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La Contralora del Instituto observar las Normas Generales de Auditora Pblica emitidas por
la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, ahora Secretara de la Funcin
Pblica, en todo aquello que no se oponga a sus funciones y atribuciones previstas en la Ley
de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal y el Reglamento
Interior del Instituto.
Los auditores debern realizar sus papales de trabajo considerando los siguientes aspectos:
Las cdulas de trabajo debern reflejar informacin clara y precisa para soportar
debidamente los juicios emitidos.
Aprovechar la informacin proporcionada por el rea.
Escribir todos los datos que sean necesarios.
Cruzar datos que aparecen simultneamente en dos o ms cdulas de auditora.
No repetir las cdulas ya realizadas para optimizar tiempos y esfuerzos.
Las cdulas de auditora deben formularse a tinta o bien generar impresiones claras de
computadora, y estar firmadas por el auditor.
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Una vez integrados los legajos de papeles de trabajo, deben ser entregados por el
auditor al rea responsable para su conservacin y custodia.
El auditor deber conservar la confidencialidad de su contenido.
La redaccin de las cdulas de auditora debe ser clara.
Se debe supervisar su formulacin y contenido, dejando evidencia del hecho.
I. OBJETIVO
Uniformar los criterios para la elaboracin, ordenamiento y consulta de las cdulas de trabajo
y la documentacin soporte de las mismas, a fin de respaldar, debidamente los trabajos
desarrollados en cada revisin.
II. DEFINICIONES
Cdulas de Auditora: Son las hojas en las que constan los procedimientos de auditora
efectuados durante la revisin, as como los resultados obtenidos.
Documentacin soporte: Son los documentos generados por las operaciones de las Unidades
Administrativas auditadas, que se anexan a las cdulas de trabajo como evidencia de los
hechos observados y/o anlisis efectuado (facturas, resguardos, contratos, etc.).
Los papeles de trabajo sern elaborados de acuerdo a las necesidades de cada uno de los
auditores encargados de la auditora.
Para asegurar que los papeles de trabajo estn completos, sean rpidos de localizar y fciles
de comprender, es recomendable la aplicacin de los siguientes aspectos:
Previo a su formulacin:
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Aprovechar, hasta donde sea posible y prctico, la documentacin de las reas
auditadas, como cdulas propias.
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Al formularlos:
Est integrado por un conjunto de documentos y cdulas que se localizan en uno o varios
legajos especiales y sirve de apoyo en auditoras posteriores; su consulta evita que se
duplique la trascripcin innecesaria de cdulas, por lo que su conformacin inicia desde la
etapa de planeacin de la auditora, al obtener informacin general de las reas susceptibles
a evaluar, (direcciones de rea) como: la estructura orgnica, funciones, procesos, sistema
legal, fiscal y de informacin; incorporando los objetivos de auditora y el programa especfico
de revisin.
El auditor deber elaborar los papeles de trabajo en el momento en que se realice la revisin
y sirven para:
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Construir una prueba de validez de la opinin plasmada en el informe de auditora.
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Determinar el grado de eficiencia, eficacia, economa y efectividad del trabajo realizado.
Cdula sumaria.- Contiene los datos en forma general de las cifras, procedimientos,
conclusiones o de las observaciones determinadas, correspondientes a un grupo de
conceptos o cifras homogneos cuyo anlisis se encuentra en otras cdulas.
Cdula subanaltica.- Se elabora para examinar con mayor detalle, algn concepto y para
explicar otros procedimientos adicionales contenidos en una u otra cdula analtica de
auditora.
Cdula de discusin de observaciones.- Slo se debe formular previa autorizacin del superior
jerrquico, en ella se describe con claridad y objetividad las decisiones que se consideren
necesarias a seguir en relacin con el resultado obtenido de la auditora; siendo til al rea
auditada para mejorar sus sistemas operativos o de administracin.
Tambin se sealan los puntos de vista del titular del rea auditada y las diferencias con lo
sustentado por el auditor a fin de determinar la pauta a seguir en su caso.
El contendido de las cdulas debe darse a conocer a los titulares de las reas auditadas, a
travs del informe de auditora respecto al resultado de la revisin efectuada y poder decidir
cual ser la opcin tomada, para corregir las irregularidades que se detectaron durante la
revisin.
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Completa.- Que incluya el desahogo de los procedimientos aplicados, la totalidad de las
observaciones encontradas, la conclusin a que se lleg, la fuente de datos, marcas e ndices,
as como el cruce o conexin con otras cdulas.
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Que se entienda.- Deber ser de fcil interpretacin al enfoque de la revisin, de los
procedimientos que se aplicaron, as como su alcance y el motivo de aplicar determinados
procedimientos, los resultados que se obtuvieron, si estos constituyen irregularidades o
deficiencias y las pruebas que lo respaldan.
De fcil lectura.- Debe incluir los datos por orden de importancia e identificables y escribir con
letra legible, a fin de facilitar la lectura.
Objetiva.- Se tiene que asentar nicamente los hechos y cifras que consten efectivamente en
los registros contables o en la documentacin comprobatoria que demuestre el resultado de la
aplicacin de los procedimientos efectuados, si contienen las cdulas suposiciones,
sospechas o consideraciones personales se indicarn claramente en la misma situacin.
Las cdulas de auditora deben contener datos que permitan conocer de manera clara y
precisa qu se revis y cules fueron los resultados obtenidos, y deber utilizarse el formato
sealado en el anexo I, sus componentes son:
Encabezado.- Incluye los datos de identificacin que deben anotar en la parte superior de las
cdulas y contiene los siguientes datos:
Pie.- Al calce de la cdula se anotar la fuente de datos y significado de las marcas, as como
la firma del auditor que elabor y supervis el papel de trabajo.
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sealan mediante un clave escrita en todos y cada uno de los documentos que lo integran en
el ngulo superior derecho con lpiz de color (rojo preferentemente); estas marcas, se
conocen con el nombre de ndices.
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Es mediante el uso de ndices como se pueden distinguir unas cdulas de otras as como
clasificarlas por grupos homogneos. De la sola lectura del ndice se puede saber o identificar
de que cdulas se trata y el lugar que le corresponde en los expedientes. Los ndices
debern ser alfanumricos, teniendo un orden lgico y flexible.
El uso de los ndices cruzados en los papeles de trabajo sirve para relacionar las cdulas.
sta, es una de las fases principales del trabajo del auditor y facilita la revisin de los
expedientes o la consulta de determinado rengln, cifra o concepto.
NDICES CONCEPTO
A ANTECEDENTES DE LA REVISIN
INFORME DEFINITIVO, BORRADOR DEL
B
INFORME Y COPIA DE LAS OBSERVACIONES
C SERVICIOS PERSONALES
D RUBRO ADQUISICIONES
E RUBRO DE OBRA PBLICA
F FONDOS Y VALORES
G CASOS ESPECIALES
H SEGUMIENTOS DE OBSERVACIONES
I REVISIONES DE CONTROL
J SEGUIMIENTO DE REVISIONES DE CONTROL
A. Antecedentes de la revisin.- Es toda aquella documentacin que puede ser utilizada para
conocer, planear y dirigir la revisin a efectuar, por ejemplo: orden de auditora, carta
planeacin, cronograma de actividades, acta de inicio de auditora, informes de auditoras
anteriores, seguimiento de observaciones, comunicaciones sobre problemtica, etc.
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D. Rubro de adquisiciones.- Comprende el anlisis de funciones y actividades en el mbito
de suministro, manejo y adquisiciones tales como: presupuesto autorizado, programa
anual, licitaciones en sus diferentes modalidades, inventarios, pago de prestaciones y
servicios, verificaciones fsicas, comits, subcomits de compras y manuales que
regulen la actividad, etc.
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E. Rubro de obras pblica.- Integra la documentacin respecto a la autorizacin y
ejercicio del presupuesto asignado a esta actividad, licitaciones, manejo y control de
estimaciones, as como manuales que regulen la actividad.
Al igual que las cdulas de observaciones, las cdulas de seguimiento deben ser comentadas
con el responsable del rea auditada, antes de incluirse formalmente en el informe de
correspondiente.
El anexo II se muestra la cartula e ndices que debe integrase a los expedientes o legajos de
auditora.
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perodo o expediente adicional generado, mismo que se asignar del ejercicio ms antiguo al
ms reciente.
Ejemplo:
D Adquisiciones
D1 Adquisiciones de 2004
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La clave de las cdulas sumarias, analticas y subanalticas, as como de la documentacin
soporte de las mismas se formar con el ndice alfanumrico del rubro a que correspondan,
ms un dgito consecutivo progresivo iniciando con el No. 1 (uno).
Ejemplo:
D1-1 Estos ndices en las cdulas, significarn que corresponde al expediente del
rubro de adquisiciones (D), ao de 2004 (D1) y que es la primera hoja del
expediente (D1-1)
D1-2 Se pondr un nmero consecutivo-progresivo si se integran ms cdulas
D1-3 (D1-2, D1-3), etc.
Cuando en una revisin no se utilizan todos los ndices; en el formato ndice general del
expediente manejado se mencionan como no utilizados y se respetar el orden general.
Son signos que al auditor anota en sus cdulas para sealar o resaltar un hecho o prueba
efectuada, describiendo al calce de la misma el significado de la misma.
Marca Significado
Clculo verificado.
Cifra cuadrada.
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Marca Significado
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Confrontado contra registro.
e Expediente revisado.
Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten al
auditor referenciar y comentar la informacin contenida en sus papeles de trabajo:
Conectores Notas
1 1 2 2 A B C
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III.6 Cruce de papeles de trabajo
Es la tcnica mediante la cual se relacionan los ndices de las cdulas de auditora y es una
de las fases principales para facilitar la revisin de los papeles de trabajo del auditor, as como
la consulta de un determinado rengln o concepto que se quiere conocer.
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Una de las formas ms sencillas de cruzar las cdulas de auditora es el mtodo de las flecha
es decir, mediante el uso de una flecha de color (rojo preferentemente), se cruzarn o
relacionarn los datos o cifras entre las cdulas de trabajo del auditor.
Ejemplo:
Viene de (ndice)
Cdula D-1
Va hacia (ndice)
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