I.H.E.

Sousse
Informatique

Raliser un publipostage avec Word

Vous devez envoyer la mme lettre plusieurs destinataires diffrents ?
Pas besoin de taper chacune des lettres alors que seules quelques
informations diffrent.

En effet, en ralisant un publipostage, vous pouvez crer

automatiquement une srie de lettres et d'enveloppes o seules 3. Compltez alors le tableau avec la liste des personnes qui vous
les cordonnes et les informations des destinataires changent. Bref, allez envoyer vos lettres.
c'est un norme gain de temps.

1. Pour raliser un publipostage, vous devrez donc dans un premier

temps tablir une base de donnes de la liste des
destinataires et des informations s'y rfrant et dont vous
avez besoin pour votre publipostage (nom, prnom, adresse,
sexe, ). Cette base de donnes peut tre ralise dans un
tableau Excel.

2. La seconde tape consistera crer le modle de lettre et

d'enveloppe que vous souhaitez utiliser.
3. Enfin, il ne vous restera alors plus qu' mlanger tout cela
pour crer automatiquement et imprimer vos lettres et
enveloppes personnalises.

Crer une base de donnes avec Excel

Le tableau que vous allez raliser dans Excel va vous servir de source
pour complter toutes vos lettres et enveloppes. Il doit donc contenir la
liste des personnes qui vous allez envoyer vos lettres ainsi que leurs
coordonnes. 4. Sauvegardez votre fichier Excel, dans le fichier
ListePublipostage.xls par exemple.
1. Lancez Excel.
Crer une lettre type
2. Crez un tableau avec pour colonnes les informations suivantes :
Dans Word, vous devez maintenant rdiger votre lettre type, c'est--dire
Civilit, Nom, Prnom, Adresse, Code Postal, Ville. Si vous
le modle de lettre utiliser pour votre publipostage. Ce modle
souhaitez faire figurer d'autres informations personnelles dans
contiendra tout le texte identique chaque courrier.
vos lettres personnalises, vous pouvez bien entendu rajouter
autant de colonne que vous le souhaitez.

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1. Dans Word, saisissez votre lettre type en remplaant les
informations qui devront tre personnalises avec le
publipostage par une marque visible, XXXXX par exemple.

3. Dans le volet qui apparat, slectionnez l'option Lettres.

2. Maintenant que votre document type est cr et enregistr, vous

devez dfinir des champs de fusion. Ces champs seront
remplacs par les informations issues du tableau Excel afin de
gnrer un courrier unique par destinataire. Cliquez pour cela
sur le menu Outils, sur Lettres et publipostage puis sur
Fusion et publipostage.

4. Passez l'tape suivante en cliquant sur le bouton Suivante :

Document de base.

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5. Slectionnez l'option Utiliser le document actuel puis cliquez 8. Dans la fentre qui s'ouvre, slectionnez la liste de destinataire
sur le bouton Suivante : slection des destinataires. que vous avez cre avec Excel puis cliquez sur le bouton
Ouvrir.

9. Slectionnez la feuille qui contient votre tableau puis cliquez sur

le bouton OK.

6. Slectionnez l'option Utilisation d'une liste existante puis

cliquez sur le bouton Parcourir.
7. Slectionnez sur votre disque dur le fichier Excel qui comporte
votre base de donnes et cliquez sur le bouton Ouvrir.

10. Word dtecte automatiquement les champs et les informations

sur les destinataires de votre tableau Excel. Cliquez sur le
bouton OK.

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11. Fermez alors le volet d'aide au publipostage. Maintenant que

Word connait les renseignements que vous pouvez utiliser 13. Dans votre lettre type, slectionnez la premire marque visible
automatiquement, vous devez ajouter les champs de fusion que vous avez faite (XXXXX). Cliquez alors sur le bouton
votre document. Insrer les champs de fusion de la barre d'outils
Publipostage.
12. Une barre d'outils publipostage apparait alors. Si ce n'est pas le
cas, affichez-la en cliquant sur le menu Affichage, sur Barre
d'outils puis sur Publipostage.

14. Dans la fentre qui s'ouvre, cliquez sur le champ insrer cet
endroit, Adresse par exemple puis cliquez le bouton Insrer.

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Ces champs de fusion seront remplacs par les informations de
votre fichier Excel lors de la fusion de votre publipostage et de la
cration automatique de toutes vos lettres personnalises

Fusionner les informations

La fusion va consister crer et complter automatiquement chacune
des lettres de votre publipostage par les informations personnelles de
chaque destinataire.

1. Cliquez pour cela sur le menu Outils, sur Lettres et

publipostage puis sur Fusion et publipostage afin de faire
apparatre de nouveau le volet de publipostage.

2. Cliquez sur le bouton Suivante : Aperu de vos lettres.

15. Recommencez alors l'opration pour placer les diffrents champs

de fusions aux endroits adquats de votre lettre type.

3. Utilisez alors les boutons >> et << pour parcourir les

diffrentes lettres cres automatiquement et vrifier que tout
est correct.

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5. Vous pouvez alors imprimer toutes vos lettres personnalises en

cliquant sur le bouton Imprimer.

6. Pour crer un nouveau document avec toutes vos lettres la

suite, slectionnez l'option Modifier les lettres individuelles
et cliquez sur le bouton OK de la fentre qui apparat. Un
nouveau document est alors ouvert avec vos lettres la suite.

4. A tout moment, vous pouvez ajuster et corriger vos lettres en

modifiant votre modle. Cliquez ensuite sur le bouton
Suivante : Fin de la fusion.

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Crer des enveloppes personnalises

Pour accompagner vos lettres vous pouvez galement crer des
automatiquement enveloppes personnalises avec les informations des
destinataires. La procdure de cration des enveloppes est sensiblement
identique celle de la cration de votre lettre type. 3. Slectionnez l'option Enveloppes puis cliquez sur le bouton
Suivante : Document de base.
1. Crez un nouveau document Word

2. Cliquez sur le menu Outils, sur Lettres et publipostage puis

sur Fusion et publipostage afin de faire apparatre le volet de
publipostage.

4. Slectionnez l'option Modifier la disposition du document

puis cliquez sur le bouton Suivante : Slection des
destinataires.

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5. Dans la fentre qui s'ouvre, slectionnez votre type d'enveloppe

puis ouvrez l'onglet Options d'impression.

6. Slectionnez la faon de laquelle vous insrez vos enveloppes

dans votre imprimante pour les imprimer puis cliquez sur le
bouton OK.

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9. Slectionnez la feuille de votre classeur Excel o se trouvent les

informations et cliquez sur le bouton OK.

7. Dans le volet Fusion et publipostage, slectionnez l'option

Utilisation d'une liste existante puis cliquez sur le bouton
Parcourir.

10. La liste des destinataires est alors affiche. Cliquez sur le bouton
OK.

8. Slectionnez le fichier Excel qui contient les destinataires et

cliquez sur le bouton Ouvrir.

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11.

14. Slectionnez le format d'affichage du nom et de l'adresse puis

cliquez sur le bouton OK.

12. Cliquez ensuite sur le bouton Suivante : disposition de votre

enveloppe.

13. Cliquez sur le bouton Bloc d'adresse.

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16. Vous pouvez alors constater le rsultat en cliquant sur les

boutons << et >>. Cliquez ensuite sur le bouton Suivante : Fin
de la fusion.

15. Placez le champ <<AdressBlock(BlockAdresse)>> o vous

souhaitez imprimer les adresses sur l'enveloppe puis cliquez sur
le bouton Suivante : Aperu de vos enveloppes.

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17. Vous pouvez alors imprimer toutes vos enveloppes

personnalises en cliquant sur le bouton Imprimer.

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