrencia de los elementos crticos identificados
mediante la aplicacin de herramientas cuantitativas y/o cualitativas.
22
2. MARCO TERICO
1
CASTELLANOS R. Andrs. Manual de la gestin logstica de transporte y distribucin de mercancas.
Ediciones Uninorte. 2009
23
A continuacin se presentan algunos de los aspectos ms importantes a tener en
cuenta para desarrollar una buena gestin logstica de la distribucin fsica de
mercancas:
Importancia de tiempo y de lugar
Alcance de la distribucin fsica
Capacidad de transformacin y elaboracin
Entorno de la distribucin fsica de mercancas
Componentes bsicos de la distribucin fsica de mercancas
Servicio al cliente
24
2.2 SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO
25
Funciones del manejo de mercancas
26
un almacn, ya que el Layout condiciona de forma permanente el funcionamiento
del mismo.2
rea de almacenaje
Representa el espacio fsico ocupado por la ubicacin de productos, as como por
la infraestructura de estanteras o cualquier otro medio de almacenamiento
empleado. En general, los metros cuadrados y cbicos ocupados por ste rea,
dependern fundamentalmente de los siguientes factores:
2
GARAVITO Edwin. Ctedra Diseo de Sistemas Productivos. Universidad Industrial de Santander.
27
Figura 2. Distribucin fsica de almacn
Al tener definidos cada uno de los puntos de inventario con los que cuenta una
organizacin, el siguiente aspecto es trabajar en la consecucin de un flujo de
materiales ms eficiente y efectivo dentro de stos. En este sentido, un diseo
efectivo optimiza las actividades de un almacn.
28
Este tipo de riesgos pueden gestionarse promoviendo actitud de trabajo entre los
colaboradores, forzando la seguridad e implantando un sistema de gestin de
almacenes efectivo que gestione el almacenamiento y flujo de materiales y
productos dentro del almacn.3
29
especficas Por su parte el almacn catico se basa en la ubicacin de productos
segn la disponibilidad de espacio y/o criterios del almacenista, debido a la
ausencia de espacios pre asignados.
Dentro de las funciones principales que cumplen los indicadores de gestin en una
organizacin se encuentran: apoyar y facilitar la toma de decisiones, controlar la
evolucin en el tiempo de los principales procesos y variables, normalizar el uso
de la informacin, servir de base para la planificacin de la organizacin, la
comprensin de su evolucin, situacin actual y futuro de la misma, adems de
propiciar la participacin de las personas en la gestin de la informacin.
30
identificacin de los principales problemas que se presentan en la cadena
logstica, y que perjudican sustancialmente la competitividad de las empresas en
los mercados y el nivel de servicio ofrecido a los clientes.
5
Mora Garca, Luis Anibal. Indicadores de la gestin logstica. Ecoe Ediciones.
31
2.5 HERRAMIENTAS PARA EL ANLISIS DE DATOS
Diagramas de causa-efecto
Fuente: http://www.12manage.com/methods_ishikawa_cause_effect_diagram_es.html
32
Histogramas
Son los grficos de barras que representan la frecuencia de valores que han sido
medidos. Se representan los valores de las variables en el eje X, y las frecuencias
en el eje Y. La principal caracterstica de los histogramas es que permite una
mejor apreciacin de los datos con los que se cuenta y de esta manera reconocer
los comportamientos de las variables que han sido medidas
.
2.6 METODOLOGA DMAIC6
Fase de definicin
Fase de medicin
33
Visin Logstica: Permite obtener una visin global de la situacin logstica y los
procesos desarrollados, de esta forma se reconoce el desempeo logstico en
trminos generarles para continuar con el desarrollo del proyecto.
Fase de mejoramiento
34
Generacin de propuestas de mejora: En esta etapa se proponen las alternativas
que permiten mejorar el desempeo logstico en toda la cadena de suministro.
Algunas de las herramientas que contribuyen al desarrollo de esta fase son:
5s
Control visual
Trabajo estandarizado
Optimizacin
Fase de control
35
3. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
3.1.1 Resea Histrica. PONQU RAMO S.A es una organizacin que nace en
los albores de los aos 50, como una iniciativa de Don Rafael Molano, quien para
la poca trabajaba en la cervecera Bavaria S.A. y su esposa Ana Luisa Camacho.
En sus inicios la organizacin se dedicaba a la produccin y comercializacin de
ponqu para un pequeo grupo de personas, pero a medida que su calidad
empez a ser reconocida se produjo el crecimiento de la empresa.
Se estableci la primera planta de produccin en Mosquera, Cundinamarca y con
el paso del tiempo y el sostenido crecimiento de la compaa se vio la necesidad
de establecer la planta de PONQU RAMO DE ANTIOQUIA S.A en 1983 y
posteriormente PONQU RAMO DE OCCIDENTE S.A. en Palmira, Valle del
Cauca.
36
revolucionaria el proceso logstico que para la poca todava no era visto con la
importancia que actualmente se hace y gener un smbolo para la compaa.
7
Suministrado por PONQU RAMO DE ANTIOQUIA S.A
37
comercializacin de alimentos de alta calidad, sabor y frescura en Colombia y en
el exterior.
Para lograr este propsito RAMO continuar bajo la filosofa DIS-COS innovando
en su infraestructura de integracin vertical y horizontal en productos, y sistemas
de mercadeo y distribucin y consolidando prcticas administrativas de mercadeo
y distribucin vertical y horizontal en productos, sistemas de mercadeo y
distribucin y consolidando prcticas administrativas modernas con precios de los
productos que aseguren precios justos para los consumidores y garanticen un
beneficio justo para los accionistas bajo criterios de responsabilidad social para
con los empleados y dems relacionados con respecto al medio ambiente y
contribuyendo al desarrollo del entorno fsico y social en el que operen las
unidades de negocio de la compaa8
8
Suministrado por PONQU RAMO DE ANTIOQUIA S.A
9
Ibd.
38
las variaciones que puedan surgir y optimizar as los recursos humanos, tcnicos,
financieros, productivos y administrativos.
REAS PLANTILLA
rea Administrativa 34
rea De Manufactura 126
rea De Ventas 195
rea Mantenimiento 9
Servicios Generales 14
39
4. DEFINICIN
4.1.1 Naturaleza del producto. Los siguientes son los niveles de agregacin en
los cuales se encuentran segmentados los productos que conforman el portafolio
de la organizacin.
10
ANAYA TEJERO, Julio J; POLANCO MARTIN, Sonia. Innovacin y mejora de procesos
logsticos ESIC Editorial, Madrid 2005.
40
identificando de esta manera la Lnea de ponqu, Lnea de colaciones y Lnea del
chiras.
Familias de Producto
Ponqu tradicional Gansito
Ponqu Felicidad Populares
Ramito Galletera
Gala Maizitos
Chocoramo Tostacos
Fuente: PONQU RAMO DE ANTIOQUIA S.A
Se cuenta con un sistema de cdigo de barras en la cual los ltimos tres dgitos se
utilizan para la identificacin del producto en la realizacin de las transacciones,
esto permite crear una organizacin del producto por Sub-Divisin industrial y a
su vez por familia de productos, de esta manera cada producto se puede asociar
mediante su cdigo a un determinado nivel de agregacin. En el Anexo 2 se
presenta el portafolio de productos con su respectiva segmentacin, codificacin,
lugar de procedencia y vida til.
41
Esta divisin cuenta con tres canales de distribucin los cuales son Canal TaT o
Minoristas, Canal de distribuidores y Canal de supermercados. Cada uno de ellos
se encarga de la entrega directa del producto al consumidor final.
42
4.1.3 Infraestructura logstica empleada. La infraestructura logstica utilizada
por la compaa est compuesta por la bodega principal, las agencias y la flota de
transporte. La interaccin de estos elementos permite crear la red de distribucin
de producto terminado para abastecer a los clientes a travs de los diferentes
canales anteriormente mencionados.
Bodega Principal
La bodega principal (CEDI) se encuentra situada en las instalaciones de la planta
de produccin de Caldas, y es la encargada de recibir producto terminado de
fabricacin propia y del almacn central - (CEDI) de Mosquera - para
posteriormente distribuirlo a los diferentes canales con los que cuenta la empresa.
El CEDI se encarga de los despachos de producto para cada uno de los canales
de distribucin, en el caso de los canales de distribuidores y supermercados los
despachos se realizan directamente a los clientes externos, mientras que el canal
TaT es abastecido mediante los almacenes de aproximacin (Agencias).
Agencias
Las agencias de la organizacin son las encargadas de abastecer el canal TaT a
travs de la zona geogrfica que se les ha asignado y los vendedores que se
encargan de cubrirla, para ello cuentan con un pequeo stock ajustado a las
necesidades de la zona a atender. Estas agencias se reconocen como almacenes
de aproximacin y se abastecen desde el almacn central de Caldas con el
lanzamiento de pedidos semanales y entregas diarias de producto.
43
Transporte
La flota de transporte es la utilizada en la ejecucin de las distintas transacciones
a nivel organizacional como se muestra en la Figura 4, para ello se cuenta con una
flota de transporte propia que se encarga del transporte de aproximacin, el cual
implica el traslado del producto desde el almacn central de Mosquera hasta el
almacn central (CEDI) de Caldas y de igual forma la entrega de producto que se
realiza desde el almacn central (CEDI) de Caldas hasta cada una de los
almacenes de aproximacin (agencias) en Antioquia y los despachos al canal de
supermercados.
Agencias Clientes
TaT
Planta de
Produccin
Caldas
CEDI Canal
Caldas Supermercados
CEDI
Mosquera
44
El despacho de producto a los distribuidores se realiza mediante transporte
contratado y su principal razn radica en la rentabilidad que esto representa para
la compaa.
En la etapa inicial de esta fase, se concertaron espacios para entrevistas con las
personas involucradas en el desarrollo del proceso y de esta forma obtener un
panorama general del funcionamiento del proceso logstico de distribucin con la
interaccin de los elementos descritos en el punto anterior. La siguiente etapa en
la recoleccin de la informacin se realiz mediante una serie de visita a las
distintas agencias comerciales establecidas por parte de la compaa y la bodega
principal, con el objetivo de hacer la observacin del desarrollo de los procesos
que se efectan en los sitios mencionados, en el cumplimiento de estas visitas se
cont con el acompaamiento de los encargados de cada procedimiento, quienes
realizaron ciertas precisiones en cuanto a las problemticas presentadas.
45
producto necesario al CEDI de Mosquera, debido a que en Caldas no se fabrican
dichas referencias.
46
del distribuidor, para el caso de los supermercados los despachos se realizan de
manera diaria durante las horas de la noche.
47
El proceso de despacho se desarrolla con base en la requisicin de producto por
parte de los vendedores, los cuales emiten un cargue de producto desde su
dispositivo mvil de captura de informacin de acuerdo a las expectativas de venta
de la zona que visitarn el da siguiente. Una vez emitido el cargue los vendedores
realizan el proceso de alistamiento de producto y su cargue al interior del vehculo.
Canal TaT
26%
Canal Distribuidores
5% 69%
Canal
Supermercados
48
De acuerdo a los datos de ventas y clientes asociados a cada canal de
distribucin11, se analiz la participacin de cada uno de estos en las ventas
totales de la empresa (Ver Figura 5) y el porcentaje de clientes atendidos (Ver
Figura 6).
Tabla 6. Despachos promedio realizados por el CEDI en una semana durante marzo de 2011
11
Ver Seccin 4.1.2; Tabla 3. Canales de Distribucin
49
Por otro lado los costos logsticos asociados a cada uno de los canales de
distribucin no se encuentran cuantificados actualmente por la empresa, sin
embargo en la Tabla 7 se identifican los costos en los que incurre cada canal.
Para el caso de los costos de transporte se puede observar que el Canal TaT es el
nico que incurre en costos de transporte de reparto, adems de eso los costos de
transporte de aproximacin son mayores, ya que los despachos que se realizan
desde el CEDI hasta las agencias se dan con frecuencia diaria y representan
cerca del 52% del total de estos.
Con base en lo anterior se infiere que los mayores costos logsticos para la
empresa estn representados por el Canal TaT, debido a la cantidad de recursos
que intervienen dentro de su proceso de distribucin.
50
del 100%, para el Canal de Distribuidores del 97% y para el caso del Canal TaT se
evidencia una cifra ms baja, cercana al 63%, estos datos se reflejan en el nmero
de quejas recibidas por parte de los clientes, las cuales provienen en su mayora
de los minoristas del Canal TaT, aduciendo inconvenientes como la falta de visitas
de los vendedores, errores que se presentan durante la facturacin y diferencias
en las cantidades de producto entregadas como las razones ms frecuentes12.
Conclusin
Cabe destacar que la eleccin del Canal TaT no excluye los canales de
distribuidores y de supermercados, ya que las actividades operativas de estos dos
canales se enfocan en los procedimientos que se realizan en el CEDI el cual est
incluido en el canal objeto de estudio.
12
Informacin suministrada por el Departamento de Ventas. Informe Primer Trimestre 2011
51
5. MEDICIN
Para ello se dividi la fase en dos etapas, la primera de ellas est centrada en la
realizacin de un diagnstico integral del desarrollo del proceso actual. Para la
realizacin de este diagnstico se cont con la informacin recolectada durante la
fase anterior de definicin del proceso, la cual fue validada en reuniones con las
personas involucradas en el desarrollo del proceso y con el coordinador de
logstica de la empresa, adems de recoleccin de datos sobre las actividades
mediante distintos medios como el departamento de sistemas, departamento de
ventas, departamento de presupuestos y estadsticas, la toma de tiempos y los
documentos fsicos de la realizacin de las distintas actividades, entre otros.
5.1 DIAGNSTICO
Para efectos del presente proyecto y teniendo en cuenta los resultados de la fase
de definicin, se centr el anlisis en el proceso de distribucin de producto a
travs del Canal TaT, el cual se realiza mediante la utilizacin de los servicios del
CEDI y las agencias de la empresa.
52
El diagnstico se realiz teniendo como gua el enfoque planteado en el libro
innovacin y mejora de los procesos logsticos13, el cual propone una serie de
factores susceptibles de analizar con la idea de obtener una visin general del
desarrollo del proceso de distribucin.
13
ANAYA TEJERO, Julio J; POLANCO MARTIN, Sonia. Innovacin y mejora de procesos
logsticos ESIC Editorial, Madrid 2005.
14
BALLOU, Ronald H. Logstica: Administracin de la cadena de suministros; Editorial PEARSON
EDUCATION, Quinta Edicin, Mxico 2004.
53
empresa se encuentran consignados en el desarrollo del plan estratgico de
ventas15 del primer trimestre del ao en curso y arrojan los resultados
correspondientes al nivel de servicio prestados a los clientes durante este tiempo.
Dentro del estudio realizado por la empresa se consideran los siguientes puntos
determinantes en el nivel del servicio al cliente prestado actualmente.
Las mediciones realizadas para este aspecto reflejan que del total de clientes
establecidos en el Canal TaT, actualmente el 79% cuentan con frecuencia dos,
dejando un margen de clientes amplio con frecuencia uno que se contrapone a la
poltica planteada.
15
INFORME TRIMESTRAL PLAN ESTRATGICO DE VENTAS PRIMER TRIMESTRE DE 2011.
Elaborado por el DEPARTAMENTO DE VENTAS de la organizacin.
54
La siguiente medicin tiene que ver con la fiabilidad en el cumplimiento de
las visitas a los clientes del Canal TaT, en este sentido la investigacin tuvo en
cuenta el cumplimiento de la frecuencia establecida, lo cual arroj un cumplimiento
del 62,7%. Algunas de las causas indicadas por los vendedores para el no
cumplimiento de las visitas tienen que ver con falta de tiempo para cumplir la ruta,
fallas mecnicas en los vehculos o decisin directa del cliente.
55
marcas se mantengan como lderes del mercado, ofreciendo siempre producto de
alta calidad.
Problemas evidenciados
Ante la ausencia de una planeacin estratgica que integre todos los procesos, se
formulan objetivos dentro de cada rea que no estn alineados entre s. En el caso
particular del departamento se ventas, se ofrece a los clientes un nivel de servicio
que en ocasiones no se satisface con la operacin normal de la empresa,
incurriendo en sobrecostos logsticos y de operacin.
56
El sistema ESCUDERO se encuentra enlazado mediante conexin remota con el
sistema UNO, que es el sistema de informacin que se utiliza en las oficinas
principales de la ciudad de Bogot.
Mdulo de despachos
Mdulo de Kardex
57
es utilizado por logstica como la principal herramienta para poder ejecutar el
control sobre el producto de la organizacin. Adicionalmente, es utilizado por el
departamento de auditora para realizar los procesos de verificacin de cada uno
de los puntos de stock. El sistema de inventarios que se encuentra estipulado en
PONQU RAMO es FIFO, que adems est consagrado en el decreto 3075 de
199716, pero el mdulo descrito no permite visualizar la informacin para ejercer el
control sobre las fechas, debiendo realizarse una inspeccin directa sobre el
producto.
Mdulo de ventas
16
Normativa vigente para la produccin y comercializacin de productos alimenticios en Colombia,
segn lo establecido por la presidencia de la Repblica mediante el ministerio de la salud.
58
Adems de los mdulos descritos anteriormente, el sistema de informacin cuenta
con el mdulo de mantenimiento, presupuestos, cartera, nmina para los
departamentos de mantenimiento automotriz, presupuestos, cartera y relaciones
industriales respectivamente. Los departamentos de contabilidad, tesorera,
compras y el almacn trabajan directamente con el sistema de informacin UNO.
Problemas evidenciados
17
LAUDON, Kenneth C; LAUDON, Jane P; Sistemas de informacin gerencial; Editorial PEARSON
EDUCATION, Octava Edicin. Mxico 2004
59
de datos y no como una herramienta que soporte las decisiones y contribuya a
una administracin ms efectiva.
En el caso del rea de logstica existe una ausencia total de este tipo de
indicadores, motivado en gran parte por la reciente aparicin del departamento y
por la concentracin de los esfuerzos en actividades de nivel operacional dejando
de lado el proceso de planificacin estratgica.
A nivel de vendedores:
60
Problemas evidenciados
5.1.4 Diagnstico en las agencias. Esta etapa del diagnstico busca obtener
una visin global del funcionamiento del conjunto de agencias comerciales con las
que cuenta la compaa, para lo cual se realizaron visitas y reuniones con los
colaboradores de las 5 agencias. Por decisin de la empresa, fundamentada en
las condiciones de operacin estables durante el corto y el mediano plazo, dada la
culminacin del proceso de reestructuracin que se adelanta para cada una de las
agencias, se seleccion la agencia Centro como punto de referencia para iniciar el
proceso de anlisis y mejoramiento que posteriormente se replicar en las dems
agencias de la compaa teniendo en cuenta los puntos comunes y las
particularidades propias de cada una.
61
comerciales y por ltimo una fuerza de venta integrada por un grupo de
vendedores cuyo nmero depende de las zonas de venta asignada a cada
agencia. En el Anexo 5 se muestra en detalle las funciones de cada uno de los
cargos.
Problemas evidenciados
De acuerdo a las caractersticas del producto como son su corto ciclo de vida til
por tratarse de alimentos perecederos y fragilidad en su manipulacin, se pretende
manejar un sistema de aprovisionamiento que responda de manera gil y eficiente
a las necesidades del mercado con frecuencias de reposicin diarias, y para esto
se considera importante un acertado proceso de lanzamiento de pedidos, ya que a
partir de ese momento inicia el movimiento de toda la cadena de suministros.
62
establecido actualmente en la empresa con el objetivo de reducir el nivel de
inventarios al mnimo necesario para cumplir con la demanda de producto.
63
lugar de almacenamiento en la bodega de la agencia. Por ltimo se ingresa la
remisin de producto al sistema de informacin y con este paso se da por
terminado el procedimiento de recepcin de producto en la agencia.
Problemas evidenciados
64
El horario de llegada de producto se encuentra establecido en la franja de las 8 am
hasta las 10 am, en consideracin del tiempo empleado en la recepcin de
producto que es de alrededor de una hora y del horario de trabajo de la persona
encargada de la recepcin, que es de 6 am a 11 am y de 3 pm a 6 pm.
01:00:00 p.m.
11:48:00 a.m.
Hora de llegada
07:00:00 a.m.
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25
Dias durante el mes de Marzo
En los datos analizados de las llegadas del mes de marzo se puede observar que
solamente el 19,23% de los envos de producto se dieron en el intervalo de
aceptacin. Lo anterior refleja el problema mencionado anteriormente ya que se
presentaron sobrecostos por horas extras del personal de la agencia como mnimo
en el 80% de los das laborales del mes. Esta situacin no es particular de la
agencia Centro, ya que las dems agencias reflejan un comportamiento similar.
65
Actualmente se hace uso de espacios de trnsito para la ubicacin de producto y
se presentan largas distancias recorridas entre las zonas de recepcin y
almacenamiento, sumndole a esta situacin el hecho que las zonas no se
encuentran demarcadas ni establecidas de forma permanente. Para los casos de
las agencias Centro y Olaya, las instalaciones no permiten el acceso del vehculo
a la bodega, debiendo ubicarse sobre las vas pblicas que cuentan con alto flujo
de trnsito, dificultando de esta manera la entrega del producto. Adicionalmente,
los equipos de transporte utilizados generan altos tiempos en el desplazamiento,
ya que solo se cuenta con dos carretillas manuales, cuya capacidad es restringida.
En el Anexo 6 se muestra el equipo usado para el transporte de producto.
66
Tabla 8. Ajustes realizados en las agencias por exceso y/o rotura de stock
Valor de los ajustes en pesos
AGENCIAS TOTAL
Marzo Abril Mayo
Bello $ 22.300 $ 14.800 $ 18.600 $ 55.700
Caldas $ 11.500 $ 6.700 $ 8.400 $ 26.600
Centro $ 12.100 $ 15.200 $ 9.800 $ 37.100
Olaya $ 10.600 $ 7.800 $ 6.500 $ 24.900
Rionegro $ 8.700 $ 11.200 $ 7.600 $ 27.500
TOTAL $ 65.200 $ 55.700 $ 50.900
Fuente: Autor del Proyecto
Almacenamiento de producto
67
la ausencia de elementos dentro del sistema de almacenamiento que favorezcan
su realizacin.
Control de inventarios
Problemas evidenciados
68
agencia, los productos B son el 19% del total de productos con una participacin
en las ventas del 10,56%, mientras que los producto clasificados como C
representan el 69% de la cantidad total de productos y tan solo un 4,70% de las
ventas.
69
Figura 8. Producto almacenado en cajas
70
5.1.4.4 Proceso de Distribucin
Llegada de vendedores
La primera etapa del proceso de distribucin del producto desde las agencias se
inicia con el regreso de los vendedores a las instalaciones de la agencia, el
horario de regreso de la fuerza de ventas est establecido entre las 4 pm y las 6
pm de acuerdo al departamento de ventas de la compaa. Las actividades que
componen este procedimiento son la ubicacin del vehculo dentro de las
instalaciones, la elaboracin del cierre diario de ventas, la revisin de saldos por
parte del supervisor de ventas, el conteo de canastas y el proceso de liquidacin
de las ventas del da.
Alistamiento de cargue
71
Por ltimo el vendedor traslada el producto a la zona de cargue de vehculos para
cargarlo en su interior utilizando nicamente canastas de color amarillo que son
las autorizadas para salir al mercado.
72
triciclos que cubren el 70% de la distribucin y representan menos costos de
operacin.
Problemas evidenciados
73
Durante el desarrollo del alistamiento se presentan demoras con el cambio de
embalaje de productos que se hace necesario debido a que se encuentra en cajas
de cartn o en canastas de color azul por la necesidad de ser cargado en
canastas de color amarillo, que son las autorizadas para retirar de la agencia, esta
situacin se presenta con una frecuencia bastante alta debido a que el producto
que se embala en cajas est clasificado como producto A en las ventas de las
agencias. En otras oportunidades el cambio de embalaje se realiza para
maximizar la capacidad de carga en los vehculos lo que incide adems del tiempo
utilizado, en la manipulacin forzada del producto, atentando contra la calidad.
18
ORTZ PIMIENTO, Nstor Ral. Anlisis y Mejoramiento de los Procesos de la Empresa.
Colombia: Publicaciones de la Universidad Industrial de Santander. 1999.
19
MONTGOMERY, Douglas. RUNGER, George. Probabilidad y estadstica aplicadas a la
ingeniera. Limusa Wiley, 2006
74
permite aprovechar adecuadamente el espacio disponible, obstaculizando zonas
de trnsito que atrasan el proceso de llegada de vendedores y cargue de
producto.
Otro factor est relacionado con las limitaciones en el equipo de transporte, lo que
genera que se arrastren los arrumes de canastas atentando contra el activo fsico
y las normas de seguridad industrial. La situacin mencionada se puede
evidenciar en la Figura 9.
75
canal TaT que representan el 84% de los clientes totales y el 69% de las ventas
de PONQU RAMO DE ANTIOQUIA. Resaltando de esta manera la relacin
directa con el nivel de servicio ofrecido por la empresa.
76
esta manera la asertividad en la cantidad de producto solicitado es baja
obligando a las agencias a realizar los ajustes con cantidades de producto
considerables que afectan el funcionamiento correcto de la cadena de
suministro.
Figura 10. Grfica de la efectividad de cargues durante el mes de abril en la agencia centro
90,00%
Efectividad del cargue
80,00%
70,00%
60,00%
50,00%
40,00%
30,00%
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 100 101
Zonas
77
Respecto al cumplimiento de las visitas se manifest por parte de los vendedores
que el bajo porcentaje de estas se debe principalmente a falta de tiempo para
realizar la totalidad de la ruta y problemas de tipo mecnico con los vehculos.
Los problemas de tipo mecnico que se presentan son muy comunes dentro de
las actividades diarias de reparto, fundamentados principalmente en la ausencia
de un plan de mantenimiento preventivo sobre los vehculos, ya que aunque se
cuenta con un departamento de mantenimiento segmentado para carros,
motocarros y triciclos no existe un cronograma de actividades enfocadas a la
conservacin de estos, sino que por el contrario se ejerce mantenimiento
nicamente en el momento en el que se presentan las fallas.
78
Entre los cargos establecidos se encuentra el Jefe de Despachos, el cual es el
responsable por el funcionamiento del CEDI y las transacciones que desde all se
realizan, actualmente existen dos personas que desempean este cargo en turnos
de 8 horas diarias. Adems del Jefe de Despachos se encuentran los Auxiliares de
Logstica que se encargan de la organizacin interna de la bodega principal, el
Encargado de Control de Canastas que debe realizar el seguimiento de dichos
recursos y velar por el inventario de canastas de la compaa, y los integrantes de
la Cuadrilla que se encargan de las actividades de cargue y descargue de los
vehculos que realizan el transporte de producto.
Los colaboradores con los que cuenta actualmente el CEDI son suficientes para
cumplir con los procedimientos que all tienen lugar y permiten mediante una
correcta organizacin de los mtodos de trabajo garantizar el funcionamiento de la
etapa de distribucin dentro del macro proceso logstico de la organizacin. En el
Anexo 6 se muestra en detalle las funciones de cada uno de los cargos.
79
cuadrilla y el auxiliar de bodega, quien en caso de existir una diferencia entre la
orden de pedido y el producto entregado da aviso al jefe de despachos para darle
solucin al inconveniente.
Problemas evidenciados
80
Adems existen otros factores cuyo impacto para la organizacin es tangible
desde el punto de vista econmico. En primer lugar, las horas extras tanto en las
jornadas laborales de los colaboradores de las agencias (Ver Numeral 5.1.4.2)
como en los colaboradores del CEDI, en los que se incluyen los miembros de la
cuadrilla de cargue y descargue, los auxiliares de logstica, el jefe de despachos y
el encargado de control canastas. El siguiente factor est relacionado con la
disponibilidad de los vehculos de la flota propia para realizar el transporte de
aproximacin, dado el incumplimiento en los tiempos de entrega, se presentan
situaciones donde no es posible cumplir con las rutas establecidas, incurriendo de
esta forma en costos adicionales de contratacin de transporte. En la Tabla 9 se
muestran los sobrecostos por transporte durante los meses de marzo, abril y
mayo.
Valores en Pesos
CAUSA Marzo Abril Mayo
Transporte a las agencias $ 3.300.000 $ 2.600.000 $ 2.900.000
Transporte hacia la Costa Atlntica $ 6.800.000 $ 5.200.000 $ 5.700.000
TOTAL $ 10.100.000 $ 7.800.000 $ 8.600.000
Fuente: Departamento de Contabilidad
81
5.1.5.3 Proceso de Almacenamiento
Almacenamiento de producto
Problemas evidenciados
82
Esta situacin genera dificultades en la identificacin y localizacin de las
referencias en el momento de establecer los controles y durante el desarrollo del
proceso de despacho.
De acuerdo a la clasificacin ABC (Ver Anexo 13), se estableci que el 9,52% del
total de productos representa el 85% del total de ventas, estos productos se
clasificaron como A, en el siguiente grupo se encuentran los productos B que son
el 23,81% del total del portafolio y equivalen al 10,65% de las ventas, y por ltimo
en el grupo C se encuentran el 66,67% de los productos que aportan tan solo el
4,32% de las ventas totales.
83
presentarse altos tiempos en el traslado debido a la obstaculizacin de las
zonas de circulacin y riesgos en la seguridad de los colaboradores.
20
Normativa vigente para la produccin y comercializacin de productos alimenticios en Colombia,
segn lo establecido por la presidencia de la Repblica mediante el ministerio de la salud.
84
5.1.5.4 Proceso de Distribucin
Alistamiento de pedidos
Cada uno de los pedidos que es alistado se dispone en zonas dentro del CEDI a
la espera de la orden para iniciar el procedimiento de cargue.
85
Problemas evidenciados
Sumado a esto, se presenta una situacin particular con los pedidos que son
alistados para el canal de supermercados, ya que estos son transportados desde
el CEDI hasta una zona contigua donde se realiza el proceso de desagregacin
previo a su despacho, la distancia que deben recorrer es considerablemente
grande lo cual eleva los tiempos implicados en la entrega.
86
Resumen de datos
ITEM MEDICIN
Entrada de producto en la agencia Centro Cumplimiento del 19,2%
Ajustes por errores en el despacho $ 57.266 mensuales en promedio
10.400 canastas que representan el 20%
Dficit de canastas
del total requerido
Baja efectividad en los cargues de Efectividad del 62%, contra el 80%
vendedores establecido por la empresa
$ 26.500.000 entre los meses de marzo,
Sobrecostos por transporte contratado
abril y mayo
75 estibas que representan el 12% del
Dficit de estibas
total requerido
Se registraron horas extras en el 21 de los
Horas extras
26 das laborados del mes de marzo
Fuente: Autor del Proyecto
87
Figura 11. Problemas detectados en la etapa de diagnstico
Ausencia del cargo de Auxiliar de Ausencia de criterios en la ubicacin Altos tiempos en la ejecucin de las
Bodega del producto dentro de la bodega actividades del proceso
AGENCIAS
Poltica de inventarios desajustada Sistema poco efectivo para el control Uso incorrecto de las reas de trabajo
Retrasos en la entrega de productos de los inventarios Baja efectividad en la gestin de
Limitaciones fsicas para la recepcin Recursos de manejo de materiales cargues
de producto insuficientes para la ejecucin de la Falencias en el sistema de distribucin
Diferencias en los pedidos recibidos operacin logstica
Ausencia de un cuadro de indicadores que permita medir y tomar acciones sobre las operaciones
logsticas
Inexistencia de herramientas dentro del sistema de informacin que apoyen la toma de decisiones
Falta de recursos (Canastas) para el embalaje de la totalidad de los productos
Retrasos en las operaciones del CEDI Ausencia de criterios en la ubicacin Distribucin fsica del CEDI
Sobrecostos Ubicacin de pedidos alistados en
CEDI
88
6. ANLISIS DE CAUSAS
Sistema de almacenamiento
Control de inventarios
89
Distribucin fsica de las instalaciones
Medicin, control y evaluacin de la gestin en la operacin logstica
90
Figura 12. Diagrama causa-efecto general
Demoras en las
Dificultad en el
actividades
control de
inventarios
Exceso y/o
rotura de stock Condiciones
inadecuadas
del almacenamiento
Retraso en las Demora en la
operaciones ubicacin de
Dificultad en el
producto
control de
operaciones
PROBLEMAS EN EL
ABASTECIMIENTO ALMACENAMIENTO DISTRIBUCIN PROCESO LOGSTICO DE
DISTRIBUCIN
Demoras en el
Dificultad en el desarrollo del
Exceso y/o proceso
control de
rotura de stock
inventarios
Disminucin del
nivel de servicio
Demora en la
recepcin de Demora en la
producto ubicacin de
producto
91
7. PROPUESTAS DE MEJORA
Objetivos especficos:
Disear un manual que contenga los principios y las condiciones para llevar a
cabo el almacenamiento.
92
De acuerdo a las condiciones de funcionamiento de la bodega se propone la
modificacin en los equipos de transporte actual, de tal manera que se puedan
obtener los siguientes beneficios:
Los valores tenidos en cuenta para una estimacin del total de la inversin, se
obtuvieron a travs de las cotizaciones realizadas a dos empresas de la industria
metalmecnica (ver Anexo 17), las cuales dentro de su portafolio de productos
cuentan con equipos que se ajustan a las necesidades de PONQU RAMO.
93
Tabla 11. Carretilla para transporte de canastas con 3 puntos de apoyo
Ilustracin
Fuente: Fabricante
Ilustracin
Fuente: Fabricante
94
Tabla 13. Inversin para la modificacin de los equipos de transporte
Unidades
ITEM
Costo Unitario Requeridas Costo Total
Equipos Agencia Bello $ 250.000 1 $ 250.000
Equipos Agencia Centro $ 250.000 2 $ 500.000
Equipos Agencia Olaya $ 250.000 2 $ 500.000
Equipos Agencia Rionegro $ 250.000 1 $ 250.000
TOTAL 6 $ 1.500.000
Fuente: Autor del Proyecto
95
Teniendo en cuenta la informacin consignada en el Anexo 7, existe un dficit de
10.400 canastas, sin embargo se propone la adquisicin de un lote de 16.000
canastas con el objetivo de sopesar el incremento presupuestado en las ventas
del prximo ao y previendo las bajas que se presentan por el cumplimiento del
ciclo de vida til de una parte del lote actual.
96
7.1.3 Propuesta para la adquisicin de un lote de estibas para el CEDI.
Dentro de la regulacin vigente en Colombia, el almacenamiento debe realizarse
sobre estibas o paletas que impidan la disposicin de productos directamente
sobre el piso21.
Ilustracin
21
Artculo 31, numeral d. Decreto 3075 de 1997
97
Inversin para la implementacin de la propuesta
98
de seleccin se desplaza hacia el lado contrario desde el cual se inici el
proceso. En el momento que se recibe producto nuevo, se almacena en el
espacio que ha sido desocupado y se contina el proceso hasta agotar el
producto inicial, una vez este ha sido despacho en su totalidad se reinicia la
seleccin con el producto que fue recibido anteriormente.
Una tarjeta de control que permita obtener una referencia visual del producto que
debe ser retirado durante el proceso de seleccin, la aplicacin de este elemento
permitir reforzar la propuesta del sistema de separacin mvil. Su funcionalidad
se basa en la disposicin de la tarjeta justamente sobre la canasta en la cual debe
iniciar el proceso de seleccin, de tal forma que el colaborador al iniciar la
actividad tenga la certeza del producto que debe retirar y una vez culmina la
seleccin, regresa la tarjeta a la canasta en la cual debe continuar el proceso.
99
En la Figura 14, se muestra el formato propuesto para la tarjeta de control.
100
7.1.5 Propuesta para la organizacin de productos en los puntos de stock.
Actualmente la organizacin de los productos en las bodegas de los puntos de
stock est determinada por criterios subjetivos de los encargados, quienes no
toman en cuenta la rotacin de producto que se realiza cada una de las
referencias.
101
organizacin propuesta se muestra en el Anexo 19 y contempla adems una zona
de picking, por motivo de la propuesta de modificacin del procedimiento de
cargue que se explica en las propuestas de mejora para el control de inventarios.
102
Figura 15. Portada del manual de almacenamiento
103
Tabla 18. Inversin para la puesta en comn del manual de almacenamiento
Costo
ITEM
Unitario Cantidad Costo Total
Impresin del manual de almacenamiento $ 4.600 6 $ 27.600
TOTAL 6 $ 27.600
Fuente: Autor del Proyecto
104
Figura 16. Logo y portada diseados para la metodologa 9s.
Qu es la metodologa de 9`S?
Por qu implementarla?
9`S en Ponqu RAMO
Clasificar
Organizar
Limpieza
Bienestar Personal
Disciplina
Constancia
Compromiso
Coordinacin
Estandarizacin
105
Tabla 19. Inversin para la propuesta de 9s.
Costo
ITEM
Unitario Cantidad Costo Total
Impresin de formatos de 9s $ 33 300 $ 9.900
Elementos para la difusin $ 6.000 6 $ 36.600
TOTAL $ 46.500
Fuente: Autor de Proyecto
Objetivos especficos
106
Manipulacin excesiva de producto en la bodega, durante las actividades del
proceso de distribucin
107
7.2.2 Propuesta para la modificacin del procedimiento de cargue en las
agencias. Dentro de las actividades implcitas en el procedimiento actual se
encuentra la seleccin de los productos que se poseen almacenados en la bodega
de la agencia, dicha actividad se realiza por parte de cada uno de los vendedores,
lo cual implica que exista manipulacin excesiva de producto. Aunque la entrada
de los vendedores es autorizada a la bodega, se presenta un escenario que
dificulta el control sobre el producto, genera desordenes en el desarrollo de la
actividad y reprocesos como la emisin de recargues y cargues negativos, todo lo
anterior desencadena altos tiempos en el procedimiento y por lo tanto una baja
eficiencia del mismo.
108
canastas apiladas, eliminando los conteos fsicos mediante la identificacin de
cantidades estandarizadas de canastas. En la Figura 17 se ejemplifica la situacin
anterior.
15
10
1
2
109
Inversin para la implementacin de la propuesta
Tabla 21. Inversin para la implementacin de elementos visuales para el control de inventarios
Valor
ITEM
Unitario Cantidad Valor Total
Tablero acrlico $ 70.000 6 $ 420.000
Cinta adhesiva para demarcacin (30 m) $ 27.000 6 $ 162.000
TOTAL $ 582.000
Fuente: Autor del Proyecto
Objetivos especficos:
110
Agilizar los procesos de alistamiento y despacho que tienen lugar en lo spuntos
de stock.
111
Creacin de zonas de almacenamiento con una separacin mnima de 60
centmetros de las paredes perimetrales, de acuerdo a la normativa legal
vigente para el almacenamiento de producto terminado.
112
Figura 18. Plano general propuesto para la nueva distribucin fsica del CEDI
113
Inversin para la implementacin de la propuesta
114
Por tal razn se presentan obstaculizaciones de los pasillos en los puntos de
stock, dificultando el trnsito de personas y el traslado de productos, generando
demoras en la realizacin del proceso, adems de poner en riesgo la seguridad de
los colaboradores. En la Figura 19, se evidencia la situacin descrita.
115
Figura 20. Demarcacin propuesta para las agencias
116
7.4 PROPUESTA PARA EL DISEO DE UN CUADRO DE INDICADORES DE
GESTIN PARA EL PROCESO LOGSTICO
Objetivos Especficos:
Identificar las operaciones que presentan un desempeo inferior al
establecido en la bsqueda de la consecucin de los objetivos.
117
los procesos de abastecimiento, almacenamiento y distribucin de producto
terminado de la compaa.
En la Tabla 24, se muestran los indicadores propuestos por cada uno de los
procesos y su alcance. Adicionalmente, para la formalizacin de las mediciones,
se dise la ficha tcnica que se muestra en la Figura 21, aplicable a cada uno de
ellos.
PROCESO INDICADOR
Pedidos Perfectos Recibidos en el CEDI
ABASTECIMIENTO Pedidos Perfectos Recibidos en las agencias
Calidad de los Pedidos Generados
Diferencia en el Inventario CEDI
Diferencia en el Inventario Agencias
ALMACENAMIENTO
ndice de Obsolescencia en los Puntos de
Stock
Efectividad en los Cargues de los Vendedores
Nivel de Cumplimiento en las Visitas
Realizadas
DISTRIBUCIN
Despachos de Cargues Perfectos en las
Agencias
Despachos Perfectos Realizados por el CEDI
DESEMPEO GLOBAL Costos Logsticos sobre Ventas Totales
118
indicador y la grfica de su comportamiento. La manipulacin de celdas se
encuentra restringida mediante contrasea, la cual es propiedad nicamente del
coordinador de logstica. El archivo con el cuadro de indicadores se encuentra en
el Anexo A del CD de anexos.
INDICADORES DE GESTIN
D IS C IP L IN A Y COS T OS
LOGSTICA
Nombre del indicador
Objetivo
Formula
Unidad de Anlisis y
medida Periodicidad Control
Fuente de
Informacin
rea de toma Responsable
de datos toma de datos
Responsable
Fuente: Autor del Proyecto
Objetivos especficos.
119
Disear un formato que permita condensar la informacin pertinente de cada
uno de los procedimientos.
Para el desarrollo de las actividades dentro del proceso, se cuenta con unas
disposiciones establecidas por parte de la gerencia y el departamento de logstica
encaminadas al cumplimiento de los objetivos. No obstante, no existe una
herramienta que garantice la estandarizacin en el desarrollo de los
procedimientos, presentndose de esta forma inconvenientes con el control
administrativo y operativo de las actividades.
Luego de las visitas a los diferentes puntos de stock y las entrevistas con los
encargados, se realiz una documentacin de los procedimientos que se haban
establecido previamente, de esta forma se socializaron y se obtuvo la
retroalimentacin para su redaccin final. En el Anexo 27, se muestra el manual
de procedimientos diseado.
120
8. IMPLEMENTACIN Y RESULTADOS OBTENIDOS
PLAN DE ACCIN
121
Figura 22. Resumen propuestas de mejora
122
Solicitud de presupuesto. Para el caso del lote de canastas, la solicitud se
remiti directamente a la direccin nacional logstica en la ciudad de Bogot,
debido al valor total de la propuesta ($ 224.000.000) y teniendo en cuenta que las
canastas que sern adquiridas son un recurso compartido, propiedad de la
organizacin Ramo.
RESULTADOS OBTENIDOS
123
Teniendo en cuenta las devoluciones desde las agencias asociadas a las
condiciones de embalaje, se puede concluir que hubo una reduccin del 60%
durante los meses de julio y agosto (Ver Tabla 25). La reduccin se sustenta en
el hecho de que las canastas proporcionan un 22.7% ms de espacio para el
almacenamiento y mayor resistencia por parte del material de fabricacin.
Tostaco
240 $ 604.800 96 $ 241.920 60%
Picante X 12
Tostaco
216 $ 544.320 88 $ 221.760 59%
Queso X 12
TOTAL 716 $ 1.804.320 288 $ 725.760 60%
Fuente: Autor del Proyecto
124
8.2 ORGANIZACIN DE PRODUCTOS EN LOS PUNTOS DE STOCK E
IMPLEMENTACIN DE LA METODOLOGA DE 9s
PLAN DE ACCIN
125
acuerdo a su procedencia, y se aplicaron principios de popularidad en cada una
de ellas.
RESULTADOS OBTENIDOS
126
Se mejor sustancialmente el acceso a los productos y se redujo la distancia
recorrida en los procesos de seleccin y despacho. Adicionalmente, con la
ubicacin de producto en zonas fijas, se incrementa la efectividad en la
identificacin de producto y se reduce el esfuerzo de los auxiliares para
almacenar.
IMPLEMENTACIN CEDI
Gala X 5
Referencias
Ramo
Tradicional
Gala Tajada Despus
Chocoramo Antes
0 3 6 9 12
Distancias en metros
Gala X 5
Referencias
Ramo
Tradicional
Gala Tajada Despus
Chocoramo Antes
0 2 4 6 8 10
Distancias en metros
127
8.3 IMPLEMENTACIN DEL MANUAL DE ALMACENAMIENTO
PLAN DE ACCIN
RESULTADOS OBTENIDOS
Por esta razn se efectu una valoracin del funcionamiento tanto del sistema de
almacenamiento como del personal involucrado en las actividades, mediante una
lista de chequeo a cargo del jefe de despacho (CEDI) y administradores
(agencias) que permiti conocer el estado del funcionamiento de los puntos de
stock, luego de la implementacin del manual. Los resultados se muestran en la
Figura 25.
128
Figura 25. Resultados evaluacin cumplimiento del manual de almacenamiento
PLAN DE ACCIN
129
Para avanzar en el proceso de implementacin de la propuesta, se dise la
solicitud de PONQU RAMO DE ANTIOQUIA al vicepresidente comercial de la
compaa, que se muestra en el Anexo 29 y la cual se envi el da 28 de junio.
Dentro de sta, se mencionan las distintas causas que hacen necesario el
nombramiento de los tres auxiliares de bodega ms urgentes.
RESULTADOS OBTENIDOS
Los logros con la implantacin del cargo de auxiliar de bodega en las agencias se
ven reflejados en las actividades de control de inventarios y en la agilidad durante
el desarrollo del proceso de distribucin principalmente.
130
contrastaron los valores promedios de los meses de mayo, junio y julio, en los
cuales no estaba implantado el cargo, y los valores ajustados el mes de agosto,
primer mes de la implantacin del cargo.
PLAN DE ACCIN
131
estableci la puesta en marcha de la propuesta de mejora en 3 fases, las cuales
contemplan en la redistribucin del CEDI de acuerdo a la propuesta presentada en
el numeral 7.3.1.
RESULTADOS OBTENIDOS
132
La construccin de la segunda fase representa un ahorro significativo del 70% de
la distancia que se recorre actualmente para el transporte de producto en las
actividades de entrega y despacho de la agencia de supermercados, incluyendo
adems una mejora en las condiciones de seguridad y comodidad de los
colaboradores.
133
Figura 26. Entregas de producto en el mes de julio.
09:24:00 a.m.
Hora llegada
08:55:12 a.m.
08:26:24 a.m. Hora minima
07:57:36 a.m. Hora maxima
07:28:48 a.m.
07:00:00 a.m.
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25
Dias durante el mes de Julio
Valores en Pesos
CAUSA Mayo Junio Julio
Transporte a las agencias $ 2.900.000 $ 1.600.000 $ 950.000
Transporte hacia la Costa Atlntica $ 5.700.000 $ 3.200.000 $ 2.300.000
TOTAL $ 8.600.000 $ 4.800.000 $ 3.250.000
Fuente: Departamento de Contabilidad
134
La Figura 27 muestra evidencia grfica del cambio en el aspecto del CEDI.
ANTES
DESPUES
135
8.6 SEALIZACIN DE LAS REAS EN EL CEDI Y LAS AGENCIAS
PLAN DE ACCIN
RESULTADOS OBTENIDOS
136
Figura 28. Carteles implementados en el CEDI y las agencias.
PLAN DE ACCIN
Por ltimo, se convoc una reunin con las personas definidas como encargadas
para las mediciones y las decisiones, y se hizo una presentacin definitiva de cada
137
indicador, incluyendo su ficha tcnica y el archivo de Excel para el uso de los
colaboradores.
RESULTADOS OBTENIDOS
Figura 29. Medicin para los pedidos perfectos recibidos en las agencias.
138
Figura 30. Medicin para el nivel de cumplimiento en las visitas
PLAN DE ACCIN
139
RESULTADOS OBTENIDOS
140
9. CONCLUSIONES
El nivel de servicio ofrecido a los clientes del canal TaT se ha visto afectado
debido a decisiones tomadas de manera autnoma por parte del departamento
de ventas, sin contar con el apoyo logstico necesario para llevarlas a cabo.
141
valor al producto en la medida que se reduce el tiempo de entrega a los
clientes.
142
10. RECOMENDACIONES
Establecer un sistema que permita contabilizar los costos logsticos en los que
se incurre durante el desarrollo del proceso, para de esta forma tener una
referencia sobre el impacto de las decisiones tomadas en busca de mejorar el
proceso logstico.
Disear un plan de produccin que permita cumplir con los pedidos realizados
por los diferentes canales de distribucin, sin incurrir en los gastos de horas
extras a los que se recurre actualmente para satisfacer la demanda.
143
11. BIBLIOGRAFA
144
ORTZ PIMIENTO, Nstor Ral. Anlisis y Mejoramiento de los Procesos de la
Empresa. Colombia: Publicaciones de la Universidad Industrial de Santander.
1999.
145
ANEXO 1. ORGANIGRAMA GENERAL DE PONQU RAMO DE ANTIOQUIA S.A
Gerencia
General
Gerencia
Antioquia
146
ANEXO 2. PORTAFOLIO DE PRODUCTOS.
VIDA
LNEA FAMILIA CDIGO PRODUCTO ORIGEN TIL
(das)
Ponqu Ramo
Ponqu tradicional 101 Tradicional Fabrica 20
Ponqu Ramo
Ponqu tradicional 102 chocolate Fabrica 20
Ponqu
Ponqu tradicional 160 Torta mis 9es Fabrica 20
Ponqu Ramito 111 Ramito x 2 Fabrica 18
Ponqu Ramito 113 Ramito x 6 Fabrica 18
Ponqu Ramito 115 Ramito x 10 Fabrica 18
Ponqu Ramito 117 Ramito x 20 Fabrica 18
Ponqu Gala 120 Gala tajada Fabrica 16
Gala tajada x
Ponqu Gala 122 5 Fabrica 16
Ponqu Gala 125 Bloque Fabrica 16
Ponqu Gala 127 Molde Fabrica 16
Ponqu Chocoramo 140 Chocoramo Fabrica 16
Chocoramo x
Ponqu Chocoramo 142 5 Fabrica 16
Ponqu Chocoramo 144 Chocobarra Fabrica 16
Chocobarra x
Ponqu Chocoramo 146 5 Fabrica 16
Gansito
Ponqu Gansito 151 unidad Mosquera 20
Ponqu Gansito 154 Gansito x 5 Mosquera 20
Ponqu Gansito 155 Gansito x 14 Mosquera 20
Ponqu Gansito 156 Gansito x 20 Mosquera 20
Ponqu Gansito 157 Mi lonchera Mosquera 20
Gansito
Ponqu Gansito 170 chocolate Mosquera 20
Gansito
Ponqu Gansito 171 mora- Mosquera 20
arequipe
Ponqu Gansito 172 Gansito x 6 Mosquera 20
Ponqu Gansito 173 Gansito x 10 Mosquera 20
Ponqu Felicidad 600
Ponqu Felicidad 165 Negra Fabrica 120
Ponqu Felicidad
147
Ponqu Felicidad 166 1800 Fabrica 120
Ponqu Felicidad 600
Ponqu Felicidad 167 blanca Fabrica 120
Ponqu Felicidad 120
Ponqu Felicidad 168 1200 Fabrica
Colaciones Populares 200 Carmelitas Mosquera 120
Colaciones Populares 202 Cucas Mosquera 120
Colaciones Populares 204 Limoncitas Mosquera 120
Colaciones Populares 206 Lecheritas Mosquera 120
Colaciones Populares 213 Achiras Mosquera 120
Colaciones Galletera 221 Panderitos Mosquera 180
Colaciones Galletera 227 Espaoletas Mosquera 180
Colaciones Galletera 234 Tesoros Mosquera 180
Colaciones Galletera 231 Ochos Mosquera 180
Colaciones Galletera 252 Surtidas Mosquera 180
Del chiras Maizitos 500 Maizitos x 33 Mosquera 25
Maizitos x
Del chiras Maizitos 503 240 Mosquera 25
Maizitos
Del chiras Maizitos 507 docena Mosquera 25
Tostaco
Del chiras Tostacos 542 queso x 25 Mosquera 25
Tostaco
Del chiras Tostacos 543 queso x 240 Mosquera 25
Tostaco
Del chiras Tostacos 547 queso Mosquera 25
docena
Tostaco
Del chiras Tostacos 552 picante x 25 Mosquera 25
Tostaco
Del chiras Tostacos 553 picante x 240 Mosquera 25
Tostaco
Del chiras Tostacos 557 picante Mosquera 25
docena
148
ANEXO 3. FLOTA DE TRANSPORTE PROPIA
149
Figura 33. Chevrolet NHR
150
Figura 35. Chevrolet NPR
151
Figura 37. Motocarro AYCO
152
Figura 39. Triciclo
153
Tabla 29. Asignacin de vehculos
ASIGNACIN DE VEHCULOS
Ventas
Vehculo (Reparto) Logstica Costa TOTAL
Caldas Rionegro Centro Bello Olaya (Aproximacin) Atlntica
Kodiak 0 0 0 0 0 2 0 2
NPR 0 1 0 1 0 1 2 5
NKR 1 4 1 8 1 3 3 21
NHR 1 1 0 6 0 0 1 9
DFM 1 0 0 0 0 0 0 1
AYCO 10 4 0 4 0 0 0 18
AKT 3 4 5 5 4 0 0 21
Triciclo 0 0 11 0 10 0 0 21
TOTAL 16 14 17 24 15 6 6 98
Fuente: Autor del Proyecto
154
ANEXO 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO LOGSTICO DE
DISTRIBUCIN.
INICIO
Supermercados
Distribuidores
Emitir los pedidos para cada uno
de los canales de venta Agencias Comerciales
Coordinacin Logstica
Consolidar los pedidos recibidos
Produccin
CEDI
Emitir pedidos
PONQU RAMO S.A. (Mosquera)
NO El producto es de
elaboracin propia?
Despachar producto
SI
Programar Produccin
Recibir el vehculo en el muelle
de descargue
Producir el da antes de la fecha
de entrega
Descargar el producto
NO El producto NO
Ajustar cantidades en el Sistema La cantidad es
proviene de
de Informacin correcta?
Produccin?
SI
Almacenar el producto en el
lugar indicado
155
1
El pedido va al
canal de
Supermercados?
Separar pedidos
Despachar el vehculo
NO El pedido va al
A
canal TaT?
SI
Descargar el producto
NO La cantidad
Ajustar cantidades despachadas
despachada es
en el Sistema de Informacin
correcta?
SI
Ubicar producto
156
2
Verificar producto
Cargar vehculos
Despachar vehculo
FIN
157
ANEXO 5. CARGOS ESTABLECIDOS EN LAS AGENCIAS Y EL CEDI
Agencias
Tabla 30. Cargo de administrador de agencia
158
Tabla 33. Cargo de supervisor de ventas
CEDI
159
Tabla 35. Cargo de auxiliar de logstica
160
ANEXO 6. EQUIPOS DE TRANSFERENCIA UTILIZADOS
161
ANEXO 7. LOTE DE CANASTAS
162
Tabla 40. Resumen canastas
TOTAL DE CANASTAS 52800 100%
REQUERIDAS
TOTAL DE CANASTAS 42400 80,3%
DISPONIBLES
DFICIT DE CANASTAS 10400 19,7%
163
ANEXO 8. CLASIFICACIN ABC DE PRODUCTO EN LA AGENCIA CENTRO
164
Mi lonchera Ramo 12.309 0,486% 96,386% C
Ramito x 10 12.344 0,487% 96,873% C
Gansito x 14 11.664 0,460% 97,333% C
Maizito x 33gr
Unidad 7.297 0,288% 97,621% C
Tostaco Picante
Unidad 6.733 0,266% 97,887% C
Tostaco Picante x
240 5.906 0,233% 98,120% C
Torta Mis Nueves 5.898 0,233% 98,352% C
Maizito x 240gr
Unidad 5.486 0,216% 98,569% C
Ramito x 2 4.638 0,183% 98,752% C
Ramito x 6 4.607 0,182% 98,934% C
Carmelitas 4.576 0,181% 99,114% C
Panderitos 3.493 0,138% 99,252% C
Tostaco Queso
Unidad 3.438 0,136% 99,388% C
Chocobarra x 5 2.940 0,116% 99,504% C
Ponqu Felicidad x
600 1.824 0,072% 99,576% C
Ramito x 20 1.633 0,064% 99,640% C
Ochos 1.633 0,064% 99,704% C
Cucas 1.571 0,062% 99,766% C
Ponqu Felicidad x
1200 1.264 0,050% 99,816% C
Ponqu Felicidad x
600 Blanco 888 0,035% 99,851% C
Gala Molde 854 0,034% 99,885% C
Tostaco Queso
Docena 688 0,027% 99,912% C
Surtidas 657 0,026% 99,938% C
Espaoletas 443 0,017% 99,956% C
Ponqu Felicidad x
1800 381 0,015% 99,971% C
Tesoros 359 0,014% 99,985% C
Tostaco Queso x
240 276 0,011% 99,996% C
Achiras 111 0,004% 100,000% C
165
ANEXO 9. DISTRIBUCIN ACTUAL DE PRODUCTO EN LA BODEGA DE LA AGENCIA CENTRO
166
ANEXO 10. FORMATOS UTILIZADOS EN LA TOMA DE TIEMPOS
Tiempos estimados por la empresa para la realizacin de las actividades del proceso de distribucin
167
Procedimiento: Alistamiento de producto a cargar Observado por: Mario Fernando Castro
Descripcin: Toma de tiempo del procedimiento de alistamiento Fecha:
de producto a cargar por parte de los vendedores en la agencia Agencia:
comercial. Unidad de tiempo: Segundos
Procedimiento: Cargue y despacho de los vendedores Observado por: Mario Fernando Castro
Descripcin: Toma de tiempo del procedimiento de cargue de Fecha:
vehculos y despacho de los vendedores de la agencia comercial. Agencia:
Unidad de tiempo: Segundos
168
ANEXO 11. ESTUDIO DE TIEMPOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Cierre de ventas 105 62 110 120 85 105 96 89 60
Verificacin de saldos 282 212 177 212 209 275 264 231 174
LLEGADA DE Verificacin de canastas 32 30 35 33 31 32 29 28 29
VENDEDORES Ubicacin de canastas 123 126 127 122 122 126 126 127 125
Liquidacin 272 290 201 297 350 239 263 343 243
TOTAL 814 720 650 784 797 777 778 818 631
Generar la orden de cargue 127 124 125 125 125 126 126 125 127
Seleccin del producto 210 210 209 210 208 210 208 211 209
Transporte de producto 93 91 92 92 94 92 92 95 91
ALISTAMIENTO
Verificacin de la seleccin 44 46 45 47 50 50 50 47 49
DE CARGUE
Transporte de producto 102 105 107 110 106 106 102 103 104
Organizacin de canastas 184 154 272 177 241 262 144 152 218
TOTAL 760 730 850 761 824 846 722 733 798
Cargue de canastas 206 213 213 212 208 208 212 207 211
CARGUE Y Verificacin de canastas 44 43 41 44 45 42 49 43 47
DESPACHO Cierre del vehculo 15 19 14 16 19 15 18 16 16
TOTAL 265 275 268 272 272 265 279 266 274
PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Cierre de ventas 89 150 106 90 71 53 76 109 69
Verificacin de saldos 299 296 274 265 225 275 247 214 192
LLEGADA DE Verificacin de canastas 29 29 28 31 33 35 34 33 29
VENDEDORES Ubicacin de canastas 124 123 126 125 125 127 127 123 123
Liquidacin 268 282 279 340 298 231 250 197 240
TOTAL 809 880 813 851 752 721 734 676 653
Generar la orden de cargue 126 127 127 126 127 124 126 123 127
Seleccin del producto 209 208 210 210 208 211 213 210 209
Transporte de producto 94 94 93 94 95 95 96 95 90
ALISTAMIENTO
Verificacin de la seleccin 49 49 47 50 47 45 48 44 45
DE CARGUE
Transporte de producto 107 101 104 104 102 110 105 101 102
Organizacin de canastas 218 191 182 187 217 286 155 194 185
TOTAL 803 770 763 771 796 871 743 767 758
Cargue de canastas 208 206 207 213 206 210 212 207 210
CARGUE Y Verificacin de canastas 45 46 41 42 47 45 48 42 46
DESPACHO Cierre del vehculo 16 19 18 14 19 16 15 14 16
TOTAL 269 271 266 269 272 271 275 263 272
169
PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD 19 20 21 22 23 24 25 26 27
Cierre de ventas 56 61 98 115 76 55 84 110 91
Verificacin de saldos 172 183 159 180 247 205 196 157 226
LLEGADA DE Verificacin de canastas 33 31 29 28 35 30 31 28 31
VENDEDORES Ubicacin de canastas 122 123 127 127 124 124 126 122 126
Liquidacin 251 266 295 330 319 200 327 311 229
TOTAL 634 664 708 780 801 614 764 728 703
Generar la orden de cargue 126 125 124 123 124 126 126 125 125
Seleccin del producto 212 212 209 209 210 209 210 213 212
Transporte de producto 94 94 92 94 93 92 93 94 95
ALISTAMIENTO
Verificacin de la seleccin 47 49 49 48 46 48 49 46 45
DE CARGUE
Transporte de producto 110 107 102 104 103 105 106 106 105
Organizacin de canastas 137 148 178 195 163 222 204 232 192
TOTAL 726 735 754 773 739 802 788 816 774
Cargue de canastas 213 206 207 212 206 213 209 207 211
CARGUE Y Verificacin de canastas 49 47 48 48 46 41 41 45 48
DESPACHO Cierre del vehculo 13 13 14 18 17 16 14 15 13
TOTAL 275 266 269 278 269 270 264 267 272
PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD 28 29 30 31 32 33 34 35 36
Cierre de ventas 122 96 62 114 58 87 96 100 74
Verificacin de saldos 274 227 157 270 190 230 239 286 187
LLEGADA DE Verificacin de canastas 28 30 33 30 35 32 29 31 31
VENDEDORES Ubicacin de canastas 122 124 127 126 126 123 122 122 126
Liquidacin 275 318 283 321 189 295 264 229 318
TOTAL 821 795 662 861 598 767 750 768 736
Generar la orden de cargue 124 124 125 124 125 126 127 124 126
Seleccin del producto 211 211 211 210 211 208 211 212 208
Transporte de producto 95 91 93 96 95 95 90 95 96
ALISTAMIENTO
Verificacin de la seleccin 45 44 46 45 48 44 47 49 44
DE CARGUE
Transporte de producto 102 108 107 109 108 101 110 103 108
Organizacin de canastas 194 168 197 140 158 178 179 135 234
TOTAL 771 746 779 724 745 752 764 718 816
Cargue de canastas 209 209 209 213 210 207 212 211 212
CARGUE Y Verificacin de canastas 49 41 45 46 46 43 43 44 45
DESPACHO Cierre del vehculo 18 18 16 18 15 19 15 18 14
TOTAL 276 268 270 277 271 269 270 273 271
170
Tiempo
PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD 37 38 Desv. Media Estimado
Cierre de ventas 93 53 23,08 88,053 60
Verificacin de saldos 276 210 42,64 226,16 160
LLEGADA DE Verificacin de canastas 34 29 2,242 31 30
VENDEDORES Ubicacin de canastas 127 123 1,88 124,63 125
Liquidacin 349 309 44,61 277,92 190
TOTAL 879 724 74,41 747,76 565
Generar la orden de cargue 123 125 1,223 125,26 126
Seleccin del producto 210 211 1,402 210,08 210
Transporte de producto 93 96 1,688 93,526 94
ALISTAMIENTO
Verificacin de la seleccin 45 49 2,007 46,974 47
DE CARGUE
Transporte de producto 106 104 2,762 105,13 105
Organizacin de canastas 163 208 37,21 190,63 134
TOTAL 740 793 37,49 771,61 716
Cargue de canastas 211 211 2,485 209,66 208
CARGUE Y Verificacin de canastas 46 46 2,487 44,921 45
DESPACHO Cierre del vehculo 16 19 1,939 16,158 18
TOTAL 273 276 3,971 270,74 271
De acuerdo a los datos obtenidos con la medicin realizada, se puede inferir que
existen 4 actividades crticas en el desarrollo del proceso de distribucin. Dichas
actividades hacen parte principalmente delos procedimientos de llegada de
vendedores a la agencia y alistamiento de cargues.
171
Procedimiento Llegada de vendedores a la agencia
Actividad Cierre de Ventas
Encargados Vendedor
Cierre de Ventas
160
140
120
100
Segundos
80
60
40
20
0
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37
Mediciones
Las mediciones revelaron que tan solo el 15,78% de los datos presentan un
comportamiento dentro del lmite establecido por la empresa. Las principales
razones de los altos tiempos que se presentan radican en la desorganizacin de
los vendedores durante su proceso de venta diario, acarreando de esta forma
confusiones al momento de realizar el cierre de las ventas.
172
Procedimiento Llegada de vendedores a la agencia
Actividad Verificacin de Saldos
Encargados Vendedor - Supervisor
Verificacin de Saldos
300
250
200
Segundos
150
100
50
0
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37
Mediciones
Los datos relacionados con la verificacin de saldos muestran una media que
sobrepasa en 66 segundos al tiempo establecido por la empresa para la
realizacin de dicha actividad. Los principales factores que motivan este aumento
en los tiempos radican en la cantidad de producto que los vendedores almacenan
en sus vehculos lo cual se relaciona directamente con la baja efectividad de los
cargues.
173
Procedimiento Llegada de vendedores a la agencia
Actividad Liquidacin
Encargados Vendedor - Administrador
Liquidacin
350
300
250
Segundos
200
150
100
50
0
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37
Mediciones
174
Procedimiento Alistamiento de Cargue
Actividad Organizacin de Canastas
Encargados Vendedor
Organizacin de Canastas
300
250
200
Segundos
150
100
50
0
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37
Mediciones
175
ANEXO 12. GESTIN DE CARGUES DE PRODUCTO
% Promedio de
Zona de
efectividad del
Ventas
cargue
2 56,35%
3 66,80%
4 72,11%
5 59,23%
6 57,65%
7 49,44%
8 46,68%
9 54,33%
10 65,56%
11 63,76%
12 75,02%
100 67,47%
101 68,43%
Fuente: Autor del Proyecto
176
ANEXO 13. CLASIFICACIN ABC DE PRODUCTO EN EL CEDI
177
Lecheritas 224.977 0,426% 96,561% C
Limoncitas 200.075 0,379% 96,940% C
Gansito x 14 182.207 0,345% 97,285% C
Ramito x 2 154.066 0,292% 97,576% C
Chocobarra x 5 142.811 0,270% 97,846% C
Chocobarra 133.693 0,253% 98,099% C
Maizito x 33 Unidad 118.211 0,224% 98,323% C
Carmelitas 116.366 0,220% 98,543% C
Tostaco Picante
Unidad 109.706 0,208% 98,751% C
Maizito x 240
Unidad 102.194 0,193% 98,944% C
Tostaco Picante x
240 89.860 0,170% 99,114% C
Tostaco Queso
Docena 60.052 0,114% 99,228% C
Cucas 59.926 0,113% 99,341% C
Ponqu Felicidad x
1200 54.178 0,103% 99,444% C
Ramito x 20 50.945 0,096% 99,540% C
Ponqu Felicidad x
600 47.070 0,089% 99,629% C
Panderitos 46.645 0,088% 99,717% C
Tostaco Queso
Unidad 40.714 0,077% 99,794% C
Ponqu Felicidad x
600 Blanco 18.434 0,035% 99,829% C
Gala Molde 18.197 0,034% 99,864% C
Surtidas 16.277 0,031% 99,894% C
Ponqu Felicidad x
1800 14.415 0,027% 99,922% C
Tostaco Queso x
240 10.433 0,020% 99,941% C
Ochos 8.410 0,016% 99,957% C
Tesoros 7.977 0,015% 99,972% C
Achiras 7.718 0,015% 99,987% C
Espaoletas 6.850 0,013% 100,000% C
Fuente: Autor del Proyecto
178
ANEXO 14. PLANO GENERAL DEL CEDI CON LA ORGANIZACIN DE PRODUCTOS
179
ANEXO 15. DIAGRAMAS DE CAUSA EFECTO PARA LOS PROBLEMAS EN LAS AGENCIAS COMERCIALES
Figura 48. Diagrama de causa efecto para el abastecimiento en las agencias
Exceso y/o
rotura de
No existe una stock Errores del CEDI Decisin arbitraria
poltica adecuada en el despacho del CEDI
El S.I no apoya
la toma de Exceso y/o
decisiones roturas de
stock en el CEDI
Ausencia de criterios
cuantitativos Diferencias en la
recepcin de producto
Insuficiente nmero
Se omite el de canastas
procedimiento
Dificultad en la Producto embalado
cantidad a pedir en cajas
Ausencia de No hay control sobre el
No hay seguimiento
Baja efectividad en auxiliar de producto que entra
y control del cargue
el cargue de los bodega
de los vendedores PROBLEMAS EN EL
vendedores
PROCESO DE
ABASTECIMIENTO EN
Limitacin en los LAS AGENCIAS
equipos usados
para el transporte
Ausencia de un
auxiliar de bodega
Grandes distancias
entre la zona de
recepcin y de
almacenamiento
Demora en la
recepcin del
producto
180
Figura 49. Diagrama de causa efecto para el almacenamiento en las agencias
Dificultad con el
control de los No hay criterios
inventarios establecidos de
forma clara para
Manipulacin su organizacin
excesiva del
producto en
la bodega Almacenamiento
desorganizado de
las referencias de
Ausencia de un
producto
auxiliar de Insuficiente
bodega nmero de
canastas
Procedimiento
Existencia de
establecido
producto
actualmente
almacenado
Se presentan
en cajas
diferencias en PROBLEMAS EN EL
los inventarios PROCESO DE
ALMACENAMIENTO
EN LAS AGENCIAS
No hay criterios
establecidos de
Necesidad de mover forma clara para
el producto almacenado su organizacin
para ubicar el nuevo
Se desconoce
el nivel de
rotacin de
los productos
Demora en la
ubicacin del
producto
181
Figura 50. Diagrama de causa efecto para la distribucin en las agencias
Demoras en el Diferencias entre
producto y dinero real
desarrollo del
con informacin del
proceso dispositivo mvil
Ausencia de elementos
para la identificacin Dificultades con
de producto la actividad de
Producto almacenado cierre de Ventas
Ubicacin de vehculos en cajas y en canastas
y canastas en de color azul
zonas de trnsito Insuficiente nmero
de canastas
Cambio de embalaje
de los productos
Demoras en la
revisin de Ausencia de un
saldos auxiliar de Bodega
Gran cantidad de Se presenta
producto acumulado simultaneidad
Conteos fsicos en la ejecucin
tediosos de actividades PROBLEMAS EN EL
PROCESO DE
DISTRIBUCIN EN
Manipulacin LAS AGENCIAS
forzada del
producto Falta de planificacin Retrasos en la
de las rutas para cumplir ejecucin del
Sobredimensionamiento con las visitas proceso
de las ventas
Disminucin de la
calidad del producto
Incumplimiento en las
Falta de seguimiento
visitas a los clientes
y control
Falta de
Baja efectividad
mantenimiento
del cargue de los
preventivo
vendedores
Reduccin de la Problemas de
Reduccin del nivel
vida til del tipo mecnico
de servicio ofrecido
producto con los vehculos
182
ANEXO 16. DIAGRAMAS DE CAUSA EFECTO PARA LOS PROBLEMAS DETECTADOS EN EL CEDI
Figura 51. Diagrama de causa efecto para el abastecimiento en el CEDI
Retraso en las
Operaciones del
CEDI
Inadecuada
programacin
Incumplimiento en las
Entregas de produccin
Disponibilidad
Falta zonas fijas de vehculos
para la recepcin de
producto de produccin
Distribucin fsica
del CEDI
Ausencia de zonas
PROBLEMAS EN EL
PROCESO DE
ABASTECIMIENTO EN
Ajustes significativos EL CEDI
de las agencias
Ausencia de criterios
cuantitativos
Entregas
Poltica no imperfectas
adecuada
Dificultad en la
cantidad a pedir
Exceso y/o
Rotura de stock
183
Figura 52. Diagrama de causa efecto para el almacenamiento en el CEDI
Dificultad en el
control de
invetarios
Ausencia de
Almacenamiento criterios
en cajas
Almacenamiento
desorganizado
Dficit de
canastas Ausencia de
Conteos zonas
tediosos
PROBLEMAS EN EL
PROCESO DE
ALMACENAMIENTO EN
No hay criterios EL CEDI
establecidos de
forma clara para Almacenamiento
su organizacin en cajas
Dficit de
Se desconoce
canastas
el nivel de
Producto
rotacin de
almacenado
los productos
en el piso
Ausencia de zonas
fijas para el Estibas
almacenamiento insuficientes
184
Figura 53. Diagrama de causa efecto para la distribucin en el CEDI
Demoras en las
actividades del CEDI
Dificultad en la
identificacin y
Ausencia de
ubicacin de producto
zonas
Errores en la
seleccin de pedidos Producto
Grandes
almacenado en
distancias
zonas de trnsito
recorridas
Distribucin
fsica CEDI
Dificultad en el
despacho de PROBLEMAS EN EL
supermercados PROCESO DE
DISTRIBUCIN EN
Zonas aleatorias EL CEDI
Ausencia de criterios Distribucin fsica
para el almacenamiento del CEDI
Identificacin de
producto
Dficit de
reas de servicio
canastas aisladas
Almacenamiento
en cajas
Dificultad en el control
de operaciones
185
ANEXO 17. COTIZACIONES REALIZADAS PARA LA MODIFICACIN DE LOS
EQUIPOS DE TRANSPORTE
186
187
ANEXO 18. FORMATO PROPUESTO PARA EL CONTROL DE CANASTAS
188
ANEXO 19. DISTRIBUCIN DE PRODUCTO PROPUESTA EN LA BODEGA DE LA AGENCIA CENTRO
189
ANEXO 20. MANUAL DE ALMACENAMIENTO PROPUESTO
MANUAL DE ALMACENAMIENTO
Departamento de Logstica
Versin: N 1
191
PRESENTACIN
A travs de los ltimos aos PRODUCTOS RAMO se ha visto involucrada en una serie de
cambios orientados a alcanzar beneficios en los distintos niveles que componen su
funcionamiento, con el firme propsito de seguir ofreciendo al mercado productos con las
condiciones de calidad y precio que han caracterizado a la organizacin.
192
1. OBJETIVOS
Objetivo General
Objetivos Especficos
Consolidar las disposiciones que deben ser tenidas en cuenta para el correcto
funcionamiento de los puntos de stock
Incrementar la efectividad en las operaciones y de esta manera mejorar la
respuesta al cliente final
Mejorar la eficiencia en el uso de recursos, tiempos y procedimientos de carcter
administrativo y operacional
Velar por la conservacin de los activos involucrados en las tareas de los puntos de
stock (Recursos, Producto, Infraestructura) y la seguridad de los colaboradores
2. ALCANCE
De esta forma los directos responsables de la puesta en marcha de este manual son los
cargos de: Coordinador de Logstica, Jefe de Bodega, Encargado Control Canastas,
Auxiliares de Bodega, Integrantes de la cuadrilla entre otros cargos que desarrollen
actividades de manipulacin y almacenamiento de producto terminado.
193
3. DEFINICIONES
Apilamiento: Es la manera organizada de disponer las canastas o cajas una sobre otra
A continuacin se presentan las condiciones establecidas para cada uno de los factores
incidentes en el proceso de distribucin de producto terminado en cada uno de los puntos
de stock.
4. CONDICIONES GENERALES
194
La bodega debe permanecer cerrada mientras no se
encuentre presente la persona responsable de la
custodia del producto.
195
6. CONDICIONES PARA EL ALMACENAMIENTO
Antes de almacenar los productos, se debe verificar las condiciones del ambiente y
los recursos, en caso de existir irregularidades se debe dar aviso al responsable del
punto de stock y evitar el almacenamiento en condiciones desfavorables.
196
No se debe modificar el nmero de unidades de producto embaladas por canasta,
ya que esto interfiere en los controles administrativos y va en contra de la calidad
de los mismos.
En algunos casos para el embalaje del producto se utilizan cajas de cartn como un medio
alternativo, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones.
197
Evite los espacios libres entre cajas durante su apilamiento ya que su inestabilidad
causa hundimiento de la carga lo cual puede
ocasionar daos en el producto.
Deben estar claramente identificadas las seales que indican las rutas de acceso y
evacuacin de la bodega, las zonas para el desarrollo de actividades, as mismo los
carteles alusivos al cumplimiento de las normas estipuladas.
198
8. ORDEN Y LIMPIEZA
Las acciones de control, inspeccin y evaluacin hacen parte del seguimiento continuo
que se debe ejercer dentro del sistema de almacenamiento en cada uno de los puntos de
stock para garantizar el cumplimiento de las normas, polticas y/o disposiciones que
hayan sido dictadas por los responsables de la administracin de dichos lugares.
Por esta razn se debe efectuar una valoracin peridica del funcionamiento tanto del
sistema de almacenamiento como del personal involucrado en las actividades, mediante
listas de chequeo y evaluaciones que permitan conocer el estado de funcionamiento del
punto de stock.
199
ANEXO 21. PROPUESTA DE METODOLOGA 9`S.
200
Qu es la metodologa 9S?
La metodologa de las 9S est fundamentada en las 5S que es una filosofa de trabajo que
permite crear y mantener espacios de trabajo limpios, organizados y ordenados con el
nimo de mejorar el entorno laboral y obtener una mayor productividad dentro de las
organizaciones.
Esta filosofa surge en Japn en la dcada del 60 como una iniciativa liderada por Hiroyoki
Hirano, esta metodologa fue puesta en marcha por Toyota inicialmente y a travs del
tiempo se ha realizado su difusin alrededor del mundo y se ha implementado en una
cantidad innumerable de empresas de todo tipo.
Esta filosofa se basa en la aplicacin de 5 principios los cuales son: Clasificar, Organizar,
Limpieza, Bienestar Personal y Mantener la Disciplina. Adems de los anteriores patrones
mencionados, la metodologa de las 9S esta complementada por otros 4 principios como
son: Constancia, Compromiso, Coordinacin y Estandarizacin. Su nombre se deriva de las
palabras en japons, las cuales comienzan todas por la letra S.
Por qu implementarla?
La adecuada implementacin de las 9S permite a la organizacin lograr beneficios como:
201
Fomento de buenos hbitos de trabajo
Entre tantos otros beneficios que se derivan del correcto funcionamiento de los procedimientos
desarrollados al interior de la empresa.
9S en PONQU RAMO
La implementacin de la filosofa 9S en PONQU RAMO es una herramienta encaminada
a identificar los elementos susceptibles de mejorar y aplicar las acciones necesarias con el
fin de lograr un proceso ms eficiente, dentro de dichos aspectos cabe mencionar la falta
de control sobre actividades del proceso, la desorganizacin durante el desarrollo de las
actividades, las demoras en el cumplimiento de los procedimientos, entre otras
situaciones.
202
TABLA DE RESUMEN DE LA METODOLOGA DE LAS 9S
Principios
Mantenga solo lo
Clasificar Seiri necesario
Con las cosas,
Comience con su Mantenga todo en
puesto de trabajo Organizar Seiton orden
Mantenga todo
Limpieza Seiso limpio
Trabaje en equipo
En la empresa, Coordinacin Seishoo con sus compaeros
No lo haga solo
Unifique a travs de
Estandarizacin Seido normas
203
1S: Clasificar
Consiste en separar lo que es necesario para la realizacin de las actividades de lo que no,
y desechar los elementos intiles ya que interfieren dentro del desarrollo de las mismas.
Ejecucin de la Clasificacin:
Para llevar a cabo la clasificacin se hace necesario el recuento de los elementos que
intervienen en el desarrollo de las actividades as como la utilidad que estos presentan,
con el objetivo de clasificar los elementos innecesarios y despejar los espacios de trabajo,
los cuales deben ser determinados claramente.
La clasificacin de los elementos se debe hacer de acuerdo al beneficio que ofrecen los
elementos y su valor dentro del desarrollo de las actividades, para esta clasificacin es
factible usar Tarjetas Rojas, las cuales identificaran los elementos que sobran en los
espacios de trabajo. Esta clasificacin se debe realizar por parte de cada una de las
personas involucradas en las actividades, en el siguiente cuadro se relacionan los cargos
de las agencias y los espacios evaluados por cada uno de ellos.
204
Formato de Tarjeta Roja para la clasificacin de elementos innecesarios
ELEMENTO INNECESARIO
Nombre:
Eliminar Transferir
Se debe transferir a:
Los elementos que no han sido marcados con Tarjetas Rojas se asume que son necesarios
dentro del desarrollo del proceso y a continuacin se debe proceder con su organizacin.
Resultados Esperados:
205
2S: Organizar
Ejecucin de la Organizacin:
Para llevar a cabo la clasificacin es necesario delimitar las reas para cada actividad y
determinar el grado de importancia que tiene cada elemento dentro de la realizacin de
las actividades, para ello se muestra la siguiente tabla.
Una vez identificada la importancia de cada elemento as como el lugar sugerido para
realizar la organizacin de acuerdo a su frecuencia de uso, se debe determinar
especficamente su ubicacin y se debe establecer una manera de identificar fcilmente
cada elemento, ya sea con un cdigo o con su nombre.
La ejecucin de este procedimiento se debe realizar por parte de cada una de las personas
encargadas de las actividades en las distintas reas de la agencia, teniendo en cuenta que
206
para el caso de zonas comunes es necesario mantener un criterio consensado y que
particularice el beneficio comn.
La escogencia de los lugares donde se colocarn los elementos debe seguir los siguientes
factores:
Seguridad: Que los elementos no se puedan caer, mover o estorbar, ocasionando riesgos
de accidentes
Una vez realizada la organizacin de los elementos en las diferentes reas, se diligencia el
Formato de 2S: Organizacin (Se muestra ms adelante), el cual servir como punto de
referencia para controlar el cumplimiento de las acciones propuestas y adicionalmente
ser una fuente de informacin sobre los recursos con los que cuenta el rea.
Resultados Esperados:
207
METODOLOGA DE LAS 9S Encargado:
9S
Formato de 2S: Organizacin rea:
S
D IS C IP L IN A Y COSTOS
Ejecucin de la Limpieza:
Por tal razn, para llevar a cabo la implementacin de esta 3S, ser necesario en primera
instancia realizar un anlisis de las fuentes que generan suciedad a lo largo del proceso
que se desarrolla en las agencias, y de esta manera ejercer controles de tipo preventivo
sobre las fuentes antes de realizar acciones correctivas como barrer, sacudir, aspirar,
entre otras, para las cuales se encuentra asignada una persona del departamento de
servicios generales y las cuales se realizan con una frecuencia establecida.
Para la identificacin de las fuentes de suciedad que se pueden presentar a lo largo del
desarrollo del proceso se debe diligenciar el formato propuesto, Identificacin de Fuentes
de Suciedad que se muestra ms adelante, por parte de cada uno de los encargados en la
realizacin de las actividades y de esta manera plantear acciones encaminadas a reducir o
de ser posible eliminar la generacin de suciedad.
Resultados Esperados:
210
METODOLOGA DE LAS 9S Encargado:
9S
Identificacin de Fuentes de Suciedad rea:
S
D IS C IP L IN A Y COSTOS
Para llevar a cabo un desarrollo exitoso del Bienestar Personal de los colaboradores es
necesario tener en cuenta un aspecto adicional a la correcta implementacin de las 3S
anteriores.
Este aspecto adicional est relacionado con las condiciones propias de las personas y la
empresa como lo es por ejemplo:
Encargado:
METODOLOGA DE LAS 9S
9S
rea:
Formato de Observaciones
S
D IS C IP L IN A Y COSTOS
Dirigido a:
Planteamiento de la Situacin:
Resultados Esperados:
213
5S: Disciplina
La disciplina es una condicin que no es posible imponer dentro de las funciones de las
personas involucradas en los procesos, por el contrario se traduce en una serie de
actitudes positivas y responsables para desarrollar esas funciones que han sido
encomendadas.
Por tal razn, se puede afirmar que el fomento en la disciplina depende exclusivamente de
la persona en s, mediante la concientizacin y la creacin de hbitos acordes con sus
expectativas laborales y la motivacin que pueda tener dentro del desarrollo de sus
actividades.
214
Dado lo anterior, se propone realizar autoevaluaciones peridicas, de tal forma que cada
uno de los colaboradores pueda concientizarse de sus actitudes tanto positivas como de
las actitudes por mejorar y se tomen acciones de carcter personal encaminadas a
mejorar los hbitos de trabajo. Estas autoevaluaciones estn contempladas dentro de lo
que se llam en el apartado anterior como Auditorias de 9S, las cuales tambin sern
realizadas de manera personal y permitirn tener los elementos necesarios para una
retroalimentacin continua. Al final del documento se presenta el Formato de Auditoria
de 9S propuesto, el cual es la herramienta para llevar a cabo la autoevaluacin.
Resultados Esperados:
Evitar comportamientos que se encuentren por fuera de los parmetros
establecidos por la empresa
Mejorar la eficacia durante el desarrollo de las actividades
Aumentar el grado de afinidad entre los compaeros de trabajo
Percepcin de un ambiente de trabajo propicio
Mejoras en la imagen de la empresa
215
Las anteriores son las 5S que inicialmente fueron planteadas como mecanismo para
mejorar las condiciones laborales de una organizacin, a continuacin se tratan los
siguientes 4 principios que complementan la metodologa de las 9S, estos elementos
estn en su mayora orientados al desarrollo de actitudes propias de las personas de tal
manera que lo implementado anteriormente tenga un impacto positivo en la empresa.
Estos aspectos debern ser tenidos en cuenta como parte de la autoevaluacin que se
propuso anteriormente
6S: Constancia
La constancia se refiere a la disposicin para realizar las actividades de una forma
adecuada a travs del tiempo, esto significa la consolidacin de una disciplina que
desemboca en buenos hbitos de trabajo.
Para poder ser constante durante el desarrollo de las actividades es necesario entender
que no se trata de realizar acciones de mejora como una obligacin, sino por el contrario
es una oportunidad de enriquecer las funciones laborales por medio de principios que se
adoptan como comportamientos permanentes en el tiempo.
En este sentido se propone realizar una reflexin a nivel personal sobre la actitud frente a
este aspecto durante el desarrollo de actividades, y las alternativas para mejorar el
comportamiento.
216
7S: Compromiso
El compromiso es un factor determinante para lograr la disciplina y la constancia en el
desarrollo de las actividades, ya que se parte del convencimiento pleno para tomar
acciones encaminadas al cambio y de esta manera se permita alcanzar un entorno laboral
ms agradable. Los resultados de ser disciplinado y constante en una tarea sin estar
comprometido con ella no ofrecen los mismos beneficios que al contar con la conviccin
de realizarla.
Para ejercer un compromiso con las actividades que se deben realizar es necesario tener
en cuenta una serie de factores que determinan el xito de las propuestas. En primer lugar
es necesario relacionar el compromiso con el entusiasmo, es decir que se debe mantener
una actitud positiva, flexible, receptiva y propositiva frente a las situaciones que se
presentan nuevas dentro del funcionamiento de la empresa.
217
cumpliendo con los parmetros establecidos por la empresa para el funcionamiento de la
misma.
8S: Coordinacin
El xito de esta iniciativa depende en gran parte de poder visualizar los beneficios que se
obtendrn mediante un trabajo coordinado, siguiendo unos mtodos establecidos y
sumando esfuerzos que permitan conseguir los objetivos propuestos, y lograr mejoras
tanto a nivel personal como a nivel de la organizacin.
218
9S: Estandarizacin
Este punto se podra definir como la condensacin de cada una de las acciones que se han
estipulado a lo largo de un programa de mejoramiento, ya que al estandarizar los
procesos, procedimientos y/o actividades, se puede tener una unificacin en cuanto a los
mtodos utilizados por cada uno de los colaboradores para desarrollar sus funciones.
Ejecucin de la Estandarizacin:
En este aspecto se cuenta con la documentacin de cada uno de los procedimientos que
se realiz mediante un seguimiento del desarrollo de estos, lo cual se convierte en un
primer paso formal dentro de la estandarizacin del proceso.
La empresa cuenta con normas y lineamientos que se dictaminan y por los cuales se rigen
los procedimientos, pero no han sido planteados de manera formal, generando una
sensacin de ausencia. Por tal razn es conveniente redactar y dar a conocer las normas
aplicables a los procedimientos de manera oportuna mediante manuales, libros o
instructivos, para lograr as un criterio unificado en la realizacin de los mismos.
219
Formato de Auditoras de 9S
Encargado:
METODOLOGA DE LAS 9S
9S
rea:
Formato de Auditorias de 9`S
S
D IS C IP L IN A Y COSTOS
Nivel de
Nivel Factor a Evaluar Cumplimiento Observaciones
5 4 3 2 1
Clasificacin de todos los elementos
1S Disposicin correcta de los elementos clasificados
Existen reas delimitadas para las actividades
2S Organizacin de todos los elementos
Limpieza en las zonas de influencia
3S Limpieza en los elementos del rea
Control de las fuentes de suciedad
Condiciones de trabajo apropiadas
4S Actitud personal frente al trabajo
Efectividad en la comunicacin
5S Actitudes personales relacionadas con la disciplina
6S Nivel de constancia en el desarrollo de las acciones
7S Nivel de compromiso personal con las acciones
8S Participacin coordinada de todas las personas
Procedimientos claramente establecidos
9S Conveniencia de los procedimientos existentes
Beneficios obtenidos con la Metodologa 9S
Observaciones Generales:
Conclusiones
222
fechas de vencimiento de los productos.
Alistar las canastas desocupadas que son devueltas a la bodega de
Caldas con el camin que trae el pedido.
Efectuar la recepcin del camin con la orden de remisin
impresa, contrastar que coincida el inventario fsico entregado
por el conductor con el descrito en la orden de remisin, a su vez
ejercer el inventario detallado por el color de las canastas y las
cajas recibidas.
En caso de diferir la orden de remisin con el producto recibido,
informar al administrador de la agencia y efectuar el respectivo
memorando ya sea de devolucin o de faltantes.
En caso de coincidir de manera exacta la orden de remisin con el
producto recibido firmar a satisfaccin y disponer la copia para su
entrega al supervisor.
Entregar las canastas desocupadas al conductor con su respectivo
comprobante de entrega firmado a satisfaccin.
Establecer la ubicacin para el almacenamiento del producto
recibido, siguiendo las directrices de almacenamiento
establecidas.
Efectuar el procedimiento de recepcin de cada uno de los
vendedores, ejerciendo el conteo de las canastas en su vehculo,
verificar que coincida con el nmero de canastas recibidas con el
nmero de canastas retiradas. Diligenciar el formato de control
de canastas. En caso de existir una diferencia entre el nmero de
las canastas entregadas y las recibidas, proceder a realizar la
notificacin del prstamo de las canastas e incluirla en el nmero
de canastas asignadas al vendedor.
Proceder a la entrega de los cargues de los vendedores,
verificando el producto fsico que va a ser retirado de la bodega y
la hoja de cargue de cada vendedor con la respectiva autorizacin
del supervisor de ventas.
Hacer el inventario de canastas que cada vendedor va a retirar de
la agencia, contabilizando el nmero y diligenciando el formato
de control de canastas con la respectiva firma del vendedor. Las
canastas retiradas por los vendedores solo podrn ser de color
223
amarillo.
Elaboracin del ajuste de pedido antes de las 9 am en conjunto
con el administrador de la agencia, para la recepcin de producto
dos das despus.
Elaboracin del pedido semanal los das martes en conjunto con
el administrador de la agencia antes de las 11 am, desagregando
el volumen por cada referencia para cada uno de los das de la
semana siguiente.
Suministrar al administrador de la agencia cada uno de los
documentos que soportan el movimiento de la bodega, para la
elaboracin del informe diario. (hojas de cargue, formato de
control de canastas, control del inventario, orden de remisin de
producto)
IV. REQUISITOS
El Auxiliar de Bodega deber tener
CONOCIMIENTOS BASICOS conocimientos sobre las normas que
rigen la manipulacin de productos
alimenticios.
OBSERVACIONES
- Se requiere que su gnero sea masculino y tenga una edad
contenida en el intervalo de 22 a 40 aos de edad.
224
ANEXO 23. PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA EL ALISTAMIENTO DE
CARGUES DE LOS VENDEDORES
I.
I. PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Desarrollar las actividades de seleccin, verificacin y preparacin del producto que va a ser
distribuido en el canal de ventas, de la manera ms efectiva y garantizando la calidad del
producto.
El procedimiento descrito en el presente manual es aplicable a cada una de las agencias que
estn involucradas en el proceso logstico de distribucin de producto terminado.
III. RESPONSABLES
Los cargos que presentan incidencia dentro del procedimiento aqu descrito son los
siguientes: Vendedor, Supervisor de ventas, Auxiliar de bodega, Administrador de agencia.
Cualquier otro cargo que desempee las actividades de las cuales consta el procedimiento.
IV. INFORMACIN
ENTRADAS SALIDAS
225
V. POLTICAS Y LINEAMIENTOS
La entrega de productos a los vendedores por parte del auxiliar de bodega se har
de acuerdo al criterio establecido por el auxiliar para desarrollar el proceso de
manera ms efectiva.
226
VI. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
4 Generacin del Con base en las sugerencias del Vendedor Orden de cargue
cargue supervisor de ventas, se genera la Supervisor de autorizada
orden de cargue desde el dispositivo Ventas
mvil y se autoriza por el supervisor
227
VII. DIAGRAMA DE FLUJO
Supervisor de
Descripcin de la Actividad Vendedor Auxiliar de Bodega
Ventas
Generar un estimado de la
cantidad de productos que
sern cargados por los 1
vendedores
Cargue
Realizar la seleccin de estimado
producto de la bodega con
base en el cargue estimado
por el supervisor de ventas y
siguiendo la poltica PEPS
El producto seleccionado se 3
lleva hasta la zona de picking,
en donde permanece para ser
entregado a los vendedores
4
Se genera la orden de cargue 4
del producto que requiere el
vendedor, la cual es verificada
y autorizada por el supervisor Cargue
de ventas Autorizado
228
ANEXO 24. COTIZACIN REALIZADA PARA LA INSTALACIN DE LA MALLA
DE SEGURIDAD EN EL CEDI
229
ANEXO 25. CUADRO DE INDICADORES LOGSTICOS
230
TABLA DE CONTENIDO
Objetivo General
Objetivos Especficos
Alcance
Glosario de Trminos
Proceso de Abastecimiento.4
Proceso de Almacenamiento.. 8
Inventario en Trnsito
ndice de Obsolescencia
Proceso de Distribucin..... 11
231
CUADRO DE INDICADORES DE GESTIN
Objetivo General:
Establecer una serie de indicadores de gestin que permitan medir el desempeo
de las actividades enmarcadas dentro del proceso de distribucin de producto
terminado a travs del CEDI y las agencias de PONQU RAMO DE ANTIOQUIA
S.A
Objetivos Especficos:
Identificar las operaciones que presentan un desempeo inferior al
establecido en la bsqueda de la consecucin de los objetivos
Apoyar el proceso de toma de decisiones, basado en hechos medidos y
cuantificados
Aumentar la efectividad del proceso logstico mediante altos niveles de
eficiencia y eficacia
Generar una conciencia de mejoramiento continuo basado en la
autogestin y una retroalimentacin peridica
Alcance
El alcance de los indicadores propuestos se delimita al proceso de distribucin de
producto terminado a travs del canal atendido por las agencias de la compaa,
implicando adems la utilizacin del CEDI para la realizacin de las actividades.
En la ficha tcnica de cada uno de los indicadores se especifican sus
caractersticas propias, as como la informacin necesaria para realizar su
medicin.
232
Formato de Ficha Tcnica Propuesto
INDICADORES DE GESTIN
D IS C IP L IN A Y COS T OS
LOGSTICA
Nombre del indicador
Objetivo
Formula
Unidad de Anlisis y
medida Periodicidad Control
Fuente de
Informacin
rea de toma Responsable
de datos toma de datos
Responsable
Glosario de Trminos
233
Rango: Hace referencia a los valores mnimo y mximo del intervalo en el
cual el indicador es aceptado.
Formula: Se refiere a la operacin utilizada para determinar el valor del
indicador.
Unidad de medida: Hace referencia a la forma en la que se muestran los
resultados obtenidos.
Periodicidad: Muestra el horizonte del tiempo de los datos registrados para
realizar su medicin.
Anlisis y Control: Se refiere a la frecuencia con la que se evala el
indicador y se determina algn tipo de mejora para incrementar su valor.
Fuente informacin: La fuente de informacin se refiere al origen de los
datos necesarios para realizar la medicin.
rea de toma de datos: Es el lugar en cual se realiza la actividad y por
consecuencia donde se registran los datos.
Responsable toma de datos: Es la persona encargada de realizar la
actividad y registrar los datos.
Responsable: Hace referencia a la persona encargada de realizar el
anlisis y control del indicador, y el directamente implicado en la toma de
decisiones.
Proceso de Abastecimiento
Los siguientes son los indicadores de gestin formulados para el proceso de
abastecimiento, los cuales se encuentran enfocados en medir el desempeo del
aprovisionamiento de producto terminado tanto en el CEDI como en las agencias.
234
Pedidos Perfectos Recibidos: Este indicador hace referencia al cumplimiento de
las condiciones establecidas para la recepcin del producto tanto en el CEDI como
en las agencias, en el primer caso se aplica para el producto que se recibe desde
produccin y desde el CEDI de Mosquera y para las agencias de acuerdo a los
despachos realizados desde el CEDI de manera diaria.
Las condiciones para considerar el pedido recibido como perfecto son:
A continuacin se muestran las fichas tcnicas del indicador, para el caso del
CEDI y las agencias respectivamente.
INDICADORES DE GESTIN
D IS C IP L IN A Y COS T OS
LOGSTICA
Pedidos Perfectos Recibidos
Medir la proporcin de pedidos que se reciben en el
Objetivo CEDI desde la planta de produccin y el CEDI de
Mosquera bajo las condiciones establecidas.
Min: 85%
Estado N/A Umbral 95% Rango Max: 100%
Formula
Unidad de Porcentaje Anlisis y
medida (%) Periodicidad Semanal Control Mensual
235
Fuente de Formato de recepcin de pedidos en el momento de la
Informacin actividad
Area de toma Zona de recepcin Responsable Auxiliar de
de datos de mercancia (CEDI) toma de datos bodega
Responsable Jefe de bodega, Coordinador de logstica
INDICADORES DE GESTIN
D IS C IP L IN A Y COS T OS
LOGSTICA
Pedidos Perfectos Recibidos
Medir la proporcin de pedidos que se reciben en la
Objetivo agencia procedente de la bodega principal bajo las
condiciones establecidas.
Min: 85%
Estado N/A Umbral 95% Rango Max: 100%
Formula
Unidad de Porcentaje Anlisis y
medida (%) Periodicidad Semanal Control Mensual
Fuente de Formato de recepcin de pedidos en el momento de la
Informacin actividad
Area de toma Zona de recepcin de Responsable Auxiliar de
de datos mercancia (Agencia) toma de datos bodega
Responsable Administrador de la agencia, Coordinador de logstica
236
Una considerable diferencia entre el pedido inicial y el ajuste realizado representa
un desequilibrio en las condiciones planeadas dentro del desarrollo de la cadena
de suministros de la organizacin.
INDICADORES DE GESTIN
D IS C IP L IN A Y COS T OS
LOGSTICA
Calidad de los Pedidos Generados
Medir la calidad del pedido realizado inicialmente contra
Objetivo el despachado de acuerdo a los ajustes hechos.
Min 85% Min: 60%
Estado N/A Umbral Max 115% Rango Max: 140%
Formula
Unidad de Porcentaje Anlisis y
medida (%) Periodicidad Semanal Control Mensual
Fuente de Pedidos realizados los dias martes y ajustes realizados
Informacin diariamente
Area de toma Registros en el Sistema Responsable Coordinador
de datos de informacin toma de datos de logstica
Responsable Coordinador de logstica
237
Clasificacin Rango
Notable (90%,110%)
Proceso de Almacenamiento
238
Ficha Tcnica Diferencia del Inventario
INDICADORES DE GESTIN
D IS C IP L IN A Y COS T OS
LOGSTICA
Diferencia del Inventario
Medir la efectividad y el nivel de confiabilidad del
Objetivo sistema de control ejercido sobre los inventarios.
Estado N/A Umbral 0% Rango 0%
Formula ( )
Unidad de Porcentaje Anlisis y
medida (%) Periodicidad Semanal Control Mensual
Fuente de Inventarios fsicos realizados y registro de inventario en
Informacin el sistema de informacin
Area de toma Bodega de almacena- Responsable Auxiliar de
de datos miento de producto toma de datos bodega
Responsable Jefe de bodega, Administrador de agencia, Auditoria
239
Ficha Tcnica Inventario en Trnsito
INDICADORES DE GESTIN
D IS C IP L IN A Y COS T OS
LOGSTICA
Inventario en Trnsito (Saldos)
Medir el nmero de unidades que se mantienen
Objetivo almacenadas en los vehculos durante el proceso de
distribucin
Min: 0%
Estado N/A Umbral 10% Rango Max: 20%
Formula
Unidad de Porcentaje Anlisis y
medida (%) Periodicidad Semanal Control Mensual
Fuente de Ruteros de cierre de vendedores, inventario registrado
Informacin en el sistema de informacin.
Area de toma Registros en el Sistema Responsable Administrador
de datos de informacin toma de datos de agencia
Responsable Administrador de agencia
El producto que se distribuye a travs del canal de minoristas solo puede ser
devuelto por averas detectadas en el momento de su recepcin, tanto en la
agencia como en el caso de los vendedores, lo cual implica que una vez recibido
el producto se presume su ptima calidad y se asume la responsabilidad sobre el
producto.
240
Ficha Tcnica ndice de Obsolescencia
INDICADORES DE GESTIN
D IS C IP L IN A Y COS T OS
LOGSTICA
ndice de Obsolescencia
Medir la cantidad de productos que son dados de baja
Objetivo por razones inherentes a la falta de eficiencia en el
desarrollo del proceso de distribucin.
Formula
Unidad de Porcentaje Anlisis y
medida (%) Periodicidad Semanal Control Mensual
Fuente de Registro de despachos y formatos de seguimiento de
Informacin vendedores
Registros en el Sistema Supervisor de
rea de toma de informacin y Responsable ventas,
de datos Recepcin de los toma de datos Administrador
vendedores de agencia
Responsable Administrador de agencia, Supervisor de ventas
Proceso de Distribucin
241
de inventario en trnsito e ndice de obsolescencia propuestos en la seccin
anterior.
INDICADORES DE GESTIN
D IS C IP L IN A Y COS T OS
LOGSTICA
Efectividad de los Cargues
Medir la relacin entre las unidades cargadas por los
Objetivo vendedores y el total de unidades vendidas.
Min: 75%
Estado N/A Umbral 85% Rango Max: 100%
Formula
Unidad de Porcentaje Anlisis y
medida (%) Periodicidad Semanal Control Mensual
Fuente de Registros en el sistema de informacion y formato de
Informacin seguimiento de vendedores
Registros en el Supervisor de
Area de toma Sistema de informacin Responsable ventas,
de datos y Recepcin de los toma de datos Administrador
vendedores de agencia
Responsable Administrador de agencia, Supervisor de ventas
242
Ficha Tcnica Nivel de Cumplimiento en las Visitas
INDICADORES DE GESTIN
D IS C IP L IN A Y COS T OS
LOGSTICA
Nivel de Cumplimiento en las Visitas
Medir la relacin entre las visitas asignadas a una zona
Objetivo de ventas y el total de las visitas realizadas
Min: 80%
Estado N/A Umbral 90% Rango Max: 100%
Formula
Unidad de Porcentaje Anlisis y
medida (%) Periodicidad Semanal Control Mensual
Fuente de Ruteros de cierre de los vendedores y formato de
Informacin seguimiento de vendedores*
Registros en el
Area de toma dispositivo mvil y Responsable Supervisor de
de datos Recepcin de los toma de datos ventas
vendedores
Responsable Supervisor de ventas
243
Condiciones ptimas en la calidad del producto
INDICADORES DE GESTIN
D IS C IP L IN A Y COS T OS
LOGSTICA
Despachos Perfectos Realizados (CEDI)
Medir el nmero de pedidos que se despachan
Objetivo cumpliendo con las condiciones establecidas
Min: 80%
Estado N/A Umbral 90% Rango Max: 100%
Formula
Unidad de Porcentaje Anlisis y
medida (%) Periodicidad Semanal Control Mensual
Fuente de Registros en el sistema de informacin y orden de
Informacin remisin.
Area de toma Zona de despachos de Responsable Conductor,
de datos producto toma de datos Cuadrilla
Responsable Jefe de Bodega
Para los pedidos despachados desde el CEDI pueden incluirse en la medicin los
pedidos dirigidos al canal de supermercados y el canal de distribuidores, de esta
manera se obtiene una visin del funcionamiento de la bodega a nivel general.
244
Ficha Tcnica Despachos Perfectos Realizados (Agencias)
INDICADORES DE GESTIN
D IS C IP L IN A Y COS T OS
LOGSTICA
Despachos Perfectos Realizados (Agencias)
Medir el nmero de pedidos que se despachan a los
Objetivo vendedores (Cargues) cumpliendo con las condiciones
establecidas
Min: 80%
Estado N/A Umbral 90% Rango Max: 100%
Formula
Unidad de Porcentaje Anlisis y
medida (%) Periodicidad Semanal Control Mensual
Fuente de Cargues emitidos por los vendedores
Informacin
Area de toma Zona de despachos de Responsable Auxiliar de
de datos producto toma de datos Bodega
Responsable Auxiliar de Bodega
Para lo anterior se propone el siguiente indicador que permite controlar los costos
logsticos y medir el nivel de contribucin en la rentabilidad de la empresa.
245
Costos Logsticos Sobre Ventas: Como se mencionaba anteriormente conocer la
incidencia de los costos de la operacin logstica de la empresa a lo largo de todo
el proceso de la cadena de abastecimiento permite tomar acciones con el nimo
de controlar y establecer medidas que contribuyan a la disminucin de estos
costos y aumente el margen de utilidad de la organizacin, desarrollando el
proceso de una forma ms eficaz.
INDICADORES DE GESTIN
D IS C IP L IN A Y COS T OS
LOGSTICA
Costos Logsticos Sobre Ventas
Medir los costos logsticos en la empresa y el nivel de
Objetivo contirbucin en la rentabilidad de la misma
Min: 0%
Estado N/A Umbral 18% Rango Max: 25%
Formula
Unidad de Porcentaje Anlisis y
medida (%) Periodicidad Mensual Control Semestral
Fuente de Sistema de cuantificacin de costos logsticos
Informacin
Area de toma Registros del sistema Responsable Coordinador
de datos de costos logsticos toma de datos de Logstica
Responsable Coordinador de Logstica
22
Infraestructura Logstica y de Calidad para la Competitividad en Colombia, Versin Preliminar
2005
23
Anlisis del Costo Total de Logstica en Empresas Colombianas 2004 - 2005
246
ANEXO 26. FORMATO PARA LA DOCUMENTACIN DE CADA
PROCEDIMIENTO
247
248
249
250
ANEXO 27. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
251
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Logstica
Versin: N 1
252
PRESENTACIN
253
1. OBJETIVOS
Objetivos especficos.
2. ALCANCE
254
CODIGO: MP-001 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
VERSION 001 ENTRADA DE PRODUCTO
FECHA ELABORACION TERMINADO EN AGENCIA,
dd/mm/aaaa PROCEDENTE DE LA BODEGA DE
ULTIMA REVISION CALDAS
dd/mm/aaaa
VIII.
II. PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
X. RESPONSABLES
Los cargos que presentan incidencia dentro del procedimiento aqu descrito son los
siguientes: Conductor, Ayudante de transporte, Auxiliar de Bodega, Administrador de
agencia.
Cualquier otro cargo que desempee las actividades de las cuales consta el
procedimiento.
XI. INFORMACIN
ENTRADAS SALIDAS
255
XII. DIRECTRICES Y LINEAMIENTOS
256
XIII. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
257
XIV. DIAGRAMA DE FLUJO
Auxiliar de Administrador de Ayudante de
bodega agencia Conductor transporte
INICIO
Se debe tener
presente el 1
pedido que se va
a recibir
Se realiza el
descargue del 2 2
vehculo en la
zona establecida
El producto se 6
dispone en el
espacio
establecido Orden de
remisin
Se verifica la
firmada
orden de
remisin con la
cantidad que se
recibe A
258
Auxiliar de Administrador de Conductor Ayudante de
bodega agencia transporte
Se verifica el A
numero de
canastas
recibidas
7
Se cargan en el
vehculo las
canastas vacias Formato
que se envian a control
la bodega canastas
principal 8 8
Confirma en el
sistema de
informacin la Formato
recpecin de la control
orden de canastas
remisin firmado
Movimiento
FIN
en sistema
259
CODIGO: MP-001 NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
VERSION 001
FECHA ALMACENAMIENTO Y
ELABORACION CONTROL DE INVENTARIOS
dd/mm/aaaa EN LAS AGENCIAS.
ULTIMA REVISION
dd/mm/aaaa
XV.
I. PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
III. RESPONSABLES
Los cargos que presentan incidencia dentro del procedimiento aqu descrito son los
siguientes: Administrador de agencia, Auxiliar de bodega.
Cualquier otro cargo que desempee las actividades de las cuales consta el
procedimiento.
IV. INFORMACIN
ENTRADAS SALIDAS
260
V. DIRECTRICES Y LINEAMIENTOS
El conteo fsico se debe realizar por cada una de las referencias y sirve como
herramienta para determinar posibles inconsistencias, las cuales debern ser
tenidas en cuenta para su aclaracin, de no ser as, el administrador de la agencia
debe emitir el informe correspondiente a la oficina de auditoria.
El conteo fsico del inventario existente en la agencia tambin debe ser tenido en
cuenta para realizar el lanzamiento tanto de pedidos semanales como de ajustes
diarios.
261
VI. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
262
VII. DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
Se debe realizar la 1
rotacin del
producto
almacenado en la
bodega de acuerdo
2
a la fecha de
vencimiento
Se verifican las 3
condiciones
ptimas de la
bodega para el
almacenamiento Inventario
registrado
Se consulta el
inventario de la 4
bodega en el
sistema
Se realiza un 5
conteo fsico del
inventario en
bodega
263
Encargado de bodega Administrador de agencia
Si al encontrar la B
causa en la bodega
persiste la
diferencia, se debe
verificar el proceso
administrativo 6
Si persiste la
diferencia se debe
realizar un ajuste
en el sistema de Persiste la SI
diferencia 6
informacin
Al finalizar se
confirma la NO
verificacin Persiste la NO
diferencia
A
SI
7
Memorando
Movimiento
en sistema
FIN 8 A
264
CODIGO: MP-001 NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
VERSION 001
FECHA RECEPCIN DE
ELABORACION VENDEDORES EN LA
dd/mm/aaaa AGENCIA.
ULTIMA REVISION
dd/mm/aaaa
XVI.
I. PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
III. RESPONSABLES
Los cargos que presentan incidencia dentro del procedimiento aqu descrito son los
siguientes: Vendedor, Supervisor de ventas, Auxiliar de bodega, Administrador de agencia.
Cualquier otro cargo que desempee las actividades de las cuales consta el
procedimiento.
IV. INFORMACIN
ENTRADAS SALIDAS
265
V. DIRECTRICES Y LINEAMIENTOS
Las canastas prestadas por los vendedores se debern tener en cuenta dentro del
inventario de canastas de la agencia, de igual manera el vendedor asume la
responsabilidad del prstamo de canastas. El descargue de canastas solo se podr
hacer una vez se realice el conteo por parte del auxiliar de bodega.
266
VI. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
267
VII. DIAGRAMA DE FLUJO
Supervisor de Auxiliar de Administrador de
Vendedor ventas bodega agencia
INICIO 1
Se efecta la
devolucin de 4
saldos al
inventario de la
bodega
Rutero de
Se realiza la cierre
verificacin de firmado
las canastas
que el
vendedor retiro 5
5
de la agencia
268
Vendedor Supervisor de Auxiliar de Administrador de
ventas bodega agencia
Si existen A
diferencias en
las cantidades
se reportan en
el formato
Existen NO
diferencias
Se ubican las
canastas
desocupadas SI
en la zona
6
establecida
Se realiza el
proceso de Control
liquidacin canastas
firmado
Se verifica que
coincidan los
valores 77
registrados en
el sistema y los 8
fsicos
En caso de 9
existir 9
diferencias en
los valores se
procede a
efectuar el SI Coinciden
cobro del C
A
valores
faltante
NO
269
Vendedor Supervisor de Auxiliar de Administrador de
ventas bodega agencia
Una vez
realizado el
cobro del 10
faltante se
ingresa el
registro en el C
A
sistema de
informacin
11
Movimiento
en sistema
FIN
Fin
270
CODIGO: MP-001 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
VERSION 001
FECHA ELABORACION ALISTAMIENTO DE CARGUES DE
dd/mm/aaaa VENDEDORES
ULTIMA REVISION
dd/mm/aaaa
XVII.
I. PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Desarrollar las actividades de seleccin, verificacin y preparacin del producto que va a ser
distribuido en el canal de ventas, de la manera ms efectiva y garantizando la calidad del
producto.
El procedimiento descrito en el presente manual es aplicable a cada una de las agencias que
estn involucradas en el proceso logstico de distribucin de producto terminado.
III. RESPONSABLES
Los cargos que presentan incidencia dentro del procedimiento aqu descrito son los
siguientes: Vendedor, Supervisor de ventas, Auxiliar de bodega, Administrador de agencia.
Cualquier otro cargo que desempee las actividades de las cuales consta el procedimiento.
IV. INFORMACIN
ENTRADAS SALIDAS
271
V. DIRECTRICES Y LINEAMIENTOS
Los ajustes realizados, cargues positivos y/o negativos, se deben emitir desde el
dispositivo y anexar al cargue inicial.
El transporte del producto seleccionado hasta el lugar de cargue del vehculo solo
se podr realizar con la autorizacin del auxiliar de bodega, quien debe verificar el
producto seleccionado antes de firmar la respectiva hoja de cargue.
272
VI. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
N ACTIVIDAD DESCRIPCIN ENCARGADO DOCUMENTO
273
VII. DIAGRAMA DE FLUJO
Supervisor de Auxiliar de Administrador de
Vendedor ventas bodega agencia
INICIO 1
Se debe
informar si 2
existe cargue
obligatorio de
producto 3
Se consulta la
disponibilidad Hoja de
de producto en cargue
la bodega
Se emite la
4
orden de
cargue de cada
vendedor
Se realiza la
verificacin por Hay NO
parte del A
sugerencias
supervisor de
ventas
SI
En caso de
existir alguna 5
sugerencia esta
se hace y se
debe emitir un 6
nuevo cargue
274
Supervisor de Auxiliar de
Vendedor ventas bodega Administrador de
agencia
B
Se realiza la
seleccin de
producto al A
interior de la
bodega
Hoja de
cargue
autorizada
En caso de 7
existir
inconsistencias
entre el cargue
inicial y la
Hay SI
seleccin de C
disponibilidad
producto se
genera un
cargue
negativo NO
Hoja de cargue
8 negativo
autorizada
Se realiza el
C 9
transporte del
producto hasta
la zona en la
cual se efecta
la verificacin D
275
Vendedor Supervisor de Auxiliar de Administrador de
ventas bodega agencia
Se lleva a cabo
la verificacin 10
con el conteo
de producto
seleccionado y
la hoja de
Hoja de
cargue
cargue
autorizada
Se transporta
el producto
hasta la zona
de carga 11
Para los
productos que 12
necesiten
cambio de
embalaje se
realiza su
modificacin
FIN
276
CODIGO: MP-001 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
VERSION 001
FECHA ELABORACION CARGUE Y DESPACHO DE LOS
dd/mm/aaaa VENDEDORES.
ULTIMA REVISION
dd/mm/aaaa
XVIII.
I. PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
El procedimiento descrito en el presente manual es aplicable a cada una de las agencias que
estn involucradas en el proceso logstico de distribucin de producto terminado.
III. RESPONSABLES
Los cargos que presentan incidencia dentro del procedimiento aqu descrito son los
siguientes: Vendedor, Supervisor de ventas, Auxiliar de bodega, Administrador de agencia.
Cualquier otro cargo que desempee las actividades de las cuales consta el procedimiento.
IV. INFORMACIN
ENTRADAS SALIDAS
277
V. DIRECTRICES Y LINEAMIENTOS
Antes de realizar el cierre del vehculo se debe cumplir con el conteo del nmero
de canastas que cada vendedor ingresa en el vehculo y la respectiva firma en el
formato del control de canastas.
278
VI. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
279
VII. DIAGRAMA DE FLUJO
Supervisor de Administrador de
Vendedor ventas Auxiliar de bodega agencia
INICIO
Se ubica el
1
vehculo en el
cual inicia el
procedimiento
2
de cargue
Se ingresan las 3
canastas en el
interior del
vehculo
4
Se realiza el
conteo de
Control
canastas que se
canastas
retiran de la
firmado
agencia y se
firma el
formato para 5
su control
Se cierra el 6
vehculo y se
determina la
Salida de
ruta de ventas
vendedores
a visitar
7
Se ingresan los
cargues en el
sistema de Movimiento
informacin en sistema
FIN
280
CODIGO: MP-001 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
VERSION 001
FECHA ELABORACION RECEPCIN DE PRODUCTO
dd/mm/aaaa PROCEDENTE DE PLANTA
ULTIMA REVISION
dd/mm/aaaa
XIX.
I. PROPOSITO DEL PROCEDIMIENTO
III. RESPONSABLES
Los cargos que presentan incidencia dentro del procedimiento aqu descrito son los
siguientes: Auxiliar de Bodega, Jefe de Bodega, Director de Produccin.
Cualquier otro cargo que desempee las actividades de las cuales consta el procedimiento.
IV. INFORMACION
ENTRADAS SALIDAS
281
V. POLITICAS Y LINEAMIENTOS
282
VI. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
283
VII. DIAGRAMA DE FLUJO
Descripcin de la Actividad Auxiliar de Bodega Produccin Jefe de Bodega
Realizar el traslado de
producto desde la planta 1
hasta la bodega
Realizar la verificacin de la
3 3
cantidad de producto
entregado
Informe
de
entrega
284
CODIGO: MP-001 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
VERSION 001
FECHA ELABORACION RECEPCIN DE PRODUCTO
dd/mm/aaaa PROCEDENTE DE MOSQUERA
ULTIMA REVISION
dd/mm/aaaa
III. RESPONSABLES
Los cargos que presentan incidencia dentro del procedimiento aqu descrito son los
siguientes: Cuadrilla, Jefe de Bodega.
Cualquier otro cargo que desempee las actividades de las cuales consta el procedimiento.
IV. INFORMACIN
ENTRADAS SALIDAS
285
V. POLTICAS Y LINEAMIENTOS
286
VI. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
287
VII. DIAGRAMA DE FLUJO
Cuadrilla Auxiliar
Descripcin de la Actividad Jefe de Bodega CEDI Mosquera
de Bodega
Realizar el traslado de
producto desde el muelle de 3
descarga hasta la zona
establecida el interior de la
bodega
4
Se ubica el producto en la
zona de almacenamiento de
acuerdo a los criterios
establecidos 5
288
CODIGO: MP-001 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
VERSION 001
FECHA ELABORACION ALMACENAMIENTO Y CONTROL
dd/mm/aaaa DE INVENTARIOS EN EL CEDI
ULTIMA REVISION
dd/mm/aaaa
III. RESPONSABLES
Los cargos que presentan incidencia dentro del procedimiento aqu descrito son los
siguientes: Cuadrilla, Auxiliar de bodega, Jefe de Bodega.
Cualquier otro cargo que desempee las actividades de las cuales consta el procedimiento.
IV. INFORMACIN
ENTRADAS SALIDAS
289
V. POLTICAS Y LINEAMIENTOS
El conteo fsico se debe realizar por cada una de las referencias y sirve como
herramienta para determinar posibles inconsistencias, las cuales debern ser
tenidas en cuenta para su aclaracin, de no ser as, el Jefe de Bodega debe emitir
el informe correspondiente a la oficina de auditoria.
290
VI. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
291
VII. DIAGRAMA DE FLUJO
Descripcin de la Actividad Cuadrilla Auxiliar de Bodega Jefe de Bodega
Revisar las condiciones de la
bodega de tal manera que se
pueda almacenar el producto 1 1
sin afectar su calidad
Efectuar la rotacin de 2 2
producto de tal manera que
se permita despachar en
primera instancia los ms
prximos a vencer 3
292
CODIGO: MP-001 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
VERSION 001
FECHA ELABORACION ALISTAMIENTO DE PEDIDOS EN
dd/mm/aaaa EL CEDI
ULTIMA REVISION
dd/mm/aaaa
XX.
I. PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Desarrollar las actividades de seleccin, verificacin y preparacin del producto que va a ser
distribuido en los diferentes canales de venta, de la manera ms efectiva y garantizando la
calidad del producto.
III. RESPONSABLES
Los cargos que presentan incidencia dentro del procedimiento aqu descrito son los
siguientes: Cuadrilla, Auxiliar de bodega, Jefe de Bodega.
Cualquier otro cargo que desempee las actividades de las cuales consta el procedimiento.
IV. INFORMACIN
ENTRADAS SALIDAS
293
V. POLTICAS Y LINEAMIENTOS
294
VI. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
295
VII. DIAGRAMA DE FLUJO
Descripcin de la Actividad Cuadrilla Auxiliar de Bodega Jefe de Bodega
Verificar la disponibilidad de
vehculo, el inventario de
1
producto y el pago de la
factura
296
CODIGO: MP-001 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
VERSION 001
FECHA ELABORACION CARGUE Y DESPACHO DE LOS
dd/mm/aaaa PEDIDOS
ULTIMA REVISION
dd/mm/aaaa
Asegurar el cargue de los vehculos con el producto correspondiente, ejercer el control sobre
las canastas retiradas y legalizar la salida del producto de la bodega principal con el objetivo
de dar cumplimiento oportuno al proceso de distribucin.
III. RESPONSABLES
Los cargos que presentan incidencia dentro del procedimiento aqu descrito son los
siguientes: Cuadrilla, Conductor, Jefe de Bodega.
Cualquier otro cargo que desempee las actividades de las cuales consta el procedimiento.
IV. INFORMACIN
ENTRADAS SALIDAS
297
V. POLTICAS Y LINEAMIENTOS
298
VI. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
299
VII. DIAGRAMA DE FLUJO
Descripcin de la Actividad Conductor Cuadrilla Jefe de Bodega
Ubicar el vehculo en el
muelle de carga establecido
para iniciar el procedimiento 2
Seleccionar el pedido
indicado para iniciar el cargue
de producto 3
FIN
300
CODIGO: MP-001 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
VERSION 001
FECHA ELABORACION
dd/mm/aaaa DESCARGUE DE VEHCULOS
ULTIMA REVISION
dd/mm/aaaa
XXI.
I. PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
III. RESPONSABLES
Los cargos que presentan incidencia dentro del procedimiento aqu descrito son los
siguientes: Cuadrilla, Conductor, Encargado control canastas, Jefe de bodega.
Cualquier otro cargo que desempee las actividades de las cuales consta el procedimiento.
IV. INFORMACIN
ENTRADAS SALIDAS
301
V. POLTICAS Y LINEAMIENTOS
302
VI. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
303
VII. DIAGRAMA DE FLUJO
Control Jefe de
Descripcin de la Actividad Conductor Cuadrilla
Canastas Bodega
Ubicar el vehculo en el 1
muelle establecido para
iniciar el procedimiento
Transporte de canastas al 5
lugar establecido de acuerdo
a su uso
Informe
Ejercer el control delas de control
canastas recibidas canastas
contrastando los soportes de
devolucin y la cantidad fsica
6
Se determina la disposicin
final para el producto que es Movimiento
devuelto a la bodega en el
principal sistema
FIN
304
ANEXO 28. ACTA DE INSPECCIN SANITARIA A FBRICAS DE ALIMENTOS
REALIZADA POR INVIMA
305
306
307
308
309
310
311
312
313
314
315
ANEXO 29. SOLICITUD DE CONTRATACIN DE LOS AUXILIARES DE BODEGA
316
317